Kanban Lean Approach To Jit Training John Stevenson

Kanban: Kanban: a lean approach to JIT traininga lean approach to JIT training

LeanAgileMachine.com

Goals

Define the problems faced when training Cover the basic of Kanban Discuss the design choices for my Kanban

The layout & rules of my kanban Explain how cards are written to add greater value Suggest how tasks are broken down

Discuss time boxing with Pomodoro Not bore people to death

What is the problem with Training

Never have enought time to learn Always more to learn Something urgent comes up New opportunities arise Friends dragging you to the pub Work to do, bills to pay, kids to feed... Window of opportunity for training is limited

Cant you just pull your finger out!

Too many things on todo list never get done Busy all week but dont remember what I learnt Working harder and longer not cutting it Battling my monsters from the id: 

overactive interest and imagination Internet addiction Attention deficit dissorder Need to cycle 200km a day

So training is a problem

What techniques coulld I used to help? Muddle along and hope for the best Go on lots of training courses Attend lots of evening talks

2 techniques used to manage activities Kanban Pomedero – Time boxing

What is Kanban ?

A way to manage dependant events Make your work visible Limit your work in progress

Avoiding multi­tasking – its inefficient 

Pull system only work on a task once previous task is complete

Help work to flow  continuously and predictably deliver value

A basic approach

Manufacturing design

Supply chain design

Simple design

Software development design

Software projects design

Kanban design for study

Why try Kanban for training

To lean more about Kanban To focus my training so I learn more

Study one thing at a time Make sure I have learnt something ­ goals

It seemed like a good idea at the time Kanban is cool 

How did I build my Kanban

Started simple with: Plan – Do – Done  Used scrap of paper for initial design Built a simple board and started using it

Evolved into Plan – Do – Check – Act  Evaluated deficits in board and enhanced

Used online Kanban So I dont need to cary a large whiteboard around

Blogged what I had done to get feedback

Starting from scratch

Created basic lanes

Plan – Doing – Done

Started adding task cards

First card on the board, cool

Is something ready to study?

Identify completed work between seperate board lanes

Spilt the study board lane into two  First new lane is the waiting state  Second lane is the study activity

Edit the board design

Split the study lane

Tasks are progressing smoothly

Several minutes later

After adding a few tasks to the board....

Oh dear, my monsters are back

So What is missing ?

I have a Kanban board I am breaking my tasks down into relatively 

small chunks

But I still have far too much to do...

Lets apply the WIP !!!

To sudy effectively I need to focus To focus I need to work on 1 thing 

at once To work on 1 thing at once I need:

Work In Progress Limits

Refactor the tasks on Kanban

Add WIP Limits to Kanban

WIP Limits now applied

How do I know if I've learnt?

Need a Check step after study Encourages continuous improvement

A lean principle

Lets create a new lane on the board as a review stage

Add a Check Lane with WIP

Move tasks into new lane

Have a board, what next?

Defined task cards in more detail Limited by the tool I'm using though

Pomodoro technique for time boxing tasks Value stream mapping?

Considered overkill for simple set of events

Defining the task card

Set goal of task Identify measure to check if goal reached

eg. Can write a Kata in Scala eg. Can design a Kanban board using VSM eg. Write a summary of the book on blog, stating 

why it is a valuable read

Identify resources to assist training Identify scope of training

refactor task into multiple cards if too big 

Why Pomodoro

Limited time helps concentration starting this presentation this morning focused me 

Easier to set and measure goals for a time boxed activity

Helps break down tasks into managable chuncks

Pomodero – Timeboxing tasks

Useful tool to focus mind on a goal Helps stick to WIP limits and Idea of flow Tasks have varying time limits during flow 

dependant on size of task Review: 5 – 15 minutes Study: 30 minutes – half a day Evaluate: 15 minutes – 1 hour Blogging: continuous activity

Other learning techniques

 For programming languages Kata Dojo's TDD / BDD

Speed reading Attending / Giving SkillsMatter talks & courses Blogging and Tweeting 

leanagilemachine.com @JR0cket

Summary

I found Kanban increased my training effectiveness

I learnt alot about Kanban I got feedback on my techniques by blogging I got lots of feedback from this talk (hopefully)

Its time for the pub if you dont have any questions ?

Resources

LeanAgileMachine.com JR0cket.com SkillsMatter.com Kanban101.com LimitedWIPSociety.org  The Goal – Eliyahu M. Goldratt Theory of Constraints – Eliyahu M. Goldratt

PUB

Slaughtered Lamb Cross over road in front of Skills Matter Take second right alley Walk until you see pub in front of you Walk to bar and buy several drinks – if you ask me 

a good question I may buy you a drink or two

Wake up at 3 in the morning on a park bench...