Giao trinh Tin hoc ke toan

1

Chương 1: MƠ ĐÂU

1. Những khái niệm chung - Là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office - Là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp - Được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán

thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.

1.1. Giới thiệu Microsoft Excel Cách 1: Khởi động ứng dụng từ biểu tượng trên Desktop. Cách 2: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel Cách 3: Start Run excel.exe

1.2. Một số khái niệm cơ bản trong Excel Khái niệm về wordbook

Là một tệp tin của chương trình bảng tính Excel Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets khác nhau. Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới một Workbook trong mục chọn Tools Options General, tại mục Sheet in new workbook chọn số lượng Sheet.

2

Khái niệm về wordsheet

Là một Sheet, tức là một bảng tính nằm trong Worksbook Mỗi Workbook phải có ít nhất một Worksheet. Có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row) và giao giữa hàng và cột là ô (Cell) được xác định bởi

địa chỉ ô 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A

(dùng để đánh số thứ tự cho dòng). Mỗi một Sheet có 256 cột được đánh dấu từ A IV. Dòng chứa tên cột gọi là Column Heading, ở trên cùng của bảng tính, được dùng để đánh số thứ tự

cho cột. Ô: Là vi trı giao của hang và cột, được xác định bởi địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột,

rồi mới đến tên hàng. Ví dụ : A4, N3, … Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không

chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành. Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được

xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới. Địa chỉ tương đối

Là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công thức chứa địa chỉ ô. Khi sao chép công thức của ô nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa vùng nguồn và vùng đích.

Địa chỉ này được viết dưới dạng: [Cột][Dòng] Địa chỉ tuyệt đối

Là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.

Địa chỉ này được viết dưới dạng: $[Cột]$[Dòng] Địa chỉ hỗn hợp

Là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích.

Địa chỉ này được viết dưới dạng: $[Cột][Dòng], [Cột]$[Dòng] Để chuyển đổi giữa các kiểu, nhấn phím F4

2. Các kiểu dữ liệu Kiểu chuỗi (Text)

a z, A Z, 0 9, các ký tự khác: “, ?, <, >, ... Theo mặc định, kiểu Text được canh trái

3

Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.

Kiểu số (Number) 0 9, các dấu +, - , (, *, $ Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong ô Kiếu Number có các định dạng sau:

Số chưa định dạng(Gerneral). Số đã được định dạng theo kiêu số(Number). Số ở dạng tiền tệ(Currency). Số ở dạng kế toán(Accounting).

Số ở dạng ngày (Date). Số ở dạng giờ(Time). Số phần trăm %(Percentage). Số ở dạng chuỗi (Text). Số ở dạng phân số(Fraction). Số ở dạng khoa học(Scientific). Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng… Một số được khai báo khác(Custom). Kiểu logic:

Chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai) Thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic

Kiểu công thức Bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-) Chứa các phép toán hoặc các hàm

3. Định dạng dữ liệu Định dạng kiểu số:

Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác nhau. Dữ liệu số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2 thành phần:

Dạng số (Category) Kiểu định dạng (Format Code). Các định dạng số bao gồm số (Number), số phần

trăm (Percentage), tiền tệ (Currency), ngày tháng (Date)... Các kiểu định dạng số:

Cách 1: Sử dụng hộp thoại Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format Cells... hoăc ấn tô hơp phım Ctrl + 1, xuất hiện hộp thoại

Cách 2: Sử dụng thanh công cụ Formating

4

Thiết lập Font chữ mặc định trong MS Excel:

Tools Option, chọn tab General, chọn Font chữ tại mục Standard Font, chọn kích thước chữ trong mục Size.

Định dạng Font chữ Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format Cells...(hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn

mục Format Cells...) Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên thẻ Font:

Thiết lập Font chữ mặc định trong MS Excel:

Tools Option, chọn tab General, chọn Font chữ tại mục Standard Font, chọn kích thước chữ trong mục Size.

Định dạng Font chữ Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format Cells...(hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn

mục Format Cells...) Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên thẻ Font:

5

Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào. Dữ liệu hiển thị trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô (Horizontal), được canh theo chiều cao của ô (Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).

Để định dạng dữ liệu, chúng ta tiến hành theo từng bước sau: Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format/Cells...(hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục

Format Cells...)

4. Các phép toán

6

Các phép toán số học: %: Toán tử phần trăm. ^: Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa. *, /: Toán tử nhân, chia. +, -: Toán tử cộng, trừ.

Phép toán nối chuỗi: Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1 chuỗi duy nhất Phép toán có dạng: & Ví dụ: “Đại”&” “&“Học” Đại Học

Phép toán so sánh: > lớn hơn < nhỏ hơn = bằng <> khác nhau >= lớn hơn hoặc bằng <= nhỏ hơn hoặc bằng

5. Quản lý Wordsheet Chèn thêm Worksheet

Click chuột phải trên tên các Worksheet trong danh sách chọn Insert Chọn Worksheet. Nhấn OK.

Đổi tên Worksheet: Click phải chuột trên Worksheet cần đổi tên Rename.

Copy/Move Worksheet: Click chuột phải trên Worksheet cần sao chép, chọn Move or Copy Sheet, xuất hiện hộp

thoại Move or Copy Xóa Worksheet:

Click chuột phải trên Worksheet cần xóa Delete Di chuyển con trỏ trên Worksheet

Các phím mũi tên, Tab, Shift-Tab: di chuyển con trỏ giữa các ô Enter: Kết thúc việc nhập liệu. Home: Đưa con trỏ về ô đầu hàng hiện hành Ctrl-Home: Dời con trỏ về ô đầu tiên A1 Ctrl-End: Dời con trỏ về nơi cuối cùng có dữ liệu PageUp/PageDown: Dời con trỏ lên/xuống 1 trang màn hình Alt-Enter: Xuống hàng trong cùng một ô trong quá trình nhập liệu

Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu

Kích chuột vào ô cần nhập, nhập dư liêu và kết thúc bằng phím ENTER, hoặc phím TAB hoặc phím mũi tên.

Để hiệu chỉnh dư liêu, kích đôi chuột vào ô cần hiệu chỉnh (hoặc nhấn phím F2). Sau khi sửa xong nhấn phím ENTER.

Sao chép dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép. Nhấn tổ hợp phím Ctrl – C. Di chuyển con trỏ đến ví trí cần sao chép nhấn tổ hợp phím Ctrl – V.

Di chuyển dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển. Nhấn tổ hợp phím Ctrl-X

Di chuyển con trỏ đến nơi cần chuyển nhấn Ctrl – V Xóa dữ liệu

Chọn vùng dữ liệu cần xóa nhấn phím Delete Chèn thêm dòng/cột

Chọn dòng/cột ở vị trí sau của dòng/cột mới nhấp phải chuột và chọn Insert. Xóa dòng/cột:

Chọn dòng/cột muốn xóa chọn Delete Hiệu chỉnh độ rộng dòng/cột:

7

Rê chuột đến vị trí giao giữa 2 dòng/cột, con trỏ sẽ xuất hiện mũi tên 2 chiều, nhấp và giữ chuột trái khi di chuyển chuột.

6. Hàm thông dụng Khái niệm: Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó. Kết quả trả về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi. Cú pháp hàm:

=[tên hàm](danh sách đối số) Tên hàm: là các hàm được xây dựng sẵn trong Excel. Danh sách đối số: là các giá trị được truyền vào để hàm thực hiện một chức năng, công việc nào đó. Đối số có thể là hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng hoặc những hàm khác

Một số lưu ý khi sử dụng hàm Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, phải viết đúng theo cú pháp Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi phân cách (dấu phẩy hoặc

dấu chấm phẩy) Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. VD: hàm Now() Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm.

Hàm xử lý dữ liệu dạng số Hàm ABS:

Cú pháp: ABS(number) Chức năng: trả về trị tuyệt đối của Number Ví dụ: ABS(-5) = 5

Hàm SQRT Cú pháp SQRT(number) Chức năng: trả về căn bậc 2 của Number. Ví dụ: SQRT(4) = 2

Hàm INT: Cú pháp: INT(number) Chức năng: trả về phần nguyên của Number Ví dụ: INT(5.9) = 5

Hàm MOD: Cú pháp: MOD(number,divisor) Chức năng: trả về phần dư của Number chia cho Divisor. Ví dụ: ABS(5,2) = 1

Hàm ROUND Cú pháp ROUND(number,num_digits) Chức năng: làm tròn giá trị Number đến độ chính xác num_digits. Ví dụ: SQRT(10.3457,2) = 10.35

Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN Cú pháp: ROUNDUP(number,num_digits), ROUNDDOWN(number, num_digits) Chức năng: làm tròn giá trị number đến num_digits. Roundup (làm tròn lên), Rounddown

(làm tròn xuống) Ví dụ: ROUNDUP(5.42,1) = 5.5, ROUNDDOWN(5.42,1)=5.4

Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi Hàm LEFT

Cú pháp: LEFT(Text, num_char) Chức năng: trả về chuỗi con gồm num_char ký tự bên trái Text. Ví dụ: LEFT(“hello world”,5) = “hello”

Hàm RIGHT Cú pháp: RIGHT(Text, num_char) Chức năng: trả về chuỗi con gồm num_char ký tự bên phải Text. Ví dụ: RIGHT(“hello world”,5) = “world”

Hàm MID

8

Cú pháp: MID(Text, start_num, num_char) Chức năng: trả về chuỗi con gồm num_char ký tự bắt đầu từ ký tự start_num. Ví dụ: MID(“hello world”,3,3) = “llo”

Hàm UPPER Cú pháp: UPPER(Text) Chức năng: Chuyển Text sang chữ in hoa Ví dụ: UPPER(“hello world”) = “HELLO WORLD”

Hàm LOWER Cú pháp: LOWER(Text) Chức năng: Chuyển Text sang chữ thường Ví dụ: LOWER(“Hello WorLD”) = “hello world”

Hàm PROPER Cú pháp: PROPER(Text) Chức năng: Chuyển Text sang chữ hoa đầu từ Ví dụ: PROPER(“hello world”) = “Hello World”

Hàm TRIM(Text) Cú pháp: TRIM(Text) Chức năng: Trả về chuỗi Text đã cắt bỏ khoảng trắng thừa Ví dụ: TRIM(“ Hello World ”) = “Hello World”

Hàm LEN Cú pháp: LEN(Text) Chức năng: trả về chiều dài của chuỗi Text Ví dụ: LEN(“hello world”) = 11

Hàm VALUE Cú pháp: VALUE(Text) Chức năng: Chuyển đổi chuỗi Text sang kiểu số Ví dụ: Value(“2008”) = 2008

Nhóm hàm xử lý dữ liệu ngày giờ Hàm TODAY

Cú pháp: TODAY() Chức năng: Trả về ngày hiện hành của hệ thống Ví dụ: TODAY() = “06/10/2010”

Hàm NOW: Cú pháp: NOW() Chức năng: Trả về ngày giờ hiện hành của hệ thống Ví dụ: NOW() = “06/10/2010 10:42”

Hàm WEEKDAY: Cú pháp: WEEKDAY(serial_number, return_type) Chức năng: Trả về số thứ tự của ngày Serial_Number trong tuần. Return_type = 1: Từ 1:

Chủ nhật 7 (Thứ bảy) Return_type = 2: Từ 1: Thứ 2 7 (Chủ nhật) Return_type = 3: Từ 0: Thứ 2 6 (Chủ nhật)

Hàm HOUR, MINUTE, SECOND Cú pháp: [Tên hàm](serial_number) Chức năng: hàm dùng để tách giờ/phút/giây từ serial_number Ví dụ: HOUR(“11:59:30”) = 11, SECOND(“11:59:30”) = 30

Hàm DATE Cú pháp: DATE(year,month,day) Chức năng: Hiển thị các đối số ở dữ liệu kiểu ngày Ví dụ: DATE(10/1/29) = 29/1/2010

Hàm TIME Cú pháp: TIME(hour,minute,second) Chức năng: hiển thị các đối số dưới dạng giờ

9

Ví dụ: TIME(17,30,01) = 17:30:01 hoặc 5:30 PM Hàm xử lý dữ liệu dạng logic

Hàm AND Cú pháp: AND(logical1,logical2,...) Chức năng: dùng để kiểm tra tính đúng đắn của tất cả biểu thức Ví dụ:AND(1>2,3>2) = FALSE

Hàm OR Cú pháp: OR(logical1, logical2,...) Chức năng: dùng để kiểm tra tính đúng đắn của 1 biểu thức Ví dụ: AND(1>2, 3>2)=FALSE

Hàm NOT: Cú pháp: NOT(logical) Chức năng: phủ định của biểu thức logic Ví dụ: NOT(1>2) = TRUE

Hàm IF Cú pháp: IF(logial,result1, result2) Chức năng: Dùng để kiểm tra điều kiện logial và trả kết quả result1 nếu biểu thức điều kiện

TRUE và trả kết quả result2 nếu biểu thức điều kiện là FALSE. Ví dụ: IF(DIEM>=5, “ĐẠT”,“HỎNG”). Nếu DIEM=5, kết quả trả về là “DẠT”.

Hàm thống kê Hàm MAX:

Cú pháp: MAX(number1, number2,...) Chức năng: trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số Ví dụ: MAX(10,20,3) = 20

Hàm MIN: Cú pháp: MIN(number1, number2,...) Chức năng: trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số Ví dụ: MIN(10,20,3) = 3

Hàm AVERAGE: Cú pháp: AVERAGE(number1, number2,...) Chức năng: trả về giá trị trung bình cộng của các đối số. Ví dụ: AVERAGE(10,20,30) = 20

Hàm SUM Cú pháp: SUM(value1,value2,...) Chức năng: Tính tổng của các đối số Ví dụ: SUM(1,2) = 3

Hàm COUNT: Cú pháp: COUNT(value1, value2,...) hoặc COUNT(Range) Chức năng: dùng để đếm số lượng ô có giá trị kiểu số Ví dụ: COUNT(2,ab,5,8) = 3

Hàm COUNTA Cú pháp: COUNTA(value1,value2,...) hoặc COUNTA(Range) Chức năng: dùng để đếm số lượng ô có chứa dữ liệu Ví dụ: COUNTA(2,ab,5,8) = 4

Hàm COUNTBLANK Cú pháp: COUNTBLANK(Rang) Chức năng: đếm số lượng ô rỗng trong vùng

Hàm RANK: Cú pháp: RANK(number,ref,order) Chức năng: sắp xếp thứ tự của số number trong vùng tham chiếu ref dựa theo cách sắp xếp

order. order = 0: sắp thứ tự giảm dần order ≠ 0: sắp thứ tự tăng dần

10

Hàm SUMIF: Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range]) Chức năng: dùng để tính tổngcác ô trong range thỏa mãn điều kiện criteria

Range: vùng tính tổng, criteria: vùng chứa điều kiện, sum_range: vùng tính tổng Hàm tra cứu và tham chiếu

Hàm COUNTIF Cú pháp: COUNTIF(Range, criteria) Chức năng: đếm số lượng ô trong vùng thỏa mãn điều kiện criteria

Hàm VLOOKUP Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Chức năng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào lookup_value và

table_array. Excel đem lookup_value dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở col_index_num trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; nếu range_lookup = 0 (false) dò chính xác

Lưu ý: Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối. Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup. Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.

Hàm HLOOKUP Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Chức năng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào lookup_value và

table_array. Excel đem lookup_value dò vào hàng đầu tiên trong table_array, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở row_index_num trên table_array phụ thuộc vào range_lookup. Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; nếu range_lookup = 0 (false) dò chính xác.


Hàm HLOOKUP Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Chức năng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào lookup_value và

table_array. Excel đem lookup_value dò vào hàng đầu tiên trong table_array, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở row_index_num trên table_array phụ thuộc vào range_lookup. Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; nếu range_lookup = 0 (false) dò chính xác.


Hàm MATCH Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]) Chức năng: Hàm trả về vị trí của giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm

lookup_array dựa vào kiểu tìm kiếm match_type 7. Biểu đồ 8. Biểu đồ (Chart) là một tập hợp các ký hiệu, giá trị và hình ảnh nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các

dữ kiện trong phạm vi bảng tính sao cho mối quan hệ này trở nên dễ hiểu, dễ hình dùng hơn. Excel cung cấp nhiều dạng đồ thị thông dụng và nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú. Vẽ biểu đồ

Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.

Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard

11

hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: Chọn kiểu đồ thị. Chọn nguồn dữ liệu cần vẽ đồ thị. Mô tả các tùy chọn Chọn vị trí đồ thị hiển thị

Chương 2: Ứng dụng kế toán trên phầm mềm kế toán doanh nghiệp

1 Tạo lập dữ liệu kế toán

1.1 Thao tác

Tệp\Đóng dữ liệu kế toán hoặc Tệp\Huỷ bỏ thao tác Đăng nhập để có thể vào giao diện chỉ có menu Tệp và Trợ giúp

Nhấn nút Tạo dữ liệu kế toán mới

Chọn nút Tiếp theo

Chọn Máy chủ

Tạo mới từ đầu

Đặt Tên dữ liệu (Lưu ý cách đặt tên. VD: KT_2009 hoặc TENCONGTY_NAMKETOAN)

Chọn nợi lưu CSDL => tiếp tục

Không khai báo thông tin doanh nghiệp

Kiểm tra việc có chi nhánh hạch toán phụ thuộc hay không?

Nhập thông tin người ký

Thiết lập năm tài chính và ngày bắt đầu hạch toán

Chọn đồng tiền hạch toán

Chọn hệ thống tài khoản (Lưu ý 2 quyết định 15 và 48)

Chọn lĩnh vực hoạt động

Chọn cách lập hoá đơn

Chọn phương pháp tính giá xuất kho

Nhấn nút Thực hiện

1.2 Lưu ý:

Chọn máy chủ:

Nếu tên máy chủ không lên vui lòng khởi động hệ thống SQL Server 2005 bằng thao tác vào đường dẫn sau:

C:\MISA Group\MISA SME.NET 2010\MISA SME.NET 2010 Server\Bin

Tạo lập CSDL

Khai báo các danh mục

Nhập số dư ban

Nhập chứng từ phát sinh

Tổng hợp, xem báo

12

Chạy files: MISASMEServiceManager.exe

Giao thức mạng: TCP (mạng nội bộ), HTTP (mạng internet)

Cổng: 62009

Máy chủ: MISASME2010

Chọn nơi lưu dữ liệu: nên để tại ổ D: hoặc ổ E: và tạo 1 thư mục đặt tên dễ nhớ nhất, VD:SOLIEUMISA, DULIEUMISA

Chọn đúng quyết định áp dụng cho doanh nghiệp

Chọn ít nhất 1 lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

2 Khai báo các danh mục

Thao tác chung:

Có thể thiết lập bằng cách vào Menu Danh mục\Chọn tiếp danh mục cần khai báo hoặc vào Tiện ích\Thiết lập thông tin ban đầu.

Thêm: để thêm mới một danh mục đang được chọn

Sửa: để sửa danh mục đang được chọn

Xoá: để xoá danh mục đang được chọn

Những phần có dấu (*) là phần bắt buộc phải nhập vào

2.1 Hệ thống tài khoản

2.1.1 Ý nghĩa

Đây là hệ thống tài khoản được thiết lập sẳn theo hệ thống chuẩn của BTC

Người dùng có thể thêm mới các tài khoản cần thiết hoặc thay đổi một số thông tin trên hệ thống này để phù hợp hơn trong công tác kế toán của đơn vị

2.1.2 Thao tác

Vào menu Danh mục \Tài khoản \Hệ thống tài khoản

2.1.3 Lưu ý

Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được khai báo ngay từ đầu, trước khi nhập các số dư và chứng từ phát sinh

Tùy theo mục đích và yêu cầu của doanh nghiệp mà có thể quyết định tạo thêm tiết khoản nào

13

Khi thêm mới TK, phải bổ sung những ô có dấu sao (*) cho đầy đủ

Có một vài tài khoản không cần phải thêm tiết khoản như:

+ TK 151, 152, 153, 155, 156, 157 đã được ngầm định TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC

+ TK 211, 213, 217 đã được ngầm định TK theo dõi chi tiết theo TSCD

+ TK 131, 331, 141 ... đã được ngầm định TK theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp

2.2 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

2.2.1 Ý nghĩa

Là danh mục cho phép người dùng khai báo các đối tượng có liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng hoặc một vài nghiệp vụ kinh tế khác của doanh nghiệp

2.2.2 Thao tác

Vào Danh mục \Khách hàng, nhà cung cấp

2.2.3 Lưu ý

Người dùng có thể thêm nhanh danh mục này trên các phân hệ khác hoặc trên các chứng từ

Nhập đầy đủ thông tin và những ô có dấu sao (*) trước khi cất

Một đối tượng có thể vừa là nhà cung cấp, vừa là khách hàng

2.3 Danh mục nhân viên

2.3.1 Ý nghĩa

Là danh mục để khai báo danh sách nhân viên trong công ty. Đây cũng là danh sách để theo dõi tính lương, công nợ tạm ứng của doanh nghiệp

2.3.2 Thao tác

Vào menu Danh mục \Nhân viên

Nhập đầy đủ thông tin về Phòng ban

Nhập đúng phần giảm trừ gia cảnh để có thể thực hiện đúng trong phần tính lương

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

2.4 Danh mục VTHH, CCDC

2.4.1 Ý nghĩa

Là danh mục các VT, HH, DV được sử dụng trong đơn vị

2.4.2 Thao tác

Vào menu Danh mục \Vật tư, hàng hóa

2.4.3 Lưu ý

Chương trình cho phép nhập khẩu danh mục từ excel bằng cách chọn lệnh nhập khẩu trên thanh công cụ, bổ sung những chỉ tiêu cần thiết trên mẫu chuẩn và nhập vào

14

Tính chất: theo dõi tính chất của loại vật tư hàng hoá

Tính chất là Thành phẩm, Vật tư hàng hoá, chương trình sẽ theo dõi số lượng tồn kho

Tính chất là VTHH lắp ráp/tháo dỡ: theo dõi tồn kho và vật tư này được dùng để lắp ráp hoặc tháo ra từ các vật tư khác

Tính chất là Dịch vụ: không theo dõi xuất nhập tồn, các dịch vụ mà đơn vị cung cấp hoặc mua ngoài (VD:điện, nước, điện thoại,...dịch vụ tư vấn thuế, pháp luật, bảo hành bảo trì, ..)

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

2.5 Tài sản cố định

2.5.1 Ý nghĩa

Là danh sách khai báo tài sản cố định, là căn cứ để chương trình tính khấu hao hàng tháng, ghi tăng, ghi giảm ...

2.5.2 Thao tác

Vào Menu Danh mục \Tài sản cố định

Thẻ Thông tin chung:

Nhập các thông tin cần thiết để theo dõi tài sản này trên sổ sách báo cáo, nếu nhập đầy đủ sẽ in được thẻ tài sản cố định

Số lượng: dùng để theo dõi số lượng thực tế của 1 tài sản hay nhập 1 tài sản nhưng có số lượng thực tế tại ô này

Thẻ Thông tin khấu hao:

Nhập đúng Ngày mua, Ngày ghi tăng, ngày sử dụng, ngày bắt đầu tính khấu hao

Kiểm tra tài khoản hạch toán: TK nguyên giá, TK Khấu hao và nhất là TK chi phí

Nhập Nguyên giá bằng cách chọn vào dấu ... và chọn đúng loại vốn dùng để mua TSCĐ

Nhập lại giá trị tính khấu hao nếu Nguyên giá mua về khác với giá trị phải tính khấu hao

Nhập và kiểm tra lại các thông tin thời gian sử dụng, giá trị tính khấu hao, giá trị còn lại,...

Thẻ Mô tả chi tiết

Chỉ dùng theo dõi thêm cho TSCĐ

3 Nhập số dư đầu kỳ

3.1 Ý nghĩa

Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010.

Trước khi tiến hành nhập số dư ban đầu NSD phải khai báo đầy đủ thông tin cá danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, TSCĐ,...

3.2 Thao tác

Chọn vào Tài khoản chi tiết cần nhập số dư

15

Nhấn nút Nhập

Thực hiện thao tác nhập liệu thông tin cần thiết tuỳ theo từng loại tài khoản, Lưu ý một số loại sau:

Loại tài khoản theo dõi công nợ:

Các loại tài khoản theo dõi đối tượng như Khách hàng, Nhà cung cấp và Nhân viên như: TK 131, 1361,1368, 141, 311, 331, 336.

Chọn tài khoản rồi chọn tiếp từng đối tượng, rồi nhập theo Dư nợ hoặc Dư có của đối tượng đó, chương trình sẽ tự động cộng lên số dư tổng cho tài khoản.

Loại tài khoản theo dõi VT, HH, CCDC:

Các loại tài khoản này theo dõi xuất nhập tồn kho như TK 151, 152, 153, 155, 156, 157, 158.

Chọn TK cần nhập, chọn VT, HH, CCDC rồi nhập trực tiếp số lượng và giá trị tồn hoặc đơn giá

Loại TK theo dõi theo đối tượng tập hợp chi phí:

Loại tài khoản này dùng để theo dõi số dư chi phí sản xuất kinh doanh VD: 154

Nhập theo từng mã đối tượng tập hợp chi phí.

3.3 Lưu ý

Không nhập số dư cho tài khoản tổng hợp

Nhập đúng Loại tiền

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4 Các phân hệ

* Thao tác chung trên một số giao diện khi nhập liệu:

Thanh công cụ nhập liệu

Thêm: Click chuột vào biểu tượng thêm để thêm mới 1 chứng từ, sau đó lần lượt điền đầy đủ thông tin của chứng từ phát sinh và click vào nút Cất.

Cất: Lưu giữ những thông tin vừa mới khai báo sau khi nhập đủ thông tin.

Bỏ ghi: Sau khi chứng từ đã được hạch tóan và được phản ánh vào sổ sách liên quan. Nhưng vì một lý do nào đó cần sửa đổi những thông tin đã khai báo trên chứng từ này thì click vào Bỏ ghi \ Sửa ( Xóa)

Sửa: Để sửa thông tin đã nhập liệu chứng từ, muốn sửa thông tin khi mà hình đang sáng nút Bỏ ghi thì phải chọn Bỏ ghi để màn hình chuyển sang chế độ Ghi sổ mới nhấn tiếp nút Sửa

Xoá: Để xoá toàn bộ chứng từ đã nhập liệu, muốn xoá chứng từ khi mà hình đang sáng nút Bỏ ghi thì phải chọn Bỏ ghi để màn hình chuyển sang chế độ Ghi sổ mới nhấn tiếp nút Xoá.

In chứng từ: Chọn vào biểu tượng in trên giao diện nhập liệu để chọn chứng từ cần in

Duyệt: Liệt kê tất cả các chứng từ nhập liệu tại giao diện đó

Nạp: Sắp xếp lại những chứng từ vừa mới thay đổi

Mẫu: Các mẫu của chứng từ có sẳn (Có thể thêm hoặc bớt những tiêu thức trên giao diện chứng từ

16

bằng cách vào thay đổi mẫu)

Trước, Sau: Quay về chứng từ trước hoặc sau tính từ chứng từ hiện tại

Hoãn: tạm huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện, nhưng không quay lại được nếu thực hiện thao tác xoá chứng từ

Tiện ích: thực hiện thao tác thêm nhanh các đối tượng: khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hoá,… hoặc có thể sao chép chứng từ chứng từ hiện thời.

Mẫu: Cho phép người dùng có thể thay đổi giao diện nhập liệu làm ẩn đi hoặc thêm mới các cột nhập liệu trên màn hình, vd: thêm phần để nhập liệu phần thuế TTĐB, ….

Đóng: Đóng giao diện nhập liệu của chứng từ

Phím F1: nếu có vướng mắc tại các giao diện đang nhập liệu người sử dụng có thể nhấn phím F1 để được hỗ trợ trực tiếp tại chức năng đang vướng mắc

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

Thông tin giao diện Master:

Các thông tin giao diện này thay đổi tuỳ theo đang nhập liệu tại phân hệ khác nhau, nhưng MISA xin hướng dẫn một số thông tin cở bản tại các giao diện:

Phương thức thanh toán: chọn phương thức là Tiền mặt hay Uỷ nhiệm chi, séc, thẻ tín dụng, ..

Đối tượng: Chọn mã các danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên … (Có thể thêm nhanh bằng cách nhấn vào nút +, hoặc vào Tiện ích thêm nhanh)

Ngày chứng từ: Là ngày thực tế phát sinh chứng từ, in chứng từ từ chương trình MISA sẽ lấy ngày này lên.

Ngày hạch toán: là ngày ghi nhận vào phần mềm MISA để theo dõi các giá trị này trên sổ sách báo cáo. Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày hạch toán.

Số chứng từ: Số thứ tự của chứng từ mà đơn vị tự quy định, số này sẽ tự động cộng thêm 1 tuỳ theo cách thiết lập ban đầu của đơn vị khi thêm mới chứng từ tiếp theo.

Kèm theo: Số lượng chứng từ gốc kèm theo chứng từ kế toán đang thực hiện (vd: có 2 chứng từ gốc kèm theo thì tại ô này sẽ điền là 02)

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

17

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Thông tin giao diện Detail

Loại tiền: chọn đồng tiền hạch toán, nếu là VND thì không cần chọn tỷ giá, nếu là các ngoại tệ khác thì vui lòng nhập tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh chứng từ.

Thẻ Hàng tiền: hạch toán các thông tin chung về hàng hoá, NVL, CCDC, …, nhập thông tin vào các cột Mã hàng, Số lượng và Đơn giá, …

Thẻ Hạch toán: Đối với giao diện khi xuất hiện thẻ này, đơn vị vui lòng tự hạch toán vào chương trình hoặc có thể sử dụng thao tác tự động định khoản bằng cách nhấp phải chuột vào màn hình chọn Định khoản và chọn đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thẻ Thuế: Dùng để nhập các thông tin về Thuế có liên quan.

Thao tác xoá các dòng chứng từ phát sinh: để xoá một dòng chứng từ phát sinh, đơn vị nhấp phải chuột vào dòng chứng từ cần xoá, chọn xoá dòng chứng từ.

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------

4.1 Mua hàng

4.1.1 Ý nghĩa:

Cho phép theo dõi, hạch toán và quản lý các chứng từ mua VTHH, CCDC, dịch vụ mua ngoài...và các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng khác

4.1.2 Quy trình nghiệp vụ

4.1.2.1 Đơn mua hàng

Ý nghĩa

Lập đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp.

Đây có thể dùng làm căn cứ để lập hóa đơn mua hàng sau này

Thao tác:

Nghiệp vụ\ Mua hàng\ Đơn mua hàng

Lưu ý:

Đơn mua hàng có thể dùng làm căn cứ lập hóa đơn mua hàng, do đó nên nhập chính xác các thông tin

Đơn mua hàng không bắt buộc lập và không hạch toán lên sổ kế toán

4.1.2.2 Mua hàng

Ý nghĩa:

Cho phép lập và quản lý các chứng từ mua hàng về nhập kho có kèm hóa đơn hoặc không kèm hóa đơn (mua hàng về nhập kho chua có hóa đơn GTGT), mua hàng thanh toán ngay hoặc mua hàng chưa thanh toán trong kỳ

18

Thao tác thực hiện

Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, chọn biểu tượng thêm mới hoặc kích chuột phải chọn thêm mới

Chọn Mua hàng kèm hóa đơn hay Mua hàng không kèm hoá đơn

Chọn hình thức thanh toán:

Chưa thanh toán: đơn vị chưa trả tiền cho nhà cung cấp, chương trình sẽ ghi nợ, đơn vị có thể thực hiện thao tác trả tiền tại phần trả tiền NCC

Thanh toán ngay: đơn vị chọn hình thức thanh toán là Tiền mặt hay Séc,... để thanh toán luôn cho nhà cung cấp, chương trình sẽ hiện thị thêm 1 thẻ để nhập liệu thông tin phần thanh toán liên quan này

Chọn mua hàng Trong nước hay Nhập khẩu

Nhập thông tin cần thiết vào các ô liên quan cần thiết

Nhập phần phân bổ chi phí nếu có

Lưu ý:

Chỉ khai báo thông tin hóa đơn khi chọn vào ô đã nhận hóa đơn

Trong trường hợp thanh toán ngay, chúng ta có thể chọn các hình thức thanh toán tương ứng là tiền mặt hoặc tiền gửi...và nhập thông tin các chứng từ liên quan

Trong chức năng mua hàng, chương trình sẽ tự động sinh ra những chứng từ tương ứng liên quan đến các phân hệ khác như: phiếu chi, UNC, Sec, phiếu nhập kho...Khi xóa một trong các chứng từ này, toàn bộ các chứng từ liên quan khi nhập đầu vào sẽ đồng loạt mất đi

Trong trường hợp phát sinh chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng, chúng ta có thể chọn chức năng phân bổ chi phí và sinh chứng từ mua dịch vụ liên quan

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.1.2.3 Mua hàng không qua kho

Ý nghĩa

Dùng để quản lý các hóa đơn mua hàng không qua nhập kho (Mua sử dụng ngay cho các công trình xây dựng, sản xuất...

Thao tác:

Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng không qua kho, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới Hóa đơn mua hàng.

19

Thao tác còn lại, thực hiện tương tự phiếu mua hàng

Lưu ý:

Chứng từ này không phản ánh lượng nhập xuất kho vật tư

Có thể phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng

Có thể chọn hóa đơn chi phí để phân bổ nếu hóa đơn chi phí đã được nhập trước đó

4.1.2.4 Nhận hóa đơn

Ý nghĩa:

Dùng khai báo bổ sung thông tin về hóa đơn GTGT cho những chứng từ mua hàng chưa nhận hóa đơn trước đó

Thao tác:

Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Nhận hóa đơn

Chọn Nhà cung cấp

Chọn kỳ kế toán => chọn nút lấy dữ liệu

Chọn chứng từ mua hàng đã được lập và đồng ý. Phần mềm sẽ hiện lại chứng từ mua hàng đã lập trước đó để khai báo tiếp thông tin về hóa đơn

4.1.2.5 Nhập hóa đơn dịch vụ

Ý nghĩa

Dùng nhập các chứng từ mua dịch vụ với những dịch vụ phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp như chi phí điện, nước, phí vận chuyển mua hàng ...

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ \mua hàng \Mua dịch vụ

Thao tác giống như phần mua hàng

Lưu ý

Chứng từ này không khai báo kho

Luôn luôn là đã nhận hóa đơn

Trong trường hợp dịch vụ là chi phí mua hàng, NSD phải chọn vào ô "Là chi phí mua hàng"

4.1.2.6 Hàng trả lại, giảm giá

Ý nghĩa

Cho phép NSD lập và quản lý các hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ giảm giá hàng mua phát sinh trong kỳ

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ \Mua hàng\Hàng mua trả lại, giảm giá

Chọn Hàng mua trả lại hoặc Hàng mua giảm giá

Chọn nút Chọn chứng từ

Chọn nhà cung cấp

Tại ô Chi tiết hoá đơn, chọn Mã hàng nào cần trả lại hoặc giảm giá, nhấn nút > giữa 2 bảng,

20

chương trình sẽ nhảy sang một danh sách hàng mua trả lại, giảm giá.

Nhấn nút Đồng ý

Nhập lại số lượng trả hoặc giá trị được giảm

Lưu ý:

Thao tác cho phép trả hàng cho nhiều hóa đơn khác nhau

Phải kích chọn hóa đơn để chương trình có thể xuất kho đúng giá nhập trước đó

Nếu là hàng trả lại, chương trình sẽ tạo kèm một chứng từ xuất kho tương ứng

Nếu không chọn hóa đơn, NSD có thể nhập liệu trực tiếp trên chứng từ hàng trả lại, giảm giá

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------

4.1.2.7 Trả tiền

Ý nghĩa

Cho phép người sử dụng lập chứng từ trả tiền nhà cung cấp, theo dõi và quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng hóa đơn.

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Trả tiền nhà cung cấp

Chọn nút thêm trên thanh công cụ để thêm chứng từ trả tiền

Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, tiền gửi...)

Chọn người cung cấp, chương trình sẽ hiện lên những chứng từ còn nợ

Chọn những chứng từ cần trả, gõ số tiền cần trả cho từng chứng từ => Thực hiện

Chương trình sẽ tạo ra chứng từ trả tiền

Lưu ý

Thao tác trả tiền có thể thực hiện trên loại chứng từ khác như Phiếu chi, UNC..., sau đó đơn vị phải thực hiện thao tác đối trừ chứng từ

Sử dụng chứng từ này nếu muốn theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.1.2.8 Xem báo cáo và in chứng từ

4.2 Bán hàng

21

4.2.1 Ý nghĩa

Phân hệ cho phép người sử dụng theo dõi, hạch toán các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ

4.2.2 Quy trình thực hiện

4.2.2.1 Báo giá

Ý nghĩa

Dùng để lập thông tin báo giá gửi cho khách hàng, đồng thời đây là thông tin có thể lập thành đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng để giảm bớt các thao tác sau này

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Báo giá

Lưu ý

Đây là báo giá, chỉ để lưu không có hạch toán vào sổ kế toán, là chứng từ hỗ trợ công tác bán hàng

4.2.2.2 Đơn đặt hàng

Ý nghĩa

Cho phép NSD nhập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới, nội dung các đơn hàngcó thể làm căn cứ để nhập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ sau này

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Ðơn đặt hàng

Lưu ý

Có thể khai báo thông tin đơn đặt hàng từ báo giá trước đó

Chỉ là một loại giấy tờ để in và lưu, không hạch toán sổ sách

4.2.2.3 Bán hàng chưa thu tiền

Ý nghĩa

Cho phéo lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp trường hợp bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ chưa thu tiền

Thao tác

Vào nghiệp vụ \Bán hàng \Bán hàng chưa thu tiền

Chọn tính năng "Kiêm phiếu xuât" hoặc "không kiêm phiếu xuất"

Bổ sung thông tin phiếu xuất kho nếu người sử dụng thực hiện bán hàng kiêm xuất kho

Lưu ý

NSD có thể chọn chức năng kiêm hoặc không kiêm phiếu xuất khi thêm mới chứng từ bán hàng mặc dù khi tạo mới dữ liệu đã chọn trước đó

Khi chọn "không kiêm phiếu xuất", phải chọn phiếu xuất kho mà trước đó đã lập

Hóa đơn bán hàng có thể được lập từ đơn đặt hàng hoặc báo giá đã lập trước đó

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

22

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.2.2.4 Bán hàng thu tiền ngay

Ý nghĩa

Cho phéo lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp trường hợp bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ chưa thu tiền

Thao tác

Tương tự Bán hàng chưa thu tiền

Lưu ý

NSD có thể chọn chức năng kiêm hoặc không kiêm phiếu xuất khi thêm mới chứng từ bán hàng mặc dù khi tạo mới dữ liệu đã chọn trước đó

Khi chọn "không kiêm phiếu xuất", phải chọn phiếu xuất kho mà trước đó đã lập

Hóa đơn bán hàng có thể được lập từ đơn đặt hàng hoặc báo giá đã lập trước đó

4.2.2.5 Hàng trả lại giảm giá

Ý nghĩa

Cho phép lập chứng từ hàng bán trả lại hoặc giảm giá khi khách hàng trả lại hàng hoặc doanh nghiệp giảm giá khi hàng kém phẩm chất

Thao tác

Vào menu nghiệp vụ \Bán hàng \Hàng bán trả lại, giảm giá

Chọn chứa năng hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán

Trong trường hợp hàng trả lại: Nhấn nút lệnh chọn chứng từ => chọn mã hàng trả lại => thay đổi một vài thông tin về số lượng. Hoặc có thể nhập trực tiếp trông tin trả hàng trên chứng từ

Trong trường hợp giảm giá:Nhấn nút lệnh chọn chứng từ => chọn mã hàng giảm giá => thay đổi một vài thông tin về giá trị giảm. Hoặc có thể nhập trực tiếp trông tin giảm giá trên chứng từ

Lưu ý

NSD có thể trả hàng hoặc giảm giá cho nhiều hóa đơn bán hàng khác nhau

Khi chọn được chứng từ để trả hàng, giá vốn sẽ tự động được lấy lại để nhập lại kho

Khi không chọn được chứng từ để trả hàng, NSD phải nhập phần giá vốn để nhập lại kho

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

23

------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.2.2.6 Thu tiền khách hàng

Ý nghĩa

Cho phép người dùng lập phiếu thu tiền của khách hàng theo từng hóa đơn với hình thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Cho phép người dùng có thể theo dõi chi tiết công nợ theo từng hóa đơn

Thao tác

Vào nghiệp vụ \Bán hàng \Thu tiền khách hàng

Chọn phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản

Chọn hóa đơn bán hàng cần thu tiền, sửa lại thông tin số tiền cần thu trên từng hóa đơn => Cất

Lưu ý

Chức năng này chỉ phục vụ tiện lợi cho việc theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn. Nếu không theo dõi chi tiết như thế, NSD có thể thu tiền bằng chứng từ tiền từ các phân hệ như quản lý quỹ hoặc nhân hàng

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.2.2.7 Tính lãi nợ

Ý nghĩa

Cho phép NSD thực hiện việc tính lãi nợ cho nhứng khoản nợ quá hạn thanh toán

Thao tác

Vào nghiệp vụ \Bán hàng \Tính lãi nợ quá hạn

Chọn ngày tính lãi nợ

Chọn khách hàng cần tính lãi nợ

Chọn vào nút Tính lãi nợ

Lưu ý

Để tính được lãi nợ thì trên mỗi hóa đơn phải có hạn thanh toán để làm căn cứ tính lãi.

Nếu điều khoản thanh toán không được chọn thì ngày chứng từ sẽ là ngày tính lãi nợ

4.2.2.8 In báo cáo và chứng từ

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

24

4.3 Kho

4.3.1 Ý nghĩa

Là phân hệ cho phép quản lý các nghiệp vụ liên quan đến vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm sản xuất..


4.3.2.1 Khai báo danh mục VTHH, kho

Xem phần khai báo danh mục

4.3.2.2 Nhập kho

Ý nghĩa

Tập hợp, theo dõi và quản lý các phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa, CCDC phát sinh trong từng tháng.

Thao tác

Chọn biểu tượng nhập kho ngoài giao diện chính hoặc vào Nghiệp vụ/Vật tư hàng hoá, CCDC/ Nhập kho

Chọn Mã vật tư hàng hoá, CCDC và các thông tin liên quan như kho; số lượng; đơn giá;...

Lưu ý

Chọn đúng kho nhập

Định khoản đúng nghiệp vụ kinh tế vào phần tài khoản nợ và tài khoản đối ứng

Chứng từ này có thể dùng để nhập kho thành phẩm từ sản xuất. Chứng từ này có thể không cần nhập đơn giá hoặc nhập giá tạm tính, giá này sẽ thay đổi khi thực hiên thao tác cập nhật giá nhập kho thành phẩm từ phân hệ giá thành

4.3.2.3 Xuất kho

Ý nghĩa

Tập hợp, theo dõi và quản lý các phiếu xuất kho vật tư, hàng hóa, CCDC phát sinh trong từng tháng.

Thao tác

Chọn biểu tượng xuất kho ngoài giao diện chính hoặc vào Nghiệp vụ /Vật tư hàng hoá, CCDC/Xuất kho

Lưu ý

Chọn đúng kho xuất

Không cần nhập đơn giá xuất đối với khách hàng sử dụng phương pháp tính giá bình quân

Định khoản đúng nghiệp vụ kinh tế vào phần tài khoản có và tài khoản đối ứng

Cột Mục đích xuất

+ Xuất dùng: xuất sử dụng nội bộ cho các phòng ban trong đơn vị sử dụng, xuất đưa vào sản xuất nội bộ

Xuất bán: xuất cho mục đích bán

------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

25

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------

4.3.2.4 Lắp ráp tháo dỡ

Ý nghĩa

Dùng để lắp ráp hoặc tháo dở thành phẩm. Trong trường hợp lắp ráp, chương trình tự động lập một phiếu nhập kho thành phẩm được lắp ráp và xuất kho các linh kiện tương ứng tạo thành thành phẩm. Trừong hợp tháo dở thì ngược lại lắp ráp

Thao tác

Chọn biểu tượng lắp ráp, tháo dỡ hoặc vào nghiệp / kho/ lắp ráp tháo dỡ

Chọn nghiệp vụ phù hợp: lắp ráp hoặc tháo dỡ

Chọn mã vật tư cần lắp ráp, tháo dỡ

Chọn kho và tài khoản kho tương ứng, số lượng cần lắp tháo dỡ

Nếu tháo dỡ phải chọn chứng từ đối trừ hay phiếu nhập kho thành phẩm trước đó.

Lưu ý

Chương trình tự động lập những chứng từ xuất nhập kho liên quan

Thao tác tháo dỡ: Nhập giá linh kiện trước khi cất chứng từ

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.3.2.5 Chuyển kho

Ý nghĩa

Dùng để theo dõi vật tư, hàng hoá, CCDC chuyển từ kho này sang kho khác trong nội bộ đơn vị

Thao tác

Chọn biểu tượng Chuyển kho ngoài giao diện chính hoặc vào Nghiệp vụ /Vật tư hàng hoá, CCDC/Chuyển kho

Chọn vật tư cần chuyển kho, khai báo những thông tin cần thiết về từ kho, đến kho

Lưu ý

Khai báo đúng kho và tài khoản kho tương ứng

Giá xuất kho sẽ tự động cập nhật khi thực hiện chức năng tính giá xuất

26

4.3.2.6 Điều chỉnh hàng tồn kho

Ý nghĩa

Kiểm kê số lượng và giá trị vật tư hang hóa trên sổ sách và kho thực tế có khớp với nhau hay không ? Tiến hành điều chỉnh

Thao tác

Chọn biểu tượng Điều chỉnh hàng tồn kho hoặc Nghiệp vụ /Vật tư hàng hoá, CCDC/Điều chỉnh tồn kho

Khai báo các thông tin cần thiết như: ngày kiểm kê, kho, tài khoản điều chỉnh…

Chọn số lượng kiểm kê, giá trị kiểm kê

Lưu ý

Điều chỉnh số lượng: ghi số lượng thực tế kiểm kê vào cột kiểm kê

Điều chỉnh giá trị: ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh vào cột giá trị, nếu điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.3.2.7 Tính giá xuất kho

Ý nghĩa

Là chức năng thực hiện việc tính giá xuất kho cho tất cả các vật tư xuất trong kỳ

Thao tác

Chọn biểu tượng Tính giá xuất kho hoặc vàoNghiệp vụ / kho /Tính giá xuất kho

Khai báo các thông tin cần thiết như: Khỏan thời gian cần tính giá, chọn kỳ tính giá,…=> Đồng ý

Lưu ý

Tính giá xuất kho: Chỉ thực hiện dùng cho phương pháp tính bình quân cuối kỳ.

Có thể tinh giá cho từng vật tư cụ thể

Dữ liệu chỉ phải có một phương pháp tính giá

Không cho phép xuất số lượng tồn (âm)

4.3.2.8 In chứng từ và báo cáo

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.4 Quản lý quỹ

27

4.4.1 Ý nghĩa

Phân hệ quản lý quỹ cho phép lập và in phiếu thu, phiếu chi thay thế hoàn toàn công việc thủ công, đồng thời theo dõi được số dư trên sổ quỹ tiền mặt tại thời điểm bất kỳ


4.4.2.1 Phiếu thu

Ý nghĩa

Là chứng từ phản ánh những nghiệp vụ phát sinh tăng tiền tại quỹ tiền mặt, các bút toán ghi Nợ TK 111

Thao tác

Vào Nghiệp vụ \Quản lý quỹ \Phiếu thu

Nhập thông tin về đối tượng, số, ngày chứng từ.

Hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại trang chi tiết và khai báo các thông tin về thuế tại trang thuế (nếu có)

Lưu ý

Tại trang hạch toán. MISA có định khoản sẵn một số nghiệp vụ phát sinh.

Tại trang thuế phải khai báo đầy đủ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

Thông tin ở trang thuế sẽ được hiển thị trên bảng kê thuế GTGT đầu ra và tờ khai thuế GTGT hàng tháng.

4.4.2.2 Phiếu chi

Ý nghĩa

Dùng phản ánh những nghiệp vụ phát sinh giảm tại quỹ tiền mặt, các bút toán ghi có TK 111

Thao tác

Vào menu nghiệp vụ\quản lý quỹ\phiếu chi. Hoặc nhấn vào biểu tượng phiếu chi trên sơ đồ quản lý quỹ

Xác định đối tượng của phiếu chi trong mục Đối tượng

Khai báo thông tin về số, ngày chứng từ.

Hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại trang chi tiết và khai báo các thông tin về thuế tại trang thuế (nếu có)

Lưu ý

Tại trang hạch toán. MISA có định khoản sẵn một số nghiệp vụ phát sinh.

Tại trang thuế phải khai báo đầy đủ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

Thông tin ở trang thuế sẽ được hiển thị trên bảng kê thuế GTGT đầu vào và tờ khai thuế GTGT hàng tháng.

4.4.3 In báo cáo và chứng từ

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

28

------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.5 Ngân hàng

4.5.1 Ý nghĩa

Phản ánh những nghiệp vụ thông qua ngân hàng, ví dụ như: Séc/ Ủy nhiệm chi và Nộp tiền vào tài khoản, Thẻ tín dụng, đặc biệt có tính năng mới là ngân hàng trực tuyến.


4.5.2.1 Khai báo danh mục

Ý nghĩa

Khai báo hệ thống danh mục ngân hàng của doanh nghiệp để theo dõi và lấy thông tin lên các chứng từ liên quan đến ngân hàng

Thao tác

Danh mục/ Ngân hàng

Khai báo tên viết tắt, tên đầy đủ của ngân hàng cần thêm mới

Tài khoản ngân hàng:

Danh mục/ Tài khoản ngân hàng

Khai báo số tài khoản, cho ngân hàng

Lưu ý : Trên MISA đã mặc định sẵn danh sách 1 số ngân hàng phổ biến, nếu trong danh sách đã có rồi thì không cần thêm mới nữa.

4.5.2.2 Sec /Ủy nhiệm chi

Ý nghĩa

Là nơi hạch toán những nghiệp vụ phát sinh giảm tiền gửi NH (Có TK112) dùng trong phân hệ này các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp các khoản chi.

Thao tác

Vào phân hệ ngân hàng: chọn Séc/ủy nhiêm chi

Chọn phương thức trả tiền: Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản hay Séc tiền mặt

Nhập thông tin về đối tượng, số, ngày chứng từ.

Hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại trang Hạch toán và khai báo các thông tin về thuế tại trang Thuế (nếu có).

4.5.2.3 Nộp tiền vào tài khoản

Ý nghĩa

Là nơi hạch toán những nghiệp vụ phát sinh tăng tiền gửi NH (Nợ TK112)

Thao tác

Thao tác: tương tự như thao tác trong Séc/ Ủy nhiệm

4.5.2.4 Thẻ tín dụng

Ý nghĩa

Là nơi hạch toán những nghiệp vụ trả tiền từ tài khoản trong thẻ tín dụng và ghi nợ một khoản vay

29

của ngân hàng.

Thao tác

Vào phân hệ ngân hàng: chọn Thẻ tín dụng

Chọn tài khoản giảm và tài khoản tăng

Chọn loại tiền tương ứng với tài khoản.

Khai báo những thông tin cần thiết khác

4.5.2.5 Ngân hàng trực tuyến

Đế làm được chức năng này, công ty phải đăng ký với MISA để thực hiện thanh toán tiền trực tiếp qua mạng.

4.5.2.6 Chuyển tiền nội bộ

Ý nghĩa

Là chứng từ dùng phản ánh những nghiệp vụ chuyển tiền nội bộ trong các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp từ ngân hàng này sang ngân hàng khác

Thao tác

Nghiệp vụ \Ngân hàng \Chuyển tiền nội bộ

4.5.2.7 Đối chiếu với ngân hàng

Ý nghĩa

Đây là giao diện cho phép người sử dụng đối chiếu số dư của sổ kế toán với sổ phụ ngân hàng

Thao tác

Nghiệp vụ \Ngân hàng \Đối chiếu với ngân hàng

So sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền gửi với sổ phụ ngân hàng

Chọn thực hiện đối chiếu

Lưu ý

Khi muốn kiểm tra đối chiếu lại, có thể chọn lệnh bỏ đối chiếu và thực hiện lại thao tác đối chiếu

4.5.2.8 In chứng từ và in báo cáo

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------


4.6 Tài sản cố định

4.6.1 Ý nghĩa

Phân hệ này cho phép người dùng có thể theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng TSCD bao gồm: ghi tăng, ghi giảm, điều chỉnh, khấu hao...

30


4.6.2.1 Khai báo danh mục TSCD

Theo dõi tại phần Thiết lập danh mục Tài sản cố định

4.6.2.2 Mua TSCD và ghi tăng

Ý nghĩa

Cho phép lập và quản lý các chứng từ mua và ghi tăng TSCD

Thao tác

Vào Nghiệp vụ \Tài sản cố định \Mua TSCD và ghi tăng

Chọn tùy chọn là đã thanh toán hay chưa thanh toán

Thao tác còn lại giống như mua hàng

Lưu ý

Phải khai báo danh mục TSCD trước khi lập chứng từ này

Trên chứng từ Mua TSCD và ghi tăng chỉ hiển thị những TS chưa ghi tăng

Nếu hóa đơn có Thuế bắt buộc phải khai báo ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn

Nếu chọn mua thanh toán tiền ngay thì chương chình tự sinh ra số chứng từ và in đượcchứng từ liên quan

4.6.2.3 Ghi tăng khác

Ý nghĩa

Cho phép người sử dụng theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ ghi tăng TSCD do được biếu tặng, góp vốn hoặc được cấp vốn bằng TSCD

Thao tác

Vào Nghiệp vụ \Tài sản cố định \Ghi tăng khác

Khai báo thông tin liên quan khác như ngày tháng chứng từ, định khoản..

Lưu ý

Giống như Mua TSCD và ghi tăng

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.6.2.4 Điều chỉnh TSCD

Ý nghĩa

Là chứng từ theo dõi tình hình thay đổi thông tin của một TSCD trong quá trình sử dụng như điều chỉnh thông tin khấu hao, nguyên giá, tình trạng sử dụng, số năm khấu hao...

Thao tác

Menu Nghiệp vụ \ Tài sản cố định \ Điều chỉnh TSCĐ

31

Chon tài san sô đinh cân đánh giá lai.

Chon tháng và năm cân điều chỉnh lai tài san cô đinh

Tích chọn điều chỉnh giá trị tính khấu hao hoặc điều chỉnh thời gian sử dụng

Khai báo lại nguyên giá mới, thời gian khấu hao…

Khai báo lại định khoản cho hợp lý

Lưu ý

Chọn ít nhất một loại điều chỉnh TS (Điều chỉnh giá trị hay thời gian khấu hao)

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.6.2.5 Ghi giảm

Ý nghĩa

Chứng từ ghi nhận giảm TSCD của doanh nghiệp

Thao tác

Menu Nghiệp vụ \ Tài sản cố định \ Ghi giảm TSCĐ

Chon tháng, năm ghi giam tài san cô đinh

Chon tài san cô đinh cân ghi giam trong danh sách

Nhân nút <<Đông y>> chương trınh tư đông sinh ra chưng tư ghi giam TSCĐ, kiêm tra lai bút toán hach toán cho phù hơp.

Lưu ý

Chương trình sẽ có 2 bút toán thể hiện giá trị còn lại của tài sản và giá trị hao mòn lũy kế, NSD phải chọn lại định khoản cho hơp lý

4.6.2.6 Điều chuyển TSCD

Ý nghĩa

Là chứng từ theo dõi việc điều chuyển việc sử dụng tài sản giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Thao tác

Vào Nghiệp vụ \Tài sản cố định \Điều chuyển tài sản cố định

Chọn TSCĐ cần điều chuyển, chương trình sẽ tự động lấy thông tin mà TSCĐ đang theo dõi TSCĐ này

Chọn phòng ban được điều chuyển đến

Khai báo các thông tin liên quan khác và cất giữ

4.6.2.7 Tính khấu hao

Ý nghĩa

Thực hiện việc tính khấu hao đối với các TCSD đã khai báo vẫn còn thời hạn khấu hao

32

Thao tác

Menu Nghiệp vụ\ Tài sản cố định\ Tính Khấu hao

Chọn tháng cần khấu hao => Đồng ý

Lưu ý

Phải chọn lệnh hạch toán sau khi tính khấu hao để định khoản lên các sổ sách kế toán liên quan


------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.7 Tiền lương

4.7.1 Ý nghĩa

Cho phép theo dõi, hạch toán lương nhân viên theo ngày hoặc giờ, cho phép trả lương nhân viên tự động và in phiếu chi trả tiền lương


4.7.2.1.Khai báo ban đầu

B1: Khai báo các phòng ban

B2: Khai báo nhân viên

Vào menu Danh mục\Nhân viên hoặc kích chuột vào biểu tượng Nhân viên

Trên sơ đồ quy trình của phân hệ Quỹ (hay phân hệ Ngân hàng; Mua hàng; Bán hàng; Kho; TSCĐ; Tiền lương)

B3: Biểu tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Vào menu Danh mục\Lương nhân viên\Biểu tính thuế thu nhập hoặc tick chuột vào biểu tượng Biểu thuế thu nhập trên sơ đồ quy trình của phân hệ

Tiền lương

B4: Ký hiệu chấm công

Vào menu Danh mục\ Lương nhân viên\ Ký hiệu chấm

4.7.2.2. Chấm công

Ý nghĩa:

NSD có thể chấm công theo ngày (buổi), giờ, tuần, tháng

Thao tác:

Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Chấm công, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để tạo mới Bảng chấm công.

Chọn Loại chấm công (theo buổi hoặc theo giờ), chọn Phòng ban, Tháng, Năm và nhấn nút <<Đồng ý>>, xuất hiện màn hình Bảng chấm công cho phép thực hiện chấm công cho từng nhân viên.

33

Lưu ý:

NSD cũng có thể tạo mới Bảng chấm công bằng cách kích chuột vào biểu tượng Chấm công trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương.

NSD có thể tạo Tạo mới hoàn toàn hoặc Tạo mới dựa trên bảng chấm công khác đã có từ các tháng trước.

Khi thực hiện Tạo mới dựa trên bảng chấm công khác, NSD có thể Lựa chọn thêm nhân viên mới vào bảng chấm công hoặc lấy cả nhưng nhân viên đã ngừng theo dõi trước đó.

4.7.2.3. Lập bảng lương

Ý nghĩa:

Cho phép lập và in bảng lương của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp theo từng tháng.

In phiếu lương trực tiếp từ bảng lương

Thao tác:

Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Lập bảng lương, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêmBảng lương.

Chọn Loại bảng lương: Lương cố định hay Lương theo thời gian

Chọn Phòng ban, Tháng, Năm lập Bảng lương

Chọn Tạo mới từ bảng lương khác để copy từ một bảng lương có sẵn

Chọn Tạo mới hoàn toàn để thiết lập một bảng lương mới.

Chương trình xuất hiện màn hình Bảng lương tháng, nhập các thông tin của bảng lương căn cứ trên thông tin thực tế của doanh nghiệp đối với từng nhân viên như Hệ số, Số công (nếu doanh nghiệp không lập bảng chấm công)…

Lưu ý:

Ngoài ra chương trình còn cho phép người sử dụng nhập khẩu các bảng lương vào trong phần mềm và xuất khẩu bảng lương ra file Excel hoặc .xml bằng cách kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng trên thanh công cụ và chọn chức năng tương ứng.

Tại Bảng lương, NSD cũng có thực hiện việc hạch toán chi phí lương của nhân viên bằng cách nhấn vào chức năng Hạch toán trên thanh công cụ.

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.7.2.4. Hạch toán chi phí lương

34

Ý nghĩa:

Cho phép hạch toán toàn bộ chi phí lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các khoản trích theo lương của nhân viên trong doanh nghiệp.

Thao tác:

Vào menu Nghiệp vụ\Itiềnlương\Hạch toán chi phí lương, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Hạch toán chi phí lương.

Chọn bảng lương để hạch toán chi phí lương, sau đó nhấn nút <<Thực

hiện>>.

Chương trình tự động hạch toán các bút toán chi phí lương căn cứ vào Bảng lương đã được lập. NSD nhập các thông tin như: Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Đồng thời, kiểm tra lại các thông tin chi tiết như Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng tập hộp chi phí,…

Lưu ý:

Chương trình cho phép NSD hạch toán nhanh chi phí lương của nhân viên căn cứ vào bảng lương đã được lập bằng cách từ màn hình danh sách bảng lương, chọn bảng lương cần hạch toán sau đó kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.

4.7.2.5. Trả lương

Ý nghĩa:

Thực hiện việc trả lương cho từng nhân viên sau khi đã thực hiện hạch toán chi phí lương.

Thao tác:

Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Trả lương.

NSD lựa chọn phương thức thanh toán là Ủy nhiệm chi hay Tiền mặt. Căn cứ trên phương thức thanh toán này, hệ thống cho phép tạo chứng từ Ủy nhiệm chi để trả lương hoặc Phiếu chi trả lương.

Thao tác thực hiện việc trả lương, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.

Lưu ý:

NSD cũng có thể mở hộp hội thoại Thanh toán bảo hiểm, thuế TNCN, bằng cách kích chuột vào biểu tượng Thanh toán thuế, bảo hiểm trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương.

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.7.2.6. Các báo cáo liên quan

In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ hạch toán tiền lương bằng cách: tại màn hình chứng từ chi

35

tiết có liên quan, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in.

Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn hình danh sách chứng từ của phân hệ Tiền lương bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Chi tiết công nợ nhân viên

NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ của màn hình danh sách chứng từ, chọn thư mục Tiền lương, chọn báo cáo cần in.

4.8 GIÁ THÀNH

4.8.1 Ý nghĩa

Cho phép tính giá thành theo các phương pháp: giản đơn, tỷ lệ, hệ số. Phân hệ giá thành áp dụng đối với doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.


4.8.2.1 Khai báo thông tin ban đầu

B1: Danh mục vật tư hàng hoá, thành phẩm

B2: Yếu tố chi phí

Khai báo danh mục các khoản chi phí, phục vụ cho việc tính giá thành và phân tích chi phí theo từng yếu tố.

Vào menu Danh mục\Yếu tố chi phí hoặc kích chuột vào biểu tượng Yếu tố chi phí trên sơ đồ quy trình của phân hệ Giá thành.

B3: Đối tượng tập hợp chi phí

Cho phép khai báo các công trình, đơn đặt hàng, phân xưởng, công nghệ sản xuất,… phục vụ cho việc tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm, hạng mục công trình.

Vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí.

B4: Nhập số dư đầu kỳ tài khoản 154

Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, Chọn đối tượng tập hợp chi phí, sau đó nhập giá trị vào cột Dư Nợ. Nhấn phím F9 để nhập chi tiết số dư của từng đối tượng tập hợp chi phí theo yếu tố chi phí (nếu cần).

4.8.2.2 Định mức phân bổ

Ý nghĩa:

Cho phép nhập định mức phân bổ của từng đối tượng tập hợp chi phí trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ là định mức.

Thao tác:

- Vào menu Nghiệp vụ\Giá thành\Định mức phân bổ, xuất hiện bảng để nhập định mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo từng tài khoản chi phí sản xuất.

- Sau khi nhập định mức phân bổ xong thì nhấn nút <<Cất>> để lưu.

4.8.2.3 Định mức sản phẩm

Ý nghĩa:

Cho phép nhập giá thành định mức hoặc giá thành kế hoạch cho từng sản phẩm theo từng yếu tố chi phí để phục vụ cho việc tính giá thành

36

theo phương pháp tỷ lệ hoặc phương pháp hệ số.

Thao tác:

- Vào menu Nghiệp vụ\Giá thành\Định mức sản phẩm, xuất hiện bảng để nhập giá thŕnh định mức hoặc giá thành kế hoạch cho từng sản phẩm.

- Sau khi nhập xong thì nhấn nút <<Cất>> để lưu.

4.8.2.4 Kỳ tính giá thành

Ý nghĩa:

Kỳ tính giá thành là khoảng thời gian nhất định để doanh nghiệp tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Thao tác:

- Chọn Khoảng thời gian tính giá thành, sau đó Chọn đối tượng tập hợp chi phí phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

- Trường hợp tính giá thành theo đơn hàng hoặc sản xuất liên tục, chọn Đối tượng tính giá thành (thành phẩm) tương ứng với từng đối tượng tập hợp chi phí.

- Sau khi khai báo xong các thông tin, nhấn vào nút <<Cất>>.

Lưu ý:

Khi kích chuột vào biểu tượng Kỳ tính giá thành thuộc quy trình tính giá thành nào thì chương trình sẽ lọc những Đối tượng tập hợp chi phí thuộc quy trình tính giá thành đó.

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.8.2.5 Tập hợp chi phí trực tiếp

Ý nghĩa:

Cho phép tập hợp các chi phí trực tiếp phát sinh trong kỳ tính giá thành cho từng đối tượng tập hợp chi phí.

Thao tác:

Kích chuột vào biểu tượng Tập hợp chi phí trực tiếp để thêm mới Tập hợp chi phí trực tiếp.

Chọn kỳ tính giá thành hoặc chọn khoảng thời gian tính giá thành. Khi đó chương trình sẽ căn cứ vào các chứng từ chi phí liên quan đến đối tượng tập hợp chi phí trong kỳ tính giá (hoặc khoảng thời gian) đã lựa chọn để tiến hành tập hợp chi phí trực tiếp phát sinh đến đối tượng tập hợp chi phí.Tại đây, NSD có thể tìm đến chứng từ gốc để chỉnh sửa.

Lưu ý:

Khi kích chuột vào biểu tượng Tập hợp chi phí trực tiếp thuộc quy trình tính giá thành nào thì chương trình sẽ tâp hợp chi phí trực tiếp cho đối tượng tập hợp chi phí đã chọn khi khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình đó.

37

4.8.2.6 Phân bổ chi phí

Ý nghĩa:

Cho phép phân bổ các khoản chi phí sản xuất tập hợp chung liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí việc theo một tiêu thức nhất định.

Thao tác:

Kích chuột vào biểu tượng Phân bổ chi phí để thêm mới Phân bổ chi phí.

Chọn kỳ tính giá thành và tiến hành thiết lập phân bổ chi phí cho các tài khoản chi phí.

Trước tiên, chọn tài khoản chi phí gián tiếp (muốn chọn nhiều tài khoản có cùng cách thiết lập phân bổ chi phí thì rê chuột vào các tài khoản đó (giống bôi đen trên word). Nếu không muốn phân bổ hết chi phí gián tiếp, NSD có thể nhập tay số phân bổ lần này vào cột Số phân bổ tương ứng với từng tài khoản chi phí, số tiền chưa phân bổ sẽ tiếp tục được phân bổ trong kỳ tính giá thành hoặc quy trình tính giá thành khác.

Sau đó, chọn đối tượng tập hợp chi phí cần phân bổ, chương trình luôn ngầm định các đối tượng tập hợp chi phí đã chọn khi khai báo kỳ tính giá thành. Tuy nhiên, NSD có thể loại bỏ đối tượng không cần phân bổ bằng cách chọn đối tượng đó và nhấn nút <<Loại bỏ>>. Hoặc có thể chọn thêm đối tượng tập hợp chi phí bằng cách nhấn nút <<Chọn>> để chọn thêm.

Chọn tiêu chuẩn phân bổ phí cho phù hợp, nếu chọn tiêu thức phân bổ là Định mức thì NSD có thể nhập trực tiếp định mức chi phí cho từng đối tượng tập hợp chi phí hoặc nhấn nút <<Lấy định mức tiêu chuẩn>> để lấy định mức phân bổ chi phí đã nhập trước đó.

Sau khi thiết lập phân bổ chi phí cho các tài khoản, nhấn nút <<Phân bổ>>, chương trình sẽ thực hiện phân bổ chi phí cho các đối tượng tập hợp chi phí theo tiêu thức đã chọn và hiển thị kết quả phân bổ.

Thực hiện phân bổ chi phí xong nhấn nút <<Cất>> để kết thúc.

Lưu ý:

Khi kích chuột vào biểu tượng Phân bổ chi phí thuộc quy trình tính giá thành nào thì chương trình sẽ ngầm định phân bổ chi phí chung cho đối tượng tập hợp chi phí đã chọn khi khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình đó.

Khi thiết lập phân bổ chi phí, có thể đánh dấu những tài khoản đã được thiết lập bằng cách kích chuột phải chọn Đánh dấu đã phân bổ.

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.8.2.7 Kết chuyển chi phí

Ý nghĩa:

Thực hiện kết chuyển toàn bộ chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung đã phân bổ trong kỳ từ các tài khoản đầu 6 sang tài khoản 1541 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - theo từng đối tượng tập hợp chi phí.

38

Thao tác:

Kích chuột vào biểu tượng Kết chuyển chi phí để thêm mới Kết chuyển chi phí.

Chọn kỳ tính giá thành cần kết chuyển chi phí.

Chương trình sẽ sinh ra chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán nghiệp vụ kết chuyển chi phí từ các tài khoản đầu 6 sang tài khoản 1541 theo từng đối tượng tập hợp chi phí

Nhấn nút <<Cất>> trên thanh công cụ để lưu chứng từ.

Lưu ý:

Khi kích chuột vào biểu tượng Kết chuyển chi phí thuộc quy trình tính giá thành nào thì chương trình sẽ kết chuyển chi phí cho các đối tượng tập hợp chi phí đã chọn khi khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình đó.

4.8.2.8 Đánh giá sản phẩm dở dang

Ý nghĩa:

Thực hiện đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ để xác định phần chi phí sản xuất trong sản phẩm dở dang và loại trừ ra khỏi chi phí của sản phẩm hoàn thành trong kỳ

Thao tác:

Kích chuột vào biểu tượng Đánh giá sản phẩm dở dang trên quy trình tính giá thành phù hợp.

Nhập giá trị dở dang của từng đối tượng tập hợp chi phí.

Nhấn nút <<Cất>> để kết thúc.

Lưu ý:

Khi kích chuột vào biểu tượng Đánh giá sản phẩm dở dang thuộc quy trình tính giá thành nào thì phần mềm thực hiện đánh giá sản phẩm dở dang cho các đối tượng tập hợp chi phí đã chọn khi khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình đó.

4.8.2.9 Nghiệm thu

Ý nghĩa:

Tính ra giá trị khối lượng xây lắp được nghiệm thu hoặc giá trị vụ việc đã hoàn thành chuyển giao cho khách hàng. Đồng thời, kết chuyển giá vốn công trình, vụ việc từ TK 1541 sang TK 632 – Giá vốn hàng bán. Chức năng này áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp hoặc doanh nghiệp dịch vụ, tư vấn…

Thao tác:

Kích chuột vào biểu tượng Nghiệm thu trên quy trình tính giá thành Công trình, vụ việc để thêm mới Nghiệm thu.

Chọn kỳ tính giá thành, tích chọn các đối tượng cần nghiệm thu và nhấn nút <<Nghiệm thu>>. Chương trình sẽ sinh ra chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán nghiệp vụ kết chuyển giá vốn công trình,vụ việc từ tài khoản 1541 sang tài khoản 632 theo từng đối tượng tập hợp chi phí.

Nhấn nút <<Cất>> để lưu chứng từ.

4.8.2.10 Tính giá thành

Ý nghĩa:

Xác định được tổng giá thành sản phẩm và giá thành đơn vị của các sản phẩm hoàn thành. Từ đó,

39

cập nhật giá nhập kho cho các thành phẩm nhập kho trong kỳ và tính giá xuất kho cho thành phẩm xuất bán trong kỳ. Chức năng này thực hiện cho doanh nghiệp sản xuất liên tục hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng.

Thao tác:

Kích chuột vào biểu tượng Tính giá thành để thêm mới Tính giá thành.

Chọn kỳ tính giá thành, chọn phương pháp tính giá thành

Nhấn nút <<Giá thành định mức kế hoạch>>, nhấn nút <<Lấy định mức tiêu chuẩn>>, trong trường hợp NSD chưa nhập giá thành định mức/kế hoạch trước đó th có thể nhập trực tiếp giá thành định mức/ kế hoạch vào bảng Định mức sản phẩm và nhấn nút <<Cất>>

Nhấn nút <<Tính giá thành>>, chương trình sẽ tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị cho các sản phẩm nhập kho trong kỳ theo phương pháp đã chọn.

Nhấn nút <<Cập nhật giá nhập kho>> để cập nhật giá nhập kho cho các phiếu nhập kho thành phẩm trong kỳ.

Nhấn nút <<Cập nhật giá xuất kho>> để tính và cập nhật giá xuất kho cho các phiếu xuất kho thành phẩm trong kỳ.

Nhấn nút <<Cất>> để lưu.

Lưu ý:

NSD có thể sửa số lượng thành phẩm, sửa Hệ số tính giá thành hoặc Tiêu chuẩn phân bổ theo nhu cầu, phần mềm sẽ tự tính lại giá thành cho các thành phẩm, khi sửa NSD không cần phải nhấn nút <<Tính giá thành>>.

Khi kích chuột vào biểu tượng Tính giá thành thuộc quy trình tính giá thành nào thì phần mềm sẽ thực hiện tính giá thành sản phẩm cho các đối tượng tính giá thành thuộc Kỳ tính giá thành quy trình đó.

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------


In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ hạch toán giá thành bằng cách: tại màn hình chứng từ chi tiết có liên quan, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in.

Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn hình của phân hệ Giá thành bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ cái TK theo công việc, Tổng hợp chi phí sản xuất….

NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công

40

cụ, chọn thư mục Giá thành, sau đó chọn mẫu báo cáo, sổ sách cần xem hoặc in

4.9 Thuế

4.9.1 Ý nghĩa:

Để hiện thuế lên trên bảng kê mua vào và trên bảng kê bán ra thì khi thực hiện thao tác nhập liệu trên các phân hệ khác khi có liên quan đến thuế cần lưu ý điền đầy đủ vào các thông tin chi tiết trong phần thuế như: thuế suất, ngày hóa đơn, số hóa đơn, loại hóa đơn...

Lưu ý: đối với việc khai báo thuế đầu vào cần khai thêm nhóm hàng hóa dịch vụ

Nếu chọn loại 1: thuế sẽ hiện trên nhóm 1 (HHDV dùng riêng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT) của bảng kê thuế đầu vào.

Nếu chọn loại 2: thuế sẽ hiện trên nhóm 2 (HHDV dùng riêng cho sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT) của bảng kê thuế đầu vào.

Nếu chọn loại 3: thuế sẽ hiện trên nhóm 3 (HHDV dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT) của bảng kê thuế đầu vào

Nếu chọn loại 4: thuế sẽ hiện trên nhóm 4 (HHDV dùng cho dự án đầu tư) của bảng kê thuế đầu vào.

4.9.2 Thao tác:

Lập bảng kê đầu vào:

Vào phân hệ thuế\ chọn lập bảng kê mua vào\ chọn kìtính thuế (tháng_năm)\ chọn hoáđơn cần thể hiện trên bảng kê mua vào => Cất.

Lập bảng kê bán ra:

Vào phân hệ thuế\ chọn lập bảng kê bán ra\ chọn kìtính thuế (tháng_năm)\ chọn hoá đơn cần thể hiện trên bảng kê mua vào => Cất.

Khấu trừ thuế:

Vào phân hệ thuế\ chọn khấu trừ thuế\ chọn kì tính thuế (tháng_năm)\ tiếp theo\ khấu trừ thuế.

Tờ kê khai thuế:

Vào phân hệ thuế\ chọn tờ khai thuế\ chọn kì tính thuế(tháng_năm)\ tiếp theo =>cất.

Nộp thuế:

Vào phân hệ thuế\ nộp thuế\ chọn loại thuế cần nộp\ chọn phương thức thanh toán\ chọn ngày chứng từ\ kiểm tra thông tin chi tiết và phần hạch toán => thực hiện

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

4.9.3 In báo cáo

4.10 Hợp đồng

4.10.1 Ý nghĩa

41

Phân hê hơp đông cho phep quan ly va phân tıch tiên trınh thanh toan cua tưng khach hang, hiên thi tât ca phat sinh cua tưng hơp đông dươi dang bao cao, căn cư vao bao cao nay ngươi sư dung co thê theo doi đươc tınh hınh thưc hiên hơp đông.


4.10.2.1 Hợp đồng mua

Ý nghĩa

Cho phép lập và theo dõi số lượng, tình trạng,công nợ từng hợp đồng mua.

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Hợp đồng\Hợp đồng mua

Nhập các thông tin về Hợp đồng, Bên bán, Giá trị hợp đồng

Tình trạng của hợp đồng và tài liệu đính kèm (nếu có)

Lưu ý

Tại giao diện nhập liệu liên quan đến hợp đồng NSD phải chọn cột Hợp đồng để chương trình có thể theo dõi và cập nhật thông tin có liên quan đến hợp đồng.

4.10.2.2 Hợp đồng bán

Ý nghĩa

Cho phép lập và theo dõi số lượng, tình trạng,doanh thu, chi phí công nợ từng hợp đồng bán.

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Hợp đồng\Hợp đồng bán,

Nhập các thông tin về Hợp đồng, Bên mua, Giá trị bán

Tình trạng của hợp đồng và tài liệu đính kèm (nếu có).

Lưu ý

Tại giao diện nhập liệu liên quan đến hợp đồng NSD phải chọn cột Hợp đồng để chương trình có thể theo dõi và cập nhật thông tin có liên quan đến hợp đồng.


4.11 Cổ đông

4.11.1 Ý nghĩa

Phân hê Quan ly cô đông cho phép quan ly thông tin các cô đông và tât ca các giao dich liên quan đên cô đông tai doanh nghiêp, tư lúc phát hành, đăng ky mua cô phân, câp sô cô đông, giao dich chuyên nhương và tính chi tra cô tưc...


4.11.2.1 Khai báo thông tin ban đầu

Loại cổ phần: vào Danh mục\ cổ đông\ loại cổ phần

Nhà đầu tư: vào Danh mục\ cổ đông\ nhà đầu tư

Nhóm cổ đông: vào Danh mục\ cổ đông\ nhóm cổ đông

4.11.2.2 Đăng ký mua cổ phần

42

Ý nghĩa

Quan ly các đơt phát hành, ngươi đăng ky mua, xét duyêt đăng ky và quan ly thu tiên cua các cô đông

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Cổ Đông\Đăng ký mua cổ phần

Nhập các thông tin để thêm mới 1 đợt phát hành

Lưu ý: thêm danh sách đăng ký mua cổ phần(nếu có).

4.11.2.3 Sổ cổ đông

Ý nghĩa

Cho phép lập và theo dõi số lượng, tình trạng,công nợ từng hợp đồng mua.

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Cổ Đông\Sổ sổ đông

Thêm mới một cổ đông và khai báo các thông tin liên quan đến cổ đông, có thể chọn cổ đông là tổ chức hoặc cá nhân

Chọn loại cổ phần mà cổ đông đăng kí mua

Lưu ý

Có thể thêm mới sổ cổ đông bằng cách chọn từ danh sách đăng kí đã tạo trước đó tại phần đăng kí mua cổ phần

4.11.2.4 Chuyển nhượng

Ý nghĩa

Theo doi các giao dich chuyên nhương cô phân giư các cô đông và giư cô đông vơi nhưng nhà đâu tư bên ngoài

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Cổ Đông\ Chuyển nhượng

Thêm mới 1 phiếu chuyển nhượng: chọn cổ đông chuyển và đối tượng nhận

Chọn loại cổ phần được chuyển nhượng và số lượng chuyển

4.11.2.5 Chia cổ tức

Ý nghĩa

Cho phép tính cô tưc phai tra và theo doi tınh hınh thưc hiên chi tra cô tưc

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\cổ đông\chia cổ tức

Nhập các thông tin về ngày chốt chia cổ tức, tổng tiền cổ tức được chia.Sau đó nhấn vào nút chia cổ tức

Lưu ý

Sau khi nhấn chia cổ tức phần mềm tự tính số cổ tức mà mỗi cổ đông đườc nhận. Nếu công ty đã trả một phần cho cổ đông rồi thì đánh số tiền đã trả vào cột "cổ túc đã trả" để theo dõi số cổ tức còn lại doanh nghiệp phải trả.

43


4.12 Ngân sách

4.12.1 Ý nghĩa:

Dự toán ngân sách trên MISA SME.NET 2010 là phân hệ mang tính chất quản trị, cho phép các chi nhánh, văn phòng hay tổng công ty theo dõi tình hình lập dự toán, cấp phát ngân sách và tình hình sử dụng ngân sách so với dự toán và số đã cấp phát của cấp trên


4.12.2.1 Khai báo Mục chi

Là những khoản chi phí mà đơn vị có thể chi trong kỳ. Thường doanh nghiệp chỉ tạo những mục chi này để theo dõi các khoản chi thường xuyên trong công ty.

Muốn khai báo mục chi, có 2 cách:

Vào Danh mục => Khác => Mục chi

Chọn biểu tượng Mục chi trên phân hệ Ngân Sách

Chương trình cho phép tạo nhiều khoản chi nhỏ trong một khoản chi tổng hợp.

4.12.2.2 Dự toán chi

Ý nghĩa:

Dự toán các khoản chi thường xuyên như các khoản chi mua tài sản, chi điện nước, tiền lương…của các chi nhánh, văn phòng hay tổng công ty chi tiết theo từng tháng

Thao tác:

Chọn biểu tượng "Dự toán chi" trên phân hệ Ngân sách

Nhập số tiền dự toán của các khoản chi cho từng tháng, chương trình sẽ tự động tổng hợp số tổng cho các kỳ

Nhập ngưỡng cảnh báo: để xác định số tồn tối thiểu của ngân sách khi chi đến ngưỡng này. Khi nhập liệu, chứng từ nào có các khoản chi vượt quá ngưỡng cảnh báo, chương trình sẽ có thông báo khoản chi đã vượt ngưỡng cảnh báo, nhưng vẫn cho phép cất giữ chứng từ

Chương trình cho phép người dùng nhập nhiều dự toán cho nhiều năm

4.12.2.3 Cấp phát

Ý nghĩa:

Dùng để nhập số tiền đã được cấp phát của từng khoản chi trong từng tháng căn cứ vào bảng dự toán đã được lập trước đó

Thao tác:

Nhập tay số tiền cấp phát cho từng khoản mục chi của từng tháng vào cột cấp phát

4.12.2.4 Tình hình sử dụng ngân sách

Ý nghĩa:

Dùng để xem tình hình sử dụng ngân sách của đơn vị, chi nhánh, phòng ban...tại một thời điểm bất kỳ

Thao tác:

Chọn biểu tượng Tình hình sử dụng ngân sách trên phân hệ ngân sách

44

Chương trình tự động tổng hợp lên số liệu của từng tháng bao gồm các khoản dự toán, khoản đã cấp phát, số thực chi và số còn lại của từng tháng trong năm

Lưu ý:

Chương trình chỉ tổng hợp những chứng từ được chọ những khoản mục chi tương ứng

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------


1. Bảng dự toán chi

2. Tình hình thực hiện dự toán chi

4.13 Tổng hợp

4.13.1 Ý nghĩa

Là phân hệ cho phép quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến những chứng từ không thuộc các phân hệ trên. Đồng thời tại phân hệ này NSD có thể tiến hành tổng hợp số liệu, kết chuyển lãi lỗ, lập báo cáo tài chính


4.13.2.1 Chứng từ nghiệp vụ khác

Ý nghĩa

Nhập số liệu và quản lý các chứng từ kế toán tổng hợp như: xử lý chênh lệch, thanh toán tạm ứng, xác định thuế thu nhập tạm tính, phân bổ chi phí trả trước…

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Chứng từ nghiệp vụ khác.

Nhập các thông tin chung như Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán,Số chứng từ; nhập các thông tin chi tiết trên trang Hạch toán,Thống kê va Thuê (nếu có).

Sau khi đa điên đây đu thông tin cân thiêt ta nhân nut Cât

4.13.2.2 Chứng từ ghi sổ

Ý nghĩa

Cho phép thực hiện việc kết chuyển lãi lỗ vào thời điểm cuối kỳ kế toán

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ ghi sổ, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Chứng từ ghi sổ.

Nhập các thông tin chung của chứng từ như: Diễn giải, Ngày chứng từ, Số chứng từ; nhấn nút <<Chọn>> để chọn chứng từ cần lập chứng từ ghi sổ.

45

Nêu chưng tư ta đa chon nhưng không phu hơp ta co thê nhân nut Loai bo đê bo chưng tư đo

Sau khi đa khai bao cac thông tin cân thiêt, ta nhân vao nut Cât

4.13.2.3 Kết chuyển lãi lỗ

Ý nghĩa

Cho phép thực hiện việc kết chuyển lãi lỗ vào thời điểm cuối kỳ kế toán

Thao tác

Kiêm tra cac chưng tư đa nhâp xem đa ghi sô toan bô hay chưa

Kiêm tra bang cân đôi tai khoan xem co tai khoan nao bi đinh khoan sai nguyên tac không (đinh khoan vao tai khoan tông)

Thưc hiên khâu hao TSCĐ

Câp nhât gia xuât kho

Bao trı dư liêu

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Kết chuyển lãi lỗ, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Kết chuyển lãi lỗ.

Nhập các thông tin chung về chứng từ như Diễn giải, Ngày hạch toán, Số chứng từ.

Kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin trong trang Hạch toán như Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền…

4.13.2.4 Bù trừ công nợ

Ý nghĩa

Cho phép NSD thực hiện việc bù trừ công nợ vào bất kỳ thời điểm nào trên cùng một đối tượng vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng.

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Bù trừ công nợ, xuất hiện hộp hội thoại cho phép NSD thực hiện thao tác bù trừ công nợ.

Chọn khoảng thời gian, Loại tiền, Tỷ giá và nhấn nút <<Lấy số liệu>>,khi đó xuất hiện danh sách các đối tượng cần bù trừ.

NSD tích chọn các đối tượng cần bù trừ công nợ và nhấn nút <<Thực hiện>>, chương trình sẽ sinh ra chứng từ nghiệp vụ khác đã có đầy đủ các thông tin, chọn <<Yes>> để xem chứng từ.

4.13.2.5 Xử lý chênh lệch tỷ giá

Ý nghĩa

Cho phép NSD thực hiện xử lý chênh lệch tỷ giá giữa các tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất quỹ, tỷ giá ghi nhận nợ khi có các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ trong kỳ.

Thao tác

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Xử lý chênh lệch tỷ giá, xuất hiện hộp xử lý chênh lệch tỷ giá.

Chọn tài khoản xử lý chênh lệch lãi hoặc lỗ và nhập diễn giải

Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và nhập số chứng từ.

Tích chọn tài khoản cần xử lý chênh lệch, sau đó nhấn nút <<Thực hiện>>. Chương trình sẽ tự

46

động sinh chứng từ xử lý chênh lệch trên Chứng từ nghiệp vụ khác

4.13.2.6 Khóa sổ kỳ kế toán

Ý nghĩa

Cho phép khóa sổ toàn bộ sổ sách kế toán trong kỳ kế toán do người dùng lựa chọn

Thao tác

Vào nghiệp vụ \Khóa sổ kỳ kế toán

Chọn ngày khóa sổ =>Thực hiện

Lưu ý

Có thể bỏ khóa sổ nếu thấy cần thiết

Khi đã khóa sổ, chương trình không cho phép chỉnh sửa thông tin của các chứng từ

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------


4.14 Phân tích tài chính

4.14.1 Ý nghĩa

Phân hệ này cho biết tổng thể các phương pháp được sử dụng để đánh giá đã qua và hiện nay, cho phép nhà quản trị biết được tình hình doanh nghiệp và đưa ra quyết định kịp thời và phù hợp nhất

4.14.2 Các chỉ tiêu

Hệ số thanh toán

Khả năng thanh toán hiện hành

Khả năng thanh toán ngắn hạn

Hệ số thanh toán nhanh

Khả năng thanh toán tức thời

Khả năng thanh toán lãi vay

Khả năng hoạt động

Vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay khoản phải thu

Vòng quay vốn lưu động

Khả năng sinh lời

Tỷ suất sinh lợi sau thuế trên doanh thu (ROS)

47

Tỷ suất sinh lợi trên VCSH (ROE)

Tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA)

Tỷ suất sinh lời trên tổng vốn đầu tư (ROI)

Cơ cấu tài chính và tài sản

Hệ số nợ

Hệ số vốn chủ sở hữu

Hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu

Cơ cấu tài sản

5 Quản trị dữ liệu kế toán

5.1 Sao lưu dữ liệu

Ý nghĩa:

Nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống. Việc sao lưu dữ liệu định kỳ là việc làm rất cần thiết đề phòng việc mất số liệu kế toán hoặc hỏng cơ sở dữ liệu đang làm việc do nhiều nguyên nhân khác nhau. Thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bảng sao toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ thống cho phép làm giảm tới mức tối thiểu hậu quả khi có sự cố.

5.1.1 Sao lưu bằng tay

Thao tác:

Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 Tool\ Data management Tool

Menu Sao lưu\ chọn dữ liệu cần sao lưu\ chọn sao lưu

Chọn đường dẫn để lưu\ nén tệp dữ liệu sau khi sao lưu\ chọn ghi nối tiếp\ nhấn sao lưu

5.1.2 Sao lưu tự động

Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 Tool\ Data management Tool

Menu Sao lưu\ chọn sao lưu nâng cao

Chọn dữ liệu cần sao lưu\ chọn đường dẫn lưu\ ghi nối tiếp

Chọn nén dữ liệu sao lưu\ chọn sao lưu hàng ngày\ thực hiện

Sau đó, mở MISA-SME.NET2010\ đăng nhập dữ liệu

Vào menu hệ thống\ tùy chọn\ sao lưu\ tick chọn tự động sao lưu khi kết thúc chương trình\ đồng ý

5.1.3 Lưu ý

Nếu sao lưu từ máy trạm, chương trình sẽ tạo ra file sao lưu có dạng TENCSDL.mbk (là file sao lưu chưa nén)

Khi sao lưu tự động, lúc tắt MISA, chương trình hỏi Bạn có muốn sao lưu dữ liệu trước khi kết thúc không?” =>Chọn Yes

Các file sao lưu này có thể xóa đi. Tốt nhất vào cuối tháng, vào nơi lưu các file này, dọn dẹp các file sao lưu và lưu lại mỗi tháng 1 đến 2 file (chỉ được xóa các file nén hoặc file .mbk)

5.2 Phục hồi dữ liệu

48

Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 tool\ Data management tool

Chọn menu Phục hồi\ chọn tệp phục hồi\ đặt lại tên CSDL trong tệp dữ liệu kế toán\ nhấn phục hồi

Lưu ý:

Nên đặt lại tên CSDL khi phục hồi, tránh việc phục hồi lên CSDL có sẵn

5.3 Xóa dữ liệu kế toán

Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 tool\ Data management tool

Chọn CSDL cần xóa\ nhấn nút xóa\ đồng ý

Lưu ý : Phải hết sức thận trọng khi thực hiện vì dữ liệu kế tóan sẽ bị xóa hoàn toàn ra khỏi hệ thống

5.4 Phân quyền và quản lý người dùng

5.4.1 Quản lý thông tin cá nhân

Đổi mật khẩu NSD:

Ý nghĩa:

Phần này cho phép NSD đổi mật khẩu mới khi không muốn sử dụng mật khẩu cũ

Thao tác:

Hệ Thống\Đổi mật khẩu...

Nhập lại mật khẩu cũ

Nhập mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu mới

Sửa thông tin cá nhân:

Phần này cho phép NSD sửa thông tin cá nhân để hỗ trợ cho việc theo dõi trên MISA

5.4.2 Quản lý người dùng

Thiết lập danh sách người dùng

Thiết lập Vai trò và quyền hạn

------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------

6 Một số tính năng khác

6.1 Ghi sổ, bỏ ghi sổ theo lô

Thao tác :

Chọn Menu Tiện ích\ ghi sổ, bỏ ghi sổ theo lô

Chọn khoảng thời gian\ tick chọn phân hệ\ ghi sổ (bỏ ghi sổ)

49

Lưu ý : Chức năng này cho phép Ghi sổ\ Bỏ ghi sổ hàng loạt chứng từ trong hệ thống

6.2 Tìm kiếm

Thao tác :

Vào menu tiện ích\ tìm kiếm hoặc tick chuột vào biểu tượng tìm kiếm trên thanh công cụ

Trên hộp thoại tìm kiếm, chọn điều kiện tìm kiếm thích hợp

Nhấn nút thêm để thêm điều kiện vào phần các điều kiện đã chọn

Nhấn nút tìm để tìm chứng từ với điều kiện

MISASME.NET2010 cho phép tìm nhanh chứng từ nào đó đã được nhập vào một phân hệ bất kỳ trong hệ thống

6.3 Định khoản tự động

MISASME.NET2010 đã cung cấp sẵn một hệ thống các định khoản thường xuyên phát sinh tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên người sư rdụng có thể tạo thêm định khoản hoặc sửa đổi định khoản cho phù hợp với doanh nghiệp mình

Thao tác :

Vào Menu Danh mục\ Tài khoản\ Định khoản tự động\ Thực hiện chức năng thêm, sửa , xóa các nghiệp vụ cho phù hợp với đơn vị

6.4 Sao chép chứng từ

MISASME.NET2010 cho phép thêm mới nhanh một chứng từ với các nội dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong hệ thống. Chức năng này có tác dụng trong trường hợp người sử dụng cần thêm một loạt chứng từ cùng loại vào hệ thống

Thao tác :

Tại màn hình danh sách chứng từ\ tick chọn chứng từ cần sao chép

Tick chuột phải chọn nhân bản

Chương trình sẽ sinh ra chứng từ mới có nội dung như chứng từ cũ. Người sử dụng chỉ cần sửa lại các thông tin cho phù hợp với chứng từ mới

Nhấn nút cất để lưu chứng từ mới

Documents

Giao trinh Tin hoc ke toan