Hướng dẫn sử dụng outlook live

Mục lục

1.1. Microsoft Office Outlook Live (Webmail) ............................................ 1

1.1.1. Cấu hình – Sử dụng WebMail .................................................................................. 1

1.1.1.1 Gửi thư theo mailing list (gửi cho một hay nhiều Group) ............................................. 4

1.1.1.2 Đọc, trả lời và phân loại thư ......................................................................................... 7

1.1.1.3 Chuyển email đến thư mục khác .................................................................................... 7

1.1.2. Đề nghị cuộc họp ..................................................................................................... 9

1.1.3. Tạo lời nhắc cho cuộc họp ..................................................................................... 12

1.1.4. Hủy cuộc họp ......................................................................................................... 14

1.1.5. Thêm danh sách liên hệ .......................................................................................... 15

1.1.6. Tạo nhóm ............................................................................................................... 16

1.1.7. Truy cập nhiều tài khoản email trong Live@Edu .................................................. 19

1.1.8. Xóa tất cả thư trong một thư mục .......................................................................... 21

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC

Page 1

1.1. Microsoft Office Outlook Live (Webmail)

1.1.1. Cấu hình – Sử dụng WebMail

◊ Bước 1. Đăng nhập vào địa chỉ http://mail.vanlanguni.vn/. Xuất hiện màn hình

đăng nhập. Bạn đăng nhập với Windown Live ID và password của bạn. Xuất hiện

màn hình cấu hình webmail ban đầu.

Bạn điền đầy đủ các thông tin. Sau đó nhấn chọn nút “I accept”.

http://mail.vanlanguni.vn/


Page 2

Chú ý: thông tin trong trường “Your information” bạn điền theo hướng dẫn sau

◊ Bước 2. Sau đó xuất hiện màn hình, bạn chọn nút “Sign in to Windows Live”

◊ Bước 3. Sau khi bạn đăng nhập với password mới, màn hình sau sẽ xuất hiện,

bạn không muốn thay đổi thông tin, và muốn vào mailbox của bạn, bạn chọn

“Mail” như hình dưới


Page 3

◊ Bước 4. Sau đó xuất hiện màn hình, bạn cấu hình ngôn ngữ và ngày tháng như

hình. Sau khi cấu hình nhấn OK

◊ Bước 5. Sau khi cấu hình, màn hình giao diện hộp thư của bạn sẽ xuất hiện.


Page 4

1.1.1.1 Gửi thư theo mailing list (gửi cho một hay nhiều Group)

Nếu bạn muốn gửi thư cho một nhóm người với cùng một nội dung (ví dụ như gửi cho sinh

viên hay toàn thể nhân viên trong Khoa...)

◊ Bước 1. Để gửi thư nhấp vào Mới.

Cửa sổ gửi thư sẽ xuất hiện.

Nhập địa chỉ email người nhận vào phần Đến hoặc Cc. Bạn có thể nhập

thêm địa chỉ của bất kì ai trong danh sách liên hệ của mình hoặc đơn


Page 5

giản là gõ địa chỉ email mới vào. Các địa chỉ email khác nhau được cách

nhau bởi dấu chấm phẩy (;)

Trong phần Tiêu đề, nhập tiêu đề cho thư

Sau khi viết xong mail, nhấp chuột vào Gửi

◊ Bước 2. Để gửi mail cho 1 nhóm, bạn click , xuất hiện hộp thoại:

◊ Bước 3. Nếu bạn muốn gửi thư cho tất cả các sinh viên lớp K12T01 Khoa

CNTT, bạn chọn Group “Khoa Công Nghệ Thông Tin – K12T01”, rồi nhấn nút

“Đến ->”, sau đó nhấn “OK”, rồi bạn nhấn nút “Gửi”, giáo vụ/công tác sinh viên

của Khoa sẽ nhận được thư, kiểm tra nội dung thư và chuyển thư này đến tất cả các

sinh viên của khoa theo các bước sau (bạn cũng làm thao tác tương tự đối với tất cả

các Khoa khác trong trường):

Giáo vụ/công tác sinh viên nhận được thư (thư gửi cho tất cả các sinh

viên trong Khoa) sẽ hiển thị như hình, bạn chọn “Click here”

Những địa chỉ email có trong hệ thống, bạn có thể tìm kiếm nhanh

(Group, User…). Khi bạn chọn một trong các chức năng này, ở giữa hộp

thoại sẽ xuất hiện chi tiết từng Group hoặc User…

Khi bạn

chọn 1

Group nào

đó, chi tiết

các thành

viên trong

Group sẽ

hiển thị

bên phải

hộp thoại

Chi tiết những

Group trong hệ

thống (tổng

hợp theo từng

Khoa/Ban)


Page 6

Bạn mở thư, kiểm tra nội dung thư, sau đó chọn “Approve”, thư sẽ được

chuyển đến tất cả sinh viên trong khoa bạn:


Page 7

1.1.1.2 Đọc, trả lời và phân loại thư

Trong phần hộp thư đến Inbox, nhấp chuột vào email mà bạn muốn đọc. Nội dung

thư sẽ hiện ra bên phải màn hình của bạn. Nhập vào phần Thao tác. Từ đây bạn có

thể chọn:

Hồi đáp hoặc Hồi đáp tất cả (trả lời cho người gửi hoặc 1 nhóm nguời

nhận).

Chuyển tiếp (chuyển toàn bộ email này cho địa chỉ khác)

Thư rác (thư bị đánh dấu là thư spam).

Xóa thư

Chuyển hoặc sao chép tới thư mục khác

1.1.1.3 Chuyển email đến thư mục khác

Chọn email đó, nhấp chuột vào Thao tác nhấp vào Chuyển đến Thư mục…

o Để chuyển email tới thư mục mới:

• Để tạo thư mục mới, nhấp vào Tạo Thư Mục Mới…Xuất hiện biểu

tượng thư mục mới. Nhập tên thư mục vào dòng trống và nhấp Enter


Page 8

• Nhấp chuột vào Chuyển

o Chuyển email tới thư mục có sẵn: Để chuyển email tới thư mục đã có, nhấp

chuột vào tên thư mục sau đó nhấp Chuyển


Page 9

1.1.2. Đề nghị cuộc họp

◊ Bước 1. Nhấp vào thanh Lịch ở phía dưới bên tay trái màn hình.

Trên lịch tháng, chọn ngày tháng phù hợp với yêu cầu của bạn (nhấp vào tháng

đó trên lịch ở góc trên cùng phía bên trái màn hình)

◊ Bước 2. Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Mới và nhấp Đề nghị cuộc họp.


Page 10

◊ Bước 3. Trong màn hình Meeting Request, nhập vào thông tin sau:

• Tên cuộc họp trong hộp Tiêu đề

• Địa điểm họp trong hộp Địa điểm

• Thời gian cuộc họp trong Thời gian bắt đầu và Giờ kết thúc

• Địa chỉ email người nhận: click chọn “Đến…” , xuất hiện hộp thoại


Page 11

Những địa chỉ email có trong hệ thống, bạn có thể tìm kiếm nhanh

(Group, User…). Khi bạn chọn một trong các chức năng này, ở giữa hộp

thoại sẽ xuất hiện chi tiết từng Group hoặc User…

Khi bạn chọn 1 Group nào đó, chi

tiết các thành viên trong Group sẽ

hiển thị bên phải hộp thoại

Chi tiết

những

Group trong

hệ thống

(tổng hợp

theo từng

Khoa/Ban)

Tùy chọn này cũng giống “Đến->” nhưng đây là

những thành viên không bắt buộc tham gia cuộc họp

Bạn chọn Group muốn gửi và nhấn “Đến ->”, hệ

thống sẽ thêm địa chỉ email của tất cả các thành

viên trong Group vào, đây là những địa chỉ

email của những thành viên bạn buộc họ phải

tham gia cuộc họp


Page 12

Khi bạn gởi lời mời họp, những thành viên tham gia sẽ nhận được mail, những người tham gia

phải trả lời lại là có tham gia cuộc họp hay không, mail người nhận sẽ hiển thị như sau:

1.1.3. Tạo lời nhắc cho cuộc họp

◊ Bước 1. Để tạo lời nhắc cho cuộc họp, vào Lịch và nhấp chuột vào cuộc họp mà

bạn muốn đặt lời nhắc

Những thành viên

buộc phải tham gia

cuộc họp

Những thành viên

không buộc phải

tham gia cuộc họp


Page 13

◊ Bước 2. Kiểm tra hộp thoại bên cạnh Lời nhắc. Thực đơn thả xuống để chọn

thời gian nhắc (trước cuộc họp bao nhiêu phút…)

Giờ nhắc cuộc họp.

2

◊ Bước 3. Hộp thoại nhắc nhở sẽ xuất hiện trong Office Outlook Live đúng vào

thời gian đã chọn. Để xem nội dung, nhấp vào Mở.

Nếu bạn không muốn nhận lời nhắc thêm lần nữa, nhấp chuột vào Bỏ. Nếu

muốn được nhắc nhở sau đó, nhấp vào Nhấp vào Chợp mắt để được báo lại

vào lúc: thực đơn thả xuống để chọn thời gian, sau đó nhấp vào Báo lại.

Xem nội

dung

Không muốn nhận lời

nhắc thêm lần nữa

Sau khoảng thời

gian này hệ

thống sẽ tiếp

tục hiển thị hộp

thoại nhắc nhở.


Page 14

1.1.4. Hủy cuộc họp

◊ Bước 1. Để hủy cuộc họp, vào Lịch, nhấp chuột vào cuộc họp bạn muốn hủy.

◊ Bước 2. Chọn cuộc họp bạn muốn hủy và nhấn biểu tượng , xuất hiện hộp

thoại

◊ Bước 3. Bạn nhấn “Gửi”, hệ thống sẽ gửi lại email hủy cuộc họp cho những

thành viên tham gia cuộc họp mà bạn đã gửi mail mời họp trước đó.


Page 15

1.1.5. Thêm danh sách liên hệ

◊ Bước 1. Nhấp vào tùy chọn Danh bạ ở góc bên trái phía dưới màn hình.

◊ Bước 2. Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Mới, nhấn Số liên lạc.

◊ Bước 3. Nhâp thông tin liên hệ, sau đó nhấp chuột vào Lưu và Đóng ở góc trên

bên phải màn hình.


Page 16

Liên hệ mới của bạn đã được hiển thị trong Danh sách danh bạ.

Chú ý: Để thêm liên hệ mới, bạn chỉ cần nhập First Name, Last Name và E-mail

Address. Các thông tin còn lại bạn có thể bổ sung sau nếu muốn.

1.1.6. Tạo nhóm

Bằng việc tạo nhóm, bạn có thể cùng một lúc gửi thư đến nhiều người ví dụ như thành

viên của một nhóm, một khoa...

◊ Bước 1. Nhấp vào tùy chọn Danh bạ ở góc bên trái phía dưới màn hình.

◊ Bước 2. Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Mới, nhấn Nhóm

◊ Bước 3. Trong hộp Tên Nhóm, nhập tên của nhóm (Bạn nên đặt tên nhóm có

tính chất miêu tả và dễ nhớ).

Để thêm thành viên của nhóm, nhấp vào Thành viên.


Page 17

Tất cả danh sách liên hệ trong Danh sách danh bạ của bạn sẽ xuất hiện.

Chọn một liên hệ và nhấp chuột vào Thành viên -> ở phía dưới của cửa sổ.

Liên hệ được chọn sẽ xuất hiện trong hộp Chọn thành viên (Liên hệ được đánh

dấu là liên hệ được chọn. Khi bạn đã chọn tất cả những liên hệ trong nhóm,

chọn OK). Bạn sẽ quay trở lại màn hình Nhóm

Khi chọn

“Contacts”, tất cả

các danh sách liên

hệ sẽ hiển thị giữa

hộp thoại


Page 18

Để thêm liên hệ đã chọn vào nhóm, nhấp vào Thêm vào nhóm. Thành viên của

nhóm sẽ xuất hiện trong danh sách

Chọn Lưu và Đóng.

Khi tạo xong Nhóm mới, bạn

chọn Nhóm mới tạo, thông tin

chi tiết các thành viên trong

Nhóm sẽ hiển thị bên phải

màn hình


Page 19

1.1.7. Truy cập nhiều tài khoản email trong Live@Edu

◊ Bước 1. Từ thực đơn phía trên cùng của Office Outlook Live, nhấp vào Tùy

chọn.

◊ Bước 2. Trong thanh Trương mục, kéo xuống phía dưới hộp Tài khoản được

Kêt nôi. Trong hộp Tài khoản được Kết nối, nhấp chuột vào Mới…

1

2

Nhập địa chỉ email vào trong ô và nhấp vào Kế tiếp, Office Outlook Live sẽ tìm

tài khoản của bạn. Sau khi tìm thấy, nhấp chuột vào Hoàn thành

3


Page 20

Tài khoản của bạn đã được liệt kê trong hộp Tài khoản được Kết nối . Nhấp

vào Refresh (F5) để cập nhật việc đăng kí email mới.

Bây giờ bạn có thể đọc thư từ các tài khoản email khác ngay trong Office

Outlook Live.

Bạn có thể thêm bất cứ tài khoản email nào mà bạn muốn.


Page 21

1.1.8. Xóa tất cả thư trong một thư mục

Khi bạn muốn xóa tất cả thư trong một thư mục, click chuột phải vào thư mục

đó và chọn “Dọn sạch Thư mục”

Devices & Hardware

Hướng dẫn sử dụng outlook live