TEHOKAS JA LUOTETTAVARATKAISU MUUTTUMATTOMAN TIEDON ARKISTOINTIIN
Tiedon määrä maailmassa kasvaa räjähdysmäistä vauhtia. Samalla tarpeellisen tiedon löytäminen ja turvallinen säilyttäminen käy yhä haastavammaksi.
Sähköisen säilyttämisen hyödyt konkretisoi-tuvat tietoturvan, tiedon hallittavuuden, fyysisen tilansäästön ja tehokkuuden muodossa.
Mutta mikä tahansa digitaalinen arkisto ei sovi julkishallinnon käyttöön, jos tietoa halutaan säilyttää vain sähköisessä muodossa.
Mikäli toimit julkishallinnossa, tarvitset Arkistolaitoksen SÄHKE2-normin täyttävän, sertifioidun järjestelmän.
Jos sinulla on myös tarve arkistoida pitkäaikaisesti ja turvallisesti tietoa, jota ei enää muokata, olemme kehittäneet sopivan ratkaisun ja suunnitelleet palvelun, jonka vuoksi sen käyttöönotto on mahdollisimman vaivatonta.
Olemme hyödyntäneet yli 20 vuoden kokemuksemme sähköisestä dokumentin-hallinnasta ja suunnitelleet sen pohjalta pitkäaikaisarkiston vastaamaan julkishallinnon tiedontallennustarpeisiin.
Canon Säilö
SÄHKE2-sertifioitu säilytysjärjestelmä
Ratkaisun pohjana toimii Canonin Therefore™-dokumentinhallinta-järjestelmä, jonka parhaita puolia ovat älykkäät metatieto-lomakkeet, tehokas haku ja monipuolinen käyttäjäoikeuksien hallinta.
Ratkaisumme on valmiiksi konfiguroitu ja SÄHKE2-sertifioitu. Se on luotettavasti integroitavissa muihin käytössäsi oleviin järjestelmiin ja laajennettavissa monikäyttöiseksi skaalautuvaksi dokumentinhallintajärjestelmäksi.
TIEDON VASTAANOTTO
Käyttäjä voi tuoda tietoa manuaalisesti eri järjestelmistä
tai valita järjestelmästä lomakepohjan, johon syöttää
metatiedot.
Tiedot voidaan tuoda myös automaattisesti mistä tahansa
järjestelmästä hyödyntäen standardimuotoisia Therefore™ Connectoreita tai varta vasten
rakennettujen rajapintojen avulla.
Järjestelmä tarkastaametatietojen oikeellisuudenvastaanoton yhteydessä.
Korjauksia voi tehdä käsin SÄHKE2-normin vaatimusten
mukaisesti. Muutokset rekisteröityvät, joten ne ovat
myös jäljitettävissä.
Tieto arkistoidaan luku-muodossa: sitä voi hakea,
tarkastella ja tulostaa,mutta ei enää muokata.
Tiedon vastaanotto Metatietojen tarkistus Tiedon arkistointi
TIEDON HÄVITYS
Kun asiakirjojen säilytysaika
päättyy, käyttäjä voi luoda
hävitysesityksen.
Hävitysesitys Tiedostojen lisäys Tiedon hävitysHyväksyntä Palautus
Asiakirjat lisätään hävitysesitykseen
metatietojen perusteella. Useita asiakirjoja voidaan
liittää yhdellä kertaa tehtävän tai tiedostotyypin
perusteella.
Valmis hävitysesitys siirtyy
ennalta määritetylle
hyväksyjälle, joka voi hyväksyä tai
hylätä sen.
Kun hävitys-ehdotus on
hyväksytty, asia-kirjat poistuvat
arkistosta. Poistettujen
dokumenttien metatiedot säilyvät
rekisterissä.
Poistetutasiakirjat ovat
palautettavissa järjestelmän
pääkäyttäjän toimesta
kuukauden ajan.
CANON SÄILÖ -RATKAISUKOKONAISUUSPITÄÄ SISÄLLÄÄN:
SÄHKE2-sertifioidun säilytysjärjestelmän muuttumattomien asiakirjojen sähköiseen säilytykseen.1.
2.
3.
Tarvittavat ohjelmistot ja lisenssit.
Toimitusprojektin sujuvan käyttöönoton varmistamiseksi.
+ Mahdollisuuden toiminnallisiin laajennuksiin, järjestelmä-rajapintojen rakentamiseen ja ulkoistettuun ylläpitoon.
LAAJENNUKSETCanon Säilön rinnalle voidaan liittää useita toiminnallisuuksia helpotta-maan organisaatiosi työskentelyä.
Laajennukset voivat olla käyttö-valmiita tai organisaatiosi tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja.
Canon tarjoaa mm. seuraavat ratkaisut:
Informaation-hallinnan
suunnittelupalvelu
Digitaalinenhenkilöstö-
hallinto
Toiminta-järjestelmä
Kirjanpito-aineistonarkistointi
Sopimushallinta ja sähköinenallekirjoitus
Hankinnastamaksuun
Digitointipalvelu
CANON SÄILÖ-SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ– ARKISTOINTIIN TIEDONKÄSITTELYN PÄÄTYTTYÄ
Helppokäyttöinen arkistointiratkaisu
Tieto saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta
Nykyaikaiset toiminnot
Nopea tiedonhaku metatiedon tai sisällön perusteella
Kattava käyttöoikeuksien hallinta
Tietoturvallinen
SÄHKE2-normin mukainen
Vapauttaa paperiarkiston viemän tilan
HALUATKO JUTELLA LISÄÄSÄHKE2-SERTIFIOIDUSTASÄILYTYSJÄRJESTELMÄSTÄ?
Lähetä yhteydenottopyyntö osoitteeseen [email protected] ja asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä.
Lue lisää Canon Säilöstä: canon.fi/sailo
Seuraa meitäwww.twitter.com/CanonBusinessFI
www.youtube.com/CanonBusinessFI
www.linkedin.com/company/canon-oy
www.slideshare.net/CanonBusinessFI
www.canon.fi/business-bytes/