Per què gestionar el coneixement? El programa Compartim del Departament de Justícia de la...

1

Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 24 d’octubre de 2008

Avís legalAquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín). La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.

Laca

sets

-KM

©D

epar

tam

ent d

e Ju

stíc

ia. C

C B

Y-N

C-N

D 2

.0

Per què cal gestionar el coneixement?El programa Compartim del Departament de Justícia

2

Per q

uèca

nvia

r?

CC

NC

SA

3.0

–w

ww

.flic

kr.c

om/h

lthen

vt/4

0155

6761

3

US

B F

lash

driv

e©

Am

bujS

axen

a. C

C B

Y 2.

0

En el model econòmic actual...

4

... el coneixement és la variable clau

CC

BY

2.0

–w

ww

.flic

kr.c

om/s

hiffa

au/2

1995

7955

9

5

... per innovar tota mena de serveis i productes

Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007

6

Gestionar el coneixement per innovar

... i, en canvi, les organitzacions tenen molta informació i coneixement infrautilitzats

ww

w.fl

ickr

.com

/oce

anfly

nn/2

1428

0013

0

7

... però la informació aclapara i el coneixement és intricat

CC

BY

2.0

–w

ww

.flic

kr.c

om/p

aged

oole

y/22

0179

1390

8

Aleshores...

Cal moure’s i introduir noves formes d’organitzacióque permetin difondre’l i tractar-lo eficaçment per assolir més productivitat i satisfacció...

Alb

a ru

nnin

g1

©jo

rdig

rael

ls. C

C B

Y-N

C-N

D 2

.0

9

... com fan algunes organitzacions idealsSegons l’Institut Great Place, els trets de les millors organitzacions per treballar-hi són: estabilitat laboral, rendibilitat, igualitàries, amb

poc absentisme, innovació, funcionament en equip itreball col·laboratiu.

CC NC 2.0 www.flickr.com/rnyeua/1430089128

CC BY 2.0 www.flickr.com/wordridden/502586579

10

Goo

d-lo

okin

g©

Tifo

tter.

CC

BY

2.0

Lideratge

Judici

Intuïció

Presa de decisions

Responsabilitat

ConsciènciaSeguretat de si mateix

Treball en equip

Creativitat

Implicació

que miren el món d’una altra manera...

RSS

11 www.flickr.com/oceanflynn/345173368

... i amb Internet i TIC abarateixen el cost d’interaccionar

CC BY 2.0 – www.flickr.com/thefangmonster/352439602

12

Per tant, es tracta d’impulsar les

condicions bàsiques per innovar

13

El document digital no és mai definitiu. Existeix per crear-ne de nous!

14

Condicions per innovar

Creant coneixement col·lectiu dins l’organització: estratègies i eines.

Mesclant-lo amb altre coneixement: canvis necessaris.

Compartint-lo amb els altres: llicències de difusió oberta de propietat intel·lectual.

15

Que l’Administració reverteixi en la ciutadania –persones i organitzacions– el coneixement contingut en les seves publicacions i facilitar així la innovació

Edició de les publicacions de l’Administració amb llicències Creative Commons: - Departament de Justícia- EAPC- Departament de Cultura- ...

Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0

©D

epar

tam

ent d

e Ju

stíc

ia. C

C B

Y

L’Administració ha d’obrir els drets d’explotació de les seves obres

16

I programar activitats que facin més competitius els empleats, emprant recursos de la gestió del coneixement

17

Les persones són la principal variablede les organitzacions en la societat xarxa

Desenvolupar els hàbits deinnovar, emprendre i col·laborar

invertint en eines col·laborativesque propiciïn l’aprenentatge i el coneixement

Fer més competitius els empleatsprogramant formaciói mesurant els seus efectes en elsresultats de l’activitat

Les organitzacions necessiten fomentar

el coneixement com a principal font de valor

competitiu

18

Professionalsque col·laboreni aprenen fent

© Departament de Justícia. CC BY

Programa Compartim

19

- Departament de Salut / Agència de Protecció de la Salut / Servei Regional de Barcelona i Servei Regional de la Catalunya Central

- Maig i juny de 2008- Valorar l’oportunitat i la capacitat

per gestionar el coneixement entre els professionals d’aquests serveis (vigilància i control alimentari i ambiental) CC BY 2-0 – www.flickr.com/roland/39667269

- Veterinaris, farmacèutics i altres titulats de salut pública- 7 comunitats de pràctica- Intranet, correu electrònic Google Docs- 12 productes de coneixement finals

Més exemples: CoP veterinaris, farmacèutics i altres de Salut

20

- Millora de l’atenció al malalt endocrinològic.

- Millor gestió dels recursos sanitaris (resoldre el problema, si no requereix visita hospitalària, en l’atenció primària)

Més exemples: CoP Salut endocrinologia LleidaMetges i infermeres especialistes en endocrinologia de l'Hospital Arnau de Vilanova i metges i infermeres generalistes de dos Centres d'AtencióPrimària de Lleida han de gestionar el seu coneixement dins una comunitat de pràctiques.

Amb la intenció de:

CC BY SA 2.0 – www.flickr.com/osterwalder/223828400

21

¿Com introduir la gestió del coneixement a l’Administració?

22

Dues perspectives complementàries:

la perspectiva macro

23

1. Ha d’emanar de l’instrument principal, del pla estratègic de l’organització.

2. Elaboració del Pla de gestió del coneixement per a la organització. Qui té el coneixement, quins valors ens distingeixen de la competència, gestionar el coneixement de processos clau per a l’organització, capturar i processar el coneixement explícit i el tàcit. Comunitats de pràctica

3. Identificació de les competències clau per a l’organització i les específiques de cada grup professional. Amb el mapa de competències per objectius. Pla estratègic de formació.

Cal situar la gestió del coneixement (GC) al lloc adequat:

On situar la gestiódel coneixement?

?

Cad

ira5.

©jo

rdig

rael

ls. C

C B

Y-N

C-N

D 2

.0

24

Ha funcionat correctament el treball de les 3 potes del mateix tamboret:

Factors que han ajudat a implantar el programa Compartim a Justícia

Aprenentatge Organització Interacció - difusió

25

Dues perspectives complementàries:

la perspectiva micro

26

La pregunta clau del directiu

27

Per què hauria de funcionar?

Què hi guanyo?

28

Les dades principals

2008

29

Dades de participació 2008 1/2

Després de tres anys des de l’inici

- 15 Comunitats professionals vinculades a CoP

- 1.200 professionals

- 4 àmbits professionals

- 250 participants directes

- 27 grups de treball actius

- 14 e-moderadors

- 15 assessors externs per a cada CoP

- 60 ponents

- Formació i assessorament externs (IADE, UOC, UAB, etc.)

30

Primer semestre 2008

Activitat presencial

- 98 reunions presencials: 497 hores de treball.

- Mitjana de participació del 25%

Activitat en línia

- 800 persones donades d’alta a la plataforma de treball col·laboratiu.

- 12% de participació (aportacions) del global dels col·lectius. Eines més usades: blocs i fòrums de debat.

- Eines de multidifusió: blocs, intranet, web, altres canals (YouTube, Sclipo...)

Dades de participació 2008 2/2

31

© Departament de Justícia. CC BY

Programa Compartim

32

33

34

I tot això què està produint?

35

Nous productes de coneixement

Noves respostes davant de problemes que té l’organització

36

14 solucions a problemes el 2007

37

38

27 noves respostes i solucions per al

2008...

39

... per a ser usades i aplicades al lloc

de treball

40

Clars beneficis per a l’organització

1. Pal·liar dèficits de coneixement que necessita l’organitzacióper dur a terme els objectius.

2. Preveure i evitar fuites de coneixement per jubilació o rotació.

3. Reduir la duplicació d’inversions (en esforços, processos i formació) per resoldre una mateixa necessitat de coneixement.

4. Millorar la presa de decisions, més ràpida i de més qualitat, perquè es poden prendre en un nivell més baix de l’organigrama.

5. Resoldre el problema de saturació de la informació perquè es depura i classifica estratègicament.

6. Rendibilitzar la inversió en capital humà que es fa en formacióperquè es comparteix el coneixement.

7. El Departament de Justícia obté benefici administratiu i governamental , com a organització sustentadora del programa, davant altres administracions i la ciutadania.

41

Trets distintius del programa Compartim

42

En vies de consolidació com a

experiència innovadora a l'àmbit públic.

Després de tres anys evolucionant:

- de les barreres i obstacles... - a les turbulències... - per passar a la difusió i disseminació en l'organització...

... Ara toca la qualitat i la institucionalització(tercer/quart estadi del cicle evolutiu de les CoP)

Evolució del programa Compartim...

43

... per les etapes estàndard de les CoP

Evolució de les CoP segons el model IADE:

Fase 1. Incipient (inicial). Entusiastes que volen trobar respostes en la praxi del seu treball.

Fase 2. En desenvolupament (de repetició). Amb aplicacions inicials i bones pràctiques (BP) puntuals. Comencen a compartir problemes i solucions. Imprescindible la figura del líder de la comunitat.

Fase 3. De definició. Hi ha conscienciació plena, plataforma tecnològica de suport i productes de coneixement mesurables (mètriques).

Fase 4. Consolidada (de gestió). El model s'integra a l'organització, es comparteixen bones pràctiques, els procediments es consoliden i hi ha canvi cultural. Comencen a aplicar beneficis del coneixement generat, compartint i rebent suport institucional. Els resultats són claus.

Fase 5 Madura (d'optimització). L’organització ja actua com si fos una CoPi els seus processos integren de manera natural les estratègies derivades de les CoP.

44

1. Orientació a la producció de coneixement aplicabledirectament a l'organització(comunitats de consecució versus comunitats de capacitació). Però també dinàmiques professionals de capacitació.

2. CoP com a espais de referència professional:- Antena

- Organització del know-how

- Consulta

... per esdevenir referents a l’Administració

45

Grup de treball

Comunitat de pràctica

e-moderador

Discussió

Productes

Difusió

Avaluació

15 comunitats

+ 250 integrants actius

+ 1.200 participantsTreball en líniaReunions presencials

Mapa de comunitats de pràctica

46

e-C

atal

unya

: pla

tafo

rma

de tr

ebal

l col

·labo

ratiu

per a

le

s co

mun

itats

de

pràc

tica

del p

rogr

ama

‘Com

part

im’

47

Difusió interna i externa del programawww.gencat.cat/justicia/bloc-emoderadors

http://gestioconeixement.blogspot.com

48

Indicadors d’activitat / procés de treball1. Activitat en línia e-moderadors: connexió e-Catalunya (nre. visites), nre participacions al

bloc e-moderadors, nre participacions dins la CoP.

2. Activitat en línia de la CoP: connexions e-Catalunya (nre visites totals), nre membres diferents connectats a e-Catalunya, percentatge de participació per eines, percentatge de participació del col·lectiu de professionals dins la CoP.

3. Participació treball presencial: nre de sessions presencials, nre de participants totals, nre de participants diferents

Indicadors de producció• Nre de productes elaborats dins el termini previst

Indicadors d’impacte (productes elaborats els 2007)QUANTITATIUS

• Nom del producte elaborat• Tipus de difusió feta

• Nre aplicacions del producte: nre professionals que l’usen, nre estimat d’aplicacions, impacte econòmic, altres tipus d’impacte...

QUALITATIUS• Recull d'històries de persones a qui els ha millorat la praxi, opinions directives...

CC

BY

-ww

w.fl

ickr

.com

/pho

tos/

punt

odev

ista

/122

6143

32

Indicadors per avaluar el programa

49

Aspectes més importants:

1. Llista de control (checklist), per discriminar unitats que ofereixen garanties per ser comunitats de pràctica (CoP).

2. Model de cicle de vida de les CoP. Tipus de CoP.

3. Indicadors per a cada estadi del model de cicle de vida de les CoP. Classificació de les CoP.

4. Factors crítics d’èxit per al funcionament i supervivència de les CoP a l’Administració pública.

Aportacions del programa Compartim

50

Fins ara hem explicat el funcionament i l’evolució de les CoPcom un dels recursos més útils per gestionar el coneixement.

Però falta identificar els

factors d’èxit o fracàs de les CoP:

Estructurals: demogràfics, organitzatius, culturals, rol del coneixement dins el grup professional...

Dinàmics: funcionament intern de les CoP, trets e-moderador...

En què estem concentrant esforços ara?

51

Conclusions

52

10 conclusions més generals

1. A més dels beneficis per a l’Administració ja apuntats, el personal que hi participa té més compromís institucional.

2. Canvis culturals i de valors molt lents a l’Administració que dificulten la maduració de les CoP.

3. CoP han de ser grups de professionals exempts de conflictes(salarials, processos selectius) ben dinamitzats per líders naturals.

4. Participació d’expert extern i formació sobre TIC i comunicació.5. Reunions presencials que cohesionin per poder treballar en línia.6. Política d’incentius pública. No és un programa barat i serà

sostenible si hi ha mètriques que demostrin el retorn (ROI).7. Aflorament del talent ocult.8. Impuls als aprenentatges informals dins l’organització.9. Alfabetització digital als col·lectius professionals.10. Una paradoxa final: l’etapa d’èxit de les CoP és la de tancament.

53

Learning to fly

CC BY Rodrigo Sá www.flickr.com/photos/rodrigosa/2465650425

54

Gràcies!

www.slideshare.net/justicia

Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 24 d'octubre de 2008

Avís legalAquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín). La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.