CURSO BÁSICO DE COMPRAS Y ALMACÉN

Obtener herramientas, tácticas y estrategias con visión global del proceso de Compras y Almacén

OBJETIVOS :

Conocer la gestión operativa de los departamentos de compras y almacén , así como el rol estratégico que estas dos áreas juegan en el mejoramiento de la competitividad de la empresa

STOCKFABRICACION

CADENA DE SUMINISTROS

P

ROVE

EDO

R

ALMACEN

DISTRIBUCIÓN

VENTASCLIENTES

CADENA DE SUMINISTROEs el eslabón de todas las

compañías proveedores de bienes , servicios y clientes.

Es el conjunto de procesos desde la obtención de la materia prima hasta la entrega del producto terminado al cliente final , en el tiempo, calidad, cantidad y costos correctos.

FASES DE LA CADENA DE SUMINISTROA.- Suministro : Consiste en cómo, cuándo y

donde se obtienen las materias primas, con el objeto de poder pasar a la fase de transformación.

B.- Fabricación : Convierte las materias primas en productos terminados.

C.- Distribución : Traslada el producto final hasta los comercios, factorías y lugares de venta para que pueda ser adquirido por el consumidor .

GESTIÓN Conjunto de decisiones y acciones que llevan

al logro de objetivos previamente establecidos. Planear, organizar, dirigir y controlar.

LOGÍSTICA Parte del proceso de la

Cadena de Suministros que Planifica, Organiza y Controla las actividades relacionadas con el Suministro, Fabricación y Distribución de los bienes y servicios de una empresa, así como la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de satisfacer el requerimiento de los clientes.

01. La logística es una de las actividades más importantes de la hotelería y la restauración.02. Es una función compleja que necesita experiencia y profesionalismo.03. La logística se ocupa del estudio del mercado, de las compras, la manipulación y el almacenaje de los insumos.04. La normalización es la actividad realizada para redactar fichas para cada uno de los insumos, en el que se determinan sus características especificas.05. Una de las responsabilidades de la logística es el manejo del presupuesto de compras y su correcta administración.06. Uno de los secretos de una buena gestión en la logística es tener una actualizada base de datos.

07. La función logística esta en constante evolución. consumo, proveedores, precios, etc.08. La investigación sistemática de nuevos insumos es una de las principales tareas de la logística.09. La logística utiliza varios documentos importantes. El principal es el inventario valorizado en el que se registran las existencias en orden pre-establecido y sus movimientos de ingresos y salidas, tanto en cantidad como en valor.10. El stock mínimo es la cantidad calculada para cada producto, según su consumo, nos indica que en ese nivel de existencia se debe comprar un nuevo lote.11. Cuanto comprar (?), determinar la cantidad del pedido, es una tarea necesaria y profesional, donde se toma en cuenta el consumo, el costo, la capacidad de almacenaje, la durabilidad, etc.12. Una de las reglas clásicas de la logística es la denominada fifo, lo primero que entra en el almacén es lo primero que debe salir de el.

IMPORTANCIA DE LA LOGISTICA Viene dada por la

necesidad de mejorar el servicio al cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible.

AREAS U OPERACIONES DE LA LOGISTICA

GESTION DE COMPRAS GESTION DE ALMACENES GESTION DE

APROVISIONAMIENTO GESTION DE INVENTARIOS GESTION DE TRANSPORTE

COMPRAR Es la función de la

empresa encargada de adquirir los bienes y servicios necesarios para garantizar la elaboración del producto que será entregado a los clientes.

GESTION DE COMPRAS

Adquirir los materiales , productos en proceso y productos terminados, en el precio , cantidad , calidad y tiempo correcto , necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y para la fabricación del producto requerido por el cliente.

FACTORES CONDICIONANTES Comprar de mas: Acumular mercadería

por el solo hecho de ver los depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando la rentabilidad.

Comprar de menos: Es la contra cara de compras y una de las más peligrosas. El desconocimiento y la simplificación en el análisis de este punto pueden resultar en situaciones realmente perjudiciales.

COMPRAR DE MAS Mal uso: Al existir en nuestros inventarios gran

cantidad de productos hay una tendencia natural a su mal manejo. “Total hay mucho…” 

Costo de necesidad de espacio: Acumular mercadería necesita de más espacio, de más frío, mas control, etc.  Resultado, en un costo mas alto de mantenimiento del stock.

Costo de personal: Mantener un gran stock requiere de personal adicional.

Costo financiero: La mercadería es dinero inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su costo financiero.

COMPRAR DE MENOS Compra de emergencia: Si realizamos

compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a precios y calidades que no son las planificadas.

Perdida de clientes: ¿Cuánto cuesta un cliente? La respuesta es sin número… No podemos correr el riesgo de tener que decir a un cliente que de eso NO HAY. Cuando establecimos el menú de nuestro negocio generamos un compromiso con nuestro cliente, le hicimos una promesa.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES Por esto es que debemos desarrollar un proceso

que permita cumplir con el objetivo propuesto. Es de gran importancia contar con un

departamento de compras debidamente preparado, es decir que el personal, conozca las técnicas modernas de compra y se haga responsable de llevarlos a cabo.

Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra reducir $1 en el precio de algún producto, produce una utilidad directa de $1.

Solamente un programa de compras organizado de la mejor manera posible puede ayudar a lograr los mejores resultados económicos posibles.

EL CICLO DE LAS COMPRAS

REQUERIMIENTO DE MERCADERÍAS• El pedido de mercaderías le corresponde al jefe de cada sector, según el caso será el jefe de cocina, el jefe de barras, etc.

El pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible.

Es muy recomendable que se realice en una “Requisición interna”.

Con la firma del responsable. Suele suceder que cuando preguntamos quien fue el que pidió tal o cual cosa, o quien se olvidó de algo, nunca aparece el responsable.

INV. TRES JOTAS S.A.C. Nª 00001

REQUERIMIENTO DE MERCADERÍA

ÁREA : ……………………………………………………………. FECHA : …………NOMBRE : …………………………………………………………….

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

FIRMA : ………………………

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que esta pueda conseguir los objetivos marcados . Con una buena gestión de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reducción de costos.

La finalidad de la compra es la de efectuar las adquisiciones que requiera la Empresa para su funcionamiento, en la cantidad necesaria, en la calidad determinada en las especificaciones y de acuerdo al uso, considerando el tiempo justo, la entrega en el momento oportuno y el precio mas económico.

La compra se define como las actividades debidamente organizadas mediante las cuales se materializan las necesidades de abastecimiento de una empresa y se concretan con las adquisiciones de aprovisionamiento.

Específicamente la función de compras tiene como objeto:• Mantener la continuidad de los abastecimientos.• Pagar precios justos por productos de calidad adecuada.• Mantener existencias acordes con la capacidad existente.• Evitar mediante la compra de la calidad adecuada los

desperdicios o deterioros, así como las duplicidades.• Buscar productos, materiales y proveedores alternativos.• Estudiar e investigar nuevos productos y procedimientos.• Mantener los costos del departamento así como la

información actualizada disponible para la gerencia.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD .-

Uno de los aspectos más controvertidos con relación a Compras, es generalmente, el relacionado con la autorización que la Gerencia General debe otorgarle para que pueda contar con la suficiente flexibilidad en su labor de adquirir lo que la empresa requiera;

OBJETIVOS- Buscar proveedores

competitivos.- Materia prima con calidad

adecuada- Mejor relación calidad-precio- Suministros a tiempo- Mantener los inventarios al

mínimo- Conseguir materia prima

estándar.- Colaborar con las demás

áreas.

FUNCIONES

Atender oportunamente proveedores

Recibir muestras y cotizaciones .

Nuevos productos - análisis Nuevas lista de precios –

análisis Negociar descuentos – pago Revisar y renegociar el nivel

de servicios de los proveedores

NORMAS DE COMPRAS Son consideraciones que se realizan en una

empresa para su mejor organización en materia de compras , va dirigida sobre los productos que se adquiere o compra . Se dividen en 4 :

PRECIO CALIDAD CANTIDAD OPORTUNIDAD DE COMPRA

PRECIO CORRECTO

Actualizar semanalmente nuestra lista de precios para comprar los productos con precios reales .

Si no cumplimos con el precio correcto vamos a fabricar y vender productos caros.

No compraremos lo más caro por mayor calidad ni lo mas barato por el precio

CALIDAD Solo adquiriremos

productos que cuenten con la calidad apropiada.

Adquiriremos productos de proveedores confiables o que vendan productos de marcas reconocidas.

Si incumplimos con la calidad, vamos a fabricar ó vender un material defectuoso.

CANTIDAD Compraremos cantidades

según el tamaño de nuestro almacén.

Si no cumplimos con la cantidad, vamos a comprar poco que nos falte o mucho que nos sobre. Ambos casos son negativos.

OPORTUNIDAD DE COMPRA Aprovecharemos cuando

existan ofertas y promociones.

Compraremos especialmente los productos que se encuentran en temporada.

FORMATOS DE CONTROL DE LAS COMPRAS Receta estándar. Requisición interna (Producción-Almacén). Pedido a Compras (Almacén-Compras). Orden de compra al proveedor (Compras-

Proveedor). Tabla de pesos y especificaciones.

NECESIDAD

PROCESO DE COMPRAS RUTA DEL

REQUERIMIENTO DPTO DE COMPRAS

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

P1P2P3

ORDEN DE COMPRA

RECEPCIÓN

VERIFICACIÓN Y CONFORMIDAD DEL

PRODUCTO

SEGUIMIENTO

NECESIDAD

RECAUDOS AL ELABORAR LA ORDEN DE COMPRA Capacidad de almacenamiento. Caducidad de las materias primas. Posibilidad de los proveedores de surtir

cualquier cantidad. Grado de confiabilidad en el proveedor. Costo de almacenamiento. Costo por pedido. Riesgos o seguros por transportar o

almacenar la mercancía.

NOTAS DE LA ORDEN DE COMPRA Documento indispensable para el control, asegura

que lo que se solicitó y acordó se cumpla en el momento de la recepción de la mercadería.

En este documento emitido por duplicado o triplicado se establecerá el producto, cantidad, precio, la calidad, presentación, condiciones de entrega, embalaje, condiciones de pago, etc.

Siguiendo los procedimientos administrativos, el que compra no es el mismo que recibe.

Quien recibe la mercadería con las notas de la Orden de Compra, en la mano corrobora que lo recibido coincida en un todo con lo solicitado.

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR COMPRAS

Ficha estándar de producto Estudio de mercado de proveedores Notas de la Orden de compra Recepción de mercadería

FICHA ESTÁNDAR DE PRODUCTO Esta ficha debe ser realizada en conjunto con la

cocina y establecida de acuerdo a la materia prima que se use en la confección de las recetas.

En ella se establecerá el tipo de producto que debemos comprar normalmente codificado a los efectos de asegurarnos la estandarización del plato y los costos determinados.

Características tales como clase, calidad, tipo, peso promedio, diámetro, color, presentación, etc.

Nos aseguraran que las recetas no tendrán variación.

Clasificación de los alimentos:. Alimentos Perecibles: Son aquellos que se

descomponen fácilmente, como la leche, las carnes, los huevos y las verduras.

Alimentos semi perecibles: Son aquellos que permanecen exentos de deterioro por mucho tiempo, como son: papa , nuez , etc.

Alimentos no perecibles: No se dañan fácilmente. Ejemplo de ellos son las harinas, las pastas y el azúcar

Mencione los usos y la importancia de las técnicas de la conservación de los alimentos.

La nevera: en la nevera se conservan por más tiempo los alimentos naturales e industrializados.

Los aditivos químicos: es importante usar los aditivos químicos, porque ayudan a prevenir el desarrollo de los microorganismos

Los lácteos: muchos alimentos como la leche y sus derivados presentan una fecha de vencimiento que debemos tomar en cuenta, ya que un alimento descompuesto pierde su valor nutritivo y tiene mal olor y sabor.

CONSERVACION: empleados para proteger a los alimentos contra

los microbios y otros agentes responsables de su deterioro para permitir su futuro consumo. Los alimentos en conserva deben mantener un aspecto, sabor y textura apetitosos así como su valor nutritivo original.

¿En qué consiste la conservación de los alimentos?

Las carnes, las leches y sus derivados, las frutas y los vegetales requieren de la técnica de congelación que consiste en almacenar los alimentos a temperaturas que varían de 0ºC a 4ºC, esta temperatura no destruye a los micro organismos, pero impiden su reproducción.

Objetivos: El objetivo de la conservación de los alimentos es evitar que sean atacados por microorganismos que originan la descomposición, y así poder almacenarlo, por más tiempo.

Ventajas y desventajas: Ventajas: Conservar los alimentos es lograr

mantenerlos durante largo tiempo, bajo ciertas condiciones que nos permitan consumirlos en cualquier momento, sin que causen daño a nuestra salud.

Desventajas: La alteración de un alimento depende en gran parte de su composición, del tipo de microorganismo que intervienen en su descomposición y de las condiciones de almacenamiento o conservación

EJEMPLO DE ALGUNOS ALIMENTOS QUE DESPIDEN Y ABSORBEN OLORES

ALIMENTO DESPIDE OLOR ABSORBE OLOR

Manzana fresca Si Si

Mantequilla No Si

Col Si No

Huevos de gallina frescos No Si

Leche No Si

Cebolla Si No

Durazno (fresco) Si No

Papas Si No

Nabos Si No

HIGIENE DE LOS ALIMENTOS

Incluye cierto número de rutinas que deben realizarse al manipular los alimentos con el objeto de prevenir daños materiales a la salud. Los alimentos pueden transmitir enfermedades de persona a persona, así como ser un medio de crecimiento de ciertas bacterias que pueden causar intoxicaciones alimentarias.

HIGIENE DE ALIMENTOS

Es el conjunto de medidas destinadas a garantizar o reforzar la seguridad para el consumo humano de determinados alimentos o de alimentos en general.

MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS

Manipulador : Es toda persona que manipula alimentos envasados o no envasados, equipos y utensilios utilizados para los alimentos, o superficie que entren en contacto con ellos, y que se espera que cumplan con todos los requerimientos de higiene necesarios para no tener probabilidad de contaminar los productos alimenticios.

QUE DEBEMOS CUIDAR PARA EVITAR LA CONTAMINACIÓN DE ALIMENTOS

Higiene personal. Limpieza y desinfección del

espacio físico y de los utensilios.

La compra de los Alimentos Almacenamiento adecuado

de los Alimentos Preparación de los Alimentos

PROVEEDOR Es toda persona o sociedad que nos

proporciona o nos suministra la materia prima, producto en proceso o producto terminado.

PESQUERO - VENTANILLA

LENGUADO S/. 25 KG

Concha de abanico chica S/. 6 kg grande S/. 10 kg

Langostino S/. 22 kg S/. 20 kg

MERCADO MAYORISTA CAQUETÁ

CRITERIOS PARA SELECCIONAR UN PROVEEDOR

Capacidad de producción.Tipo de empresaEl tema de Higiene.El cumplimiento de plazos de entrega.Inspeccionar los equipos y ambientes.La calidad del producto .La situación financiera.Condiciones de pago

PASOS PARA EVALUAR A UN PROVEEDOR :

PRECIO CALIDAD PAGO ENTREGA SERVICIO DE POST -

VENTA

ALMACENES Son aquellos lugares

donde se guardan los diferentes tipos de mercancías. Garantiza la integridad de los materiales, productos en proceso y productos terminados.

El AlmacénEl almacén es un elemento vivo, cuya gestión repercute decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial.Objetivo Básico del Almacén

“PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO DESEADO A UN COSTO ACEPTABLE

GESTIÓN DE ALMACENES Es la función de la empresa

responsable de administrar los almacenes de materia prima, productos en proceso, y productos terminados, con la finalidad de garantizar su integridad, para que sean usados o suministrados en el momento oportuno.

ACOMODO DE ALMACÉN, ¿PARA QUÉ?Encontrar los productos fácil y

rápido.Evitar mermas.Evitar robos y fugas.Facilitar su acomodo.La rotación natural de los

productos.Mejorar su conservación.Contribuir a la eficiencia.Mejorar el control.Mejorar el suministro.

ACOMODO DE ALMACÉN, ¿CÓMO? Utilizar anaqueles que permitan aprovechar

el espacio. Identificar las áreas mas frescas y ventiladas

para las frutas, verduras y vinos de mesa. Identificar las áreas de difícil acceso para

acomodar los productos de mayor costo. Bajo llave.

Productos mas pesados en las partes inferiores.

Utilizar tarimas en vez de contacto directo con el suelo.

Fumigar frecuentemente. Acomodar la mercancía FIFO. Etiquetar los productos con caducidad. Acomodar la mercancía en el orden en que se

registra en el Kárdex.

Gestión del Almacén

Uno de los requisitos principales para la consecución de este objetivo es la organización de un sistema de gestión eficaz del almacén.

Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestión no sólo aumente la capacidad y productividad del almacén sino que a la vez mejore su calidad de servicio.

Dos aspectos a señalar

La maximización del espacio en términos cúbicos

La minimización de las operaciones de manipulación

DEPARTAMENTO DE ALMACEN Los almacenes deben

ser proyectos de inversión orientados a apoyar la Gestión de la Empresa.

La Gestión indica donde y como deben ser almacenados los productos.

Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los procesos internos.

ELEMENTOS CONSTITUYENTES DE UN ALMACÉN

Los recursos humanos El espacio Los equipos

COSTOS DE UN ALMACÉN

PERSONAL 48%

ESPACIO 42%

EQUIPOS 10%

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Recepción de los insumos Mantener el área ordenada y

limpia Despachar los pedidos x

requerimientos Realizar inventarios

periódicamente. Reportar existencias x

agotarse Informar rotación lenta Cuidar que la mercadería no

se deteriore Mantener nivel de stock

adecuado

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACÉN

Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

Mayor rapidez de operación en los procesos de entrega.

Control eficiente y expedito del manejo de materiales

Reducción de Costos de Almacenamiento

REQUERIMIENTO DE MERCADERÍAS El pedido de mercaderías le corresponde

al jefe de cada sector, según el caso será el jefe de cocina, el jefe de barras, etc.

El pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible.

Es muy recomendable que se realice en una “Requisición interna”.

Con la firma del responsable. Suele suceder que cuando preguntamos quien fue el que pidió tal o cual cosa, o quien se olvidó de algo, nunca aparece el responsable.

REQUISICIONES INTERNAS Son formatos de control que permiten el

traslado de mercancías del almacén a cualquier otro departamento.

Legalizan las salidas de almacén.

TIPOS DE REQUISICIONES De alimentos (almacén a cocina, barra) De bebidas (almacén a barra) De cigarros (almacén a caja) De otros (productos de limpieza, cristalería,

loza, papelería…)

FORMATO DE REQUISICIÓN INTERNA

PROCESO EN EL ALMACEN Recibe y revisa la requisición. Entrega la mercadería solicitada por

producción. Dispara el pedido a compras cuando sus

niveles así lo requieran.

PROCESOS EN LA GESTÍON DE ALMACENES

1.- Planificación y Organización

2.- Recepción de Materiales.

3.- Almacenamiento4.- Distribución –

despacho materiales.

PROCESOS DE UN ALMACÉN

LA RECEPCION

Consiste en verificar si el material enviado por el proveedor cumple con las condiciones de cantidad y calidad especificadas en la orden de compra.

RECEPCIÓN DE MERCADERÍA Generalmente depende del área de compras. Control físico del producto: corroborando

cantidad, calidad, precio, temperatura, peso, fecha de vencimiento y para los productos elaborados inscripciones en los organismos de control.

Control administrativo: Comparación entre la remisión o factura contra la orden de compra, revisando todas las cuentas matemáticas de la misma.

Registro: todo lo recibido debe registrarse en la Planilla de recepción de mercadería.

ÁREA DE RECEPCIÓN

Funciones: Recibir los bienes y descargar los vehículos de forma rápida y

eficiente Controlar que las cantidades recibidas sean las correctas Extraer muestras para el control de calidad

Forma de recepción de los bienes Uso de muelles de descarga

ÁREA DE RECEPCIÓN

De un proveedor pueden recibirse en forma de: Materias primas y componentes para un proceso

productivo (cuando el almacén está ubicado cerca de una planta productiva)

Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la misma forma en que han sido recibidos

De una unidad de producción ubicada cerca del almacén. En este caso las recepciones pueden ser: Productos acabados para ser expedidos Productos en curso que serán requeridos por una

unidad productiva

ACTIVIDADES EN LA RECEPCIÓN Establecer el área correcta de descarga y cerciorarse

de que es segura y adecuada para la operación. Registrar la llegada del vehículo y anotar el número

del precinto. Romper el precinto. Revisar la documentación. Asegurar que el vehículo es seguro antes de la

descarga. Consolidar los productos, si es necesario. Revisar los productos. Informar en seguida de las discrepancias y los

problemas. Determinar la ubicación de almacenaje para los

productos y retirarlos del área de recepción lo más rápidamente posible.

EL ALMACENAMIENTO Consiste en guardar

y conservar el material , en perfectas condiciones , hasta que sea recibido por el usuario ó cliente.

ÁREA DE ALMACENAJE Espacio ocupado por los productos Espacio ocupado por el equipo donde se

almacenan los productos Espacio necesario para la manipulación y acceso

a los productos (Pasillos) Pasillos transversales Ocupación real: 25-35% del espacio cúbico

disponible

ALMACENAJE (TAREAS) Obtener instrucciones sobre la ubicación Trasladarse hasta la ubicación y encontrar los

huecos Registrar las ubicaciones utilizadas Colocar los materiales/ productos en su ubicación Consolidar paletas incompletas Trasladar/ ordenar las paletas Obtener instrucciones de reposición Reponer el área de picking Informar/ eliminar los productos dañados Volver al punto de recogida Informar de las acciones

LA DISTRIBUCIÓN Consiste en entregar

el material al cliente ó usuario, en perfectas condiciones, en el lugar previamente establecido.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS

Minimizar el tiempo de recorrido de los equipos y la mano de obra

Concentrar el personal en el área más importante para que se pueda alcanzar una utilización óptima de la mano de obra y una supervisión eficaz

ROTACIÓN

FACTORES A CONSIDERAR EN LA UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS

Volumen de entrada y salida Frecuencia de rotación Niveles de stock Similitud Características del producto Criterios de almacenaje Equipos necesarios para su manipulación

CONSIDERACIONES EN LA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

TIPO DE PRODUCTO:CongeladoRefrigeradoA temperatura ambienteLíquido

TIPO DE EMBALAJE:En cajaEn bolsaA granelSuelto

CONSIDERACIONES EN LA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES (2)

NIVEL DE ACTIVIDAD:Volúmenes entrantesVolúmenes salientesNiveles de stockGama de artículos

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO:TamañoPesoSimilitudPeligrosidad

TIPOS PRINCIPALES DE MATERIALES

Productos inflamables Productos con requerimientos de seguridad

(Valor elevado,…) Productos perecederos Productos generales

Clasificación de los productos

Clasificación en función de las características de manipulaciónCada grupo reconoce la actividad de manipulación que requieren sus productos en la recepción, almacenaje, preparación de pedidos y expedición Criterios:

Frecuencias y mixNecesidades de manipulación en las recepcionesAlmacenajeSelección de pedidosExpedición

Clasificación de los productos(Por grupos de manipulación Cómo se recibe Cómo se almacena Cómo se prepara Cómo se envía

PERSONAL DE UN ALMACÉNJEFE DE

ALMACEN se encarga: Controlar el manipuleo,

transporte de materiales. Controlar el ingreso y salida

de productos al almacén Controlar la rotación de los

productos con mayor vencimiento

Contratar los servicios de transporte para despacho.

Controlar la labor del personal de almacén

Un almacenero o almacenista es la persona encargada de la gestión del almacén de una compañía .Funciones:Recepción de la mercancía Registro informático bien de forma manual, bien mediante lectura del código de barrasRealiza el picking preparando los pedidos de acuerdo a lo solicitado por sus clientes internos o externos Registra informáticamente la salida de la mercancía y expide los documentos necesariocontrol de la mercancía realizando inventarios periódicos y alertando sobre las posibles roturas de stock.

ALMACENERO

DESPACHADOR: DESMANTELARA Y

REACONDICIONARA LOS MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE LA EMPRESA CONSIDERE CONVENIENTES, DE ACUERDO A LAS ORDENES DEL JEFE DE CONFIANZA O DE LOS AUXILIARES DE JEFE QUE SON ASIGNADOS POR EL MISMO.

VERIFICARA EL EMBARQUE Y DESEMBARQUE DE MATERIALES, EQUIPOS, PRODUCTOS, HERRAMIENTAS, ALIMENTOS, MERCADERIAS, INSUMOS DE TELECOMUNICACIONES Y OTROS BIENES PROPIEDAD O EN CUSTODIA DE LA EMPRESA AL INTERIOR Y EXTERIOR DE LOS ALMACENES.

AUXILIAR DE ALMACÉN EJECUTARA LAS LABORES DE

ESTIBA, DESESTIBA, EMPAQUE, DESEMPAQUE, EMBARQUE, DESEMBARQUE, ACOMODO, CLASIFICACION, RECUENTO FISICO, PROTECCION, MEDICION Y DISTRIBUCION AL INTERIOR Y EXTERIOR DE LOS ALMACENES DE LOS MATERIALES, EQUIPOS, PRODUCTOS, HERRAMIENTAS, ALIMENTOS, MERCADERIAS, INSUMOS DE TELECOMUNICACIONES Y OTROS BIENES PROPIEDAD O EN CUSTODIA DE LA EMPRESA, REQUERIDOS POR LA MISMA.

ESTIBADORES:

Despachar los productos a los distribuidores

Manipular los productos que ingresan y salen del almacén

Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.

Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén.

INVENTARIOS LOS INVENTARIOS son

bienes (productos tangibles) , que la empresa adquiere para su posterior venta , o para ser consumidos en el proceso de elaboración de bienes y servicios.

CLASES DE INVENTARIOS :Materia Prima: Son los

materiales entregados por los proveedores.

Productos en Proceso : Son los productos que se encuentran en elaboración

Productos Terminados: Es el producto terminado que será entregado al cliente

GESTION DE INVENTARIOS Consiste en determinar

la cantidad adecuada de inventarios (materiales, productos en proceso y productos terminados) , que la empresa debe mantener.

INVENTARIO PERIÓDICO Mediante este sistema, los

comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, la cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.

INVENTARIO PERMANENTE

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de las mercancías en existencias en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de ingresos y salidas se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo.

REGISTRO EN EL KÁRDEX El kárdex es un sistema de registro y control

de almacén tradicional. Actualmente existen sistemas

computacionales que cumplen esa misma función.

TARJETA DE KARDEX

Empresa: EXITEC S.A.C.

Artículo: ACEITE VEGETAL

Unidad: LITRO Precio de Costo Medio: S/. 7.2

Fecha

Entrada Salida Saldo

Guía Nº Cantidad Orden Nº Cantidad Cantidad Valor (S/.)

04/07/2004Inventario inicial ------------------------->       20 144

05/07/2004 15432 10     30 216

06/07/2004 15844 15     45 324

07/07/2004     187 5 40 288

08/07/2004     192 7 33 237.6

09/07/2004     198 5 28 201.6

10/07/2004     200 5 23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

          23 165.6

STOCK :

PROVISION, RESERVA, EXISTENCIA DE PRODUCTOS, VALOR O CAPITAL. LOS PRINCIPIOS DEFINIDOS REVELAN LA IMPORTANCIA QUE PUEDE SIGNIFICAR UNA EFICAZ GESTION DE LOS STOCK, TANTO EN LA ACTIVIDAD OPERACIONAL COMO EN LOS COSTOS.

TIPOS DE STOCK : STOCK MINIMO.- LO CONSTITUYE LA

CANTIDAD EXIGIBLE DE UN PRODUCTO QUE SEA CAPAZ DE CUBRIR SU DEMANDA HASTA EL MOMENTO DE REPOSICION O ENTREGA DE LA SIGUIENTE PROVISION; USUALMENTE EN UN TIEMPO LIMITADO.

TIPOS DE STOCK :

STOCK MAXIMO.- REPRESENTA EL TOPE QUE SE HA DE ALMACENAR UNA MERCADERIA DADA, PARA EVITAR SU DETERIORO Y PROVOCAR LOS MINIMOS COSTOS EN DEPOSITOS.

STOCK DE SEGURIDAD/STOCK MINIMO Significa el mantener una cantidad

mínima de materia prima que permita el desarrollo normal de las actividades.

Depende de varios factores, como capacidad de abastecimiento, la zona geográfica…

El mantenimiento de un stock de seguridad ayuda a normalizar el proceso de compras ya que solo habrá que mantener estables los niveles establecidos y no habrá sobresaltos salvo en situaciones especiales.

ESTABLECER STOCK

1. HACER UN LISTADO DE PRODUCTOS.-- SERVICIO A LOS CLIENTES.- PRODUCTOS DE MODA DISPONIBLES EN

EL MERCADO.- ESPACIO PARA ALMACENAR PRODUCTOS.- DETERIORO DE MERCADERIA ALMACENADA.

ESTABLECER STOCK

2. CLASIFICACION DE PRODUCTOS SISTEMA ABC.-- PROPIEDAD DE LAS BEBIDAS.- VALOR DE CADA PRODUCTO.- DEMANDA DE LA MERCADERIA.- CONOCER NORMAS BASICAS DE ALMACENAMIENTO.

ESTABLECER STOCK

3. HACER UN DETALLADO Y MINUCIOSO SEGUIMIENTO DE LAS VENTAS

“BASE DE DATOS”

- DIAS FESTIVOS; FINES DE SEMANAS.- QUINCENAS; FINES DE MESES.- TEMPORADAS Y ESTACIONES ALTAS.- EVENTOS IMPORTANTES, REGION, PAIS.- 5 – 6 MESES APROXIMADAMENTE.

PAR – STOCKSOLICITE A LA PAR QUE GASTAPRODUCTOS STOCK

MINIMOCONSUMO

DEL DIAPROVISION SOLICITADA

PISCO

RON

VODKA

CERVEZA

GASEOSA

VINO TINTO

CONTROL DEL STOCK1. REQUISICION.

- BEBIDAS: RON, VODKA, PISCO, VINO, CERVEZA …- FRESCOS: FRUTAS, HUEVOS …- COMESTIBLES: CONSERVAS, JUGOS, CAFÉ, INFUSIONES.- SUMINISTROS: SERVILLETAS, SORBETES, POSAVASOS.- ACTIVO FIJO: VASOS, UTENSILIOS,

COCTELERAS.

CONTROL DEL STOCK

2. INVENTARIO.-

- INVENTARIO INICIAL: INICIO DE GESTION.- INVENTARIO DIARIO: CONTROL DIARIO.- INVENTARIO MENSUAL: CONTABILIDAD.- OTROS INVENTARIOS: SEGÚN LA NECESIDAD DE LA EMPRESA.

CONTROL DEL STOCK

3. DOCUMENTOS IMPORTANTES.-- COMANDAS: BAR, COCINA, CAFETERIA …- REPORTE DE VENTA: INFORME DETALLADO DE LAS VENTAS.- PLANILLA DE VENTA: REPORTE DE LAS VENTAS (MES).- FACTURACION: BOLETA, FACTURA, NOTA DE VENTA, CARGO A HABITACION.

CONTROL DE COSTOS

1. ESTANDARIZACION DE RECETAS.- LOS COCTELES NO DEBEN TENER MAS DE 2.5 ONZAS DE BEBIDA ALCOHOLICA.- MEJOR CONTROL Y DISTRIBUCION DE INSUMOS.- CUMPLIR CON NORMAS DE CALIDAD.- ESTABLECER POLITICAS DE PRECIOS.

CONTROL DE COSTOS

2. VERIFICACION DE FORMULAS.-- LOS COCTELES NO DEBEN TENER MAS DE 5 INGREDIENTES.- MANTENER LA CALIDAD.- CONOCER MEJOR EL COSTO DE INSUMOS.- VENTAJAS SOBRE NUESTROS COMPETIDORES CON NUESTROS PRECIOS.

CONTROL DE COSTOS

3. CONTROL DEL INVENTARIO.-LOS PRODUCTOS ANTES DE LLEGAR A LOS CLIENTES:- PROVEEDORES.- BODEGA O ALMACEN.- BAR.- CLIENTES

- PRODUCTOS PROCESADOS

LOGISTICA DE DISTRIBUCION Es la planeación

implementación y el control del flujo físico de los bienes terminados desde el lugar de elaboración hasta su entrega a clientes.

CANALES DE DISTRIBUCIÓN,

Proveedor Fabricante Distribuidor Consumidor

SHOPPING

Su Función es: Cumplir términos contractualesPrecios, Tiempos, Gestión Operativa

LOGISTICA DE TRANSPORTE Es una función

logística que tiene como finalidad transportar personas , materiales y productos desde una locación a otra, por vía terrestre , área o marítima.

132

FFCC Rodoviario

AéreoAcuático Ducto

Desplazamiento Físico Internacional

Modosde

Transporte

LOGISTICA INVERSA SE ENCARGA de la

recuperación y reciclaje de envases, embalajes y residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno de excesos de inventarios, devoluciones de clientes, productos obsoletos, o inventarios estacionales.

MUCHAS GRACIAS.