View
36
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI
NEGERI SIPIL PADA SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh :
MARTINI PUJI RAHAYU
D1508046
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI
NEGERI SIPIL PADA SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA
Disusun Oleh :
MARTINI PUJI RAHAYU
D1508046
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Dra. Retno Suryawati, M.Si NIP. 1960010061987022001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENGESAHAN
PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI
NEGERI SIPIL PADA SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA
Disusun Oleh :
MARTINI PUJI RAHAYU
D1508046
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Rabu
Tanggal : 15 Juni 2011
Tim Penguji Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Drs. Muchtar Hadi, M.Si ........................
2. Penguji 2 Dra. Retno Suryawati, M.Si ........................
Mengetahui,
Dekan, Ketua Program
Prof. Pawito Ph.D Drs. Sudarto, M.Si NIP. 195408051985031002 NIP. 195502021985031006
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERNYATAAN
Nama : MARTINI PUJI RAHAYU
NIM : D1508046
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI NEGERI
SIPIL PADA SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN BADAN
KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti penyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2011
Yang Membuat Pernyataan,
Martini Puji Rahayu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
M O T T O
“Kita hidup didunia ini hanyalah sementara, maka dari itu kita harus . . .
DUIT :
- DOA - USAHA - IKHTIAR - TAWAKAL
Dan yakinlah bahwa,
“Kegagalan adalah keberhasilan yang tertunda”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERSEMBAHAN
Dengan rendah hati karya sederhana ini
kupersembahkan kepada:
1. Papa, Mama, Kakak dan Adik yang telah
mendoakan dan mendukung.
2. Sahabatku Rosa, Indah, Nindy, Melysa, dan Ika
yang selalu ada di saat suka dan duka.
3. teman-teman Manajemen Administrasi 2008.
4. Universitas Sebelas Maret Surakarta, Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehinngga penulis dapat menyelesaikan
laporan tugas akhir ini dengan judul “PROSEDUR PENERBITAN SURAT
KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA
SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN BADAN
KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA”.
Adapun tujuan penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu
syarat untuk menempuh ujian akhir Program Diploma III Manajemen
Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa laporan tugas akhir ini masih terdapat
kekurangan, baik ditinjau dari penyajian data maupun sistematika penyusunannya.
Untuk itu, penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun dari
semua pihak sebagai bahan masukan perbaikan.atas kekurangan ini.
Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu atas kelancaran penulisan laporan tugas akhir
ini. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Pembimbing tugas akhir, Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si
2. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Bapak Prof. Pawito Ph.D
3. Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi UNS, Bapak Drs. H.
Sakur, MS
4. Kepala Badan Kepegawaian Negara, Dr. Edy Topo Ashari, M.Si
5. Kepala SubDirektorat Administrasi Pensiun, Tutik Maryana, SH
6. Para Bapak/Ibu staff pada SubDirektorat Administrasi Pensiun, yang telah
banyak membantu selama magang.
7. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih atas
semua bantuan dan dukungannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, penulis mohon maaf dalam penulisan ini apabila ada kesalahan dan
kekurangan. Penulis berharap apa yang disampaikan dalan laporan tugas ini dapat
bermanfaat bagi berbagai pihak yang memerlukan.
Surakarta, Juni 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman Judul ……………………………………………………………...i
Halaman Persetujuan ….……………………………………...…………..ii
Halaman Pengesahan ……………………………………………………iii
Halaman Pernyataan …………………………………………………….iv
Halaman Motto ……………………………………………………………..v
Halaman Persembahan …………………………………………………….vi
Kata Pengantar ……………………………………………………………vii
Daftar Isi …………………………………………………………….ix
Daftar Gambar ……………………………………………………………xii
Daftar Tabel …………………………………………………..………xiii
Abstrak …………………………………………………………………...xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ……………………………………………..1
B. Perumusan Masalah ……………………………………………..3
C. Tujuan Pengamatan ……………………………………………..3
D. Manfaat Pengamatan ……………………………………………..4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Prosedur ……………………………………………..5
B. Pengertian Penerbitan ……………………………………………..7
C. Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil
1. Pengertian Surat Keputusan ……………………………………..8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2. PENSIUN
2.1 Pengertian Pensiun ……………………………………………..9
2.2 Yang Berhak Menerima Pensiun …………………………....10
2.3 Syarat Pensiun ……………………………………………11
2.4 Tujuan Pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil …………………....13
3. PEGAWAI NEGERI SIPIL
3.1 Pengertian Pegawai Negeri Sipil ……………………………14
3.2 Yang Termasuk Pegawai Negeri Sipil ……………………14
3.3 Yang Tidak Termasuk Pegawai Negeri Sipil ……………………15
3.4 Kewajiban Pegawai Negeri Sipil ……………………………15
3.5 Hak Pegawai Negeri Sipil ……………………………………17
4. Pengertian Surat Keputusan Pensiun ……………………………17
D. Pengertian Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri
Sipil …………………………………………………………………....17
E. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan ……………………………………………18
2. Jenis Pengamatan ……………………………………………18
3. Sumber Data ……………………………………………………18
4. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………19
5. Teknik Analisis Data ……………………………………………20
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI
A. Sejarah Singkat Badan Kepegawaian Negara ……………………23
B. Visi dan Misi Badan Kepegawian Negara ……………………25
C. Tugas Pokok dan Fungsi Struktur Organisasi ……………………26
D. Data Pegawai Subdirektorat Administrasi Pensiun BKN ……………29
E. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara ……………………30
F. Struktur Organisasi Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan
Kepegawaian Negara ……………………………………………………31
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Dasar Hukum ……………………………………………………32
B. Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun ……………………32
C. Hambatan dalam penerbitan Surat Keputusan pensiun ……………49
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ……………………………………………………………51
B. Saran ……………………………………………………………53
PEDOMAN WAWANCARA
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Analisis Interaktif (HB.Sutopo:2002)…………………….22
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Pensiun dan Pejabat Negara Badan
Kepegawaian Negara…………………………………………….30
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara………………..31
Gambar 4.1 Bagan Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun (Sumber
Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian
Negara)…………………………………………………………...44
Gambar 4.2 Bagan Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun Pegawai
Negeri Sipil Regional Jakarta…………………………………….47
Gambar 4.3 Bagan Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun Pegawai
Negeri Sipil di luar Regional Jakarta…………………………….48
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Data pegawai berdasarkan tingkat pendidikan…………………...29
Tabel 3.2 Data pegawai berdasarkan Jenis Kelamin………………………..29
Tabel 4.1 Pembagian instansi Seksi Administrasi Pensiun A dan B……….35
Tabel 4.2 Rekapitulasi Penyelesaian Mail Tracking tahun 2010…………...38
Tabel 4.3 Rekapitulasi bulanan peneyesuaian Penerbitan Surat Keputusan
periode 01 Januari-31 Januari 2011……………………………...43
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
Martini Puji Rahayu, D 1508046, Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara Jakarta, Tugas Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 53 halaman.
Pegawai yang diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil berhak menerima pensiun pegawai. Setiap pegawai yang pensiun akan mendapatkan Surat Keputusan. Surat Keputusan merupakan tanda bukti secara tertulis bahwa Pegawai Negeri Sipil tersebut telah mendapatkan hak pensiunnya. Untuk mendapatkan Surat Keputusan, harus melalui prosedur yang berlaku dan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai. Keberhasilan penerbitan Surat Keputusan pensiun sangat ditentukan oleh kelengkapan berkas, ketetapan waktu dan prosedur permohonan pensiun. Dengan adanya persyaratan dan prosedur yang jelas, maka peluang terjadinya kesalahan dalam proses penebitan Surat Keputusan dapat diminimalkan, karena prosedur merupakan sesuatu yang tentu atau ketetapan yang telah pasti. Badan Kepegawaian Negara dituntut untuk melaksanakan kewajibannya yang salah satunya yakni menyelesaikan masalah pensiun Pegawai Negeri Sipil termasuk penerbitan Surat Keputusan dengan prosedur yang jelas, sehingga setiap Pegawai Negeri Sipil yang mengajukan hak pensiunnya merasa terlayani dengan baik dan tepat waktu.
Tujuan pengamatan secara operasional adalah untuk mengetahui prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun Pegawai Negeri Sipil pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara Jakarta.
Lokasi pengamatan dilakukan pada Subdirektorat Administrasi Pensiun badan Kepegawaian Negara Jakarta. Jenis pengamatan yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif. Menurut H. B. Sutopo (2002:111), pendekatan dekriptif studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai konsidi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data menggunakan model analisis interaktif.
Dari hasil pengamatan dijelaskan bahwa Prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun dimulai dari penerimaan dan mengendalian berkas masuk dari instansi yang bersangkutan, kemudian diteruskan penginputan data melalui Mail Tracking yang selanjutnya dilakukan pembuatan konsep. Setelah itu dilakukan pencetakan dan penomoran Surat Keputusan. Proses akhir Surat Keputusan yang meliputi penandatangan, pemberian cap, dan pengiriman kembali kepada instansi yang bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pengamatan
Organisasi yang didirikan memiliki tujuan-tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Tujuan-tujuan tersebut baik individu maupun organisasi, dapat
dicapai secara maksimal dengan mendayagunakan sumber daya yang ada. Salah
satu sumber yang telah tersedia dan keberadaannya berpengaruh besar terhadap
pencapaian tujuan adalah sumber daya manusia. Dalam hal ini adalah Pegawai
Negeri.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974, Pegawai Negeri
adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam
perundang-undangan. Pegawai Negeri merupakan faktor utama dalam
pembangunan nasional karena Pegawai Negeri adalah sumber daya manusia yang
paling potensial sebagai alat yang menentukan kelancaran dalam pelaksanaan
tugas-tugas negara dan sekaligus membantu meringankan tugas pemerintah
dalam mewujudkan pembangunan nasional.
Keberhasilan Pegawai Negeri Sipil ditentukan oleh beberapa faktor, antara
lain faktor jaminan sosial untuk Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya.
Pemberian jaminan sosial yang memadai pada masa aktif belum menjamin
sepenuhnya kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil. Oleh karena itu, jaminan hari
tua Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya diperlukan ketika masa kerja sudah
habis yang disebut dengan Pensiun.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969, bahwa pensiun
adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang
bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada negara. Pada pokoknya adalah
menjadi kewajiban setiap orang untuk berusaha menjamin hari tuanya, dan untuk
ini setiap Pegawai Negeri Sipil wajib menjadi peserta dari suatu badan asuransi
sosial yang dibentuk oleh pemerintah. Karena pensiun bukan saja sebagai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
jaminan hari tua, tetapi juga adalah sebagai balas jasa, maka Pemerintah
memberikan sumbangannya kepada Pegawai Negeri.
Pensiun merupakan jaminan penghasilan pada usia lanjut ketika pekerja
sudah tidak mampu bekerja. Oleh karena itu, pensiun memiliki daya tarik yang
cukup besar bagi pegawai karena hak pensiun dirasakan sebagai penghasilan
jangka panjang untuk memenuhi kebutuhan hidupnya beserta keluarganya,
sebaliknya bagi perusahaan atau instansi pemerintahan pemberian pensiun
kepada pegawai bertujuan untuk memperoleh produktivitas kerja.
Pegawai yang diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil
berhak menerima pensiun pegawai. Setiap pegawai yang pensiun akan
mendapatkan Surat Keputusan. Surat Keputusan merupakan tanda bukti secara
tertulis bahwa Pegawai Negeri Sipil tersebut telah mendapatkan hak pensiunnya.
Untuk mendapatkan Surat Keputusan, harus melalui prosedur yang berlaku dan
syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai.
Keberhasilan penerbitan Surat Keputusan pensiun sangat ditentukan oleh
kelengkapan berkas, ketetapan waktu dan prosedur permohonan pensiun. Dengan
adanya persyaratan dan prosedur yang jelas, maka peluang terjadinya kesalahan
dalam proses penebitan Surat Keputusan dapat diminimalkan, karena prosedur
merupakan sesuatu yang tentu atau ketetapan yang telah pasti.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972, Pemerintah
membentuk Badan Kepegawaian Negara sebagai sebuah lembaga pemerintah non
departemen yang berkedudukan langsung di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Presiden yang mempunyai fungsi untuk menyempurnakan,
memelihara dan mengembangkan administrasi negara di bidang Kepegawaian
sehingga tercapai jalannya pemerintahan. Badan Kepegawaian Negara dituntut
untuk melaksanakan kewajibannya untuk menyelesaikan urusan Pegawai Negeri
Sipil seperti pengangkatan, mutasi, kenaikan, pensiun dan lain-lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Berdasarkan uraian di atas dan untuk mengetahui lebih jelas tentang
prosedur administrasi Surat Keputusan pensiun Pegawai Negeri Sipil, maka
penulis mengambil judul laporan tugas akhir “PROSEDUR PENERBITAN
SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA
SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN BADAN KEPEGAWAIAN
NEGARA JAKARTA”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah adalah
“Bagaimana Prosedur Penerbitan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil
pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara Jakarta?”.
C. Tujuan Pengamatan
Dalam melaksanakan suatu kegiatan pada dasarnya telah mempunyai
tujuan tertentu. Demikian pula dengan pengamatan ini mempunyai tujuan sebagai
berikut:
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun
Pegawai Negeri Sipil pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan
Kepegawaian Negara Jakarta.
2. Tujuan Fungsional
Penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat berguna bagi berbagai pihak
baik bagi penulis, pembaca maupun Pegawai Negeri Sipil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. Tujuan Individual
Laporan ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi
persyaratan dalam menempuh jenjang atau profesional Ahli Madya bidang
Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat dari pengamatan ini adalah :
1. Bagi Mahasiswa
Menambah wawasan tentang prosedur penerbitan Surat Keputusan
pensiun pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian
Negara dan sebagai tambahan pengetahuan untuk bekal masa depan.
2. Bagi Instansi dan Pembaca
Dapat menjadi pedoman dan pengetahuan bagi yang membutuhkan hasil
pengamatan ini sebagai bahan pertimbangan pengamatan lebih lanjut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Prosedur
Prosedur merupakan salah satu faktor penting yang dapat menunjang
kelancaran suatu tugas dan pekerjaan dalam organisasi, bukan hanya dalam
bidang operasional melainkan juga diperlukan dalam kegiatan perkantoran. Untuk
mencapai sasaran dan tujuan tersebut, maka diperlukan suatu sistem yang baik
disertai dengan sumber daya manusia yang berkualitas dalam memanfaatkan dan
menjalankan sistem tersebut.
Menurut Harold Koontz, Cyrill O Donnell, dan Heinz Weilhrich (1989:24)
memberikan pengertian prosedur sebagai berikut:
Prosedur adalah suatu rencana yang menetapkan suatu metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang akan datang. Ia merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk berfikir, dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan tertentu. Ia merupakan urutan-urutan kronologis dari tindakan-tindakan yang dibutuhkan.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu
bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berlaku
untuk kegiatan-kegiatan di masa mendatang. Ketetapan dipakai sebagai pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses
perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena prosedur mengarahkan cara
yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan tersebut.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi kedua (1996:791)
pengertian Prosedur adalah
1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
2. Metode langkah secara pasti dalam memecahkan masalah.
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran (Liang Gie, 1986:187) pengertian
“Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan”. Misal prosedur
membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu
rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep surat, cara
mengetik pada kertas surat, atau cara menakliknya yang semuanya telah pasti.
Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem.
Sebuah prosedur harus memiliki stabilitas dalam arti bahwa ia harus
memberikan kemantapan arah yang ditetapkan dimana hanya dibuat perubahan-
perubahan apabila timbul perubahan pada sasaran. Dengan demikian adanya
prosedur akan mengarahkan orang-orang agar melaksanakan tugas atau pekerjaan
yang mengarah pada pencapaian tujuan dan kesalahan-kesalahan dalam bertindak
akan dapat dihindari.
Menurut T. Hani Handoko (2003:90), suatu prosedur memberikan
sejumlah instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang
terjadi secara teratur. Instruksi-instruksi terperinci ini mengarahkan para karyawan
dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang
konsisten pada situasi tertentu. Prosedur sangat berguna untuk:
a. Menghemat usaha manejerial.
b. Memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab.
c. Menimbulkan pengembangan metode-metode operasi yang lebih efisien.
d. Memudahkan pengawasan.
e. Memungkinkan penghematan personalia.
f. Membantu kegiatan-kegiatan koordinasi.
Berdasarkan dari beberapa pengertian prosedur di atas, dapat disimpulkan
bahwa pengertian prosedur adalah serangkaian tahapan kegiatan, metode, tata cara
atau urutan-urutan langkah yang saling berkaitan dan telah menjadi pola tetap
dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur memberikan pengertian
bagaimana bertindak dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
B. Pengertian Penerbitan
Penerbit atau penerbitan adalah industri atau perusahaan yang kegiatannya
memproduksi dan memperbanyak sebuah literatur dan informasi atau sebuah
aktivitas membuat informasi yang dapat dinikmati oleh berbagai publik.
Penerbit dari sistem penerbitannya dibedakan sebagai penerbitan umum
(konvensional) dan juga penerbitan dengan sistem indie, dimana penulis sebagai
penerbitnya. Secara tradisional, istilah ini mengacu kepada usaha pendistribusian
dari usaha percetakan seperti buku dan surat kabar. Dengan perkembangan sistem
teknologi informasi, istilah penerbitan mengalami perluasan makna, dimana
memasukkan unsur-unsur buku elektronik, seperti e-book dalam sebuah website
ataupun blog.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:1046), Penerbitan
adalah
1. Pemunculan.
2. Proses, perbuatan, cara menerbitkan.
3. Urusan (pekerjaan dsb) menerbitkan (buku dsb).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa penerbitan adalah suatu
proses mengusahakan perbanyakan naskah dengan mencetak dan menyampaikan
atau menerbitkan cetakannya kepada seseorang atau khalayak umum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
C. SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI NEGERI SIPIL
1. Pengertian Surat Keputusan
Dalam lingkungan organisasi atau instansi pemerintah, surat tidak akan
pernah terlepas dari segala jenis kegiatan administrasi, karena surat merupakan
media komunikasi yang efektif bilamana orang yang bersangkutan tidak dapat
berhubungan lisan.
Menurut Slamet (1996:57), mengatakan bahwa “Surat Keputusan adalah
surat yang diberikan pejabat tertentu oleh seorang pejabat yang berisi keputusan
tentang suatu hal”.
Surat Keputusan terdiri dari 2 suku kata yaitu Surat dan Keputusan.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:978),
a. Surat adalah
1. Kertas dsb yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya).
2. Secarik kertas dsb sebagai tanda atau keterangan.
3. Sesuatu yang ditulis.
b. Keputusan adalah
1. Perihal yang berkaitan dengan putusan: segala yang telah ditetapkan
(sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dan lain-lain).
2. Ketetapan.
3. Kesimpulan.
Surat Keputusan mempunyai kedudukan yang paling tinggi jika
dibandingkan dengan surat dinas yang lain. Alasan atau sebab utamanya adalah
keabsahan status seorang pegawai atau karyawan seperti hal pengangkatan, mutasi
(perpindahan), promosi (kenaikan), demosi (penurunan jabatan) dan pensiun.
Surat Keputusan digunakan untuk memberlakukan peraturan-peraturan yang
digunakan dalam kegiatan berorganisasi, bermasyarakat, dan bernegara. Karena
kedudukannya yang sedemikian penting, maka orang yang berhak mengeluarkan
Surat Keputusan dalam suatu organisasi adalah pimpinan tertinggi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Surat Keputusan mempunyai bentuk tersendiri atau tidak sama dengan
bentuk surat dinas lain. Dalam Surat Keputusan ini yang menarik perhatian adalah
adanya bagian surat yang ditulis dengan istilah :
a. Menimbang
b. Mengingat
c. Mendengar
d. Memperhatikan
e. Membaca
Dalam penggunaannya, Surat Keputusan tentu mempunyai suatu kegunaan
atau fungsi. Adapun kegunaan atau fungsi dari Surat Keputusan itu sendiri yaitu :
a. Menetapkan atau mengubah status seseorang atau barang.
b. Mengesahkan berlaku atau tidaknya suatu pedoman atau peraturan.
c. Mengesahkan pendirian, mengubah status, dan membubarkan suatu
organisasi atau lembaga.
2. PENSIUN
2.1 Pengertian Pensiun
Menurut Undang-undang Nomor 11 Tahun 1969, bahwa pensiun adalah
jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah
bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada negara.
Salah satu tujuan pensiun adalah sebagai jaminan hari tua sebagai balas
jasa terhadap Pegawai Negeri Sipil beserta keluarganya. Pada hari tua, kekuatan
jasmani semakin lama semakin berkurang, daya tahan jasmani semakin lama
semakin lemah yang menyebabkan lebih sering terserang penyakit dan
tanggungan semakin bertambah. Semuanya ini memerlukan pembiayaan yang
cukup banyak, tetapi pendapatan semakin berkurang.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:), Pensiun adalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1. Tidak bekerja lagi karena selesai dinasnya.
2. Uang tunjangan yang diterima tiap-tiap bulan oleh karyawan sesudah ia
berhenti bekerja atau oleh istri (suami) dan anak-anaknya yang belum
dewasa kalau ia meninggal dunia.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pensiun adalah suatu
penghasilan yang berupa uang tunjangan yang diterima setiap bulan dan diberikan
kepada mantan Pegawai Negeri atau karyawan yang sudah tidak dapat bekerja lagi
atau isteri (suami) dan anak-anaknya kalau ia meninggal dunia sebagai jaminan
hari tua dan balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah mengabdikan dirinya
kepada Negara selama bertahun-tahun lamanya, agar dapat membiayai
penghidupan selanjutnya sehingga tidak terlantar apabila tidak mendapatkan
penghasilan lain.
Pada pokoknya adalah menjadi kewajiban setiap orang untuk berusaha
menjamin hari tuanya, dan untuk ini setiap Pegawai Negeri Sipil wajib menjadi
peserta dari suatu badan asuransi sosial yang dibentuk oleh pemerintah. Karena
pensiun bukan saja sebagai jaminan hari tua, tetapi juga adalah sebagai balas jasa,
maka Pemerintah memberikan sumbangannya kepada Pegawai Negeri.
2.2 Yang Berhak Menerima Pensiun
Yang berhak menerima pensiun adalah:
a. Pegawai (pensiun pegawai), oleh karena :
- Secara normal, ialah apabila pada saat pemberhentiannya sebagai
Pegawai Negeri ia telah mencapai sekurang-kurangnya 50 (lima puluh)
tahun dan mempunyai masa kerja untuk pensiun sekurang-kurangnya
20 (dua puluh) tahun.
- Karena keuzuran jasmani atau rohani, adalah disebabkan Pegawai
Negeri yang bersangkutan tidak dapat bekerja lagi karena keadaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
jasmani atau rohani yang dinyatakan oleh Team Penguji Kesehatan
yang ditunjuk oleh Departemen Kesehatan.
- Karena Batas Usia Pensiun (BUP), ditentukan atas dasar tanggal
kelahiran yang disebut pada pengangkatan pertama sebagai Pegawai
Negeri menurut bukti-bukti yang sah.
- Karena sebab lain berdasarkan pada adanya pemberhentian atau
pembebasan dari pekerjaannya karena penghapusan jabatan, perubahan
dalam susunan pegawai, penertiban Aparatur Negara atau karena
alasan dinas lainnya dan kemudian tidak dipekerjakan kembali sebagai
Pegawai Negeri Sipil.
b. Janda/duda (pensiun janda/duda).
Apabila pegawai negeri atau penerima pensiun meninggal dunia, maka
istrinya untuk pegawai negeri pria atau suaminya untuk pegawai negeri
wanita, yang sebelumnya sudah terdaftar, berhak menerima pensiun janda
atau pensiun duda.
c. Orang tua (bagian pensiun janda/duda).
Apabila pegawai tewas dan tidak meninggalkan istri atau suami maupun
anak maka 20% dari pensiun janda/duda diberikan kepada orang tuanya.
2.3 Syarat Pensiun
Untuk mendapatkan hak pensiun, seorang Pegawai Negeri Sipil harus
memenuhi 3 syarat pokok, yaitu :
a. Mencapai usia sekurang-kurangnya 50 tahun.
b. Diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil.
c. Memiliki masa kerja untuk pensiun sekurang-kurangnya 20 tahun.
Kepada Pegawai Negeri yang tidak memenuhi syarat-syarat tersebut,
sebagai pengecualian dapat pula diberikan pensiun dalam hal luar biasa yaitu:
a. Pegawai Negeri yang oleh Badan/pejabat yang ditunjuk oleh Departemen
Kesehatan berdasarkan peraturan tentang pengujian kesehatan Pegawai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Negeri, dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apa pun juga
karena keadaan jasmani atau rohani yang disebabkan oleh dan karena ia
menjalankan kewajiban jabatan, bagi pegawai dimaksud tidak diperlukan
syarat masa kerja atau usia tertentu utnuk mendapatkan hak pensiun.
b. Pegawai Negeri yang menjadi masa kerja sekurang-kurangnya 4 (empat)
tahun dan oleh badan/pejabat yang ditunjuk oleh Departemen Kesehatan
berdasarkan peraturan tentang pengujian kesehatan Pegawai Negeri,
dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apa pun juga karena
keadaan jasmani atau rohani yang disebabkan oleh dan karena ia
menjalankan kewajiban jabatannya. Untuk dapat mendapatkan pensiun
Pegawai Negeri dimaksud harus telah mempunyai masa kerja sekurang-
kurangnya 4 (empat) tahun, sedangkan ketentuan usia tidak ditentukan
sebagai syarat dalam hal ini.
c. Pegawai Negeri yang diberhentikan atau dibebaskan dari pekerjaannya
karena penghapusan jabatab, perubahan dalam susunan pegawai,
penertiban aparatur Negara atau karena alasan-alasan dinas lainnya dan
kemudian tidak dipekerjakan lagi sebagai Pegawai Negeri Sipil dan berhak
menerima pensiun pegawai pada saat pemberhentiannya sebagai Pegawai
Negeri Sipil itu telah berusia sekurang-kurangnya 50 tahun dan memiliki
masa kerja 10 tahun.
Masa kerja dan usia Pegawai Negeri merupakan dua syarat pokok dalam
menentukan pensiun.
a. Masa Kerja
Masa kerja dihitung untuk menetapakan hak dan besarnya pensiun ialah :
1. Waktu bekerja sebagai Pegawai Negeri
2. Waktu bekerja sebagai anggota ABRI.
3. Waktu bekerja sebagai tenaga bulanan/harian dengan menerima
penghasilan dari Anggaran Negara.
4. Masa kerja selama menjalankan kewajiban berbakti sebagai pelajar
dalam pemerintahan Republik Indonesia pada masa perjuangan phisik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5. Masa berjuang sebagai veteran Pembela Kemerdekaan.
6. Masa berjuang sebagai veteran Pejuang Kemerdekaan.
7. Pegawai pada badan swasta.
b. Usia Pegawai Negeri
Usia pegawai negeri untuk penetapan hak atas pensiun ditetntukan atas
dasar tanggal kelahiran yang disebut pada pengangkatan pertama sebagai pegawai
negeri menurut bukti-bukti yang sah. Apabila mengenai tanggal kelahiran itu
tidak terdapat bukti-bukti yang sah, maka tanggal kelahiran atas umur pegawai
ditetapkan berdasarkan keterangan dari pegawai yang bersangkutan pada
pengangkatan pertama itu. Dengan ketentuan bahwa tanggal kelahiran atau umur
kemudian tidak dapat diubah lagi untuk keperluan penentuan hak atas pensiun
pegawai.
Contoh : Seorang pegawai menurut Surat Keputusan pengangkatan
pertama sebagai pegawai negeri dilahirkan dalam tahun 1931. Maka untuk
keperluan hak pensiunnya, tanggal kelahirannya ditetapkan 1 Desember 1931.
Seorang pegawai menurut Surat Keputusan pengangkatan pertama sebagai
pegawai negeri dilahirkan dalam bulan Mei 1931. Maka untuk keperluan hak
pensiunnya, tanggal kelahirannya ditetapkan 01 Mei 1931.
Batas usia Pensiun bagi seorang Pegawai Negeri telah diatur dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979 yaitu pada usia 56 tahun yang
merupakan batas maksimum bagi Pegawai Negeri Sipil umumnya.
2.4 Tujuan Pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil
Ada beberapa tujuan dimana sesorang Pegawai Negeri Sipil diberikan
pensiun, yaitu:
a. Sebagai jaminan hari tua atau balas jasa terhadap Pegawai Negeri Sipil
beserta keluarganya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b. Sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri Sipil yang telah bertahun-
tahun mengabdikan dirinya kepada negara.
c. Pada hari tua, kekuatan jasmani semakin lama semakin berkurang daya
tahan jasmani semakin lama lemah yang menyebabkan lebih sering
terkena penyakit.
d. Memberikan kepada generasi penerus untuk mengabdikan dirinya kepada
negara.
e. Untuk memperoleh pegawai-pegawai baru yang lebih profesional yang
dibutuhkan oleh pemerintah.
3. PEGAWAI NEGERI SIPIL
3.1 Pengertian Pegawai Negeri
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974,
Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan peundang-undangan yang berlaku.
3.2 Yang Termasuk Pegawai Negeri
Pegawai Negeri terdiri dari :
a. Pegawai Negeri Sipil (PNS).
1. Pegawai Negeri Sipil Pusat.
2. Pegawai Negeri Sipil Daerah.
3. Pegawai Negeri Sipil lain yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah.
b. Anggota Angkatan Bersenjata Republik Indonesia (ABRI).
Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah Pegawai Negeri Sipil yang gajinya
dibebankan pada APBN dan bekerja di Departemen, perusahaan jawatan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
pengadilan tinggi. Sedangkan Pegawai Negeri Daerah adalah yang bekerja di
daerah otonom.
ABRI meskipun sama-sama sebagai pegawai negeri, tetapi tugas dan
kewajibannya sebagai pegawai negeri mempunyai ciri khusus dibandingkan
dengan Pegawai Negeri Sipil. Oleh karena itu, mengenai hak, kewajiban, tugas
dan lain-lainnya ditetapkan dalam peraturan-peraturan tersendiri.
3.3 Yang Tidak Termasuk Pegawai Negeri
a. Pejabat Negara. Yang termasuk pejabat negara seperti Presiden, Wakil
Presiden, anggota DPR, anggota MPR, Menteri, Gubernur, Bupati.
b. Pekerja. Masih banyak di beberapa intansi pemerintahan terdapat para pekerja
yang disebut dengan pekerja harian, pekerja bulanan, pekerja lepas dan
pekerja tetap.
c. Pegawai dengan ikatan perjanjian kerja berdasarkan ketentuan KUH perdata.
d. Pegawai dengan ikatan perjanjian kerja untuk waktu terbatas.
e. Pegawai bulanan. Hal ini sangat diperlukan dalam melaksanakan program
pemerintah yang membutuhkan tenaga tambahan bersifat sementara.
f. Pamong desa adalah para petugas yang menyelenggarakan pemerintahan di
desa yang terdiri dari kepala desa, juru tulis dan lain-lain yang tergantung di
daerah dimana mereka bekerja.
g. perusahaan umum seperti Perum, Persero.
h. Lain-lain seperti notaries, ketua RW, hansip, dan lain-lain.
3.4 Kewajiban Pegawai Negeri Sipil
Kewajiban Pegawai Negeri Sipil adalah segala sesuatu yang wajib
dikerjakab atau boleh dilakukan oleh setiap Pegawai Negeri Sipil berdasarkan
sesuatu peraturan-peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun
kewajiban dimaksud dapat dikelompokan menjadi 3 (tiga) golongan, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
a. Kewajiban yang berhubungan dengan tugas di dalam jabatan.
b. Kewajiban yang berhubungan dengan kedudukan Pegawai Negeri Sipil pada
umumnya.
Kewajiban-kewajiban kelompok ini tidak langsung berhubungan dengan tugas
di dalam jabatan Pegawai Negeri Sipil tersebut, tetapi lebih banyak
berhubungan dengan kedudukan Pegawai Negeri Sipilnya, antara lain:
- Kewajiban yang ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974.
- Kewajiban menurut peraturan disiplin Pegawai Negeri Sipil.
- Kewajiban menurut peraturan tentang izin perkawinan dan perceraian bagi
Pegawai Negeri Sipil.
- Kewajiban mentaati jam kerja kantor dan pemberitahuan jika tidak masuk
kerja.
- Kewajiban menjaga keamanan negara dan menyimpan surat-surat rahasia.
- Kewajiban mentaati ketentuan tentang pola hidup sederhana dan larangan
penerimaan pemberian hadiah.
- Kewajiban sebagai KORPRI (Korps Pegawai Negeri Sipil Republik
Indonesia).
- Kewajiban metnaati larangan bekerja dalam lapangan swasta dan usaha-
usaha-kegiatan-kegiatan yang wajib dapat izin.
- Kewajiban mentaati larangan menurut kita Undang-Undamg hukum
pidana.
- Kewajiban mentaati peraturan tentang larangan korupsi.
- Kewajiban mentaati peraturan tentang mengerjakan judi.
- Kewajiban mentaati peraturan tentang keanggotaan partai politik dan
golongan karya.
c. Kewajiban Pegawai Negeri Sipil yang tidak berhubungan dengan tugas dalam
jabatan dan tidak berhubungan dengan kedudukan sebagai Pegawai Negeri
Sipil pada umumnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3.5 Hak Pegawai Negeri Sipil
Hak Pegawai Negeri Sipil adalah apabila telah memenuhi syarat-syarat
yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
a. Hak penggajian.
- Gaji Pegawai Negeri Sipil.
- Perhitungan masa kerja.
- Kenaikan gaji poko.
- tunjangan
b. Kenaikan pangkat.
c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan.
d. Cuti.
e. Tunjangan cacat dan uang duka.
f. Kesejahteraan.
g. Pensiun.
4. Pengertian Surat Keputusan Pensiun
Surat Keputusan Pensiun adalah surat yang diberikan pejabat tertentu yang
berisikan keputusan yang menerangkan bahwa Pegawai Negeri telah mencapai
batas usia pensiun dan telah memenuhi syarat untuk diberhentikan dengan hormat
sebagai Pegawai Negeri Sipil dengan hak pensiun.
D. PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PNS
Prosedur penerbitan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil adalah
suatu tahap kegiatan menyelesaikan aktivitas penerbitan suatu surat yang
berisikan keputusan pensiun Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan aturan yang
berlaku.
Prosedur penerbitan Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil pada
Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara adalah:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1. Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang
bersangkutan.
2. Penginputan data melalui Mail Tracking.
3. Pembuatan Konsep.
4. Penomoran dan pencetakan Surat Keputusan.
5. Proses akhir Surat keputusan yang meliputi penempelan foto, pemberian
cap, penandatangan, dan pengiriman kembali kepada instansi atau
pemohon.
4 METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Subdirektorat Administrasi Pensiun
Badan Kepegawaian Negara
Jln. Letjen Sutopo no. 12 Cililitan Jakarta Timur
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif.
Menurut H. B. Sutopo (2002:111), pendekatan dekriptif studi kasusnya mengarah
pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai konsidi tentang apa
yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.
3. Sumber Data
Sumber data terdiri atas :
a. Data Primer
Yaitu data dari sumber pertama yang diperoleh dari keterangan-keterangan
dan jawaban-jawaban responden atas pertanyaan yang diajukan. Data primer
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
berasal dari sumber yang asli, dan dikumpulkan secara khusus untuk menjawab
pertanyaan pengamatan kita. Data primer disini adalah para narasumber atau
informan. Adapun narasumber atau informan yang terkait dalam pengamatan ini
seperti Kepala Subdirektorat Administrasi Pensiun dan staff yang bekerja di
Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara.
b. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diperoleh tidak langsung melalui
dokumentasi dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan masalah
pengamatan yang digunakan sebagai pelengkap dan pendukung dari data primer.
Yang termasuk data sekunder adalah Dokumen dan Arsip. Dokumen dan arsip
yang dibutuhkan sebagai sumber data disimpan di bagian pengarsipan berupa
arsip pertinggal Surat Keputusan pensiun yang sudah diterbitkan. Arsip pertinggal
berfungsi sebagai arsip Badan Kepegawaian Negara sendiri yang suatu saat
dibutuhkan.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik yang paling banyak digunakan
dalam pengamatan kualitatif. Tujuan wawancara adalah untuk mnyajikan
konstruksi saat sekarang dalam suatu hal mengenai para pribadi, peristiwa,
aktivitas, organisai, perasaan, motivasi, tanggapan, tingkat dan bentuk
keterlibatan.
b. Observasi
Teknik obesrvasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang
berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda. Observasi yang digunakan dalam
pengamatan ini adalah observasi langsung berperan, yaitu kehadiran pengamat di
loaksi sudah menunjukan peran yang pasif. Oleh karena itu, pengamat ingin
mengamati dan mencatat hal yang berlangsung menurut kondisi aslinya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
c. Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen,
peraturan-peraturan, laporan, dan referensi lainnya. Pencarian dokumentasi
dilakukan dengan mencari buku di perpustakaan dan informasi di internet.
5. Teknik Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Model analisis interaktif ini dilakukan dengan tiga langkah analisis data kualitatif.
a. Reduksi data
Menurut H. B. Sutopo (2002:92), reduksi data adalah bagian dari proses
analisis yang memepertegas, memperpendek, membuat focus, membuang hal-hal
yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga kesimpulan
pengamatan dapat dilakukan.
Adapun data yang direduksi antara lain seluruh data mengenai
permasalahan pengamatan dan kemudian dilakukan penggolongan ke dalam
beberapa bagian. Kemudian dari masing-masing bagian tersebut dikelompokkan
lagi berdasarkan sistematisasinya.
Adapun perolehan data mengenai hal-hal yang tidak relevan dengan
penelitian, sebaiknya tidak dimasukkan dalam penyajian hasil, namun tetap
disimpan untuk masa yang akan datang jika diperlukan. Dengan demikian data
yang direduksi akan memberikan gambaran yang lebih spesifik dan
mempermudah peneliti melakukan pengumpulan data selanjutnya serta mencari
data tambahan jika diperlukan.
b. Sajian data
Sajian data harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan
sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskripsi
mengenai konsidi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap
permasalahan yang ada. Sajian data diarahkan agar data hasil reduksi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
terorganisasikan dan tersusun dalam pola hubungan, sehingga semakin mudah
dipahami. Sajian data dapat dilakukan dalam bentuk uraian bagan, hubungan antar
kategori, diagram alur (flow chart), dan lain sejenisnya. Sajian data dalam bentuk-
bentuk tersebut akan memudahkan peneliti memahami apa yang terjadi dan
merencanakan kerja penelitian selanjutnya.
Pada langkah ini, pengamat berusaha menyusun data yang relevaan
sehingga menjadi informasi yang dapat disimpulkan dan memiliki makna tertentu.
Prosesnya dapat dilakukan dengan cara menampilkan dan membuat hubungan
antar fenomena untuk memaknai apa yang sebenarnya terjadi dan apa yang perlu
ditindaklanjuti untuk mencapai tujuan penelitian.
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data, pengamat sudah harus memahami apa arti
dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan peraturan-
peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin, arahan
sebab-akibat, dan berbagai proposisi. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai
pada waktu proses pengumpulan data berakhir.
Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar bisa
dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan
untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat. Verifikasi juga
dapat berupa kegiatan yang dilakukan dengan lebih mengembangkan ketelitian.
Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan menjadi lebih
kokoh dan dipercaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Gambar 2.1 Model Analisis Interaktif
(H.B. Sutopo ,2002:96)
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan Simpulan dan Verifikasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Badan Kepegawaian Negara
Badan Kepegawaian Negara sebagai salah satu lembaga pemerintah non
departemen yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
presiden. Dengan tugas pokoknya membantu presiden dalam menyempurnakan,
memelihara dan mengembangkan administrasi negara dibidang kepegawaian
untuk menjamin kelancaran jaminnya pemerintahan umum dan pembangunan.
Tebentuknnya Badan Kepegawaian Negara pada tanggal 30 Mei 1948
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948. Pada saat terbentuk,
Badan Kepegawaian Negara bernama Kantor Urusan Pegawai (KUP)
berkedudukan di Yogyakarta yang dimana pada saat itu Yogyakarta adalah
ibukota pemerintahan. Pada saat bersamaan berdiri DUUP (Djawatan Umum
Urusan Pegawai) yang dibentuk dengan Keputusan Gubernur Jenderal Hindia
Belanda Nomor 13 tanggal 9 Juni 1948, dikepalai oleh Mr. J.W. Van Hoogstraken
dan berkedudukan di Jakarta. Sejak pembubaran RIS dan pembentukan Negara
Kesatuan Republik Indonesia tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang
perlu untuk memusatkan urusan kepegawaian yang sebelumnya diselenggarakan
oleh KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta. Untuk maksud tersebut
ditetapkanlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember
1950. Dengan Peraturan Pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di
Jakarta digabungkan menjadi satu.
Sesuai dengan perkembangan, peran aparatur pemerintah semakin
dirasakan, pemerintah menganggap perlu menetapkan kembali kedudukan, fungsi,
tugas, dan organisasi KUP (Kantor Urusan Pegawai). Pandangan ini sebagaimana
diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 beserta peraturan
pelaksanaannya yang dimaksud dalam Keputusan Perdana Menteri RI Nomor
30/PM/1951 tanggal 7 April 1951.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Untuk maksud tersebut, maka KUP yang merupakan institusi yang
bertugas melakukan pembinaan kepegawaian diubah menjadi Badan Kepegawaian
Negara (BKN) dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972. Penetapan
Peraturan Pemerintah ini adalah juga sebagai pelaksanaan dari Undang-undang
Nomor 18 Tahun 1961. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972,
maka kedudukan, fungsi, tugas, susunan dan tata kerja institusi yang mengelola
kepegawaian, semakin dikembangkan.
Badan Kepegawaian Negara mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Merencanakan pembinaan kepegawaian sesuai dengan kebijaksanaan
Presiden.
2. Merencanakan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.
3. Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian dan tata usaha pensiun.
4. Menyelenggarakan pengawasan, koordinasi dan bimbingan terhadap
pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan
pensiun pada departemen-departemen dan lembaga-lembaga
negara/lembaga-lembaga Pemerintah non Departemen.
Badan Kepegawaian Negara mempunyai 12 kantor regional, antara lain:
1. Kantor regional Yogyakarta
2. Kantor regional Surabaya
3. Kantor regional Bandung
4. Kantor regional Makassar
5. Kantor regional Jakarta
6. Kantor regional Medan
7. Kantor regional Palembang
8. Kantor regional Banjarmasin
9. Kantor regional Papua
10. Kantor regional Denpasar
11. Kantor regional Manado
12. Kantor regional Pekanbaru
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
B. Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara
VISI
- Pegawai Negeri Sipil yang Profesional, Netral, dan Sejahtera.
Terdapat tiga kata kunci yang akan memberikan pemahaman tentang visi, yaitu
profesional, netral, dan sejahtera :
Profesional, istilah 'profesional' dimaksudkan untuk menunjukkan kriteria
pegawai yang memiliki kompetensi yang memadaai sesuai dengan persyaratan
suatu jabatan, bekerja dengan dedikasi yang tinggi, dan berorientasi pada prestasi
kerja.
Netral, istilah 'netral' dimaksudkan bahwa Pegawai Negeri Sipil bersikap netral
terhadap seluruh kekuatan politik atau kekuatan tertentu lainnya sehingga dalam
melaksanakan tugas umum pemerintahan dan dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat dapat dilakukana secara adil dan merata, tidak membedakan
suku, ras dan agama.
Sejahtera, yang dimaksud dengan 'sejahtera' adalah untuk menunjukkan bahwa
penghasilan Pegawai Negeri Sipil dapat memenuhi tingkat hidup layak bagi diri
dan keluarganya.
MISI
1. Mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia Pegawai Negeri
Sipil.
2. Merumuskan kebijakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil dan menyusun
peraturan perundang-undangan kepegawaian.
3. Menyelenggarakan pelayanan prima bidang kepegawaian.
4. Mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian.
5. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6. Menyelenggarakan manajemen internal Badan Kepegawaian Negara.
C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI STRUKTUR ORGANISASI
Kepala Badan Kepegawaian Negara mempunyai tugas:
Memimpin Badan Kepegawaian Negara sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas
Badan Kepegawaian Negara.
Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas Badan Kepegawaian
Negara yang menjadi tanggung jawabnya.
Pembinaan teknis kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah.
Membina dan menyelenggarakan kerja sama dengan instansi dan
organisasi lain.
Wakil Kepala mempunyai tugas:
• membantu Kepala dalam membina dan mengembangkan administrasi
Badan Kepegawaian Negara.
• membantu Kepala dalam mengkoordinasikan tugas Deputi dan Kepala
Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara.
• mewakili Kepala dalam hal Kepala berhalangan.
Deputi Bidang Bina Pengadaan, Kepangkatan, dan Pensiun mempunyai tugas
melaksanakan perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengadaan, kepangkatan,
dan pensiun. Fungsi sebagai berikut:
• Pemberian penetapan nomor identitas pengangkatan calon Pegawai Negeri
Sipil dan Pegawai Negeri Sipil.
• Penyiapan pertimbangan teknis kepegawaian kepada Presiden mengenai
kenaikan pangkat, pensiun, dan mutasi kepegawaian lainnya.
• Pemberian nomor registrasi kenaikan pangkat, peninjauan masa kerja, dan
mutasi lain-lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
• Penetapan kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri
Sipil.
• Penetapan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan pensiun
janda/duda Pejabat Negara serta penyelenggaraan tata usaha pensiun.
• Penetapan Kartu Pegawai dan Kartu Isteri/Suami Pegawai Negeri Sipil.
• Pemberian pertimbangan dan penetapan masalah kepegawaian, kedudukan
kepegawaian, serta kewajiban dan hak pegawai.
• Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis mengenai pengangkatan,
kepangkatan dan mutasi serta pensiun Pegawai Negeri Sipil
Direktorat Pensiun menyelenggarakan fungsi antara lain :
Penetapan pensiun PNS pusat yang berpangkat Pembina Tingkat 1
golongan ruang IV/b kebawah yang memcapai batas usia pensiun (BUP)
dengan hak pensiun dan janda/dudanya, penetapan pensiun PNS pusat
yang tewas atau cacat karena dinas dan tunjangan.
Penyiapan pertimbangan kepala BKN kepada presiden tentang pemberian
duta besar luar biasa dan berkuasa penuh dan pensiun PNS dan
janda/dudanya yang penetapan pensiunnya menjadi wewenang presiden.
Pengkoordinasian dan pengawasan pelaksanaan pemberian pensiun
PNS/janda/duda/bagian pensiun janda yang ditetapkan oleh pejabat
Pembina kepegawaian.
Penyiapan penetapan pensiun janda/duda/anak pejabat Negara.
Pemberian Nomor Pokok Pensiun (NPP).
Direktorat Pensiun terdiri dari :
1. Subdirektorat Administrasi Pensiun.
2. Subdirektorat Pensiun I.
3. Subdirektorat Pensiun II.
4. Subdirektorat Pensiun III.
5. Kelompok jabatan fungsional.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Subdirektorat Administrasi Pensiun mempunyai fungsi antara lain :
a. Pengiriman data perorangan calon penerimaan pensiun (DPCP),
penerimaan, pengendalian dan pendistribusian surat, data pensiun, dan
usul pensiun janda/duda.
b. Pemerian nomor Surat Keputusan.
c. Pencatatan dalam buku register.
d. Pengiriman surat dan Surat Keputusan kepada yang bersangkutan.
e. Pengiriman tembusan surat, Surat Keputusan pertimbangan ke instansi
terkait.
f. Pelaksanaan perekaman dan pemeliharaan data.
g. Penyusunan laporan dan perangkaan pensiun.
Subdirektorat Administrasi Pensiun terdiri atas :
1. Seksi Administrasi Pensiun A.
2. Seksi Administrasi Pensiun B
3. Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Dara.
Seksi Administrasi Pensiun A dan Seksi Administrasi B mempunyai tugas
antara lain :
a. melakukan penerimaan, pengendalian dan perndistribusian surat, DPCP,
data usul pensiun janda/duda, tunjangan, dan pensiun janda/duda pejabat
Negara.
b. Memberikan nomor Surat Keputusan Pensiun.
c. Mencatat, mengetik, mengendalikan, dan mengirim Surat Keputusan
pensiun.
d. Menyusun laporan dan perangkaan data pensiun di lingkungan instansi
pemerintah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data mempunyai tugas antara lain :
a. Melakukan koordinasi dan pemantauan perekaman data.
b. Menyiapkan sarana pemeliharaan jaringan komunikasi data dan
memperbaiki jaringan dimaksud.
D. DATA PEGAWAI SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Berikut ini adalah data pegawai Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan
Kepegawaian Negara sesuai dengan tingkat pendidikan dan jenis kelamin.
Tabel 3.1 Data pegawai berdasarkan tingkat pendidikan
No Pendidikan Jumlah
1 S1 11
2 SLTA 22
3 DIII 1
4 SD 2
Tabel 3.2 Data pegawai berdasarkan jenis kelamin
No Jenis Kelamin Jumlah
1 Laki-Laki 31
2 Perempuan 4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
E. SUSUNAN ORGANISASI DIREKTORAT PENSIUN DAN PEJABAT NEGARA
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DIREKTUR PENSIUN
SUBDIR ADM. PENSIUN SUBDIR PENSIUN II SUBDIR PENSIUN I SUBDIR PENSIUN III
SEKSI ADM. PENSIUN A
SEKSI ADM. PENSIUN B
SEKSI PEREKAMAN & PEMELIHARAAN DATA
SEKSI PENSIUN IA SEKSI PENSIUN IIA
SEKSI PELAYANAN DIREKTORAT
SEKSI PENSIUN IIB
SEKSI PENSIUN IIIA
SEKSI PENSIUN IB SEKSI PENSIUN IIIB
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
STRUKTUR ORGANISASI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Kepala
Wakil Kepala
Inspektorat Sekretariat Utama
Biro Keuangan
Biro Umum dan Perlengkapan
Biro Kepegawaian
Biro Humas dan Protokol
Biro Perencanaan dan Kerjasama
Deputi bidang Pengembangan Kepegawaiaan
Deputi bidang Bina Kinerja dan Perundang‐Undangan
Deputi bidang Bina Pengadaan, Kepangkatan,
dan Pensiun
Deputi bidang Informasi
Kepegawaian
Deputi bidang Pengendalian Kepegawaian
Dit. Perencanaan Kepegawaian dan
Formasi
Dit. Standarisasi dan Kompetensi Jabatan
Pusat Pengkajian dan Penelitian
Kepegawaian
Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Pegawai
Dit. Rekrutmen dan Kinerja Pegawai
Dit. Gaji dan Kesejahteraan
Dit. Jabatan Karier
Dit. Pembinaan Jabatan Analisis Kepegawaian
Dit. Hukum dan Peraturan Perundang‐undangan
Dit. Pengadaan PNS
Dit. Kepangkatan dan Mutasi
Dit. Status dan Kedudukan
Dit. Pensiun
Dit. Pengolahan Data
Dit. Pengelolaan Jaringan dan
informasi
Dit. Pengelolaan Dokumen dan Arsip
kepegawaian I
Dit. Pengelolaan Dokumen dan Arsip
kepegawaian II
Dit. Pengendalian Kepegawaian I
Dit. Pengendalian Kepegawaian II
Dit. Pengendalian Kepegawaian II
KANREG
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB IV
PEMBAHASAN
A. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969.
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo. Undang-Undang Nomor 43
Tahun 1999.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 jo. Peraturan Pemerintah
Nomor 1 Tahun 1994.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003.
5. Keputusan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2003 jo. Peraturan Kepala BKN
Nomor 10 Tahun 2010.
6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2010.
B. PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN
PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI
PENSIUN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA.
Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara
menerbitkan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil Golongan IV/b ke
bawah. Dalam prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun Pegawai Negeri Sipil
yang berhak memberikan pensiun adalah pejabat yang berwenang atau yang
bersangkutan atas permintaan pegawai yang telah ditentukan di bawah
pengawasan dan koordinasi Badan Kepegawaian Negara.
Dalam penerapan prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun, penulis
menggunakan informasi dari staff yang bekerja di Subdirektorat Administrasi
Pensiun Badan Kepegawaian Negara sebagai sumber data primer.
Berdasarkan dasar hukum di atas, prosedur penerbitan Surat Keputusan
pensiun pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara
sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1. Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang
bersangkutan.
2. Penginputan data melalui Mail Tracking.
3. Pembuatan konsep.
4. Pencetakan dan Penomoran Surat Keputusan.
5. Proses akhir Surat Keputusan.
Dalam bab pembahasan ini, setiap tahap prosedur terjadi proses
pengendalian dan pengagendaan. Pengagendaan berfungsi sebagai catatan pribadi
setiap staff yang mengerjakan tahap tersebut. Berikut ini akan dijelaskan lebih
jelas tentang prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun pada Subdirektorat
Administrasi Badan Kepegawaian Negara antara lain :
1. Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang
bersangkutan.
Berkas yang diterima oleh Subdirektorat Administrasi Pensiun dapat
dikirim melalui pos dan penghubung dari instansi yang datang langsung ke
Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara. Berkas yang
melalui pos diterima oleh bagian umum Badan Kepegawaian Negara dan
kemudian langsung didistribusikan ke Subdirektorat Administrasi Pensiun.
Setelah selesai mengirimkan berkas dari instansi yang bersangkutan melalui
penghubung, maka penghubung menerima tanda terima yang berfungsi sebagai
bukti bahwa berkas tersebut sudah diterima oleh Subdirektorat Administrasi
Pensiun Kepegawaian Negara.
Dalam tahap ini, Kepala Subdirektorat Administrasi Pensiun yang
menerima berkas tersebut mengagendakan berkas tersebut dengan menggunakan
Formulir Pengendalian Berkas Masuk dan Keluar.
Adapun berkas tersebut terdiri antara lain:
- Surat pengantar usul pensiun dari instansi.
- Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP).
- Salinan/fotocopy SK CPNS/PNS.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
- Salinan/fotocopy sah SK pangkat terakhir.
- Salinan/fotocopy sah surat nikah.
- Salinan/fotocopy sah Akta Kelahiran anak.
- Salinan/fotocopy sah Daftar Keluarga.
- Pas Photo ukuran 4 x 6 sebanyak 5 (lima) lembar.
- Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) tahun terakhir.
- Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat
sedang atau berat 1 (satu) tahun terakhir.
- Surat keterangan kematian dari Kepala Kelurahan/Desa/Camat.
- Surat keterangan janda/duda dari Kepala Kelurahan/Desa/Camat.
- Surat Pernyataan Tewas yang ditetapkan oleh Kepala Badan
Kepegawaian Negara.
Berkas tersebut diterima pertama kali oleh Kepala Seksi Administrasi
Pensiun A dan B. Penetapan Seksi Administrasi A dan B adalah berdasarkan
pembagian masing-masing beban tugas sesuai dengan instansi yang telah
ditentukan. Dari Kepala Seksi Administrasi A dan B, berkas tersebut
didistribusikan kepada staff sesuai instansi yang dipegangnya masing-masing.
Berkas yang sudah diterima oleh masing-masing staff dikendalikan
menggunakan lembar kendali. Lembar kendali adalah sebuah lembar kertas yang
berisikan daftar berkas yang harus diisi dengan tujuan memudahkan pekerjaan.
Sebelum mengendalikan berkas, staff Seksi Administrasi A dan B mempunyai
tugas mengagendakan berkas tersebut dengan menggunakan Formulir Penerimaan
dan Pendistribusian Berkas Pensiun.
Sebagai sumber data, penulis menanyakan kepada Bapak Muji. Beliau
mengendalikan berkas masuk dari instansi Departemen Kesehatan dan
Departemen Pertanian.
Sebagaimana dikatakan oleh Bapak Muji, staff Subdirektorat Administrasi
Pensiun Badan Kepegawaian Negara, bahwa:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Ketika berkas masuk, saya mengendalikan berkas tersebut menggunakan
lembar kendali. Tugas saya hanya mengecek sesuai berkas yang ada. Masalah
ketidaklengkapan berkas, itu semua diselesaikan di bagian teknis. Jika berkas
tidak lengkap, maka berkas tersebut tidak menjadi konsep yang selanjutnya akan
menjadi Surat Keputusan”.
(wawancara tanggal 02 Februari 2011).
Tabel 4.1 Pembagian instansi Seksi Administrasi A dan B
Sumber: Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara
No Seksi Administrasi Pensiun A Seksi Adminitrasi Pensiun B
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
- Dep. Agama
- Dep. ESDM
- Setjen DPR
- BKN/BULOG
- LEMIGAS
- BNPB
- Dep. Perhub
- Dep. KEPRI
- MENPORA
- WANTANAS
- BATAN
- Dep. KOMINFO
- TVRI
- DO Sumut
- DO DKI
- DEPDIKNAS
- BPKP
- BNN
- Dep. Perdagangan
- Kejaksaan Agung
- PERPUSNAS
- LAPAN
- DO NTB
- Menko
POLHUKKAM
- Menko Perekonomian
- Menko KESRA
- Menneg Perumahan
Rakyat
- Menneg
Pembangunan Daerah
Tertinggal
- Dep. Pertahanan
- Kepolisian RI
- LAN
- DO Sulsel
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
- MPR
- DO Aceh
- DO Banten
- DO Sumbar
- MA
- PU
- BMKG
- BAPETEN
- Dep. Kel. Per
- DO Riau
- DO Jateng
- DO Babel
- BKKBN
- DEPNAKER
- BNP2TKI
- MK
- KOMNAS HAM
- BSN
- BAKOSURTANAL
- Dep. Hut
- DO Lampung
- DO Sultengg
- Dep. Dalam Negeri
- Lembaga Sandi
Negara
- KPU
- DO Gorontalo
- Menneg Sekretariat
Negara
- Dep. Perindutrian
- LIPI
- Lemhannas
- DO Sulut
- Dep. Hukum dan
HAM
- DO Kalbar
- DO Kalteng
- DO Kalsel
- DO Kaltim
- Menneg Riset dan
Teknologi
- Dep. Keuangan
- BASARNAS
- DO Sulteng
- DO Maluku Utara
- DO Maluku
Dalam tahap ini, terjadi hambatan yang dapat memperlambat penerbitan.
Seperti berkas ada yang tertukar atau bercampur berkas yang lain yang tidak
sesuai instansi. Hal ini terjadi karena adanya ketidaktelitian pegawai dalam
menerima berkas. Untuk mengatasi hambatan tersebut diperlukan ketelitian lebih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
dalam tahap penerimaan berkas. Sebelum berkas lain dari instansi lain datang,
lebih baik berkas yang sudah masuk sebelumnya langsung diproses ke tahap
berikutnya yaitu pengendalian.
2. Penginputan data melalui Mail Tracking.
Berkas yang sudah dikendalikan oleh Seksi Administrasi Pensiun A dan B
diserahkan kepada staff Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data untuk
dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu penginputan data melalui mail tracking.
Dalam pengagendaan, Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data mengagendakan
berkas menggunakan Formulir Input Mail Tracking dan Pengiriman ke Teknis.
Adapun data yang dimasukkan antara lain:
- Nama
- Tanggal, Bulan dan Tahun Lahir
- Golongan ruang
- Instansi
- Alasan pensiun, Batas Usia Pensiun (BUP) atau meninggal/tewas
Sebagaimana dikatakan oleh Bapak Suranto, Kepala Seksi Perekaman dan
Pemeliharaan Data Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian
Negara, bahwa:
“Mail Tracking adalah kegiatan memasukkan data sesuai berkas instansi
masing-masing menggunakan sistem database Badan Kepegawaian Negara.
Tujuan dari mail tracking adalah sebagai data pertinggal atau arsip yang dimiliki
oleh Subdirektorat Administrasi Pensiun yang suatu saat diperlukan”.
(wawancara pada tanggal 02 Februari 2011).
Dalam tahap ini juga terjadi hambatan. Meskipun sedikit tetapi dapat
menjadi masalah berkelanjutan. Pada proses ini, menurut apa yang dikatakan oleh
Bapak Oman selaku petugas mail tracking:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Hambatan yang kadang terjadi dalam proses mail tracking adalah
ketidakcocokkan data yang ada di komputer dengan data yang akan dicari. Ini
dikarenakan kesalahan awal dalam memasukkan data yaitu ketidaktelitian”. Untuk
mengatasi hambatan ini, diperlukan ketelitian yang lebih tinggi lagi. Oleh karena
itu, staff Subdirektorat Administrasi harus lebih disiplin lagi dalam hal
meningkatkan ketelitian.
Penulis mendapatkan data rekapitulasi penyelesaian mail tracking sebagai
berikut:
Tabel 4.2 Rekapitulasi Penyelesaian Mail Tracking Tahun 2010
Sumber: Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara
Bulan Jumlah Berkas Waktu Proses Waktu Rata-Rata
Proses
Januari 746 2.199 menit 2,94 menit
Februari 786 2.316 menit 2,94 menit
Maret 1072 3166,5 menit 2,95 menit
April 1023 2985,5 menit 2,91 menit
Mei 799 2.345 menit 2,93 menit
Juni 945 2.807 menit 2,96 menit
Juli 862 2.586 menit 3,00 menit
Agustus 850 2.550 menit 3,00 menit
September 540 1.620 menit 3,00 menit
Oktober 851 2.553 menit 3,00 menit
November 769 3.720 menit 4,83 menit
Desember 676 3.317 menit 4,90 menit
Jumlah 9.919 32.165 menit 3,24 menit
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. Pembuatan konsep.
Berkas yang sudah dikendalikan dan di mail tracking kemudian dikirim ke
bagian teknis untuk diproses lebih lanjut. Teknis adalah tempat mencocokkan data
menggunakan database yang ada dan dicocokkan tanpa ada kesalahan. Berkas
yang sudah lengkap semua diringkas menjadi sebuah konsep. Konsep adalah
ringkasan dari berkas yang diterima.
Sebagai informan tentang konsep, penulis menanyakan kepada Ibu Tri
Murning sebagai Kepala Seksi pensiun I.
Cara pengisian data untuk pembuatan konsep adalah sebagai berikut:
a. Nama, NIP, Tanggal Lahir dilihat berdasarkan berkas CPNS dan SK
terakhir.
b. Unit Kerja dilihat berdasarkan Surat Usulan yang di dalam surat tersebut
terdapat nama instansi.
c. Pangkat/Golongan Ruang/TMT lama dan baru dilihat berdasarkan SK
terakhir.
d. Masa Kerja Golongan lama dan baru dihitung dengan cara TMT baru –
TMT lama + TMT Surat Keputusan (SK) terakhir.
e. Gaji Pokok lama dan baru dilihat berdasarkan Peraturan Badan
Kepegawaian Negara Nomor 14 Tahun 2011 tentang petunjuk teknis
penetapan pensiun pokok pensiunan PNS dan janda/dudanya.
f. Masa Kerja Pensiun dihitung dengan cara Batas Usia Pensiun – CPNS +
Masa Kerja Golongan.
g. Berhenti akhir bulan dilihat berdasarkan Batas Usia Pensiun.
h. Pensiun TMT dilihat berdasarkan 1 bulan sesudah Batas Usia Pensiun.
i. Pensiun pokok dilihat berdasarkan Peraturan Badan Kepegawaian Negara
Nomor 4 Tahun 2011.
j. Data Isteri/Suami dilihat berdasarkan berkas Akta Nikah.
k. Data Anak dilihat berdasarkan berkas Akta Kelahiran Anak.
l. Alamat dilihat berdasarkan DPCP.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Jika terjadi ketidaklengkapan berkas, maka berkas tersebut tidak dapat
diproses menjadi konsep. Badan Kepegawaian Negara akan mengkonfirmasi
kepada instansi yang bersangkutan untuk meminta berkas yang kurang dengan
mengirimkan surat permintaan bahan kelengkapan pensiun.
Bentuk konsep dibedakan menjadi 4 antara lain:
- Model DIII.a, untuk Batas Usia Pensiun Kenaikan Pangkat Pengabdian
(KPP).
- Model DIII.b, untuk Meninggal Dunia Kenaikan Pangkat Pengabdian
(KPP).
- Model DIII.c, untuk Batas Usia Pensiun Non Kenaikan Pangkat
Pengabdian (KPP).
- Model DIII.d, untuk Meninggal Dunia Non Kenaikan Pangkat Pengabdian
(KPP).
4. Pencetakan dan Penomoran Surat Keputusan.
Konsep yang sudah jadi dikembalikan ke bagian Subdirektorat
Administrasi, kemudian dikendalikan oleh Seksi Perekaman dan Pemeliharaan
Data. Dalam tahap ini, staff Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data
mengagendakan konsep menggunakan Formulir Penerimaan Konsep dan Hasil
Pencetakan Surat Keputusan Pensiun.
Data dari konsep tersebut dimasukkan melalui komputer dan diproses
untuk dilakukan penomoran Surat Keputusan secara otomatis. Setelah dilakukan
penomoran, proses selanjutnya adalah pencetakan Surat Keputusan dengan
menggunakan printer dan kertas Surat Keputusan.
Dalam pencetakan, kertas Surat Keputusan pensiun dapat dibedakan
menjadi 4 macam warna, antara lain:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
a. Warna hijau, digunakan untuk Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil yang
mendapatkan Kenaikan Pangkat Pengabdian (KPP).
b. Warna merah, digunakan untuk Surat Keputusan janda/duda yang
mendapatkan Kenaikan Pangkat Pengabdian (KPP).
c. Warna biru, digunakan untuk Surat Keputusan yang tidak mendapatkan
Kenaikan Pangkat Pengabdian (KPP).
d. Warna merah muda, digunakan untuk Surat Keputusan janda/duda yang
tidak mendapatkan Kenaikan Pangkat Pengabdian (KPP).
Setelah dilakukan proses pencetakan, staff mengagendakan Surat
Keputusan pensiun yang sudah dicetak tersebut dengan menggunakan Formulir
Pencetakan Surat Keputusan
Dalam tahap pencetakan tersebut terdapat beberapa hambatan, antara lain:
1. Kesalahan dalam pencetakan kertas Surat Keputusan. Untuk mengatasi hal
tersebut, dibutuhkan persediaan kertas Surat Keputusan yang lebih banyak.
Hal ini terjadi karena ketidaktelitian staff dalam proses pencetakan. Kertas
Surat Keputusan pensiun yang salah dikumpulkan ke dalam kardus.
2. Masalah teknologi misalnya pemadaman lampu. Pihak Badan
Kepegawaian Negara sudah mengatasi hal tersebut dengan memasang
jetset sebagai listrik cadangan.
5. Proses akhir Surat Keputusan.
Proses akhir Surat Keputusan meliputi penempelan foto, pemberian cap,
penandatangan dan pengiriman kembali kepada instansi yang bersangkutan.
Surat Keputusan pensiun yang sudah dicetak tersebut, masing-masing
dikembalikan ke bagian teknis dengan melampirkan surat pengantar yang dibuat
oleh Subdirektorat Administrasi. Di bagian teknis, terdapat Seksi Pensiun I untuk
menangani Departemen. Seksi Pensiun II menangani Non Departemen. Seksi
Pensiun III menangani pejabat negara.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Surat Keputusan pensiun tersebut harus ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang. Untuk Pegawai Negeri Sipil golongan ruang III/d ke bawah, Surat
Keputusan ditandatangani oleh Kepala Seksi Pensiun, sedangkan Pegawai Negeri
Sipil golongan ruang III/d ke atas, Surat Keputusan ditandatangani oleh Kepala
Direktorat Pensiun. Untuk pejabat negara, penerbitan Surat Keputusan pensiun
Pegawai Negeri Sipil golongan ruang IV/c ke atas dilakukan di Sekretariat Negara
dan ditandatangani oleh Presiden.
Sebagaimana yang dikatakan oleh Ibu Tri Murning sebagai Kepala Seksi
Pensiun I bahwa:
“Surat Keputusan yang sudah jadi perlu ditempel foto, diberi cap,
ditandatangani dan diposkan kembali”.
(wawancara 02 Februari 2011).
Pengeposan Surat Keputusan yang sudah jadi dilakukan oleh staff
Subdirektorat Administrasi, sedangkan penempelan foto, pemberian cap, dan
penandatanganan dikerjakan oleh bagian teknis. Untuk pengembalian Surat
Keputusan pensiun yang sudah jadi, bisa juga diambil melalui pemohon langsung
atau penghubung dari instansi yang bersangkutan. Pada saat pengambilan,
pemohon atau penghubung akan menerima tanda bukti pengambilan surat sebagai
bukti bahwa Surat Keputusan pensiun sudah dikembalikan.
Selain itu, pengembalian Surat Keputusan pensiun dapat dilakukan dengan
pengiriman melalui pos. Jika melalui pos, Surat Keputusan pensiun yang dikirim
adalah:
1. Pemohon yang bersangkutan.
2. PT. Taspen.
3. Kepala Kantor Pembayaran Pembendaharaan Negara (KPPN).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Penerbitan Surat Keputusan rangkap 8, antara lain:
1. Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan.
2. Instansi yang bersangkutan.
3. Sekretariat Instansi yang bersangkutan.
4. Kantor Pembayaran Pembendaharaan Negara (KPPN).
5. Kantor Verifikasi Pelaksanaan Anggaran.
6. Kantor PT. Taspen.
7. Pertinggal Badan Kepegawaian Negara.
8. Arsip.
Dalam proses akhir ini, staff pengirim mengagendakan Surat Keputusan
pensiun dengan menggunakan Formulir Surat Keputusan Pensiun. Untuk
mengetahui jumlah Surat Keputusan pensiun Pegawai Negeri Sipil yang telah
diterbitkan pada bulan Januari 2011, penulis telah memperoleh data dari
Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara.
Tabel 4.3 Rekapitulasi bulanan penyelesaian penerbitan Surat Keputusan
periode 01 Januari-31 Januari 2011
Sumber: Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara
No Jenis Pekerjaan Jumlah Penyelesaian Sisa
1 Penetapan SK pensiun PNS IV/b ke
bawah
1.134 570 564
2 Penetapan SK pensiun janda/duda
PNS IV/b ke bawah
116 79 37
3 Perbaikan SK pensiun - - -
4 Pertimbangan teknis pensiun PNS
IV/c ke atas
1.692 904 788
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Gambar 2 Ilustrasi Prosedur Penerbitan Surat Keputusan pensiun.
Sumber: Badan Kepegawaian Negara
Tidak memenuhi Syarat
Menenuhi Syarat
Untuk memperjelas hasil pembahasan ini, penulis mendapatkan informan
Pegawai Negeri Sipil yang bernama Bapak Pramono. Beliau menjelaskan kepada
penulis tentang prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun yang ia peroleh dari
instansinya. Adapun prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun sebagai
berikut:
1. Pengajuan permohonan pensiun.
Sebelum pengajuan permohonan pensiun, Badan Kepegawaian Negara dan
instansi yang bersangkutan telah mengirimkan surat pemberitahuan mengenai
berakhirnya masa kerja atau batas usia pensiun dan diberi batas waktu sekitar 3
bulan untuk mengurus semua urusan administrasinya. Langkah pertama kali yang
ia lakukan adalah mengajukan permohonan pensiun melalui Kepala instansi yang
bersangkutan dengan menyertakan lampiran-lampiran sebagai syarat-syarat yang
telah ditentukan Badan Kepegawaian Negara.
Berkas Pengendalian dan Pengagendaan
Konseptor
Check Database
Penomoran dan
Pencetakan SK
Foto dan TTD Pengiriman
End
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Adapun lampiran tersebut antara lain:
- Surat pengantar usul pensiun dari instansi.
- Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP).
- Salinan/fotocopy Surat Keputusan CPNS/PNS.
- Salinan/fotocopy sah Surat Keputusan pangkat terakhir.
- Salinan/fotocopy sah surat nikah.
- Salinan/fotocopy sah Akta kelahiran anak.
- Salinan/fotocopy sah Daftar Keluarga.
- Pas Photo ukuran 4 x 6 sebanyak 5 (lima) lembar.
- Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) tahun terakhir.
- Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang
atau berat dalam 1 (satu) tahun terakhir.
- Surat keterangan kematian dari Kepala Kelurahan/Desa/Camat.
- Surat keterangan janda/duda dari Kepala Kelurahan/Desa/Camat.
- Surat pernyataan tewas yang ditetapkan oleh Kepala Badan
Kepegawaian Negara.
2. Proses Awal Surat Keputusan Pensiun.
Setelah seluruh persyaratan diserahkan kepada Kepala instansi yang
bersangkutan, maka langkah selanjutnya adalah menyerahkan berkas tersebut ke
Badan Kepegawaian Negara dengan menggunakan pos atau penghubung yang
datang langsung ke Badan Kepegawaian Negara. Tetapi jika pemohon atau
instansi tersebut berasal dari daerah luar atau yang bukan regional Jakarta
misalnya Kabupaten Sukoharjo, maka berkas tersebut dikirim kepada Bupati
melalui Badan Kepegawaian Daerah, yang selanjutnya akan dikirim ke Badan
Kepegawaian Negara untuk diproses.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. Proses Akhir Surat Keputusan Pensiun.
Berkas yang sudah lengkap selanjutnya diproses menjadi Surat Keputusan
pensiun. Proses penerbitan Surat Keputusan pensiun dilakukan di Badan
Kepegawaian Negara. Penerbitan Surat Keputusan pensiun Pegawai Negeri Sipil
golongan IV/b ke bawah batas usia pensiun dan meninggal dunia yang berwenang
adalah Badan Kepegawaian Negara, sedangkan untuk Pegawai Negeri Sipil
golongan IV/c ke atas yang berwenang adalah Presiden. Untuk pembahasan
prosedur penerbitan Surat Keputusan yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian
Negara sudah dibahas di atas.
4. Pemberian Surat Keputusan Pensiun.
Surat Keputusan pensiun yang sudah jadi, dikirim kembali kepada Badan
Kepegawaian Daerah. Badan Kepegawaian Daerah kemudian menyerahkan
kembali Surat Keputusan pensiun yang sudah terbit kepada instansi yang
bersangkutan atau pemohon langsung.
Sebagaimana dikatakan oleh Bapak Pramono, bahwa:
“Karena saya berasal dari regional Jakarta, maka saya mengajukan
permohonan pensiun tidak melalui Bupati maupun Badan Kepegawaian Daerah.
Saya mengajukan permohonan pensiun saya kepada Kepala instansi yang
bersangkutan dan kemudian langsung dikirim ke Badan Kepegawaian Negara”.
(wawancara tanggal 15 Februari 2011).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI NEGERI SIPIL REGIONAL JAKARTA
S
P
E
M
O
H
O
N
KEPALA INTANSI YANG
BERSANGKUTAN
BADAN KEPEGAWAIAN
NEGARA
KEPALA INTANSI YANG
BERSANGKUTAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PROSEDUR PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN PEGAWAI NEGERI SIPIL DILUAR REGIONAL JAKARTA
S
P
E
M
O
H
O
N
KEPALA INTANSI YANG
BERSANGKUTAN BUPATI
BADAN KEPEGAWAIAN
NEGARA
BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH
BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
C. HAMBATAN DALAM PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN
PADA SUBDIREKTORAT ADMINISTRASI PENSIUN BADAN
KEPEGAWAIAN NEGARA
Dalam pelaksanaan prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun ini tentu
tidak terlepas dari suatu kendala atau hambatan yang dapat menghambat terbitnya
Surat Keputusan tersebut. Adapun hambatan-hambatan yang dihadapi oleh
Subdirektorat Administrasi Pensiun dalam memproses Surat Keputusan pensiun
para Pegawai Negeri Sipil, antara lain:
1. Dalam proses penerimaan berkas dari instansi yang bersangkutan,
hambatan yang terjadi adalah berkas tertukar atau tercampur dengan
instansi yang lain, sedangkan hambatan yang terjadi pada pengendalian
berkas adalah ketidaklengkapan berkas yang diterima. Hal ini akan
menghambat proses penerbitan yang akan memerlukan waktu yang lebih
lama.
2. Dalam menginput data melalui mail tracking, hambatan yang terjadi
adalah kesalahan memasukkan data karena tidak teliti. Terkadang ketika
dibutuhkan untuk mencocokkan data, sering terjadi ketidaksesuaian data
yang diperlukan.
3. Dalam proses pencetakan Surat Keputusan, hambatan yang terjadi adalah
masalah teknologi, misalnya terjadi pemadaman listrik.
4. Dalam proses penandatanganan Surat Keputusan, hambatan yang terjadi
adalah ketidakhadiran pejabat yang berwenang untuk menandatanganinya.
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam prosedur
penerbitan Surat Keputusan pensiun masih terdapat hambatan-hambatan yang
dilakukan oleh pemohon, instansi dan Badan Kepegawaian Negara, sehingga
dapat memperlambat terbitnya surat tersebut. Oleh karena itu, agar proses ini
dapat berjalan dengan lancar, maka harus ada suatu kerjasama yang baik antara
pemohon dengan instansi yang bersangkutan serta Badan Kepegawaian Negara,
sehingga pelayanannya dapat dijalankan dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Dengan adanya kerjasama yang baik, maka prosedur penerbitan Surat
Keputusan pensiun tersebut akan berjalan dengan baik, lancar dan tepat waktu,
sehingga dapat menciptakan kepuasan bagi pemohon dan instansi yang
bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan bab-bab yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat
mengambil suatu kesimpulan bahwa Prosedur penerbitan Surat Keputusan
pensiun yang terjadi pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan
Kepegawaian Negara antara lain:
1. Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang
bersangkutan.
Berkas dari instansi dikirim kepada Subdirektorat Administrasi Pensiun
Badan Kepegawaian Negara dapat melalui pos dan penghubung. Berkas pertama
kali di terima oleh Kepala Admnistrasi Pensiun A dan B kemudian berkas tersebut
didistribusikan ke masing-masing staff menurut instansi yang telah ditentukan
untuk dikendalikan dan diagendakan. Staff mengendalikan berkas tersebut
menggunakan lembar kendali. Selain pengendalian, staff juga harus
mengagendakan berkas tersebut dengan menggunakan formulir Formulir
Penerimaan dan Pendistribusian Berkas Pensiun.
2. Penginputan data melalui mail tracking.
Berkas yang sudah dikendalikan oleh Seksi Administrasi Pensiun A dan B
diserahkan kepada staff Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data untuk
dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu penginputan data melalui mail tracking.
Dalam pengagendaan, Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data mengagendakan
berkas menggunakan Formulir Input Mail Tracking dan Pengiriman ke Teknis.
Mail Tracking adalah kegiatan memasukan data sesuai berkas instansi masing-
masing menggunakan sistem database Badan Kepegawaian Negara.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. Pembuatan konsep.
Berkas yang sudah dikendalikan dan di mail tracking, dikirim ke bagian
teknis untuk diproses lebih lanjut. Teknis adalah tempat mencocokan data
menggunakan database yang ada dan dicocokan tanpa ada kesalahan. Berkas
yang sudah lengkap semua diringkas menjadi sebuah konsep. Konsep adalah
ringkasan dari berkas yang diterima.
Jika terjadi ketidaklengkapan berkas maka berkas tersebut tidak dapat
diproses menjadi konsep. Badan Kepegawaian Negara akan mengkonfirmasi
kepada instansi yang bersangkutan untuk meminta berkas yang kurang dengan
mengirimkan surat permintaan bahan kelengkapan pensiun.
4. Pencetakan dan penomoran Surat Keputusan.
Konsep yang sudah jadi dikembalikan ke bagian Subdirektorat
Administrasi, kemudian dikendalikan oleh Seksi Perekaman dan Pemeliharaan
Data. Data dari konsep tersebut dimasukan melalui komputer dan diproses untuk
penomoran Surat Keputusan pensiun secara otomatis. Proses selanjutnya adalah
pencetakan Surat Keputusan yang sudah ada nomornya dengan menggunakan
printer.
5. Proses Akhir Surat Keputusan.
Proses akhir ini terdiri dari penempelan foto, pengecapan, penandatangan,
dan pengiriman Surat Keputusan yang sudah jadi. Penempelan foto, pengecapan,
dan penandatanganan dilakukan di bagian teknis sedangkan pengiriman Surat
Keputusan yang sudah jadi dilakukan di Subdirektorat Administrasi. Surat
Keputusan pensiun tersebut harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
B. Saran
Berdasarkan hambatan dalam penerbitan Surat Keputusan pensiun yang
terjadi pada Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara,
penulis dapat memberikan saran yang dapat bermanfaat mengatasi permasalahan
yang timbul antara lain :
1. Dalam proses penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari intasni
diharapkan petugas yang menerima dapat telih teliti memeriksa berkas
sesuai intansi.
2. Masalah ketidaklengkapan berkas, saran yang dianjurkan adalah adanya
informasi yang jelas antara pemohon dan instansi yang bersangkutan
tentang syarat-syarat apa saja yang telah ditentukan Badan Kepegawaian
Negara untuk penerbitan Surat Keputusan. Misalnya Instansi meberikan
pengarahan atau sosialisasi kepada pemohon yang akan pensiun.
3. Saran dalam mengatasi hambatan yang terjadi dalam proses mail tracking
adalah lebih teliti lagi dan dilakukan berulang-ulang lagi.
4. Teknologi yang modern dapat mempelancar penerbitan Surat Keputusan.
Seperti pemasangan jetset untuk listrik cadangan ketika terjadi
pemadaman listrik.
Recommended