PERENCANAAN JADWAL DAN ANALISIS MANAJEMEN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN

MICROSOFT PROJECT 2007

D

I

S

U

S

U

N

OLEH

Rizky Dwi Putra Napitupulu212520024

Rizkynapit@gmail.com

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIUNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

FAKULTAS ILMU KOMPUTERMEDAN2015

ABSTRAK

Program Microsoft Project 2007 menjadi suatu solusi dalam

dunia manajemen administrasi perkantoran yang semakin

berkembang dan penuh kompleksitas dalam membangun sebuah

proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian. Dalam

pelaksanaannya sebuah proyek Manajemen Sistem Informasi

Kepegawaian mengalami fluktuasi baik perencanaan kerja maupun

sumber daya untuk penyokong kehidupan manajemen administrasi

di perkantoran.

Merencanakan ulang jadwal pembuatan proyek Manajemen

Sistem Informasi Kepegawaian menjadi sarana untuk mengetahui

seberapa efektif kemampuan program Microsoft Project 2007.

Diketahui dengan menggunakan program komputer tersebut,

monitoring perencanaan dan pengendalian jadwal proyek

mengalami efesiensi dan efektifitas dibanding tanpa penggunaan

komputer. Kemampuan pengaturan sumber daya melalui program

Microsoft Project 2007 berdampak positif pada keberhasilan

proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian. Pelaporan

rencana, pelaksanaan dan evaluasi kemajuan proyek sistem ini

pun menjadi lebih detail dan terkelompokkan sesuai kebutuhan

data yang diperlukan.

Dimasa mendatang proyek – proyek manajemen administrasi

perkantoran sangat dipengaruhi oleh teknologi dan kemudahan

akses komunikasi. Menjadi sangat penting untuk para pelaku

industri perkantoran terutama pegawainya dapat beradaptasi

dengan teknologi. Salah satunya di bidang Manajemen Sistem

Informasi Kepegawaian dengan menggunakan microsoft project

2007.

Kata Kunci : Microsoft Project 2007, Penjadwalan proyek,

Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan teknologi dewasa ini berkembang dengan

sedemikian pesatnya mengalami perubahan yang signifikan. Hal

ini turut berpengaruh terhadap perkembangan di dalam Manajemen

Sistem Informasi Kepegawaian, dimana banyak aplikasi komputer

yang ditawarkan untuk membantu para manager dalam mengolah

data perencanaan dan pelaksanaan kegiatan proyek Manajemen

Sistem Informasi Kepegawaian, baik secara langsung maupun

secara sistem “cloud”, yang sederhananya juga disebut layanan

berbagi dan bekerja secara online. Maka dengan penjelasan

diatas penulis berisiniatif untuk merencanakan jadwal dan

menganalisis sistem informasi kepegawaian di bidang

perkantoran. Fokus pembuatan tulisan ini menggunakan teknologi

perangkat lunak untuk mencapai kemudahan dalam menjalankan

proyek dalam bidang Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian,

khususnya dalam merencanakan jadwal dan menganalisis Manajemen

Sistem Informasi Kepegawaian. Perangkat yang dimaksud adalah

Microsoft Project 2007. Program Microsoft Project 2007 dalam

Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian secara sekilas

kinerjanya dapat mempermudah seorang manajer dalam memsukkan

data proyek, mengelola aktivitas proyek, pengendalian proyek,

laporan proyek.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penyusunan tugas ini dapat

dituangkan dalam kalimat ini : “Perencanaaan Jadwal dan

Analisis Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan

Microsoft Project 2007”.

Dari pertanyaan pokok dapat dirumuskan kepada beberapa

indkator :

Bagaimana cara merencanakan jadwal proyek dengan

menggunakan microsoft project 2007 dalam menganalisis

sistem?

1.3 Tujuan

- Memberikan gambaran tentang perencanaan jadwal dengan

menggunakan program Microsoft Project 2007 dan

menganalisis sistem yang terdahulu di dalam pengelolaan

proyek.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Proyek Manajemen Sistem Informasi

Proyek Manajemen Sistem Informasi (PMSI) adalahsebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya(manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yangditentukan. Apa maksud dari mencapai suatu tujuan yangditentukan? Maksudnya ialah suatu proyek yang di manajemensedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginankonsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasardari manajemen sistem informasi tersebut. Manajemen ProyekSistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sisteminformasi untuk mencapai suatu tujuan yang tadi. Berikutbeberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sisteminformasi: Mutu, Biaya, dan Waktu.

Jika seorang konsumen memiliki biaya rendah, maka proyekmanajer bisa menyesuaikan mutu dengan anggaran yang ada. Jiakkonsumen menginginkan pembuatan proyek cepat, maka konsumenharus menyediakan dana lebih untuk mendapatkan tujuantersebut. Begitu juga dengan tujuan mutu yang dihasilkan.

Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatansistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer.Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab danmengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan.Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya,memilih karyawan, dll.

2.2 Penjadwalan Proyek

Penjadwalan merupakan tahapan menerjemahkan suatuperencanaan ke dalam suatu diagram-diagram yang sesuai denganskala waktu. Penjadwalan menentukan kapan kegiatan-kegiatanakan dimulai,ditunda, dan diselesaikan, sehingga pengendaliansumber-sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhanyang ditentukan. Dalamproyek, penjadwalan sangat penting dalammemproyeksikan keperluan tenaga kerja, material, danperalatan. Menjadwalkan adalah berpikir secara mendalam

melalui berbagai persoalan-persoalan, menguji jalur-jalur yanglogis, serta menyusun berbagai macam tugas, yang menghasilkansuatu kegiatan lengkap, dan menuliskan bermacam-macam kegiatandalam kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat.(Luthan & Syafriandi, 2006)Adapun tujuan Penjadwalan sebagai berikut: •Mempermudah perumusan masalah proyek.•Menentukan metode atau cara yang sesuai.• Kelancaran kegiatan lebih terorganisir.• Mendapatkan hasil yang optimum. DLL.

2.1 Gantt Chart

Ganttchart adalah sekumpulan aktivitas yang ditempatkandi kolom vertikal, sementara waktu ditempatkan dikolomhorizontal. Waktu mulai dan selesai setiasp kegiatan besertadurasinya ditunjukkan dengan menempatkan balok horizontal disebelah kanan dari setiap aktivitas. Perkiraan waktu mulai danselasai dapat ditentukan dari skala waktu horizontal padabagian atas bagan. Panjang dari balok menunjukkan durasi dariaktivitas dan biasanya aktivitas-aktivitas tersebut disusunberdasarkan kronologi pekerjaannnya(Callahan, 1992)

Gambar 1.1 Contoh Gant chart

2.1 Istilah-istilah Dalam Microsoft Project 2007- Task (Tugas)

Task merupakan lembar kerja yang berisi tentang rincianpekerjaan. Jenis pekerjaan dalam suatu proyek seringdisebut dengan istilah Task. Jenis pekerjaan ini ada yangbersifat global, bahkan sampai pada rincian pekerjaanyang bersifat detail.

- Duration (durasi)Duration adalah jangka waktu atau lamanya waktu yangdibutuhkan untuk menyeleasaikan suatu pekerjaan. Satuanwaktu terbagi atas : minutes, hours, days

- Start (mulai)Start adalah tanggal mulai yang menyatakan awal ataudimulainya suatu proyek tertentu.

- MilestonesMilestones adalah Suatu bentuk penanda pekerjaan, yangmenunjukkan bahwa pekerjaan yang dimaksud telah selesai.Digambarkan dengan durasi 0.

- Gantt Chart adalah bentuk tampilan dari hasil kerja Microsoft Projectdalam bentuk batang horizontal yang menggambarkanmasing-masing pekerjaan beserta durasinya.

BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Memasukkan Data Proyek Hal yang pertama dilakukan dalam pengeloalaan data proyek

dengan Ms. Project 2007 adalah memasukkan informasi lengkapdata proyek. Seperti nama proyek, aktivitas proyek, jadwalproyek dan informasi lainnya mengenai proyek yang dikerjakan.

3.2 Work Breakdown StructureSistem pengelompokkan jenis aktivitas (WBS) menunjukkan

aktivitas-aktivitas proyek secara keseluruhan, yangdipergunakan sebagai dasar penentuasnvolume, produktivitas dan

durasi aktivitas, yang kemudian dimasukkan kedalam programMicosoft Project 2007.

Gambar 2.1 Work Breakdown Structure Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

3.4 Gantt Chart menggunakan Microsoft Project Setelah aktivitas –aktivitas tersusun dalam WBS, makaaktivitas dan jadwal-jadwal proyek dimasukkan kedalamMicrosoft 2007.

Gambar 3.1 Gantt Chart I Using Microsoft Project

Gambar 3.2 Gantt Chart II Using Microsoft Project

BAB IVHASIL ANALISIS

4.1 Hasil Analisis

Dari uraian yang sudah dipaparkan pada bab-babsebelumnya, dapat disimpulkan hasil analisis bahwa :

1. Penggunaan Microsoft Project memudahkan manajer proyekdalam merencanakan, mengendalikan jadwal monitoring danmengupdate laporan proyek.

2. Kedua jadwal diatas memiliki perbedaan, terlihat dalamperkiraan jadwal proyeknya. Sebagai contoh terlihat padagambar Gantt Chart I memiliki perkiraan waktu proyekdari Jan-april 2015 sedangkan Gantt Chart II memilikiperkiraan waktu dari Jan-Oktober. Kenapa berbeda? Karenapada Jadwal Proyek Gantt Chart 1 ada aktivitas- aktivitasyang harus dikerjakan berbarengan supaya dapat menghematwaktu proyek sedangkan pada jadwal Proyek Gantt Chart IIaktivitas – aktivitasnya dikerjakan secara bertahap.Maksudnya Jika suatu aktivitas dilakukan maka harusmenunggu aktivitas-aktivitas sebelumnya selesai lebih

dahuku lalu boleh dilanjutkan dengan aktivitas yanglainnya .

3. Dalam hal Penentuan yang mana jadwal proyek yang akandipilih, seorang sistem analis tidak dapat menentukanjadwal proyek mana yang dipakai, tetapi seorang manajerproyek lah yang dapat menentukan jadwal proyek mana yangakan dipakainya.