Hur kan kommuner nå effektmål och

minska resursslöseri i projekt? Frukostmöte med tema

Bli bättre på att realisera nyttan i projekt

Aras Kazemi, Frontit

Stockholm, 10 oktober 2013

Effekt

Förändring som är konsekvensen av en vidtagen åtgärd

och som annars inte skulle ha inträffat.

Nytta

Effekter som uppfattas vara positiva för en verksamhet.

Vad vill vi uppnå för effekter?

Exempel på positiva värden:

■ Spara tid

■ Göra det enklare

■ Minska sjukfrånvaron

■ Höja effektiviteten

■ Öka säkerheten

■ Spara pengar

■ Färre antal fel

■ Öka demokratisk delaktighet

Mål

Mål är något mätbart,

något som går att uppnå,

något konkret som man

arbetar med inom en

överskådlig tid.

Tips! Ett välformulerat mål ska vara SMART:

Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsatt

Olika förändringar – olika mål

■ Effektmål De nyttor som förväntas uppstå av en verksamhet efter en given tidpunkt när

projektets resultat har fått nyttjas

■ Projektmål De avsedda resultat som förväntas vara realiserade när projektet ska avslutas

Effekt

Tid

Beslut:

Start av projekt

Beslut:

Projekt avslut

Projektmål

Effektmål

Projekt

Förhoppningsvis leder projektmålet fram till önskade effektmål

Hur kan vi nå effektmål?

Var uppstår effekten?

Vilka kan realisera effekterna?

Hur kan vi mäta och följa upp?

Effekterna uppstår i användningen!

Effekt

Tid

Beslut:

Start av projekt

Beslut:

Projekt avslut

Projektmål

Effektmål

Användning Utveckling Förstudie

Projekt

Förändringsledning

Effektmål De nyttor som förväntas uppstå av en verksamhet efter en given tidpunkt

när projektets resultat har fått nyttjas

Projektet är en möjliggörare

Projektets utfall, t ex ett it-stöd, kan främja effekthemtagning om resultatet

lever upp till användarnas förväntningar och lösningen nyttjas till den grad

(eller mer) som en gång efterfrågades när man startade projektet.

Acceptans för användandet är avgörande Effekthemtagning blir en utmaning när projektets resultat

inte når upp till användningsmålen.

Hur tekniskt kraftfullt ett it-stöd är spelar i slutändan

ingen roll om det är så att användarna har svårt att ta

till sig och anpassa sig till den nya tekniken.

Systemfel – lärare drivs till vansinne Publicerat: 18 september 2012 kl 11:36, Pedagogiska magasinet (Lärarförbundets tidning)

Digitala system införs för att hjälpa lärare att dokumentera, bedöma och

kommunicera. Men verkligheten blir ofta en annan. Lärare kämpar med trassliga

system som stjäl värdefull tid och kritiken tycks inte nå fram.

Tre kollegor en eftermiddag i lärarrummet på Norra Ängby skola i Stockholm.

Orden forsar fram. Stopp, bönfaller jag, vänta, jag hinner inte, måste få anteckna!

Någon hejdar sig, drar efter andan, börjar sedan om lika fort. En annan väger

orden noga, resonerar för och emot, förtydligar. Viljan att förmedla den egna

situationen är påtaglig, snudd på akut, och känslan som genomsyrar

beskrivningarna är frustration.

Ämnet som engagerar så är Skolwebben, det vill säga Stockholms stads digitala

system för dokumentation och kommunikation. Lärare loggar in på Skolwebben för

att registrera frånvaro, publicera information till föräldrar och fylla i skriftliga

omdömen för alla elever.

Men systemet har hittills fungerat dåligt. Läraren Amy Lindau beskriver

svårigheterna med att kommunicera med föräldrar via Skolwebben. Hon har lagt

ner timmar på att publicera material som sedan försvinner eller så hoppar texter

runt när hon ska byta en bild. Att lägga upp en länk är också trassligt.

– Jag tycker att det är roligt att lägga in bilder och texter. Men Skolwebben är

krånglig och jag förstår att lärare ger upp. Jag har ruskat på huvudet och tänkt att

det här är helt vansinnigt.

Tanken är att föräldrar ska läsa veckobrev på Skolwebben. Den idén är god i sig,

men har inte fungerat i praktiken, berättar kollegan Annika Lindmark. Med jämna

mellanrum ligger Skolwebben nere vilket får till följd att föräldrar inte loggar in,

Helhetssyn krävs!

Människa/

Medarbetare

Verktyg

Verksamhet

Process/

Arbetsuppgift Kompetens

För att säkerställa nyttan med it-stöd krävs även

att arbetsuppgifter, kompetens och användnings-

situation beaktas.

Analysera användningssituationen

Viktiga faktorer att ta hänsyn till:

■ Målgrupper för effekthemtagning Vem/vilka ska använda resultatet?

■ Användningsmiljö Under vilka situationer/förhållanden förväntas

resultatet användas?

■ Intresse och engagemang Vad vill målgruppen åstadkomma?

(motivation, värderingar, mål, kunskap, m.m.)

Om användarna inte förstår hur projektets resultat skall användas eller vilka fördelar

det bidrar med, vad har då de för incitament att ändra sina

beteenden och arbetssätt?

Sikta på effekt och driv projektet

med fokus på användningsmålen

Effektmål Varför satsar vi på projektet?

Målgrupper Vilka kan realisera effektmålen?

Användningsmål Vad ska målgrupperna uppnå för resultat?

Åtgärder och verktyg Vilka funktioner ska utvecklas?

Vilka tjänster ska erbjudas?

Vilka aktiviteter ska genomföras?

Källa: I. Ottersten, M. Balic, 2010

Ställa krav på användningsmål

Parkeringsautomat

9 av 10 användare ska kunna betala

parkeringsavgiften inom 1 minut.

9 av 10 användare ska uppleva att det gick

smidigt att använda automaten för att utföra

betalningen.

Icke-funktionella krav

Definiera först vägen till effektmål,

därefter välj lämpliga verktyg/åtgärder

Kravanalys Utveckling/Genomförande Leverans

Förändringsmöjligheter Förändringskostnader

Källa: Bias & Mayhew, 1994

“You can use an eraser on the drafting table or a sledge hammer

on the construction site”

Frank Lloyd Wright

Involvera användarna i projekten Testa i riktiga användningssituationer

Fråga inte vad användarna vill ha!

■ Analysera behoven hos de målgrupperna som kan förverkliga effektmålen

■ Ta fram ett resultat för att testa i riktig användningssituation

■ Utvärdera testerna, justera resultatet och iterera på nytt

Mäta, följa upp, testa och förbättra

Exempel från projektet Lättöppnade förpackningar

Testgrupp: Personer med nedsatt handfunktion

1. Hur var det att öppna förpackningen första gången?

2. Hur var det att ta första dosen?

3. Hur var det att stänga förpackningen?

4. Hur var det att öppna andra gången?

5. Hur var det att ta sista dosen?

6. Vad är ditt totala omdöme?

Extremt lätt Extremt svårt

Fokus på användning, ej på funktioner!

Källa: Reumatikerförbundet

Exempel: en myndighets webbplats

Testmetod: Scenariobaserad utvärdering, 20 användare

Exempel på problem som identifierades:

■ Dålig och otydlig sökfunktion Tog tid innan sökfunktionen hittades. Oklart vad man söker i. Otydlig

presentation av sökresultatet. Avsaknad av funktioner. För få antal tecken i

inmatningsfältet.

■ Texternas kvalitet Ej avskanningsbara texter, svåra ord och förkortningar.

■ Otydlig navigering Dåligt utformade länkar (”Läs mer…”). Oklart var man befinner sig på sajten.

Besökta länkar indikeras ej. Vissa länkar leder ”ut” från webbplatsen utan att

detta angetts.

■ Ej tillgängliga sidor Bilder saknar alt-text. Låst teckenstorlek. Felaktigt gjorda tabeller. Saknar

alternativ till multimediala element.

■ Prestandaproblem Lång väntetid för nedladdning av vissa sidor.

Agil utveckling med användarcentrerade metoder

Analys av behov

hos målgrupper för

effekthemtagning

Utvärdera

Definiera effektmål

Projektets resultat

Idé

Affärsidé

Verksamhetsplan

Konkretisera idé

Stäm av mot…

Vilka kan realisera effektmålen?

Hur ska de lyckas?

Gick det bra?

Får vi rätt effekt?

Ständiga förbättringar

Lästips och referenser

■ Förändringsledare – med ansvar för värdehemtagning N. Lindell

■ Lean Software Development M. & T. Poppendieck

■ Effektstyrning av IT I. Ottersten, M. Balic

■ Användarcentrerad systemdesign J. Gulliksen och B. Göransson

■ The design of everyday things D. Norman

■ ISO 9241-11 Ergonomics of human-computer interaction

Aras Kazemi Projektledare, Frontit

aras.kazemi@frontit.se

Twitter @araskazemi

Tack!

frontit