GUÍA Vista de Pajaro de AuraPortal

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Documento descriptivo

Vista de Pájaro

El documento descriptivo Vista de Pájaro

ofrece al lector una visión amplia de la

composición y características funcionales de

AuraPortal, así como de su enfoque y

orientación en el mercado.

El aspecto diferenciador de AuraPortal, y

que se desarrolla en el documento, es la no

necesidad de programación a la hora de

Modelizar y Ejecutar los procesos, y por tanto

AuraPortal se convierte en una solución

BPM verdaderamente orientada a los

usuarios de negocio.

Es importante reseñar que AuraPortal no es

solo una solución para la automatización de

los procesos de cualquier organización, sino

que aporta un gran valor añadido

completando el BPM con otros módulos

tales como Intranet, Gestión Documental,

Gestión de Contenidos, Comercio Online y

las Reglas de Negocio.

Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los

derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la

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Documento Descriptivo: Vista de Pájaro www.auraportal.com Página 2 de 66

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 4

1.1. Qué es AuraPortal ..................................................................................................................... 6

1.2. La Opinión de los Expertos......................................................................................................... 8

1.3. La Opinión de los Clientes ........................................................................................................ 10

2. PRODUCTOS .................................................................................................................................................... 13

2.1. Procesos (BPM) ...................................................................................................................... 13

2.1.1. Modelización ................................................................................................................................................................................... 13

2.1.2. Simulación ........................................................................................................................................................................................ 14

2.1.3. Ejecución ........................................................................................................................................................................................... 16

2.1.4. Monitorización ................................................................................................................................................................................ 17

2.1.5. Optimización ..................................................................................................................................................................................... 18

2.1.6. Funciones y Roles en la Organización ...................................................................................................................................... 19

2.2. Intranet / Extranet .................................................................................................................. 21

2.3. Gestión Documental ................................................................................................................ 24

2.4. Reglas de Negocio .................................................................................................................. 27

2.5. Gestión de Contenidos ............................................................................................................. 29

2.6. Comercio Online ..................................................................................................................... 30

2.7. Multiidioma ............................................................................................................................ 31

2.8. Extensión de WIP.................................................................................................................... 32

2.9. Copia Íntegra de Pruebas ........................................................................................................ 32

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción) ................................................ 33

3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES .................................................................................................................. 34

3.1. Editor de Formularios Dinámicos .............................................................................................. 34

3.2. Tareas de Sistema .................................................................................................................. 36

3.3. Integración............................................................................................................................. 38

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) ............................................................. 40

3.5. Analítica ................................................................................................................................. 42

3.6. Dynamic Case Management ..................................................................................................... 45

3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos ........................................................................... 46

3.8. Movilidad ............................................................................................................................... 47




3.9. Sobre AuraPortal Cloud............................................................................................................ 48

3.10. Colaboración y Redes Sociales ................................................................................................ 50

4. CARACTERÍSTICAS DIFERENCIADORAS ....................................................................................................... 52

4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio ......................................................................................... 52

4.2. Sin Programación .................................................................................................................... 52

4.3. Tareas de Sistema .................................................................................................................. 52

4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso..................................................................................... 52

4.5. Editor de Formularios Dinámicos .............................................................................................. 53

4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables) ................................................................................... 53

4.7. WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa) ................................................................ 55

4.8. Gestión de Contenidos y Comercio Online ................................................................................. 55

4.9. 100% Tecnología Web ............................................................................................................ 55

4.10. Dynamic Case Management ................................................................................................... 56

5. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA .................................................................................................................... 57

5.1. Acceso a AuraPortal ................................................................................................................ 57

6. ÁREAS DE APLICACIÓN .................................................................................................................................. 58

6.1. Sectores ................................................................................................................................. 58

6.2. Áreas de Negocio .................................................................................................................... 59

6.3. Aplicaciones Específicas ........................................................................................................... 59

7. BENEFICIOS ...................................................................................................................................................... 62

7.1. Beneficios .............................................................................................................................. 62

7.2. Estudio de Clientes .................................................................................................................. 63

7.3. Casos de Éxito ........................................................................................................................ 64




1. INTRODUCCIÓN

AURA, con un capital social de $30 millones USD, fue creada en 2001 por el Dr. Juan José Trilles con un objetivo: desarrollar

una aplicación de software empresarial 100% basada en Internet del tipo (*) Business Process Management (BPM) llamada

AuraPortal, con el máximo nivel tecnológico y la inclusión de los últimos estándares como la notación BPMN.

Se aportó un concepto radicalmente nuevo de gestión de procesos en el que el diseño y la programación se fundiesen en

una única etapa realizada por personal de negocio sin programación. El resultado es una de las soluciones BPMS más

potentes del mercado.

AURA es una entidad Presidida por D. Juan José Trilles y gestionada por un Comité CEO.

El Dr. Juan José Trilles es doctor en Ingeniería y máster en Business Administration. Tras fundar Dimoni Software en 1981,

que llegó a ser una compañía de software muy respetada, en 2001, después de vender Dimoni, fundó AURA actuando hoy

principalmente como máximo responsable del diseño de la aplicación (‘Chief Software Architect’). El Dr. Trilles ha publicado

diversos libros, ensayos y artículos relacionados con la gestión por procesos y ha sido invitado a pronunciar numerosas

conferencias sobre el uso de tecnología empresarial innovadora, por ejemplo, “Domain Cellular Accounting” en el congreso

de Bielorrusia en 1998.

(*) Nota BPM (Business Process Management)

Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un determinado fin.

Es una realidad innegable que toda empresa u organización está gestionada internamente mediante procesos.

De hecho, la suma de todos los Procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que

desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus procesos. Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o

escritos, y otros complejos y muy estructurados.

Por otro lado uno de los objetivos de toda organización (empresas privadas, empresas públicas, asociaciones, etc.) es mejorar y ser más

eficiente en su gestión para lograr mejores resultados. Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la

suma de sus procesos, y una Gestión por Procesos (BPM) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente una correcta

implantación del BPMS mejorará TODA la organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las actividades más importantes. De

hecho será:

MÁS EFICIENTE

MÁS FLEXIBLE

MÁS COMPETITIVA

Es en este instante cuando la herramienta para la Gestión por Procesos o BPM (Business Process Management) cobra mayor relevancia ya

que es el software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos y en definitiva, ayudar a las organizaciones a lograr

mejores resultados.

AURA es uno de los fabricantes de software de Gestión por Procesos (BPM) más importantes del mundo, que cuenta entre

sus Clientes con compañías como ENAP, GENERAL MOTORS, TOYOTA, YAMAHA, PEMEX, CARREFOUR, INDRA, FRITO

LAY y otros, además de entidades gubernamentales. Tiene presencia en 40 países, más de 500 Consultores Certificados y

más de 100 Partners, AURA ofrece cobertura internacional y un servicio impecable a sus Clientes, ya sea de forma directa o

indirecta.

http://es.wikipedia.org/wiki/Alternativa

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Simultaneidad&action=edit&redlink=1




Las oficinas operativas de AURA están ubicadas en:

SEDE PRINCIPAL EN ESPAÑA DELEGACIÓN EJECUTIVA EN EE.UU.

Contacto:

Oficinas ubicadas en Valencia.

[email protected]

Contacto:

Oficinas ubicadas en 1111 Brickell Ave, Suite 1100, 11th Floor,

Miami, FL 33131. [email protected]

TODAS LAS OFICINAS INTERNACIONALES






1.1. Qué es AuraPortal

AuraPortal es una plataforma para diseñar y ejecutar, con gran facilidad y sin necesidad de añadir programación, TODOS los

procesos -por muy complejos que sean- en empresas y organizaciones de cualquier tamaño, desde corporaciones con

millones de procesos y/o millones de usuarios hasta pequeñas empresas. Con AuraPortal se controla automáticamente

cualquier organización de principio a fin si se desea, o bien partes de la misma.

El corazón de AuraPortal es un Core BPM, que contiene los módulos residentes ‘Procesos’, ‘Intranet/Extranet’ y ‘Gestión

Documental’. Además se ofrecen cuatro Módulos opcionales llamados 'Reglas de negocio', 'WIP (Wide Interaction

Platform)', 'Gestión de contenidos' y 'Comercio Online' que pueden adquirirse por separado para ampliar el alcance de la

aplicación. La estructura de productos de AuraPortal queda representada en la siguiente imagen.

Estos módulos, tanto los

residentes como los opcionales, interactúan entre sí de manera que la presencia de algunos es necesaria para que otros

puedan operar.

Además del Core BPM y los Módulos Opcionales, AuraPortal provee Complementos, también opcionales, orientados a

solucionar necesidades específicas relacionadas con los procesos.

El Core BPM ha de estar siempre presente. El módulo de Reglas de Negocio es independiente y su presencia no es

necesaria para las operaciones con otros módulos. Sin embargo, el módulo WIP (Wide Interaction Platform) ha de estar

presente para poder utilizar el módulo de Gestión de Contenidos y a su vez, éste es necesario para poder operar con el

módulo de Comercio Online.

CORE BPM

El Core BPM, es el corazón de la empresa de AuraPortal. Contiene tres módulos residentes:

El primero, llamado Procesos, controla el BPM (Business Process Management) o Gestión por Procesos.

El segundo, llamado Intranet/Extranet, gestiona las comunicaciones entre empleados y también con clientes,

proveedores y otros agentes externos mediante un sistema de ‘workflow’ de gran potencia.

El tercero, llamado Gestión Documental, gestiona de manera integrada y global todos los documentos (textos,

imágenes, vídeos, etc.) de la organización. Este manejo documental puede ser llevado a cabo concurrentemente

mediante dos sistemas: el Microsoft SharePoint, incorporado de origen y el AuraPortal File System, de diseño




propio, altamente recomendado en general pero sobre todo si se desea mayor rendimiento en grandes volúmenes

(millones) de documentos.

MODULOS OPCIONALES

Los Módulos Opcionales son muy potentes y su principal interés estriba en la sinergia que generan en conjunción con los

procesos del Core BPM.

Esta sinergia es evidente con las Reglas de Negocio pero también es muy clara cuando los módulos de Gestión de

Contenidos y de Comercio Online se aprovechan de la existencia de los procesos BPM ya que ello hace que se puedan

publicar newsletters, revistas y periódicos, así como construir páginas web de la organización con características de gran

importancia como por ejemplo la actualización automática de las informaciones publicadas o la posibilidad de utilizar la

plataforma de la web para vender los productos y servicios de manera integrada con las bases de datos de la empresa sin

necesidad de programación o control técnico.

La necesidad de utilizar Internet para difundir imagen, información y ofertas con el alto dinamismo que proporcionan los

módulos de Gestión de Contenidos y Comercio Online, se está convirtiendo en una evidencia para las empresas y

organizaciones con vocación de éxito.

COMPLEMENTOS

Multiidioma. Permite trabajar con diferentes idiomas de manera simultánea, dejando que cada usuario elija el

idioma con el que desea trabajar. El sistema presenta la aplicación completa en todos los idiomas elegidos de

manera simultánea y concurrente.

Extensión de WIP. La Extensión de WIP amplía funcionalidad a la plataforma WIP que ofrece la posibilidad de que

personas externas a la organización puedan participar en los procesos de la misma cuando se requiera. Este

complemento permite, entre otros, workflow (flujo de trabajo) entre Usuarios Externos e Invitados, además de

nuevos elementos de seguridad. Para adquirir este Complemento es necesaria la activación del Módulo WIP.

Copia Íntegra para Pruebas. Mediante este complemento se pueden realizar pruebas en una instalación gemela a

la original con la seguridad de no alterar los datos ni modificar la configuración de la instalación que hay en

producción con los datos reales.

Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción). Este complemento permite a las

organizaciones crear nuevas clases de proceso y modificar las existentes en instalaciones independientes

físicamente separadas. Es decir, que los cambios de diseño y pruebas de clases de proceso se realizan en

instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de forma

sincronizada al entorno de producción.

AuraPortal incorpora los más modernos estándares y la introducción de novedades revolucionarias como la generación

automática de Motores de Proceso y Orquestación directamente a partir del Modelo sin necesidad de ninguna

programación.

Esto se traduce en una disminución drástica de los tiempos y costes (hasta en un 70%) tanto en su implantación como en

las modificaciones a lo largo de su vida útil y un Retorno sobre la Inversión (ROI) de hasta el 400%.

Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional

e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no

desearán trabajar de otra manera.




Básicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el día a día es la siguiente:

Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo las corrientes a las

personas que deben ejecutar las acciones, en función de los Diagramas de los Procesos.

Cada una de estas personas, al recibir la tarea en su página de entrada (workflow), realiza su trabajo siguiendo las

instrucciones de la tarea.

La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinámicos, que contienen todos los

datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea aunque éstos estén en otras

aplicaciones de la entidad, ya que AuraPortal se integra con ellas. El ejecutor no tiene que buscar la información;

la información viene a él. Una vez realizado su trabajo, el usuario termina la tarea.

De esta manera, la adaptación a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizará casi sin

darse cuenta.

Además, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, así como los datos y

documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automática las fichas de cada elementos de gestión

determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, departamentos, etc.

Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable que hace que los trabajos pendientes lleguen a su fin, controlando

que cada usuario realizar sus tareas. AuraPortal incorpora el “Avisador”, funcionalidad que hace que el usuario reciba un

aviso (visual y/o acústico) al recibir una nueva tarea, aunque se encuentre fuera de la aplicación.

1.2. La Opinión de los Expertos

Las más prestigiosas firmas de analistas de software de gestión empresarial y de las nuevas tecnologías han considerado a

AuraPortal desde su aparición como una de las mejores Suites BPM del mercado, destacando siempre su carácter visionario

e innovador. A continuación se muestran algunos ejemplos.

“AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con

más de 5.000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes

proveedores. Para AuraPortal, este segmento representa el 30% de su actividad

empresarial, superando al resto de proveedores que figuran en este informe”.

Esta orientación justifica además el enfoque de AuraPortal hacia el desarrollo de un

conjunto de herramientas tales como CRM, BPM, gestión documental, solución de

portales externos, entre otras, que otorgan una mayor importancia al usuario de

negocio y reducen así la dependencia de TI.

En la categoría “calidad del producto”, AuraPortal ha obtenido la máxima

puntuación, situándose un punto por encima del segundo mejor proveedor en una

escala de 1 al 10.

(Decision Matrix on BPM Vendors 2011, OVUM - Datamonitor Group)




AuraPortal consolida su posición de liderazgo indiscutible en el Mercado global de

BPMS en la evaluación realizada por TEC.

TEC (technology Evaluation Centers), una de las pocas compañías certificadoras

independientes en el mercado, califica como insuperable el software de Gestión por

Procesos (BPM) de AuraPortal.

(TEC Technology Evaluation Centers - 2011)




“AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS".

(Gartner - Magic Quadrant Report 2007 and 2009)

“AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del

mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio

número de Clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios

años.”

(BPTrends - BPM Suites Report, 2010)

En cuanto a referencia de Clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida

implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios).

Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP.”

(IDC - MarketScape: Business Process Platforms, 2011)

“AuraPortal BPMS es una plataforma basada plenamente en Internet y consiste en

un conjunto de aplicaciones perfectamente integradas capaces de ajustarse a

cualquier tipo de organización. AuraPortal ofrece una excepcional relación calidad

precio, con un porcentaje de mantenimiento muy bajo basado en el precio de las

licencias así como un razonable coste de las mismas.”

(Bloor - 2011)

1.3. La Opinión de los Clientes

Pero la mayor garantía que puede ofrecer AuraPortal es el reconocimiento y la satisfacción de sus más de 300 Clientes. He

aquí algunas empresas representativas del mercado internacional.




A continuación se muestran algunos testimonios.

“Con AuraPortal ejecutamos simultáneamente miles de procedimientos, miles

de procesos y miles de documentos, todos integrados. Además es un software

abierto para los cambios instantáneos de los procedimientos, formatos, informes,

etc., independientemente del tipo de empresa”.

Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseño e Instalación en la División de

Exploración y Producción.

“Las funcionalidades observadas han presentado ventajas en tiempo de

implementación y en el de modificaciones de los procesos, lo cual ha permitido

demostrar la gran operativa de la solución de AuraPortal”.

Juan Pablo Medel Castillo. Vicepresidente de Ops&IT de RSA Chile.

“Toda esta problemática nos hizo plantearnos la compra de una solución

tecnológica que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar

nuestros recursos humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la

gestión de otros procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnología,

como los relativos a calidad y control de reclamaciones que para nosotros también

son muy importantes”.

Alfonso de Carlos Muñoz. Gerente.

“Seleccionamos el BPM AuraPortal porque siendo uno de los más importantes

del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único que

nos permitía poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo”.

Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano. Vicerrector Administrativo y Financiero

de la Escuela Colombiana de Ingeniería (2009).

“La implantación de una herramienta informática como GEA-TOYOTA basada en

AuraPortal BPM ha permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los

mismos criterios entre los distintos concesionarios ubicados por toda la geografía

española”.

Karl Van Dijck. Director Asuntos Corporativos Toyota España.

"Desde nuestra implantación de AuraPortal hemos visto una reducción del 70%

en consumibles de oficina, y hemos sido capaces de retirar impresoras, así

como las líneas de fax que solían ser usadas para recibir partes de trabajo.

Ahora todo es entregado a través de AuraPortal, que significa que recibimos la

documentación correctamente y a su tiempo. Cualquier fallo en este punto podría

ser un grave problema cuando hay que pagar a 10.000 personas por semana".

Don Payne. Managing Director New Millennia




"Nuestro objetivo ha sido en todo momento disponer en CAF Power & Automation

de un método ágil, autónomo y flexible (eficiente en definitiva) de definir,

implantar, ejecutar y optimizar procesos. Con AuraPortal, en este año y medio

de implantación, hemos estado tan solo dos personas diseñando e implantando

procesos, compaginándolo con nuestras propias tareas del día a día”.

David Puente López, Responsable de Calidad en CAF Power & Automation.




2. PRODUCTOS

Como se ha mencionado anteriormente, AuraPortal es un software empresarial constituido por su Core BPM, además de

Módulos Opcionales y Complementos. Éstos son:

CORE BPM

1. Procesos. ‘Business Process Management’ (BPM) o Gestión por Procesos.

2. Intranet/Extranet.

3. Gestión Documental.

MÓDULOS OPCIONALES

4. Reglas de Negocio.

5. Gestión de Contenidos.

6. Comercio Online.

COMPLEMENTOS

7. Multiidioma

8. Extensión de WIP

9. Copia Íntegra para Pruebas

10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)

2.1. Procesos (BPM)

El BPM es el principal producto de AuraPortal. Éste es un software de Gestión por Procesos o Business Process

Management, con el que se diseña y ejecuta la automatización de los procesos, controlando y centralizando las actividades

de las personas, las reglas de negocio y políticas, las aplicaciones ya existentes (ERP, Producción, etc.) y la información que se

va generando en la organización.

La Gestión por Procesos se divide en 5 etapas: MODELIZACIÓN, SIMULACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y

OPTIMIZACIÓN.

Etapas de la Gestión por Procesos




2.1.1. Modelización

La Modelización es la etapa donde se diseñan y construyen los procesos. El sistema de Modelización de AuraPortal

representa tres grandes ventajas:

A - Elimina las tradicionales dificultades de comunicación entre el personal de negocio y el personal técnico cuando

se diseñan y se modifican procesos.

B - Garantiza el correcto diseño y ejecución de todos los procesos sin errores de programación y por lo tanto se

ofrece operaciones y procesos robustos que encajan exactamente con los requerimientos de los ejecutivos de

negocio.

C - Se reduce dramáticamente el tiempo (y coste) de desarrollo de procesos, con la capacidad de realizar cambios

en los modelos de los procesos de manera fácil, rápida y con efecto inmediato.

Diagrama del Proceso

El diagrama del flujo de cualquier proceso se realiza utilizando la herramienta de diagramación de AuraPortal, que se ofrece

en dos versiones: una desarrollada sobre Java y otra desarrollada sobre MS Visio. Esta herramienta se denomina AuraPortal

Modeler.

En primer lugar el usuario crea el diagrama del proceso mediante el uso de 'objetos' (que identifican tareas, eventos,

compuertas de decisión, etc.), siguiendo la notación 'Business Process Modeling Notation' (BPMN), aceptada

internacionalmente como el estándar de diagramación.

AuraPortal Modeler, que controla e informa al usuario para prevenir posibles errores de sintaxis que se pudieran dar

durante la diagramación del proceso, convierte automáticamente los procesos diagramados, una vez se han indicado los

parámetros de configuración, en procesos ejecutables sin necesidad de programación. Se pueden diseñar procesos,

subprocesos y la reutilización de éstos.

Con AuraPortal Modeler, se pueden diseñar diagramas de procesos sin necesidad de estar conectado en ese momento a

AuraPortal. Esto es una gran ventaja ya que aporta al usuario una gran libertad de acción para realizar los diseños cuando lo

desee.

AuraPortal Modeler se descarga gratuitamente desde www.auraportal.com.

AuraPortal Modeler. (Fase de Modelización)

http://intranet.auraportal.com/Pablo%20Trilles/New%20folder/V/www.auraportal.com




Configuración

Tras la diagramación de los procesos, sólo queda la configuración de datos tales como: ejecutores, roles, formularios, multi-

calendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos, condiciones, etc.

Asignación de atributos mediante el Editor de Formularios Dinámicos al crear una Clase de Proceso. (Fase de Modelización)

Modelo o Clase de Proceso

Tras la diagramación y la configuración se obtiene el 'Modelo del Proceso' o 'Clase de Proceso'. En estos momentos ya se

puede generar el Documento Descriptivo, que recoge en un documento el diagrama y la configuración de la clase de

proceso.

AuraPortal permite crear 'Altas Similares' para facilitar la creación de nuevas clases de proceso basadas en clases existentes.

Asimismo permite también 'Exportar/Importar' clases de procesos de una instalación a otra, incluyendo una actualización

automática de campos para que los procesos estén listos para su Ejecución en la instalación destino.




2.1.2. Simulación

Existen dos tipos de Simulación: La Simulación Estadística y la Simulación Real.

Simulación Estadística

La simulación estadística consiste en la asignación de unos valores representativos de la carga de trabajo del proceso, para

luego ejecutar el proceso 'n' número de veces y obtener resultados estimativos previos a la puesta en producción del

proceso.

Simulación Estadística con AuraPortal. (Fase de Simulación)

Simulación Real

Uno de los aspectos más especiales de AuraPortal es que los diseñadores de procesos, los directivos y los analistas de

negocio pueden realizar simulaciones de manera fácil y en entornos de trabajo real, donde algunos factores (como la

identidad de los ejecutores) se 'simulan' mientras otros factores siguen siendo los reales, proporcionando así una imagen

certera de lo que realmente ocurrirá cuando el proceso se encuentre en Ejecución.

Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo 'simulación' al modo Modelización tanto como se

desee. Esto ayuda a identificar errores de diseño con el fin de conseguir una verificación completa y precisa de todo el

diseño del proceso, pudiéndose realizar en tan solo minutos o horas comparado con semanas y meses en otros sistemas de

Gestión por Procesos o BPM que requieren programación.




2.1.3. Ejecución

La etapa de Ejecución es la etapa donde se pone en marcha lo que se ha modelizado en fases anteriores. Es la fase de

Producción. Los usuarios trabajan diariamente con los procesos.

Al igual que en la Modelización, los usuarios acceden al Portal de Colaboración, Intranet, para en este caso iniciar procesos y

atender las tareas que llegan a su bandeja de entrada de tareas.

Plataforma Colaborativa y Formulario de Inicio de Proceso. (Fase de Ejecución)

La bandeja de entrada de tareas permite al usuario manejar de forma sencilla y eficiente todas las tareas de proceso que

están a su cargo. El sistema incorpora filtros de búsqueda avanzada tales como: Estado, Clase de Proceso, Referencia,

Código, Nombre, Tema, Fechas y Tipo.

Bandeja de entrada de tareas. (Fase de Ejecución)




AuraPortal incorpora el Avisador, un sistema que avisa al usuario (Empleado, Externo e Invitado) de las tareas que tiene en

su bandeja de trabajo, aunque éste no haya iniciado sesión en AuraPortal.

Avisador de tareas

2.1.4. Monitorización

En la etapa de Monitorización se observan y controlan los resultados de la etapa de Ejecución mediante herramientas de

análisis. AuraPortal cubre los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos, desviaciones, costes) de todos los procesos

mientras se están ejecutando.

Estadísticas de Ejecución de Procesos y KPI´s. (Fase de Monitorización)

Las actividades realizadas y registradas en AuraPortal en el día a día (procesos) van proporcionando datos en tiempo real

que son leídos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal:

Cuadro de Mandos

BI (Business Intelligence)

BAM (Business Activity Monitoring)

KPI´s (Key Performance Indicators)

Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que está ocurriendo en la entidad.




Cuadro de Mandos. (Fase de Monitorización)

2.1.5. Optimización

La Optimización es la etapa donde se realizan cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a

través de la etapa de Monitorización.

Los cambios se realizan en el modelo del proceso (Modelización) de forma sencilla para luego verificar mediante la

simulación y en tiempo real que el proceso funciona correctamente y en el menor tiempo posible. AuraPortal gestiona el

control de versionado de procesos, incluso cuando hay procesos en producción y se quieren realizar cambios en el modelo

del proceso.




AuraPortal es un orquestador de procesos que permite una mejora de la organización empresarial. Una organización que

no trabaja con AuraPortal tiende a una gestión ineficiente de su actividad dado que existe una multi-interacción de todos

sus elementos (Empleados, Terceros, Datos y Sistemas) tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Elementos Interacción Ineficiente

AuraPortal orquesta todos los elementos mediante procesos, permitiendo a la organización alcanzar elevadas cotas de

eficiencia.

2.1.6. Funciones y Roles en la Organización

AuraPortal es una solución que involucra a la organización de forma lógica en base a las funciones y roles de la misma tal y

como se observa en la siguiente tabla.




La primera fase requiere de una estructura tecnológica que soportará la implantación de AuraPortal. Normalmente esta

labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud.

Una vez la instalación de AuraPortal se ha llevado a cabo es hora de crear los procesos que automatizarán las actividades de

la empresa. En la segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos,

documentos, etc. que compondrán la organización de la empresa. Si fuera necesario, el personal de IT puede ayudar en esta

labor, sobre todo en lo referido a integración con aplicaciones externas. Tal y como se ha visto anteriormente, en esta fase se

modelan y simulan los procesos para su ejecución.

En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en producción ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aquí

participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el día a día de los procesos, además de externos como

clientes, proveedores, asociados, etc. Gracias a la monitorización de los procesos, el sistema permite a los responsables de

negocio optimizar todos los procesos para que alcancen mayores cotas de eficiencia.

Los procesos que son ejecutados, monitorizados y luego optimizados en un ciclo constante generan datos estructurados que

son analizados y estudiados por los decisores en la cuarta fase. Gracias a la información generada en AuraPortal los

decisores pueden tomar decisiones más acertadas y precisas orientadas a la mejora y aumento de la productividad.

Además estos decisores también participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de

optimizar los procesos de la empresa.

Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal. Gracias a su tecnología 100% Web los usuarios del sistema

acceden a través de un navegador de Internet en cualquiera de las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de

última generación como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc.

2.2. Intranet / Extranet

AuraPortal ofrece el entorno óptimo para que la información sea compartida y exista comunicación y colaboración entre el

personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los




usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.). Por ello, esta 'Intranet' o 'Plataforma Colaborativa' es una red de

comunicación tanto interna como externa, y además es compatible con otras plataformas que ya se estuvieran utilizando en

la organización.

NOTA

- Información hace referencia a la trasmisión de conocimiento en un solo sentido.

- Comunicación es a la trasmisión de conocimiento fluyendo en todos los sentidos.

- Colaboración hace referencia a un entorno de trabajo común.

Representación gráfica de la participación de los tres tipos de usuarios en las diferentes etapas del proceso

Los empleados (denominados Usuarios Internos en AuraPortal) acceden al Portal de Empleados. Los clientes,

proveedores, agentes,... (denominados Usuarios Externos en AuraPortal) acceden a los Portales Externos. Y los visitantes

de la web corporativa de la organización o los colectivos o los ciudadanos de un ayuntamiento,... (denominados Usuarios

Invitados en AuraPortal) acceden a la Plataforma de Interacción Web.

Tal y como se observa en la gráfica, AuraPortal permite que Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuario Invitados

puedan coexistir conjuntamente de forma lógica y eficiente.




Ejemplo gráfico de colaboración entre Empleados, Externos y Visitantes Web

Es importante resaltar que AuraPortal está disponible en varios idiomas: Español, Inglés, Portugués, Francés, Holandés,

Italiano, Árabe, Chino, Catalán y Euskera, por lo que es una solución de aplicación internacional si así se desea.

Portal de Empleados

El Portal de Empleados dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías:

publicación en los tablones de anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de encuestas, foros y debates online en

los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, agendas compartidas, etc.

Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación y colaboración es el del 'workflow' (flujo de trabajo) de las

tareas a las que cada empleado está asignado y que recibe su propia 'lista de tareas', potente e intuitiva mesa de

trabajo, que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar:

Rangos, Prioridades, Vencimientos, Múltiples Búsquedas, Plannings, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.

Portales Externos

Los Portales Externos son ilimitados y, gracias a una plataforma de generación de portales externos (sin necesidad de

programación), éstos se crean de manera rápida y fácil, por lo que la puesta en marcha de distintos portales externos

particularizados, para distintos grupos de Usuarios Externos, es muy sencillo.

Estos portales están concebidos para constituir un marco perfecto para la información, comunicación y colaboración,

de manera on-line, constante y controlada con los Usuarios Externos que mantienen una relación regular con la

entidad: clientes, distribuidores, proveedores, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc.

Por ejemplo, mediante un Portal Externo para clientes ('Portal de Clientes') se puede automatizar los procesos de la

empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta - pedido - envío - factura - pago, los




contratos de mantenimiento, el servicio postventa, etc. Todo el historial de servicios prestados quedaría actualizado de

forma automática tras su realización.

Integración de Procesos en la Web Corporativa (WIP)

La Integración de Procesos en la Web Corporativa o 'WIP', exclusiva de AuraPortal, alberga todo lo necesario para

que los Usuarios Invitados puedan realizar preguntas o notificaciones, consultas, ser ejecutores de tareas, etc. En el

punto 4.7 de este documento se expone una explicación más profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.

Una característica destacable de la Intranet de AuraPortal es su capacidad para adaptarse funcional y visualmente a las

necesidades de la empresa. AuraPortal maneja mecánicas propias para “customizar” la Intranet de forma sencilla y

sobretodo completa.

Aquí se muestran cuatro ejemplos de Intranets de AuraPortal con diferentes diseños visuales y funcionales.

2.3. Gestión Documental

De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana

y por tanto no puede estar desligado de ella. No se trata de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. La

Suite de Gestión por Procesos (BPM) debe incluir la total gestión de los documentos. La Gestión Documental es

compatible con el Gestor de Documentos que utilice la organización.




NOTA

Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas,

albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes,

fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra información como

páginas web o bases de datos.

AuraPortal permite gestionar con gran eficacia toda la documentación corporativa por compleja que ésta sea: Archivo,

Aprobaciones, Versionado, Firmas Digitales, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones,

Vigilancia, Traza de Auditoría, etc. La Bibliotecas pueden ser diseñadas y configuradas (en estructura y comportamiento)

para que se adapten a los requerimientos para los que han sido creadas. Esta Configuración es exhaustiva, lo que permite

una gran automatización de las acciones a realizar con los documentos, como se verá más adelante al explicar cómo se

realiza el Ciclo de Vida de los Documentos.

Creación de un Término (reutilizable) de tipo Biblioteca con Firma Digital y Huella Digital. (Fase de Modelización)

En el día a día, los procesos se encargan de controlar las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto, son los

portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Así pues, al diseñar los procesos ya se habrá

tenido en cuenta en qué momentos y por quién los documentos deben crearse, consultarse, etc.

De esta forma, se automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Almacenamiento,

Flujo, Acceso y Eliminación.

Captura

Los documentos que provienen de Externos: Clientes, Proveedores, etc. que mantengan una relación digital con la

entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrán sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje

de Inicio o una Tarea, y quedarán integrados en el sistema. Los soportados en papel serán digitalizados e introducidos

también.

Creación

La mayoría de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una

determinada actividad (que, por tanto, estará incluida en un proceso), serán creados de forma automática por el

propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de

tiempos/costes que ello supone.




No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que

éste sea.

Creación automática de un documento desde un formulario de una tarea. (Fase de Ejecución)

Almacenamiento

Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarán ubicados de forma automática (según las Reglas estipuladas

para esa clase de proceso y documento) en los propios Procesos (expediente electrónico) y/o en las Bibliotecas que le

corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidación a los niveles que se desee

mediante un Árbol de Bibliotecas, contando además con todo tipo de metadatos y búsquedas avanzadas, tanto para

los documentos electrónicos como para sus referencias de ubicación física.

Biblioteca de Documentos




Flujo, Acceso y Eliminación

Al diseñarse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podrían estar interesados en

realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) se habrán incluido

estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. De esta forma, la mayoría de los documentos no deberán ser

buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación, aprobación o

eliminación.

El sistema de Archivo Virtual de AuraPortal es altamente eficaz ya que genera, mediante etiquetas, un sistema de

matriz multidimensional indexada por todos los criterios por los que se desee controlar, buscar o gestionar cada

documento.

Además AuraPortal permite la creación de Documentos Base. Son plantillas que serán automáticamente cumplimentadas

por los datos del formulario de las tareas. El sistema permite configurar el formato (Word, PDF, etc.), el destino de

almacenamiento, si incorpora firma digital, etc.

Gestor de Documentos Base. (Fase de Modelización)

La generación del documento final puede realizarse de forma automática sin intervención del usuario mediante una Tarea de

Sistema (ver punto 3.2 de este documento) o bien a voluntad del usuario simplemente pulsando un botón en el mismo

formulario.

Editor de Word para crear plantilla de Documentos Base. (Fase de Modelización)

2.4. Reglas de Negocio

En AuraPortal, las Reglas de Negocio se utilizan, no solamente como un dispositivo complementario de los Procesos sino

también como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas de funcionamiento y

procedimientos operativos, manuales de uso, etc. que atañen al funcionamiento general de la entidad.




Esta es una contribución significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPM.

La familia de Reglas goza de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de Árbol que la dota de una potente mecánica

de Creación, Edición, Clasificación, Búsqueda filtrada, Recuperación, Modificación, Exhibición, Difusión, Impresión, etc. de sus

elementos.

En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento:

Textual (Interpretable)

Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas

Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecución de las Tareas Personales (las que

realizan las personas).

Mecánica (Automática)

Estas Reglas son aplicables sin intervención humana y por tanto su aplicación se realiza en los Procesos a través de

Tareas de Sistema (las que realiza el sistema de forma automática sin intervención de las personas) o para la toma

automática de decisiones en las Compuertas Divergentes de los procesos.

A la hora de ejecutar un Proceso, el propio Motor del Proceso ejecutará el mismo siguiendo los flujos prescritos en el

Diagrama, e irá a consultar las Reglas de Negocio que estén relacionadas con dichos flujos. De este modo los procesos

pueden mantenerse prácticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseño) ya que la

mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto

queda definido en las Reglas de Negocio.

Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de

Negocio independiente a los procesos.

Por ello se debe diferenciar entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso.

Las Reglas de Proceso

Como su nombre indica, son aquellas que su alta, configuración y gestión se

realizan desde el Modelo del proceso y su ámbito de actuación y

responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelización.

Por tanto dependen del proceso en el que se han definido y por consiguiente

no son son aplicables a otros procesos ni se pueden utilizar como repositorio

general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y

procedimientos de aplicación general, como es el caso de las Reglas de Negocio.

Como puede observarse en la imagen, al no ser independientes del proceso, no

se pueden aplicar a varios procesos como es el caso de las Reglas de Negocio, ni

ofrecen sus ventajas de automatización ni proporcionan la coherencia,

uniformidad y control de éstas.

Configuración de las Reglas en las Compuertas del Modelo del proceso




Las Reglas de Negocio

Como su nombre indica, atañen al Negocio en general y por tanto son independientes a los procesos.

Las Compuertas del proceso consultan las Reglas de Negocio (Regla de Inferencia y de Cálculo), que son independientes al proceso

Como puede observarse, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos

del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control.

Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y,

sobre todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos

a los que afecte de todos los procesos de la entidad.

2.5. Gestión de Contenidos

AuraPortal ofrece el primer software BPM con un sistema de Gestión de Contenidos perfectamente integrado para que

cualquier empresa pueda crear su información digital a la medida y sin tener que contratar un especialista.

AuraPortal permite la automatización de Procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales, publicación

automática en portales corporativos y, en general, la optimización del uso del conocimiento corporativo, proporcionando

una completa Gestión de Contenidos digitales para la publicación de Comunicados, Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos

y cualquier tipo de contenido digital en la Web pública de la empresa, en la Intranet Corporativa y en los Portales

Externos.

El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creación y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad,

Flujo, Acceso, Publicación, Control de las Versiones, Recuperación, Distribución, Conservación, Caducidad y Destrucción de

los contenidos. Y todo ello sin necesidad de programación.

Pero además, y sobre todo, estas acciones no se tratarán de forma independiente, sino que se realizarán en el contexto

del resto de la actividad cotidiana de la entidad. Esto supone, por ejemplo, que las consultas, compras, reclamos,

solicitudes de todo tipo, etc. que se generen a través de la Web pública pondrán en marcha automática e inmediatamente

sus Procesos de resolución, asegurándose la optimización de la gestión.




Esquema Gráfico de funcionamiento de la Gestión de Contenidos

2.6. Comercio Online

AuraPortal ha desarrollado el primer software BPM con un sistema perfectamente integrado de Comercio Electrónico,

permitiendo a las empresas ofrecer por Internet sus productos a sus Clientes mediante una página Web diseñada fácilmente,

y que incluye: Gestión de Contenidos, Carrito de Compra y Pasarela de Pago.

Con AuraPortal cada empresa podrá crear, a su medida, su propia Plataforma de Comercio Electrónico sin la necesidad de

programación alguna. Los empleados pueden desarrollar un sistema totalmente personalizado de una forma fácil y rápida

relacionando sus ventas por Internet con sus Procesos Comerciales y con toda la actividad transaccional monitorizada por

las herramientas de inteligencia de negocio del BPM.

AuraPortal ha tenido en cuenta la integración con los motores de búsqueda (p.e. Google), y ha incluido un sistema de

creación automática del Mapa del Sitio, que indexa todos los productos en venta en los índices internos de estos sistemas de

búsqueda para su rápida localización por los internautas.




La integración total de las funcionalidades propias del Comercio Electrónico con los Procesos Comerciales y de la Cadena

de Suministro supone un extraordinario avance, ya que permite una automatización sin precedentes de las operaciones

de ventas. No se trata de que las acciones de eCommerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se

convierten en información fluyendo en los procesos.

Esquema Gráfico de funcionamiento del Comercio Online

Además, el hecho de que el entorno del comercio electrónico pueda manejarse completamente por empleados sin ningún

recurso técnico es también altamente beneficioso, ya que permite a las empresas una gran dosis de agilidad y flexibilidad

reduciendo significativamente su 'time to market".

2.7. Multiidioma

AuraPortal incorpora un servicio Multiidioma que permite que cada usuario (ya sea empleado o externo) trabaje con su

propio idioma de manera concurrente con los demás. Existen muchos idiomas ya incorporados pero además se permite la

confección de nomenclaturas al gusto de cada usuario. Además del idioma, el aspecto de las ventanas de trabajo puede

personalizarse también y adaptarlas según los requisitos de la empresa.

En las Fichas de cada usuario, ya sea Interno (empleados) o Externo (clientes, proveedores, subcontratados, etc.) se indicará

el idioma, dialecto, jerga o argot en que se expresa y, de esta forma, cada usuario podrá ver todas las opciones de AuraPortal

en su propio idioma, incluidos los campos y textos personalizados en los formularios dinámicos.

La configuración del Multiidioma de los campos de los formularios se puede realizar a dos niveles: En primer lugar, al

crearlos en el Diccionario General de Términos de AuraPortal es posible definir Multiidioma para todos los Términos que se

vayan a utilizar pero, posteriormente, se puede cambiar el idioma de cada término al diseñar los formularios específicos




de las tareas, fichas, etc. Esta funcionalidad permite adaptar los términos a cada situación e incluso ajustarlos teniendo en

cuenta la distinta ocupación del texto en los distintos idiomas en los que habrá de verse el formulario.

2.8. Extensión de WIP

Existen dos niveles de WIP: El nivel Básico (WIP) y el nivel Extendido (WIP+). Éste último es la suma del nivel básico y una

extensión que se adquiere aparte.

La introducción de la Extensión de WIP añade funcionalidades muy interesantes que permiten la utilización de Usuarios

Invitados para ciertas intervenciones en los procesos que antes no disfrutaban. Como por ejemplo:

Workflow entre Usuarios Externos e Invitados.

Con el complemento Extensión de la WIP se habilitan las siguientes funcionalidades orientadas a permitir el workflow

entre Usuarios Externos e Invitados:

Selección de Roles.

Envío de Tareas entre los Usuarios Invitados y Externos.

Uso de campos Relación desde formularios de Usuarios Invitados.

Uso de campos Prefijo desde formularios de Usuarios Invitados.

Protección avanzada al acceso de Usuarios Invitados.

2.9. Copia Íntegra de Pruebas

Mediante el complemento "Copia Íntegra para Pruebas" se mantiene una instalación gemela a la original en donde poder

hacer todo tipo de pruebas antes de realizarlas en la instalación con los datos reales.

Con este complemento se dispone de una instalación idéntica a la original que contiene los mismos datos reales en donde

trabajan diariamente todos los usuarios de la organización, pero donde se pueden hacer todo tipo de pruebas y

modificaciones antes de realizarlas definitivamente en la instalación original.

De esta manera se asegura la integridad y funcionamiento de todo el sistema antes de efectuar operaciones como

actualizaciones de Windows, Hotifx, ServicePack, nuevas versiones, etc.

El complemento "Copia Íntegra para Pruebas" es compatible con el complemento "Tres Entornos

Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)", ya que éste está orientado a realizar cambios de diseño y pruebas de

clases de proceso en instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de




forma sincronizada al entorno de Producción, mientras que el complemento "Copia Íntegra para Pruebas" está enfocado a

actualizaciones del sistema y plataforma.

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)

Mediante el complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)" se puede mantener

totalmente aislado e independiente el escenario de Producción, donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos

BPM con datos reales de la organización, de los escenarios donde se realizan nuevos desarrollos y pruebas. Una vez

desarrollados y probados, los cambios se exportan de forma sincronizada al entorno de Producción. De esta manera se

garantiza el funcionamiento de todos los procesos.

El complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)" permite mantener independientes tres

escenarios, el de Desarrollo, el de Pruebas y el de Producción.

1. Desarrollo. Entorno orientado exclusivamente al desarrollo y diseño de nuevas clases de proceso. Al estar ubicado

en instalaciones independientes de las de Producción, se garantiza su independencia hasta que sean comprobados

en el Entorno de Pruebas antes de sincronizarlos con el de Producción.

2. Pruebas. Entorno donde se comprueban y certifican los nuevos desarrollos antes de pasarlos al Entorno de

Producción.

3. Producción. Es en En este entorno es donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos BPM introduciendo

y consultando los datos reales de la organización.

Sin la activación de este nuevo complemento en AuraPortal igualmente pueden haber Clases de Procesos en Producción y al

mismo tiempo realizar nuevos desarrollos y pruebas sin que estos se vean afectados, ya que AuraPortal incorpora la

funcionalidad del versionado de procesos en la misma instalación.

Sin embargo, con el nuevo complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)", se da un

paso más en el control y la seguridad ya que permite que los tres Entornos estén físicamente separados en tres escenarios

independientes, es decir, que los cambios de diseño y pruebas de clases de proceso se realicen en instalaciones distintas e

independientes de la que tiene los datos reales y luego se sincronizan con el Entorno de Producción.




3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES

Es imperativo resaltar funcionalidades del BPM que son consideradas esenciales para la óptima gestión de los procesos.

3.1. Editor de Formularios Dinámicos

El Editor de los Formularios Dinámicos, tal y como su nombre indica, se encarga de diseñar el formulario que acompañará a

la tarea, plasmando la lógica de manejo del usuario que lo recibe. Es uno de los elementos principales en la configuración de

Tareas Personales.

El Editor de AuraPortal incorpora la Tecnología DAD (Dynamically Activated Divisions), tecnología de última generación

desarrollada por AuraPortal, que permite crear Formularios Dinámicos para optimizar los trabajos de las Tareas de los

Procesos y todo tipo de Consultas.

Los Formularios Dinámicos pueden contener miles de campos, Documentos, Botones de acción, Instrucciones, etc. aunque,

en función de diversas circunstancias, el ejecutor de la tarea deba ver o actuar solo sobre unos pocos. A medida que el

ejecutor va realizando la tarea, el sistema hace aparecer de forma automática en el formulario los elementos que vaya

necesitando, e incluso Divisiones enteras, en función de las acciones que vaya realizando, de las decisiones que vaya

tomando o de los automatismos que se hayan determinado en la modelización.

De esta forma se consigue sin programación generar tareas tan complejas como las que muestran las imágenes, en las que

controles automáticos guían al ejecutor ayudándole a hacer bien su trabajo, por complejo que éste sea.

Algunos elementos que podemos encontrar en el Editor de Formularios Dinámicos son los siguientes.

Tecnología DAD y Paginación

Divisiones Condicionales

Campos Generales:

Texto una Línea, Multilínea, Rico,

Número Entero, Decimal, Fecha, Fecha

y Hora, Si/No, Selección Simple,

Múltiple, Familia, Documento,

Adaptador, Diccionario, Anexo, Firma

Digital, Planning, etc.

Campos Prefijo/Sufijo y Grupos de

Campos

Campos Calculados

Campos Condicionales

Firma Digital Editor de Formularios Dinámicos de AuraPortal. (Fase de Modelización)

Páginas Condicionales según:

o Campos




o Reglas de Negocio

o Valores Calculados

Botones de Acción

Botones de Hipervínculo

Botones de Script

Históricos e Instrucciones en Tareas

Prefiltros de búsqueda configurables

Otros

Formulario de una Tarea Personal. (Fase de Ejecución)

Formulario con Divisiones que se disparan en función de la lógica de la Tarea. (Fase de Ejecución)

El Editor de Formularios de AuraPortal incluye mecánicas que permiten un diseño vanguardista de los formularios a gusto

100% del cliente. Algunos ejemplos son los siguientes.




3.2. Tareas de Sistema

Las actividades en los procesos se gestionan mediante tareas. AuraPortal dispone de dos tipos de tareas, Tareas Personales

y Tareas de Sistema. Las Tareas Personales son las ejecutadas por personas, quienes recibirán un formulario (ver ejemplo en

el punto 3.1 Editor de Formularios Dinámicos) dentro de la tarea. Las Tareas de Sistema son las ejecutadas por el Motor de

Procesos (sin intervención humana) de AuraPortal, proporcionando un elevado grado de automatismo en los procesos.

Existen actualmente 8 tipos de Tareas de Sistema que se muestran en la siguiente tabla.

TIPOS FUNCIONES

1. INGRESADOR

Nombre Tarea

INGRESADORTS.2

Ingresa en Panel Información o Valor Calculado

Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel

Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel

Imprime Documentos de Panel

Ingresa Documentos desde Biblioteca

Ingresa Fechas Planning

Crea Documentos Automáticos

Actualiza Sufijos y Pies de Grupo de Campos

Actualiza Temas

Conversiones de Grupos de Campos

Agrega líneas en Grupo de Campos

2. NOTIFICADOR

Nombre Tarea

NOTIFICADORTS.14

Notifica a Usuarios Empleados

Notifica a Usuarios Externos

Notifica a Usuarios Invitados

Notifica por Email

Notifica por SMS

Confirma Email

Comprueba Login




3. TRASPASADOR

Nombre Tarea

TRASPASADORTS.18

Traspasa entre Contenedores de Grupos de Campos

Traspasa entre Bibliotecas de Diccionario

4. EJECUTOR

Nombre Tarea

EJECUTORTS.22

Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL)

5. INVOCADOR

Nombre Tarea

INVOCADORTS.26

Invoca un Servicio Web Externo

6. DESVIADOR

Nombre Tarea

DESVIADORTS.41

Desvía la corriente a un Evento de otro proceso iniciándolo o

haciendo que continúe

7. CREADOR

Nombre Tarea

CREADORTS.41

Crea Cuenta y Rol Personal

8. LIMPIADOR

Elimina datos y documentos de los procesos y fichas

Tareas de Sistema de AuraPortal

Estas Tareas de Sistema permiten gestionar y automatizar procesos extremadamente complejos de forma automática.

Permiten agilizar tremendamente los procesos, reduciendo drásticamente el tiempo de ejecución.

Configuración de una Tarea de Sistema. (Fase de Modelización)




3.3. Integración

AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fácil la integración con aplicaciones externas (ERPs, CRMs,

Producción, BI, etc.) también sin programación. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programación

específica, AuraPortal también incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPM. Concretamente a través de las

Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).

A continuación se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integración con aplicaciones

externas, seguido de una breve descripción de cada una:

herramientas y medios de integración

De forma breve se mencionan algunas de las herramientas incluidas en AuraPortal para integración con aplicaciones

externas:

Importación de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a través

de conexión ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o periódicas, manuales o automáticas.

Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o

transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a través de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la

integración con cualquier aplicación moderna con el estándar "de facto" de hoy en día, los Servicios Web.

En relación con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:

Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalación de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los

datos, tanto para obtener como para insertar o modificar.




Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir información en

Procesos ya existentes, a través de Servicios Web, estos se pueden crear automáticamente sin necesidad

de programación. Basta con indicar dos valores y pulsar un botón.

Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseñada para que

desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o

transmitir datos.

Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema

permite la ejecución automática de Scripts y código de Programación de cualquier naturaleza a través del

funcionamiento de los Procesos BPM.

Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de

Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde

formularios, o bien interactuar automáticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecución de Reglas de

Negocio, cálculos, etc.

Su configuración es muy sencilla, guiada con asistentes automáticos, y permiten la integración con cualquier base de

datos aunque no disponga de Servicios Web u otros métodos de conexión estándares. Adapter Server hace de

intermediario, se conecta a la base de datos externa a través de ODBC y con AuraPortal a través de Servicios Web.

Esquema de funcionamiento de Adapter Server




Formularios Externos. El diseño de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios),

permite la integración de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar

trabajando en una aplicación externa directamente desde una tarea de AuraPortal, sin que él note ninguna diferencia.

La mayoría de clientes que utilizan AuraPortal han utilizado las herramientas de integración que proporciona el sistema para

conectarse con programas externos como por ejemplo SAP, ORACLE, MS Dynamics, AS400, Access, Excel, etc.

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management)

Trabajando con AuraPortal, al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, se puede llegar a manejar una gran

cantidad de información:

Datos creados, modificados o eliminados tanto de las actividades de los procesos como de las aplicaciones con las

que la empresa trabaja: ERP, Legacy, etc. (y que habrán sido integradas en la Suite).

Documentos creados en la empresa o aportados por los externos (Clientes, Proveedores, etc.), archivados,

consultados y eliminados.

Reglas de negocio: estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de

comportamiento textual o mecánico.

Información sobre Actividades. Sobre personas, grupos, roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de

las Tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los Tiempos, Consumos y

Costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.

Por ello es necesario que el mismo sistema gestione y almacene los datos y la estructura de los mismos de forma fiable y

controlada, de modo que puedan ser reutilizados. Este sistema de gestionar los datos y su estructura desde un sistema

único e integrado permite a los usuarios disponer y compartir la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la

repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. En AuraPortal este sistema se denomina Diccionarios.

Diccionarios de AuraPortal

A modo de ejemplo se muestran los Diccionarios de Términos y de Consultas Públicas.




Diccionario de Términos

Diccionario de Consultas Públicas

Además de los Diccionarios, AuraPortal permiten una estructura que enlaza y conecta todos los 'datos maestros' que son

utilizados para la gestión de: Empleados, Clientes, Proveedores, Productos, Existencias, etc. En AuraPortal, cada uno de estos

grupos de datos se denomina Familia. Así pues, se trabaja con la Familia de Empleados, Familia de Proyectos, etc. Y cada

Familia tiene las fichas con la información de cada uno de sus elementos. Por ejemplo: Dentro de la Familia de Empleados,

existiría la Ficha del Empleado Mario González.

AuraPortal ya aporta por defecto algunas Familias, como: Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas, etc. Sin embargo,

AuraPortal también aporta un sistema de creación ágil, sencilla y sin programación de Familias particularizadas para la




organización. Éstas son ilimitadas y se crean según las necesidades de la empresa. En el punto 4.6 de este documento se

expone una explicación más profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.

Es importante mencionar la seguridad de los accesos a la información. Esta se realiza mediante:

Recintos Seguros, (Roles, Grupos, Cargos, Perfiles, etc.). Son como contenedores virtuales que albergan distintos

‘Elementos Protegidos’. Al dar de alta un Recinto Seguro se especifica el Permiso necesario para entrar en él.

Elementos Protegidos: Formularios, Procesos, Informes, Consultas y Direcciones URL a páginas de la aplicación.

Permisos: Es la combinación de un Rol + Nivel de Seguridad = Credenciales de un Usuario para poder acceder a los

Recintos Seguros.

Guardián. Dispositivo Residente en AuraPortal que constantemente vigila los accesos de los usuarios a los

‘Elementos Protegidos’ que están alojados en los distintos Recintos Seguros. El guardián compara el permiso del

visitante con el del Recinto y sólo permite la entrada cuando aquél es suficiente.

3.5. Analítica

En el punto anterior se ha expuesto la ingente cantidad de información (datos, documentos, reglas, actividad de las

personas, tiempos, costes, etc.) que se genera en AuraPortal al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, así

como su estructuración en una fuente de información única y organizada.

Pues bien, AuraPortal permite convertir esta gran cantidad de información en conocimiento disponible mediante todo

tipo de Informes, Análisis y Estadísticas.

Cuando en el día a día se ejecutan los Procesos, toda esta información básica que se va generando queda automáticamente

registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la

Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPI´s (Key Performance

Indicators), etc., automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización.

El objetivo es aplicar estas herramientas de forma que asesoren a los usuarios de negocio de cómo actuar para ser más

eficiente, proponiendo alternativas y mejoras.

Podemos agrupar la actividad en tres grupos: por Usuarios, Documentos y Gestión.

1. La Actividad de los Usuarios

Se pueden obtener todo tipo de análisis del acceso de los usuarios (Empleados y Externos), Estadísticas de Actividad y

de Acceso, Errores, etc., como por ejemplo, inicios y cierres de sesión y páginas accedidas por cada usuario, mostrando

el nombre, versión del navegador, IP, dominio, etc., así como estadísticas por hora, día, semana o mes de: páginas y

opciones visitadas, documentos e imágenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de búsqueda, frases y

keywords utilizados, etc.

2. La Actividad con los Documentos

AuraPortal puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus documentos y reportes personalizados.

Podrán crearse diferentes Vistas según los criterios que se desee, para optimizar las consultas. Con el tipo de consulta

es posible visualizar los documentos de una o varias Bibliotecas en Diccionario en la misma vista. Las Columnas y

Filtros son configurables y de cada documento se puede obtener más información, por ejemplo:




Ampliación de información sobre el documento

Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que

ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creación, modificación,

lectura, eliminación o firma digital), el Tipo de acción: Manual (realizada por un usuario) o Automática (realiza por el

sistema) y desde Dónde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios

web, aplicaciones externas, etc.

3. La Actividad de la Gestión

En el día a día, cada Proceso que se ejecuta registra toda la información ocurrida a lo largo de su ejecución, tanto la

que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamente por el sistema o interacción con

aplicaciones externas.

Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators), registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento

de los Procesos para la toma de decisiones. Un BPM de última generación permite diseñar cualquier tipo de KPI que se

desee.

Dependiendo del tipo de información, se registra y analiza de una manera especializada:

Controles de Sistema

Que cuando el sistema detecta una anomalía, genera de forma automática alertas, alarmas, notificaciones de aviso

e incluso bloqueo de los procesos hasta que la anomalía ha sido resuelta.

Cuadro de Mandos (Dashboard)

Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario que permiten conocer y

controlar la ejecución de los Procesos mientras estos están en macha.




1. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos según diferentes Vistas que han sido diseñadas

por el propio usuario de forma muy sencilla.

2. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realización de los procesos por múltiples criterios:

procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles críticos,

umbrales, márgenes de alertas y alarmas.

3. Control de Ejecución. Permite un control exhaustivo de la ejecución de cada proceso en curso o ya

ejecutado. Puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta y contener el Rastreo

que reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso, con los

valores de los campos, históricos, documentos y cronometrías.

Rastreo y Seguimiento de Procesos

Business Intelligence

Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario para realizar análisis

individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya

terminados.

Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados (Estadísticas, Informes, Estados de Procesos,

Actividad Motor BPM, etc.), analizando los Indicadores Clave mediante técnicas de ‘drill down’ y herramientas de BI

(Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Gráficos (tarta, barras, etc.) del

estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario.




Business Intelligence

3.6. Dynamic Case Management

Se llaman Casos en este contexto a los asuntos puntuales a resolver en una organización en un determinado período de

tiempo. Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido más amplio: petición de bienes o servicios,

atención al Cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. De hecho, la mayor parte de los procesos

de las empresas privadas y entidades públicas son "Casos".

Aunque algunos casos pueden ser simples, otros pueden llegar a ser muy complejos, por lo que representa una gran

dificultad para aquellos BPM rígidos y que no contengan el conjunto de funcionalidades y capacidades (como son la

mayoría).

AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de Gestión Dinámica

de Casos.

Observación, control y análisis de la ejecución de cada caso en su conjunto (en el que pueden intervenir varios

procesos), así como análisis de los resultados conjuntos, varios de casos determinados, para su mejora continua.

Creación ágil (y sin programación) de Gestiones Adicionales para el control de los elementos que se manejan en

los casos.

Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin

retorno).

Intervención de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinámicos capaces de aparecer u

ocultarse según las circunstancias (Divisiones y Campos Condicionales).

Gestión de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso).

Gestión ágil de Documentos y Contenidos.

Elementos de Información, Comunicación y Colaboración entre empleados y con externos a la entidad.

Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadístico de los casos,

cumplimiento automático de las normativas y un largo etc.

Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompañadas de una gran agilidad y

flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y con seguridad.




Una funcionalidad esencial en la correcta y dinámica gestión de los Casos son los Grupos de Campo y Tratamientos

Distribuidos que se explica a continuación.

3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos

Los Grupos de Campo son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se

representan en filas, como por ejemplo, Albaranes, Facturas, Actividades de un proyecto, etc.

Grupo de Campos

El concepto de Tratamientos Distribuidos se ha creado para manejar piezas informativas homogéneas que, aunque

generadas por el mismo proceso o por procesos similares, requieren tratamientos específicos diferentes a lo largo de su ciclo

de vida.

Los Tratamientos Distribuidos representan una parte importante de las actividades empresariales, estando presentes en

muchos procedimientos tales como ciclos de compras, peticiones de Clientes, atención de reclamaciones, ciclos de ventas y

otras, así como en buena parte de las actividades realizadas por las entidades públicas de cualquier naturaleza (Gobierno,

Administraciones Autonómicas y Locales, etc.).

Un ejemplo típico de Tratamientos Distribuidos es el caso de un Cliente que envía un pedido conteniendo varios productos

diferentes en la misma orden. Puede ocurrir que algunos de los productos pedidos hayan de obtenerse fabricándolos

siguiendo una particular línea de producción mientras que otros requieran líneas de producción diferentes, otros productos

pueden obtenerse directamente desde el almacén y finalmente, puede que ciertos productos deban ser previamente

adquiridos externamente. Es decir, puede haber diferentes canales de suministro para los diferentes productos de un pedido

único y por tanto cada canal debe ser activado con sus correspondientes tratamientos. Para automatizar el procedimiento

completo, diversos ‘hilos de corriente’ deben trabajar paralelamente dentro de los procesos y deben ser controlados por los

correspondientes responsables, incluyendo las excepciones previstas e imprevistas. Y todo ello, teniendo en cuenta que al

final, todos los productos que corresponden a un pedido deben ser enviados al Cliente.

Siendo su presencia tan universal, el manejo automático de los Tratamientos Distribuidos por medio de los procesos del

BPM es un objetivo muy deseable, pero desafortunadamente se trata de una tarea nada trivial. En realidad, su complejidad

hace que la mayoría de los BPM que se encuentran en el mercado se topen ante un obstáculo insuperable que les impide

abordar este problema.

Esto, sin embargo, no es problema para AuraPortal que ofrece una solución elegante, sólida y de fácil implantación.

AuraPortal permite gestionar tratamientos distribuidos complejos que implican la intervención de más de un Proceso. El

flujo de actividades seguirá el ciclo de vida de cada Línea (generada dentro del Grupo de Campos) que viajará a través de

los diferentes Procesos que proporcionan a la Línea los tratamientos que necesita y retornará a cada Proceso original hasta

que la vida de la Línea llega a su fin.

La selección de las Líneas a ser tratadas se realiza mediante el uso de Contendores, que permiten filtrados de las Líneas que

han de contener según las condiciones impuestas.




En la siguiente figura se muestra de forma gráfica lo indicado previamente.

Esquema gráfico de la interrelación entre procesos

3.8. Movilidad

En una sociedad como la actual en la que la Movilidad llega a la práctica totalidad de los individuos, AuraPortal proporciona

la posibilidad de que las actividades de los Procesos (Tareas) se realicen mediante la utilización de dispositivos móviles

(iPhone, iPad, etc.), en la medida que la tecnología de estos lo permita.

Acceso a AuraPortal a través de dispositivos móviles

Esta característica de AuraPortal permite una mayor interacción de servicios online, que hasta ahora estaban limitados al PC,

y aumenta sus capacidades de comunicación y colaboración, haciendo la organización más dinámica y eficiente al mismo

tiempo que se minimizan los costes. Por ejemplo:




El envío Automático de Mensajes SMS (simples o múltiples) como parte de los Procesos BPM permite generar Avisos a

cualquier tipo de usuario de AuraPortal, Empleados o Externos (Clientes, Proveedores, etc.) y visitantes de la web. Esta

funcionalidad aporta múltiples Beneficios como Gestión de Avisos de Procesos, Comunicación de Ofertas, Gestión de

Promociones y Oportunidades o Alarmas y Alertas de los procesos.

El inicio de Procesos y el envío de Tareas Personales a través de Móviles como parte de los Procesos BPM permiten el

flujo de trabajos entre usuarios de AuraPortal Empleados y/o Externos. A partir de, por ejemplo, una Solicitud de

Autorización de Compra por parte de un usuario, el sistema envía al aprobador la tarea para la aprobación de compra tanto

a su Agenda del PC como a su móvil. Si el usuario desea ejecutar la tarea por el móvil, al recibir la Tarea en su Teléfono

Móvil, ejecutará la Acción por medio de un Link al Proceso. De inmediato recibirá de forma automática una confirmación de

entrega.

Pero además de todo ello, el usuario, mediante un Smartphone, podrá acceder a la Plataforma Colaborativa AuraPortal

como si lo hiciese desde un ordenador. Por tanto tendrá acceso no solo a los Procesos, sino a la documentación, datos,

fichas, informes, noticias internas, etc.

El usuario podrá trabajar con AuraPortal cuando quiera y donde quiera.

3.9. Sobre AuraPortal Cloud

El nombre 'Cloud Computing' (traducido innecesariamente por algunos como 'Computación en Nube') significa que los

usuarios de aplicaciones de software pueden acceder, vía Internet, adonde habitan centros de datos (Data Centers) con

toda la infraestructura, hardware y software listos para suministrar al instante de manera rápida y segura los servicios que

puedan requerir.

De la misma manera que un usuario de corriente enchufa sus aparatos a la red eléctrica y obtiene el suministro sin tener

que preocuparse en absoluto del coste y el conocimiento necesarios para construir y manejar las centrales eléctricas, el

usuario del software debe obtener el servicio solicitado simplemente conectándose a Internet por medio de un navegador,

que puede estar en un PC, en una Tablet o en un Smartphone, sin tener que pensar en las inversiones y conocimientos

necesarios para adquirir y manejar el hardware y software involucrados en el servicio.




En el Cloud Computing hay tres niveles de servicio:

SaaS (Software as a Service)

El proveedor de SaaS (SaaS Provider) suministra las aplicaciones de software listas para ser utilizadas por los

usuarios, con alto rendimiento y seguridad. El mantenimiento del software mediante actualizaciones periódicas está

también incluido.

PaaS (Platform as a Service)

Se trata de una plataforma que ofrece el ‘Cloud Provider’ con los adecuados entornos de desarrollo para que el

usuario con conocimientos de programación pueda desarrollar sus propias aplicaciones de software.

IaaS (Infrastructure as a Service)

En este nivel, el Cloud Provider facilita el uso de sus instalaciones de hardware y software básico que forman la

infraestructura sobre la que las aplicaciones de software aplicativo puedan funcionar con total seguridad y alto

rendimiento. Estas instalaciones, localizadas en diversos sitios de la red Internet, cuentan con edificios a prueba de

desastres con suministro eléctrico y aire acondicionado permanente garantizados, servidores de altas prestaciones

y conexiones seguras y ultra-rápidas a Internet con ancho de banda ilimitado.

Se proporciona el entorno adecuado para la residencia de las aplicaciones de software pero no se provee la

vigilancia y mantenimiento de dichas aplicaciones.

El ‘usuario puro’ de aplicaciones de software en Cloud Computing necesita el SaaS para trabajar con las aplicaciones y

también necesita el IaaS para acceder a las mismas. Sin embargo, no necesita el PaaS cuya única misión es facilitar una

plataforma de desarrollo.

En Cloud Computing el cliente (usuario) no ha de invertir en hardware ni tampoco en software. El Cloud Provider, es decir,

el SaaS Provider y el IaaS Provider se encargan de todas las inversiones necesarias.

El IaaS Provider ideal es una corporación de

reconocido prestigio con suficientes recursos

financieros y de personal para dar un servicio

garantizado en esta parte tan delicada del

Cloud Computing.

Por otro lado, el SaaS Provider ideal es una

empresa de software altamente respetada

que proporcione las mejores aplicaciones de

software de gestión empresarial, adecuadas a

las necesidades de los usuarios.

AuraPortal Cloud es la oferta perfecta para

el Cloud Computing de las organizaciones y

empresas que quieran controlar sus procesos

y operaciones de forma segura, eficiente y además, razonable desde el punto de vista económico.




La estructura del AuraPortal Cloud es la siguiente:

Tipo de Cloud = Privado para garantizar los máximos niveles de privacidad y protección de los datos. El cliente

goza de servidores exclusivos para su uso, es decir, a los que nadie, excepto él, tiene acceso.

SaaS Provider = AURA. (AuraPortal)

IaaS Provider = Amazon AWS o Microsoft Azure más AURA.

VENTAJAS DE AURAPORTAL CLOUD FRENTE A LA ADQUISICIÓN

Las ventajas obvias de suscribir un contrato de AuraPortal Cloud frente la opción de adquisición, que implica invertir en

instalaciones de infraestructura, hardware, software y personal dedicado, son las siguientes.

Eliminación de Incidencias y Problemas Operativos.

Eliminación de Peligros e Inconvenientes.

Ahorro de Costes de Personal.

Seguridad y Privacidad de los Datos.

Inversión Cero.

Compromiso Cero. Riesgo Cero.

Importante Ahorro de Costes.

Escalabilidad.

Rendimiento Óptimo.

Mantenimiento.

Soporte.

3.10. Colaboración y Redes Sociales

AuraPortal es de base una Plataforma de Colaboración entre usuarios de diferentes niveles de actuación (Empleados,

Clientes, Proveedores, Visitantes Web, etc.). El medio de comunicación son los procesos y las Tareas Libres. Este último

puede verse en el punto 2.2.

Además, AuraPortal ha implementado la integración con las Redes Sociales a dos niveles:

Publicación de contenido Web. Es la tradicional integración con Redes Sociales, donde se publican contenidos de

sitios web diseñados con el módulo Content Management de AuraPortal en cerca de 300 Redes Sociales

diferentes, como Facebook, LinkedIn, Twitter y otras.

Publicación de contenido de Procesos. De forma especial, AuraPortal dispone de los mecanismos para publicar

información de los Procesos BPM en Facebook. A diferencia de la publicación web en Facebook, el contenido de los

Procesos está protegido en portales privados, y sin embargo AuraPortal es capaz de publicarla en Facebook sin

que se comprometa la seguridad.




Selección de la Red Social desde AuraPortal

Publicación en Facebook desde AuraPortal




4. CARACTERÍSTICAS DIFERENCIADORAS

AuraPortal es una de las Suite BPM más avanzada del mercado y cuenta con múltiples capacidades originales

que marcan la gran diferencia con otras soluciones BPM del mercado actual. A continuación se exponen los más

relevantes.

4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio

Un proyecto BPM suele ser un proyecto corporativo en el que, con la involucración directa de la Dirección General, participa

de una forma u otra en la práctica totalidad de la entidad.

Los roles deben estar perfectamente definidos. Para Modelizar un proceso hay que conocer bien la problemática que

resuelve y realizar un análisis del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos. Esta información es la que uno o

varios expertos suministrarán a la herramienta.

En el caso de AuraPortal, gracias a sus especiales características, serán los directivos que poseen el conocimiento del

Negocio los que determinan qué y cómo se debe realizar. Por tanto no es obligatorio delegar esta función en el

departamento de TI.

4.2. Sin Programación

Los BPM tradicionales basan su implantación en la generación de código para diseñar, implementar y poner en

funcionamiento los procesos. De esta forma, acometer un proyecto BPM supone una gran inversión en el coste y tiempo,

por lo que solo puede llegar a ser rentable en operaciones de implantación de Procesos estratégicos y, además, muy

uniformes (sin demasiados cambios), dejando fuera la posibilidad de una implantación corporativa de BPM.

El problema estriba en que para sustituir la programación BPM en procesos complejos debe disponerse de unas

funcionalidades muy avanzadas que difícilmente se pueden encontrar en los BPM del mercado. Hay algunos BPM que

anuncian que no se necesita programación pero en realidad solo es cierto cuando se trata de procesos sencillos o cuando las

prestaciones y la automatización es mínima.

Con estos BPM se limitan mucho los beneficios que se obtienen de la implantación de BPM y se impide llegar a un nivel de

maduración BPM.

AuraPortal, gracias a su sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, ofrece la capacidad de poder crear procesos

muy complejos sustituyendo el más alto nivel de programación por un sistema amigable de marcar o seleccionar que no

solo permite reducir drásticamente el trabajo sino que ayuda y guía al modelador para conseguir una Modelización de

alto nivel.

4.3. Tareas de Sistema

Las Tareas de Sistema de AuraPortal son una mecánica única en su concepción y configuración para la gestión de tareas sin

intervención humana. Gracias a las Tareas de Sistema de AuraPortal la automatización de los procesos se acelera

enormemente. Para saber más sobre las Tareas de Sistema ver el punto 3.2. Tareas de Sistema de este documento.

4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

AuraPortal incluye, además de las Reglas de Proceso (reglas que atañen un proceso determinado), un innovador y

revolucionario sistema de Reglas de Negocio (las que atañen al negocio en general) que, al ser expresada en un repositorio




general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando

coherencia, uniformidad y control.

Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y, sobre

todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos a los que

afecte de todos los procesos de la entidad.

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio

independiente a los procesos. Estos fabricantes nombran Reglas de Negocio a lo que ellos ofrecen, que en realidad son

Reglas de Proceso. Este tema ha sido desarrollado en el punto 2.6. de este documento.

4.5. Editor de Formularios Dinámicos

El Editor de los Formularios Dinámicos es uno de los elementos principales en la configuración de Tareas Personales. Es de

gran importancia que el Editor ofrezca al diseñador del formulario un amplio repertorio de opciones y funcionalidades

capaces de crear formularios de extrema complejidad.

A día de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los más completos y flexibles del mercado. Ofrece mecánicas

que son únicas y muy diferenciadoras. Para más información ver punto 3.1. Editor de Formularios Dinámicos.

4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables)

AuraPortal es el único BPM que cuenta ya con los elementos de gestión básicos (llamados Familias de Sistema) que

conforman la columna vertebral de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos,

Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos y Áreas de la entidad. Son fichas de información estructurada accesibles por

los procesos y que pueden ser consultadas y modificadas (con los apropiados permisos) en cualquier momento.

Pero además, permite la creación ágil (y sin programación) de otras familias llamadas Familias Propias (Fichas

Personalizables), que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades. En la práctica, estas familias

complementarán algunas aplicaciones que ya está utilizando la entidad y sustituirán aquellas que queden obsoletas.

El conjunto de estas Familias (de Sistema y Propias) constituyen una estructura imbricada que enlaza y conecta cada uno de

estos elementos entre sí y con el resto de elementos de la Plataforma (procesos, documentos, etc.), ofreciendo por tanto

unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas:

Por una parte, la información que soportan estos elementos de gestión (junto con la que proviene de la

integración de las aplicaciones informáticas que utiliza la entidad: ERP, sistemas Legacy, etc.) nutre a los Procesos

de la información necesaria para óptimo desarrollo.

Y al mismo tiempo, la ejecución diaria de los Procesos va volcando de forma automática y en tiempo real toda su

información sobre estas Familias y/o en las aplicaciones integradas, proporcionando un sistema de información,

gestión y análisis de todos los elementos que se quieran controlar en la empresa, y sin trabajo adicional alguno.




Esquema gráfico de cómo los procesos interactúan con la Familias y con sistemas externos a AuraPortal

Las Familias Propias permiten soportar todo tipo de Gestiones Adicionales que la empresa necesite, y son diseñadas por la

propia entidad según sus necesidades. Su diseño y creación se realiza de forma muy simple y sin necesidad de

programación y ofrecen una gran potencia de gestión ya que están totalmente interconectadas entre sí y con el resto de

Familias y resto de elementos (Procesos, Documentos, etc.).

Básicamente, los elementos de información que puede contener una Familia Propia son estos:

Información Estructurada. Con todos los campos de gestión e información que han sido creados para esa Familia.

Información No Estructurada. Documentos y/o Bibliotecas enteras, ya sea Integrados (cuando el repositorio de

los Documentos es la propia ficha) y/o Asociados (cuando el repositorio está en otro elemento o biblioteca, pero se

puede acceder directamente desde la ficha).

Información Relacionada. Mediante enlaces con el resto de familias: empleados, cuentas, etc. o bien otras Familias

Propias, a través de redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N (del tipo Cliente - Facturas -

Albaranes - Artículos vendidos o cualquier otra que desee).




Información sobre Actividades. A través de enlaces con los Procesos y con las Tareas de Workflow Libre.

Información de Control y Análisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Reportes,

Estadísticas, Análisis, etc.

Cuando se ejecuta un Proceso (o se gestiona un Caso, que puede estar compuesto de varios procesos) toda la información

que se va generando en el/los procesos puede ser volcada en tiempo real en las Familias y queda automáticamente

organizada según la estructuración que se haya determinado. De esta forma contendrá toda la información que se desee.

La ventana de gestión de cada Familia contará con toda la información, análisis y estadística de todos los

elementos o grupos de estos.

Desde la Ficha de cada elemento de la Familia podrá conocerse toda su información, análisis y estadística de ese

determinado elemento.

Es interesante mencionar que las Familias Propias, al ser de libre creación, pueden sustituir a las tradicionales hojas de

cálculo y bases de datos de tipo Access. Por tanto en una sola herramienta se puede compartir y trabajar con este tipo de

información.

4.7. WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa)

Es una plataforma, exclusiva de AuraPortal, desde donde los externos pueden realizar preguntas o notificaciones, consultas,

etc. que podrán ser contestadas por Email. También pueden Iniciar y ser ejecutores de Tareas de Proceso. La propia WIP

inicia de forma automática los procesos diseñados para cada asunto, logrando de esta forma la excelencia en el servicio

junto con la optimización de los recursos. Y todo ello a través de la página Web, el Email, el móvil, etc.

No es suficiente con tener un buen escaparate en Internet, es necesario que esté integrado con los procesos internos de

gestión de la empresa y sus empleados. Sólo así será un sistema eficaz, dinámico y atractivo para los Clientes.

Una vez un visitante de la web está registrado, ya podrá entrar en “su sitio privado” de la WIP para ver información

restringida, iniciar procesos, consultar el estado de los procesos que ha iniciado, recibir y gestionar Tareas, ver los Emails

recibidos desde AuraPortal, y modificar los datos de su registro.

4.8. Gestión de Contenidos y Comercio Online

En el mercado existe una gran variedad de productos que ofrecen soluciones de Gestión de Contenidos y también productos

de Comercio Online. La característica diferenciadora en AuraPortal es que tanto La Gestión de Contenidos como el

Comercio Online están totalmente integrados con los procesos, aportando una completa solución en la entidad. Estos temas

han sido desarrollados en los puntos 2.4. y 2.5. de este documento.

4.9. 100% Tecnología Web

Hoy en día la gran mayoría de soluciones BPM ofrecen un portal de ejecución de procesos online, por tanto el usuario solo

ha de acceder a una URL a través de un navegador de Internet para acceder a sus procesos. En AuraPortal, no solo la

ejecución de los procesos es con tecnología 100% Web, sino que la configuración y administración del sistema también se

realiza con tecnología 100% Web. Por tanto, cualquier tipo de usuario con los permisos adecuados, ya sea un gerente, un

técnico, un administrador, etc. accederá al sistema mediante Internet en cualquier lugar y momento. Todo el sistema

AuraPortal es 100% Web, no solo el portal de ejecución.




4.10. Dynamic Case Management

La Gestión de Casos o Case Management es de vital importancia para cualquier entidad ya que los Casos suponen una parte

importante de la actividad cotidiana de la mayoría de las empresas privadas y entidades públicas.

La resolución de casos complejos no es un asunto trivial y requiere que la Suite BPM que los maneje contenga muchas

funcionalidades y capacidades que aun no se encuentran en los BPM tradicionales. Pero sí en AuraPortal.

La Gestión Dinámica de Casos DCM probablemente se convertirá en los próximos años en el gran reto de las Suites BPM y

AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de DCM, aportando la

flexibilidad que las empresas necesitan.

Este tema ha sido desarrollado en el punto 3.6. de este documento.




5. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA

Tal y como se ha mencionado anteriormente AuraPortal es una solución informática desarrollada 100% con tecnología web

y los estándares más reconocidos.

La Arquitectura Tecnológica en la que descansa AuraPortal permite una ágil escalabilidad tanto de Hardware como de

Software para adaptarse a las necesidades actuales y futuras de la empresa.

5.1. Acceso a AuraPortal

Para que los usuarios (Internos, Externos e Invitados) accedan a AuraPortal es necesario un ordenador servidor dedicado en

donde estará instalado AuraPortal y soportes tecnológicos (ordenador, iPad, iPhone, etc.) con acceso a un navegador de

Internet desde donde se accederá.

En general suele ser recomendado separar AuraPortal en dos servidores, uno para AuraPortal propiamente dicho y otro

para la Base de Datos.

Los requerimientos de estos servidores varían dependiendo de muchos factores, principalmente del número de usuarios

concurrentes, la carga de trabajo que éstos desempeñen y del propio diseño de los Procesos BPM.

Estructura de acceso de los usuarios a AuraPortal




6. ÁREAS DE APLICACIÓN

En este punto queremos mostrar dónde puede aplicarse AuraPortal y cuál es el perfil de empresa idóneo para su

implementación y uso.

6.1. Sectores

AuraPortal es una solución flexible que permite automatizar procesos de cualquier entidad y organización

independientemente del Sector. Esto queda demostrado por la gran diversidad de Clientes que ya están utilizando el

producto en multitud de sectores económicos. Desde grandes corporaciones a pequeñas empresas y desde organizaciones y

asociaciones privadas a agencias gubernamentales, partidos políticos, sindicatos, etc. todos ellos se benefician de la

amplísima cobertura que la gestión por procesos, y en particular AuraPortal proporcionan, ofreciendo soluciones para todas

las necesidades.




6.2. Áreas de Negocio

Con AuraPortal, se puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso. A modo de ejemplo se enumeran algunas de

las áreas de negocio estratégicas en la mayoría de entidades y que pueden ser organizadas, gestionadas y controladas

mediante AuraPortal.

CRM (Customer Relationship Management). Campañas de Marketing, Seguimiento de Oportunidades, Ofertas y

Pedidos, Call Center, Servicio Post-Venta, Etc.

SRM (Supply Relationship Management). Captación y Homologación de Proveedores, Comunicación con

Proveedores y Suministradores, Organización de Compras y Suministros, eProcurement. Tercerización, Etc.

SCM (Supply Chain Management). Planificación, Aprovisionamiento, Producción, Logística, Devoluciones. Etc.

Gestión Financiera. Gestión de Costes, Gestión Presupuestaria, Gestión de Consolidación, Análisis de Riesgos, Etc.

Producción. Planificación, Gestión de Órdenes, Gestión de Devoluciones, Gestión de Aprovisionamiento, Etc.

Proyectos y Costes (Internos y Externos). Planificación. Ejecución. Seguimiento. Medición de los Resultados, Etc.

RR.HH. Administración del Personal, Evaluación y Control, Gestión de Ausencias y Presencias extras, Selección y

Contratación de Personal, Salud Laboral, Flujos de Información, Formación y Desarrollo, Etc.

Normativas (Internas y externas). Calidad ISO, Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Información,

Protección de Datos, Higiene, EFQM, CMMI, Sarbanes-Oxley, Basilea II/III, Solvencia II, Etc.

Otros.

6.3. Aplicaciones Específicas

Además de las aplicaciones mostradas anteriormente, el surgimiento de nuevas tecnologías permite potenciar las

posibilidades de AuraPortal a la hora de automatizar procesos que conllevan una complejidad de diversa índole.

Bolígrafo Digital

El Bolígrafo Digital permite convertir los datos de un formulario manuscrito a datos digitales disponibles

inmediatamente en un Proceso de AuraPortal.

Bolígrafo Digital




NFC (Near Field Connection)

NFC, Near Field Connection es una tecnología inalámbrica de corto alcance que permite una interconexión entre

dispositivos electrónicos de una manera intuitiva, sencilla y simple.

Gráfica de conexión entre AuraPortal y NFC

La tecnología NFC permite el intercambio de datos entre dispositivos. No está dirigida a la transmisión masiva de

datos, ni al estilo de tecnologías WLAN (Wi-Fi) o Bluetooth, sino a la comunicación entre dispositivos con capacidad de

proceso como Teléfonos Móviles, PDAs, o PCs por lo que es una tecnología complementaria a éstas y no sustitutiva.

Posibles Aplicaciones:

Control de Mantenimientos Predictivos, Correctivos

Gestión y Seguimiento de Contratos

Controlar Accesos, Presencias Personas

Control de tiempos en las ejecución de las Actividades

Control de Rutas de Inspección

Redes de Sensores Inalámbricos (MOTAS) con tecnología GIS (Geographic Information System)

A día de hoy existe una tecnología de Redes de Sensores Inalámbricos que conjuntamente con tecnología de Sistemas

de Información Geográfica y AuraPortal permiten, gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en AuraPortal en base

a la activación de sensores (Motas). De tal modo que permiten desplegar una serie de soluciones como por ejemplo:

1. ISO 50001. La Eficiencia Energética

Implantar la Norma ISO 50001 permite certificar la optimización del uso de la energía en cualquier organización.

Mediante procesos, cálculos matemáticos, sensores, control de válvulas, luces, relés, servomotores, etc. AuraPortal

ayuda a cualquier tipo de organización (SECTOR INDUSTRIAL, SANITARIO, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, BANCA,

RETAIL, etc.) a obtener los siguientes resultados:




Ahorro de energía en el corto, medio y largo plazo

Toma de conciencia y control de la cantidad de energía utilizada

Reconocimiento de imagen de marca

2. Agua. El componente esencial para la vida

No hay duda alguna de que el agua es uno de los elementos más esenciales en el entorno vital y también

económico desde siempre. El agua, además de saciar nuestra sed, es utilizada un 20% a nivel global para proveer a

la industria y un 70% es aprovechada en la agricultura y ganadería. Es responsabilidad de todos realizar una

correcta gestión de este preciado bien a cualquier nivel. Mediante procesos de AuraPortal, se pueden controlar los

niveles de agua utilizados, prefijando cantidades mínimas y máximas, y alertando de su consumo.

3. Polución. Control de las emisiones de gases nocivos

La polución y contaminación son un mal que inciden directamente en la salud de los seres vivos. La liberación de

sustancias químicas y partículas a la atmósfera alteran su composición y perjudica la vida en general. Las ciudades y

fábricas son las fuentes de polución más destacadas (aunque no las únicas) y por tanto es necesario el control de la

emisión de gases de las mismas. AuraPortal puede aplicarse para el control de:

Contaminación en ciudades (CO, CO2, NO2, O3)

Emisiones del ganado en granjas y criaderos (CH4, H2S, NH3)

Procesos químicos e industriales (C4H10, H2, VOC)

Incendios (CO, CO2)

4. Agricultura. La eficiencia agrícola

Gracias a la automatización de procesos con AuraPortal, ahora es posible gestionar el cuidado de cultivos y

conocer las condiciones precisas de crecimiento de las plantas desde casa. Mediante la medición de la humedad,

temperatura y luminosidad, se pueden detectar riesgo de heladas, posibles enfermedades de las plantas o la

necesidad de riego según el nivel de humedad de la tierra. Esto permite una monitorización y control de los cultivos

de alto rendimiento (trigo, maíz, etc.) o delicados (viñedos, frutos tropicales, etc.), tanto al aire libre como en

invernaderos. Y por tanto, se obtienen cosechas de alta calidad.

Procesos que controlan la presión, inclinación, temperatura, nivel de líquidos, luminosidad, estiramiento, etc.

5. Ganadería. Cuidado en el crecimiento de los animales

Para mantener la salud y el bienestar de los animales, y para ofrecer un buen ambiente de trabajo al personal, se

requiere una buena calidad del aire. La calidad del mismo se determina por su contenido en gases, polvo y

microorganismos (bacterias, endotoxinas y virus). Es de vital importancia controlar el aire que los animales respiran,

de modo que se garantice un sano crecimiento. Por medio de procesos de AuraPortal es posible optimizar las

condiciones de crianza de los animales.

Control de la temperatura de la crías

Norma CIGR. Medición de niveles de los gases (metano, amoníaco, etc.)

Control del nivel de estrés de los animales




7. BENEFICIOS

7.1. Beneficios

La implantación de AuraPortal en una organización conllevará una serie de mejoras en la gestión, entre otras, que se indican

a continuación.




7.2. Estudio de Clientes

Se ha incorporado a este documento los resultados obtenidos de un estudio realizado por el Departamento de Consultoría

de AURA durante el año 2011, enfocado a empresas que utilizan el BPM AuraPortal. El estudio se ha centrado en cómo

AuraPortal ha mejorado ciertas áreas empresariales basadas en la gestión automática de los procesos.

Las áreas estudiadas han sido: Costes, Ingresos, Tiempos, Errores, Análisis y Decisiones, y Eficiencia.

El estudio ha recogido datos relativos a las áreas mencionadas antes y después de la puesta en marcha de AuraPortal en

más de 200 Clientes. Y sobre todo cuál ha sido su evolución durante los 2 años siguientes a la puesta en producción del

producto.

Los Clientes que han intervenido en el estudio pertenecen a los siguientes Sectores: Administración Pública, Industria,

Energía, Instituciones Financieras, Seguros, Sanidad, Educación, Servicios y Telecomunicaciones.

Gráficas sobre Costes, Ingresos, Tiempos, Capacidad, Errores y Eficiencia

Es indiscutible que la implantación de AuraPortal para la automatización de los procesos de la empresa y la organización es

siempre beneficiosa.

El ahorro de costes es uno de los motivos más importantes a la hora de implantar AuraPortal.

Los procesos también ayudan en el incremento de los ingresos, permitiendo ofrecer un mejor servicio a los Clientes,

aumentando la fidelización de los mismos, automatizando la gestión de campañas de marketing y el seguimiento de

potenciales Clientes, etc.

El ahorro de costes y el incremento de los ingresos están estrechamente relacionados con la disminución del tiempo

empleado en la gestión de los procesos. Con AuraPortal se pueden automatizar tareas para que sea el sistema quien las

ejecute y no la persona.

Gracias a la automatización de los procesos, los errores que se cometían en la gestión manual de los mismos casi han

desaparecido. Esto ha propiciado que la información sea coherente, fiable y segura.




Si a la fiabilidad de los datos le sumamos que AuraPortal permite una extracción y análisis de los mismos a diferentes

niveles y mediante su BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Balanced Scorecard, KPI´s (Key

Performance Indicator), etc. el resultado es un aumento de la capacidad analítica y en consecuencia de la toma de

decisiones.

La Eficiencia, que es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible, ha sido uno de los indicadores que nace del

ahorro de costes y tiempos debidos al BPM. El uso óptimo de los recursos disponibles, gracias al BPM, permite lograr los

objetivos deseados.

7.3. Casos de Éxito

De los 300 Clientes que utilizan la solución AuraPortal para la automatización de sus procesos, podemos destacar algunos

Casos de Éxito que han sido elaborados con un mayor nivel de detalle en cuanto a Problemática detectada, Solución

aportada y Beneficios obtenidos.







Documents

GUÍA Vista de Pajaro de AuraPortal