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Digital RoadmapDie digitale Roadmap mit SAP S/4 HANA und SAP Ariba
Sebastian Luecke, innogy SEBaden-Baden, 01. Oktober 2019
SAP INFOTAG FÜR DEN EINKAUF 2019
Überblick innogy SECorporate Procurement
Agenda
1
Transformation der Einkaufsprozesse zu SAP S/4HANA for central procurement
2
End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesslandschaft mit SAP Ariba
3
Optimierung der Geschäftsprozesse mit SAP Process Mining by Celonis
4
3
* bezogen auf das Beschaffungsvolumen 2018
Konzerngesellschaften in 7 Ländern
4,6 Mrd. € Beschaffungsvolumen in 2018
3,3 %* Einkaufsergebnis in 2018
480 Mitarbeiter an > 30 Standorten
Ziel Einkaufsergebnis für 2018: 3,0%
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Zahlen und Fakten innogy Corporate ProcurementÜberblick innogy SE Corporate Procurement
Konzern-Einkaufsstrategie
Wir erzielen wiederkehrend jährlich ein Einkaufsergebnis in Höhe von 3 % und leisten damit einen nachhaltigenWertbeitrag für den Konzern
Wir bauen die internationale Zusammenarbeit durch
Förderung des internationalenCategory Managements
zielorientiert aus
Wir beschränken den Anteiladministrativer Arbeit durch Weiterentwicklung der Automatisierung auf ein Minimum und fokussieren unsere Ressourcen auf strategische Einkaufsthemen
Wir richten uns flexibel auf die geänderten Rahmen-
bedingungen unserer Kunden und der Märkte aus und
erweitern damit den Kunden-und Lieferantenfokus
4innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Überblick innogy SE Corporate Procurement
77,3 83
0
50
100
2017 2018
44,4 42,3
0
50
100
2017 2018
19,0 23,5
0
50
100
2017 2018
51,0 55,0
0
50
100
2017 2018
790900
0
1.000
2017 2018
1 2018 eAuction ohne UKOrder items (k) Active vendors
Germany: 89 % Germany: 76 %82 % of all transactions via SUS
Quota of automatic order items (in %)
eRFx (electronic tenders) (in %) eAuction (in %)1
Supplier Portal (SUS) Electronic invoice quote (in %)
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 5
700 640
Automatisierungs-KPIs Corporate ProcurementÜberblick innogy SE Corporate Procurement
720,0900,0
0
500
1000
2017 2018
Catalogue quote (in k order positions)
2000 2010 Heute
UpgradeSRM 7.01
IPOinnogy SE
Exemplary milestones
Entwicklung Corporate Procurement
Celonis
SAP S/4 HANA SAP Ariba
Carve-outAmprionIntegration
Essent NL
CategoryManagement
EinführungSAP SLC
EinführungSAP SUS SAP BW/4
Hana
International Sourcing Teams
IntegrationnPower UK
eTendermyFutura
eSourcingPortumEinführung
SAP SRM
Übernahme durch E.ON
RPA
Fusion RWE und VEW
Zentralisierung / Internationalisierung
Überblick innogy SE Corporate Procurement
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 6
Transformation der Einkaufsprozesse zu SAP S/4HANA for central procurement
▪ bereinigt die Systemstrukturen (einschließlich der Trennung von innogy und RWE im SAP-Kernbereich)
▪ bringt die Systemlandschaft der innogy technologisch auf den neuesten Stand(SAP S/4 HANA)
▪ standardisiert und optimiert die Unternehmensprozesse
▪ schafft die notwendigen Voraussetzungen für weitere, wesentliche Effizienzsteigerungen
8
Motivation
▪ Die durch die Trennung von RWE/innogygeschaffenen Konzernstrukturen sind in der heutigen System- und Prozesslandschaft nicht sachgerecht abgebildet
▪ Daraus resultierten erhebliche Ineffizienzen in den Finanzprozessen sowie substanzielle Risiken für Qualität und Compliance, vor allem auch im steuerlichen Bereich
▪ Die SAP-Systeme stehen zudem am Ende ihres Lebenszyklus und müssen bis zum Auslaufen der Wartungsunterstützung abgelöst sein
Ziele
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Mit SAP S/4HANA wurde der neue SAP-Standard alsBasis bei der innogy SE implementiert und ausgerollt
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
9
Product Owner
SAP Solution Architect
Sprint Team
Product Manager(Workstream-Lead)
Insgesamt gibt es 17 Sprint-Teams
• Accounting, Finance & Tax
• Controlling
• Procurement
• Retail Integration
• RenewablesIntegration
• Real Estate & Infrastructure
Sprint Team
7
3
2
2
1
2
QuerschnittsfunktionenSolution Manager
PE Services
WS/WP Schulung Architecture Identity Mgmt.
Dokumenten-mgmt.
Analytics/ BI
Migration
Nutzung der agilen SAP Activate Methodik mit > 200 Projektmitarbeitern aufgeteilt in 17 Sprint Teams
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
10
Die Projektsteuerung, Dokumentation und Freigabe erfolgte zentral mit dem SAP Solution Manager…
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Im Workstream Procurement wurden mehr als 100 Work items erfolgreich abgearbeitet….
Alle Anforderungen wurden konsistent im Solution Manager nachgehalten und dokumentiert…
In der Explore Phase wurden alle Anforderungen in ein PO Backlog überführt und durch die PL geprüft
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
In 4 Waves und 12 Sprints zum erfolgreichen Go-Live am 01.01.19
Durch die direkte Einbindung von neuen Technologien ergeben sich innovative Prozessverbesserungen…
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 11
Testversion für Bestellanforderer ohne komplexe Dienstleistungen
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Digitale Transformation durch die Migration von SAP SRM zu SAP S/4 HANA for Central Procurement und SAP Ariba
As-Is Scenario Future Scenario
Phase-out Go-Live
Exemplarische Darstellung der Systeme aus Sicht von Corporate Procurement für die zentrale Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen über mehrere ERP Systeme (z.B. KP1, EP5 und ab 2019 IP4).
innogy Lieferantenportal
12
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Functional Fit (+)
• Harmonisierung von mehreren aktuellen Teilprozessen und unterschiedlichen Systemen in der Ariba Suite möglich.
• Hohe applikationsübergreifende Integration mit angrenzenden Funktionen in die IT-Landschaft.
• Einheitlicher Systemeinstieg für den Lieferanten und Kunden bei P2P Prozessen - End-to-End Sicht.
• Bereitstellung innovativer Methoden und Werkzeuge (AI), mit den neuesten Markttrends sowie Risikobewertungen.
• Agile IT Architektur durch Central HUB Szenario bei zukünftigen ERP Strukturveränderungen .
• Modularer Aufbau ermöglichtflexible Vertragsgestaltung.
Das KEP ermöglicht einen zentralen Zugriff sowie die Bearbeitung von Einkaufsbelegen auf allen Systemen
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Zentrale Bedarfsbearbeitung ALE
• Bearbeitung Bestellanforderungen
• Anlage und Freigabe Bestellungen
• Anlage, Freigabe und Verteilung von Konzernrahmenverträgen
Zentrale Analysen und Kennzahlen
• Zentrale Einsparsystematik
• Durchführung Spend Analysen
• Darstellung TOP Kennzahlen
KEP – Verbindung zu allen Einkaufssystemen
SAP ERP SAP ERP SAP ERP
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 13
SAP SRM SAP BW
...Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
“Änderung der Kreditorenlogik durch Nutzung des MDG SAP Standard
Geschäftspartner beachten"
“Design und Priorisierung von Prozessen, in Anbetracht von Roll-out Kritikalität und
Kapazitätsauslastung in den Sprints“
“Schulung der Work und Sprint Teams in der neuen agilen
Projektmethodik“
„Kommunikation, u.a. Einbindung von Multiplikatoren, die die Einführung neuer Technologien vorantreiben“
14innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Digital Roadmap mit SAP S/4 HANA
“Projekt vs. Tagesgeschäft, Abstimmung zu Kapazitäten und Kalendermanagement“
“Integration von Schnittstellen, Abstimmungen zu div. MM Stammdaten, UAT Planung und
Berechtigungsmanagement nicht unterschätzen"
„Eindeutige Zielarchitektur kann Doppelarbeiten vermeiden “
„Abstimmung zu Migrationskonzept, -
werkzeug und Umfang”
End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesslandschaft mit SAP Ariba
16innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Entwicklung einer Digital Procurement RoadmapDigital Roadmap mit SAP Ariba
Start: Die Digitalisierungwird die Beschaffung funktional (Prozesse),
organisatorisch, als auch technisch (IT) beeinflussen
Vision: Corporate Procurement ist Pionier und Benchmark Leader bei der
Einführung digitaler Fähigkeiten und Technologien
Ziel: Entwicklung einer Digital Roadmap in Corporate Procurement, um die
Digitalisierung strategisch voranzutreiben
17
Die aktuelle Systemlandschaft in Corporate Procurement ist fragmentiert und besteht aus Software Einzellösungen
Procurement Connect (MS SharePoint)
Strategic Processes
Purchasing StrategyDemand
ManagementCommodity Portfolio
ManagementSupply Market
AnalysisMake-or-Buy
Operational Processes
Requisition Request
Ordering/Asset Creation
Order Confirmation/
Tracking
Order Delivery,Receipt
Invoice Check,Payment
Claim Management
SAP SRM BE
SAP R/3
SAP SRM CCM
TacticalProcesses
Demand SpecificationForward
Sourcing/RfXNegotiation
Contract Management
Supplier Management
SAP SLC
SAP R/3
myFutura
Portum
SAP R/3
SAP SRM epos (Mercateo) SAP SUS
SAP SUS
Phase-out 2018
Xpertselect VMS
SAP R/3
Tradeshift
Digital Roadmap mit SAP Ariba
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
▪ bereinigt die Systemstrukturen (einschließlich der Trennung von innogy und RWE im non-ERP Bereich)
▪ bringt die Systemlandschaft von Corporate Procurement technologisch auf den neuesten Stand und optimiert die Beschaffungsprozesse
▪ reduziert Schnittstellen und bietet eine Standardintegration der operativen und taktischen Beschaffungsprozesse
▪ schafft die notwendigen Voraussetzungen für weitere, wesentliche Effizienzsteigerungen
Motivation und Zielsetzung für SAP AribaZieleMotivation
▪ Die Systemlandschaft von Corporate Procurement hat eine solide Prozess- und Systemreife erreicht (Benchmark).
▪ Einzelne IT-Systeme werden bereits nicht mehr weiterentwickelt und die Standardwartung endet.
▪ OnPremise vs. IT Cloud Strategie: Mittelfristige Transformation der Systemlandschaft in die Cloud
▪ Die interne Weiterentwicklung von Systemen und Prozessen ist nicht effektiv (Make vs. Buy) .
▪ Die derzeitigen IT-Systeme können neue effiziente Technologien zur Prozessautomatisierung nicht unterstützen.
Digital Roadmap mit SAP Ariba
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 18
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End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozessemit SAP Ariba integriert in SAP S/4 HANA…
Category Management Platform
Strategic Process Purchasing StrategyDemand
ManagementCommodity Portfolio
ManagementSupply Market
AnalysisMake-or-Buy
Operational process
RequisitionRequest
Ordering/Asset Creation
Order Confirmation/
Tracking
Order Delivery,Receipt
Invoice Check,Payment
Claim Management
Tactical Process Demand Specification Sourcing/RfX NegotiationContract
ManagementSupplier
Management
myFutura (GAEB)*
Source-to-Contract Platform
ERP (incl. interfaces to MDG, BW etc.)
Purchase-to-Pay Supplier Network (incl. Catalogue Platform)
Temp Labour Vendor Management Platform
* Teilweise für Bauleistungen, bis Funktionen in Suite enthalten
Ariba
Ariba
Digital Roadmap mit SAP Ariba
SAP S/4 HANA
Service Entry
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
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Die Ariba Projektorganisation wurde prozessorientiert ergänzt um Integration und Enablement aufgesetzt
SponsorSTEERING / SPONSOR
Steering Co
PROJECT LEAD PROJECT MANAGEMENTMANAGING
Work Stream 1Operational Procurement
Work Stream 2Strategic Procurement
Contract Management
Work Stream 3Integration
Guided Buying
Work Stream 4Internal External
Enablement
Training and Communication
Commerce Automation
eSourcingSupplier and
Risk ManagementE2E
Integration
PMO (extern)
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Digital Roadmap mit SAP Ariba
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Die Ariba Projektplanung beinhaltet mehrere Phasenzur iterativen Implementierung und Integration…
Project Ariba 2019-2021
Design & Realise
Wave 0Jun. 2018 – Dec. 2018
FitGAP Ariba
Explore
Phase 2Jul. 2019 – Dec. 2019
Basic Configuration
Deploy
1 2 3
Sprints
1 2 3UAT
Sprints
1 2 3HIP*
Sprints
Jan. 2020 – Mar. 2020
Integration Test
UAT
Enablement
Hypercare
Implementation Implementation
Phase 1Jan. 2019 – Jun. 2019
Run Hypercare
Implementation
Go-Live 1 01.07.2019
Go-Live 2 01.01.2020
Kick-off 05.02.2019
• Basic Configuration
• Central HUB Implementation
• eSourcing
• Contract Collaboration
• SLP Onboarding
• Integration R/3, S/4 HANA
• Guided Buying
• Commerce Automation
• Supplier Risk
Etc.
Design & Realise Deploy
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Digital Roadmap mit SAP Ariba
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Digitize procedures
Guided Buying
in work
SLPContractsSourcingNetwork
Freitextbestellungen
Katalog-Bestellungen Bestellübermittlung
Bestelländerungen Contract Workflow (Collaborate)
Contract Lifecycle (Monitore) Supplier Qualification
Supplier Onboarding
Scorecards
Integration PR – RfQ – PO / RV
Reverse Auktionen
Freitextanfragen
Anfragen Material
MPA Auktionen
Supplier Performance
Ticker Auktionen
Catalogue buying Commerce Automation Contract ManagementeSourcing (eRfQ, eAuction) Supplier Performance & Risk
Die Abbildung von existierenden Teilprozessen hatbei Implementierung und Roll-out oberste Priorität!
Spot Buy (Anfragen) Auftragsbestätigungen
MDG Integration
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Risk Management
Rechnungsübermittlung
Digital Roadmap mit SAP Ariba
Contract Templates (Create)
eSign Integration
DMS Integration
Integration SAP (monitoring)
Anfragen Dienstleistungen
open
completed
...Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
“Ausreichende Ressourcen für Supplier Enablement und Training einplanen, klare
Zielvorgaben kommunizieren"“Identifizierung und Priorisierung von Prozessen (z.B. Phase-out as-is), Roll-out iterativ planen“
“Cloud vs.OnPremise oder Standard vs. Wunschkonzert, frühzeitiges Change Management bei Product Ownern“
„Kommunikation, u.a. Einbindung von Multiplikatoren, die die Einführung neuer
Technologien vorantreiben“
23innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
Digital Roadmap mit SAP Ariba
“Integration SAP S/4 Central Procurementund SAP Ariba (inkl. CIG) für komplexe
Dienstleistungen kein Standard"
“Integration von Stammdaten (CSV) und Berechtigungsmanagement (z.B. IDM)
Anbindung nicht unterschätzen"
“Realisierung von ‚Quick-wins‘ durch gezielte Verfolgung von Standards"
Optimierung der Geschäftsprozesse mit SAP Process Mining by Celonis
Mit Celonis Process Mining können wir konzernweit Analysen von > 4 Mrd. Informationen durchführen….
SAP Process Mining by Celonis
E2E Prozesse sichtbar machen
Abweichungen und Schwachstellen erkennen
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 25
2 Mio. Bestellpositionen
4 Mrd. Informationen
>350 Viewer
Automatisierungsquote
ManuelleÄnderungen
Nutzung Belegarten
Nutzung Rahmenverträge / FO
Type, Customer, Country
Durchlaufzeiten (Freigabe)
Status Anforderung-en (BANF)
Bestellübermittlung (Type, Channel)
Auftragsbestätigungen
Status Bestellungen
WE/LERF(Type, Channel)
>15KeyUser
eInvoicing(Type, Channel)
Workflow types and cycle time
innogy nutzt Process Mining by Celonis auf Basis von SAP BW/4 Hana, um Transparenz über den gesamten Purchase-to-Pay Prozess zu erhalten
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SAP Process Mining by Celonis
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
SAP BW/4 HANAKonsolidierung der ERP Daten
RPA Prozesse
Existing
In plan
Daily Update
Exemplary analysis Celonis Process Cockpit
Stayinnogized
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