Basisbegrippen projectmanagement

deel 2 voor- en nadelen van projectmanagement

revisie 1

� /�1 10

Ingewikkelde, inclusief strategische taken kan je delegeren aan teams door gebruik te maken van projectmanagement. De teams worden op vooraf geplande datums, de 'milestones', gecontroleerd. Deze controles stemmen overeen met het afleveren van een deelresultaat, een 'deliverable' in het vakjargon. Tijdens deze controles worden de parameters van de derde as gecontroleerd door de verantwoordelijke. De verbruikte 1

middelen (mensen, geld en tijd) worden afgewogen t.o.v. de planning en het resultaat op dat ogenblik. Zo weet je of er meer (het project loopt achter) dan wel minder (het project loopt voor) middelen werden verbruikt. Een tiental milestones is gebruikelijk (meer milestones is contraproductief).

Uiteraard is de conformiteit van het beschikbaar deelproduct of deelresultaat zeer belangrijk. Deze evaluatie gebeurt t.o.v. van het lastenboek.

De projectleider is verantwoordelijk voor het wegwerken van alle obstakels die het halen van 'zijn' project in de weg staan. In grote organisaties krijgt hij daarvoor de steun van een topmanager die zijn 'sponsor’ wordt.

zie basisbegrippen deel 1 > http://www.slideshare.net/cedHEY/2013-1224-basisbegrippen-projectmanagement-deel-11

� /�2 10

Als hij niet meer vooruit kan, doet hij beroep op zijn sponsor die op zijn beurt de weg vrijmaakt. Hoe meer hiërarchie hoe belangrijker de sponsor. 2

De inspanning, het 'gewicht', van de procedure hangt af van hoe precies de details vastgelegd worden. Hoe meer details, hoe meer planning, controle op de milestones enz. Hoe meer details, hoe meer tijd en geld er geïnvesteerd wordt in de planning.

Hoe meer planning, hoe meer voorspelbaarheid, controle en inzicht m.b.t. het resultaat. Het nadeel is dat de kost mee omhoog gaat. Projecten worden in belangrijke mate vertraagd door management en controle. Vanaf een bepaald punt wordt de kost hoger dan de opbrengst.

Uiteraard bepaalt de ernst van de risico's de noodzaak om strikter te plannen. Het ontwikkelen van een nieuw medicijn vergt meer planning en controle dan een nieuwe procedure voor telefonisch onthaal.

De theorie zegt dat je de investering in planning terugverdient door de snellere resultaten. Dit is echter afhankelijk van heel wat factoren.

Lees verder om deze factoren te ontdekken.

zowel in niveaus als in aantal, bijvoorbeeld het aantal directieleden2

� /�3 10

De investering in planning is afhankelijk van heel wat factoren, een paar voorbeelden:

de beschikbare middelen: als je weinig middelen hebt, is een investering in actie een noodzaak, jouw middelen opgebruiken aan planning is zinloos

de onzekerheid: wat baat het om alles te plannen als je niets met zekerheid weet, het klinkt logisch en toch gebeurt het 3

het vastleggen van doelstellingen: alles plannen voor je exact weet wat je wilt bereiken, is jouw beschikbare middelen opbranden

het risico, wat baat het om alles te plannen als: • de kans om te mislukken verwaarloosbaar is? • de gevolgen van een mislukking verwaarloosbaar zijn? 4

• de gevolgen van een mislukking voorafgaand afgebakend en aanvaard zijn : je 5

bent je bewust van het risico, maar je wilt het traject afleggen om te leren, het resultaat te testen enz.

bekend als ‘paralysis by analysis’3

de gevolgen zijn, onder andere, de totale kostprijs als je mislukt: de totale kostprijs is de kost van de verloren investering + de kost van de gevolgen van de 4

mislukking (worst case)

het zogenaamde 'affordable loss'5

� /�4 10

Algemene bedenkingen:

• ervaringsopbouw: elke mislukking brengt een aantal lessen met zich mee en een opbouw van kennis

• innovatie en waardecreatie zijn gebaseerd op experimenteren en dus ook op mislukking

• mislukken is de essentie van ondernemerschap: de confrontatie met problemen is de voornaamste motor voor innovatie, elke persoon of organisatie die zichzelf verbiedt te falen verbiedt zichzelf te innoveren

• kansen ontdekken: het afleggen van een ondernemingstraject brengt meestal nieuwe kansen aan het licht, vele ondernemers hebben de kans van hun leven ontdekt toen ze bezig waren met iets totaal anders

Projectmanagement is een flexibel middel. De toepassing ervan in een 'lichte' of ver doorgedreven vorm is een kwestie van gezond verstand. Een heel aantal methodes kan je afzonderlijk toepassen zonder dat een veelomvattend management nodig is.

� /�5 10

Een aantal belangrijke voordelen van projectmanagement samengevat:

• voorspelbaarheid van het resultaat en van de nodige middelen (mensen, tijd en geld) • delegeren van ingewikkelde trajecten • standaardisatie van methodes • optimalisatie (versnelling) van het project • uitdagende en moeilijke doelstellingen behalen

De voorspelbaarheid is een gevolg van het detailleren van het traject. Deze detaillering 6

wordt 'de bottom line' genoemd.

Delegeren is één van de voornaamste hefbomen in elke organisatie. Dat betekent dat de groei van jouw onderneming afhankelijk is van het aantal taken dat je laat uitvoeren door jouw medewerkers. Projectmanagement stelt je in staat taken die je niet aan één persoon kunt toevertrouwen, door te geven aan een team van complementaire medewerkers. Zo wordt het mogelijk om taken 'die jij alleen kunt' toch te delegeren. Zo win je tijd, het enige middel die je niet kan vervangen.

De standaardisatie van methodes maakt het mogelijk mensen uit andere teams, organisaties of domeinen snel in te zetten in andere projecten. Er bestaan specifieke, internationaal erkende certificaten voor projectmanagers (PMI).

in de praktijk blijken projecten dikwijls 200% en meer af te wijken van de voorspelling, bron: PMBOK6

� /�6 10

De opgebouwde ervaring maakt het mogelijk om de uitvoering steeds weer te optimaliseren. Telkens je dezelfde methode toepast, ga je sneller vooruit.

Door de lange en moeilijke weg in haalbare stukjes te verdelen kan je uitdagende en moeilijke doelstellingen behalen.

Lees verder over wat je als ondernemer of manager onthoudt over project management.

� /�7 10

Wat je als ondernemer of manager onthoudt over project management:

• specifieke tools uit project management kan je afzonderlijk gebruiken: denk aan risico-analyse, plannen van de middelen (mensen, tijd en geld) enz.

• delegeren van taken aan projectteams is een zeer krachtige hefboom

• projectteams kunnen ook problemen aanpakken

• start geen project waarvoor er de komende jaren alleen maar kosten zijn en slechts een onzekere (grote) return op het einde

• voor jouw doelstellingen op lange termijn, plan je steeds resultaten op korte termijn in 7

• als de tussentijdse resultaten geen verkoopbare producten voortbrengen, gebruik je wat tussentijds beschikbaar is voor imago-opbouw 8

• project management is een middel maar geen doel, van een probleem of doel een project maken zorgt er niet voor dat het doel gehaald wordt

minstens elke maand, Bron: The Scrum Guide 06/20137

maak gebruik van PR (Public Relations) zodanig dat de verkoop van bestaande producten gepromoot wordt8

� /�8 10

• alleen de aanpak en werken aan het project zorgen voor het behalen van het doel

• zorg dat de projectleider steeds de vinger aan de pols houdt

• stel alleen maar teams samen met mensen die het doel als gemeenschappelijk objectief nastreven

• door de lange en moeilijke weg in haalbare stukjes te verdelen kan je uitdagende en moeilijke doelstellingen behalen

• het ideale team bestaat uit minimum 3 en maximum 9 teamleden , plus een teamleider 9

en een projectleider , de sponsor is extern en wordt niet meegeteld 10

Zoals alle methodes is projectmanagement afhankelijk van jouw specifieke context. Leer de basis. Gebruik wat nuttig is. Het nut is afhankelijk van jouw situatie op dat bepaald ogenblik. Wat vandaag nuttig is kan morgen schadelijk zijn en omgekeerd.

Inzicht, ervaring en methodiek bepalen succes.

Bron: The Scrum Guide 06/20139

In het totaal maximum 11 teamleden10

� /�9 10

Meer over project management, bedrijfsbeheer en het behalen van doelstellingen: http://issuu.com/academiapress/docs/resultaat_in_het_kwadraat/8

Meer over de auteur:https://be.linkedin.com/pub/cedric-­‐heyndrickx/0/b63/402  

Meer over de uitgever: Ansel b.v.b.a. Puntweg 17. B9070 Heusden RPR. Gent 0848.741.981 Bank BE87 0016 7983 6094 www.groeimanagement.be

� /�10 10