Projektin kokoukset ja hyvä projektiviestintä

PROJEKTIN KOKOUKSET JA HYVÄ PROJEKTIVIESTINTÄ PROJEKTIN

ELINKAAREN ERI VAIHEISSA

Tiina Häkkinen

p. 050 5255298

tiina@majacca.fi

www.majacca.fi

NÄKÖKULMIA PROJEKTIVIESTINTÄÄN

� Projektiviestinnän erityispiirteitä� Viestintä projektin elinkaaren mukaan� Projektiviestinnän painopistealueet -

”Leif Åbergin viestintäpizza”� Viestinnän suunnittelun

peruskysymykset� Projektin kokoukset

PROJEKTIVIESTINNÄN MERKITYS

Kovaa työtä, jota pitää suunnitellaammattimaisesti ja johtaa jämäkästi.

� Miksi niin moni projekti ajaa karille tai on yhtätuskaa? Projekteista puuttuu niitä koossa pitävä liima: viestintä.

� Yli puolet projektityöskentelyn ongelmista johtuupuutteellisesta viestinnästä

� Viestintä on välttämätöntä projektin kaikkien muiden resurssien tehokkaassa hyödyntämisessä – projektin ydintehtävä

� Viestintä on aina läsnä

PROJEKTIVIESTINNÄN MERKITYS

VIESTINNÄN MUUTOS – VERKOSTON VOIMA”Tämän huoneen vahvuus ei ole siellä olevien ihmisten päässä

tai edes yhteenlasketuissa päissä vaan niissä verkostoissa, joita se pystyy muodostamaan” David Weinberger

VIESTINNÄN MUUTOS – VERKOSTON VOIMA

Yksisuuntaisesta viestinnästäsiirrytään viestintään, jossa ontärkeää kohderyhmän oma haluvastaanottaa viestejä jaoma aktiivinen toiminta

Keskitytään rakentamaan javahvistamaan verkostoajossa kohderyhmän edustajilla on aktiivinen rooli

VIESTINTÄ PROJEKTIN ELINKAAREN MUKAAN

Viestintä kytketään projektin aikatauluun

� Ennen projektin alkua� Projektin eri vaiheissa� Projektin jälkeen

PROJEKTIVIESTINNÄN PAINOPISTEALUEET - ”LEIF ÅBERGIN VIESTINTÄPIZZA”

� Perustoimintojen tuki eli työviestintä

� Informointi

� Kiinnittäminen

� Profilointi

� Sosiaalinen kanssakäyminen

VIESTINNÄN SUUNNITTELUN PERUSKYSYMYKSET

Kenelle = kohderyhmät

Miksi = perusteet miksi kohderyhmilleviestitään

Mitä = sisältö

Milloin = aikataulu

Kuka = vastuut

Miten = keinot, kanavat, välineet

Mitä maksaa = budjetti Lähde: Mirja Yli-Erkkilän luento

SIDOSRYHMÄAREENAT

-> toimijatahot, joiden tiedon tarpeeseen projektiviestintä vastaa

� SISÄINEN AREENA

� ASIAKASAREENA

� KEHITTÄJÄAREENA

� HALLINNON AREENA

� BISNESSAREENA

� MEDIA-AREENA

� TUKIAREENA

Lähde: Harri Lappalainen, 2009

PROJEKTIN KOKOUKSET

OSALLISTAVAT KÄYTÄNTEET

FASILITOINNIN HYÖDYNTÄMINEN

-> menetelmien monipuolistaminen,

strategisten kumppaneiden mukanaolo

Projektin suunnittelukokoukset

Kick-off -seminaari

Arviointikokoukset

Loppuseminaari

Ohjausryhmätyöskentely

Projektiryhmätyöskentely

Kokous on paikka jossa projekti

tehdään eläviksi - puhutaan olemassa

olevaksi

VAIKUTTAVAN VIESTINNÄN EDELLYTYS –DIALOGI

� Dialogi on keskeinen projektipäällikön osaamisalue

� Yhteisen ymmärryksen ja tiedon rakentamisessa tarvitaan dialogia. Tiedon yhteiseksi tekeminen on esimiehen keskeinen tehtävä.

� Projektipäällikön kannalta tekijöiden sitoutuminen projektiin on kaikki kaikessa.

� Sitoutumista ei synny, elleivät ihmiset koe tulevansa kuulluksi ja ymmärretyksi

� Tietotyöläinen sitoutuu projektiin ainoastaan hänen kanssaan käytävän älykkään keskustelun kautta.

VÄÄRINYMMÄRRYKSET VIESTINNÄSSÄ

� Useiden samanaikaisten viestien yhteensovittaminen

� ”Johdon kieltä" tai konsulttilatinaa

� Väärän kanavan käyttäminen � Aliarvioidaan toiston merkitys -

viestintään jää mustia aukkoja� Väärä ajoitus � Projektiviestintä versus

viestintäyksikkö� Projektipäällikkö johtaa

työprosessia

MITÄ TEHOKKAAN VIESTINNÄN AVULLA VOIDAAN SAAVUTTAA?� Raja-aidat ylittävä yhteistyö

� Tiedon leviäminen - Avoimuus

� Kokemusten jakaminen

� Uudenlaiset työskentelytavat

� Työssä jaksaminen

� Projektin tulosten saavuttaminen

� Projektin vaikuttavuuden

kasvaminen

� Muutos viestinnän osapuolissa

Kiitos ☺☺☺☺Toivotan onnistuneita ja tuloksekkaita hetkiäprojektiviestinnän parissa, projektin tavoitteiden suuntaisesti,koko projektin elinkaaren ajan.

Tiina