Presentación Administración Del Tiempo

Sebastián Lilly d’Hainaut MBA U de Chile [email protected]

Video 1

¡Bienvenidos!

•  Consultor: Sebastian Lilly dHainaut. •  Coordinación Horaria

•  Materiales (Apunte y Lápiz) •  ¡No permita que se le vaya una buena idea! •  Favor completar el formulario de Presentación

Personal

Nombre: ..................................... Favor complete las siguientes frases y luego

entregue la hoja al Moderador. •  Me gusta...................................................................................................... •  Estoy orgulloso de.....................……........................................................ •  Algunas veces deseo.................................................................................. •  Cuando hago algo mal............................................................................. •  No puedo.............................................................................………………… •  Si puedo ……………………………………………………………………… •  La película que más me ha gustado es .................................................. •  Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................

¿Que es El Tiempo? La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:”El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.

Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad)

Video que es el tiempo

El Tiempo

Video Jar Palo

El Tiempo

Video Jar Palo

No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

Que definición puede

dar UD.?

El Tiempo

¿ Cómo optimizamos nuestra labor ?

Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra función, para lo cual es necesario sacarle el máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los

recursos más escasos es el tiempo, para lo cual cada actividad que diga relación con la venta u otras que nos permita ser más eficientes y ahorrar tiempo es básica.

Video: MOTIVACION LABORAL TERRY TATE+ Motivador Español

Caso: Las Piedras Grandes

Video

La Administración del Tiempo Es el arte de hacer

que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existes en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. Video que es el

tiempo+ el tiempo no existe

La Administración del Tiempo El tiempo es como una

gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o que estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.

Video que es el tiempo+ el tiempo no existe

La Administración del Tiempo

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos,

de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

La Administración del Tiempo Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que

tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

La Administración del Tiempo Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.

Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

•  Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia:

“Trabajar más horas”

• El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que se podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

•  Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.


Describa otras consecuencias del trabajo excesivo:

Test de Productividad


La Administración

del Tiempo

Prioridad

Video

Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos

Prioridad

Video

Prioridad

Video

Prioridad

Video

Prioridad

Video

Prioridad

Video

Mis Enemigos!

La Urgencia!

La Urgencia!

•  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás

Convierte al Líder en el punto central de atención

•  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER,

CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION

Agrava los problemas que intenta remediar

La Urgencia!






La Urgencia!






La Urgencia!






Y que hay de

¿Usted?

Y ¿Ahora que?

Veamos Lo verdaderamente

Importante

Matriz de Administración del Tiempo

Urgente NO Urgente

Impor T an T e

I Crisis Fechas Críticas

II Cuadr. Calidad Planificación Prevención

III Interrupciones Reuniones

V Actividades Escape Trivialidades

Video tiempo japones

TIEMPO DE CALIDAD

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable.

Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más.

Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo.

En última instancia, usas tu tiempo como lo desea.

Video tiempo japones

TIEMPO DE CALIDAD

La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, lo amigos que eliges, lo que piensas.

Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante de su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares.

Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.

TIEMPO DE CALIDAD

Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su descanso.

La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables.

TIEMPO DE CALIDAD

Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su descanso.

La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables.

TIEMPO DE

CALIDAD

Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y ni dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad… para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

MITOS

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

MITOS

El mito de trabajar contra el tiempo:

“El tiempo presiona al ejecutivo: se le

hecha encima”: EL más preciosos

recurso queda convertido en estorbo

y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano: Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.

MITOS MITOS

MITOS TOS

MITOS MITOS

MITOS TOS

¿cuáles son sus MITOS?

MITOS MITOS

MITOS TOS

¿cuáles son sus MITOS?

Haga una lista con sus

5 MITOS propios

Desperdiciadores de Tiempo


Es cualquier cosa que impida que un

ejecutivo alcance sus objetivos de la manera

más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempos Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son

provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

Externos


Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)








Posibles Soluciones

Proyectos

Actividades por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.

Posibles Soluciones

Proyectos

Actividades por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.

Posibles Soluciones

Antes

de llam

ar, planifica la

conversación.

Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.

Si la conversación se

extiende innecesariamente,

busca excusas para cortarla.

Establece períodos donde no

recibirás llamadas sino sólo en

caso de emergencia.

Posibles Soluciones E

scrib

e m

enos

, usa

el

telé

fono

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta

Escribe respuestas a cartas y memos,

anotando las respuestas al margen y

enviándolas de vuelta

Piensa antes de escribir, planea lo que se quieres expresar

Usa el estilo claro, conciso y orientado

a hechos

Al escribir usa palabras sencillas

No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes

Posibles Soluciones Interrupciones y visitantes inesperados

Prevé un tiempo diario para visitantes

inesperados e interrupciones

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento

Recibe a los visitantes fuera de tu

oficina No contribuyas a conversaciones innecesarias

Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tiene un minuto?

Posibles Soluciones •  Reuniones

–  Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias

Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto?

Posibles Soluciones ¿Es necesaria mi presencia? Fíjate un limite de tiempo y ajústate a él Prepárate para la reunión,

resiste las interrupciones, mantente en el tema Minimiza las conversaciones intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias

Internos Desperdiciadores de Tiempo

¿dónde están

TUS

¿dónde están

TUS

PRIORIDADDES ?

Falta de Planificación


Realice

AQUÍ Y

AHORA Su Planificación completa

X

1 SEMANA


Realice

AQUÍ Y

AHORA Su Planificación completa

X

1 SEMANA

Recuerda las

Prioridades

Desperdiciadores de Tiempo Internos

•  Falta de prioridades •  Falta de planes •  Objetivos no claros •  Dejar cosas para después •  Intentar hacer muchas cosa a la vez •  Falta de autodisciplina •  Falta de habilidad y conocimientos

González

!!!Hoy tengo que vender¡¡¡

González


NO, mejor hago el

MANDADO que me pidió mi

jefe

González


NO, mejor hago el

MANDADO que me pidió mi

jefe Hoy tengo que ir a cobrar, sÍ eso mejor

González

González

!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES LO QUE LE PEDÍ HACE 3

SEMANAS?

González


SEMANAS?

EEE NO LO RECUERDO

JEFE

González


SEMANAS?

EEE NO LO RECUERDO

JEFE

¡¡¡¡¡VENGA A MI OFICINA

AHORAAAAAA!!!

González

González

González

Glup

¡¡¡¡¡¿Es que UD no tiene claro lo que

tiene que hacer en su trabajo?!!!!!

Le dije la semana pasada, que tenía que asistir al Gte

Gral…

González

Me hará Ud ur reporte completo de las

actividades realizadas, no me interesa si se tiene qie quedar toda la noche.

¡¡¿ENTENDIÓ?!! Si don

Wenceslao

González

¿y que le pongo al reporte si no

acompañé al GTE Gral jamás?

González

González

Posibles Soluciones

•  Reflexión •  Decisión •  Disciplina •  No rendirse hasta haber desarrollado

nuevos hábitos

Identificación de Hábitos Personales

•  Ejercicio – Haz dos listas identificando tus propios

“enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

– Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

Soluciones

•  Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

Causas de la Morosidad •  Morosidad •  La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito

llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.

•  Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.

Causas de la Morosidad •  Morosidad •  Las cosas importantes raramente ejercen esta

clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

•  Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienza de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.

Causas de la Morosidad •  Morosidad •  La morosidad conduce en la mayoría de los casos a

carrera de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficientes y efectivamente.

•  Las principales causas de morosidad son: •  Trabajos no placenteros •  Trabajos difíciles •  Indecisión

Uso del Tiempo

•  Principios prácticos •  Para conocer qué cosa en particular

puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo.¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!

Uso del Tiempo •  Principios prácticos •  Nosotros no podemos manejar el tiempo

pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista como lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días: El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debes ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en que se nos va y en que debería írsenos.

Autoanálisis del Uso del Tiempo •  Para quién sinceramente se propone mejorar la

administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar como lo está empleando.

•  En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra como se empleó esa hora.

•  Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante.

Planear las Actividades •  Diseño de objetivos •  Planes de contingencia •  El tiempo para planear, prever contingencias y

pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.

Planear las Actividades •  Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables

sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable planear nuestra s actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

•  Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energía en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Planear las Actividades •  Puedo realizar una planificación eficaz si:

– Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas

– Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea

– Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré – Organizo mis tareas por orden de prioridad

Planear las Actividades

•  Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: – Estén en línea con mis valores – Sean de tiempo definido – Estén definidas clara y específicamente – Sean completamente mías – Sean realistas

Organizar las Actividades •  Nos servirá para establecer prioridades a las

actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

•  Prioridad A •  “Imprescindible de hacerse”: éstas son las

actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

Organizar las Actividades

•  Prioridad B •  ”Debe hacerse”:son actividades de valor

medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite


•  Prioridad C •  ”Deseable de hacer” es la categoría de

menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.


•  Dependiendo de la fecha en que se elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser la C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.


•  Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor: por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo una planeación le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

El Beneficio de la Planeación

•  El principio de Pareto •  Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX

postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.


El Beneficio de la Planeación •  Eficiencia vs. Efectividad •  Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o

hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia.

•  En otra palabras la eficiencia buscar lograr resultados…va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados..


•  Aspectos importantes a considerar •  Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro

más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

•  Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero-hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

•  Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas…que no son las que se tiene que hacer.


•  Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos esfuerzos críticos (20% por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.


•  No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

•  También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad” con horas de privacía”.


•  Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.

•  Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”


•  Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.

•  Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

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