EVENT MANAGEMENT PROCESS

By EKA NUGRAHA

Event: Kegiatan / Acara

Management: Planning, organizing, allocating, directing, creating &

controlling resources to achieves goals & objectives.

Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis: Routine Event (Acara Rutin)

Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll

Special Event (Acara Khusus)

Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.

Special Event (Acara Khusus)

Special event dibagi menjadi 3 jenis event:

Scheduled Special Event

Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)

Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

Un-Scheduled Special Event

Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu.

Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain – lain

Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

Spontaneous Special Event

Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa persiapannya sangat pendek sekali

Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun harus tetap dilakukan agar event tetap segar)

Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE / TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan.

Special Event:

Act of human assembly for the purpose of celebration, education, marketing, and/or reunion

Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event

RESEARCH : Determine Expectation

DESIGN : Design the Concept

PLANNING : Develop the Experience

COORDINATION : Deliver the Dream

EVALUATION : Describe the Result

Phase 1 RESEARCH

Phase 2 DESIGN

Phase 3 PLANNING

Phase 4 COORDINATION

Phase 5 EVALUATION

Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya.

Identifikasi Event sejenis.

Observasi “baik & buruk” dari pelaksanaannya.

Analisa data yang terkumpul.

Pertahankan data yang telah ditemukan.

PENILAIAN EVENT

Dibutuhkan penilaian (tentukan “nilai”) untuk:

Study Kelayakan Event

Sumber – sumber yang digunakan.

Penggunaan waktu & pembatasannya.

Pemilihan Lokasi (Site / Venue).

WHY… Compelling Reason

WHO…

Demographics WHEN… Best Date & Time

WHERE… Best Location

WHAT… Resources & Outcomes

Verify the purpose (pengujian tujuan)

Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)

Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)

Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)

List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)

Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)

SWOT analysis dalam Event: STRENGTH are those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well

Funded, Experienced Staff, Good Venue”. WEAKNESSES are those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not

enough volunteers”. OPPORTUNITIES are future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such

as sharing resources. THREATS are future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.

GOALS & OBJECTIVES Penentuan tujuan & sasaran

Event harus memperhatikan: Identifikasi Tujuan & Sasaran

yang diharapkan Prioritas Tujuan & Sasaran SMART Objectives Perangkat pengukuran

SMART OBJECTIVES

Specific

Measurable

Acceptance

Realistic

Time Sensitive

IMPORTANT… DETERMINE TARGET MARKET

( Menentukan target pasar)

EXAMINE EXPECTATION ( Menguji tujuan yang diharapkan)

FINANCIAL FRAMEWORK

( Kerangka Keuangan)

INTERVIEW STAKEHOLDER (Wawancara pemilik kegiatan)

NEGOTIATE PRIORITIES

(Negosiasikan prioritas)

EXCEED EXPECTATION (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)

(Goals & Objectives types) Beberapa Tipe tujuan dan sasaran

Edukasi Membangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang

berkorelasi

Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung

sebuah kasus atau kebijakan/keputusan

Perayaan Kegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah

Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi

Sirkulasi Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian

kedatangan

Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara: Tujuan & Sasaran kegiatan Demografi peserta / Partsipan Psikografi peserta / Partisipan Logistik

Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi. Yang perlu diperhatikan :

Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya )

Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)

Analyze the Site (analisa lokasi)

Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)

Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)

1. Antisipasi Kegiatan Persiapan rencana cadangan &

cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah.

2. Kedatangan Peserta Penyambutan, registrasi dan lain

– lain.

3. Atmosfir / Suasana Event Suasana event yang menunjang

tema event

4. Selera Peserta Penyesuaian dengan segmen pasar.

5. Aktivitas Event / Peserta Adanya kegiatan interaktif

6. Amenities / Souvenir Pemberian souvenir / kenang -

kenangan

6 Layer of an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event)

Tema Design Mulai dengan yang familiar Gunakan Ikon Budaya Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)

Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain: Entertainment / Hiburan

Film / Televisi Musik, buku / Literatur Teater, Sport

Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung Manusia / tempat Musim / Kegiatan Keagamaan

BRAIN STORMING Include Your Experts sertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer). Develop Exercises Bangun latihan – latihan dalam mendesign Event. Encourage Creativity Beranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event. Accept All Suggestions Terima semua masukan – masukan dari pihak lain. Select the Best Components Pilih dan tentukan komponen terbaik

Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain: PROGRAM TAMBAHAN

Program bagi pendamping Optional Side Trip Mini Event

PROTOKOLER

Identifikasi lingkup kerja Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan

dilakukan. Siapkan rencana Protokoler Integrasikan rencana Protokoler

Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:

Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.

Fokus pada hasil yang dapat diukur. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal. Identifikasikan peranan Stake Holder. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.

Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:

Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities) Struktur organisasi (organizational chart) Garis wewenang (Lines of Authority) Jalur – jalur komunikasi (communication channels)

IMPORTANT…

Show Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.

Think Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.

Assign & Prioritize Penugasan dan prioritas.

Find Natural Linkage Temukan hubungan alami.

Final approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.

Event Time Lines (batas waktu event) Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).

Performance Chart (Tabel Kinerja)

Production Schedule (Jadwal Produksi)

DEVELOP SITE PLAN

Transportation

Parking

Registration

Support Staff

VIP Services

Communication

Support Services

Handicap Services

Medical Services

Emergency Services

Security

Décor

Design

Seating

Equipment

Catering

Power Services

Water Management

Recycling

Storage

Set – Up & Tear Down

UNIQUE VENUES

Venue yang unik akan menambah pengalaman event

Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).

Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya.

Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…

Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah: PRODUKSI

Staging / Panggung Entertainment / Hiburan Lighting Special Effect Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga

SUPPORT SERVICES Speakers / Artist Master of Ceremony Presenters Prizes Gift & Amenities

Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan event antara lain:

KOMUNIKASI

Komunikasi aktif harus dibentuk dengan: Committee / Panitia Client / Stakeholder Vendor / Supplier Sponsor

Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier: Pemilihan vendor Kontrak dengan vendor Monitor jasa pengantaran Damage Control

MEETINGS / RAPAT KOORDINASI

• Staff & Volunteers

• Temp. & Tech. Personnel

• Providers

• Performers

• Orientation

• Rehearsal

• Pre Con – Post Con

HOSPITALITY

Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan:

• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)

• Client & Sponsor

• Personnel dan Performers

• Participants

PENTING…

Identify Reporting Procedures Identifikasi prosedur pelaporan

Notify & Update Clients Informasikan setiap perkembangan kepada klien

Follow Up on Communication Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up

Obtain Confirmation Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat

Require Meeting Agendas Agendakan seluruh hasil meeting / rapat

Monitor All Communication Monitor seluruh jalur komunikasi

Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah:

Hubungan langsung dengan research. Butuh Baseline / Pondasi. Butuh Specific Plan. Butuh Sumber yang dapat dipercaya. Sumber – sumber dari laporan proses.

Lakukan kegiatan:

Analisa Proses kegiatan. Evaluasi Proses kegiatan. Evaluasi Instrument / Perangkat kerja. Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).

BRAIN STORMING…

Document Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event

Review Review semua kegiatan yang telah dilakukan

Evaluate Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan

Analyze Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event

Make Recommendation Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event

EVALUATION PROCESS Review Each Phase

Review setiap phase yang telah dilakukan

Examine & Measure Element Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan

View Objectively Lakukan secara objektif

Interview Stakeholder Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event

Establish New Goal Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru

Write it Down Semua harus dalam bentuk tertulis!

BUSINESS

Professional Event Manager

Our obligation as a

Professional Event Manager

PACKAGE & MANAGE

THE EXPERIENCE