View
339
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
Operating Room Planning & Scheduling
Kjeld H. Aij MBA
1
Paspoort Kjeld H. Aij• Geboren in 1973 in Schiedam
• Studeerde Biomedische Wetenschappen, verpleegkunde en bedrijfskunde
• Verkreeg in 2008 de graad van Master of Business Administration aan de Business School Nederland
• Promotietraject ‘applications of LEAN in Healthcare’
• Getrouwd met Michelle; één zoon Steyn
• Hoofd Operatiekamers VUmc, Spreker, Ondernemer, Investeerder in zilver
•
2
3
Kjeld H. Aij MBA
4
Kjeld H. Aij MBA
5
Healtcare: a business unlike all others• Financial model does not reward efficiency
• Patients are customer and product at the same timePatients cannot be refused
Interventions cannot be preempted
• More variability than in any other industry
• Many different types of care providers Different types of hospitals, different strategies
Academic hospitals do almost everything
Specialized clinics are often seen as “cream skimmers”
• Multiple decision makers (doctors ↔ managers)
Doctors are private entrepreneurs within hospital
They cheat the system to advance patients
• Stakeholders often have conflicting goals
6
Kjeld H. Aij MBA
7
Kjeld H. Aij MBA
8
Operating Room Layout
9
10
• Significant source of hospital’s income • Majority of hospital admissions undergo surgery • Cost intensive (capital and labor) • Determines “the pace” of the hospital
“If the OR sneezes, the hospital has a cold”
• Are a dangerous place >10% of the patients experience complications or an incident
• Increased less invasive surgery (endoscopic, robotic)more “daycare” / outpatient treatments
• Have a lot of variabilityDiversity surgical procedures, complications,
every patient is different, emergencies
• Capacity is determined by availability of trained staf
Operating Rooms
11
Surgery is a complex process where many
resources act together
Kjeld H. Aij MBA
12
Shortage of OR staff
• Cyclical shortage (4-5 years) of personnel
• Causes of shortageOscillation in training capacity due to shortsighted planning
Drop-out in training school
Increase of part-time percentage during occupational life
Aging
• Fortifying effect: occurrence of employment agencies
• Effects:Closure of operating rooms
Increase working pressure
Increase of labor costs: employment agencies, salary raises, additional income elements
13
Roughly speaking, Generation Y is defined as -
2000 1977 8 31
< Birth Date >
< Current Age >
Kjeld H. Aij MBA
14
65% van de jongeren zegt in eerste instantie op de hoogte van het salaris te letten bij het kiezen van een (volgende) baan.
98
Dat geld verdienen de belangrijkste reden is om te gaan werken, is bijna vanzelfsprekend: de schoorsteen moet
tenslotte roken. Daarnaast vertoont generatie Y verrassende verschillen in de diverse opleidingsniveaus.
Verder is het natuurlijk belangrijk te weten wat mensen motiveert bij het zoeken naar een baan. Zou generatie Y
zich in dat opzicht onderscheiden van andere generaties?
65% van de autochtonen zit op Hyves, 43% van de allochtonen op YouTube.
Salari
s
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Goede s
feer
Carrièr
emoge
lijkhe
den
Afwiss
elend
werk
Mogelijk
heid
tot part
time .
..
Maatsch
appe
lijk nu
ttig w
erk
Bonusse
n
Auto va
n de z
aak
% totaal
mannen
vrouwen
BELANGRIJKE FACTOREN BIJ KIEZEN BAAN
OPLEIDINGSRICHTINGEN (mbo, hbo, wo)
% totaal mannen vrouwen
Economie 22% 35% 13%
Gedrag en Maatschappij 18% 5% 26%
Gezondheid 14% 7% 19%
Techniek 9% 18% 4%
Recht 5% 3% 5%
Pabo 4% 1% 5%
ICT 3% 8% 0%
Taal en Cultuur 3% 2% 4%
Chemie 1% 1% 2%
Natuur 1% 0% 2%
Finance 1% 1% 1%
Landbouw 0% 0% 0%
BELANGRIJKSTE REDENEN OM TE GAAN WERKEN
% totaal Laagopgeleid Middelhoogopgeleid Hoogopgeleid
Geld verdienen 89,7% 95,3% 87,3% 90,3%
Zelfontplooiing 48,9% 32,6% 52,7% 58,1%
Kennis opdoen 41,3% 41,9% 42,7% 35,5%
Iets betekenen voor de maatschappij 28,8% 32,6% 29,1% 22,6%
Mensen leren kennen 28,8% 41,9% 28,2% 12,9%
15
53,3% van de jongeren heeft al tussen de 2 en 5 werkgevers gehad.
Salari
s
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Goede s
feer
Carrièr
emoge
lijkhe
den
Afwiss
elend
werk
Mogelijk
heid
tot part
time .
..
Maatsch
appe
lijk nu
ttig w
erk
Bonusse
n
Auto va
n de z
aak
% totaal
mannen
vrouwen
BELANGRIJKE FACTOREN BIJ KIEZEN BAAN
16
17
Goed werkgeverschap• Eerlijk• Beloftes nakomen en waarmaken
Modern werkgeverschap• Inspelen op de multiculturele arbeidsmarkt• Talent management• Inspelen op sabbatical• Flexibele werktijden/thuiswerken• Open minded• Alumni netwerken• Bijdragen leveren aan de work/life balans• Een opdracht/uitdaging aanbieden ipv baan
Bin
de
n
18
vertrouwen hebben in elkaar
trots zijn op wat we doen
plezier hebben met collega's met wie we samenwerken
19
Kjeld H. Aij MBA
Strategic level (year, quarter) Allocation of OR capacity to surgical specialties
Tactical level (month) Weekly allocation of “OR-days” to specialties
Operational (offline) level (weeks) Elective & semi-urgent surgery scheduling
Operational (online) level (days) Monitoring and control
Emergency surgery scheduling
20
Strategic OR planning
• Capacity dimensioning
Operating rooms, equipment
Staff
• Division of the “capacity pie”
Contract: board – OR management – specialties
21
OR Blueprint
22
Kjeld H. Aij MBA
23
Strategic OR planning
• Emergency operating rooms or not?
24
Tactical OR planning• Open block planning (common in US)
First come first serve operation Different specialties operate successively in OR Long changeover time, unbalanced workload, overtime Emergency operating room
• Closed block planning (common in Netherlands) Each specialty / surgeon gets blocks of time (ORday morning session, afternoon session)Each specialty / surgeon schedules its patients in these blocks, at least 1 week in advance
More efficient, less waiting time for patientsRemaining time cannot be redistributed
• Semi-open block planning: combination
25
Process from admission to discharge
26
Process within an OR sessionF.Boer, LUMC
27
OR utilization
Kjeld H. Aij MBA
28
29
Planning based on surgeon’s estimate
30
Stochastic Surgery durations
Kjeld H. Aij MBA
31
32
Flaw of averages
33
34
“You are not going to get the elephant to shrink or change its size. You need to face the fact that the elephant is 8 OR tall and 11 hr wide.”
Steven Shafer, MD
35
Flexibele werktijden
Vaste werktijden
weinig zeggenschap
veel zeggenschap
Zelfroosteren
Matching
Intekenrooster
Voorkeurrooster
Repeterend rooster
R u i l e n
Rooster-methodieken
36
• Productivity, e.g. Utilization Ratio: procedure time / capacity
• Changeover time
• Throughput time
• % Cancellations, related to:patient anesthesia preparation organization
• Waiting time of emergency patients
• Overtime
• Effectiveness (eg. revisits of patient, complications)
Performance of an Operating Room
37
Kjeld H. Aij MBA
38
Recommended