TUGAS TESTING & IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

IMPLEMENTASI MODUL FINANSIAL SISTEM ERP PADAPT. IEV PABUARAN KSO

NAMA : RESTU TRIANGGANIM : 41813110107

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA 2014IMPLEMENTASI MODUL FINANSIAL SISTEM ERP PADA PT. IEV PABUARAN KSO

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangBanyak perusahaan mapan yang sudah mengimplementasikan

sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau dikenal denganistilah ERP. Sebuah sistem ERP dapat mengintegrasi dan mengelolasumber daya internal dan eksternal dalam perusahaan. Ada satualasan utama penerapan ERP pada perusahaan, yakni untukmengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Salah satukomponen kunci dari sistem ERP adalah arsitektur sistem terpadu.Hal ini memungkinkan bagi perusahaan untuk menggunakan sistemyang sama di banyak tempat secara terintegrasi. Dalam prosespenerapan sistem ERP pada perusahaan dibutuhkan rencanapelaksanaan agar ERP perusahaan dapat bekerja secara optimal.

ERP merupakan system terpadu dan terintegrasi, yangdidalamnya terdapat sedikitnya 8 modul standard ERP, diantaranya: Manufacturing, Supply Chain Management, Financial, Project &Job Costing, Human Resource, Customer Relationship Management,Data Warehouse, dan Access Control.

Pada makalah kali ini saya akan membatasi scope ImplementasiERP pada Modul Financial pada PT. IEV Pabuaran KSO.

1.2 Tujuan PenulisanMakalah ini dibuat untuk memberikan gambaran kepada pembaca

mengenai Penerapan ERP financial modul melihat dari sudut pandangEfektifitas, Efisiensi dan Ekonomis. Dalam penerapan ERPtersebut, ukuran keberhasilan sebuah ERP diterapkan adalahapabila ketika Perusahaan dapat melihat laporan keuangan secaralengkap. Selain itu, management hutang dan piutang juga dapatdikategorikan kedalam financial suite.

Makalah ini juga akan mengulas faktor keberhasilan dankekurangan dalam penerapan Modul Finansial ERP pada perusahaanPT. IEV Pabuaran KSO.

BAB 2. PEMBAHASANPT. IEV PABUARAN KSO adalah sebuah perusahaan swasta asing yang

berasal dari Malaysia dan terdaftar sebagai Perusahaan Kerja SamaOperasi (KSO) dengan PT. Pertamina, Tbk. PT. IEV Pabuaran KSObergerak di bidang eksplorasi minyak dan gas bumi. Di Indonesia,Perusahaan ini baru beroperasi di Indonesia pada tahun 2012. Padalevel corporate, PT. IEV Pabuaran menggunakan ERP dari Sage ACCPAC.

Untuk di Indonesia, Perusahaan ini baru mulai mengimplementasikanERP dari Sage ACCPAC pada awal tahun 2014. Modul yang di gunakanadalah Finansial Suite, Asset Management, Project dan Job Costingserta Operasional modul. Target Implementasi seluruh modul dapatberjalan normal dalam jangka waktu 6 Bulan. Untuk Finansial SuiteSendiri, di targetkan Perusahaan sudah dapat melakukan Closing laporankeuangan pada Bulan February ( 2 Bulan sejak implementasi dilakukan )dengan asumsi di Bulan January adalah proses persiapan Master Data,dan transaksi Data 2012 dan 2013.

2.1. Mekanisme Implementasi System ERPDalam proses penerapan sistem ERP pada perusahaan dibutuhkan

rencana pelaksanaan agar ERP perusahaan dapat bekerja secara optimal.

Setidaknya ada lima langkah penting dalam implementasi ERP padaperusahaan, antara lain :

1. Rencana StrategisPada tahap ini, perusahaan harus membuat atau menetapkan sebuah

tim untuk melaksanakan proyek, melakukan analisa bisnis saat ini danmengumpulkan informasi, menetapkan tujuan, serta mengembangkan rencanaproyek (pelaksanaan).

Tim proyek terdiri dari tenaga penjualan dan pembelian, akuntanperusahaan, manajemen operasional dan layanan pelanggan. Dalampengumpulan informasi diperlukan salinan seperti faktur penjualan danpembelian, kwitansi pengeluaran, biaya lain-lain dan sebagainya untukkemudian dianalisis yang akan dimasukan ke dalam database pusat.Mengembangkan rencana proyek termasuk proses pelatihan pada setiapaspek sistem kerja ERP bagi anggota tim. management meeting pada tahapini sangat membantu dalam menyusun persiapan data awal, agar tidakterjadi kesalahan mendasar ketika system di implementasikan.

2. Pengumpulan DataPersiapan data awal sangat membantu dan menentukan keberhasilandalam implementasi ERP.

Persiapan data awal yang baik dengan desain kebutuhan laporan keuanganperusahaan yang baik akan sangat membantu dan memudahkan implementasike dalam system ERP. Untuk modul finansial sendiri, data yang paling utama yang harus dipersiapkan adalah :

a. Master Kode Rekening Akuntansi ( Chart of Account ) Chart of Account merupakan master data yang paling utama dalammenjalankan modul finansial. Pada master Chart of Account, sudahharus dipilah kedalam 3 bagian Kategori akun, yaitu : BalanceSheet, Income Statement dan Retained Earning

b. Grouping Kode Rekening Akuntansi Pada perusahaan umumnya, kode rekening akuntansi di bagi kedalamgroup-group akun utama.Misalnya seperti, Bank, Cash, Petty Cash, dapat di group kedalamCash & Bank

c. Segmentasi Struktur Kode Rekening Akuntansi

Segmentasi Struktur Chart of Account di fungsikan untuk kebutuhanlaporan keuangan, dimana dengan adanya segmentasi, perusahaandapat mengeluarkan laporan keuangan per Wilayah, atau perdepartemen, atau per cabang dan sebagainya.

d. Master VendorMaster Vendor adalah untuk pendataan supplier.

e. Master CustomerMaster Customer adalah untuk pendataan customer.

f. Saldo Awal ( Opening Balance ).Saldo awal adalah nilai saldo ketika perusahaan pertama kaliberdiri atau saldo ketika perusahaan pertama kali menggunakansystem ERP. Misalnya : Saldo Bank, Saldo Investasi awal, SaldoJumlah Asset perusahaan, Saldo Hutang, Saldo Piutang dan lainnya.

3. Tahap Persiapan Pada tahap ini, Tim Proyek melakukan setup kebutuhan perusahaankedalam system ERP Sage ACCPAC. Untuk Modul Finansial sendiri,hal yang di persiapkan adalah : a. Penentuan Chart of Account untuk Closing Account ( Retained

Earning )Retained Earning dalam istilah akuntansi merupakan koderekening Laba di tahan untuk menampung Laba- Rugi Perusahaandi akhir tahun. Pada setiap Awal tahun, perusahaan harus meng0 kan nilai Income Statement nya di tahun berjalan, agar padaawal tahun, laporan Laba Rugi Perusahaan kembali di hitungdari awal.

b. Penentuan Segmentasi Chart of AccountUntuk PT. IEV Pabuaran KSO, Chart of Account di bagi kedalamdua Segmentasi, yaitu : [Kode Akun] – [Cost Center]

c. Import Data Master Chart of Accountd. Setup Account Set Account Receivable ( Piutang )e. Setup Account set Account Payable ( Hutang )f. Import Data Master Customer & Master Vendorg. Import Detail Transaksi Jurnal Umum ( GL Transaction )

Pada Tahap ini, transaksi detail di import dari awalperusahaan berdiri yaitu mulai dari data bulan January 2012hingga data bulan Desember 2013.

h. Pelatihan user dalam kesiapan melakukan input transaksi mulaibulan January 2014.

i. Kustomisasi Laporan – LaporanPada umumnya setiap perusahaan membutuhkan laporan yangberbeda beda, menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dalamhal ini, Sistem yang di pilih oleh PT. IEV Pabuaran KSO memangmemiliki fleksibilitas tinggi dalam merakit laporan apapun.Dengan menggunakan software Crystal Report dan FinancialReport, kebutuhan laporan perusahaan dapat di sesuaikanmenurut keinginan perusahaan.

4. Tahap PengujianPada tahap ini, tim proyek harus melakukan pengujian database

sistem ERP perusahaan untuk memastikan bahwa semua informasi akuratdan sistem bekerja dengan baik. Jalankan sistem dalam proses kerjanyata untuk menguji kerja sistem dan keakuratan data. Pastikan bahwatim proyek terlatih untuk mengatasi masalah sebagai langkahantisipasi, seperti misalnya bagaimana menangani kebocoran data,server mati, dan sebagainya. Kemudian masuk tahap verifikasipengujian. Pastikan bahwa tes yang dilakukan memenuhi standar proseduroperasi yang ditetapkan.

Untuk PT. IEV Pabuaran KOS, Setelah Import Transaksi Jurnalselesai, selanjutnya tim proyek memeriksa data di system dengan datamanual yang ada. Hingga Data Trial Balance Desember 2013. Dalam halini yang di bandingkan adalah Trial Balance nya. Setelah selesai dandisepakati selesai, maka selanjutnya system di ijinkan untuk usermemulai transaksi dimulai dari bulan January 2014.

Untuk hutang, piutang dapat di input dari modul masing masing.Untuk selain dari transaksi hutang dan piutang, dapat diinput melaluiGL Transaction ( Jurnal Umum ). Selanjutnya, pembuktian modulFinansial efektif berjalan normal setelah Pembukuan penutup di bulanJanuary 2014 di bandingkan dengan data manual bulan January 2014.Apabila sudah balance dan tidak terdapat selisih, maka dapat di

pastikan system sudah dapat digunakan pada bulan selanjutnya hinggaseterusnya kedepan.

5. EvaluasiMengembangkan rencana evaluasi terstruktur yang berkaitan dengan

tujuan dan sasaran awal proyek yang sudah ditetapkan dalam tahapperencanaan. Selain itu, audit pasca implementasi ERP pasa perusahaanharus dilakukan setelah sistem berjalan dalam waktu kurang lebih satuminggu pertama untuk proses rekonsiliasi tujuan dan tiga sampai enambulan berikutnya untuk menguji apakah keuntungan bisnis dari penerapanERP pada perusahaan.

2.2. Keuntungan Dalam Penggunaan ERPSetelah Modul Finansial Sage ACCPAC efektif berjalan pada periode

February 2014, beberapa keuntungan yang dirasakan perusahaan antaralain sebagai berikut :

a. Dapat mengeluarkan laporan keuangan secara Realtime dan utuhserta akurasi data, dimulai dari Balance Sheet(Lihat Gambar2.2.1), Income Statement(Lihat Gambar 2.2.2), Trial Balance(LihatGambar 2.2.3), serta Detail Transaksi per COA per Periode(LihatGambar 2.2.4).

Gambar 2.2.1. Contoh Laporan Balance Sheet PT. IEV PabuaranKSO

Gambar 2.2.2. Contoh Laporan Profit Loss PT. IEV PabuaranKSO

Gambar 2.2.3. Contoh Trial Balance PT. IEV Pabuaran KSO

Gambar 2.2.4. Contoh Detail Transaksi per COA per PeriodePT. IEV Pabuaran KSO

b. Dengan menggunakan system, meminimalisir terjadi kesalahanapabila dibandingkan dengan pencatatan manual menggunakan excel

c. Waktu kerja menjadi lebih efektif, karena setiap awal periode,closing data periode lalu tidak perlu berlama lama untuk mengolahdata kembali.

d. Dengan waktu kerja menjadi lebih efektif, maka otomatis pekerjaanmenjadi efisien, dan ekonomis, mengingat penggunaan system akanmengurangi waktu lembur karyawan

e. Kontrol Hutang menjadi lebih mudah, dapat dilihat juga umurhutang pada tiap vendor ( Lihat Gambar 2.2.5)

Gambar 2.2.5. Contoh Laporan Aging Payable PT. IEV PabuaranKSO

f. Kontrol Piutang menjadi lebih mudah, dapat dilihat juma umurpiutang pada tiap customer ( Lihat Gambar 2.2.6)

Gambar 2.2.6. Contoh Laporan Aging Receivable PT. IEVPabuaran KSO

g. Dengan menggunakan system, apabila data sudah di posting, makatidak akan ada lagi manipulasi data baik disengaja ataupun tidakdisengaja

2.3. Kunci Sukses Implementasi ERPDalam proses implementasi ERP modul Finansial Sage ACCPAC, ada

beberapa kunci sukses implementasi ERP, diantaranya adalah :a. Kelengkapan Data

Perusahaan dapat menyediakan seluruh data yang dibutuhkan dalamsistem

b. Lancarnya komunikasi antar timKomunikasi merupakan salah satu faktor kunci implementasiberjalan sukses

c. Penyampaian materi training yang lugas serta tidak membingungkanuser

d. Dalam scope modul finansial, yang pasti harus membutuhkan leaderyang sangat mengerti dengan konsep akuntansi.

2.4. Faktor Kegagalan Implementasi ERPDalam proses implementasi ERP modul Finansial Sage ACCPAC, ada

beberapa penyebab faktor kegagalan implementasi ERP, diantaranyaadalah :

a. Kurangnya penguasaan logika akuntansi didalam tim, yangmenyebabkan implementasi berjalan mandek dan tidak bergerak maju,

b. Kurangnya informasi yang di berikan oleh management terhadap timimplementator, sehingga menyebabkan miss komunikasi, danberdampak besar ketika system sudah di gunakan berbulan-bulan( Tidak sesuai tujuan )

c. Kegagalan training dapat menyebabkan kegagalan user dalammelakukan entry data, yang pada akhir nya menyebabkan datamenjadi tidak akurat

BAB III. PENUTUP3.1. Kesimpulan

a. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangatpenting untuk kelangsungan hidup perusahaan

b. ERP ada untuk mendukung fungsi bisinis dan meningkatkanproduktifitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalahuntuk meningkatkan daya saing perusahaanc. ERP akan lebih mudah di implementasikan apabila adanyakomunikasi dan kerjasama yang baik antara pihak perusahaan danpihak implementator

Daftar Referensi http://www.slideshare.net/anisaosa/makalah-implementasi-erp-indofoodhttp://id.wikipedia.org/