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“Año de la consolidación del Mar de Grau”
UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLESESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN
2
PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES IIINFORME FINAL:
Presentado por:
ALUMNOPEÑA ZÚÑIGA, Aarón Josué
DOCENTERussbel Lidio Ávila Huamán
HUANCAYO – PERÚ2016
APOYO ADMINISTRATIVO EN LA EJECUCIÓN DE UNA AUDITORÍA DE
CUMPLIMIENTO
3
DEDICATORIA
A mi novia:
Quien estuvo a mi lado incluso en los momentos y
situaciones más tormentosas, siempre ayudándome. No
fue sencillo culminar con éxito este proyecto; sin
embargo ella siempre fue muy motivadora y
esperanzadora, diciéndome que lo lograría
perfectamente. Me ayudó hasta donde le era posible e
incluso más que eso.
ÍNDICE
PORTADA ........................................................................................................ i
DEDICATORIA ................................................................................................ ii
ÍNDICE ............................................................................................................ iii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................ iv
Capítulo I: ASPECTOS GENERALES
1.1 Datos generales de la Institución ................................................................... 5
1.2 Breve reseña histórica de la Institución ........................................................... 5
1.3 Actividades de la Institución ........................................................................... 7
1.4 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama) ............................10
1.5 Ejecución de las prácticas .............................................................................. 10
4
1.5.1 Inicio ........................................................................................................ 10
1.5.2 Término ................................................................................................... 10
1.6 Total de horas ................................................................................................ 10
1.7 Autoridad o jefatura de dependencia de las prácticas ………………………. 10
II. Capítulo II: DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
2.1 Funciones del Área de Puesto donde realizó las Prácticas ............................ 11
2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados .................................................. 13
2.3 Descripción operativa de las funcione ejecutadas ..........................................14
2.4 Dificultades ..................................................................................................... 22
2.5 Logros alcanzados ......................................................................................... 23
III. Capítulo III: APORTES DEL PRACTICANTE
3.1 En el aspecto Cognoscitivo (Conocimientos) ................................................. 24
3.2 En el aspecto Procedimental (Mejora de procesos) ....................................... 24
3.3 En el aspecto Actitudinal .................................................................................24
CONCLUSIONES ................................................................................................. 25
SUGERENCIAS .................................................................................................. 26
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 27
ANEXOS …………………………………………………………………………………. 28
INTRODUCCIÓN
El presente Informe de Prácticas Finales titulado “Apoyo Administrativo en la Ejecución de una Auditoría de Cumplimiento”, detalla el desarrollo de las Prácticas,
que constituye una descripción de las actividades realizadas durante mi permanencia en
el Órgano de control Institucional de la Sociedad de Beneficencia Pública de Huancayo.
El desarrollo de las prácticas se efectuó en el Órgano de Control Institucional,
exactamente cuando se venía implementando un proceso de modernización del Sistema
5
Nacional de Control, adoptándose un nuevo enfoque de control, fundamentándose en su
necesidad de crear valor para la ciudadanía y contribuir a la mejora de la gestión pública,
mediante el ejercicio del control gubernamental.
Mediante Resolución de Contraloría Nº 273-2014-CG se aprobó las Normas Generales
de Control Gubernamental, disposiciones de obligatorio cumplimiento para la realización
del control gubernamental bajo estándares adecuados de calidad, que garanticen su
ejercicio con eficiencia, objetividad e idoneidad; siendo su objeto regular el desempeño
profesional del personal del sistema y el desarrollo técnico de los procesos y productos
de control.
El informe consta de tres capítulos, el primero describe los aspectos generales de la
Sociedad de Beneficencia de Huancayo; el segundo, la descripción de las funciones
realizadas como apoyo administrativo en el Órgano de Control Institucional; y el tercer
capítulo, los aportes tanto cognoscitivos, procedimentales y actitudinales como
practicante desempeñados durante el periodo entre el 30 de setiembre hasta el 30 de
diciembre de 2016.
Finalmente, agradezco a la CPC Edith Carrasco Rojas por su apoyo profesional
desinteresado durante la realización de mis prácticas pre profesionales en el Órgano de
Control Institucional de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.
El autor.
CAPÍTULO I:
ASPECTOS GENERALES
1.1 Información general de la Entidad:
1.1.1. Razón Social
SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE HUANCAYO
R.U.C.: Nº 20133679191
1.1.2. Domicilio Legal
6
Dirección : JR. CUZCO Nº1576 - HUANCAYO
Teléfono : 21-6330 / 21-6327
1.2 Breve reseña histórica de la Institución
Norma de creación
La Sociedad de Beneficencia de Huancayo fue creada el 19 de octubre de
1847, instalándose la Primera Junta Directiva el 1° de noviembre del mismo año,
siendo sus primeros Directores los ciudadanos Manuel Chacón, José María Torres
y Rafael Hostas, perteneciendo posteriormente al Sector Salud hasta octubre del
año 1996, fecha en que paso a formar parte del Ministerio de Promoción de la
Mujer y del Desarrollo Humano a través del Órgano Rector el Instituto Nacional de
Bienestar Familiar - INABIF.
Su desarrollo forma parte de la historia de Huancayo, en razón que va paralela a
la creación del Hospital “El Carmen” que en un principio se denominó “San
Ramón”, así como el Cementerio General de Huancayo, cuyo costo de
construcción fue de 10,000 pesos, que incluye la capilla y alameda; también, la
implementación de la primera Botica de la ciudad a cargo de la Beneficencia
efectuada en el año 1875, donde se atendió gratuitamente a los menesterosos de
la provincia, así como con otras actividades vinculadas al progreso y bienestar
social.
Colaboró con la patria, aportando su caudal económico y los servicios
asistenciales de bienestar, como cuando los Jefes del Gobierno del Gral.
Echenique tomaron 4,600 pesos de la tesorería de la entidad benéfica; de igual
forma, durante la guerra con Chile se destinó el Hospital “El Carmen” para la
atención de las tropas en conflicto.
La primera reorganización de esta Entidad ocurrió en 1901, formándose una
nueva Junta Directiva que incluía a nuevos socios productores, además se le
destino los impuestos de la madera y de la coca de la provincia, los mismos que
7
fueron utilizados para el sostenimiento del hospital y ayuda económica,
alimentaria y otros a favor de la población menesterosa.
“La Sociedad de Beneficencia de Huancayo con el brillante propósito de mejorar la
atención sanitaria de esta región, en el año 1942 inicia la construcción de un
nuevo hospital llamado “D.A. Carrión” en el campo de Yauris de esa fecha,
carente de conocimientos de planeamiento hospitalario, que aún no existían, por
lo que la edificación tiene una inadecuada distribución arquitectónica, dada que
aún no existían conocimientos de planteamiento hospitalario; la falta de fondos de
la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, dificultaron la terminación de la obra,
que motiva la transferencia al Ministerio de Salud, institución que se encarga de
construir, implementar y poner en funcionamiento el hospital” (Fuente: Dr.
Florencio Castillo Quispe).
En 1946 se implantó la Lotería de Huancayo a fin de sostener el Hospital y el Asilo
de Ancianos, realizándose el primer sorteo el 5 de junio del mismo año, con un
premio de treinta mil soles, generando gran expectativa en la población.
La Sociedad de Beneficencia de Huancayo es un organismo con personería
jurídica de derecho público interno, cuyo funcionamiento se encuentra normado
por el Decreto Legislativo N° 356 – Ley de Beneficencias y Juntas de Participación
Social, Ley N° 26918 Ley de Creación del Sistema Nacional para la Población en
Riesgo – SPR, que determina que las Sociedades de Beneficencias forman parte
del Sistema. Esta Ley entró en vigencia en el mes de agosto de 1998.
1.3 Actividades de la Institución
Naturaleza y finalidad de la entidad
La Sociedad de Beneficencia de Huancayo, es una persona jurídica de derecho
Público Interno que realiza funciones de Bienestar y promoción social
complementarias con los fines sociales y tutelares del Estado.
En virtud a lo señalado en la Tercera Disposición Complementaria del Decreto
Legislativo Nº866 de fecha 29.10.96 se dispuso la transferencia de las
Beneficencias del Sector de Salud al Instituto Nacional de Bienestar Social
8
Familiar (INABIF), perteneciente al Ministerio de Promoción de la Mujer y del
Desarrollo Humano (PROMUDEH). Asimismo, por la Ley Nº26918 que creó el
Sistema Nacional para la población en riesgo, se incorporó dentro del sistema del
cual el INABIF, es el ente rector de las Sociedades de Beneficencias y Juntas de
Participación Social.
Los fines de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, son los siguientes :
- Colaborar en la solución de las necesidades de salud y bienestar social de los
niños abandonados, de acuerdo con la política nacional.
- Coadyuvar en la solución de las necesidades de salud y bienestar social de
las mujeres y ancianos abandonados y/o extrema precariedad económica.
- Canalizar recursos que faciliten el desarrollo, mejoramiento e incremento de
los programas de salud.
- Captar, canalizar y/o aplicar el aporte voluntario de la colectividad para los
servicios de salud señalados en los primeros puntos.
- Gestionar y obtener la colaboración técnica y financiera nacional e
internacional de organismos que contribuyan a lograr los objetivos de la
Institución.
- Cumplir estrictamente con la voluntad de los donantes instituyentes y
aportantes en los fines sociales establecidos, de acuerdo a la política social
ayuda desinteresada a la población más necesitada, etc.
- Apoyar y fomentar la investigación en las ciencias del hombre y la salud
mediante aportes a las Instituciones culturales conexas.
Síntesis del alcance del Plan Estratégico:
MISIÓN"Somos una institución benéfica, auto sostenible, que brinda atención integral de
calidad a la población vulnerable en situación de abandono y riesgo social"
VISIÓN"Ser una institución líder y sostenible económicamente que contribuya al
desarrollo humano de la población en estado de abandono y riesgo social en la
provincia de Huancayo".
9
OBJETIVOLa Sociedad de Beneficencia de Huancayo tiene como objetivo la promoción,
atención y apoyo a los niños, adolescentes, mujeres, ancianos y personas en
situación de riesgo y abandono o con problemas sociales o corporales que
menoscaben su desarrollo humano.
FINALIDAD- Otorgar en forma eficiente y oportuna los servicios sociales de protección y
asistencia a los niños, adolescentes, ancianos, mujeres abandonadas y/o en
extrema precariedad económica.
- Formular programas de atención orientados a prevenir, atender, promover y
rehabilitar a los menores de edad en situación de abandono.
- Implementar proyectos de apoyo social orientados a cubrir necesidades
básicas de la población en extrema pobreza; tales como, niños, adolescentes,
ancianos y mujeres abandonadas y/o en extrema pobreza.
- Apoyar y fomentar la investigación en las ciencias del hombre y la salud,
orientado preferentemente al estudio social del niño, adolescente, la mujer y el
anciano, mediante aportes a Instituciones Culturales que realizan estos
estudios.
- Liderar y promover el apoyo y desarrollo social, con acciones focalizadas a la
población en situación de extrema pobreza e indigencia, con mayor inversión
social.
- Propiciar la comercialización, concesión y celebración de convenios para
Juegos de Lotería a fin de mantener una posición expectante en el Mercado
Nacional que contribuya en el cumplimiento del financiamiento de las acciones
sociales de protección y asistencia a los niños, adolescentes, mujeres,
ancianos y en general a toda persona en situación de riesgo.
BASE LEGAL- Constitución Política del Estado
- Ley Nº26918 "Ley del Sistema para Población de Alto Riesgo"
- Decreto Supremo Nº008-98 Reglamento de la Ley del Sistema Nacional para
la población en Riesgo
- Decreto Legislativo Nº356 "Ley de Organización y Funciones de las
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Sociedades de Beneficencias Públicas del País y Juntas de Participación
Social.
- Decreto Ley 21921 Ley General del Ramo de Lotería
- Ley Nº26651 Modificatoria del Decreto Ley Nº21921
- Otros Reglamentos y Directivas Internas de la Institución
- Decreto Legislativo Nº029-89-SA del 16.11389 Reglamento Orgánico de las
Sociedades de Beneficencias y Juntas de Participación Social
- Decreto Supremo Nº008-98-PROMUDEH del 06.08.98 - Normas
Reglamentarias de Sociedades de Beneficencias y Juntas de Participación
Social.
Estructura orgánica
ALTA DIRECCIONEl Directorio
Gerencia General
ORGANO DE CONTROLGerencia de Auditoría Interna
ORGANOS DE ASESORAMIENTOGerencia de Asesoría Jurídica
Gerencia de Planificación y Presupuesto
ORGANOS DE APOYOSecretaria General e Imagen Institucional
Gerencia de Administración
ORGANOS DE LINEAGerencia de Comercialización
Gerencia de Lotería
Gerencia de Apoyo al Desarrollo Humano
Grafico n.° 1
Organigrama Estructural de la Entidad
11
1.4 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)
12
1.5 Ejecución del Contrato Administrativo de Servicios
Cargo: Apoyo Administrativo.
1.5.1 Inicio : 18 de enero de 2016
1.5.2 Término : 31 de diciembre de 2016
1.6 Total de horas : 1928 horas
1.7 Autoridad o jefatura de dependencia de las prácticas:
Órgano de Control Institucional
PRESIDENCIA DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE
HUANCAYO
13
Capítulo II
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
2.1 Funciones del Área de Puesto donde realizó las Prácticas
El Órgano de Control Institucional tiene las siguientes funciones:
a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la Sociedad de
Beneficencia de Huancayo en cumplimiento del Plan Anual de Control, así
como ejercer el control externo por encargo de la Contraloría General de la
República.
b) Promover la gestión correcta y transparente de los recursos y bienes de la
Sociedad de Beneficencia de Huancayo, cautelando la legalidad y eficiencia
de sus actos y operaciones, mediante la ejecución de labores de control.
c) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la Sociedad
de Beneficencia de Huancayo, así como a la gestión de la misma, de
conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General de la
República. Estas auditorías podrán ser contratadas por la entidad con
sociedades de auditoría externas, con sujeción a la normatividad aplicable a la
materia.
d) Ejecutar las labores de control a los actos y operaciones de la Sociedad de
Beneficencia de Huancayo que disponga la Contraloría General de la
República. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular y
tengan el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de
conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General de la
República.
e) Ejercer el control preventivo en la Sociedad de Beneficencia de Huancayo
dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la
Contraloría General de la República, con el propósito de contribuir a la mejora
de la gestión, sin que ello comprometa el ejercicio del control posterior;
f) Remitir los informes resultantes de sus labores de control, tanto a la
Contraloría General de la República como al Titular, conforme a las
disposiciones sobre la materia;
g) Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la Sociedad de
14
Beneficencia de Huancayo se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de
omisión o de incumplimiento, informando al Titular para que se adopten las
medidas correctivas pertinentes;
h) Orientar, recibir, derivar y/o atender las denuncias que formulen los
servidores, funcionarios públicos y ciudadanía en general, otorgándole el
trámite que corresponda a su mérito, de conformidad con las disposiciones del
Sistema Nacional de Atención de Denuncias y las que establezca la
Contraloría General de la República;
i) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la
Contraloría General de la República, de acuerdo a los lineamientos y
disposiciones emitidas para el efecto;
j) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la
Sociedad de Beneficencia de Huancayo como resultado de las labores de
control, comprobando y calificando su materialización efectiva, conforme a las
disposiciones de la materia;
k) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General de la República
para la ejecución de las labores de control en el ámbito de la Sociedad de
Beneficencia de Huancayo. Asimismo, colaborará por disposición de la
Contraloría General de la República en otras labores de control por razones
operativas o de especialidad;
k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna
aplicables a la Sociedad de Beneficencia de Huancayo por parte de los
órganos, unidades orgánicas y personal de éste;
m
)
Formular y proponer a la Sociedad de Beneficencia de Huancayo su
presupuesto anual, para su aprobación correspondiente;
n) Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimientos que le
formule la Contraloría General de la República;
o) Cautelar que la publicidad de los informes resultantes de sus acciones de
control se realicen de conformidad con las disposiciones de la materia;
p) Cautelar que cualquier modificación del Cuadro para Asignación de Personal
(CAP), así como de la parte correspondiente del Reglamento de Organización
y Funciones relativos al OCI, se realice de conformidad con las disposiciones
de la materia;
q) Promover la capacitación permanente del personal que conforma el OCI,
incluida la Jefatura, a través de la Escuela Nacional de Control de la
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Contraloría General de la República o de cualquier otra institución
universitaria o de nivel superior con reconocimiento oficial en temas
vinculados al control gubernamental, la administración pública y aquellas
materias afines a la gestión de las organizaciones;
r) Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría General de
la República durante diez (10) años los informes de control, papeles de
trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a su actividad
funcional.
s) Cautelar que el personal del OCI de cumplimiento a las normas y principios
que rigen la conducta de los funcionarios y servidores públicos;
t) Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus
actividades; y,
u) Las demás funciones que establezca la Contraloría General de la República.
2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados
La Auditora Supervisora y la Jefa de la Comisión auditora son las que definieron las
estrategias que consideraron las más adecuadas para desarrollar la Auditoría. Estos
criterios se basaron en el conocimiento de la Entidad auditada, así como la
experiencia general de la especialidad, que les permitieron a los Profesionales
determinar de antemano los principales procedimientos y técnicas de Auditoría a
aplicar en cada uno de los casos que se presentaron a lo largo del proceso de
Auditoría.
Las Técnicas de Auditoría que se aplicaron fueron las siguientes:
1. - Análisis.-
Se revisó el rubro de almacenes de los estados financieros, juntamente con los
inventarios efectuados por el área contable y se verificó si fueron conciliados.
2. - Inspección.-
Todo el equipo de auditoría incluido los practicantes nos constituimos in situ a
las instalaciones donde se ubican: el almacén General de Obras y almacenes
16
periféricos de obras, a fin de constatar físicamente la cantidad de materiales y si
coinciden con las Tarjetas de Control Visible y Kardex.
3. - Investigación.-
Se recopiló información mediante entrevistas o conversaciones con los
funcionarios y servidores de la entidad por las diferencias encontradas.
4. - Declaraciones.-
Se formalizó la técnica anterior con el levantamiento de Actas de Manifestación.
5. - Cálculo.-
Se efectuó verificaciones aritméticas y cálculos de aquellos materiales faltantes
en el almacén general de obras y en los almacenes periféricos de cada obra.
2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas
Apoyo en la elaboración del Archivo Permanente de la Auditoria al Almacén de Obras.
- Se recopiló la normativa legal que regula el funcionamiento de la entidad.
- Organigrama o estructura orgánica de la entidad vigente.
- Reglamento de organización y funciones – ROF y modificatorias del
periodo auditado.
- Manual de organización y funciones – MOF y modificatorias del periodo
auditado.
- Manual de procedimientos / flujograma de actividades de la sub gerencia
de Logística y almacenes.
- Plan operativo institucional del periodo auditado.
- Presupuesto institucional y modificaciones del periodo auditado
17
- Relación de funcionarios y ex funcionarios de la entidad, aprobado por
funcionario responsable, indicando mínimamente: tipo y número de
documento de identidad, nombre completo, cargo, área donde labora,
periodo de gestión, condición laboral, domicilio, teléfono.
- Se referenció toda la documentación recabada codificándola con la letra
“P”
Apoyo en la realización del inventario de los bienes del Almacén General de Obras de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.
La supervisora, jefe de equipo y los integrantes, incluido los practicantes, nos
constituimos in situ al Almacén General de Obras de la Sociedad de
Beneficencia de Huancayo situado en el Km 5 de la carretera central. La
supervisora se presentó ante el Jefe de Almacén y le explicó las acciones a
realizar.
La supervisora dio las instrucciones necesarias con el objeto de efectuar la
labor sin ningún tipo de complicaciones.
Se procedió con el corte documentario y a dar inicio al conteo de los bienes y
suministros en las zonas asignadas, realizándose por parejas, uno contaba y
el otro apuntaba en las hojas de trabajo consignándose los nombres de los
inventariadores y la fecha en cada una de las hojas.
Seguidamente la persona que contaba anotaba en la tarjeta de control visible
la fecha de inventario y un visto que evidenciaba la labor efectuada.
Se verificó la cantidad inventariada con el saldo que figuraba en las tarjetas.
Cuando se encontraban diferencias refrendaba el jefe de comisión juntamente
con el almacenero en las hojas de trabajo.
Terminada nuestra labor, se suscribían los papeles de trabajo por el
almacenero y el jefe de equipo, haciendo un resumen de los faltantes y
sobrantes.
Apoyo en la conciliación del inventario físico con los kardex.
18
Se procedió a procesar las diferencias de inventario con el kardex físico,
Notas de ingreso y salida.
Por las diferencias encontradas se solicitó al Jefe de almacén determine las
causas de las variaciones (sobrantes y faltantes).
Apoyo en el ingreso de PECOSAS, NEAS, O/C a un programa Excel.
La comisión auditora solicitó al jefe de almacén remita los Pedidos de
Comprobantes de Salida – PECOSAS, Notas de entrada a almacén – NEAS,
y Órdenes de Compra – O/C, correspondiente al período 2014 y 2015 de los
materiales seleccionados por muestreo, los cuales fueron ingresados a un
programa Excel elaborado por la comisión a fin de determinar las diferencias
reales e identificar a los responsables..
Apoyo en la elaboración de los papeles de trabajo.
¿Qué son los Papeles de Trabajo?
Es la evidencia documental del trabajo del auditor; es el conjunto de
cédulas y documentos conteniendo información preparada u obtenida y
conservada por el auditor; es la constancia del trabajo que el auditor juzgo
necesario realizar, cómo lo realizó y de sus conclusiones.
Objetivos de los Papeles de Trabajo:
- Contribuir a la planificación y ejecución de la auditoria.
- Constituir la fuente primordial para la redacción del informe y la evidencia
del trabajo realizado.
- Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoria.
- Servir como antecedentes para futuras auditorias.
Importancia de los Papeles de Trabajo:
- Proporcionan el sustento para el informe.
- Facilitan la conducción y supervisión de la auditoria.
- Permiten la revisión de la calidad.
- Excepcionalmente en procesos legales, sirven para defenderse en el
caso de que se le atribuya negligencia o fraude.
- Como guía para auditorias subsecuentes de una misma entidad o cliente.
19
Formas de los Papeles de Trabajo:
- Forma de datos contenidos en documentos.
- Películas.
- Medios de almacenamiento magnético, electrónico e informático.
Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los Papeles de Trabajo:
- Para la mayoría de las cedulas de trabajo: Hojas de tamaño estándar de
siete columnas.
Requisitos que deben cumplir los Papeles de Trabajo:
1. Completos y exactos.
2. Claros, comprensibles y detallados.
3. Legibles y ordenados.
4. Solo información relevante.
5. Información sobre cada frase de la auditoria.
6. Reflejo de las cualidades de destreza y experiencia del auditor que los
elabora.
Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo:
- El encabezamiento de cada cédula incluirá: - Nombre y siglas de la
entidad auditada.
- Tipo de Examen.
- Periodo del examen.
- Titulo de la Cedula de trabajo.
Encabezamiento de los P/T
- (Entidad) “Sociedad de Beneficencia de Huancayo”
- (Tipo Examen) Auditoría de Cumplimiento al Área de Almacén General de
Obras.
- (Periodo) Del 01.Ene.2014 al 30.Jun.2015.
Consideraciones sobre la elaboración de Papeles de Trabajo:
- En la parte inferior: En el lado derecho el código de acuerdo al índice que
corresponda.
20
- En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la preparó y
de quien la revisó, así como las fechas de preparación y de revisión.
Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo:
- Contenido conciso mostrando relación directa con el trabajo realmente
ejecutado.
- Indicar la fuente de información.
- Las aseveraciones que contienen deben estar respaldadas y
sustentadas.
- Pulcritud y exactitud.
- Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente
escritos.
Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo:
- Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el
programa de auditoria.
- Un solo asunto por cédula.
- Llenadas solo por el anverso.
- Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo del caso).
Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo:
- Confirmaciones de terceros, para ser considerados papeles de trabajo
deberán contar con: marcas de auditoria, comentarios, conclusiones,
codificados, referenciados y firmados o visados por los auditores que
efectuaron el trabajo.
Fallas comunes en la elaboración de los Papeles de Trabajo:
- No existe evidencia de que se efectuó el estudio y evaluación del control
interno.
- No indican cuando se aclaran los problemas que surgieron en el curso de
la auditoria.
- Listados informáticos sin ninguna marca de auditoria.
- Archivos llenos de fotocopias.
- No hay referencia cruzada.
- No hay indicación de los procedimientos realizados.
21
- Información insuficiente sobre un determinado hecho.
- Cédulas resúmenes incompletos.
- No se cuenta con la Carta de Representación.
- No se indican la fuente de la que se ha obtenido información.
- No se indica quien elaboró la cedula ni cuándo.
- No hay evidencia de la revisión del encargado y supervisor.
Marcas de Auditoria:
Son signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de
auditoria realizados; indican la naturaleza y extensión de la verificación
aplicada en cualquier etapa; también se les conoce como símbolos, claves,
tildes.
Reglas para la aplicación de las Marcas de Auditoria:
- Uso del lápiz o lapicero rojo.
- El supervisor empleará lápiz o lapicero de color distinto.
Clasificación de los Archivos:
I. PERMANENTE (P)
II. DE PLANIFICACION (L)
III. AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO (C)
IV. ARCHIVO DE DESVIACIÓN DE CUMPLIMIENTO (CD1/CD5).
V. RESUMEN DE AUDITORIA (R)
VI. DE CORRESPONDENCIA (C1 / C2)
VII. OPCIONAL (O)
VIII. VARIOS.
Apoyé en la organización en archivos y codificación de los papeles de trabajo
de acuerdo a su contenido bajo la dirección de la jefa de comisión:
Archivo permanente- Norma de creación y otras que regulan el funcionamiento de la
entidad.
- Organigrama o estructura orgánica de la entidad vigente
22
- Reglamento de organización y funciones – ROF y modificatorias del
periodo auditado.
- Manual de organización y funciones – MOF y modificatorias del
periodo auditado.
- Manual de procedimientos / flujograma de actividades
- Plan operativo institucional del periodo auditado.
- Presupuesto institucional y modificaciones del periodo auditado.
- Relación de funcionarios y ex funcionarios de la entidad, aprobado por
funcionario responsable, indicando mínimamente: tipo y número de
documento de identidad, nombre completo, cargo, área donde labora,
periodo de gestión, condición laboral, domicilio, teléfono.
- Codificada con la letra (P)
El Archivo Permanente debe mantenerse actualizado año a año.
Archivo de planificación- Plan y programa aprobado.
- Todos los objetivos establecidos cuentan con sus respectivos
procedimientos.
- Codificada con la letra (L)
El Archivo de Planificación, contiene la documentación relacionada con el
proceso de la planificación especifica.
Archivo de auditoría de cumplimiento- Los procedimientos ejecutados cuentan con su respectiva cédula de
trabajo.
- La cédula presenta el desarrollo del procedimiento.
- Se ha aplicado cuestionario de control interno.
- Se ha emitido en el informe de auditoría de cumplimiento de ser el
caso.
- La documentación debe encontrarse codificada con la letra (C)
Archivo de desviación de cumplimiento- Debe contar con las matrices de hallazgos
23
- Documento con el que se ha puesto de conocimiento del Titular el
inicio de la desviación de cumplimiento
- Se cuenta con el cargo de recepción de la comunicación de hallazgo
con: nombre, DNI, fecha y firma.
- Se cuenta con un control de desviaciones de cumplimiento
- Se cuenta con cédula de evaluación de aclaraciones y/o comentarios.
- Se cuenta con opinión o pronunciamiento técnico del especialista
- La documentación se encuentra codificada. (CD1/CD5).
Archivo resumen- Informe de Auditoría
- Resumen de los acontecimientos significativos durante la ejecución de
la auditoría.
- Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la
auditoría posteriores a la planificación.
- La documentación se encuentra codificada. (R)
Archivo de correspondencia- Cuenta con documentación emitida.
- Cuenta con documentación recibida.
- La documentación se encuentra codificada. (C1 / C2)
Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la
comisión de auditoria durante el proceso de la auditoria. Para la
correspondencia remitida se utiliza el código “C1”; para la
correspondencia recibida se utiliza el código “C2”.
Archivo opcional- Documentos varios
- La documentación se encuentra codificada. (O)
Incluye información relacionada con los objetivos del examen, pero por su
naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo práctico y
eficiente.
Archivo varios
24
- Documentos varios
- La documentación se encuentra codificada. (V)
Se incluyen papeles de trabajo y documentos sustentatorios con temas
relacionados y aplicaciones efectuadas por el auditor en el examen
práctico.
Es de señalar que uno de los principios fundamentales del Control es la
Reserva o Confidencialidad, el auditor gubernamental debe mantener
absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de
su trabajo. Solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el
personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de
auditoria. Solo se puede revelar información obtenida, cuando exista una
obligación legal o profesional y con la aprobación respectiva. Su naturaleza
reservada y secreta debe mantenerse inclusive después de finalizada la
auditoria. El uso no autorizado o la pérdida de los papeles de trabajo genera
la respectiva responsabilidad.
De otro lado, es de indicar que la propiedad y custodia de los Papeles de
Trabajo, pertenecen a los órganos conformantes del Sistema Nacional de
Control y las Sociedades de Auditoría designadas por la Contraloría General.
Su integridad y reserva se cautela asegurándose de que el ambiente
proporcionado a la comisión de Auditoria cuente con la seguridad necesaria,
evitando dejar los papeles de trabajo durante días en lugares accesibles al
público.
Los papeles de trabajo y/o documentos que sustenten los informes de los
órganos de control o auditorias, deben ser guardados por 10 años, bajo
responsabilidad de acuerdo a la Ley N° 27785 Art. 42.
2.4 Dificultades
25
Durante la ejecución de mis prácticas no se presentaron dificultades, la
Supervisora, Jefa de Comisión e integrantes del equipo auditor, me brindaron todo
el apoyo correspondiente.
2.5 Logros alcanzados
- Durante las prácticas efectuadas, percibí cómo el personal iba aplicando
progresivamente las nuevas disposiciones que emitía la Contraloría General,
ciñéndose a las Guías de Planeamiento y Guía para la elaboración de los
Informes de auditoría gubernamental; el esfuerzo tuvo un gran logro, al haberse
cumplido las metas en las fechas programadas, elevándose los informes finales
a la Contraloría General de la República y al titular de la Entidad.
- Asimismo, se pudo evidenciar el cumplimiento de las etapas de la auditoría, la
utilización de herramientas que permitieron el levantamiento y procesamiento de
datos para el óptimo desarrollo de las acciones de control.
- Adicionalmente se logra evidenciar la elaboración de documentos de sustento
para las actividades de auditoría hasta llegar al informe final donde se
expresaban las conclusiones, observaciones y recomendaciones que permitirán
el logro de una mejor gestión de la entidad auditada.
III.
26
Capítulo III
APORTES DEL PRACTICANTE
3.1 En el aspecto Cognoscitivo (Conocimientos)
Se aportó principalmente de la disponibilidad de tiempo, también se apoyó con los
conocimientos obtenidos en las aulas universitarias
3.2 En el aspecto Procedimental (Mejora de procesos)
Cuando por alguna razón las oficinas auditadas se resistían o demoraban en la
entrega de la información se les persuadía de una manera respetuosa y el tiempo de
respuesta disminuyó notablemente, ya que no fue necesario las reiteraciones de los
requerimientos de información, lo que contribuyó a que la auditoría se culminara en
el tiempo programado.
3.3 En el aspecto Actitudinal
La disposición en cuanto a la actitud del supervisor de la comisión auditora, fue
optima con el apoyo necesario para la realización de la auditoría, llevándose a cabo
de forma exitosa, logrando el objetivo que era la presentación de los Informes
administrativos y legales al Organismo Rector “Contraloría General de la República”
y al Titular de la Entidad; los cuales contenían recomendaciones a fin de determinar
las responsabilidades administrativas, civiles y penales; y para la mejora de la
gestión los informes administrativos contenían una serie de recomendaciones de
obligatorio cumplimiento.
27
CONCLUSIONES
Se logró, determinar verificando mediante los procedimientos de auditoría si el Área
de Almacén de Obras de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo contaba con un
adecuado control de la recepción, almacenamiento y distribución de los bienes,
cumpliéndose además con los siguientes objetivos específicos:
Establecer que el proceso de almacenamiento: ingreso, registro, control y
custodia de los bienes, sean manejados de acuerdo a la normatividad vigente
en cumplimiento del sistema de abastecimiento del sector público.
Verificar que los requerimientos de stock se mantengan al día y que las
existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible y tarjeta de
existencia valorada.
Verificar el manejo, conservación, control, saldos y documentación de los
bienes del almacén general de obras y almacenes periféricos de obras y si
estos no han sido sustraídos, deteriorados y si le han dado uso indebido.
Determinar si el inventario físico de los bienes del almacén general de obras
forma parte de la información financiera de la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo.
28
SUGERENCIAS
Como consecuencia de la auditoría de cumplimiento efectuada al Almacén de Obras de
la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, puedo sugerir:
AL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL:
- Efectúe la gestión a fin de que, se incremente la capacidad operativa del Órgano
de Control Institucional de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo con
profesionales multidisciplinarios con el objeto de lograr mejores resultados
mediante sus recomendaciones.
A LA ENTIDAD:
- Efectúe el monitoreo y supervisión del control del kardex del almacén General de
Obras y almacenes periféricos de obra.
- Efectúe un mantenimiento y ordenamiento de áreas y anaqueles para el
almacenamiento de bienes.
- Adoptar medidas de seguridad.
- Establecer nuevos mecanismos de control.
-
29
BIBLIOGRAFÍA
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ, Publicada el 30 de diciembre de 1993.
LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA – Ley n.° 27806, Publicada el 13 de julio de 2002.
LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERAL – Ley n.° 27444, Publicada el 21 de marzo de 2001.
LEY DEL CÓDIGO DE ÉTICA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA – Ley n.° 27815, Publicada el 13 de agosto de 2002.
LEY ORGÁNICA DE MUNICIPALIDADES - Ley n.° 27972, Publicada el 28 de mayo de 2003.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO,
Aprobado con Ordenanza Municipal n.º 522-MPH/CM de 11 de junio de 2015.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – MAPRO de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo,
Aprobado con Resolución de Alcaldía n.° 160-2088-MPH/AL de 5 de Jun. 2008.
DECRETO LEGISLATIVO QUE APRUEBA LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO – N° 1017,
Publicada el 4 de junio de 2008.
LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO – Ley n.° 28716,Publicada el 18 de abril de 2006.
NORMAS DE CONTROL INTERNO – Resolución de Contraloría n.° 320-2006-CG,Publicada el 3 de noviembre de 2006.
“GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO” – Resolución de Contraloría General n.° 458-2008-CG,
Publicada el 30 de octubre de 2008.
30
ANEXOS
Fotografías del estado situacional de los bienes en el almacén general de
obras de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.
31
Figura n.° 1
Carencia de paredes en la parte posterior
Figura n.° 2
Carencia de paredes en la parte posterior
Almacén General de Obras
Proveedor de agregadosProveedor de agregados
A.G.O.
Almacén General de Obras
Proveedor de agregados
A.G.O.
Proveedor de agregados
A.G.O. A.G.O.
ChacraChacra
Limite
Almacén General de Obras
Proveedor de agregados
Limite
Limite
Limite
Limite Limite
Limite
Limite
32
Figura n.° 3Ambientes del Almacén General de Obras
Situación se detalla a continuación:
s
Figura n.° 4
Cilindros en buen estado abandonados en el Almacén General de Obras
- Fotografía lado izquierdo: Carretillas y llantas obsoletas y deterioradas almacenadas en los ambientes del Almacén General de Obras.
- Fotografía lado derecho: Sillas, sillones, equipos de cómputo, muebles, etc. deteriorados y en desuso, almacenados en los ambientes del Almacén General de Obras.
Cilindro n.° 1 Cilindro n.° 2
![La consolidación de hacer como impersonal temporal [Tesis de Licenciatura]](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/631a0b06d5372c006e035135/la-consolidacion-de-hacer-como-impersonal-temporal-tesis-de-licenciatura.jpg)
