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Curso introducción a la gerencia de proyectos módulo 3
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Agenda
Planeación del proyectoIdentificación y gestión de riesgosEstructura de trabajo (EDT)
Programación de recursos y calendarios
Luis Miguel Guerrero 2013
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Advertencia
Esta presentación contiene diapositivas en Ingles, en Español y en Espanglish
Luis Miguel Guerrero 2013
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Monitoreo y control
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.19
Inicio Planeación Ejecución Cierre
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.41
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.20-22
Áreas de conocimiento (PMI)
Integración Alcance Tiempo
Costo Calidad Recursos Humanos
Comunicaciones Riesgo Compras
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.47
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
¿Cuáles son mis planes?
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
La planeación es importante
*Fundamentals of Project Management 2007, p.32
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
La planeación es dolorosa
*Fundamentals of Project Management 2007, p.32
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.34
“Predecir el futuro es fácil. Saber que esta pasando en este momento es lo difícil”
Fritz R. S. Dressler
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
¿Cómo se hace un
plan?
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.35
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Cuándo?¿Por qué?
¿Cuánto cuesta?
¿Cuánto tiempo?
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.37-38
¿Cómo cocinar un plan?
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.37-38
Ingredientes del plan• Definición proyecto (500grs)• Objetivos del proyecto (100 mls)• Criterios de éxito (1 cucharadita)• Estructura de trabajo (EDT) (1
tasa)• Cronogramas (100 grs)• Recursos requeridos (1/2 tasa)• Riesgos identificados (2 cucharadas)
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.37-38
Receta de un plan exitoso• Planear como planear• Cambios = desviación
significativa• Equipo de trabajo es quien
planea• Firmado por Stakeholders• Plan A y Plan B
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.62
Estimar tiempo, costos y recursos
«Un estimado solo se puede hacer al asumir que existe un recurso que será asignado para realizar el trabajo»
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.63
El arte de estimar
«An exact estimate is an oxymoron»
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.63
Los riesgos de estimar
“Ballpark numbers become targets”
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.63
«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se
termine»Ley de Parkinson«Los gastos aumentan hasta cubrir
todos los ingresos»Ley de Parkinson
«El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia»
Ley de Parkinson
Los riesgos de estimar
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.97
No hay personas disponibles para trabajar mas del 80%* del tiempo, el otro 20% se va en tiempos de (PFR)
Los riesgos de estimar
P= Personales F= Fatiga
R = RetrasosNOTA: Trabajadores de conocimiento solo llegan máximo al 50%
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.70
Historia de la planeación
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.70
Diagramas de redes
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.75
Diagramas de redesTermin
oDefinición
Actividad Tarea que consume tiempo y recursos (% avance)
Critica Actividad que debe ser realizada en cierto tiempo, no tiene holgura.
Ruta Critica
La ruta mas larga de la red, determina la fecha mas cercana de finalización del proyecto
Eventos Puntos de inicio o de cierre. Momentos en el tiempo.
Hitos Evento que representa un momento significativo del proyecto (terminar una fase del proyecto)
Red Diagramas de flechas, muestran una representación grafica del plan de un proyecto y las relaciones de sus actividades.
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.73
Diagramas de redesCritical Path
Method (CPM)Program Evaluation
and Review Technique (PERT)
Creado por Du Pont Creado por U.S Navy / Booze, Allen & Hamilton
Consulting group
Determinístico Estadístico
Diagrama actividad en flecha
Diagrama actividad en nodo
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.73
Diagramas de redesCritical Path Method (CPM)
A
B
C
D
E
F
G
3
4
4
2
3
2
4
4
A-B-E-G = 9A-C-E-G = 11A-D-F-G = 10
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.83
Diagramas de redesProgram Evaluation and Review
Technique (PERT)
DU
Task
ES EF
LS LF
ES = Early StartLS = Late StartEF = Early FinishLF = Late FinishDU = Duration of the task
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.83
Diagramas de redesProgram Evaluation and Review
Technique (PERT)
4
Task A
0 4
0 4
5
Task B
4 9
4 9
2
Task C
4 6
10 12
3
Task D
9 12
9 12
5
Task E
12 17
12 17
Planeación del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.89
Reglas de la planeación• Actividad < 6 semanas• Actividad Intelectual < 3 semanas• Primero la lógica luego los
recursos• Evitar la tentación de la
perfección• Mantener las tareas criticas a
tiempo
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 93
«I keep six honest serving men (They taught me all I know). Their names are:
What, Why, When, How, Where and Who»
Rudyard Kipling
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 95
¿Qué es un riesgo?
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 95
Tipos de riesgo
Problemas potenciales Vs Problemas inesperados
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 95
Administración del riesgo
«Los medios con los cuales se administra la incertidumbre de una manera sistemática para incrementar la probabilidad de cumplir los objetivos del proyecto»
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 99
Administración del riesgo
Definir reservas o contingencias
Definir contingencias riesgos conocidos
Definir administración contingencias.
Desarrollar plan de respuestaRespuesta a riesgos de alta prioridad
Analizar y priorizarPriorización preliminar Definir cada riesgo (probabilidad e
impacto negativo)
Identificar RiesgosIdentificar riesgos potenciales Revisar riesgos de baja prioridad
(antiguos)
Administración continua de riesgos
Monitorear nuevos riesgos
Reportar avances
Ejecutar planes de respuesta
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 99
Perfiles de riesgoDefinir unas categorías de riesgos
Equipo de proyectoClientesTecnologíaApoyo directivo
Crear un listado de preguntas
¿Cuál es la experiencia del equipo?¿Qué clientes buscan el proyecto?¿Hay reconocimiento por parte de la dirección?
Validar con historia
Revisar documentación y experiencias de otros proyectosEl que no conoce la historia esta condenado a repetirla
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 99
Perfiles de riesgo
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 106
Analizar y priorizar riesgosRiesgos Ejemplo:
Definición Condición: El suelo donde la tubería cruza el rio requiere usar una maquina compleja en la cual no tenemos experienciaConsecuencias: Operar mal la maquina puede dañar la Riviera del rio, daño a la maquina (50k a 250k) y 2 a 4 semanas tiempo perdido. Daños a la Riviera pueden evitar aprobación permisos ambientales futuros proyectos
Probabilidad Probabilidad daño maquina (75k)= 20%Probabilidad daño maquina (200k) = 20%Probabilidad ningún daño a la maquina = 60%Costo probable daño maquina = 55kProbabilidad de daño a Riviera = 25%
Estrategia Contratar operador experto por $10k. Esto disminuye la probabilidad de daños a la maquina y a la Riviera en un 5%, el proveedor responde por los costos de los daños.
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 113
Desarrollar plan de respuesta
Aceptar el riesgo Evitar el riesgo Plan de
contingencia
Transferir el riesgo (seguro)
Mitigar el riesgo
Crear registros de riesgos
Identificación y gestión de riesgos
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 116
Definir reservas o contingencias
Registrar Presupuestar Negociar
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.57
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Cuándo?¿Por qué?
¿Cuánto cuesta?
¿Cuánto tiempo?
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
Listado de actividades
Objetivo: Limpiar la casa
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
Limpiar la casa
Pisos
Barrer
Trapear
Brillar
Aspirar
Paredes y cortinas
Lavar
Ropa y platos
Lavar
Tender
Secar
Muebles
Limpiar
Sacudir
Objetivo: Limpiar la casa
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
Sesión de trabajo con el
cliente
Antes
Definir Objetivo
Programar sesión
Preparar presentación
Durante
Explicar agenda
Liderar la sesión
Validar entregables
Después
Acta sesión
programar siguiente sesión
Objetivo: Sesión de trabajo con el cliente
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
Niveles de una (EDT)Programa
Proyecto
Tarea
Sub-tarea
Actividad
Nivel de esfuerzo
*Fundamentals of Project Management 2007, p.59
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
¿Hasta donde se debe bajar?
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
¿Hasta donde se debe bajar?
«Se debe bajar hasta un nivel donde las personas puedan hacer los estimados necesarios con la precisión deseada»
*Fundamentals of Project Management 2007, p.59
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
¿Qué no hace un (EDT)?
• NO identifica secuencias
• NO tiene que ser simétrico
*Fundamentals of Project Management 2007, p.61
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013
¿Cuáles son los usos de un (EDT)?
Mostrar el alcance
Crear matriz de responsabilidades
*Fundamentals of Project Management 2007, p.62
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.116
Inputs• Alcance del proyecto• Requerimientos• Activos
organizacionales
Tools & Techniques• Descomposición
Outputs• EDT• Glosario EDT• Línea Base• Documentos de
proyectos
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.117
Estructura de trabajo (EDT)
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.117
Descripción trabajo Responsables Hitos
Actividades Recursos Costos estimados
Requerimientos calidad
Criterios de éxito
Referencias técnicas
Glosario EDT
Programación de recursos y calendarios
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Luis Miguel Guerrero 2013
Agenda
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Planeación del proyecto Identificación y gestión de riesgos Estructura de trabajo (EDT)
Programación de recursos y calendarios
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