View
216
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
SISTEM INFORMASI SIRKULASI PERPUSTAKAAN BERBASIS JAVA
NETBEANS DI SMP N 1 CAWAS
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh :
Riana Adhi Hananto
08.12.3038
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
INFORMATION SYSTEM LIBRARY MANAGEMENT OF SMP N 1 CAWAS
BASED ON JAVA NETBEANS
SISTEM INFORMASI SIRKULASI PERPUSTAKAAN BERBASIS
JAVA NETBEANS DI SMP N 1 CAWAS
Riana Adhi Hananto
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Development of science in today's times faster in all areas in helping to
work, one of which is the data management of the school library. This temporary library management in SMP 1 Cawas still use manual way
so time consuming and often occur by human error, such as data errors borrowing books, returns etc.
The refore the SMP Library Cawas not have a data processing system is a powerful in formation that can serve the transaction process. Data processing information system share in the form of book data processing, Data processing personnel, Data processing borrower, Return data processing , Late processing. This is especially in need in the era of globalization.
Keyword : Information System Library
1. Pendahuluan SMP N 1 Cawas yang terletak di Kabupaten Klaten merupakan instansi
pemerintah yang bergerak dibidang pendidikan. SMP N 1 Cawas merupakan salah
satu sekolah yang mempunyai siswa yang cukup banyak di Kabupaten Klaten.
Banyaknya minat siswa untuk belajar disekolah ini menuntut pihak sekolah untuk
meningkatkan pelayanan terutama dalam bidang informasi. Untuk mendapatkan
informasi yang tepat dan cepat, memerlukan adanya sistem yang baik. Sistem
informasi perpustakaan pada SMP N 1 Cawas masih menggunakan proses yang
ditangani secara manual, dalam hal ini di temukan beberapa masalah yang timbul
dalam sistem informasi perpustakaaan pada SMP N 1 Cawas. Maka dibutuhkan
sebuah sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan
pengolahan perpustakaan.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan penerapan sistem
informasi di dalam perpustakaan untuk mendukung informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh semua pengguna. Di dalam sistem informasi perpusatakaan ini
berfungsi membantu user agar dapat memanfaatkan perpustakaan dengan mudah,
cepat dan tepat.
2.2 Konsep Basis Data Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda,
peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti
secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol,
sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan
istilah basis data (database) (Ramez 2000).
2.3 Teknik Perancangan Basis Data Teknik Perancangan pada bagian data merupakan salah satu teknik yang
dilakukan guna menghindari problem yang kerap terjadi dalam proses pengolahan
data seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya. Dalam hal ini teknik yang
diterapkan dalam Perancangan basis data ada dua, yaitu normalisasi dan teknik
entity relationship.
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 JAVA
Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan
dapat di jalankan pada berbagai platform sistem informasi.Perkembangan
java tidak berfokus pada satu sistem informasi,tetapi di kembangkan untuk
berbagai sistem informasi dan bersifat open source
2.4.2 NetBeans 6.9
Netbeans sebagai IDE di tunjukan untuk memudahkan program java.
Bulan februari instruktur java dari sun Microsystem mengikuti training untuk
beralih dari pemrograman java ke pemrograman GUI dengan Java Swing
Make over
2.4.3 MySQL 5.1
MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis
data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread,
multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB
membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi
GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah
lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok
dengan penggunaan GPL.
3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Masalah
Analisis masalah adalah tahap dimana kita menganalisa masalah-masalah
yang ada pada sistem lama. Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan
proses penyelesaian masalah dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6
aspek atau biasa disebut dengan Analisis PIECES yaitu : a. Performance (Kinerja),
Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja system informasi
perpustakaan SMP N 1 Cawas selama ini masih bersifat manual sehingga
pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Respon
time, hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota hanya berdasarkan
absen setiap kelasnya masing-masing, pembuatan laporan masih menggunakan
manual. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan
pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan
juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya
perbaikan sistem. Diharapkan system yang akan dibuat dapat mengurangi
masalah – masalah yang terjadi, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dari
hasil kerja yang dilakukan.
b. Information (Informasi)
Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan, dimana
informasi harus mempunyai kualitas (akurat, teratur, relevan, jelas, lengkap) dan
mempunyai nilai informasi. Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang masih
menggunakan system manual dalam menyajikan informasi memiliki beberapa
masalah. Beberapa masalah tersebut menyebabkan informasi yang disediakan
kurang berkualitas. Diharapkan system yang akan dibuat mampu menyelesaikan
data yang diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan
pimpinan dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah
berikutnya. c. Economy (Ekonomi)
Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang masih menggunakan
system manual menyebabkan pembekaan biaya. Ini disebabkan karena dalam
pemrosesasn data serta pembuatan laporan menggunakan kertas, tinta dan alat
tulis lainnya serta buku-buku untuk penyimpanan dokumen sangat boros, karena
sering terjadi kesalahan sehingga tidak dapat digunakan lagi. Maka diharapkan
system yang akan dibuat dapat mengurangi pembengkaan biaya atau penurunan
biaya serta dapat meningkatkan manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan.
d. Control (Kendali)
Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang masih menggunakan
system manual, kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi
kesamaan data. Sistem yang akan dibuat diharapkan tidak ada kesamaan data
dan data lebih aman karena tersimpan dalam file, sehingga dapat meningkatkan
pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang terjadi dan
memperhatikan keamanan data.
e. Efficiency (Efisiensi)
Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang sedang berjalan masih
menggunakan system manual, tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian
dan kemampuan manusia cukup terbatas. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan
dan kesalahan. Untuk itu diharapkan system yang baru dapat mengurangi beban
manusia agar pekerjaanya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan
kebutuhan.
f. Service (Pelayanan)
Di dalam pelayanan Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang sedang
berjalan masih terdapat kelemahan, diantaranya yaitu terjadi antrian atau
anggota harus menunggu lama untuk meminjam dan mengambalikan buku,
karena petugas harus mencatat dalam Buku Data Pinjam dan Buku Data
Kembali serta mencata transaksi di Kartu Anggota. Sistem yang akan dibuat
diharapkan dapat mengatasi masalah diatas, sehingga dapat terciptanya
peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem dan dapat
meningkatkan kepuasan user.
3.2 Analisis Kelemahan Sistem Dalam menganalisa suatu kelemahan yang ada di sistem dapat diidentifikasi
dan dievaluasi dari beberapa segi. Berikut merupkan Analisis Kelemahan Sistem
untuk Sistem Informasi Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang lama dengan
pendekatan – pendekatan sebagai berikut :
1. Volume pekerjaan
Pada sistem yang lama terjadi banyaknya pekerjaan yang dibebankan kepada
karyawan pepustakaan yang dapat mengakibatkan tidak lancarnya sistem
tersebut.
2. Keandalan
Sistem Informasi Perpustakaan yang lama karyawan perpustakaan dalam setiap
pengolahan datanya masih menggunakan manual sehingga tingkat kesalahan
sangat tinggi.
3. Teknologi
Sistem informasi perpustakaan yang lama kurang memanfaatkan teknologi yang
ada. Karena sistem yang lama menggunkan sistem manual dalam setiap
pengolahan datanya.
4. Dokumen (berkas-berkas lama)
Di SMP N 1 Cawas di dalam setiap pengolahan datanya dicata dalam buku,
sehingga didalam pencarian arsip yang lama jika dibutuhkan akan mengalami
kesulitan.
5. Laporan
Sistem Informasi Perpustakaan di SMP N 1 Cawas yang lama, laporan yang
dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi, sehingga kurang bisa
untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Berikut adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya
dilakukan oleh sistem.
a. Sistem dapat melakukan entri data perpustakaan.
b. Sistem dapat melakukan pengolahan data peminjaman buku.
c. Sistem dapat melakukan pengolahan data pengembalian buku.
d. Sistem dapat melakukan pengolahan data pencarian.
e. Sistem dapat mengolah data denda perpustakaan.
f. Sistem dapat melakukan analisa laporan-laporan.
3.4 Analisis Biaya Dan Manfaat a. Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat
diklasifikasi kedalam 4 kategori utama, yaitu:
1) Biaya Pengadaan
Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan
memperoleh perangkat keras.
2) Biaya Persiapan Operasi
Biaya persiapan operasi berhubungan dengan semua biaya untuk membuat
sistem siap untuk dioperasikan.
3) Biaya Proyek
Biaya proyek berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan
sistem termasuk penerapannya.
4) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan
Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan
sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedang biaya perawatan adalah
biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.
b. Komponen ManfaatManfaat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya,
mengurangi kesalahan-kesalahan, meningkatkan kecepatan aktifitas dan
meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.
Tabel 3.1 Rincian Biaya dan Manfaat
c. Metode Biaya Dan Manfaat
I. Biaya-Biaya Thn 0 Thn 1 Thn 2
1. Biaya Pengadaan
a. Biaya Pembelian Hardware 5.693.995
b. Biaya Pembelian Software 861.175
Total Biaya Pengadaan 6.555.170
2. Biaya Penerapan Sistem
a. Biaya Konversi Sistem 383.720
b. Biaya Pelatihan Personil 481.000
Total Biaya Penerapan Sistem 864.720
Total Biaya Pengembangan Sistem 7.419.890
3. Biaya Operasi dan Perawatan
a. Biaya Overhead (Listrik) 1.574.640 1.968.300
b. Biaya Perawatan Sistem 973.250 973.250
Total Biaya Operasi dan Perawatan 2.527.890 2.610.100
Total Biaya-biaya 7.419.890 2.547.890 2.941.550
II. Manfaat-manfaat
1. Keuntungan Berwujud
a. Pengurangan Biaya Operasi 4.800.000 6.000.000
b. Pengurangan Kesalahan Proses 726.000 726.000
Total Keuntungan Berwujud 5.526.000 6.726.000
2. Keuntungan Tak Berwujud
a. Peningkatan Pelayanan kepada Siswa 2.175.000 2.718.750
Total Keuntungan Tak Berwujud 2.175.000 2.718.750
Total Manfaat-Manfaat 7.701.000 9.444.750
Selisih Total Manfaat dan Total Biaya (7.419.890) 5.153.110 6.503.200
Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat
adalah sebagai berikut: 1. Metode periode pengembalian investasi (payback period).
2. Metode pengembalian investasi (return of investment).
3. Metode nilai sekarang bersih (net present value).
Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum
dalam tabel berikut ini:
Tabel 3.2. Hasil Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat
No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan
1. Payback Period 1 Th 3 bln Max 2 thn Layak
2. Return On Investment 34,91% > 0 Layak
3. Net Present Value Rp 1.978.428 > 0 Layak
3.5 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan Hukum
Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi perpustakaan baru
adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak
melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi..
Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses maupun
implementasinya tidak bermasalah secara hukum.
2. Kelayakan Operasi
Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga
diharapkan system yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator
(DEO) maupun database administrator sebagai pemakai sistem yang telah
tersedia yang menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan
karyawan (petugas perpustakaan) dengan pendayagunaan waktu dan personil
secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan.
3. Kelayakan Teknologi
Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan tersedia
secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah saat ini sehingga
untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah mudah, selain itu
harga komputer relatif terjangkau. Dengan adanya teknologi ini diharapkan dapat
membantu dalam pekerjaan dibidang pengolahan perpustakaan.
4. Ekonomi (Economy)
Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu
berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus
dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari
pengembangan sistem tersebut. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih
besar maka sistem baru ini layak untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang
digunakan untuk pengembangan sistem maupun biaya operasional saat
implementasi sistem harus sebanding dengan manfaat yang diperoleh. Sistem
yang baru didalam analisis biaya dan manfaat telah dinyatakan bermanfaat.
3.6 Perancangan Sistem 3.6.1 Flowchart Sistem Informasi Perpustkaan Yang Diusulkan
Gambar 3.1. Sistem Flowchart Yang Diusulkan
3.6.2 Data Flow Diagram Sistem Informasi Perpustakaan Yang Diusulkan a. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Gambar 3.2. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 0
b. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Gambar 3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 1
4 Hasil Penelitian dan Pembahasan Setelah melakukan kegiatan analisis, maka didapat sebuah sistem yang
diharapkan mampu mengatasi masalah yang ada. Berikut adalah penjelasan dan
pembasan tentang program Sistem Informasi Perpustakaan di SMP N 1 Cawas.
Pada jendela menu utama program Sistem Informasi Perpustakaan di SMP
N 1 Cawas terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap digunakan untuk
mengolah data. Menu tersebut adalah:
a. Data Mulai, berisi menu-menu sebagai berikut :
Login, digunakan untuk melakukan login untuk menggunankan system
tersebut
Logout, digunakan untuk keluart dari penggunanan system tersebut.
Keluar, digunakan untuk keluar dari aplikasi system tersebut.
b. Master, berisi menu-menu sebagai berikut :
Buku, digunakan untuk melakukan menambahkan jenis koleksi buku di
perpustakaan
Petugas, digunakan untuk menambahkan atau mengganti petugas
perpustakaan
Anggota digunakan untuk menambahkan anggota perpustakaan
Kategori Buku digunakan untuk menambahkan jenis kategori buku di
perpustakaan
c. Transakasi, berisi menu-menu sebagai berikut :
Peminjaman, digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman buku
perpustakaan
Data pengembalian digunakan untuk melihat data siswa yang meminjam
buku.
Pengembalian, digunakan untuk melakuakn transaksi pengembalian buku
perpustakaan.
d. Laporan, berisi menu-menu sebagai berikut :
Laporan buku digunakan untuk mencetak koleksi buku yang ada di
perpustakaan
Laporan Anggota, digunakan untuk mencetak anggota-anggota
perpustakaan.
Laporan Kartu Anggota, digunakan untuk mencetak kartu anggota untuk
melakukan peminjaman,
Laporan Peminjaman, digunakan untuk mencetak semua data peminjaman
Laporan Pengembalian, digunakan untuk mencetak data pengembalian
Gambar 3.4. Tampilan Menu Utama
Gambar 3.5. Tampilan Data buku
Gambar 3.6. Tampilan Data Petugas
Gambar 3.7. Tampilan Data Peminjaman
Gambar 3.8. Tampilan Detail Peminjaman
Gambar 3.9. Tampilan Data pengembalian dan Denda
Gambar 3.10. Tampilan Laporan Buku
Gambar 3.11. Tampilan Laporan Data Anggota
Gambar 3.12. Tampilan Laporan Kartu Anggota
Gambar 3.13. Tampilan Laporan Peminjaman Buku
Gambar 3.14. Tampilan Laporan Pengembalian Buku
5 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, yang telah penulis lakukan di Perpustakaan
SMP N 1 Cawas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
Untuk Merancang dan membangun sebuah sistem sirkulasi perpustakaan yang
baru berbasis komputerisasi maka di perlukan adanya analisis system lama dan baru
serta pengunaan analisis PIECES terhadap kebutuhan dari system baru yang akan
di bangun guna memahami dengan seksama kebutuhan dari sistem yang baru dan
mengembangkan sebuah sistem dengan mengunakan aplikasi java netbeans 6.9 dan
mysql 3.5.1 yang mewadahi kebutuhan tersebut serta di terapkan nya pengetesan
system melalui black box testing dan white box testing sehingga di hasilkan system
informasi sirkulasi perpustakaan berbasis java NetBeans yang dapat membantu
dalam mengelola sirkulasi perpustakaan di SMP Negeri 1 Cawas
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir, 2007, Dasar Pemrograman Java , Yogyakarta : Andi Offset, Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset. Armadyah Amborowati, 2007 , Pengantar pemrograman Terstruktur, Yogyakarta: Andi Offset, Huda,Miftakhul, 2007, Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java : PT Elex Media Komputindo , Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta; Andi Offset. Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, 2007 , Strategi perancangan dan pengelolaan basis data, Yogyakarta : Andi Offset,
Recommended