Kaštų centrai ar vertė verslui - Finansų ir IT komandinis darbas (LT)

Kaštų centrai ar vertė verslui: Finansų ir IT komandinis darbas

Įmonių finansai 2016

Marijus StrončikasIT direktorius, Pirkimų direktorius, Koncernas MG Baltic UAB

Valdybos narys, Apranga APB, Alita AB, Anykščių vynas AB

[email protected]

CISA (Certified Information Systems Auditor)

CGEIT (Certified in Governance of Enterprise IT)

ITIL Foundation

2016 04 13

mailto:[email protected]

Kaštų centrai ar vertė verslui: Finansų ir IT komandinis darbas • Temos:

• Apie mus

• IT ir Finansų padalinio ryšys

• Priežiūra vs Vystymas = Kaštų centras vs Vertė verslui

• TCO metodas

• (Ne)naudojamas IT potencialas

• Reziume

© 2016 Marijus Strončikas 2

Apie mus

• Koncerno MG BALTIC pagrindinė veikla:

• plataus vartojimo prekių prekyba ir paskirstymas

• gamyba

• mažmeninė prekyba drabužiais

• žiniasklaida ir telekomunikacijos

• nekilnojamojo turto valdymas ir plėtra

• statyba


Apie mus

• 2015 metais:• Nr. 4 tarp juridinių asmenų VMI sumokėjusių

daugiausiai mokesčių ir kitų įmokų (MV+Stumbras+Apranga)

• tarp TOP-10 Lietuvos įmonių pagal apyvartą (jau daug metų)


IT ir Finansų padalinių ryšys

• Finansų apskaita - vienas pagrindinių uždavinių dėl ko versle atsirado ir vystėsi IT• ~1951-1955 m. pradžioje pradėti apskaityti pardavimai,

kaštai, pelnas, vėliau – darbo užmokestis ir kt.

• IT pavaldumas Finansų padaliniui – istorinis• ir taip išlikę iki dabar ne vienoje įmonėje...

• Šiandien su IT galime gauti ženkliai daugiau finansinių naudų įmonei


Analogijos ir skirtumai

• Buhalteris vs Finansininkas

• Priežiūra vs Vystymas

• IT priežiūra vs IT vystymas


• Finansininkas: • Organizuoja, analizuoja, kontroliuoja efektyvų

įmonės materialinių, darbo ir finansų išteklių naudojimą, nuosavybės saugumą, pakankamą investicijų grąžą, tęstinumą ir kt.

• Buhalteris:• Organizuoja esamos ūkinės ir

finansinės veiklos apskaitą, finansų atskaitomybę

Analogijos ir skirtumai


• Vystymas:• Veiklos procesų keitimas, didinant jų

efektyvumą - gerinant veiklos rezultatus

• Priežiūra:• Esamų veiklos procesų tęstinumo

užtikrinimas, incidentų ir problemų sprendimas

• IT priežiūra:• Esamų IT sistemų stabilaus veikimo

užtikrinimas, IT incidentų ir problemų sprendimas

• IT vystymas:• IT sistemų tobulinimas ar keitimas, didinant

veiklos procesų efektyvumą – gerinant veiklos rezultatus

IT - kaip kaštų centras

• Tikslai:• Sutvarkyti IT priežiūrą:

• minimizuoti IT incidentų ir problemų kiekį, kartu ir jų sukeltus kaštus

• Sumažinti IT kaštus. Mažinti nuolat.• (kuo mažiau IT – tuo mažiau kaštų... O gal galima visai be IT, jei įmanoma?...)

• Uždaviniai IT padaliniui:• IT įrangai ir perkamoms išorės paslaugoms (ryšiai ir kt.)

• perkame tada kai būtina (sugedo, įvyko ar gręsia akivaizdus veiklos sutrikimas)

• perkame tą, kas būtina konkrečiai funkcijai šiandienos poreikiui

• IT darbuotojams• IT struktūra ir rolės, biudžetas – orientuoti į IT priežiūrą, daugiausiai laiko sprendžia

pasekmes, ne priežastis

• Darbuotojų kiekis ir kaina tikrinami/spaudžiami (dažna kaita ir pan.)


IT - kaip vertė verslui

• Tikslai:• Vystyti IT (investuoti į IT) siekiant įmonės veiklos procesų

efektyvumo ir produktyvumo padidinimo: • Pvz. automatizuojant rankinius procesus, ar atnaujinant/tobulinant

esamas, įsigyjant naujas IT priemones:• su tiek pat sąnaudų (po investicijos) daryti daugiau • su mažiau sąnaudų (po investicijos) daryti tiek pat• su daugiau sąnaudų (po investicijos) daryti daugiau ar greičiau nei rinka/konkurentai

• Uždaviniai IT padaliniui:• Suprasti įmonės veiklos procesus, dalyvauti jų keitime, inicijuoti pokyčius• IT įrangai ir perkamoms išorės paslaugoms (ryšiai ir kt.)

• Veiklos procesų tęstinimui, nenutrūkstamumui – turime iš anksto parengtas IT priemones, planus• perkame tą, kas tinka ne tik šiandien, bet tiks po veiklos procesų keitimo ir leis procesą būti efektyvesniu

• IT darbuotojams• IT struktūra ir rolės, biudžetas – apima IT priežiūrą ir IT vystymą, sprendžiamos priežastys, ne tik

pasekmės• Darbuotojų kiekis, kokybė / kaina siejami su veiklos procesais, priklausomais nuo IT, taip pat vystymo

projektų rezultatais, jų gaunamu efektu


Tarptautinių ir Lietuvos IT rodiklių palyginimas• Kas lyginta

• Lietuvos duomenys - tyrimas 2015 m spalį, atliktas Norstat / Civitta, pristatytas „CIO Summit 2015“renginyje (© IT Summit)• 201 respondentas iš Lietuvos: 102 IT, 99 verslo, >6 m.EUR. apyvarta

• Tarptautiniai duomenys – Gartner, 2015 m.

• Rodikliai:• IT išlaidos / įmonės pajamos

• 0,5 % LT (vietinė verslo įmonė) vs 3,2 % Gartner 6x mažiau Lietuvoje

• IT specialistų kiekis / kitų įmonės darbuotojų kiekis• 2,3 % LT vs 5,1 % Gartner >2x mažiau Lietuvoje

• IT išlaidos / 1 IT naudojančiam darbuotojui

• 2x - 10x mažiau Lietuvoje pvz. didm.ir mažm. prekyba: 1,4 / 5,5 tūkst. EUR


Ką gali padaryti CFO?

• Imtis iniciatyvos!• Iš prižiūrinčio-vykdančio tapti iniciatyviu-vystančiu

• Finansų vadovas (CFO) – tinkamiausias tarp įmonės vadovų:• arčiausiai CEO ir akcininkų - gauti įgaliojimus, patvirtinimus

• arčiausiai pinigų - žinoti, kiek įmonė pajėgi skirti ir kuriuo metu

• arčiausiai matematikos ir logikos - suskaičiavus vertinti ir lyginti

• daug arčiau IT padalinio - nei CEO ir akcininkai, kad tapti tinkamu vertėju / tarpininku


Kaip tą padaryti? -1

• Dėti pastangas IT transformuoti taip pat • Iš prižiūrinčio-vykdančio tapti iniciatyviu-vystančiu

• Paprastos pastangos didintų naudas įmonei per IT:• Kelti įmonės vadovų ir darbuotojų žinias apie IT taikymo būdus, geras praktikas, naujoves

• IT vadovus kviesti į susirinkimus, kuriuose svarstomi ir priimami veiklos keitimo sprendimai

• IT vadovams leisti siūlyti pokyčius (o gal netgi reikalauti!)


Kaip tą padaryti? -2

• Inicijuoti galimybių analizę ir vystymo projektus – IT priemonių taikymo vertinimą• pvz. 1. Vertinant top-problematiškiausius

procesus / padalinius / regionus / paslaugas / gaminius

• pvz. 2. Vertinant top-pralaiminčius konkurentamsproduktus / gaminius / paslaugas

• pvz. 3. Vertinant top-brangiausias sąnaudasprocesų / padalinių / regionų / paslaugų / gaminių

• Svarstant IT vystymo projektus – kiekvieną jų vertinkite TCO metodu


TCO metodas

• TCO (Total Cost of Ownership) - pilni sistemos turėjimo kaštai laikotarpiui: Vienkartiniai + Nuolatiniai• Vienkartiniai:

• Įsigijimo kaina (programinė ir techninė įranga, ryšio infrastruktūra)• Darbų kaina (diegimo, pritaikymo, mokymo)

• Nuolatiniai:• Metiniai mokesčiai• Mėnesiniai mokesčiai• (Periodiniai tikėtino vystymo ar papildymo)• (Kaštai ar taupymas įmonės viduje dėl sistemos/įrangos turėjimo pvz. papildomi etatai)

• Laikotarpis – toks, kurį sistema bus naudojama

• Sprendimo priėmimui: lyginkite visų sprendimo variantų TCO (esamo taip pat)!


(Ne)naudojamas IT potencialas

• Kiek naudos verslui duotų IT priemonių galimybės didinti efektyvumą ar optimizuoti?:• Veiklos procesus

• Darbuotojus

• Pardavimus, klientus

• Tiekėjus, pirkimus

• Atsargas

• Logistiką, transportą

• Gamybą

• IT ir t.t.

• ...


IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.1• Veiklos procesus

• greitį / kainą / kliento pasitenkinimą• pvz. nuo kliento užsakymo pateikimo iki įvykdymo vietoje 10 veiksmų galbūt užtektų 5...

• 2x trumpesnis užsakymo įvykdymo laikas, vietoje 48 -> 24 val.

• 20-30 % mažiau darbuotojų procese, 15-20 % mažesnė proceso savikaina

• Įmonė įgauna papildomą konkurencinį pranašumą

• Svarstyti nestrateginių procesų outsourcing galimybes

• Anot vieno protingo žydo (E.Goldratt) apie verslo proceso kainą:• mažinant proceso sąnaudas, kaina mažėja iki 10 proc.• pertvarkant procesą, kaina mažėja iki 50 proc.


IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.2• Pardavimus, klientus

• Padidinti pardavimus tiksliau ir greičiau vykdant užsakymus• tiekimo grandinės automatizavimas ir kt.

• Padidinti pardavimus naudojant ir bendrinant visas turimas žinias apie klientą ir jo operacijas tarp įmonės padalinių

• Klientai patys gali atlikti dalį jūsų darbo skirto jiems aptarnauti ir nuo to tapti ... laimingesni• “savitarnos” principas kaip e-banke

• Derybos su klientais – on-line vietoje čia ir dabar, vietoje kelių iteracijų (grįžimo į biurą, skaičiavimų ir papildomų susitikimų)

• BI priemonės what-if, data mining...

• Tiekėjus, pirkimus• Automatiškai formuojant užsakymus Tiekėjui (gaminiams, žaliavoms, perparduodamoms prekėms)• Automatiškai konkursuojant Tiekėjus

• rankomis konkursuojame 2-5, su IT galėtume 10-20

• Objektyviau vertinant Tiekėjus pagal užsakymų vykdymą, eliminuojant laiką santykiams su netinkamais• Tiekėjai patys gali atlikti jūsų darbą skirtą iš jų užsakyti/nupirkti ir nuo to tapti laimingesni („savitarna“)• Derybos su tiekėjais – on-line vietoje čia ir dabar, vietoje kelių iteracijų


IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.3• Atsargas

• Optimizuoti atsargas centriniuose ir regioniniuose sandėliuose, prekybos vietose (prekes perpardavimui, gaminius, žaliavas), nesumažinant ar net padidinant savo pardavimus

• susigrąžinti iki 10-20% lėšų iš atsargų, įmanomi iki +15% pardavimai

• Valdyti atsargas ir jų asortimentą esančias pas mažmenos klientus, prižiūrint lentynas/vitrinas• nauda klientui ir jums, didinant judantį asortimentą ir “veidelių” skaičių lentynose; iki +15% pardavimai

• Logistiką, transportą• Optimizuoti veiklai naudojamų sandėlių kiekį

• pvz. regioninius sandėlius, centrinių sandėlių kiekį

• Optimizuoti žmogiško resurso kiekį sandėliuose • atrinkėjų, krovikų, sandėlininkų ir pan. - iki 20-30% darbuotojų

• Optimizuoti reikalingą sandėlio plotą (reikės mažiau, arba į tiek pat tilps daugiau)• masinės prekės perpardavimui ar žaliavos/medžiagos - iki 20-30% ploto

• Sumažinti transporto kaštus: optimizuoti maršrutus, transporto parką ir kilometražą• esant nuolatiniam didesniam išvežimų kiekiui ir parkui - iki 10-15% transporto sąnaudų


IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.4• Darbuotojus

• Daugiau padaryti su esamais arba tiek pat – su mažiau

• Efektyviau valdyti darbuotojų krūvį, stebint apkrovas, lyginant su kitais, teisingiau paskiriant naujas

• Mažinti naujų parengimui reikalingą laiką, kaštus ir klaidas bei klaidų kainą

• Mažinti priklausomybę nuo žmogiško faktoriaus, tiek automatizuojant, tiek kelis nekvalifikuotus keičiant vienu kvalifikuotu

• Esant kvalifikuotiems specialistams su unikaliomis žiniomis – mažinti įmonės riziką dėl jų galimo netekimo

• IT • Vienos sistemos ar kelių outsourcing - SaaS vietoje įsigijimo

• IT dalies ar pilnas outsourcing


Reziume


Palinkėjimas

Finansų vadovams (CFO)

• Daugiau dėmesio Vystymui, kuriant Vertes verslui,iniciatyvos veiklos pokyčiams, pasitelkiant IT:• IT priemonėse - neribotas potencialas,

tinkamas visiems veiklos procesams

• Naudokitės TCO metodu

p.s. Komandinis darbas su IT – nereiškia„darbas pagal komandas“

Ačiū už dėmesį!


Business

Kaštų centrai ar vertė verslui - Finansų ir IT komandinis darbas (LT)