Problem solving

FMOH/DGHPDFMOH/DGHPDKhartoum, SudanKhartoum, SudanWeekly Capacity Building SessionsWeekly Capacity Building SessionsWCBS-4 WCBS-4 April 15, 2004April 15, 2004

Dr. Walid AbubakerDr. Walid Abubaker

WHO TA/CBWHO TA/CB

abubakerw@sud.emro.who.intabubakerw@sud.emro.who.int

Problem-Solving Problem-Solving SkillsSkills

Problem-Solving Problem-Solving SkillsSkills

Problem-solving skills create Problem-solving skills create competencies required competencies required to: to:

CHANGECHANGE Work process (s)- Work process (s)- Deficiencies (ANI)Deficiencies (ANI)

IMPROVEIMPROVE Performance Performance

GENERATE GENERATE Results/measurable Results/measurable impactsimpacts

Why Problem-Solving?Why Problem-Solving?

The Statistical Approach to PSThe Statistical Approach to PS

Measurement Measurement

Measurement

Results

Change

PH Impact

Problem solving

Problem-Solving FrameworkProblem-Solving Framework

PIPI PDPD PSPS PFIPFI

Step I Step II Step III Step VI

Problem Identification Problem

Development Problem Solutions Implementation

Follow-up Improvement

Problem-Solving CycleProblem-Solving Cycle

Step 1: Identify & Prioritize opportunities for improvement

Step 2: Define problem

Step 3: Identify who will work on problem

Step 4: Analysis & Study Problem

Step 5: Choose & Design solution

Step 6: Implement solution

تعريف المشكلةتعريف المشكلة

يجب أال يتضمنيجب أال يتضمن

تحديد السببتحديد السببتحديد الحلتحديد الحلتوجيه اللومتوجيه اللوم

+ +تعريف المشكلة عمليًا تعريف المشكلة عمليًا

وضع نص واضح للمشكلة وضع نص واضح للمشكلة يصف اثارها على الخدمة يصف اثارها على الخدمة

المقدمة و بشكل قابل المقدمة و بشكل قابل للقياسللقياس

صيًاغة المشكلةصيًاغة المشكلة

:يجب أن تجيب على األسئلة اآلتية:يجب أن تجيب على األسئلة اآلتيةما هى المشكلة؟ ما هى المشكلة؟ كيف تعرفت عليها؟ كيف تعرفت عليها؟ معدل تكرارها و مدى استمرارها؟ معدل تكرارها و مدى استمرارها؟ ما هى بداية و نهاية المشكلة؟ ما هى بداية و نهاية المشكلة؟

خطوات لصيًاغة المشكلةخطوات لصيًاغة المشكلة

:زيادة نفقات المضادات الحيوية زيادة نفقات المضادات الحيوية ما هى المشكلة: ما هى المشكلة الداخلي الداخليلمرضى القسم لمرضى القسم

:شكوى إدارة المستشفى شكوى إدارة المستشفىكيفية التعرف عليها: كيفية التعرف عليها :يوميا{ يوميا{معدل تكرارها: معدل تكرارها :عدة سنواتعدة سنواتمدى االستمرار: مدى االستمرار :خفض نفقات خفض نفقات كيف تعرف ان المشكلة تم حلها: كيف تعرف ان المشكلة تم حلها

المضادات الحيويةالمضادات الحيوية:اختالف وصف المضادات للحالة اختالف وصف المضادات للحالة بداية المشكلة:بداية المشكلة

المرضية الواحدةالمرضية الواحدة :تقنين وصف المضادات الحيوية تقنين وصف المضادات الحيويةنهاية المشكلة: نهاية المشكلة

اختيًار في الشًائعة اختيًار األخطًاء في الشًائعة األخطًاءالمشًاكلالمشًاكل

عدم اهتمام العاملين بالمشكلةعدم اهتمام العاملين بالمشكلةتحديد حل دون البحث عن تسلسل االجراءاتتحديد حل دون البحث عن تسلسل االجراءاتاختيار مشاكل نظام كاملاختيار مشاكل نظام كامل

نتائج محددةنتائج محددةمشاكل محددةمشاكل محددةسلسلة اجراءاتسلسلة اجراءات

مجموعة من سالسل اإلجراءاتمجموعة من سالسل اإلجراءاتنظامنظامنتائج متعددة معقدةنتائج متعددة معقدةمن المشاكلمن المشاكلمجموعة مجموعة

أن يكون تحديد السبب من ضمن تعريف المشكلةأن يكون تحديد السبب من ضمن تعريف المشكلة

Problem-Solving ExamplesProblem-Solving Examples

Poor Problem Poor Problem StatementStatement

Weakness in Weakness in Problem StatementProblem Statement

Improved Problem Improved Problem StatementStatement

Problem 1:Problem 1:

We do not have a We do not have a laboratorylaboratory

Problem statement Problem statement contains only a contains only a causecause

While suspected While suspected cases of TB should cases of TB should have sputum test, at have sputum test, at present only 25 present only 25 percent of cases are percent of cases are being testedbeing tested

Problem 2:Problem 2:

We need more staffWe need more staffProblem statement Problem statement contains a contains a premature solutionpremature solution

Thirty percent of the Thirty percent of the patients arriving at patients arriving at the clinic are sent the clinic are sent home without home without receiving carereceiving care

Problem 3:Problem 3:

Our problem is Our problem is Rashid. He is not a Rashid. He is not a team player team player

Problem statement Problem statement blames person not blames person not systemssystems

Rashid never trained Rashid never trained in team-building in team-building methods and methods and techniquestechniques

الصياغة الصحيحة الصياغة الصحيحة للمشكلةللمشكلة

الخطأ في الخطأ في الصياغةالصياغة

البيانالبيان

في متاحة التحسين في فرصة متاحة التحسين فرصة , حيث الدرن اكتشاف , عملية حيث الدرن اكتشاف عملية

الحالية االجراءات سلسلة الحالية تسبب االجراءات سلسلة تسببان ان فى المشتبه% 7575فى الحاالت المشتبه% من الحاالت من

. ان ويجب فحصها يتم ال . حاليا{ ان ويجب فحصها يتم ال حاليا{من عدد بتقليل التحسين من يحدث عدد بتقليل التحسين يحدث

فحصهم يتم فحصهم ال يتم ال

المشكلة صياغة المشكلة تحتوي صياغة تحتوياللوم توجيه اللوم على توجيه على

األولى األولى المشكلة ::المشكلة

لدى اهتمام وجود لدى عدم اهتمام وجود عدمالخدمة الخدمة مقدمي مقدمي

توزيع عملية في متاحة توزيع الفرصة عملية في متاحة الفرصةسلسلة تؤدي حيث سلسلة األدوية تؤدي حيث األدويةتكرار إلى الحالية تكرار االجراءات إلى الحالية االجراءاتحدة ازدياد و المرضى حدة زيارات ازدياد و المرضى زيارات

معنويات وانخفاض معنويات المرض وانخفاض المرضعملية, تؤدي ان ويجب عملية, العاملين تؤدي ان ويجب العاملين ) ( خفض إلى التطوير ( التحسين ( خفض إلى التطوير التحسين

و الحادة المرضية الحاالت و اعداد الحادة المرضية الحاالت اعدادو المتكررة الزيارات عدد و خفض المتكررة الزيارات عدد خفض

بين المعنوية الحالة بين رفع المعنوية الحالة رفعالعاملينالعاملين

المشكلة صياغة المشكلة تحتوي صياغة تحتويمحتمل سبب محتمل على سبب على

: الثانية :المشكلة الثانية المشكلة

متوفرة غير متوفرة األدوية غير األدوية

عملية في متاحة عملية الفرصة في متاحة الفرصة , حيث بالعيادة الطبى , الكشف حيث بالعيادة الطبى الكشف

الحالية االجراءات سلسلة الحالية تسمح االجراءات سلسلة تسمحدون للعيادة المرضى دون بمغادرة للعيادة المرضى بمغادرةتكرار, إلى يؤدى مما تكرار, فحصهم إلى يؤدى مما فحصهم , إلى وكذلك للعيادة , زيارتهم إلى وكذلك للعيادة زيارتهماو االخطر الحاالت عدد او ازدياد االخطر الحاالت عدد ازدياد , ان ويجب المضاعفات , ذات ان ويجب المضاعفات ذات

تقليل إلى التحسن عملية تقليل تؤدي إلى التحسن عملية تؤديالزيارات تكرار الزيارات معدالت تكرار معدالت

} حال المشكلة صياغة { تحتوي حال المشكلة صياغة تحتويمحتملمحتمل

: الثالثة :المشكلة الثالثة المشكلة

لمزيد حاجة في لمزيد نحن حاجة في نحنالعاملين العاملين من من

مثًال صيًاغة المشكلةمثًال صيًاغة المشكلة

ال يحض���ر المرض���ى إلى المرك���ز ال يحض���ر المرض���ى إلى المرك���ز الص�حي بس�بب ع�دم ت�وفر األدوي�ة الص�حي بس�بب ع�دم ت�وفر األدوي�ة

التى �يحتا�جونها فى الص�يدليةالتى �يحتا�جونها فى الص�يدلية

متى ننتقل للخطوة التًالية :-متى ننتقل للخطوة التًالية :-

عندما يصبح نص المشكلةعندما يصبح نص المشكلة

واضحا{ و واضحا{ و مفهوما{مفهوما{

لكل المعنيين لكل المعنيين بالمشكلةبالمشكلة

طرق قياس طرق قياس Methods of Measuring ProblemsMethods of Measuring Problems

المدخالت المدخالت InputsInputs الموارد البشرية وغير الموارد البشرية وغير البشرية ( المال والمبانى البشرية ( المال والمبانى

والمعدات)والمعدات)

االجراءات االجراءات ProcessesProcesses العمليات العمليات التشخيصية و العالجية و اإلداريةالتشخيصية و العالجية و اإلدارية

النتائج النتائج OutputsOutputs ناتج الخدمات المحصلة ناتج الخدمات المحصلة ومقدمى الخدمة والمجتمعومقدمى الخدمة والمجتمع للمريضللمريض

Problem-Solving System ModelProblem-Solving System Model

Input Process Output

Basic input elements necessary for performance )resources, people, equipment, materials and и others(

Direct process of work performance )clinic, management, organization as a whole. Correlation between various elements of system, processes/sub-processes

Correspondence to work results – ST/LT impact influencing population )e.g. > compliance to performance indicators/MM

} مكونات نظام حل المشكلة علميا{مكونات نظام حل المشكلة علمياProblem-Solving MethodologyProblem-Solving Methodology

النتائج االجراءات المدخالتOutputs

االفراد

السياسات

االمدادات

الموارد

المواد

اإلمكانيات

المؤسسات

الملفات حفظ

اإلجراءات الطبية

الفحوص المخبرية

االمدادات طلب

المنتفعة رضى

استخدام الوسيلة

معدل المضاعفات

استخدام معدلالوسائل

Processes Inputs

منهجية حل المشكلةمنهجية حل المشكلة

وسًائل و ادوات و طرق حل المشكلةوسًائل و ادوات و طرق حل المشكلة المراحل المنظمة لحل المشًاكل المراحل المنظمة لحل المشًاكل تطبيق عملي تطبيق عملي

االدوات التحـليـليةاالدوات التحـليـلية

السبب تحليلوالنتيجة

االجراءات سير مخطط

المعطيات

عمليات مخرجات مؤثرات أث�ر

االنظم�ة نم�ط

األدوات اإلحصائيةاألدوات اإلحصائية~~~~~~~~~~0

50

100

0

10

20

30

40

50

60

0

10

20

30

40

50

60

0

10

20

30

40

50

60

0 5 10

0

10

20

30

40

50

60

المدرج التكرارياستمارات

المخطط مخطط المسار الزمنياإلنتشارى

مخطط باريتوجدول الضبط

اختيًار وتصميم الحلول لمواجهة اختيًار وتصميم الحلول لمواجهة األسبًاباألسبًاب

جدول اختيًار الحلجدول اختيًار الحل

44الحل الحل 33الحل الحل 22الحل الحل 11الحل الحل خصائص-خصائص-المعوقاتالمعوقات

درجة درجة التحسينالتحسين

مدى تناسب مدى تناسب الحلالحل

توفر المواردتوفر الموارد

الوقتالوقت

التقبلالتقبل

أخرىأخرى

مجموع مجموع النقاطالنقاط

Plan

Select and plan the change

Do

implement the change

Check

Monitor and evaluate the change

Act

review andstabilizethe change

Problem-Solving PDCA FrameworkProblem-Solving PDCA Framework

Design/Redesign

MonitoringImprovement

Problem-Solving Triangle

Problem-Solving ModelProblem-Solving Model

Planned ChangePlanned Change

ST/IM/LTST/IM/LT

ImpactsImpacts

ImproveImprove

SustainSustain

Measu

reM

easure

Measu

re