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ExpositoresDra. L.A. Luciana Micaela MurgaDr. C.P. Juan Francisco Martínez Cataldi¿Qué es un Proyecto Exitoso?àCuando se cumplió con el alcance, calidad y presupuesto en el tiempo pedidoàCuando se desarrollaron / produjeron los elementos que cubrían los requerimientosàCuando todos los recursos fueron involucrados en tiempo y formaüCuando se cumplieron las condiciones de satisfacción…
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Project Management
ExpositoresDra. L.A. Luciana Micaela Murga
Dr. C.P. Juan Francisco Martínez Cataldi
Juan Martínez Cataldi
Actuación AcadémicaExpositor en conferencias de CPCECABAAuxiliar Docente de la Cátedra de Tecnología de la Información de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires.
Antecedentes ProfesionalesTitular de Estudio Profesional. Especializado en el área de Procesos, Control Interno, SOX y Auditoría.Se desarrollo principalmente en el área de auditoría y procesos de distintos estudios profesionales grandes.
MembresíasMiembro de la Comisión Profesional de Problemática de los Pequeños y Medianos Estudios Profesionales del Consejo Profesional.Miembro de la Cámara Argentina de Comercio ElectrónicoVoluntario Fundación Impulsar
• Contador Público
Conferencia Herramientas Básicas CPCECABA
Luciana Murga
• Antecedentes ProfesionalesSegment Manager at Telecom Argentina- Desarrollo de nuevas soluciones de ICT. Estudio de mercado y estimación de demanda para los desarrollos.- Estandarización de soluciones complejas, mediante construcción de ofertas modulares.- Generación de campañas para incrementar penetración de productos, ventas e ingresos.- Acciones de marketing y fidelización para proyecto portabilidad. Coordinación de focus group.- Coordinación entre áreas para la implementación de aumento de precios. Análisis y definición sobre clientes: Marketing.- Comunicación a clientes
Analista de Marketing - Segmento Pymes Banco Santander Rio- Segmentación de Clientes.- Armado de ofertas financieras para pymes.- Campañas para el segmento masivo. Definición de target objetivo y propuesta comercial.- Programa de fidelización.
• Lic.en Administración
Bibliografía recomendada Administración de
proyectos • Project Management A Systems Approach to
Planning, Scheduling, & Controlling de Harold Kerzner editorial John Wiley & Sons.
• Administración de Proyectos – de Gary Heerkens. McGraw-Hill
• PMBOK 4th edition.• PMP Exam Prep Rita Mulcahy• PeopleWare, productive projects and teams, de
Tom de Marco Editorial Dorset House Publishing.
• Analytical Methods for Risk Management A Systems Engineering Perspective, de Paul R. Garvey. Editorial CRC Press
Es un conjunto de actividades orientadas a crear un producto o servicio únicos; realizadas en un período definido
Es la forma en que cambian las organizaciones para ser más competitivas
Mirada Conceptual
Mirada de NegociosMirada Técnica
Características¿Qué lo hace Proyecto?
Principales Definiciones: PROYECTOS
II- Ciclo de Vida del Producto/Servicio o Resultado
Conjunto de FASES definidas para facilitar la gestión de un proyecto hasta su finalización;
Transición
Es un concepto asociado a las técnicas de la mercadotecnia y marketing. Se ocupa de los diferentes estados que va a atravesar un producto a lo largo de su existencia.
Diferente
Fases intermedias (una o más)Fase inicial Fase final
Terminaciones de fase “Kill points”
Inicio Fin
Marca el inicio y fin del proyecto
Constituido por mínimo 3 fases
EntregablesEntregables Entregables
Cada fase está compuesta por uno o más entregables
Tiempo
Nive
l de
cost
os
y st
affin
g
I -Ciclo de Vida de un Proyecto
Introducción Crecimiento Madurez Declive
Principales Definiciones:CICLO DE VIDA
Son personas y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente tanto por el resultado de la ejecución del proyecto como por la terminación exitosa del mismo.
Clientes ExternosClientes Externos
Responsable de ProyectoResponsable de Proyecto
Gerentes Funcionales
Equipo de Proyecto
Colegas
Clientes Internos
Jefe
ProveedoresProveedores
Terceros/Subcontratistas
Terceros/Subcontratistas
Responsable de ProyectoCoordinador / Líder de
proyectoClientes / Socios; Miembros
del Equipo/ Sponsor Proveedores, Gobierno ONGs,
etc..
Influencia de los Stakeholders
Costo de los Cambios
Alto
Bajo
Tiempo del Proyecto Inicio Fin
xx
yy
Miembros del Directorio
Roles y Actores -STAKEHOLDERS
Gerenciamiento de Proyectos: Procesos
Planificación
Control Ejecución
Cierre
Inicio
Acta de Inicio de Proyecto(Project Charter) / Alcance Preliminar
Plan de ProyectoAlcance / EDT (WBS)Estimaciones / PresupuestosTiempos y AgendaAnálisis de Riesgos
EntregablesSolicitudes de cambiosImplementación de medidas correctivas y preventivasDatos de performance
Aprobación/Rechazo de Controles de Cambio y medidas correctivas y preventivasActualizaciones a planesAprobación de entregablesReportes de performance
Cierre AdministrativoCierre de Contratos
El Ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar
Gestiones del conocimiento
1. Gestión del Alcance 2. Gestión del Tiempo3. Gestión de los costos4. Gestión de la Calidad 5. Gestión de los Recursos Humanos6. Gestión de las Comunicaciones 7. Gestión de los Riesgos8. Gestión de las Adquisiciones 9. Gestión de la Integración
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de los Recursos Humanos
Gestión de la Integración
Gestión de los Costos
Gestión de los Riesgos
Gestión del Tiempo
Gestión del Alcance
Gestión de la Calidad
Gestión de las Adquisiciones
Project Management
Sinergia
Tiem
po Costo
Costo
Costo del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Una de las principales causas de este fenómeno es que el coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto.
Interesados en el proyecto
• Director del proyecto. • Cliente/usuario. • Organización ejecutante. • Miembros del equipo del
proyecto. • Equipo de dirección del
proyecto. • Patrocinador. • Influyentes. • Oficina de Gestión de
Proyectos (PMO).
Errores comunes: “El Proyecto”
Como se diseñó Como se especificóComo lo solicitó el
cliente
Como se desarrollóComo quedó finalmente
Lo que realmente necesitaba el
usuario
Como se diseñó Como se especificó
Lo que realmente necesitaba el
usuario
Como se diseñó Como se especificó
Como quedó finalmente
Lo que realmente necesitaba el
usuario
Como se diseñó Como se especificó
Como se desarrollóComo quedó finalmente
Lo que realmente necesitaba el
usuario
Como se diseñó Como se especificóComo lo solicitó el
cliente
Como se desarrollóComo quedó finalmente
Lo que realmente necesitaba el
usuario
Como se diseñó Como se especificó
Contexto y Tendencias: Estándares Metodológicos Internacionales
Los desafíos de hoy….
• Cambio acelerado e incertidumbre• Globalización, rápida competencia y
cambios tecnológicos• Presiones económicas• Más valor por menos costo• Mayor accesibilidad y ciclos de vida
de producto reducidos• Recursos escasos, con integración
compleja• Necesidad de procesos de
transferencia de conocimiento
Más trabajo en menos tiempo con menos recursos Reutilización
Mejor control sobre cambios
Facilita trabajar en forma coordinada Aun desde lugares distantes (Lenguaje común, dominio de estándares)
Mayor calidad de :productos y serviciosen la toma de decisiones
Establece una base de conocimiento
• La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas al día a día de los proyectos, a los efectos de satisfacer sus requerimientos…
Equilibrar la demanda entre: Alcance, calidad, riesgo, tiempo, costo y satisfacción al cliente. Distintas necesidades, expectativas y prioridades de las diferentes partes interesadas (stakeholders) en el proyecto Requerimientos identificados y requerimientos no identificados
Equilibrar la demanda entre: Alcance, calidad, riesgo, tiempo, costo y satisfacción al cliente. Distintas necesidades, expectativas y prioridades de las diferentes partes interesadas (stakeholders) en el proyecto Requerimientos identificados y requerimientos no identificados
Tiem
po
Costo
Calidad
Satisfacción al Cliente
Ries
go
Alcance
Proyecto
¿Qué Implica?
AREAS DE CONOCIMIENTO
Planificación ControlEjecución CierreInicio
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión de Personas
Gestión de Calidad
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de Adquisiciones
Integración
Grupo de Procesos
Áre
as
de
Con
ocim
ien
to
Actividades y Herramientas
Resu
ltad
os
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de Personas
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de Calidad
Gestión de Personas
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de Calidad
Gestión de Personas
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de Adquisiciones
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de Calidad
Gestión de Personas
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Integración
Gestión de Adquisiciones
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de Calidad
Gestión de Personas
Gestión de Costos
Gestión de Riesgos
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Grupos de Procesos
INICIO – PROBLEMÁTICA Y CONFLICTOS
“No sé cómo hacer para no tener que negociar la participación de recursos de otras áreas todos los días”.
“Nunca está claro quiénes son los participantes, ni cuál es la dedicación al proyecto de cada recurso.”
“No sé si estoy en el Equipo del Proyecto o no”.
“Tenemos problemas para definir claramente los proyectos en nuestra organización”.
“No sé qué se espera de mi en el proyecto”.
“No sé quién es mi jefe durante el proyecto: si mi jefe de siempre o el Gerente del Proyecto”.
“La gente trabaja en los proyectos pero no conoce los objetivos de negocio que los originaron, por lo tanto no está motivada y no comprende el contexto”.
“Siempre tenemos problemas para pedir ayuda y dedicación de recursos de otras áreas”.
Diagrama de Red y Cronograma.
Presupuesto Detallado
Acta de Alcance (“Scope Statement”) y WBS.
Grupos de Procesos PLANIFICACIÓN: Productos y Herramientas
Matriz de Riesgos Modelos de Análisis
Tiem
po
Costo
Calidad
Satisfacción al Cliente
Ries
go
Alcance
Proyecto
PlanearAlcancePlanearAlcance
DefinirAlcanceDefinirAlcance
Crear Estructura
de Trabajo (WBS)
Crear Estructura
de Trabajo (WBS)
VerificarAlcanceVerificarAlcance
ControlarAlcance
ControlarAlcance
Se refiere a crear un plan de gestión de alcance, que documente como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto.
Descripción detallada del trabajo que se requiere para ejecutar el proyecto.Establece las fronteras del trabajo del proyecto.
Utiliza el concepto de “descomposición”, que implica subdividir los grandes entregables en componentes más pequeños y manejables hasta que estén definidos con suficiente detalle para apoyar las actividades del proyecto.
Verificación del alcance es la formalización de la aprobación de los entregables del proyecto (conformidad al alcance definido).
El control del alcance se refiere a controlar cambios al alcance del proyecto, resultando en actualizaciones a:
Acta de Alcance
WBSPLAN
1) Gestión del Alcance
Cambios de AlcanceCambios de Alcance
Alcance Inicial
Alcance Final
Los cambios son inevitables en el desarrollo de un
proyecto
El Proyecto debe estar preparado para ello de manera de manejar las consecuencias para
evitar efectos negativos en los objetivos
Los cambios son inevitables en el desarrollo de un
proyecto
El Proyecto debe estar preparado para ello de manera de manejar las consecuencias para
evitar efectos negativos en los objetivos
1) Gestión del Alcance Inicial vs Final
La gestión del tiempo se define como el grupo de procesos requeridos para asegurar la terminación del proyecto en el tiempo definido.
Lista de actividades basada en la WBS,• Descompuesta más allá del work package•Orientada a actividades, no a entregables•Scope completo del proyecto
Definir el orden y secuencia de ejecuciónde las tareas definidas en el paso anterior.Definir las dependencias existentes.Crear el diagrama de red.
Determinar qué recursos físicos se utilizarán,que cantidad de cada uno de ellos se utilizaráy cuando deberá estar disponible cada unode ellos.
Definir la duración estimada de cada actividad. Necesitamos conocer disponibilidad y calendario de recursos, cultura organizacional, etc.Puede ser paramétrica, análoga, etc. Luego de completar el diagrama de red y
estimados, armamos el schedule.Podemos aplicar métodos de análisis como PERT,camino crítico, técnicas de compresión,nivelación de recursos, etc.
Medir como evoluciona el proyecto (contra el baseline / schedule) y recomendar acciones correctivas y preventivas para realizar ajustes.
ControlarScheduleControlarSchedule
DesarrollarSchedule
DesarrollarSchedule
DefinirActividades
DefinirActividades
SecuenciarActividadesSecuenciarActividades
EstimarRecursosEstimar
RecursosEstimar
DuraciónEstimar
Duración
2) Gestión del Tiempo
Wbs-Edt
• Selección e Implementación de un Sistema ERP – Módulo Facturación en
S.A.
• Selección e Implementación de un Sistema ERP – Módulo Facturación en
S.A.
• Reingeniería Integral de Procesos
Administrativos
• Reingeniería Integral de Procesos
Administrativos
• Selección de Software ERP –
Módulo de Facturación.
• Selección de Software ERP –
Módulo de Facturación.
• Ampliación y Modernización de la
Plataforma de Hardware, Software de
Base y Comunicaciones.
• Ampliación y Modernización de la
Plataforma de Hardware, Software de
Base y Comunicaciones.
• Diagnóstico de la Situación Actual
• Diagnóstico de la Situación Actual
• Implementación del Sistema y los Nuevos
Procesos.
• Implementación del Sistema y los Nuevos
Procesos.
• Gestión del Cambio Cultural Organizacional
• Gestión del Cambio Cultural Organizacional
• Diagnóstico de la Situación Actual.
• Diagnóstico de la Situación Actual.
• Nuevos Procesos Administrativos Diseñados.
• Nuevos Procesos Administrativos Diseñados.
• Nuevas Funciones y Responsabilidades Definidas.
• Nuevas Funciones y Responsabilidades Definidas.
• Estrategia de Adquisición Aprobada
• Estrategia de Adquisición Aprobada
• Pliego de Adquisición ERP Elaborado.
• Pliego de Adquisición ERP Elaborado.
• Pliego de Compra Directa Elaborado.
• Pliego de Compra Directa Elaborado.
• Ofertas de Proveedores Obtenidas.
• Ofertas de Proveedores Obtenidas.
• Alcance de la Configuración de los nuevos procesos en el Aplicativo.
• Alcance de la Configuración de los nuevos procesos en el Aplicativo.
• Configuración y Parametrización Realizada.
• Configuración y Parametrización Realizada.
• Vuelco de datos Históricos Ejecutado.
• Vuelco de datos Históricos Ejecutado.
• Diagnostico y Evaluación de los RR. HH. Realizada.
• Diagnostico y Evaluación de los RR. HH. Realizada.
• Actividades de involucramiento de RR. HH. Realizadas.
• Actividades de involucramiento de RR. HH. Realizadas.
• RR. HH. Capacitados en el SI y los nuevos procesos.
• RR. HH. Capacitados en el SI y los nuevos procesos.
• Ofertas de Proveedores Obtenidas
• Ofertas de Proveedores Obtenidas
• HW, SW de Base y Comunicaciones Instaladas.
• HW, SW de Base y Comunicaciones Instaladas.
• Homologación Aprobada.
• Homologación Aprobada.
• Puesta en Producción
• Puesta en Producción
• Proveedor Seleccionado
• Proveedor Seleccionado
• Proveedor Seleccionado
• Proveedor Seleccionado
• Software ERP Instalado.
• Software ERP Instalado.
La gestión del costo comprende los procesos para asegurar la realización del proyecto dentro del presupuesto aprobado.
En este proceso se realizan las estimaciones de costo para cada actividad.Se estiman todas las actividades del proyecto (Calidad, riesgo, actividades del proyecto, tecnología, materiales, overhead, etc.)
El presupuesto es la combinación de los estimados individuales. Esto nos da el baseline de costos (Incluye la reserva de contingencia – Known Unknowns). Si sumamos las reservas de dirección (Unknown Unknowns) , obtenemos el presupuesto.
Similar a otras áreas de control. Evaluación de la evolución y recomendación de medidas preventivas y correctivas.
EstimarCostos
Presupuestar
Costos
ControlarCostos
3) Gestión de los costos
• Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades por las que ha sido originado. Incluye la calidad del producto y la calidad de la gestión del proyecto.
El planeaminento de la calidad resulta en la creación de un plan de calidad. En este proceso se identifican los estándares relevantes para la calidad del producto y del proyecto.
En este punto, se determina si los estándares seleccionados se están aplicando correctamente. Resulta en requerimientos de cambio, acciones correctivas y planes actualizados.
El control de calidad observa mediciones específicas para determinar si el proceso está “en control” es decir, dentro de los límites especificados. Se diferencia del QA en que no se fija en éstándares, sino en resultados concretos.
PlanearCalidadPlanearCalidad Realizar QARealizar QA
RealizarControl
de Calidad
RealizarControl
de Calidad
4) Gestión de la Calidad
• Comprende los procesos que organizan y dirigen al equipo de proyecto.
En resumen, asegurarse que los roles y responsabilidades estén definidos y sean claros. Utiliza organigramas, descripciones de posición, matrices de responsabilidad, planes de staffing, etc.
Implica la asignación de recursos al proyecto, asegura la disponibilidad de los mismos.
Este punto se enfoca en desarrollar las competencias e interacciones del equipo para aumentar la capacidad de cumplir con los objetivos del proyecto, por ejemplo utilizando actividades de team building, recompensas, etc.
PlanearRRHH
Adquirir elEquipo delProyecto
Desarrollaral Equipo del
Proyecto
Implica realizar un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar feedback, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto
Gestionaral Equipo del
Proyecto
5) Gestión de los Recursos Humanos
ROL RESPONSABILIDAD DEDICACIÓN HABILIDADES REQUERIDAS
NOMBRE RECURSO
Director de Proyecto Dirigir el proyecto procurando la mejor integración entre los diversos involucrados a fin de garantizar el logro de los objetivos.
1 Reunión Quincenal y Participación Adicional a Demanda
Negociación. Juan Rolón - Socio.
Management.
Coaching.
Líder de Proyecto Responsable de gestionar el desarrollo del proyecto cumpliendo con el plan de proyecto.
Part Time Project Manag. Provisto por el Proveedor del Software.Management.
Negociación.
Software ERP.
Líder Funcional Responsable del diseño de los nuevos procesos y de asegurar que el Sistema responda a los requerimientos funcionales de la empresa.
Full Time Procesos de Negocio de DAXTOR.
Provisto por el Estudio Gonzalez
Usuario Administrador Participar en la configuración del aplicativo y de realizar las pruebas de homologación funcional.
PartTime Project Manag. Sra. Nora Gilman y Auxiliar de Soporte
Software ERP.
Arquitectura de Sistemas.
HW y SW específicos.
Conocimientos Funcionales y de la Actividad de la Empresa
• Comprende los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna, la recolección, la distribución, el almacenamiento y la disposición final de la información del proyecto.
Requiere indentificar las necesidades de información y comunicación de los stakeholders. Esto incluye determinar QUE necesita ser comunicado, A QUIEN, CUANDO y con que METODO.
Se refiere a implementar el plan de gestión de comunicaciones. No olvidar la distribución de comunicación no planeada!!
Se refiere a recolectar información de performance del proyecto y distribuirla a los stakeholders, por ejemplo:•Reportes de avance•Tendencias•Forecasts•Lecciones Aprendidas
PlanearComunicaciones
Significa atender y resolver las necesidades de los stakeholders a lo largo del proyecto
Distribuir Información
Reportar Performance
Gestionar Stakeholders
6) Gestión de las Comunicaciones
“Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender cómo afectan las comunicaciones al proyecto como un todo”
• Proceso sistemático de identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto.
• Incluye maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar las de eventos adversos.
Definir cómo se estructurará el proceso de riesgo, dependiendo de factores como la magnitud y la prioridad del proyecto.
En esta etapa el equipo y los stakeholders listan los potenciales riesgos
Este proceso implica definir los riesgos más críticos, sobre los que se quiere realizar más análisis.Implica asignar una prioridad y un impacto a cada uno.
Análisis numérico de probabilidad e impacto de los riesgos con mayor ranking.En base al análisis se determina el ranking de riesgo del proyecto, el impacto monetario de los riesgos, las reservas de riesgo y se puede ajustar el alcance.
Determinar “Qué vamos a hacer con los riesgos?”Determinar quién es el dueño de cada riesgo.
Este proceso implica gestionar el riesgo de acuerdo al plan de riesgos, observando la ocurrencia de disparadores de riesgo, evaluando nuevos riesgos, etc.
Planear Gestión de
Riesgo
Identificar Riesgos
Análisis Cualitativo
Análisis Cuantitativ
o
Planear Respuestas y Riesgos
Monitoreo y Control de
Riesgos
7) Gestión de los Riesgos
Categorías de Riesgos
Los riesgos se pueden categorizar de diversas formas:
Externos
Internos
Técnicos
Impredecibles
Tecnología
Cliente
Proveedores
Resistencia al cambio
Stakeholders
Cultura
Schedule
Costo
Calidad
Performance
Recursos
Satisfacción al cliente
7) Gestión de los Riesgos
Aprobación del proyecto
Planeamiento preliminar/detalla
do
Ejecución Cierre
Eventos típicos de riesgo por fase• No disponibilidad de
expertos en la materia
• Pobre definición del problema
• No hay estudio de viabilidad
• Objetivos no están claros
• No hay plan para administración de riesgos
• Especificaciones pobres • No hay SOW o no está
claro • No hay apoyo de la
gerencia• Pobre definición de
roles• Equipo inexperto
• No existen habilidades para la labor
• Disponibilidad de material
• Cambios en alcance• Cambios en calendario• Requerimientos
regulatorios• No existencia de
sistemas de control
• Pobre calidad • Producto no aceptado
por el usuario• Cambios “al vuelo” • Problemas de flujo de
caja
Identificación de Riesgos por Ciclo de Vida del
Proyecto
Riesgos Impacto$$
IMPACTO (AMOUNT AT STAKE)
RIESGO TOTAL DEL PROYECTO
7) Gestión de los Riesgos del proyecto
RIESGO DETECTADO TIPO DE RIESGO IMPACTO MEDIDAS DE PREVENCION INDICADOR DE CONTROL
Que el servicio prestado no cumpla totalmente las necesidades funcionales de Cliente
Funcional Critico Conformar una comisión de adquisición donde participe el Estudio y Socios.
Porcentaje del RFP que se cumple y su control y seguimiento.
Que los procesos administrativos montados en el Software Aplicativo, sean demasiados burocráticos y no se usen luego en forma completa
Control interno Alto Carta de recomendaciones, auditoría de sistemas y de control interno.
Pruebas periódicas, índices, revisiones, pruebas de control.
Que todo el personal del Estudio no este capacitado y motivado
Recursos Humanos Alto Realizar capacitación con evaluación al personal y varios talleres, junto con un alto y visible compromiso de los socios
Calificación de las evaluaciones y resultados de las encuestas de opinión en los talleres
RIESGO DETECTADO
Probabilidad de
ocurrencia Costo $ Impacto
Que el servicio prestado no cumpla totalmente las necesidades funcionales de Cliente
80% $ 1.000,00 800,00
Que los procesos administrativos montados en el Software Aplicativo, sean demasiados burocráticos y no se usen luego en forma completa
65% $ 3.600,00 2.340,00
Que todo el personal del Estudio no este capacitado y motivado
70% $ 500,00 350,00
No se cumpla con los tiempos pautados
20% $ 250,00 50,00
• Comprende los procesos necesarios para adquirir bienes y servicios a organizaciones externas con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
Qué vamos a comprar?Cómo lo vamos a comprar?Qúe tipo de contratos?
Armar los documentos de contratación (RFP, RFQ, etc.)
Distribuir documentos de contratación, responder preguntas y solicitar propuestas.
Recibir y revisar las propuestas.Seleccionar un vendedor en base a un criterio de evaluación.Definir el plan de gestión del contrato.
Asegurar que la performance de ambas partes se ajusta al contrato.Administrar reclamos.
Verificar el cumplimiento del alcance, completar pagos, actualizar registros, archivar documentación, registrar la aceptación formal.
Planear Adquisiciones
Planear Contratacion
es
Solicitar Respuestas Proveedores
Seleccionar Proveedores
Administrar Contratos
Cerrar Contratos
8) Gestión de las Adquisiciones
9) Gestión de la Integración
• 1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
• 2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)
• 3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
• 4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
• 5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
• 6 Control Integrado de Cambios• 7 Cerrar Proyecto
• Varianza cronograma• Varianza en la fecha de
terminación• Performance del cronograma
Métricas comunes
• % RQ Aceptados• % RQ vinculados a
entregables• % RQ con criterio de
aceptación
Cronograma Requerimientos
• Valor Ganado (EV)• Valor Planeado (PV)• Costos Actuales (Actual)• Varianza Costo (EV – Actual)• Varianza de Cronograma (EV – PV)• Estimación para terminar (ETC)• Estimación al terminar (EAC)
Financiera
• Entregables aceptados
• Temas pendientes abiertos• Esfuerzo - defectos
Calidad
• Exposición de Riesgo• Valor oportunidad NETO• Riesgo Neto• Presupuesto Remanente de
contingencia
Riesgos
Costos
Project Initiation Checklist
Preparado por: Fecha: Revisión Número:
Referencia
Objetivo
Project Scope (Alcance)
Constraints Costo máximo Fecha tope máximaInterproject dependencies
Current Issues
Otros documentos Anuncio del cierre del proyecto Revisión final de los riesgos Libro del Proyecto Cierre administrativo Revisiones de Desempeño Plan de reasignación de los
recursos humanos Documento de aceptación final
del cliente Encuestas al cliente Informe revisión final Memos de reconocimiento y
felicitación
Acta de Cierre de Proyecto
Lecciones Aprendidas
Finalización de Contratos
Otros entregables posibles
• Mejoras futuras a los Entregables del proyecto.
• Análisis de Calidad de los Entregables.• Feedback individual del Gerente del
Proyecto a los miembros del equipo.• Feedback individual de los miembros del
equipo al Gerente del Proyecto.• Encuesta de usuarios.• Evaluación del uso de la metodología.• Evaluación del uso de las herramientas.
El proyecto ideal• Completado a tiempo. (Triple Limitación:
Tiempo)• Completado en presupuesto. (Triple Limitación:
Costo)• Se logró el nivel de calidad deseado en los
entregables (Triple Limitación: Calidad) Cumplimiento con las especificaciones
(“Compliance”) Idoneidad de uso (“Fitness for use”).
• Los clientes están satisfechos (Patrocinador, Cliente, otras áreas de la organización, usuarios finales).
• Se documentó el conocimiento aprendido para su uso en proyectos futuros.
• Se transfirió el conocimiento al equipo para proyectos futuros.
• Los miembros del equipo adquirieron habilidades y progresaron en su carrera profesional gracias a este proyecto.
El juego de las limitaciones
Recursos
TiempoAlcancey calidad
Contexto Organizacional
PMP
Work Breakdown Structure
Pla
nif
icac
ión
Co
ntr
ol
Alc
ance
Tie
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RR
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Su
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Res
p. P
Ro
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ion
al
Cal
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Gestión de la Integración
Necesidad Solución
Calidad
Feedback
Met
rica
sPro
pues
ta
Riesgos
PlanificaciónDefinir qué hay que hacer
Estimar tamaño del producto
Ejecutar el proyecto
Definir tareas a realizar
Estimar recursos necesarios
Desarrollar el cronograma
Si fallas en planear, estas planeando fallar
Muchas gracias….