UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Temeljni principi...•Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki...

UPRAVLJANJE PROJEKTIMATemeljni principi

1DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013

DNK SUSTAVADefinitivno Neophodne Komponente

• LJUDI - stvaranje uspješnih TIMOVA• CILJEVI - učinkovito upravljanje PROJEKTIMA • PROCESI - učinkovito i RACIONALNO poslovanje s

minimalnim troškovima • KOMUNIKACIJA - ICT kao alat i potencijalna

konkurentska prednost poslovnog sustava• KVALITETA - u svakom segmentu poslovanja (od

procesa do proizvoda)

Projekt ???

• Ima kraj i početak• Provodi se kako bi zadovoljio ciljeve• Obično se provodi timski• Ima ograničene resurse i vrijeme

Upravljanje projektima

Proces koji pomaže isporučivanje projekta: • na vrijeme• u skladu s proračunom• u skladu s željenom kvalitetom

Uz što je moguće manje neugodnihiznenađenja

DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 4

Faze upravljanja projektima

1. Definiranje – Odlučivanje što se mora napraviti

2. Planiranje – Odlučivanje kako će se napraviti3. Implementiranje – Provođenje4. Ocjenjivanje – Učenje iz onoga što je

napravljeno

Proces upravljanja projektom

“Planiranje, planiranje, planiranje i ponovno planiranje. To je tajna uspjeha. Nemojte žuriti u akciju.”

(Navod vrlo uspješnog voditelja projekata)

Definiranje

PlaniranjePlaniranjePlaniranje

Implementiranje

Ocjenjivanje

Slijedeći projekt

IT projekti – uspjeh vs. neuspjeh• IT projekti u velikom kompanijama

– 80-90% ne zadovoljava standarda djelovanja– 80% kasni ili su prekoračili proračun– 40% je napušteno

• Vrlo slična situacija je i u malim biznisima.

Ostali inovativni projekti vjerojatno imaju sličnu razinu neuspjeha.

Projekti imaju veću vjerojatnost uspjeha - UKOLIKO SE NJIMA DOBRO UPRAVLJA!

Vježba: Zašto projekti ne uspijevaju

• Napravite listu razloga zašto projekti ne uspijevaju.

• Navedite primjere projekata u kojima ste sudjelovali ili ste čuli o njima

Zašto projekti uspijevaju• Odličan voditelj projekta• Dobro planiranje i kontrola• Predan i sposoban projektni tim• Snažna orijentacije prema cilju• Jasni kriteriji uspjeha• Točna predviđanja troškova• Dostupnost financiranja• Nedostatak birokracije• Snažan “projektni prvak”

Na osnovu studije koju je provela NASA na 650 projekata

PROJEKTNI PRVAK

Osnovna potpora za voditelja projekta

• Osoba višeg managementa i utjecaja• Iznimno predana uspjehu projekta

Pomaže pri uklanjanju prepreka

Pomaže pri donošenju teških odluka

Umiruje ljude koje ste uznemirili

Voditelj projektaVoditelj projekata treba:• koristiti dobre procese za upravljanje projektima• Osigurati da ima dobro uravnotežen tim• Podržavati i ohrabriti svoj tim• Zadržavati usredotočenost svih na ciljevima – a posebno

vremenu• Raditi blisko s klijentima – i upravljati njihovim očekivanjima• Nadzirati provođenje i poduzimati korektivne aktivnosti• Rješavati probleme i prepreke

Ocjenjuje se ovisno o uspjehu ili neuspjehu projekta

Benchmarking - učite od najboljih

FAZA INICIRANJA PROJEKTA

• Projektna izjava• Projektni ciljevi i prepreke• Klijentova odluka o počinjanju ili ne

počinjanju projekta

Projektna izjava klijentaVrijeme

Trošak

•IMPLEMENTACIJA NOVOG INTEGRIRANOG POSLOVNOG PROGRAMA •Provjereno programsko rješenje domaćeg dobavljača•Kvalitetniji poslovni izvještaji•Za trošak manji od 25.000 EUR•U roku od ŠEST mjeseci

Faza iniciranja

PRETPOSTAVKE

• Pretpostavke pravimo kako bi uštedjeli vrijeme – linija manjeg otpora.

• Kako možemo biti sigurni da su točne?• Prošlo iskustvo može biti loš vodič• Izazovite pretpostavljene prepreke• Provjerite pretpostavljene potrebe klijenata• Provjerite pretpostavljenu strukturu nagrađivanja

• Nastavite postavljati pitanja: Tko? Što? Kako? Kada? Koliko? Gdje? Zašto?

Netočni podaci(provjerite činjenice)

Pravljenje pretpostavki(postavljajte pitanja) Zatvoreno

promišljanjeUmišljene prepreke(uklonite prepreke)

Nedovoljni inputi(tražite savjete, stajališta, informacije)

KAKO NAPRAVITI POGREŠNO!

Projektni ciljeviSpecifični CILJEVI, detaljnije nego u

projektnoj izjavi klijenta

Provjera i izazovi projektne izjave klijenta kako bi se identificirale stvarne potrebe:• Program mora biti jednostavan za uporabu.• Sve poslovne funkcije moraju biti obuhvaćene.• Mogućnost povezivanja s dobavljačima.• Opcija povezivanja s web stranicom i budućim web shopom.• Smanjenje troškova održavanja.• Mogućnost iskorištenja određenih postojećih programskih

rješenja.

Prepreke projekta

PREPREKE koje će ograničiti načine pomoću kojih se mogu postići ciljevi.

Dobro razmislite o preprekama koje možda nisu bile definirane od strane klijenta:• Projekt može početi najranije u roku od 4 tjedna od

sada.• Maksimalno pet dana prekida rada na postojećoj

platformi.• Ne smije biti ometanja rada tijekom implementacije.• Maksimalno korištenje postojeće računalne opreme.• Moraju se koristiti samo zaposlenici za rad na

implementaciji.• Nema rada vikendom.

Isplativost projekta

• Uvijek morate pokušate odrediti koristi i to vrijednosno - Cost/Benefit analiza

• Da li ukupni troškovi uključuju sve?• Da li godišnja ušteda odražava sve koristi?• Da li godišnji troškovi odražavaju sve troškove?• Ukupno: izgleda li to razumno???• Da li biste uložili vlastiti novac u projekt?

Koristi projektaMaterijalne (jednostavno za odrediti)• Povećanje prodaje• Omogućavanje povećanja prodajne cijene• Smanjenje troškova proizvodnje• Smanjenje cjelokupni troškova (rashoda)Nematerijalne (teško za odrediti)• Povećanje zadovoljstva kupaca• Poboljšanje imagea tvrtke• Priprema za budući rast• Uklanjanje potencijalnih prijetnji• Smanjenje “gnjavaže”

Troškovi projekta

Materijalni (jednostavni za odrediti)• Stvarno potrošeni novac• Utrošeno vrijeme zaposlenika• Utrošeno vrijeme uprave• Poremećaj proizvodnjeNematerijalni (teško za odrediti)• Neugodnost za kupce• Izgubljena prodaja• Rizik gubitka ako nešto krene loše• Izgubljena reputacija ako nešto krene loše

Što to klijent stvarno želi?

PRIORITETI: hitno ili bitno?

JAKO BITNOMANJE HITNO

MANJE BITNOMANJE HITNO

MANJE BITNOJAKO HITNO

JAKO BITNOJAKO HITNO

Potvrdite zahtjeve klijenta

Provjerili ste PROJEKTNU IZJAVUi oblikovali detaljne CILJEVE i

istražili ste sve PREPREKE

• Obratiti se ponovo klijentu kako bi potvrdili da razumijete stvarne ciljeve i prepreke.

• Razjasnite sve što nije jasno.• Klijent donosi prvo odluku o počinjanju / odustajanju

Faza definiranja projekta

• Upravljanje projektom• Projektni stakeholderi• Kreiranje strukture i liste

aktivnosti• Specifikacija aktivnosti• Zahtjevi za resursima i

procjena troškova• Klijentova odluka o početku

ili obustavi

Shareholderi (dionici) ?

Svi koji imaju interes u uspjehu / neuspjehu projekta

Stakeholderi i uključivanje

Dobijte njihov pristanak• Ti ljudi mogu zaustaviti Vaš projekt• Potreban Vam je njihov pristanak za ono što radite.

Savjetujte se s njima• Ti ljudi imaju važne informacije, mišljenja ili potrebe.• Dobijte njihovu potporu i pomoć u provođenju Vašeg projekta.

Obavještavajte ih• Ti ljudi imaju periferalni interes u projekt. Obavještavajte ih tako da se osjećaju

uključenima u slučaju da imaju nešto korisno dodati.

Ignorirajte ih• Ti ljudi imaju minimalni interes u projekt. Obavijestite ih, čisto reda radi, ukoliko je

to jednostavno napraviti. Ako nije, ignorirajte ih.

Faza definiranja

ISHIKAWA (FISHBONE) DIJAGRAM

ProjektUtjecaj

Obavijest Pristanak

Ignore Savjet

Struktura poslova projektaFaza definiranja

Identificiranje zadataka koje je potrebno provesti, detaljnije prikazano

Implementacija ERP

1.0 Snimanje stanja i izbor programa

2.3 Transfer postojećih podataka

3.0 Implementacija

1.1 Snimkapostojećegstanja

1.2 Izbor programa i dobavljača

1.3 Edukacijazaposlenika

2.0 Priprema za uvođenje

2.1 Plan uvođenja

2.2 Hardware

NB ‘Zadaci” u plavom

Lista zadataka za “ERP implementacija

1.0 Snimanje stanja i izbor programa1.1 Snimka postojećeg stanja 2 tjedna

1.2 Izbor programa i dobavljača 2 tjedna1.3 Edukacija zaposlenih 2 tjedna

2.0 Priprema za uvođenje2.1 Plan uvođenja 4 tjedna2.2 Hardware 4 tjedna2.3 Transfer postojećih podataka 2 tjedna

3.0 Implementacija 24 tjedna

(Napomena: Zadaci su napisano plavo italikom)

Faza definiranja

Definiranje zadataka

• Nakon podjele projekta u zadatke moguće je neovisno raditi na svakom od njih

• Specificirajte što je to, što je moguće detaljnije• Odredite potrebne resurse• Procijenite trajanje i troškove• Odredite koji se zadatka prethodno mora

napraviti• Odredite odgovornu osobu.

Specifikacije• Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki

zadatak u strukturi poslova projekta.

• Ukoliko ne specificirate točno što želite, nećete dobiti točno ono što želite.

• Ukoliko niste sigurni – provedite istraživanje, napravite prototipe, itd.

• Napišite – tako da osoba koja to radi nema nedoumica.• Uključite kriterije prihvaćanja (i specificirajte vanjske

suce ukoliko je to važno).

Resursi

• Specificiranje sredstava koja su potrebna za ispunjenje zadataka u strukturi poslova projekta.

• Koristi se za planiranje i određivanje troškova.

• Ljudi– Tko? Koliko dugo? Na ugovor?

• Objekti– Radne površine, usluge raznih odbora, transport

• Oprema / materijal– Alat, strojevi, telefaksi, računala, itd.

Trošak projekta• Procjenjivanje troškova zasnovano na zahtjevima za

sredstvima zadataka• Procjene su točnije što se više planira• Nemojte se zaustaviti na ranim grubim procjenama.• Rane procjene su +-100% ili čak i gore.• Čak i na kraju faze planiranja je teško napraviti bolje od

+-25%• Primjeri kategorija troškova:

– direktna potrošnja na materijal i izvođače– vlastito osoblje potrebno za projekt– izgubljena proizvodnja kao rezultat ometanja

Faza definiranja je završena

• Povratak klijentu s ciljevima, preprekama, strukturom poslova, procjenom troškova i vremenskim okvirom.

Klijent donosi odluku početak / odustajanje

Faza planiranja projekta

• Dodjela odgovornosti• Gannt mapa / Mrežna karta• Niveliranje resursa• Analiza problema / mogućnosti• Poboljšanje procjene troškova• Konačna odluka početak/odustajanje

Tko će ga provoditi?

Kolika je novina projekt za tim?

Samo Vi

Vi i stranci

Vi i Vaše bliske kolege

Članovi tima su to već prije radili

Nitko to nije prije radio

Neki članovi su to već prije radili ili samo malo.

Značajno istraživanje potrebno za faze definiranja i planiranja. Potražite savjet.

Vrlo jednostavno: samo su potrebni outline planovi.

Značajno istraživanje i planiranje potrebno za provjeru znanja i koordiniranje zadataka.

Značajno istraživanje potrebno, posebno u fazi definiranja. Potražite savjet.

Značajno planiranje potrebno za razmjenu znanje i koordiniranje zadataka.

Preteško; podijeliti u pod-projekte

Umjereno planiranje potrebno, uglavnom u fazi definiranja.

Koliko treba planirati projekt

Srednje planiranje kako bi se pronašlo/podijelilo znanje i koordinirali zadaci.

Dodjela odgovornosti

• TKO radi ŠTO?

• Stavite ime za svaku kućicu u strukturi poslova projekta– Oni su odgovorni za izvršavanje zadatka na

vrijeme, korištenjem potrebnih resursa.– Oni pomažu kod boljeg definiranja trajanja,

resursa, itd.– Oni vam se obraćaju u slučaju problema.

GANTT mapa

‘Bar mapa’ zadataka koja pokazuje raspored aktivnosti

Kreirao Henry L Gantt, oko 1900

Zadatak 1Zadatak 2Zadatak 3Zadatak 4Zadatak 5

Tjedan 1 Tjedan 2 Tjedan 3 Tjedan 4 Tjedan 5

Mrežni dijagrami

• Dijagram mrežnih aktivnosti i njihovih odnosa

• Jednostavniji za uporabu nego Gantt mapa kod većih projekata.

• Struktura važnosti i prioriteta može biti jasnija.• Jednostavniji za ažuriranje i kreiranje kritičnih

putova, vremena koje se gubi, itd.• Nisu dobri kao Gantt za manje projekte ili

pokazivanje vizualnog napredovanja.

Mrežna mapa: Projekt preseljenje ureda

Zauzeti tvrtku za seobu Vrijeme provođenja

Vrijeme provođenjaProvjeraopreme Naruči novu opremu

Ažuriranje imenika, i sl.

Planiranje seobe zaposlenih

DizajnSale zasastanke

Provjerapravila

Provjeri brojeve

Razgovors zapos.

Dizajnureda

ČišćenjeSoba Re-model Struja Bojanje

SeobaNamješt.Tepisi

Seobaopreme

Seobazaposl,

6 10 15 8 4 2 2 1

3 5 20

Niveliranje resursa

• Pomicanje aktivnosti kako bi se nivelirali potrebni resursi

• Projekti imaju vrhove aktivnosti (npr. visoka potreba za konzultantima u ranim fazama)

• Tražite načine za fazne aktivnosti (npr. programirajte dio i počnite implementaciju dok se slijedeći dio programira)

Analiza problema i mogućnosti

• Kritično ispitivanje planova za identificiranje potencijalnih problema i mogućnosti

• Napišite stvari koje mogu krenuti loše.• Kreirajte ‘planove’ za one koje će se

najvjerojatnije dogoditi ili su vrlo štetne.• Pokušajte pronaći bolje načine za obavljanje

stvari.DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 43

Koristite pomoć kolega/stručnjaka.

Murphy's law?

Upravljanje rizicima

• Prioritet određuje odnos između vjerojatnosti pojave rizika i utjecaja na projekt

• Strategije odnosa prema riziku– Izbjegavanje– Transfer (prijenos)– Smanjenje vjerojatnosti– Prihvaćanje rizika (posljedica)

Prioriteti: Upravljanje rizikom

VELIKI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST

MANJI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST

MANJI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST

VELIKI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST

Završeno planiranje projekta

• Povratak klijentu s detaljnim rasporedom i bolje definiranom procjenom troškova.

• Pravo trošenje uskoro počinje.

Klijent donosi odluku o početku/odustajanju

Tada “zamrzavate” projektni plan.

Faza implementacije

• Nadzor i kontrola• Promjene projekta• Završavanje i

ocjenjivanje

Nadziranje i kontrola projekta• Provjeravanje da se projekt odvija: na VRIJEME, u skladu s

PRORAČUNOM, prema KVALITETI

• VRIJEME:– korištenje Gannt mape

• TROŠAK:– provjerite fakture nasuprot procjenama– zabilježite vrijeme korištenja osoblja

• KVALITETA:- provjerite završeni rad u odnosu na specifikacije.- izdajte “listu rezervacija” za rad za poboljšavanje- obavite testiranje ukoliko je potrebno

Tim voditelja projekta (Vaša mreža)

Napredovanje projekta• Dnevni red:• Na vrijeme?• Prema proračunu?• Prema specifikaciji?• Problemi?

SOFTWARE – PRO vs KONTRA

• Nameću metodologiju i sustavni pristup• Logična struktura• Timska komunikacija• Brzi i kvalitetni izvještaji• What if scenario analiza• Lijepo izgledaju ☺

TIM BRIEFING

Promjene projekta• Suočavanje s kasnim PROMJENAMA projekta

• Mijenjajte plan samo ako morate. (Promjene u ovoj fazi su iznimno skupe).

• Čuvajte se perfekcionista koji gube puno vremena prije nego što ispune svoje zadatke.

• Ukoliko je kontrola teška:– navedite posljedice po troškove– tražite sastanak menadžmenta ili s “projektnim prvakom”– postanite neugodni

Projekt je završen

• Predajte proizvod vašem zadovoljnom klijentu.

• Nemojte se još opustiti – još imate dva zadatka….

Završetak & ocjenjivanje• NAUČITE kako to napraviti BOLJE slijedeći puta

• Navedite:– stvari koje su prošle dobro– Stvari koje su prošle loše

• Istražite:– Uzroke problema– Koji su procesi bili korisni

• Izvjestite:– Kratki napisani izvještaj o lekcijama

• Pohvalite/nagradite:– Osigurajte da svi dobiju pohvalu koju zaslužuju– Ne zaboravite vanjskoj osoblje

Sustav stalnog poboljšanja - Ne budite Sizif!

VRIJEME

Poboljšanje

DOCHECK

PLANACT

Sustav -baza znanja

standard

upravljanja

Upravljanje projektima

• Umjetnost izvršavanja projekata– Na VRIJEME– Prema PRORAČUNU– U skladu s KVALITETOM

• Pojedinačno ili u timu

Umjesto Zaključka – među nama rečeno

• Pretpostavke su opasne iako štede vrijeme • Sagledajte cjelinu - odnos projekta i okruženja• Ne zaboravite na detalje - znaju biti jako važni• Planiranje je naporno, ali štedi novce, živce, vrijeme

... i čuva radno mjesto• Određivanje prioriteta je teško ali neophodno• Dobra komunikacija je temelj uspjeha - jedna slika

govori više od tisuću riječi• Zapamtite i dokumentirajte što je bilo dobro a što

loše i pokušajte to poboljšati - sjetite se Sizifa!

Pitanja

Ima li pitanja?

(da ne ispadne da ne pitamo)

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Temeljni principi...•Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki...

Documents

NATJECATELJSKEGUME · 2015-12-01 · guma znamo točno što možemo, a što ne, pa iako postoje trenutci u kojima nas i Dunlopove gume mogu iznenaditi, oni su stvarno rijetki. Što

MOJA TVRTKA I LJUDSKA PRAVA - GLOBAL CSRs kojima kontaktiraju kroz svoje poslovne aktivnosti. Na modernom je tržištu to dio onog što definira izvrsno, konkurentno poduzeće. No,

FILOZOFIJA MUZIKE - uzelac.euuzelac.eu/Knjige/12_MilanUzelac_Filozofija_muzike.pdf · filozofija muzike, filozofija onog što je istinska osnova kosmosa i physisa, ili, kako se to

unizg.hr€¦ · Javite nam na besplatni broj: 0800 8585 Komentar Eitatelja Više tekstova poput onog o dobu grafena Vaija odati priznanje uredništvu Obzora (28.6.2014.) što je

test Harley Davidson IRON 883 SPORTSTER Željeznabeba · 2015-12-01 · Harley Davidson test IRON 883 SPORTSTER . stika'' zapravo suprotno od svega onog što jest Harley Davidson,

NASTAVA LEKSIKE STRANIH JEZIKA U OSNOVNIM ŠKOLAMA … · odbijaju, pomeraju i premeštaju, ili potpuno brišu, dok se sve ne slože u pravu i jedino moguću sliku onog što čovek

Uvod - Ruđer Bošković Institute · Web viewKako bi zadovoljio IKT potrebe organizacije u kojoj radi, IT menadžer mora u svakome trenutku znati točno što treba činiti i imati

Dekonstrukcija terorizma · 2017-05-01 · interpretacija i retorike koji su ga istodobno odrazili, priopćili i “globalizirali”, od svega onog što ga je ponajprije i stvorilo,

Glas srca...6 *** Bertha Dudde, br. 1565, 13 Kolovoz 1940 GLAS SAVJESTI… Nemate bolju naznaku onog što je ispravno od glasa savjesti, glasa srca, koji vas vjerno savjetuje pravilno

Europska putovnica za aktivno građanstvo · 2015-10-08 · imate pravo znati što se točno događa. Možete zatražiti i dobiti informacije o svemu što se događa unutar Unije

TONČEK I TOČKICA - HRlektire.com...jesti doista dogodilo, ali sve? Ta ne može čovjek uvijek da se šulja iza ljudi, s bilježnicom u rukama, i da točno stenografira sve, što

alkohol i mladi - primorsko-goranska-policija.gov.hr · ga što mladi žele i onog što se od njih očekuje. Javlja se nesigurnost. U većini zemalja mladi žive u okolini gdje je

fizika.unios.hrfizika.unios.hr/~tpanduric/Materijali/Psihologija/skripta... · Web viewpomaže u unutarnjoj procjeni onog što čovjek sam može učiniti kako bi ispravio svoju pogrešku

Vodič kroz doktorski studij na Sveučilištu u Zagrebu · - što je to doktorski studij, kako ga upisati te što vas sve čeka na dok-torskom studiju od onog trenutka kada ga upišete

VALENTINA GRAŠA · 2019. 5. 11. · dječja književnost osim onog da utvrđujemo što ona nije? 4 Mnogi smatraju da je sve što dijete čita i u čemu uživa dječja književnost

Tropar Svetom velikomučeniku Georgiju Pobedonoscu · PDF fileod epohe i onog ko ih tumači, uvek imaju drugačije značenje. Ono što jeste nesumnjivo kada je Konstantin u pitanju

raskrinkavanje.ba · NAUCNICI STRAHUJU OD ONOG STO SLIJEDI: Upravo su otklili nešto što bi moglo imatl strašne posljedice NEVJEROVATNO ! 25 Ijudi koji su stvamo jedinstveni ! Martina

Od Dejtona do Brisela - stratis.batekst o neposrednoj prošlosti, sadašnjosti i, nadam se, bliskoj budućnosti Bosne i Hercegovine, u kontekstu i kompleksu onog što najčešće pojednostavljeno

OPOREZIVANJE KAPITALNIH DOBITAKA dobit...oporezivanje dohotka od kapitala po osnovi kapitalnih dobitaka. ŠTO TO TOČNO ZNAČI? Znači da se oporezuju ostvareni neto kapitalni dobitci

ZAPISNIK - imotski.hr · svakom tko je došao do mog ureda te davala odgovore na sve upite vezane uz odvoz otpada. Ljudi imaju krivu percepciju što je kompostište. Zakon to točno