Рекомендации по разработке политики и процедур управления электронными документами в архивах

Чарльз Доллар Данный материал был представлен д-ром Чарльзом Долларом на семинаре по управлению электронными документами, проведенном Советом архивов Саскачевана (SCA) в декабре 1997 года. В нем содержатся рекомендации по разработке политики и процедур управления и обеспечения сохранности электронных документов. SCA благодарит д-ра Доллара за этот материал и за разрешение его воспроизвести.

Источник: Dr.Charles Dollar "Archives and electronic records: Policies and procedures guidelines", presented during the Saskatchewan Council of Archives Electronic Records Management workshop, 1997, http://scaa.usask.ca/e-policy.html

1. Политика

Рекомендуется: Разработать для архива политику (регламент) обеспечения долговременного доступа к электронным документам, охватывающую следующие области:

· Цели программы · Ответственное хранение – юридическое и/или физическое · Обоснование выбранных решений · Технологичность · Миграция · Использование собственного архивохранилища либо передача хранения на

аутсорсинг · Проведение аудитов, с целью обеспечить соблюдение установленных требований

2. Контроль качества

Рекомендуется: Разработать процедуры контроля качества, учитывающие следующее: · Использование функциональных возможностей программного обеспечения

системы архивного хранения, · Документирование всех действий, предпринятых с целью обеспечения

долговременного доступа к электронным документам, · Документацию нужно поместить в один «контейнер» с соответствующими

электронными документами, · Периодическое проведение аудитов

3. Программа мониторинга и управления климатическими условиями

Рекомендуется: Обеспечить постоянную читаемость электронных документов за счет реализации мер, обеспечивающих стабильные климатические условия при хранении, а также за счет заботливого отношения и использования надлежащих процедур при работе с носителями информации. В число подобных мер должны входить:

· Поддержание стабильных климатических условии, в том числе температуры 15 ± 5°C и относительной влажности 40% ;

· Установка системы фильтрации пыли и газообразных примесей; · Запрещение потребления пищи и напитков, а также курения в хранилище; · Ежегодная проверка на читаемость статистической выборки из числа архивных

носителей информации, с тем, чтобы выявить факты утраты информации и признаки, говорящие о возможности утраты информации в будущем.

- Если единиц хранения (например, видеокассет, компьютерных дисков) менее 50, то все они должны ежегодно проверяться,

- Если число единиц хранения находится в диапазоне между 50 и 1809, то для проверки следует взять случайную выборку в 20% от числа единиц хранения,

- Если число единиц хранения больше или равно 1810, то для проверки следует отобрать случайным образом 3811 единицу хранения.

- После использования все ленты должны быть перемотаны (при постоянном натяжении ленты).

4. Прием документов

Рекомендуется: Разработать и применить на практике правила передачи электронных документов на архивное хранение. В правилах нужно:

· Выбрать не более трех видов носителей информации, из числа тех, что широко используются агентствами в повседневной деятельности (например, ленточные картриджи, CD-ROM, DVD-ROM), которые могут быть использованы для передачи электронных документов на архивное хранение,

· Выбрать стандартный носитель информации для архивного хранения, и всемерно поощрять его использование агентствами и организациями при передаче электронных документов на архивное хранение,

· Все передаваемые электронные документы должны быть в одном из установленных форматов.

5. Переформатирование электронных документов

Переформатирование представляет собой один из вариантов обновления носителей информации.

Под переформатированием понимаются изменения в потоке битов, происходящие в случае:

· смены физического носителя, · смены используемой кодировки символов (пример: перекодировка из EBCDIC в

ASCII), · переход от записей фиксированной длины к записям переменной длины.

При переформатировании отсутствуют изменения в контенте, структуре или контекте документа.

Рекомендуется: Разработать и применить на практике правила переформатирования поступивших электронных документов, предусматривающие следующее:

· Выбор ленточных картриджей (например, типа DLT) в качестве архивных носителей информации,

· Переформатирование электронных документов в момент их передачи на архивное хранение (а также при вводе в эксплуатацию новых видов носителей и устройств хранения информации),

· Обеспечение аутентичности переформатированных электронных документов за счет строгих процедур контроля качества, которые могут включать побитное (побайтовое) сравнение, сравнение хэш-дайджестов и использование цифровых отметок времени.

1 Ср. 36 CFR 1234.30 (там цифры чуть-чуть отличаются)

· Максимальное использование возможностей архивного программного обеспечения для детального документирования всех действий, выполняемых в процессе переформатирования электронных документов.

· Создание в ходе процесса переформатирования двух копий, одна из которых считается резервной копией и подлежит хранению в удаленном хранилище.

6. Копирование электронных документов

Копирование представляет собой один из вариантов обновления носителей информации.

Под копированием понимается точное воспроизведение потока битов.

Рекомендуется: Разработать и применить на практике правила периодического копирования электронных документов, предусматривающие следующее:

· Копирование электронных документов в момент их поступления на архивное хранение,

· Копирование электронных документов каждые 10 лет, если в эксплуатацию не вводятся новые виды носителей и устройств хранения информации,

· Копирование электронных документов в том случае, если при ежегодной проверке на читаемость статистической выборки обнаружено 10 или более устранимых ошибок или ошибок чтения

· Обеспечение аутентичности перенесенных электронных документов за счет строгих процедур контроля качества, которые могут включать побитное (побайтовое) сравнение, сравнение хэш-дайджестов и использование цифровых отметок времени.

· Максимальное использование возможностей архивного программного обеспечения для детального документирования все действий, выполняемых в процессе копирования электронных документов.

· Создание в ходе процесса копирования двух копий, одна из которых считается резервной копией и подлежит хранению в удаленном хранилище.

7. Конверсия (конвертация) электронных документов

Рекомендуется: Разработать и применить на практике правила конверсии электронных документов, предусматривающие следующее:

· Конверсия аутентичных электронных документов из одной программной среды в другую не должна приводить к потере их структуры, контента или контекста,

· Конверсия аутентичных электронных документов проводится всякий раз при обновлении программного обеспечения или при инсталляции нового программного приложения.

· В качестве стандартного формата для хранения рекомендуется использовать PDF, SGML или XML. Во время конверсии рекомендуется помещать в один «контейнер» - SGML/XML-документ набор электронных документов и соответствующую документацию.

· Обеспечение аутентичности перенесенных электронных документов за счет строгих процедур контроля качества, которые могут включать побитное (побайтовое) сравнение, сравнение хэш-дайджестов и использование цифровых отметок времени.

· Максимальное использование возможностей архивного программного обеспечения для детального документирования все действий, выполняемых в процессе конверсии электронных документов.

· Отказываться от конверсии аутентичных электронных документов можно только в крайнем случае, при условии, что риск утраты аутентичности и «читаемости» является приемлемым.

· Создание в ходе процесса конверсии двух копий, одна из которых считается резервной копией и подлежит хранению в удаленном хранилище.

8. Миграция электронных документов

Рекомендуется: Разработать и применить на практике правила проведения (непроведения) миграции электронных документов, предусматривающие следующее:

· Установить правила, недвусмысленно определяющие те обстоятельства, при которых должна будет выполняться миграция электронных документов,

· Установить правила, недвусмысленно определяющие те обстоятельства, при которых миграция электронных документов проводиться не будет (и документы будут переведены на бумагу или микрофильм),

· Включить в состав процедуры миграции рекомендуемые Майклом Броди (Michael Brodie) и Майклом Стоунбрейкером (Michael Stonebreaker) десять шагов миграции электронных документов из устаревших информационных систем:

1. Анализ старой информационной системы 2. Декомпозиция структуры старой системы 3. Разработка интерфейсов новой системы 4. Разработка программных приложений для новой системы 5. Разработка новой базы данных 6. Инсталляция и тестирование новой системы 7. Создание необходимых сопряжений и «переходников» 8. Миграция документов из старой системы 9. Миграция старых программных приложений 10. Миграция интерфейсов

· Ввести процедуры контроля качества миграции, включающие тестирование используемого для миграции программного обеспечения (на тестовом наборе документов) для доказательства отсутствия какой-либо деградации документов.

· Во избежание ошибок, проводится сверка мигрированных электронных документов с документами в исходной устаревшей информационной системе,

· Если ввиду финансовых или технических ограничений невозможно провести миграцию без определенных потерь контента, структуры или контекста, следует тщательно документировать все выполняемые действия, для того, чтобы доказать надежность создаваемых в ходе миграции документов.

· Если принимается решение дальнейшую миграцию документов не проводить, в результате чего документы переводятся в бумажный вид или на микропленку, следует провести визуальное сравнение выборки документов в электронном виде и на бумаге (микропленке).

9. С чего начать программу обеспечения долговременного доступа к электронным документам

Рекомендуется: Разработать правила и внедрить процедуры, предусматривающие следующее:

· Разработка политику, предусматривающей интегрированный ИТ-план, служащий общим целям и задачам архива,

· Разработать 5-7-летний план развития информационных технологий, основанный на реалистической оценке финансовых ресурсов, которыми, предположительно, будет располагать организация,

· Разработать систему, нацеленную на решение конкретных задач и на использование ресурсов архива, - и для которой имеется компьютерно-грамотный и технически подготовленный персонал.

· Оценить, в долгосрочной перспективе, возможные выгоды и расходы. Там, где отдача минимальна, следует подумать об альтернативных методах хранения, таких как бумага и микрофильм.