https://www.flickr.com/photos/photocapy/57654079DAEFLER.DE

PROF. DR. MARTIN-NIELS

DAEFLER

E-Mail-Flut eindämmen mit

der DEICH-Methode

Impressum & CopyrightDie private Nutzung dieses Tutorials ist

kostenlos und nicht an Bedingungen

geknüpft. Die kommerzielle Nutzung der

Inhalte ist jedoch untersagt.

Verantwortlich: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler DAEFLER.DE

Ich begrüße Sie herzlich zum Tutorial „Die E-Mail-Flut eindämmen mit der DEICH-Methode“!

Mein Name ist Martin-Niels Däfler. Ich unterrichte als hauptamtlicher Professor im Fachbereich Kommunikation an der FOM Hochschule in Frankfurt/Main.

Ich wünsche Ihnen viele Einsichten und Erkenntnisse!

Ihr Martin-Niels Däfler

Grundlage des Tutorials ist mein Artikel „Sie haben keine neue Nachrichten“. Diesen finden Sie unter:

www.daefler.de > Downloads

Kaum eine andere Aussage findet unter Managern mehr Zustimmung als die Behauptung, dass E-Mails die Hauptursache für Stress und Überlastung seien. Doch, stimmt das wirklich? Nein! Denn: Ursache und Symptom werden ver-wechselt. Das wäre so, als wenn …

https://www.flickr.com/photos/topgold/6273248505

https://www.flickr.com/photos/seattlemunicipalarchives/3786098177

… als wenn ein Arzt das Stethoskop oder …

https://www.flickr.com/photos/kenwalton/15726458855

… ein Bauarbeiter die Schaufel für seine Überlastung

verantwortlich machen würde.

E-Mails sind nur ein Werkzeug.

https://www.flickr.com/photos/zzpza/3269784239

Segen Erleichterung

der Kommuni-

kation

Fluch Ablenkung

von der eigentlichen

Arbeit

Janusköpfige E-Mail! Für viele Führungskräfte und Mitarbeiter hat die E-Mail-Kommunikation eine

Metamorphose durchlebt: vom Segen zum Fluch.

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a9/Janus1.JPG

Manche Führungskräfte erhalten bis zu 300 Mails/Tag

https://www.flickr.com/photos/ilamont/4329363938

Vor allem 2 Dinge nerven ...

1. Die Menge an E-Mails

2. Die schlechte „Qualität“ der

E-Mails (zu aus-schweifend oder zu knapp; unverständ-

lich formuliert ...)https://www.flickr.com/photos/williamafranklin/2599862613

Die DEICH-Methode kann helfen, Dämme gegen die E-Mail-Flut zu errichten …

Die DEICH-Methode

D auerthemen und -absender erkennen

Die häufigsten „Störenfriede“ entlarven 1. Legen Sie einen Zeitraum fest, für den Sie den E-Mail-

Eingang analysieren wollen (Mein Tipp: 4 bis 6 Wochen)

2. Es geht um die Frage: Wer schreibt Ihnen?

3. Erstellen Sie eine Liste und schreiben Sie auf, welche

Personen bzw. Abteilungen Ihnen E-Mails geschickt haben

4. Für jede Mail, die Sie von einer bestimmten Person/Abteilung

erhalten haben, machen Sie einen Strich hinter dessen/deren

Namen

5. Wahrscheinlich werden Sie feststellen: Ca. 20 bis 30 % der

Absender machen 70 bis 80 % des E-Mail-Aufkommens aus

Manchmal – das hängt von der Position oder genauen

Aufgabe ab – sind es nicht einzelne Absender, sondern

bestimmte Themen, die einen überdurchschnitt-

lichen E-Mail-Verkehr erzeugen. Hier können Sie mit der

gleichen Methode die „Top-Themen“ einkreisen.

Analysieren Sie die Problemfälle genauer: Warum

schreibt man Ihnen? Welcher Art sind die E-Mails?

1. Info-Mails

2. (Nach)fragende

Mails

3. Erinnernde Mails

Hinter jedem Typen von E-Mails stehen

oft Versäumnisse auf Ihrer Seite

➔ Schauen Sie in den Spiegel!

https://www.flickr.com/photos/dbrekke/387180836

• Die Mitarbeiter haben zu wenige Kompetenzen.

• Die Mitarbeiter wurden nur unzureichend über ihre

Aufgaben informiert.

• Den Mitarbeitern wurden Prozesse oder

Verantwortlichkeiten nicht klar genug beschrieben.

• Die Mitarbeiter erhalten zu wenig Anerkennung.

• Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, permanent über ihre

Aktivitäten Bericht zu erstatten.

• Die Mitarbeiter bekommen kein Feedback, wann Sie mit

einer Antwort rechnen können.

• Sind die Briefings, die ich gebe, ausführlich genug und

aussagekräftig?

• Habe ich die Abläufe in meinem Bereich verständlich und

detailliert beschrieben?

• Gewähre ich meinen Mitarbeitern die Freiräume und

Kompetenzen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben

selbstständig ausführen zu können?

• Spreche ich gelegentlich ein konkretes Lob aus?

• Bin ich selbst so gut organisiert, dass sich meine Mitarbeiter

darauf verlassen können, dass ich ihre Anfragen zuverlässig

beantworte – auch, wenn es einmal länger dauern sollte?

inmal-Prinzip anwenden

Die DEICH-Methode

E

22

Wie häufig passiert es Ihnen, dass Sie eine E-Mail lesen und dann nichts machen, sondern die Mail einfach

wieder schließen?

https://www.flickr.com/photos/ben_grey/4380871348

23

Post, die Sie aus

dem Briefkasten

genommen und

gelesen haben,

stopfen Sie

doch auch nicht

wieder zurück in

den Briefkasten,

oder?

https://www.flickr.com/photos/cicciodylan/7076893037

1. direkt beantworten oder weiterleiten 2. löschen 3. ablegen 4. in einen Ordner „zu bearbeiten“ verschieben

https://www.flickr.com/photos/didi8/2121588367

E-Mails, die Sie aus dem Posteingang heraus öffnen, sollten Sie entweder

Der Posteingang ist wie eine Landebahn: Flugzeuge (E-Mails), die gelandet (eingetroffen) sind, sollten die Landebahn (den Posteingang) schnellst möglich verlassen

nformierende Mails begrenzen

Die DEICH-Methode

I

Informierende E-Mails repräsentieren meistens die Mehrheit der

eingehenden Mails. In der Regel wird keine konkrete Aktion von Ihnen

erwartet, sondern Sie werden lediglich über Fort- oder Rückschritte

bei Projekten bzw. über neue Sachverhalte in Kenntnis gesetzt.

https://www.flickr.com/photos/heathbrandon/3187207970

Sprechen Sie mit den Absendern, die Ihnen häufig solche Mails schreiben: Erklären Sie

ihnen, dass Sie nur noch über solche Vorgänge informiert werden möchten, die wichtig

sind. Sie müssen dazu definieren, was „wichtig“ für Sie bedeutet,

Stellen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern Entscheidungsregeln auf – so haben alle

Betroffenen Handlungssicherheit.

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Informationen zusammenzufassen, das heißt, nicht

anlassgetrieben zu schreiben, sondern beispielsweise nur einmal die Woche eine kurze

Übersicht der relevantesten Neuigkeiten zu verfassen.

Wenn es sich um Informationen handelt, die sich an einen breiten Leserkreis richten –

wie etwa an die ganze Abteilung oder sogar das komplette Unternehmen –, dann ist

eine Radikalkur empfehlenswert: Nicht beachten und einfach löschen!

Wenn Ihnen das zu riskant erscheint, dann schieben Sie die E-Mails ungelesen in einen

entsprechenden Ordner; bei Bedarf können Sie so immer noch mal nachschauen.

lever schreiben und antworten

Die DEICH-Methode

C

https://www.flickr.com/photos/katsrcool/14332815685

Vielfach liegt es an unseren eigenen Fähig-keiten – oder besser: an einem Mangel daran –, dass wir so viele Mails bekommen. Um ein Programmierer-Bonmot leicht abzuwandeln: „Garbage out – garbage in!“

Schlecht formulierte, unvollständige oder unstrukturierte Mails, die wir aussenden, führen zu Nachfragen oder Missverständ-nissen. Oft ist dem Empfänger auch nicht bewusst, dass etwas von ihm erwartet wird, weil eine klare Handlungsaufforderung fehlt.

Nummerieren Sie Ihren Text!

1. Hilft beim Strukturieren der Gedanken

2. Erleichtert es dem Empfänger, sich auf einzelne Punkte zu beziehen

3. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger vergisst, auf Punkte zu antworten, sinkt

https://www.flickr.com/photos/andymag/9825503886

Wir sind oft genug selbst daran schuld,

dass es zu (Nach)Fragen kommt, weil

wir nur ein unzureichendes Briefing

(siehe „D“) gegeben oder unvollständig

auf eine Anfrage/Bitte reagiert haben.

Deshalb: Wenn Sie Anweisungen geben

oder einen Sachverhalt schildern, dann

tun Sie dies bitte so ausführlich und

genau wie erforder-lich, aber auch

nicht länger – damit ersparen Sie sich

Mails, die der Aufklärung und Konkre-

tisierung dienen. https://www.flickr.com/photos/7643602@N06/8431052276

Sprechen Sie in einer Mail nur ein Thema an, auch wenn

Sie dem Empfänger zu mehreren Themen etwas mitteilen

möchten.

Sie vermeiden Probleme beim Weiterleiten

Sie und der Empfänger können die Mail genau

zuordnen bzw. ablegen

Sie erleichtern sich selbst eine eventuelle

Wiedervorlage

Geben Sie Feedback!

https://www.flickr.com/photos/4nitsirk/7952717768

Zusätzliches E-Mail-Aufkommen entsteht, wenn Sie nicht

auf eine Nachricht reagieren. Kommunikation ist auf

Feedback ausgerichtet! Unterbleibt dieses, kommt es zu

nachfragenden E-Mails.

Wie geht es Ihnen, wenn Sie jemandem schreiben und keine Antwort bekommen?

Hat der andere meine Mail überhaupt bekommen? Hat er sie gelesen? Überlegt er noch? Ist er bereits damit beschäftigt, meine Frage zu beantworten oder meine Bitte auszuführen? Hat er mich nicht verstanden? Kann er meine Frage mangels Wissen überhaupt nicht beantworten – ist er also der falsche Ansprechpartner? Oder hat er gerade keine Zeit, sich darum zu kümmern? Hat er vielleicht auch einfach nur vergessen, mir zu antworten?

Wenn Sie eine Mail nicht gleich beantworten können, dann bestätigen Sie zumindest den Empfang und lassen den Absender wissen, bis wann Sie antworten werden. Das sind nur wenige Worte, doch Sie ersparen sich und Ihrem Kommunikationspartner weitere (nach)fragende E-Mails.

euristiken benutzen

Die DEICH-Methode

H

https://www.flickr.com/photos/dskley/15741576451

Heuristik = die „Kunst“, mit begrenztem Wissen und wenig Zeit gute Lösungen zu finden.

In diesem Sinne ist der letzte Baustein der DEICH-Methode zu verstehen. Die folgenden

Empfehlungen für Ihr E-Mail-Management sollen Ihnen als Anregung dienen,

selbst Heuristiken zu entwickeln.

Gewöhnen Sie sich an, nur noch zwei- bis dreimal täglich in Ihren Posteingang zu schauen und dann

Ihre Mails gebündelt abzuarbeiten.

https://www.flickr.com/photos/buzzfarmers/7317967922

Stellen Sie die Regel ein, dass ein- gehende Mails, die nur Sie im „An-Feld“ zeigen, in einem separaten Ordner landen. Diesen Ordner sollten Sie mit höchster Priorität bearbeiten. Mails, bei denen Sie nur einer von mehreren Empfängern sind oder bei denen Sie nur eine Kopie erhalten, sind in aller Regel weniger wichtig.

https://www.flickr.com/photos/booleansplit/8335233141

Nach einer längeren Abwesenheit – z. B. nach dem Urlaub oder einer Geschäfts-reise – sollten Sie Ihren Posteingang nicht – wie

üblich – nach Datum sortieren, sondern nach Personen. Auf diese Weise sehen Sie gebündelt die Mails eines Absenders. Wenn Sie

alle Mails einer Person nacheinander lesen, werden Sie vermutlich erkennen, dass sich manche schon „von allein“ erledigt haben.

https://www.flickr.com/photos/jurvetson/11105309355

Legen Sie Mails nur dann in entsprechenden Verzeich-

nissen/Ordnern ab, wenn der Inhalt später noch von

Bedeutung ist.

Überhaupt: Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken

zum Thema Archivierung! Viele Menschen entwerfen

und pflegen ein ausgeklügeltes Ablagesystem, was

sehr viel Zeit kostet. Doch häufig ist es so, dass man

nur selten auf archivierte Mails zurückgreifen muss.

Also: Überlegen Sie, ob Sie tatsächlich ein differen-

ziertes Ablagesystem benötigen (sofern dies mit den

Firmenrichtlinien im Einklang steht).

https://www.flickr.com/photos/list/3058903222

Die DEICH-Methode

FAZIT

Ein überlaufender E-Mail-Posteingang ist selten die

wahre Ursache von Stress und Überlastung, sondern

meistens ein Symptom schlechter oder

unzureichender (Selbst-)Organisation.

Im Fall von Führungskräften ist er zudem recht häufig

ein Anzeichen für einen ungesunden Kontrollwahn oder

die fehlende Bereitschaft, Verantwortung und

Aufgaben abzugeben.

E-Mails sind lediglich ein Werkzeug im modernen Büroalltag, nicht mehr und nicht

weniger. Es gilt, sie richtig einzusetzen – die DEICH-Methode hilft dabei.

https://www.flickr.com/photos/usefulguy/226373498

DAEFLER.DExing.to/MNDaefler

Viel Erfolg bei der Anwendung der Tipps!