Sistematización de la Mejora de Procesos

““Sistematización de la Sistematización de la Mejora de Procesos”Mejora de Procesos”

Yadixa Martínez

Objetivo

• Dar a conocer un ejemplo de la sistematización del proceso de mejora de procesos

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Agenda• Qué es mejora de procesos?

• Iniciándose en mejora de procesos

• Qué se dice sobre la mejora de procesos?

• Qué debemos hacer?

• Propuesta del proceso

• Uso de herramientas de apoyo

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• CMMI: The purpose of Organizational Process Focus (OPF) is to plan, implement, and deploy organizational process improvements based on thorough understanding of the current strengths and weaknesses of the organization’s processes and process assets.

• ISO 9001:2000 : 8.5.1 Mejora continua Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de

la Calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas, y la revisión por la dirección

Mejora de ProcesosMejora de Procesos

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• Necesidad de la organización para alcanzar mayor nivel de madurez de sus procesos en el tiempo (ya sea por compromiso contractual con los clientes como por estrategia de negocios, de forma organizada, estructurada y programada o más bien inmediata).

• En ocasiones hay presión para que la organización mejore sus procesos y demuestre en el corto tiempo resultados.

• Usualmente o no se dispone de una organización de calidad para hacerle frente a la situación.

• Qué se hace típicamente? Responder a las exigencias, en el mejor de los casos, evaluando la situación, identificando problemas o desviaciones, determinando un plan de acción a seguir para corregir estas desviaciones.

• Y en el peor de los casos? Reconocer los problemas y tomar acciones de inmediato, quizás hasta trabajando a la deriva.

El inicioEl inicio

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• En ocasiones se ve la mejora de procesos como un conjunto de actividades que se inician cada vez que se quiere mejorar un proceso.

• Algunas organizaciones lo enfrentan como una actividad estresante, es una obligación;

• Otras tratan de aprender de la mejora, pero al aplicar las lecciones aprendidas, el resultado es bastante “pobre”;

• Y otras lo tratan como una competencia básica para la organización, con una estructura organizacional, procesos, e incentivos que pretenden maximizar su ventaja competitiva

¿Qué dicen algunos autores?¿Qué dicen algunos autores?

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1. Considerar la mejora de procesos como una función continua.

2. Diseñar un proceso sencillo, simple de implementar y monitorear.

3. Utilizar herramientas de apoyo.

¿Qué hacer?¿Qué hacer?

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Diseño del procesoDiseño del proceso

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• La entrada del proceso son las propuestas de mejoras que cualquier persona en la organización elabora

• Estas propuestas de mejoras van mas allá de la identificación de oportunidades de mejora

Registro y evaluaciónRegistro y evaluación

• Las propuestas se registran en el sistema Jira, quien a través del correo notifica al equipo de Calidad

• Periódicamente las solicitudes recibidas se evalúan en un primer nivel. Si son iniciativas que demandan un mínimo esfuerzo y se dispone de los recursos, se aprueba de inmediato

• El equipo de Calidad apoya al solicitante en la “venta” de las propuestas que demanden mayor inversión

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• Autor• Antecedentes• Objetivo• Justificación e impacto en el negocio• Alcance• Sponsors• Stakeholders• Equipo de trabajo• Estimado• Plan de trabajo• Recursos• Principales productos• Competencias y habilidades requeridas• Riesgos

Contenido de la propuesta de mejorasContenido de la propuesta de mejoras

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Contenido de la propuesta de mejoras Contenido de la propuesta de mejoras

• Registre en esta sección los antecedentes que dan origen a la propuesta de mejoras, incluyendo los siguientes puntos, si es el caso:– Eventos que propiciaron la decisión de realizar una

evaluación.– Repaso breve de la evaluación realizada que dieron con los

hallazgos y recomendaciones

AntecedentesAntecedentes

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• Especifique el propósito de la propuesta de mejora, debe expresar el estado deseado que se desea alcanzar. En general puede consistir en la implementación de las mejoras identificadas y presentadas en el informe de evaluación respectivo.


ObjetivoObjetivo

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• Presente las razones por las cuales la organización necesita la mejora de sus procesos, en particular el que está siendo objeto de la mejora, los beneficios específicos que se esperan obtener con este esfuerzo, relacionando a su vez con los objetivos de negocios de la organización. Identifique también el impacto sobre los otros procesos de la organización.


JustificaciónJustificación

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• Identifique el proceso de la organización objeto de la mejora, así como los procesos afectados y especifique las acciones más importantes a realizar en cada uno.


AlcanceAlcance

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Especifique y describa, de acuerdo al ciclo de mejora de procesos siguiente, las principales actividades a realizar tanto en la fase de Análisis y Diseño, como en la fase de Implantación, donde:

“The Process Improvement CycleSoftware process improvement is a continuous cycle. The following steps are

adapted from the well-known Shewart cycle [Deming86].1. Set expectations.2. Assess the current practice.3. Analyze the variance between expectation and practice.4. Propose changes that will reduce the variance and thereby improve the process.5. Plan the integration of the improvements into the existing process and update the process definition. If a formal process definition does not exist, it should be documented now.6. Implement the improvements.7. Perform the process as it is now defined.8. Start over “

Plan de TrabajoPlan de Trabajo


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Diseño del procesoDiseño del proceso

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• Planificar las mejoras a llevar a cabo en el periodo

• Buscar presupuesto y sponsor

Planificación del periodoPlanificación del periodo

• Se llevan las propuestas de mejoras a reunión de planificación con los líderes de la organización– Se da cuenta de los logros obtenidos en periodos anteriores– Se somete a discusión de aprobación de recursos y priorización

• Se elabora el plan del periodo

• Asignación de líderes de

mejoras

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Desarrollo de las mejorasDesarrollo de las mejoras

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Seguimiento de las mejorasSeguimiento de las mejoras

• Reunión de seguimiento del equipo de Calidad con los líderes de cada proyecto de mejoras

• Reporte periódico del avance físico y financiero

• Identificación de desviaciones, acciones correctivas y preventivas

• Registro de métricas• Reporte a los lideres del avance y

resultados

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Ciclo de vida de las Propuestas de MejorasCiclo de vida de las Propuestas de Mejoras

Asignación de: Presupuesto, Prioridad, Líder de la mejora y Sponsor. Elaboración del plan de mejoras

Aprobada por el Equipo de Mejoras. Clasificación: Proyecto o iniciativa. Se busca presupuesto y aprobación del dueño del proceso

Actualización de datos: Fechas reales, estado y registro del esfuerzo

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Uso de HerramientasUso de HerramientasJIRA y CorreoJIRA y Correo

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Registrando una PM en JiraRegistrando una PM en JiraPaso 1Paso 1

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Registrando una PM en JiraRegistrando una PM en JiraPaso 2 ContinuaciónPaso 2 Continuación Summary:

Nombre corto de la mejora

Unidad a la que pertenece

Nombre de quien registra la PM (solicitante)

Proceso a Mejorar

Descripción, puede ser el

objetivo y alcance

Archivo “attachment” Propuesta de

Mejoras 23

Registrando una PM en JiraRegistrando una PM en JiraPaso 3 ContinuaciónPaso 3 Continuación

Crear el caso de Mejora

Click para crear el caso

de mejora

Equipo de Mejoras recibe notificación por e-mail

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Uso de Herramientas Correo Uso de Herramientas Correo y Consultas a Jiray Consultas a Jira

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Seguimiento de las PropuestasSeguimiento de las Propuestas•El equipo de Calidad recibe comunicación en su bandeja de correos sobre las nuevas propuestas ingresadas en el periodo, así como las actualizaciones a las que están en curso

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Seguimiento de las PropuestasSeguimiento de las Propuestas

•Equipo de Calidad recibe reportes periódicos sobre las propuestas nuevas y en curso:

•Nuevas propuestas recibidas en el periodo•Propuestas aceptadas en el periodo•Propuestas aprobadas en el periodo•Propuestas rechazadas en el periodo•Estado de las propuestas en curso•Propuestas cerradas en el periodo•Iniciativas del periodo•Iniciativas en curso y pendientes

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Seguimiento de las PropuestasSeguimiento de las PropuestasMétricas:

• Total de nuevas propuestas registradas en el periodo• Total de propuestas cerradas en el periodo• Total propuestas aprobadas en el periodo• Total propuestas rechazadas en el periodo• Total de propuestas en ejecución en el periodo• Total de propuestas en planificación• Indice del backlog • Tiempo medio de iniciativas abiertas y cerradas en el periodo• Tiempo medio de iniciativas abiertas• Tiempo medio de proyectos abiertos y cerrados en el periodo• Tiempo medio de proyectos abiertos

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Seguimiento a las PMSeguimiento a las PM

Durante y al cierre del periodo se tiene:•Proyectos en curso: esfuerzo y costo planificado vs. real•Iniciativas en curso: esfuerzo estimado vs. real.•Proyectos e iniciativas cerradas en el periodo: esfuerzo, costo y duración estimado vs. real, por proyecto y por unidad responsable•Resultados del periodo

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De esta forma, con un proceso sencillo y unas herramientas de apoyo se mantiene una sistemática para la gestión continua del proceso de mejoras

Seguimiento a las PMSeguimiento a las PM

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¿Preguntas ?¿Preguntas ?

Sistematización de la Sistematización de la

Mejora de ProcesosMejora de Procesos

Yadixa Martínez

Líder Unidad de Calidad

DBAccess. [email protected]

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mailto:[email protected]

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