Projekta izstrāde

Projekta izstrādeProjekta izstrāde

Edgars Grigorjevs

Ģertrūdes iela 19/21-3, Rīga LV-1011E-pasts: [email protected]

GSM: 297 15 791

Tālr. 67 84 64 64

Skype: elpa_riga

www.NVO.lv

22.01.2010.

Kas ir PROJEKTS ?

• Oksfordas angļu valodas vārdnīcas definīcija:

Projekts ir individuāls vai kopīgs pasākums, kas tiek uzmanīgiplānots un projektēts, lai sasniegtu konkrētu mērķi.

• Starptautiskā standarta ISO 10 006 definīcija:

Projekts ir process, ko veido koordinētu un kontrolētu norišu Projekts ir process, ko veido koordinētu un kontrolētu norišu kopums, kuram ir noteikti sākuma un beigu termiņi un kura īpašām prasībām atbilstošais mērķis jāsasniedz, iekļaujoties atvēlētajos laika, izmaksu un resursu ietvaros.

• Vārds “projekts” pirmo reizi izmantots 16.gs. un tulkojumā no latīņu valodas (projicere) tas nozīmē “uz priekšu mests”(izejas punkts, grūst sevi uz priekšu, ceļā uz mērķi)

Edgars Grigorjevs [email protected] www.nvo.lv 67846464, 29715791

• Tradicionāli ar jēdzienu “projekts” skaidro

secīgu pasākumu kopumu,kas veicami noteiktā laika periodā,noteikta finansējuma robežās,noteiktu mērķu sasniegšanai,lai uzlabotu faktisko situāciju.lai uzlabotu faktisko situāciju.


Projektu raksturīgākās iezīmes

• Reālistiski un mērķorientēti - formulētajiem mērķiem ir jābūt sasniedzamiem (jāņem vērā prasības, pieejamie resursi, u.tml.).

• Resursu ierobežotība - laikā un telpā (sākums un beigas, konkrētā vietā ar konkrētu kontekstu), finansēs, cilvēkos, u.c.

• Unikāli un inovatīvi - visi projekti rodas no jaunām idejām un ir vienreizīgi, savdabīgi, radoši, ar jauninājumiem risinājumos!

• Projekti ir piedzīvojums - katrs projekts ir atšķirīgs un jauns. Tie vienmēr ietver zināma veida nenoteiktību un risku.

• Sastāv no dažādiem elementiem – plānošana, sagatavošana, īstenošana, novērtēšana, valorizācija (rezultātu izplatīšana).

• Projekti ir kopēji - projekti tiek izstrādāti kopēju pūļu rezultātā. Tos vada komandas, tajos ir iesaistīti dažādi partneri,tiek gādāts par citu cilvēku vajadzību apmierināšānu.


Projekta ideja un tās definēšana

(PLĀNOŠANA)

Resursu piesaiste un

Rezultātu izplatīšana un izmantošana

(VALORIZĀCIJA)


Resursu piesaiste un pieteikuma izstrāde

(SAGATAVOŠANA)

Aktivitāšu ieviešana

(ĪSTENOŠANA)

Rezultātu analīze

(NOVĒRTĒŠANA)

Projekts nav tikai viens/dažipasākumi, bet gan cikls!


Projekta pieteikums

• Projekta pieteikums ir

o kādam konkrētam finansētājam sagatavotsatbalsta pieprasījums iecerētā projekta īstenošanai;

o dokuments, kuru finansētājs izskata, lai lemtu par atbalsta piešķiršanu konkrētam projektam;

o daudziem fondiem un uzņēmumiem pieteikumi ir jāiesniedz uz noteiktas projektu pieteikumu veidlapas, atbilstoši to noformēšanas un iesniegšanas kārtībai un vadlīnijām.


Pirms pieteikuma izstrādes

• Obligāti izpēti konkrētā finansētāja nosacījumus(kuram vēlies projektu iesniegt) – vadlīnijas jeb noteikumi,kas nosaka līdzekļu piešķiršanas un izlietojuma, pieteikuma izstrādes un atskaišu iesniegšanas kārtību, u.c.

• Atbildi uz jautājumiem:

o Vai projekta ideja atbilst finansētāja izvirzītajiem kritērijiem (prioritātes, atbalstāmās aktivitātes, iesniedzējs, u.tml.) un(prioritātes, atbalstāmās aktivitātes, iesniedzējs, u.tml.) unvai projekta ideja patiesi ir īstenojama (reāla)?

o Vai ir skaidri finansēšanas nosacījumi (finansējuma apmērs, līdzfinansējuma nepieciešamība, avansa maksājumi)?

o Vai projekts un tā mērķis atbilst tavas organizācijas misijai?

o Vai organizācijai ir atbilstoša kapacitāte un resursi,lai projektu ieviestu?

o Vai organizācija paspēs laikā sagatavot projektu?


Projekta pieteikuma sagatavošana

• Pieteikuma vispārējās sastāvdaļas (ja nav veidlapas !):

o Kopsavilkums (nosaukums, kontakti, īss satura atstāsts)o Projekta iesniedzēja aprakstso Situācijas un problēmu apraksts

(nepieciešamības pamatojums)o Mērķi, Uzdevumi, Mērķauditorijao Mērķi, Uzdevumi, Mērķauditorijao Īstenošanas aktivitāteso Aktivitāšu ieviešanas laika grafikso Plānotie rezultāti un to novērtēšanas aprakstso Projekta ilgtspējas raksturojumso Ieviešanas personālso Publicitāte (iekšējā un ārējā komunikācija)o Budžetso Pielikumi (darbinieku CV / scenāriji / skices, u.c.)


Situācijas un problēmu apraksts(nepieciešamības pamatojums)

• Šajā sadaļā jums jāpierāda, ka jūsu projekts ir nepieciešams, jo tas risina kādu tiešām pastāvošu un aktuāluproblēmu. Sniedziet konkrētu informāciju par šīs problēmas esamību, mērogu un aktualitāti (precīzi definējiet problēmu)!

• Ne vienmēr finansētājs orientējas sfērā, kuru gatavojas atbalstīt, tādēļ aprakstam jābūt precīzam un saprotamam.

• Pēc iespējas izmantojiet statistiku, atsaucieties uz pētījumiem.• Pēc iespējas izmantojiet statistiku, atsaucieties uz pētījumiem.Sniedziet informāciju par to, kas līdz šim darīts šajā laukā.

• Norādiet tieši jūsu projekta iespējamo ieguldījumu problēmas risināšanā. Pamatojiet, ar ko tieši jūsu piedāvātā ideja ir vienreizēja un netradicionāla.

• Šī ir pieteikuma svarīgākā daļa (tai jābūt konkrētaiun skaidrai, bez liekas informācijas)!


Definējot problēmu, var modelētproblēmu koku:

Piemērs:

Jauniešu ekonomiskā migrācijaStraujš bezdarba līmeņa pieaugums

Finanšu trūkums valstī

Sekas

Juridisko un privātpersonu ekonomiskās aktivitātes mazināšanās Latvijā

Problēma


aktivitātes mazināšanās LatvijāProblēma

Valsts pārvaldes bezatbildībaEkonomiskā krīze Latvijā

Vispārējā ekonomiskā krīze pasaulē

Cēlonis

Projekta mērķi

• Projekta vispārīgie ilgtemiņa mērķi atspoguļo KĀ organizācija vēlas ietekmēt sabiedrību, tās daļu.

• Projekta tiešie mērķi parāda KO tieši organizācijair iecerējusi sasniegt konkrētajā projektā.

• Mērķi parāda KO un KĀPĒC organizācija vēlas sasniegt (kādas pārmaiņas, vispārējā virzība, kā ietekmēt sabiedrību..).sasniegt (kādas pārmaiņas, vispārējā virzība, kā ietekmēt sabiedrību..).

• Formulējot mērķus, izmantojiet atslēgasvārdus(sekmēt, rosināt, veicināt, uzlabot, ietekmēt...).

• Mērķi nav tieši novērtējami jebsimtprocentīgi izpildāmi!


Projekta uzdevumi

• Projekta uzdevumi nosaka, kas konkrēti tiks paveikts projekta ietvaros, lai tuvinātos izvirzītajam mērķim.

• Projekta uzdevumiem jābūt:o konkrētiem;o ar precīzi formulētu paredzamo galarezultātu;o izpildāmiem konkrētā laikposmā.

• Uzdevumi pierāda, ka jums ir pilnīgi skaidrs, ko jūs gribat panākt, un ka jums ir kritēriji, pēc kuriem novērtēt rezultātus.

• Tieši no projekta uzdevumu formulējuma atkarīga finansētāja izpratne par jūsu projekta saturu un apjomu!

• Uzdevumu formulējumā vajadzētu lietot konkrētus kvantitatīvus un kvalitatīvus lielumus.


Mērķauditorija

• Mērķauditorija ir tie cilvēki, ko ar konkrēto projektu vēlas sasniegt un uzrunāt.

• Mērķauditoriju var dalīt dažādi – pēc vecuma, dzimuma, ģeogrāfiskās piederības, dzīves stila, utt.

• Var norādīt tiešo un netiešo mērķauditoriju• Var norādīt tiešo un netiešo mērķauditoriju(atkarībā no projekta plašuma).


Aktivitāšu ieviešanas laika grafiks

Laiks / Aktivitāte

I II III IV ....

A

B

C


D

E

F

.....

Plānoto rezultātu apraksts

• 1. rezultāts: ......

Kvantitatīvais novērtējums: .......Kvalitatīvais novērtējums: ........Pārbaudes avoti: .........

• 2. rezultāts: ......• 2. rezultāts: ......

Kvantitatīvais novērtējums: .......Kvalitatīvais novērtējums: ........Pārbaudes avoti: .........

Rezultātu valorizācija....


Ilgtspējas apraksts

• Projektu finansētājus uztrauc līdzekļu ieguldījums īslaicīgā iniciatīvā, kas sniegusi ātri iznīkstošus „augļus”.

• Tādēļ tiek sagaidīts saprātīgs un pārdomāts projekta ilgtspējas apraksts – paliekoši rezultāti un ideju turpināšanās pēc projekta termiņa beigām.

• Labs ilgtspējas rādītājs ir projektā iesaistītie partneri –• Labs ilgtspējas rādītājs ir projektā iesaistītie partneri –citas nevalstiskās organizācijas, augstskolas, pētnieciskie institūti, pašvaldības, uzņēmēji...


Projekta ieviešanas personāls

• Šajā sadaļā jānorāda:

o Detalizēts darba grupas apraksts;o Veicamie uzdevumi un kompetences;o Darbinieku izvēles principi;o Ieviešanas organizācijas forma;o Kas veiks uzraudzību un īstenošanas kvalitātes o Kas veiks uzraudzību un īstenošanas kvalitātes

novērtēšanu;o U.c.

• Šajā daļā jums jāpierāda, ka organizācijas darbiniekiem ir pietiekama kompetence un kas ir vispiemērotākie kandidāti šī projekta īstenošanai.

• Projekta pielikumā jāpievieno personāla CV!


Projekta vadītājs

Sabiedrisko attiecību

Grāmatvedis

Apmācību

Projekta uzraudzības komiteja:

Biedrības valdes

Uzdevuma devējs -biedrības valdes priekšsēdētājs

Sabiedrisko attiecību speciālists

Apmācību koordinators

Lektori / Konsultanti

Biedrības valdes loceklis;

Biedrības revidents;

Finansētāju pārstāvji.


Publicitāte

• Iekšējā komunikācija: Kā informācija cirkulē projekta komandā?

• Ārējā komunikācija:

o Vai projektam ir nepieciešams plašsaziņas līdzekļu atbalsts mērķauditorijas sasniegšanā? (Kāpēc? Kā? Kādos aspektos? Var ievietot, piemēram, mediju plānu);

o Kā tiks nodrošināta projekta, tā aktivitāšu informācijas izplatīšana un kādos kanālos?

o Reklāmas & SA aktivitātes.


Projekta resursu plānošana

AktivitāteNepieciešamie

resursiAtbildīgais /

Veicējs

A Finanses

B Cilvēki

C Informācija


C Informācija

D Materiāli

E Tehnoloģijas

Projekta budžets

• Projekta budžets (tāme) ir sīks projekta apraksts finansiālā izteiksmē.

• Budžetu sāk veidot, kad precīzi ir zināmaso visas projekta aktivitātes;o aktivitāšu izpildes laiks;o aktivitātēm piesaistītie resursi (materiāli, cilvēki, u.c.);o finansējuma modelis.o finansējuma modelis.

• Tāmes sadaļā IZDEVUMI pēc iespējas detalizētāk jāatspoguļo projekta kopējās reālās izmaksas.

• Visi projektam piesaistītie finansu līdzekļi (pašfinansējums, citu finansētāju ieguldījums, ienākumi no biļetēm, pārdotajiem grāmatu eksemplāriem u.c.) veido tāmes sadaļu – IEŅĒMUMI.

• Ieņēmumu un izdevumu summai jābūt vienādai!



Kā finansētāja vadlīnijaspalīdz projekta izstrādē?

• Finansētāja programmas mērķi un prioritātes ir špikeris, kurš pasaka priekšā, kādā virzienā projekts var tikt attīstīts.

• Vērtēšanas kritēriji pasaka priekšā uz kādiem jautājumiem jums ir jāatbild savā pieteikumā.

• Dokumentu paraugi pasaka priekšā, kādas administratīvās procedūras jums būs jāievēro un kādi pasākumi jāīsteno procedūras jums būs jāievēro un kādi pasākumi jāīsteno (piemēram, vai būs nepieciešams audits, kādi publicitātes pasākumi jāīsteno, u.c.). Tos nepieciešams iekļaut projekta aktivitātēs un it īpaši ieplānot budžetā.


Fondu un programmuspecifiskās prasības

• Projekta atbilstība noteiktām/gadskārtējām prioritātēm;• Attiecināmā teritorija;• Partnerības nosacījumi, partneru atbilstība;• Projekta apjoms un līdzfinansējuma lielums;• Finansējuma saņemšanas kārtība;• Atbalstāmās un neatbalstāmās (attiecināmās un

neattiecināmās) izmaksas;neattiecināmās) izmaksas;• Pieteikuma iesniegšanas kārtība un termiņi;

• Aizliegums gūt peļņu;• Dubultā finansējuma aizliegums (“dubultā grāmatvedība”);• Eiropas dimensija (Eiropas pilsonība un

dažādības apzināšanās);• U.c.


Partnerība

• Labam projektam un tā veiksmīgai ieviešanai partnerību vajadzētu veidot savlaicīgi, jo partneriem, kurus uzaicināt piedalīties savā projektā, ir “jānobriest” dalībai projektā,viņiem jābūt uzticamiem, atbildīgiem un izdarīgiem.

• Projektus vērtējot, izņēmumi attiecībā uz partnerību netiek pieļauti. Izvēlieties tikai atbilstošus sadarbības partnerus.

• Ja kāda pieejamā programma jums ir interesanta, bet paši • Ja kāda pieejamā programma jums ir interesanta, bet paši uzņemties vadošā partnera lomu nevarat, noskaidrojiet, kura cita organizācija gatavo pieteikumu, vai tās mērķi atbilst jūsu interesēm un piedāvājiet kļūt par partneri? Izmantojiet internetā pieejamās partneru meklēšanas datu bāzes!

• Ja jums nav starptautisku projektu ieviešanas pieredzes, sākumā labāk kļūt par partneri citas organizācijasvadītā projektā.


Projekta apjoms, līdzfinansējumalielums, finansējuma saņemšana

• Gatavojot pieteikumu vajadzētu ņemt vērā finansētāja programmas nosacījumus – kāds ir kopējais pieejamā finansējuma apjoms un cik projektus šī programma plāno atbalstīt.

• Vienas programmas ietvaros var būt atšķirīgi nosacījumiapakšprogrammu finansējuma apjomam (projekta kopējai minimālajai un maksimālajai attiecināmo izmaksu summai).

• Partneriem ar dažādu juridisko statusu var būt atšķirīgi nosacījumi finansējuma apjomam.

• Partneriem ar dažādu ģeogrāfisko atrašanās vietu var būt atšķirīgi nosacījumi līdzfinansējuma % apjomam.

• Dažas programmas piešķir avansu, dažas atmaksā jau notikušus izdevumus. Avansa apmērs svārstāsno 20 - 80% no kopējām attiecināmajām izmaksām.


Atbalstāmās un neatbalstāmāsprojekta izmaksas

• Attiecināmo un neattiecināmo izmaksu veidi dažādām finansētāju programmām ir atšķirīgi.

• Neizmantojiet vienu un to pašu pieeju dažādu programmu projektos. Rūpīgi iepazīstieties ar katras programmas nosacījumiem.

• Dažādām programmām būs atšķirīgas izmaksu aprēķina • Dažādām programmām būs atšķirīgas izmaksu aprēķina metodes. Parasti tās tiek norādītas vadlīnijās.

• Vienas un tās pašas izmaksas dažādos projektos var tikt dažādi nosauktas un sagrupētas.


Pieteikuma iesniegšana

• Atklāts konkurss• Slēgts konkurss

• Vairāki/viens konkrēts datums, laiks• Konkrēts laika periods/sezona/cauru gadu

• Elektroniski (Kur un kā? Vai jāapstiprina ar e-parakstu?)• Elektroniski (Kur un kā? Vai jāapstiprina ar e-parakstu?)• Drukātā veidā (Cik eksemplāros? Kā jānoformē?)

• Iesniegšanas termiņš & uzsākšanas datums



Ieteikumi

• Neuzskatiet, ka jūs zināt visu unnepaļaujieties uz pieņēmumiem!

• Neveiciet to jauniešu labā, veiciet to sadarbībā ar tiem!• Nedariet to tāpēc, ka tas ir stilīgi!• Neiesīkstiet pasivitātē vai pesimismā!• Uzziniet to cilvēku viedokļus, kas iesaistīti projektā!• Nevajag iesniegt projektus, kas neatbilst finansētāja prasībām.• Nevajag iesniegt projektus, kas neatbilst finansētāja prasībām.• Nevajag pieteikumā iekļaut nenozīmīgu informāciju vai milzums

daudz dažādu pielikumu, kas neattiecas uz konkrēto projektu.• Nevajag domāt, ka jo vairāk naudas es prasīšu, jo vairāk saņemšu.• Pavirši plānots projekts aizņems 3 x vairāk laika, nekā paredzēts.

Rūpīgi plānots projekts aizņems 2 x mazāk laika.• Dariet “to” tajā brīdī, kad tas ir jādara!

• Uzdrīkstieties peldēt pret straumi!


Ieguldi savu enerģiju darbos, ne vārdosun uzsāc sadarbību jau šodien!


Business

Projekta izstrāde