Embed Size (px)
DESCRIPTION
[Soan Thao VB]
Citation preview
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
CHƯƠNG TRÌNH TẬP HUẤN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. SOẠN THẢO VĂN BẢN2. VĂN THƯ LƯU TRỮ3. VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
B01.QT553-02
ĐÀ NẴNG 01/2011
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /HC-TH Đà Nẵng, ngày tháng 3 năm 2010 V/v thực hiện thống nhất thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị
Thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phải áp dụng phông chữ Times New Roman để trình bày văn bản. Ủy ban Nhân dân thành phố đã có quyết định số 82/2005-QĐ-UBND ngày 12/7/2005 quy định các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn thành phố Đà Nẵng khi soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, bản sao văn bản phải áp dụng quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP có hiệu lực từ ngày 01/8/2005. Đại học sư phạm yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt một số nội dung sau:
1. Phổ biến Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ nội vụ-Văn phòng Chính phủ và công văn số 82/2005/QĐ-UBND ngày 12/7/2005 đến toàn thể cán bộ của đơn vị mình để biết và thông nhất thực hiện về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong toàn cơ quan kể từ tháng 4/2010.
2. Bộ phận Vi tính có trách nhiệm kiểm tra và cài đặt các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 cho các máy vi tính dùng để soạn thảo văn bản của các phòng.
3. Phòng Hành chính -Tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản các quyết định, công văn do các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước, Trường Đại học Sư phạm gửi kèm “Hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản” để các đơn vị trong toàn trường được rõ.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Phòng Hành chính –Tổng hợp để được giải quyết./.
HIỆU TRƯỞNGNơi nhận:
- Như trên;- Ban giám hiệu;
B01.QT553-02
- Lưu HC-TH.
B01.QT553-02
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
I. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
1. Chữ viết tắt tên loại văn bản và bản saoChữ viết tắt các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, bản sao văn
bản thống nhất thực hiện như sau:Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
Văn bản quy phạm pháp luật1 Luật Lt2 Pháp lệnh PL3 Lệnh L4 Nghị quyết NQ5 Nghị quyết liên tịch NQLT6 Nghị định NĐ7 Quyết định QĐ8 Chỉ thị CT9 Thông tư TT10 Thông tư liên tịch TTLT
Văn bản hành chính1 Quyết định (cá biệt) QĐ2 Chỉ thị (cá biệt) CT3 Thông cáo TC4 Thông báo TB5 Chương trình CTr6 Kế hoạch KH7 Phương án PA8 Đề án ĐA9 Báo cáo BC10 Biên bản BB11 Tờ trình TTr12 Hợp đồng HĐ13 Công điện CĐ14 Giấy chứng nhận CN15 Giấy ủy nhiệm UN16 Giấy mời GM17 Giấy giới thiệu GT18 Giấy nghỉ phép NP19 Giấy đi đường ĐĐ20 Giấy biên nhận hồ sơ BN21 Phiếu gửi PG22 Phiếu chuyển PC
Bản sao văn bản1 Bản sao y bản chính SY2 Bản trích sao TS3 Bản sao lục SL
B01.QT553-02
2. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công vănChữ viết tắt tên dơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn để ghi ở
phần số, ký hiệu của công văn, thống nhất thực hiện như sau:
TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO HOẶC CHỦ TRÌ SOẠN THẢO CÔNG VĂN CHỮ VIẾT TẮT
1 Phòng Hành chính -Tổng hợp HC-TH
2 Phòng Đào tạo ĐT
3 Phòng Công tác sinh viên CTSV
4 Phòng Khoa học, Sau đại học & Hợp tác quốc tế KH-SĐH&HTQT
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)a) Đối với văn bản không đóng quyển:
Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;Lề dưới:cách mép dưới 20-25 mm;Lề trái: cách mép trái 30-35 mm;Lề phải:cách mép phải 15-20 mm.
b) Đối với văn bản đóng quyển:- Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;
Lề dưới:cách mép dưới 20-25 mm;Lề trái: cách mép trái 30-35 mm;Lề phải:cách mép phải 15-20 mm.
- Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;Lề dưới:cách mép dưới 20-25 mm;Lề trái: cách mép trái 15-20 mm;Lề phải:cách mép phải 30-35mm.
4. Nội dung văn bản
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến1,27cm (1 defaut tab);a) Khoảng cách
- Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; - Khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu
từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15 pt (exactly)
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Phụ lục I). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo Sơ đồ trên.
Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:
B01.QT553-02
a) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ: Đà Nẵng, ngày 02 tháng 01 năm 2010
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,
B01.QT553-02
kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập (1, 2, 3,…). Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:
B01.QT553-02
- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8.
i) Nơi nhận
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
B01.QT553-02
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.
l) Các thành phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số
B01.QT553-02
14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh hoạ tại Phụ lục IV - Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó, sử dụng phông chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
Mẫu trình bày một số loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được minh hoạ tại Phụ lục V - Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó, sử dụng phông chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
II. QUY TRÌNH DUYỆT VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN
1. Người soạn văn bản:
Do các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ hoặc chuyên viên đảm nhiệm. Khi soạn văn bản xong, người soạn thảo văn bản ký nháy vào bên cạnh chữ cuối cùng phần nội dung văn bản. Thủ trưởng đơn vị ký nháy vào chữ cuối cùng của phần “nơi nhận”
Trước khi trình ký và đóng dấu, trừ những trường hợp đặc biệt, văn bản mới soạn thảo phải được cán bộ phụ trách pháp chế kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của văn bản.
2. Kiểm tra và trình ký văn bản:
Người kiểm tra có trách nhiệm xem xét lại văn bản về thể thức, cấu trúc văn bản, về hình thức cũng như về văn phong của văn bản trước khi trình ký. Người trình ký soát lại và chịu trách nhiệm về bản đánh máy đã được kiểm tra.
3. Ký văn bản: Người (hoặc đơn vị) soạn văn bản trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu
trưởng được phân công phụ trách lĩnh vực công việc trực tiếp ký vào văn bản.
B01.QT553-02
Các trường hợp ký thay (KT), thừa lệnh (TL), thừa uỷ quyền (TUQ),… được thực hiện theo quy định. Người ký văn bản chịu trách nhiệm về văn bản ký ban hành. Trong trường hợp thủ trưởng các đơn vị được thừa lệnh Hiệu trưởng ký tên và đóng dấu các văn bản theo quy định đi vắng, phó trưởng đơn vị ký phải có chữ “KT” (ký thay).
4. Đóng dấu:
Văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền. Đóng dấu phải rõ ràng, đóng trùm từ 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu phải sử dụng đúng mẫu mực dấu đã được quy định.
Các văn bản đóng dấu treo phải được cấp có thẩm quyền đồng ý và dấu phải đóng trên trang đầu, trùm một phần dòng chữ “Trường Đại học Vinh” về bên trái.
5. Phát hành: Đối với công văn đi, trước khi đóng dấu phải đăng ký vào sổ ghi số văn
bản, ghi rõ ngày tháng năm và số lượng bản phát hành để nhân bản. Phát hành văn bản phải lưu lại 01 bản chính (có chữ ký trực tiếp) trước khi phát hành văn bản đến nơi nhận, phục vụ cho việc lưu trữ.
III. MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý VỀ XÁC NHẬN CHỮ KÝ
Các văn bản yêu cầu Nhà trường xác nhận chữ ký và đóng dấu, phải ghi rõ chức danh, trình độ đào tạo, chức vụ (nếu có, ví dụ: PGS-TS, GVC-TS, Trưởng khoa, P.Trưởng khoa,…) của người được xác nhận chữ ký. Văn bản xin xác nhận chữ ký và đóng dấu phải được đánh máy (hoặc viết tay) rõ ràng, sạch sẽ, trình bày đúng theo thể thức văn bản hành chính. Việc xác nhận chữ ký hoặc nội dung, lĩnh vực văn bản liên quan đến đơn vị nào thì do thủ trưởng đơn vị đó ký (lĩnh vực tổ chức cán bộ do P.HC- TH ký, lĩnh vực HS-SV do Phòng CTSV ký, , lĩnh vực đào tạo do P.Đào tạo ký, lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đào tạo sau đại học và hợp tác quốc tế do P. KH-SĐH&HTQT ký) Phòng Hành chính-Tổng hợp có trách nhiệm xác nhận chữ ký và đóng dấu các văn bản theo đúng quy định, có mục đích rõ ràng và đúng thẩm quyền. Việc xác nhận và y sao các văn bản liên quan đến lĩnh vực đào tạo (bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, bảng điểm, học bạ,…) không thuộc thẩm quyền của Phòng HC-TH.
B01.QT553-02
PHỤ LỤC I
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
B01.QT553-02
20-25 mm
30-35 mm 15-2
0 m
m
2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
9a
12
11
6
14
7a
7b
7c8
9b
13
20-25 mm
Ghi chú:Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản3 : Số, ký hiệu của văn bản4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận10a : Dấu chỉ mức độ mật10b : Dấu chỉ mức độ khẩn11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
B01.QT553-02
PHỤ LỤC II
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
Ghi chú:Ô số : Thành phần thể thức bản sao
1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”
2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản3 : Số, ký hiệu bản sao4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao
5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
6 : Dấu của cơ quan, tổ chức7 : Nơi nhận
B01.QT553-02
PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO
75a
5b
5c6
1
4
2
3
20-25 mm
30-35 mm 15-2
0 m
m
20-25 mm
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM _____________
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc________________________________
Số: /QĐ-HCTH Đà Nẵng, ngày tháng năm 2011
QUYẾT ĐỊNH Về việc ………………………………..
___________________
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
Căn cứ ….. ;
Theo đề nghị của … ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. (Nội dung, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)
Điều 2.
Điều 3.
Nơi nhận : - Như điều 3;- ĐHĐN;- BGH;- Lưu HC-TH.
HIỆU TRƯỞNG
B01.QT553-02
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số :369 /QĐ-HC Đà Nẵng, ngày 20 tháng 10 năm 2010
QUYẾT ĐỊNH Về việc tặng Giấy khen của Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm cho các
cá nhân năm học 2009 - 2010
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
Căn cứ Nghị định 32/ CP, ngày 04 tháng 4 năm 1994 của chính phủ về việc thành lập Đại học Đà Nẵng;
Căn cứ Quyết định số 05/TC-CB ngày 06 tháng 01 năm 1996 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng về cơ cấu tổ chức trường Đại học Sư phạm;
Căn cứ biên bản cuộc họp Hội đồng thi đua – khen thưởng trường Đại học Sư phạm ngày 01 tháng 9 năm 2010 về việc xét các danh hiệu thi đua năm học 2009 - 2010;
Theo đề nghị của ông Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay tặng Giấy khen của Hiệu trưởng trường Đại học Sư phạm cho 52 cán bộ - viên chức của Trường đã có nhiều thành tích xuất sắc trong năm học 2009 - 2010 (danh sách kèm theo).
Điều 2. Mức tiền thưởng cho mỗi cá nhân là 100.000 đồng (Một trăm ngàn đồng), trích từ nguồn kinh phí Thi đua - Khen thưởng của Trường.
Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, Đào tạo, Công tác Sinh viên, Khoa học, Sau đại học & Hợp tác quốc tế, Tổ Tài vụ, Thủ trưởng các đơn vị liên quan và các cán bộ - viên chức có tên ở điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận- Như Điều 3;- BGH;- Lưu HC-TH, Tài vụ.
B01.QT553-02
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM _____________
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc________________________________
Số /…… Đà Nẵng, ngày tháng năm 2011 V/v………………
Kính gửi:
(Nội dung công văn)
./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận : - Như trên;- BGH;- Lưu HC-TH.
B01.QT553-02
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM _____________
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________________
Số: /TB-HCTH Đà Nẵng, ngày tháng năm 2011
THÔNG BÁOVề việc ………………………………..
___________________
Kính gửi:
(Nội dung Thông báo, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)
./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận : - Như trên;- BGH;- Lưu HC-TH.
B01.QT553-02
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM _____________
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________________
Số: /BC-HCTH Đà Nẵng, ngày tháng năm 2011
BÁO CÁOVề việc ………………………………..
___________________
Kính gửi:
(Nội dung Báo cáo, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)
./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận : - Như trên;- BGH;- Lưu HC-TH.
B01.QT553-02
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM………………………………………. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU YÊU CẦU(Về việc sửa chữa CSVC)
Họ và tên người yêu cầu: ……………………………………………………….
Đơn vị: ………………………………………………………………………….
Nội dung yêu cầu:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Những văn bản kèm theo (bản vẽ, báo giá, quy cách)
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Đà Nẵng, ngày……..tháng…….năm 201…
Thủ trưởng đơn vị (của người yêu cầu) Người yêu cầu
Kết quả kiểm tra Phòng HC-TH
Hiệu trưởng (duyệt)
B01.QT553-02
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM………………………………………….. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU YÊU CẦU(Về việc cung cấp vật tư, thiết bị)
Họ và tên người yêu cầu:…………………………
Đơn vị: ……………………………………………
Mục đích sử dụng: ………………………………………………………………
Số
TT
Tên vật tư, thiết bị và quy cách Đơn vị tính Số lượng
yêu cầu
Số lượng
duyệt
Ghi chú
Những văn bản kèm theo:………………………………………………………
Đà Nẵng, ngày……..tháng…….năm 20…Thủ trưởng đơn vị (của người yêu cầu) Người yêu cầu
Kết quả kiểm tra Phòng HC-TH
Hiệu trưởng (duyệt)
B01.QT553-02
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số /TT- ĐHSP Đà Nẵng, ngày tháng năm 2010
TỜ TRÌNHVề việc đề nghị ký hợp đồng lao động công nhật của Đại học Đà Nẵngcho các hợp động lao động phổ thông tại Trường Đại học Sư phạm.
Kính gửi: - Ban Giám đốc Đại học Đà Nẵng - Ban Tổ chức Cán bộ Đại học Đà Nẵng
Để đảm nhiệm các công việc lao động cần thiết cho công tác chung của nhà trường như bảo vệ, phục vụ vệ sinh công cộng, phục vụ các phòng nước giáo viên…, trường Đại học Sư phạm đã ký hợp đồng lao động công nhật với 08 nhân viên. Nhiều chị em trong số này đã tham gia hợp đồng lao động từ rất lâu (đơn cử chị Nguyễn Thị Minh, ký hợp đồng lần đầu từ 15/11/2001). Thực tế những lao động công nhật này đảm nhiệm các công việc rất cần thiết hàng ngày cho nhà trường. Bản thân các chị em lao động cũng làm việc rất chăm chỉ và có trách nhiệm.
Nhằm tạo điều kiện cho cho các lao động yên tâm công tác và đảm bảo được quyền lợi tham gia bảo hiểm của các chị em sau khi hết tuổi lao động, Trường Đại học Sư phạm kính đề nghị lãnh đạo Đại học Đà Nẵng xem xét và ký hợp đồng lao động công nhật cho 08 hợp đồng lao động của Trường (Danh sách kèm theo).
Kính mong quý cấp lãnh đạo quan tâmvà chấp thuận đề nghị của Trường. Trân trọng!
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận: - Như trên;- Lưu HC-TH.
B01.QT553-02
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SƠ YẾU LÝ LỊCH
I -SƠ LƯỢC BẢN THÂN
Họ tên đang dùng:.........................................................................................................................
Họ và tên khai sinh: .....................................................................................................................
Đơn vị công tác:(Khoa, phòng, ban,TT).......................................................................................
Sinh ngày......tháng......năm 19..........Tại (tỉnh,TP):.....................................................................
Quê quán: xã (phường).......................huyện (quận)............................Tỉnh(TP)........................
Nơi ở hiện nay: số nhà............................... đường (tổ dân phố)...................................................
xã (phường).........................huyện (quận).................................Tỉnh(TP)....................................
Số ĐT liên hệ...................................Tôn giáo:.......................Thành phần gia đình: ....................
Trình độ văn hoá: .........................................................................................................................
Trình độ chuyên môn hiện nay:.........................................Chuyên ngành: ..................................
- TN Đại học năm...................Chuyên ngành...............................................................................
Cơ sở đào tạo:.................................................................................Nước đào tạo:.......................
- Bảo vệ Thạc sĩ năm..............Chuyên ngành...............................................................................
Cơ sở đào tạo:..................................................................................Nước đào tạo:....................
- Bảo vệ Tiến sĩ năm..............Chuyên ngành...............................................................................
Cơ sở đào tạo:..................................................................................Nước đào tạo:....................
Học hàm: Phó giáo sư phong năm............................. Giáo sư phong năm.................................
Danh hiệu nhà giáo: Nhà giáo ưu tú năm..............., Nhà giáo nhân dân năm..............................
Trình độ ngoại ngữ (Ghi rõ A,B,C): ............................................................................................
Trình độ lý luận chính trị (Sơ cấp, Trung cấp, Cao cấp)..............................................................
Ngày vào Đoàn TNCS HCM: ......./......../..............
Ngày vào Đảng CSVN:........./........./............Ngày chuyển chính thức:........./........./...................
Ngày bắt đầu làm việc tại ĐHĐN:........./........./...........Ngày tuyển dụng: ........./........./..............
Ngày bổ nhiệm vào ngạch viên chức (hết tập sự) ........./........./...........
Mã ngạch viên chức.........................Hệ số lương: ...................;hưởng từ tháng ............/...........
Công việc đang làm:.....................................................................................................................
Chức vụ đang đảm nhiệm:
Đảng......................................................nhiệm kỳ......................................................................
Chính quyền:....................................................ngày tháng năm bổ nhiệm ........./........./...........
B01.QT553-02
Ảnh (3x4)
Đoàn thể...............................................nhiệm kỳ.......................................................................
Đã đi nước ngoài (ghi rõ tên nước, thời gian và lý do đi):
TT Tên nước đến Thời gian
(từ..../..........đến....../.........)
Lý do
II.QUAN HỆ GIA ĐÌNH
Phần này ghi rõ yêu cầu ghi rõ: Họ, tên, tuổi, nghề nghiệp của Bố, Mẹ, Anh, Chị, em
ruột, Vợ (Chồng):
Quan hệ Họ tên Năm sinh Nghề nghiệp nơi thường trú hiện nay
Cha đẻ
Mẹ đẻ
Cha vợ (chồng)
Mẹ vợ (chồng)
Vợ (chồng)
Con
Con
Anh, (chị) em ruột
...
....
....
....
....
B01.QT553-02
Về phần Ông, Bà nội, Bố, Mẹ, Anh,Chị, Em, Vợ (Chồng), nếu có gì đặc biêt như: Đã làm việc cho địch, tham gia các tổ chức phản động hoặc bị tù đày, bị bắt giam hay vi phạm kỷ luật, hoặc có người thân, họ hàng hiện đang sinh sống ở nước ngoài ... thì yêu cầu khai thật cụ thể.
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
III> QUÁ TRÌNH HỌC TẬP VÀ CÔNG TÁC (từ khi đi học đến nay)
Từ tháng/năm đến tháng/năm Làm gì? Ở đâu? Chức danh, chức vụ cao nhất đã qua (Đảng, Chính quyền, Đoàn thể)
IV> KHEN THƯỞNG , KỶ LUẬT ( Nói rõ lý do, hình thức và thời gian)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
V> TỰ NHẬN XÉT ƯU KHUYẾT ĐIỂM
.......................................................................................................................................................
B01.QT553-02
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
VI> LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan những phần khai trên là đúng sự thật, nếu có gì sai trái tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
Thủ trưởng đơn vị Ngày ........ tháng.........năm 201...
(Người khai ký tên)
VII. XÁC NHẬN LÝ LỊCH.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Ngày...... tháng ........năm 201...
TL. HIỆU TRƯỞNG
Trưởng phòng HC-TH
Lưu ý:
B01.QT553-02
Các đơn vị trực thuộc photocopy 01 bản lưu tại đơn vị Bản chính gửi cho Trường ĐHSP để ký xác nhận và lưu trong hồ sơ gốc của cán bộ.
B01.QT553-02
