TEHOKAS JA LUOTETTAVARATKAISU MUUTTUMATTOMAN TIEDON ARKISTOINTIIN

Tiedon määrä maailmassa kasvaa räjähdysmäistä vauhtia. Samalla tarpeellisen tiedon löytäminen ja turvallinen säilyttäminen käy yhä haastavammaksi.

Sähköisen säilyttämisen hyödyt konkretisoi-tuvat tietoturvan, tiedon hallittavuuden, fyysisen tilansäästön ja tehokkuuden muodossa.

Mutta mikä tahansa digitaalinen arkisto ei sovi julkishallinnon käyttöön, jos tietoa halutaan säilyttää vain sähköisessä muodossa.

Mikäli toimit julkishallinnossa, tarvitset Arkistolaitoksen SÄHKE2-normin täyttävän, sertifioidun järjestelmän.

Jos sinulla on myös tarve arkistoida pitkäaikaisesti ja turvallisesti tietoa, jota ei enää muokata, olemme kehittäneet sopivan ratkaisun ja suunnitelleet palvelun, jonka vuoksi sen käyttöönotto on mahdollisimman vaivatonta.

Olemme hyödyntäneet yli 20 vuoden kokemuksemme sähköisestä dokumentin-hallinnasta ja suunnitelleet sen pohjalta pitkäaikaisarkiston vastaamaan julkishallinnon tiedontallennustarpeisiin.

Canon Säilö

SÄHKE2-sertifioitu säilytysjärjestelmä

Ratkaisun pohjana toimii Canonin Therefore™-dokumentinhallinta-järjestelmä, jonka parhaita puolia ovat älykkäät metatieto-lomakkeet, tehokas haku ja monipuolinen käyttäjäoikeuksien hallinta.

Ratkaisumme on valmiiksi konfiguroitu ja SÄHKE2-sertifioitu. Se on luotettavasti integroitavissa muihin käytössäsi oleviin järjestelmiin ja laajennettavissa monikäyttöiseksi skaalautuvaksi dokumentinhallintajärjestelmäksi.

TIEDON VASTAANOTTO

Käyttäjä voi tuoda tietoa manuaalisesti eri järjestelmistä

tai valita järjestelmästä lomakepohjan, johon syöttää

metatiedot.

Tiedot voidaan tuoda myös automaattisesti mistä tahansa

järjestelmästä hyödyntäen standardimuotoisia Therefore™ Connectoreita tai varta vasten

rakennettujen rajapintojen avulla.

Järjestelmä tarkastaametatietojen oikeellisuudenvastaanoton yhteydessä.

Korjauksia voi tehdä käsin SÄHKE2-normin vaatimusten

mukaisesti. Muutokset rekisteröityvät, joten ne ovat

myös jäljitettävissä.

Tieto arkistoidaan luku-muodossa: sitä voi hakea,

tarkastella ja tulostaa,mutta ei enää muokata.

Tiedon vastaanotto Metatietojen tarkistus Tiedon arkistointi

TIEDON HÄVITYS

Kun asiakirjojen säilytysaika

päättyy, käyttäjä voi luoda

hävitysesityksen.

Hävitysesitys Tiedostojen lisäys Tiedon hävitysHyväksyntä Palautus

Asiakirjat lisätään hävitysesitykseen

metatietojen perusteella. Useita asiakirjoja voidaan

liittää yhdellä kertaa tehtävän tai tiedostotyypin

perusteella.

Valmis hävitysesitys siirtyy

ennalta määritetylle

hyväksyjälle, joka voi hyväksyä tai

hylätä sen.

Kun hävitys-ehdotus on

hyväksytty, asia-kirjat poistuvat

arkistosta. Poistettujen

dokumenttien metatiedot säilyvät

rekisterissä.

Poistetutasiakirjat ovat

palautettavissa järjestelmän

pääkäyttäjän toimesta

kuukauden ajan.

CANON SÄILÖ -RATKAISUKOKONAISUUSPITÄÄ SISÄLLÄÄN:

SÄHKE2-sertifioidun säilytysjärjestelmän muuttumattomien asiakirjojen sähköiseen säilytykseen.1.

2.

3.

Tarvittavat ohjelmistot ja lisenssit.

Toimitusprojektin sujuvan käyttöönoton varmistamiseksi.

+ Mahdollisuuden toiminnallisiin laajennuksiin, järjestelmä-rajapintojen rakentamiseen ja ulkoistettuun ylläpitoon.

LAAJENNUKSETCanon Säilön rinnalle voidaan liittää useita toiminnallisuuksia helpotta-maan organisaatiosi työskentelyä.

Laajennukset voivat olla käyttö-valmiita tai organisaatiosi tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja.

Canon tarjoaa mm. seuraavat ratkaisut:

Informaation-hallinnan

suunnittelupalvelu

Digitaalinenhenkilöstö-

hallinto

Toiminta-järjestelmä

Kirjanpito-aineistonarkistointi

Sopimushallinta ja sähköinenallekirjoitus

Hankinnastamaksuun

Digitointipalvelu

CANON SÄILÖ-SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ– ARKISTOINTIIN TIEDONKÄSITTELYN PÄÄTYTTYÄ

Helppokäyttöinen arkistointiratkaisu

Tieto saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta

Nykyaikaiset toiminnot

Nopea tiedonhaku metatiedon tai sisällön perusteella

Kattava käyttöoikeuksien hallinta

Tietoturvallinen

SÄHKE2-normin mukainen

Vapauttaa paperiarkiston viemän tilan

HALUATKO JUTELLA LISÄÄSÄHKE2-SERTIFIOIDUSTASÄILYTYSJÄRJESTELMÄSTÄ?

Lähetä yhteydenottopyyntö osoitteeseen demand@canon.fi ja asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä.

Lue lisää Canon Säilöstä: canon.fi/sailo

Seuraa meitäwww.twitter.com/CanonBusinessFI

www.youtube.com/CanonBusinessFI

www.linkedin.com/company/canon-oy

www.slideshare.net/CanonBusinessFI

www.canon.fi/business-bytes/