Управление финансовыми потоками в агентстве

Антон ЧерноталовE-Promo

Антон ЧерноталовОбразование: НГТУ, Сети связи и системы коммутации.«Студия Моризо», основатель и директор, 2004 г.E-Promo, слияние, директор, с 2012 г. 

Моризо:11 лет, 20 сотрудниковСпециализация: Digital ProductionПортрет клиента: крупный и средний бизнес, для которого привлечение или обслуживание клиентов происходит в оффлайне и онлайне: Клиенты: Lacoste, Marks&Spencer, U.S. Polo Assn., МТТ, Домашние деньги.

E-Promo:7 лет, 30+ сотрудников, 2 офисаСпециализация: Performance MarketingПортрет клиента: все виды бизнеса,для которого привлечение или обслуживание клиентов происходит в оффлайне и онлайне, а маркетинг выделен в отдельное подразделение.Клиенты: Ростелеком, Virgin Connect, Ренессанс Кредит, Пробизнесбанк,Genser.

Что происходит вокруг?• Кризис в экономике,• Рынок больше не растет на десятки

процентов, • Конкуренция усиливается, • Дебиторская задолженность растет,• Клиенты обанкрачиваются,• Сотрудники требуют повышения зарплаты,• Рентабельность падает.

Кто виноват и что делать?• Контролировать финансовую устойчивость

компании; • Понять, какие направления/клиенты приносят

прибыль, а какие убытки;• Внедрить управленческий учет и научиться

считать правильные цифры правильным методом;

• Оптимизировать операционную деятельность не за счет интуиции, а на основании цифр и аналитики.

Внедрение управленческого учета• УУ – основной источник достоверной

информации о состоянии компании;• Ключевой KPI для директора и топ-менеджеров;• Система координат:

– все ли вы правильно делаете в перспективе: месяца/квартала/года,

– Эффективно ли агентство,– Аудит работы главбуха;

• Сравнить себя с другими агентствами;• Быстро рассчитать стоимость компании.

Структура управленческого учета• Отчет о прибылях и убытках (P&L – Profit & Loss)• Отчет о движении денежных средств (CF – Cash

Flow)

Большая статья про построение управленческого учета в агентстве: http://www.cmsmagazine.ru/library/items/management/10-glavnyh-pokazatelej-v-upravlencheskoj-otchetnosti/

Ключевые показатели P&L отчета• Turnover (Оборот, без НДС);• Gross Profit (Валовая прибыль, без

НДС) суммарно и по направлениям деятельности

• Gross Profit Margin (Маржинальность, %)по агентству и по направлениям

• PBIT / PBT (Profit before Interest and Tax)(Операционная прибыль, прибыль до уплаты налогов)

• PBIT / PBT Margin (%)

Типовые значения отчетностидля контекстного агентства• Gross Profit Margin = Gross Profit/ Revenue • Gross Profit Margin = [15% – 20%]

• PBIT Margin = PBIT / Gross Profit• PBIT Margin = [10% – 20%]

• Рост Оборота и Валовой Прибыли должен коррелировать с ростом аналогичных показателей ключевых поставщиков

Распространенные ошибки1. Учет ведется по кассе,2. Бухучет не совпадает с управленческим

учетом,3. Учет ведется с НДСом.4. Совмещение финансового и операционного

доходов.

Практические кейсы по финансовому планированию

Платежный календарь с недельным планированием• Прогнозирование кассовых разрывов;• Прогнозирование возможности

использования свободных денежных средств.

Платежный календарь с недельным планированием

Начало недели

ПНД ВТ СР ЧТ ПТ Конец недели

При-ход

200 400 50 0 120 200 970

Рас-ход

300 300 0 20 0 620

Суммы в тыс. руб.

Начало недели

ПНД ВТ СР ЧТ ПТ Конец недели

При-ход

200 0 0 0 0 770 970

Рас-ход

620 620 0 0 0 0

Раз-ница

- 420

Платежный календарь с недельным планированием

Начало недели

ПНД

ВТ СР ЧТ ПТ Конец недели

Итог недели

При-ход

200 400 50 0 120 200 970200 + 770

Рас-ход

620 300 300 0 20 0 - 420200 - 620

При-ход

350970 - 620

100 200 0 0 400 1 050350 + 700

Рас-ход

600 0 0 600 0 0 - 250350 - 600

При-ход

4501 050 - 600

100 100 200 150 0 1 000450 + 550

Рас-ход

300 0 300 0 0 0 + 150450 - 300

1 не

д.2

нед.

3 не

д.

Температура оплаты счетов• Что делать, если клиент задерживает

платежи?• Кто отвечает за дебиторскую

задолженность?• Когда писать претензии, а когда подавать

иск в суд?

Температура оплаты счетовСрок оплаты счета – свойство договора, на основании которого выставляется счет.

• Зеленый: счет оплачен в срок.• Желтый: оплата счет просрочена на срок от 1 до 7

дней.Телефонный звонок.

• Оранжевый: оплата счета просрочена на срок от 8 до 30 дней. Два письма с предупреждениями на 8 и 15 день.

• Красный: оплата счета просрочена на срок от 31 дней.Официальная претензия и потенциальный иск.

Температура оплаты счетов• Регламентированный процесс по отработке

задержек платежей коммерческим (аккаунт) отделом.

• Материальная мотивация аккаунт-менеджеров на температуру счетов.

• Еженедельный контроль динамики желтой/оранжевой/красной зон оплат.

• Продажа долгов юридическим компаниям.

Оценка экономической эффективности сотрудников

Расчет рентабельности сотрудника1. Анализируем управленческий учет и делим все

операционные расходы на производственные / коммерческие / административные.

2. Определяем долю производственных расходов во всех расходах.Пример: все операционные расходы за месяц: 1 000 тыс. руб.Расходы на ФОТ: 700 тыс. руб.

Расходы на ФОТ производственного отдела: 300 тыс. руб.Расходы на ФОТ коммерческого отдела: 250 тыс. руб.Расходы на ФОТ административного персонала: 150 тыс.

руб.Доля производственных расходов: 300 / 700 = 43%Доля коммерческих расходов: 250 / 700 = 36%Доля административных расходов: 150 / 700 = 21%

Расчет рентабельности сотрудникаРасходы на ФОТ производственного отдела: 300 тыс. руб. Доля производственных расходов: 300 / 700 = 43%

Структура отдела: 1 руководитель + 4 специалиста.ФОТ руководителя отдела: 100 тыс. руб.ФОТ сотрудника: 50 тыс. руб.

4 сотрудника должны обеспечить доход в 1 млн руб. для выхода в «ноль».1 сотрудник должен принести доход в 250 тыс. руб.Коэффициент рентабельности сотрудника: 1 к 5 (20% = 50 / 250)

Пример:Доход по клиентам сотрудника составил 300 тыс. руб.Рентабельность сотр. = Прибыль от результатов сотр. / Расходы на сотр.Рентабельность сотр. = (300 – 50/20%) / 300 = 16,7%

Расчет рентабельности сотрудника• Какие сотрудники приносят прибыль, а

какие убыток?• Клиенты каких сотрудников приносят

прибыль, а какие убыток?• Какие клиенты приносят прибыль, а какие

убыток?• Какие направления деятельности приносят

прибыль, а какие убыток?

Расчет себестоимости часа сотрудникаРабочее время сотрудников:• Оплачиваемое клиентом:

выполнение задач клиента по договору• Неоплачиваемое клиентом:

подготовка презентаций и коммерческих предложений, исправление ошибок.

• Неоплачиваемое время:Совещания, обучение, конференции, простой сотрудника.

Расчет себестоимости часа сотрудникаГодовой доход сотрудника (специалиста по контексту)

600 000 руб.

Доход сотрудника в месяц «на руки» после уплаты налогов

33 410 руб. = 600 000 / 12 / 1,302 * 0,87

Рабочих дней в году 247Отпуск (28 календарных дней или 20 рабочих дней)

20

Day-off 3Оплачиваемых рабочих дней 224 = 247 -20 -3

Рабочих часов в день 6Коэффициент оплачиваемого времени клиентом

0,7

Оплачиваемое время клиентом в день 4,2 = 6 * 0,7

Оплачиваемых клиентами рабочих часов в год 941 = 224 * 4,2

Себестоимость рабочего часа производственного сотрудника для компании-работодателя

638 руб. в час = 600 000 / 941

Доля расходов на производственных сотрудников

43%

Себестоимость рабочего часа сотрудника для клиента

1 483 руб. в час без НДС= 638 / 0,43

Расчет себестоимости часа сотрудника• Переход на почасовую модель оплаты для

нерентабельных клиентов.• Расчет стоимости продуктов по аналитике

или ведения рекламных кампаний в аккаунте клиента.

• Быстрый расчет стоимости для нетиповой услуги.

• Возможность работы по субагентской модели.

И что дальше?• Экономическая эффективность агентства сегодня

и завтра = качество операционного управления.• Качество операционного управления зависит от

скорости и верности принимаемых решений.• Для быстрого и верного принятия решения нужны

данные.

• Считайте данные, доходность и рентабельность сотрудников, затрачиваемое время на работу с клиентом, анализируйте точки прибыли и убытков.

Что почитатьБизнес в шоколадеФедосеев, Карабанов, Добровольский, Боровков

Битва за эффективностьФедосеев, Карабанов, Добровольский, Боровков

Спасибо за внимание!Антон ЧерноталовFacebook.com/chernotalov