Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management

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ProjektEDM – Elektronisches Dienstreise Management

Amt der Tiroler Landesregierung (Abteilung Bildung)Daten-Verarbeitung-Tirol GmbH (DVT)

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Leitgedanken ...Leitgedanken ...

Elektronisches Dienstreisemanagement ist Teil von BIDI (Bildungsdienste) des Landes Tirol

Papierlose und möglichst einheitliche Abwicklung des gesamten Dienstreiseprozesses (Verwaltung)

Reduktion der Arbeitsschritte und Hierarchien bei Gewährleistung des Dienstweges

Reduktion von Durchlaufzeiten (Liege- und Wartezeiten)

Abrechnungstransparenz

Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen

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RahmenRahmen

System

= technische„Spielregeln“

Hierarchische Anforderungen

Benutzeranforderungen

gesetzlicheGrundlagen

= inhaltliche„Spielregeln“

ErlässeRGV

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InhaltInhaltInhalt

Dienstreiseantrag

– Erfassen der Daten durch LehrerIn

– Befürwortung des Antrags durch LeiterIn

– Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung

Dienstreiseabrechnung

– Erfassung der Daten durch LehrerIn

– Bestätigung durch Schulleiter

– Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung

FahrgemeinschaftenDokumentation und Hilfe

WanderlehrerIn

– Rahmenstundenplan

– Tätigkeitsbericht

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InhaltInhaltEinstieg (Portal Tirol)

• URL: https://portal.tirol.gv.at

• Via TiBS, …

Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

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Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

Portal-AnwendungenPortal-Anwendungen

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BildungsdiensteBildungsdienste

wichtige Meldungen

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Seitendruck,Schriftgröße, …

BildungsdiensteBildungsdienste

Online-Unterstützung

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DienstreisenDienstreisen

Reiseanträge der Lehrkräfte

Übersicht /mögliche

Folgeaktivitäten

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ModuleModule

Erledigungen vor Antritt der Dienstreise

Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise

Reise

LehrerIn AntragAntrag

LeiterIn BefürwortungBefürwortung

Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung

LehrerIn AbrechAbrechnungnung

LeiterIn BestätigungBestätigung

Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung

Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

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Reiseantrag anlegenReiseantrag anlegen

Dienstreiseantrag anlegen

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Reiseantrag anlegenReiseantrag anlegenIhr Suchergebnis können Sie mit den zur

Verfügung stehenden Feldern einschränken

Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

Informationen ausPH-Online;

DRA möglich?

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Dienstreise nicht gefunden?Dienstreise nicht gefunden?

Zu viele Einschränkungen

Sonderzeichen, Leerraum, …

Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt.

VA von anderen PH sind teilweise auffindbar.

Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende E-Mail Adresse zu übermitteln (Absprache unter mehreren TN):

veranstaltungen.planen@tirol.gv.at

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Details des DienstreiseantragsDetails des Dienstreiseantrags

Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise

einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden

(vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der

Stammschule eintreffen)

„Weiter“ zum Reiseverlauf

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Reiseverlauf spezifizieren (immer dann notwendig, wenn mehrere Fortbewegungsmittel genutzt werden). Durch das Anklicken wird eine

weitere Zeile erzeugt.

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Auswahl des gewünschten Orts

Erweiterte Auswahlmöglichkeit

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Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels

Beginn der Dienstreise eingeben

Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *)

*) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt.

Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw

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Zurück zum Reiseverlauf

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Rückreise planen

Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen

Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets

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Startort auswählen

Zielort auswählen

Gewünschtes Datum eintragen

Gewünschte Wagenklasse eintragen

Zustellungsart des Businesstickets auswählen

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Speicherung der Eingaben

Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung

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Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals

anzeigen lassen

Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht

bearbeitet hat.

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Dienstreiseantrag Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 1)(Zusammenfassung 1)

Antrag anlegen

Veranstaltung auswählen

Fort- und Weitbildungsveranstaltung aus PH-Online

Andere Veranstaltungen

Reiseverlauf festlegen

Fortbewegungsmittel auswählen

Beginn- und Endezeiten der Dienstreise angeben

Zusatzinformation beachten

Übernachtung festlegen (optional), evtl. Business-Ticket anfordern oder

Bemerkung bei Bedarf erfassen, Weiterleitung an SL

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ModuleModule

Erledigungen vor Antritt der Dienstreise

Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise

Reise

LehrerIn AntragAntrag

LeiterIn BefürwortungBefürwortung

Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung

LehrerIn AbrechAbrechnungnung

LeiterIn BestätigungBestätigung

Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung

Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

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Reisedetails anzeigen lassen

Bearbeitungsschritt anklicken

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Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird

Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen

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Reisedetails anzeigen lassen

Bearbeitungsschritt anklicken

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Bearbeitung durch Abt. Bildung

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Dienstreiseantrag Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 3)(Zusammenfassung 3)

Antrag wurde von LehrerIn erfasst und an SL weitergeleitet

Leiterin hat Antrag befürwortet und an die Abt. Bildung weitergeleitet Leiterin hat Antrag abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesandt

Abt. Bildung hat Antrag genehmigt, LehrerIn kann nach erfolgter Reise Dienstreiseabrechnung bearbeiten

Abt. Bildung holt Stellungnahmen der Schulaufsicht ein Abt. Bildung genehmigt Antrag nicht und sendet ihn an den/die LehrerIn

zurück

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ModuleModule

Erledigungen vor Antritt der Dienstreise

Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise

Reise

LehrerIn AntragAntrag

LeiterIn BefürwortungBefürwortung

LehrerIn Abrech-Abrech-

nungnung

LeiterIn BestätigungBestätigung

Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung

Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung

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Dienstreise abrechnenDienstreise abrechnen

Reisedetails anzeigen lassen

Bearbeitungsschritt anklicken

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Fortbewegungsmittel spezifizieren

Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen

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Daten der Rückreise anlog den Daten der Hinreise anpassen

Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen

Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung

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Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen

Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen

Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen

Beleg aufbewahren *)

Abzüge angeben (Anzahl)

*) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!

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Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten

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Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten

Immer dann notwendig, wenn für Teile der Dienstreise-abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind

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evtl. URL zur Liste der sicheren Sites hinzufügen

evtl. Popups zulassen

evtl. STRG gedrückt halten

FormulardruckFormulardruck

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Mit „Speichern und Senden“ wird die Abrechnung an die

Schulleitung weitergeleitet

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Abrechnungs-details anzeigen

lassen

Ändern ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung die

Abrechnung noch nicht bearbeitet hat.

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ModuleModule

Erledigungen vor Antritt der Dienstreise

Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise

Reise

LehrerIn AntragAntrag

LeiterIn BefürwortungBefürwortung

LehrerIn Abrech-Abrech-

nungnung

LeiterIn BestätigungBestätigung

Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung

Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung

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Abrechnungs-details anzeigen

lassen

Mögliche Folgeaktivität anklicken

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Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung

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ModuleModule

Erledigungen vor Antritt der Dienstreise

Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise

Reise

LehrerIn AntragAntrag

LeiterIn BefürwortungBefürwortung

LehrerIn Abrech-Abrech-

nungnung

LeiterIn BestätigungBestätigung

Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung

Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung

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Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden.

Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert

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Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung

Korrigierter Betrag

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Dienstreiseabrechnung Dienstreiseabrechnung (Zusammenfassung)(Zusammenfassung)

Abrechnung wurde von LehrerIn erfasst und an LeiterIn weitergeleitet

Leiterin hat Abrechnung befürwortet und an die Abt. Buchhaltung weitergeleitet

Leiterin hat Abrechnung abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesendet

Abt. Buchhaltung hat Abrechnung genehmigt, der Betrag wird angewiesen Abt. Buchhaltung hat Abrechnung geprüft und benötigt Unterlagen/Belege Abt. Buchhaltung hat Abrechnung nicht genehmigt und an den/die LehrerIn

zurückgesandt

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Fahrgemeinschaft

Die Abt. Bildung entscheidet über eine eventuelle Genehmigung einer Fahrgemeinschaft. Ausschlaggebend für eine solche Genehmigung sind die Kosten.

Vorgehensweise:

– Fahrer (und Mitfahrer) beantragen eine Dienstreise -Fortbewegungsmittel = „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“

– Fahrer beantragt Fahrgemeinschaft und ordnet Mitfahrer zu

– Abt. Bildung genehmigt die entsprechenden Dienstreiseanträge und trifft gleichzeitig eine Entscheidung die eingelangte Fahrgemeinschaft betreffend

– Genehmigt die Abt. Bildung die Fahrgemeinschaft, kann der Fahrer die entsprechenden Kosten geltend machen.

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Fahrgemeinschaft beantragen

Fahrgemeinschaft

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Fahrgemeinschaft

MitfahrerInnen suchen

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Fahrgemeinschaft

Hier bin ich Mitfahrende/r

Mein FG-Antrag

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Status Entscheidung Fahrgemeinschaft

Status der Entscheidung Dienstreiseantrag

Fahrgemeinschaft

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Fahrgemeinschaft

Abt. Bildung genehmigt …

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Fahrgemeinschaft

Genehmigte Fahrgemeinschaft

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DokumentationDokumentation

Verfahrenshandbücherim EDM über „Hilfe“ bzw. im „Wiki Bildungsanwendungen“ aufrufbar

– Anwendungsdokumentation (sämtliche Abläufe werden mit Hilfe von Screenshots beschrieben)

– Rechtlicher Rahmen (beinhaltet die wichtigsten Fragen zur Reisegebührenverordnung bzw. stellt Auslegungen klar)

Benutzerinformationen (über das SchulleiterInnen-Service aufrufbar)– Schulleiterservice - Hauptmenü EDM  

(http://sls.tsn.at/content/edm-elektronisches-dienstreisemanagement)

– FAQ-Liste (Sammlung der häufig gestellten Fragen zum EDM in der Vergangenheit)

– Videos zu EDM

Alle Dokumente werden laufend aktualisiert und stehen im Tirol Portal zur Verfügung

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WanderlehrerInWanderlehrerIn

Erlassdatenbankhttp://medien.tirol.gv.at/erlassdatenbank_aps/

Rundschreiben-Datenbankhttp://medien.tirol.gv.at/rundschreiben/

SchulleiterInnen-Service EDMhttp://sls.tsn.at/content/edm-elektronisches-dienstreisemanagement

Wanderlehrkräftehttp://sls.tsn.at/content/wanderlehrerin

RSTP TB RA – warum?

TB – wofür?

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Vielen Dank für Ihre Unterstützung !...im Namen des Projektteams

Mag. (FH) Alexander Heiß, Abt. Bildung