Pmi åRskonferanse 2010

05.02.10 En presentasjon fra Telenor v. Helge Marheim 1

Riskostyring i prosjekt og Helsesjekk

• Risikostyring er vanskelig

• Hva er ”Helsesjekk”

• Tidlig varsling – hva er det


Helge Marheim

• Risikostyring• Prosessforbedring• Metode og teknikker

Senior prosjektleder – Telenor Norge



Telenor


Prosjektprosess og risikostyring Samspillet mellom vurdering av finansiell risiko , operasjonell risiko og prosjektgjennomf øringsrisiko

B1 B2 B3 B4 B5

Pro

sjek

tgje

nno

mfø

rings

risik

oP

rosj

ektg

jenn

om

føri

ngsr

isik

o

P r o s j e k t r i s i k o s t y r i n g

Ope

rasj

onel

l ris

iko

Ope

rasj

one

ll ri

siko

Fin

ansi

ell r

isik

oF

inan

siel

l ris

iko

Rapport, risikoanalyse

Verdivurdering (BC) med

sensitivitets-analyse

Gjennomføre risikoanlayse

Oppdatere risikoanalyse

Oppdatert rapport,

risikoanalyse

Oppdatert verdivurd. (BC) m. sensitivitets-

analyse

Endringer i eksterne foruts. til verdivurd.

Utarbeide verdivurdering

Oppdatere verdivurdering

Faktisk leveranse og løsning

Leveranse-og

løsnings-beskr.

Leveranse-skisse

Kvalitetsavvik(Endringer i leveranseinnhold og løsning)

Tidplan

Budsjett

Tidsavvik

Kostnadsavvik

Prosjekt-regnskap

med samlet faktisk avvik

Rapportere tids-, kost- og kvalitetsavvik til styringsgruppen.

Besluttede risikoredus

erende tiltak

Mulige ytterligere risikored.

tiltak


Risikostyring

Analyse

Tiltak

Utf

ør

Monitorer Identifiser

Identifiser

Analyse

Tiltak

Utf

ør

Monitorer • Ingeniører har ikke magefølelse

• Har ikke tid• Dårlig prosess• Ikke etterspurt

• Subjektivt • ikke kvantisert• Vanskelig å måle• Bias


Tidlig varsling

By the term early warning we use the definition of Nikander (2002): An early warning is an observation, a signal, a message or some other item that is or can be seen as an expression, an indication, a proof, or a sign of the existence of some future or incipient positive or negative issue. It is a signal, omen, or indication of future developments. (Nikander, 2002:49)



““Helsesjekk”Helsesjekk”

en input til usikkerhetsstyring


H E L S E S J E K K

• Bakgrunn for ”Helsesjekk”

• Hvordan er HS i bruk Telenor

• Hva er ”Helsesjekk”


BevisthetHelsesjekk


Helse-sjekkKAN ØKEBevisthet om

uskkerhet


TidligvarselGir fokusForplikter


KLARGJØR

BIG WINS

BevistgjørBIDRAR

MOTIVERER

HELSESJEKKRISIKO


Bidra til


• PUS – usikkerhetsstyring– NTNU – masterfagstudent– eksisterende verktøy kompliserte og ”tunge”

• Prosjektledere har etterspurt ”mer støtte og mindre kontroll”

• ønske om stimuli til løpende risikovurdering og usikkerhetstyring

Bakgrunn helsesjekk


Hva er ”Helsesjekk”

• Hvordan• Hvilke spørsmål • Rapport• Begrensning


Hvordan

Facilitator

Respondenter

Verektøystøtte

Prosjektleder

2

3 4

5

6

2 -Konfigurering av qb initiering av undersøkelse

1 -Bestiller helsesjekk

3 -Distribusjon/purring til respondenter

1

6 -Overføring av rapport til Prosjektleder

4 - Svar fra respondenter

5 -Uttak av rapporter og sammenstilling

Hvordan


Hvilke spørsmålSvarmulighet

I : Prosjektmål 1 Prosjektets mål er tydelige og klart definerte? 2 Arbeidet i prosjektet bidrar til å nå prosjektets mål?3 Målene er fortsatt aktuelle og riktige ?

II : Engasjement og samhandling med prosjekteier 4 Prosjektet har støtte og tillit fra prosjekteier og det er god kommunikasjon og samhandlingen ?

III : Prosjektplanlegging 5 Planer og estimater for prosjektet er realistiske? 6 Prosjektet har planer for risikostyring

IV : Trivsel / konflikt7 Prosjektteamet er preget av få konflikter? 8 Jeg trives godt i prosjektet ?

V : Kapasitet og kompetanse i prosjektet9 Prosjektet har folk med den kompetanse som kreves for å gjøre jobben? 10 Prosjektet har kapasitet som kreves for å gjøre jobben?

VI : Prosjektoppfølgning 11 Prosjektets framdrift følges opp kontinuerlig? 12 Avvik fra prosjektplan håndteres på en god måte?

VII : Kommunikasjon 2 Jeg har den informasjon jeg trenger for å gjøre jobben min i prosjektet? 3 Mine oppgaver er veldefinert og fortsått. 15 Prosjektet kommuniserer godt internt (mellom delprosjekt på tvers)? 5 Prosjektet har oversikt over andre prosjekter/tiltak med avhengigheter til prosjektet og kommuniserer med disse? 7 Det foregår en jevnlig dialog med de som skal bruke/ha nytte av prosjektresultatene.

VIII : Risiko og endringshåndtering 2 Jeg bidrar aktivt for å melde inn risko? 3 Prosjekter utøver en god risikostyring 20 Endringer håndteres på en god måte i prosjektet?


Rapport

Rapport

13.10.2008 21:32 www.questback.comHelsesjekk - MOVE -Oktober 11

7. Plan for håndtering av uforutsette hendelser i prosjektet erlaget og brukes?

1 Irrelevant - vet ikke

2 Fullstendig uenig

3 ..

4 ..

5 ..

6 Helt enig

N

Denne undersøkelsen 20


Analyse

Tiltak

Utf

ør

Monitorer Identifiser

Identifiser

Facilitator

Respondenter

Verektøystøtte

Prosjektleder

2

3 4

5

5

2 -Konfigurering av qb initiering av undersøkelse

1 -Bestiller helsesjekk

3 -Distribusjon/purring til respondenter

1

6 -Overføring av rapport til Prosjektleder

4 - Svar fra respondenter

5 -Uttak av rapporter og sammenstilling

Begrensning


I telenor

• I bruk snart 2 år (april 08)• 13 prosjekter har brukt HS• 8 prosjekter er aktive brukere pt• er evaluert i to vendinger og erfaringer er

gode.


Response Log : 23 svar

29.02.2008 07:27 www.questback.com

Evaluering av helsesjekk 2

1. Hvor lang tid bruker du på å besvare quest back skjemaet ?

1 Mindre enn 2 minutt

2 mellom 2 og 5 minutt

3 mellom 5 og 7 minutt

4 mer enn 7 minutt

N

Current 23



2. Hva er ideell frekvens for quest back ?

1 hver uke

2 hver 2. uke

3 hver 3. uke

4 sjeldnere enn hver3. uke

N

Current 23

8 av 10 bruker mindre enn 5 minutter

på å svare




3. Har det å besvare helsesjekken medført endret bevissthethos deg i forhold til mulige problemer i prosjektet ?

1 ikke i det hele tatt

2 litt

3 ja noe

4 vesentlig

N

Current 23



4. Har prosjektet tatt tak i funn fra helsesjekken og satt i verktiltak ?


2 ja, i noe grad

3 ja, i vesentlig grad

N

Current 21

9 av 10 opplever øketbevisthet rundt usikkerhet

som følge av HS

7 av 10 mener HS har trigget aksjoner for å redussere risiko




5. Har prosjektleder presentert og diskutert resultatet frahelsesjekk i kjerneteamet ?


2 noe

3 betydelig

N

Current 22



6. Tror du prosjektet har jobbet mer/bedre med risiko somfølge av helsesjekk ?

1 Nei

2 Ja, i noe grad

3 Ja, i betydelig grad

N

Current 21

6 av 10 mener HS bidrar til bedre risikostyring




10. Totalt sett : gjør din erfaring at du vil anbefale å brukehelsesjekk i fremtidige prosjekt ?

1 Nei

2 Ja

N

Current 22

7 av 10 opplever HSsom netto lønnsomt

““Helsesjekk”Helsesjekk”Kritikk ?

Erfaringer ?

Spørsmål ?


Takk for meg

Business

Pmi åRskonferanse 2010