Upload
docflow
View
1.817
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
DocFlow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato ed esternalizzabile, in grado di gestire l’intero ciclo di vita delle fatture di trasferte in meno di un minuto per fattura per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata.
Citation preview
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com
RECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIORECUPERO IVA VITTO E ALLOGGIOINTEGRATA CON LA GESTIONE INTEGRATA CON LA GESTIONE TRASFERTE E NOTA SPESETRASFERTE E NOTA SPESE
DOCFLOWDOCFLOW
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Premessa
La gestione di Trasferte e Nota-Spese è per sua natura un processo collaborativo documentale in quanto:
Estremamente capillarizzato. Ogni dipendente è titolato a fruirne
Necessita di gestire informazioni e documenti non strutturatiProcesso autorizzativo(trasferta e nota‐spese) ed operativo (prenotazioni, contabile)Gestisce documenti: moduli di richiesta, nota‐spese, Fatture e scontriniLegate alle Fatture abbiamo le recenti normative sul recupero IVA che obbligano le aziende ad implementare un processo documentale per la loro gestione efficace
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Processo “tipo”• Compilazione della richiesta di trasferta indicando
– Dati del dipendente
– Centri di costo per l’attribuzione delle spese
– Richiesta di prenotazione per Viaggio (treno, aereo, auto noleggio) Alloggio, cellulare, anticipo contante
– Creazione del modulo di richiesta PDF stampabile dotato di barcode
• Approvazione da parte del responsabile– Responsabile dedotto dall’organigramma o indicato dal dipendente
– Approvazione elettronica (check applicativo con password, firma digitale, stampa e firma)
– Invio ad un Centro di Raccolta o Ufficio viaggi interno
– Respingimento con motivazione
• Centro di Raccolta o Ufficio Viaggi– Espletamento delle attività di prenotazione con comunicazione email dei titoli di viaggio.
• Nota spese Trasferta– Al ritorno dalla trasferta il dipendente compila la parte relativa alle spese sostenute raccogliendo in una busta i giustificativi
ed indicando quante fatture e di che importo si appresta a consegnare
– Stampa un documento accompagnatorio dotato di barcode che allega nella busta ed invia tutto alla contabilità
• Contabilità– Processazione contabile delle note spese per l’imputazione dei costi nei vari conti e rimborsi al dipendente
– Processazione delle eventuali fatture come illustrato nel seguito della presentazione
• Consultazione– Tutti i documenti generati sono archiviati nel documentale e consultabili
– I documenti sono integrati e consultabili direttamente dal sistema HR del Cliente.
– Il Workflow mantiene traccia di tutta la cronologia del processo di richiesta.
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Deducibilità dell’IVA vitto e alloggio
• Per evitare all'Italia le conseguenze di una procedura comunitaria di messa in mora, lo stato ha soppresso le limitazioni alla detrazione dell'Iva sulle prestazioni di servizi di spese alberghiere e di ristorazione.
• Questo provvedimento permette alle imprese di recuperare “discrete” risorse economiche e migliorare il cash‐flow
• La possibilità di passare ad una gestione elettronica dell’intero processo delle Note Spese permette inoltre un deciso recupero di efficienza e trasparenza del
processo.
• Diventa quindi importante per le imprese modificare le procedure di Nota spese e di Registrazione delle fatture affinché si possa trasformare un problema in opportunità
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Cosa impone la Normativa
• Dal 1º settembre 2008 in poi le imprese potranno detrarre interamente l’Iva dell’ammontare delle spese sostenute in relazione a servizi alberghieri e di ristorazione se documentate con Fattura. (*)
• Se le spese sono sostenute entro il territorio comunale del dipendente si considera il 75% dell’ammontare (**) (***)
• Per tutte le fatture di importo inferiore a € 154,94 nette (****) è permessa la registrazione del solo documento di riepilogo (*****)
(*) La Circ. 53/E – 05/09/2008 dell’Agenzia Entrate
(**) L'articolo 83, commi 28‐quater, del Dl 112/2008 (ora legge 133/08) modifica l’articolo 109 del TUIR: “Le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75%”
(***) La Circ. 6/E – 03/03/2009 dell’Agenzia Entrate chiarisce che il tetto del 75% è relativo alle spese effettuate nel territorio comunale del dipendente
(****) risoluzione 29/E/96 ‐ protocollo 15‐1200
(*****) L’articolo 6 del DPR 695/1996 prevede che: le fatture di acquisto di importo unitario inferiore a € 154,94 possono essere registrate in un unico documento riepilogativo. Il documento riepilogativo deve essere annotato entro l'anno nella cui dichiarazione viene esercitato il diritto alla detrazione Iva relativa alla fattura con data di arrivo più vecchia.
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Opportunità o Problema ?
• Per gestire le fatture di trasferte le imprese sarebbero costrette a:• indicare ai propri dipendenti di farsi rilasciare fattura per i pasti ed i
pernottamenti
• raccolta e consegna le fatture all’ufficio del Personale
• verifica la congruità della spesa e invio alla contabilità fornitori
• registrazione delle fatture caricando le relative anagrafiche per i fornitori non ancora censiti
• Risulta chiaro che attivare un processo così articolato per recuperare pochi euro per fattura: “il gioco potrebbe non valerne la candela”
• Docflow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato (eventualmente esternalizzabile),in grado di gestire l’intero processo descritto in meno di un minuto per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata (**)
• Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle spese di trasferta a causa delle complessità contabili quando si è vista cadere un’altra “tegola”. L’IVA non recuperata non può essere dedotta ai fini Ires ed Irap (*)
• In pratica, quella che poteva essere un’opportunità di recuperare risorse, si è presto trasformata in un problema.
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Scansione, lettura ottica e Data-Entry
Ipotesi di Processo
Stoccaggio Fatture
11
⌥
22 33
4455
66
77
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
2) Etichettatura Fatture
Uno specifico tool Docflow permette all’operatore HR di:inserire il CID del dipendente inserire il codice della trasferta o nota‐spesenumero etichette da generare
Vengono quindi stampate delle etichette su carta termica riportante il protocollo di scansione.
L’operatore applica l’etichetta alla fattura
Collegato al numero di protocollo, Docflow, memorizza il CID ed il codice trasferta/nota‐spese.
Se sul modulo di trasferta/nota‐spese è giàstato riportato il codice trasferta/nota‐spese il primo punto si velocizza grazie all’utilizzo di una “pistola lettore barcode”
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
3) La cattura degli indici
1. Inserimento: Numero, data Fattura e Imponibile per aliquota del 10%
2. Se esiste altro imponibile con aliquota del 20% Inserimento: Imponibile per aliquota del 20%
3. Se totale imponibile maggiore di €159,94. Inserimento: Partita IVA del fornitore
4. Se su ERP non esiste la PIVA Inserimento: Ragione Sociale
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
4) Il documento Riepilogativo
La normativa vigente permette di registrare, invece delle singole fatture, un documento di riepilogo per tutte le:
Fatture di fornitori italiani < di € 159,94
Fatture di fornitori stranieri
Docflow genera automaticamente il documento di riepilogo
Riepilogo: Lista delle singole fatture
Dettaglio: Copia delle fatture
Il Riepilogo contiene tante righe quante sono le fatture allegate ed un piede con il dettaglio dell’imponibile e dell’imposta suddiviso per aliquote.
La data della fattura più vecchia viene evidenziata per agevolare la registrazione del “riepilogo”
Nelle pagine di riepilogo, per ogni riga di fattura, viene inserito il puntatore (HyperLink) alla relativa pagina del documento.
Le fatture allegate sono complete del codice a barre con le informazioni del dipendente e del periodo.
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
5) La registrazione contabile assistita (SAP)
La fase di registrazione contabile, sia della fattura di riepilogo, che di quelle singole può essere automatizzata ricorrendo ai Task standard SAP.
1. L’utente contabile riceve a video l’elenco delle fatture da registrare (workitem) con tutte le informazioni inserite
2. Con un clic sulla fattura, viene mostrata l’immagine e con il bottone “processa” si apre la transazione prescelta
3. La transazione si apre con tutti i dati del workitem riportati nei campi della maschera.
11
22
33
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 [email protected]
www.docflow.com
DOCFLOW ITALIADOCFLOW [email protected]@docflow.itTEL: 02 57 50 33 66
grazie Per maggiori informazioni