BS911 Rekayasa Proses BisnisBy Yenni M. Djajalaksana20 Agustus 2014

Pengenalan Rekayasa Proses Bisnis

• Proses bisnis adalah kelompok tugas-tugas yang secara logis dijalankan untuk mencapai sebuah tujuan bisnis.

• Proses biasanya terstruktur dan terukur.

Business ProcessReview Definisi

• Mereka memiliki pelanggan (baik itu internal maupun eksternal)

• Mereka dapat melampaui batasan organisasi, contohnya dapat terjadi antar berbagai unit organisasi.

• Salah satu teknik yang pernah dipelajari adalah metode Value Chain.

Karakteristik Penting dari Proses

• Memiliki permulaan dan akhir• Memiliki antar muka yang jelas• Memiliki kejelasan adanya unit organisasi yang terlibat, khususnya menyangkut pelanggan.

• Proses yang berdampak tinggi harus memiliki Process Owners.

Ciri-Ciri Lainnya dari Proses

• Entitas: proses terjadi antara entitas di dalam organisasi atau antar organisasi, antar fungsi, atau antar personel.

• Objek: Proses adalah hasil dari manipulasi obyek. Obyek ini dapat berupa obyek fisik maupun informasional.

• Activities: Proses dapat melibatkan dua tipe aktivitas yaitu manajerial dan operasional.

Tiga Dimensi Proses

Proses Bisnis

Input Proses

Output

• Pemrosesan pemesanan

• Pembuatan bon tagihan

• Pembelian bahan baku

• Pengiriman• Penerimaan barang

• Audit• Perencanaan Bisnis

• Perencanaan anggaran

• Pemrosesan Claim• Pengelolaan hutang

• Pengelolaan piutang

• Penilaian kinerja

• Pengembangan proposal

• Sertifikasi vendor

• Dlsb.

Contoh Proses Bisnis di Perusahaan

• “ the analysis and design of workflows and processes within and between organizations”

Atau• Analisis dan design dari aliran kerja dan proses di dalam dan antara organisasi.

Business Process RedesignDefinisi dari Davenport and Short, 1990

• “the critical analysis and radical redesign of existing business processes to achieve breakthrough improvements in performance measures”

Atau• Analisis kritis dan desain ulang radikal dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan yang luar biasa dalam pengukuran kinerja.

Business Process RedesignDefinisi dari Teng et al., 1994

• Perubahan organisasi adalah sesuatu yang disengaja, bukan karena mendadak berubah, dan dapat diinisiasi oleh adanya kejadian eksternal dari organisasi.

• Business Process Redesign selalu melibatkan perubahan yang terencana untuk membuat proses bisnis menjadi lebih baik.

Organizational Change

• Konsep sudah ada sejak abad ke 19.

• Tujuan rekayasa bisnis adalah untuk membuat semua proses menjadi “best in class”.

• Frederick Taylor, tahun 1880s, menyarankan agar manajer melakukan rekayasa ulang terhadap proses bisnisnya untuk mencari yang optimum.

Sejarah BPR

• F. Taylor, karena masih jaman dahulu, bukan menggunakan teknologi tapi dengan cara spesialisasi dari setiap pekerja yang melaksanakan.

• F. Taylor mempublikasikan “The Principles of Scientific Management” di tahun 1900-an.

Tahun 1900-an

• Munculnya TQM – Total Quality Management di Jepang, oleh W. Deming dan J. Juran adalah perkembangan dari konsep F. Taylor.

• Dengan prinsip TQM Jepang menjadi ekonomi superpower.

Total Quality Management

• Inilah orang yang melahirkan istilah Business process reengineering.

• “Serving the customer is not a mechanical act, but one that provides an opportunity for fulfillment and meaning”.

• BPR itu bukan teori, tapi adalah teknik.

• Sayangnya Hammer & Champy tidak memberikan langkah yang jelas.

Tahun 1990-an Hammer & ChampyReengineering the Corporation

• “Fundamental rethinking and radical redesign of business processes to bring about dramatic improvements in performance.”

• “…………..to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such as cost, quality, service , and speed”

BPR menurut Hammer & Champy

KEY CONCEPTS of BPR!

FundamentalRadical

DramaticProcesses

• BPR itu BUKAN hanya:– Downsizing (pengerutan ukuran perusahaan)

– Restructuring (restrukturisasi)– Reorganization (reorganisasi)– Automation (otomatisasi)– New Technology (teknologi baru)

Beberapa Prinsip Penting untuk BPR!

• Adalah pemeriksaan dan perubahan terhadap 5 komponen bisnis yaitu:1. Strategi2. Proses3. Teknologi4. Organisasi5. Kebudayaan

Beberapa Prinsip Penting untuk BPR!

• Continuous Improvement adalah lawan dari BPR, karena continuous improvement menekankan peningkatan yang sedikit-sedikit tapi terus menerus atas proses yang ada di perusahaan.

BPR vs. Continuous Improvement

Sayangnya BPR tidak mudah dipahami dan sering jadi salah

penerapannya

• BPR adalah teknik yang berkonsentrasi pada proses perubahan radikal di organisasi untuk memfasilitasi peningkatan kinerja secara dramatis pada proses kritis untuk meningkatkan keunggulan bersaing.

• Intinya: “Starting all over again”!!!

Definisi dari Carr (1995)

• Membuang sistem yang lama, dan mengulang kembali dari awal.

• Ini berarti kembali dari awal dan menciptakan cara yang lebih baik untuk mengerjakan proses kita.

Jadi…REENGINEERING adalah…

• Why do we do what we do?• Why do we do it the way we do?

• Untuk mencari apakah pertanyaan mendasar dari apa yang dilakukan.

• Tidak boleh ada asumsi atas proses yang lama.

Fundamental

• Dari kata “radix” artinya akar!• Perubahan tersebut harus pada akarnya, bukan melakukan perubahan yang pada ujungnya/ sesuatu yang asal dibetulkan tapi akar masalah tidak terpecahkan.

• Artinya juga mengabaikan semua struktur dan prosedur yang sekarang ada, betul-betul baru!

Radical

• Radical = > Business Reinvention!!!

• Bukan hanya business improvement, business enhancement, atau business modification.

• Perubahan yang dibuat tidak boleh marginal (kecil-kecil) ataupun incremental (sedikit-sedikit).

• Maunya QUANTUM LEAPS dari kinerja yang ada.

DRAMATIC

• Koleksi aktivitas yang dapat mengubah input dan memproduksi output yang berharga/bernilai bagi konsumen.– How do you develop a new product?– What can we do what we do faster?– How can we do what we do better?– How can we do what we do at a lower cost?

– Why do we do what we do at all?

PROCESSES

•Reengineering is new, and it has to be done. Peter F. Drucker

• 70 percent decreases in cycle time

• 40 percent decreases in costs• 40 percent increases in customer satisfaction, quality, and revenue

• 25 percent growth in market share

Contoh Keuntungan BPR