La facturation client simplifiée et optimisée en un clin d’œilComment combiner rapidité de paiement pour votre entreprise et meilleure satisfaction client avec la facturation électronique ?

10+90+G 10%

Avantages de la facturation électronique – Dopez vos résultats

Réduisez vos coûtsLe remplacement de la facturation manuelle ou en format papier par une solution de facturation électronique dans votre service financier est simple, rapide et sans grande difficulté.

• 80% des entreprises effectuent la mise en œuvre du processus en six mois

• Peu exigeant en termes de formation et de temps

• Nul besoin de changer votre système financier actuel

• Pratiquement aucun coût d’adaptation100+G Réduction

de l’espace de

stockage à

60+40+G >80%Réduction du

coût par facture

Diminution

du Délai Moyen

de Paiement

100%

Découvrez les économies qu’il est possible de réaliser en utilisant la facturation électronique

100+G 100%

58+42+G 58%

70+30+G 70%

Avantages de la facturation électronique – Améliorez vos processus

Améliorez l’efficacité de votre équipeAvec la facturation électronique, les factures et les relevés peuvent être transmis instantanément et le client peut les consulter en ligne quand il le souhaite.• Aucune demandes de copies

de factures

• Preuve de la livraison et de la consultation

• Procédure d’encaissement plus rapide

• Recouvrement et traitement des litiges plus ciblés et plus efficaces

• Processus plus sécurisé et plus vérifiable

Réduction des demandes de copies

de factures de

Réduction des étapes du processus de

Réduction des litiges traités manuellement de

Soyez « vert »L’adoption de la facturation électronique au niveau mondial augmente de 20% par an.• De plus en plus de clients

acceptent et s’attendent à recevoir des e-factures.

• Ceux qui adoptent la facturation électronique bénéficient de pratiques plus durables et de relations avec les clients plus solides.

100+G 100% de papier en moins 98+2+G 98%

Avantages de la facturation électronique – Réduisez votre impact environnemental

Une diminution de votre empreinte

carbone de

Met en valeur la stratégie responsable de l’entreprise

Découvrez notre étude de cas portant sur l’empreinte carbone de la facturation électronique

Que fait un prestataire de services de facturation électronique ?Mise en place et prise en charge de multiples moyens de transmission des factures à vos clients

Votre entreprise Vos données de facturation Les préférences de vos clients

Prestataire de services de facturation électronique

Tous les moyens de transmission Votre client

Imp

ress

ion

Co

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Fax

E-m

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gn

e

Système à système(EDI)

Mo

bile

Examinez attentivement notre outil de comparaison de solutions

Comprendre la facturation en ligne – Version imprimée ou version électronique

Établissement, impression et transmission de la facture

1-5 jours 1-2 jours

Confirmation de la réceptionTraitement manuel – appel téléphonique

Visibilité instantanée et demandes automatiques d’ouverture du message

Gestion des requêtesManuelle et contrôlée par le client

Semi-automatique et actionnée par vous

RelancesTraitement manuel – appel téléphonique

Automatisées

Établissement, impression et transmission d’avis d’échéance

1-5 jours Instantanés - automatisés

Emission de relevés de fin de mois

1-5 joursN’est plus requise. Relevés et statuts du paiement disponible « en direct »

Établissement, impression et transmission des derniers avis d’échéance

1-5 jours Instantanés - automatisés

Réception de paiements et affectation

1-5 jours 1-2 jours

Gestion d’impayés / dette clients

Traitement manuel – la collecte des données peut prendre des mois

L’export de données électroniques peut ramener ce délai de quelques mois à quelques jours

Processus Papier E-facture

’

(

)

*

+

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Les quatre versions de l’E-facture

PDF

Système à

Système

(EDI)

PortailE-mail

sécurisé

Rapidité de transmission ) ) ) )

Fiabilité de la transmission ( ) ) )

Cote de sécurité du moyen de

transmission

( ) ) )

Coût de la transmission ) ’ ) (

Preuve de la réception( ) ) )

Prise en charge de formats multiples ’ & ) )

Prise en charge de destinataires

multiples

( & ) (

Empreinte carbone de la transmission ) ) ) )

Admissibilité juridique) ) ) )

Fonction d’auto-assistance pour le client ’ & ) (

Potentiel de valeur ajoutée ( & ) (

Coûts du capital investi pour la

mise en place

) & ’ (

Note totale27 19 34 30

Le portail

Offre la plus large gamme

de fonctionnalités, pour vous

et vos clients, et la possibilité

d’une intégration et de

fonctionnalités supplémentaires.

E-mail sécurisé

Simple à mettre en œuvre et

permettant d’avoir une preuve

d’envoi, c’est une alternative

sécurisée à l’envoi du PDF en

pièce jointe.

PDF Le type de facturation élec-

tronique le plus simple dont

l’adaptation présente le moins

de difficultés mais

également le moins de

fonctionnalités.

Système à système (EDI)

Un moyen important d’inté-

gration de votre facturation

aux systèmes des grandes

entreprises, assorti d’exigences

de facturation de système à

système contraignantes.

34

30

27

19

Comment les comparer et laquelle est la meilleure pour votre entreprise ?

• AutonomieVous pouvez présenter et combiner des com-mandes, des factures, des relevés et des bons de livraison dans un seul environnement qui permet à vos clients de comprendre et de valider les factures respectives avec plus de facilité

La réception des factures sous format électronique permet à vos clients d’éviter une nouvelle saisie manuelle et d’obtenir des données sans erreurs

La visibilité de l’activité vous évite de solliciter des clients qu’il n’est pas nécessaire de suivre

• Une automatisation et une précision plus grandes

• Meilleur qualité de contact

Quels sont les avantages pour vos clients ?

Economies d’espace

Plus de facture en format papier à archiver, votre client récupère un espace de bureau précieux

Economies de temps et

de frais généraux

Plus d’enveloppes à ouvrir, de factures à scanner ou d’exemplaires papier à ranger

« Un de nos clients a constaté une économie de huit heures par semaine de travail qui étaient précédemment consacrées à la saisie manuelle de données provenant de factures reçues par courrier. »

– Société internationale de services de transport et de voyage

« Nos clients apprécient le fait que nous leur faisons économiser un temps précieux et des ressources en leur fournissant des fac-tures dans un format pouvant être imprimé, échangé par mail entre collègues ou télé-chargé dans leur système de comptabilité. »

– Prestataire de services de transport de passagers

Un processus de tran-sition qui a fait ses preuves et qui inclut le nettoyage de don-nées, des tests pour les utilisateurs et des campagnes promo-tionnelles

L’expérience et des compétences à la disposition de vos clients pour les aider à « migrer » vers la facturation

électronique

Une solution com-patible qui s’adapte aux réglementations nationales et interna-tionales en matière

de facturation

Basculer vers un autre système est-il facile ?L’importance d’un interlocuteur offrant des prestations hybrides et qui vous aide durant la transition

Services complets d’assistance au client pour votre équipe et

vos clients

La prise en charge de multiples canaux pour rester flexible et laisser le choix à vos clients

RSI≤6 mois

pour 80% des sociétés

4-12semaines

durée de mise en œuvre moyenne=

Prenez connaissance des étapes d’une mise en œuvre typique

Tableau général Le rôle de la facturation électronique dans le processus allant de la commande à l’encaissement

Evaluation de la solvabilité

Traitement des commandes

Service client Facturation

• Paiement en ligne

• Nouvelles com-mandes facilitées, opportunités de ventes croisées et de ventes incitatives

• Moins de requêtes

• Affectation facilitée

• Historique complet du compte et aperçu des caractéristiques de paiement pour un meilleur contrôle de la solvabilité et un risque de crédit réduit

• Un traitement des commandes plus rapide permettant une livraison plus rapide

• Plus de visibilité

• Des relevés précis/ correspondants

• Mesures d’incitation de paiements anticipés

Faire défiler

• Paiements plus rapides

• Coûts de livraison réduits

• Flux de trésorerie améliorés

• Respect des obligations fiscales et d’audit dans plusieurs pays

En savoir plus sur les avantages instantanés de la facturation électronique

Encaissements et litiges

Affectation de la trésorerie

Résolution de requêtes

Contrôle de la solvabilité

• Une affectation rendue plus efficace grâce à la réconcilia-tion automatisée des paiements bancaires par rapport aux postes du compte-client ouverts

• Traçabilité : quels sont les clients qui ouvrent et ceux qui n’ouvrent pas les factures

• Des relances automa-tisées, des factures en attente de paiement par le biais de différents moyens (E-mail, SMS, courrier)

• Une plate-forme de facturation en ligne offre une fonctionnalité de requête interactive. Cela signifie que les requêtes peuvent être résolues en ligne avec rapidité et efficacité pour un coût et des efforts très inférieurs à ceux associés au traitement d’appels

• Une plus grande traçabilité des caracté-ristiques de facturation et de paiement du client

• Reporting intégré et analyse des risques pour un meilleur contrôle de la solvabilité

• Prioritisation simplifiée des tâches pour les équipes chargées de l’encaissement en fonction de la valeur de la facture ou des jours de retard

• Réduire vos coûts de facturation

• Améliorer votre fonds de roulement

• Augmenter la valeur de votre marque

• Centraliser vos processus de facturation

• Recevoir les paiements plus rapidement

• Réduire les coûts de recouvrement

• Réduire votre empreinte carbone

• Améliorer votre image écologique

• Effectuer davantage de ventes grâce à une plus grande expérience client

Pourquoi changer ?

• Economiser du temps et des ressources

• Développer votre activité sans avoir à recruter du personnel supplémentaire

• Renforcer les processus de conformité et d’audit

« Avec les services hébergés nous ne nous soucions plus des mises à niveau des systèmes, des coûts de développement et de maintenance et la sécurité de nos données a été grandement renforcée. »

– Transporteur de courrier et de colis

« Nous avons constaté une diminution spectaculaire des requêtes et des demandes de copies de factures de la part de nos clients grâce à la fonction d’auto-assistance du portail de facturation clients en ligne. »

– Fournisseur d’électricité

« Nous avons constaté une augmentation des économies sur l’ensemble de l’année en termes de coûts directs économisés sur l’impression, la papeterie, l’expédition et la main-d’œuvre par rapport au niveau d’utilisation du client qui est actuellement de 84%. »

– Fournisseur mondial de logistique

Quelques mots à notre sujet …

Consultez notre centre de ressources client

billing sucess

SPS offre des services de facturation électronique à ses clients depuis plus de 20 ans, tout en établissant avec eux des relations longues et fructueuses dans une large gamme de secteurs, allant du B2B au B2C.

Nos résultats sont le fruit de notre engagement envers la réussite du client, en assurant une transition harmonieuse et un service impeccable et fiable.

Chaque année, nous livrons à nos clients des factures électroniques pour une valeur supérieure à 60 milliards d’ euros.

Nous vous aidons à passer de l’impression au numérique

Partagez ce guide électro-

nique

Pour en savoir plus sur la migration vers la facturation électronique contactez-nous aujourd’hui :

Swiss Post Solutions 01.44.75.35.15 contact.sps.fr@swisspost.com www.swisspostsolutions.fr