i

KAJIAN TEORITIS DAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGINAPAN (SISNAP) COTTAGE DAARUL JANNAH

DISUSUN OLEH: Egi Arvian Firmansyah 120420110001 Aufa Rahmi 120420100006 Memenuhi Tugas Mata Kuliah SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN PEMBINA : PROF. DR. AZHAR SUSANTO, M. Bus, Ak DR.R. RINA NOVIANTI, SE, MSi

2011

Magister Ilmu Manajemen

Universitas Padjadjaran 12/6/2011

i

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, Shalawat dan salam

penulis curahkan kepada junjungan alam Nabi Muhammad SAW, kepada para

sahabat dan para pengikutnya sampai akhir zaman. Dengan rahmat Allah penulis

dapat menyelesaikan makalah tentang Sistem Informasi Penginapan dengan

objek kajian pada Penginapan Daarul Jannah Daarut Tauhid Bandung.

Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat pada mata kuliah

Sistem Informasi Manajemen. Penulis mengakui kelemahan dan kekurangan

dalam penulisan makalah ini. Kritik dan saran membangun dari para pembaca

terutama dosen pembina sangat diharapkan. Untuk itu penulis mengucapkan

terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, terutama kepada:

1. Prof. Azhar Susanto, M.Bus, Ak dan Ibu DR. R. Rina Novianti, SE, MSi.

Selaku dosen mata pembina mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

2. Manajemen dan karyawan Penginapan Darul Jannah Darut Tauhid yang

telah memberikan informasi yang sangat dibutuhkan.

3. Rekan-rekan mahasiswa Magister Ilmu Manajemen.

Penulis berharap agar makalah ini menjadi penambah wawasan bagi semua pihak.

Bandung, Desember 2011

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................ i

DAFTAR ISI………………………………………………………………............... ii

DAFTAR TABEL………………………………………………..…………………. iv

DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………….. v

BAB I PENDAHULUAN .....................................................................................

1.1 Latar Belakang....................................................................................... 1

1.2 Tujuan Penulisan…………………………………………................... 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA....................................................................

2.1 Sistem Informasi Manajemen…………………………………….. 3

2.1.1 Sistem……………………………………………………… 3

2.1.2 Informasi…………………………………………………… 4

2.1.3 Sistem Informasi………………………………………….. 6

2.1.4 Manajemen………………………………………………… 7

2.1.5 Sistem Informasi Manjamen……………………………... 7

2.2 Ciri-Ciri Sistem………………………………………………………. 8

2.3 Komponen Sistem Informasi Manajemen………………………... 12

2.3.1 Hardware…………………………………………………… 13

2.3.2 Software…………………………………………………..... 14

2.3.3 Brainware………………………………………………….. 15

2.3.4 Procedure…………………………………………………… 16

2.3.5 Database…………………………………………………… 17

2.3.6 Teknologi Jaringan Telekomunikasi……………………. 17

2.4 Integrasi Komponen Sistem Informasi Manajemen……………... 18

2.4.1 Integrasi Komponen Hardware………………………….. 19

2.4.2 Integrasi Komponen Software…………………………… 20

2.4.3 Integrasi Software dengan Hardware…………………… 20

2.4.4 Integrasi Komponen Brainware…………………………. 20

2.4.5 Integrasi antara Brainware, Software dan Hardware…. 21

2.4.6 Integrasi Komponen Prosedur…………………………… 22

2.4.7 Integrasi Prosedur dengan Brainware, Software dan

Hardware…………………………………………………… 22

2.4.8 Integrasi Komponen Database………………………….. 22

iii

2.4.9 Integrasi Database dengan Hardware, Software, Brainware

dan Prosedur…………………………………. 23

2.4.10 Integrasi Tekhnologi Jaringan Telekomunikasi………. 23

2.4.11

Integrasi Tekhnologi Jaringan Komunikasi dengan

Hardware, software, Brainware, Prosedur dan

Database…………………………………………………... 23

BAB III COMPANY PROFILE……………………………………………... 25

3.1 Sekikas Cottage Daarul Jannah……………………………………….. 25

3.2 Sejarah Singkat Cottage Daarul Jannah ……………………………… 25

3.3 Visi dan Misi ………………………………………………………….. 26

3.4 Fasilitas………………………………………………………………... 27

3.5 Susunan Organisasi …………………………………………………… 28

BAB IV SISTEM INFORMASI PENGINAPAN DARUL JANNAH

4.1 Sistem Informasi Penginapan 29

4.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Penginapan Bagian Pemasaran

Daarul Jannah ……………...………………………………………… 31

4.3 Komponen Sistem Informasi Penginapan Darul Jannah ……………. 37

4.4 Ciri-Ciri Sistem Informasi Penginapan Darul Jannah………………. 39

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………….………………………….

5.1 Kesimpulan…………………………………………………………… 41

5.2 Saran …………………………………………………………………. 42

DAFTAR PUSTAKA..…………………………………………………………….... vi

iv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Komponen Sistem Informasi Manajemen

Tabel 4.1 Komponen Sistem Informasi Penginapan Darul Jannah

Tabel 4.2 Ciri-Ciri Sistem Informasi Penginapan Darul Jannah

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Proses Pengolahan Informasi

Gambar 2.2 Hirarki Sistem

Gambar 2.3 Ciri-Ciri Sistem

Gambar 3.1 Daarul Jannah 1 (Standard room), Daarul Jannah 2

(Deluxe room)

Gambar 3.2 Struktur Organisasi DJ Cottage

Gambar 3.3 Tampilan awal Sisnap DJ

Gambar 3.4 Menu utama sisnap DJ

Gambar 3.5 Menu system

Gambar 3.6 Menu Member

Gambar 3.7 Database Member

Gambar 3.8 Menu Reservasi

Gambar 3.9 Contoh Input data calon tamu

Gambar 3.10 Menu SMS

Gambar 3.11 Mengirim SMS dengan aplikasi Sisnap DJ

Gambar 3.12 Contoh laporan output Sisnap DJ

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kota Bandung merupakan salah satu kota tujuan wisata di Indonesia yang

dikenal dengan sebutan kota mode atau Parisj Van Java. Selain itu Bandung juga

menjadi salah satu kota pendidikan yang menjadi tujuan dalam melanjutkan

pendidikan. Dengan potensi yang dimilikinya tersebut maka kota Bandung

menjadi kota yang menarik untuk dikunjungi baik oleh wisatawan domestik

maupun asing. Hal ini tentu saja membuka peluang untuk tumbuh berkembangnya

bisnis penginapan.

Tumbuh dan berkembangnya bisnis penginapan ini tentu saja akan

melahirkan persaingan diantara pelakunya. Dimana untuk memenangkan

persaingan tersebut tentu dibutuhkan suatu strategi agar mampu menarik

pelanggan dan bertahan dalam persaingan tersebut.

Menurut Porter salah satu strategi generik dalam menciptakan keunggulan

bersaing adalah dengan menawarkan keunikan atau diferensiasi. Dimana menurut

Grant keunikan tersebut dapat diperoleh melalui:

• Ciri Produk dan kinerja yang ditawarkan suatu produk

• Layanan yang disediakan perusahaan

• Intensitas kegiatan pemasaran tertentu, mis: tingkat pengeluaran untuk

periklanan.

• Kegiatan yang dilakukan, mis: jenis layanan pra dan pasca penjualan.

• Teknologi yang digunakan dalam melakukan kegiatan .

• Kualitas bahan dasar

• Prosedur pengaturan kegiatan tertentu

• Keahlian dan pengalaman karyawan

• Prosedur kontrol yang digunakan dalam kegiatan

• Lokasi dan tingkat integritas vertikal.

2

Penginapan Daarul Jannah sebagai salah satu jasa penginapan yang

terdapat di kota Bandung berusaha untuk menciptakan keunikan dalam

menawarkan jasanya kepada pelanggan. Hal ini dapat dilihat dari konsep

penginapan Islami yang merupakan satu-satunya di kota Bandung. Selain itu yang

tidak kalah menarik adalah bahwa penginapan Daarul Jannah berusaha untuk

menjalin hubungan dengan pelanggannya dengan menerapkan konsep Costumer

Relationship Management. CRM adalah sebuah istilah industri Tekhnologi

Informasi untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi

berbasis web lainnya yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola

hubungannya dengan para pelanggan. Selain itu CRM adalah usaha sebuah

perusahaan untuk berkonsentrasi menjaga pelanggan supaya tidak lari ke pesaing

dengan mengumpulkan segala bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon,

email, masukan di situs atau hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing.

Untuk mendukung penerapan CRM di suatu perusahaan dalam hal ini jasa

Penginapan Daarul jannah maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang akan

lebih mempermudah dan mempercepat dalam penyebaran data dan informasi.

Penginapan Daarul Jannah sendiri sudah memiliki Sistem Informasi Penginapan

yang berbasis Web dimana sistem ini digunakan untuk memberikan kemudahan

bagi calon konsumen dalam melakukan reservasi dan juga sebagai sarana promosi

bagi pihak manajemen.

Berdasarkan penjelasan dan fenomena di atas maka penulis tertarik untuk

membahas mengenai Kajian Teoritis dan Aplikasi Sistem Informasi Penginapan

pada Penginapan Daarul Jannah.

1.2. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dalam penulisan makalah ini yaitu:

1. Mengetahui gambaran sistem informasi penginapan yang dijalankan oleh

Penginapan Daarul Jannah.

2. Mengetahui aplikasi sistem informasi penginapan yang dijalankan

Penginapan Daarul Jannah.

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajamen pada hakikatnya adalah sistem. Oleh karena

itu untuk memahami sistem informasi secara utuh maka memahami terlebih

dahulu akan pengertian sistem, informasi, sistem informasi, manajemen kemudian

sistem informasi manajemen.

1. Sistem

Menurut McLeod (2009:1) sistem adalah sekelompok elemen-elemen

yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sama

halnya menurut pendapat Prof. Azhar Susanto (2009:18) sistem adalah kumpulan

atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik

yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk

mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan definisi tersebut maka sistem itu pasti terdiri dari

komponennya dimana tidak akan dapat bekerja sendirian sehingga perlu adanya

komunikasi atau hubungan yang baik antara komponennya. Sistem pun ada yang

bersifat sederhana dan kompleks. Sistem yang sederhana biasanya terdiri dari

beberapa komponen saja sedangkan yang kompleks terdiri dari berbagai

komponen yang terdiri dari sub-sub komponen.

Dalam lingkup organisasi, sistem adalah organisasi itu sendiri yang terdiri

dari komponen baik SDM, dll. Aktivitas organisasi pada umumnya untuk

pencapaian tujuan namun mengalami berbagai resiko penyimpangan baik yang

dapat diprediksi maupun tidak. Resiko yang dapat diprediksi biasanya berasal dari

lingkungan internal oleh karena itu perlu adanya pengendalian, salah satunya

melalui sistem pengendalian internal yaitu agar seluruh komponen dalam sistem

organiasi dapat berjalan sebagaimana mestinya. Sedangkan resiko yang tidak

4

dapat diprediksi yaitu berasal dari lingkungan eksternal maka adanya manajemen

resiko.

2. Informasi

Informasi adalah hal krusial bagi organisasi pada khususnya dan bagi

setiap makhluk hidup pada umumnya. Karena sebagai bahan pertimbangan untuk

mengetahui suatu keadaan, fakta, fenomena dan masalah yang sedang terjadi.

Oleh karena itu, akan sangat penting dalam mengelola informasi agar

mendapatkan informasi yang berkualitas sehingga akan sangat membantu dalam

pertimbangan pengambilan keputusan.

Informasi pada hakikatnya adalah data. Data ini adalah fakta yang terjadi

lapangan baik berupa teks, gambar, suara dan kombinasi antara suara dan gambar.

Data ini kemudian diproses melalui berbagai media pengolahan agar mendapatkan

informasi yang dibutuhkan.

Menurut beberapa ahli, informasi adalah hasil atau output dari proses

pengolahan data yang mempunyai arti dan manfaat (Prof. Azhar Susanto,

2009:40). Sama hal yang diungkapkan oleh McLeod (2001:2) bahwa informasi

adalah data yang telah diproses atau data yang mempunyai arti.

Berdasarkan beberapa definisi sebelumnya bahwa data adalah berupa fakta

yang akan mempengaruhi kualitas informasi sebab merupakan input bagi proses

transformasi. Namun tidak menutup kemungkinan bahwa informasi akan menjadi

input bagi proses pengubahan informasi lainnya atau sebagai arsip. Media

pengolahan data ini dapat berupa komputer, otak, mekanik (mesin), elektronik,

dan manual). Seperti dijelaskan Gambar berikut.

5

Fakta Kegiatan

Data

(Teks, Audio, Visual, Audiavisual)

Diproses

Media Pengolahan

(Komputer,Otak, Mekanik (mesin), Elektronik, dan

Manual).

ArsipArsip

Informasi

Disimpan

Disimpan

Output

Proses Pemgolahan Informasi

Gambar 2.1

Proses Pengolahan Informasi

Sumber: Prof.Azhar Susanto, 2009: Gambar 2.1 Proses Pengolahan Informasi

Informasi digunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan

maka informasi tersebut harus berkualitas, sehingga keutusan tersebut menjadi

solusi tepat sasaran dan waktu. Menurut Mc Leod yang dikutip oleh Prof. Azhar

Susanto (2009:40-41), ciri-ciri informasi yang berkualitas yaitu:

1. Akurat

Akurat bararti harus sesuai dengan fakta yang terjadi. Dimana data yang

digunakan adalah benar dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

2. Tepat Waktu

Informasi harus tersedia ketika dibutuhkan. Sehingga keputusan yang diambil

akan lebih cepat dan tepat.

6

3. Relevan

Informasi harus sesuai dengan situasi kondisi saat ini ketika akan melakukan

pengambilan keputusan atau dibutuhkan.

4. Lengkap

Lengkap akan seluruh atributnya baik sumber, waktunya, dan isinya harusnya

lengkap tanpa ada pengurangan.

Selain itu, penentuan akan informasi apa yang dibutuhkan terlebih dahulu

akan mempengaruhi kualitas data sehingga data yang dicari, dikumpulkan dan

diolah memang benar-benar sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Dengan

begitu akan lebih efektif dan efisien dalam waktu maupun biaya.

3. Sistem Informasi

Sistem Informasi menurut Laudon (dalam Prof.Azhar Susanto, 2009:55)

sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan

bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan

informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian,

dan untuk memberikan gambaran aktivitas di dalam perusahaan. Begitupun

pendapat dari Prof. Azhar Susanto (2009:55) sistem informasi adalah kumpulan

dari subsistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja

sama secara harmonis untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data menjadi

informasi yang berguna.

Jadi pada intinya sistem informasi yaitu mengintegrasikan seluruh

informasi dalam suatu kesatuan yaitu sistem. Dengan begitu maka akan lebih

mudah dalam mengelola informasi menjadi input bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan.

Dalam pengolahan data ini akan membutuhkan alat transformasi, jika

melihat jenis, bahwa ada data yang otentik atau ada bukti fisik dan ada data yang

bersifat konseptual atau perolehannya melalui perantara panca indera baik

pendengaran maupun penglihatan. Maka alat pengolahan data akan mencakup

keduanya, yaitu:otak, komputer, manual, mekanik, dan elektronik. Namun dengan

perkembangan teknologi informasi, dalam pengolahan data menjadi informasi

7

telah menggunakan komputer pada umumnya sehingga sistem informasi ini akan

berbasis komputer.

4. Manajemen

Manajemen itu terdiri dari tujuan, proses, dan sumber daya manusia.

Sehingga manajemen dipandang sebagai proses bagaimana pencapaian tujuan

dengan membuat sumber daya manusia yang ada saling berkerja sama. Proses

membuat sumber daya manusia untuk bekerja sama ini manajemen mempetakan

dalam aktivitasnya yaitu fungsi manajemen. Menurut Stoner, fungsi manajemen

ini terdiri dari:

1. Planning

Menentukan akan visi, misi, tujuan ataupun program dan aktivitas yang akan

dilakukan oleh organisasi.

2. Organizing

Mengkoordinasikan perencanaan yang telah ditentukan ke dalam aktivitas

seluruh bagian dalam organisasi, baik itu departemen yang ada, tingkatan

manajemen, dan sumber daya manusianya.

3. Leading

Bagaimana menggunakan kekuasaan/wewenang dalam mengatur sumber daya

manusia serta memotivasinya agar mau bekerja sama sehingga kinerjanya

sesuai yang diharapkan oleh organisasi.

4. Controlling

Yaitu tindakan mengawasi dan melakukan pengendalian atas seluruh aktivitas

dalam organisasi.

Dengan fungsi manajemen diharapkan seluruh komponen organisasi

terintegrasi dalam mencapaian tujuan yang sama. Maka manajemen dapat juga

disebut sebagai pengendalian.

5. Sistem Informasi Manajemen

Berdasarkan uraian terdahulu, maka dapat disimpulkan akan pengertian

sistem informasi manajemen. SIM yaitu kumpulan dari sub-sub sistem yang

8

saling berhubungan dan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk

mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan

manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melakukan dan

melaksanakan fungsinya (Prof. Azhar Susanto, 2009:67).

2.2. Ciri-Ciri Sistem

Dalam mendeskripsikan sistem, harus mengetahuai akan ciri-cirinya karena

dengan begitu akan membedakan atara sistem yang satu dengan sistem yang

lainnya. Adapun ciri-cirinya yaitu:

1. Tujuan Sistem

Sistem dibuat karena adanya suatu tujuan tertentu yang akan dicapai.

Sehingga antara sistem yang satu dengan yang lainnya tujuannya akan berbeda-

beda. Dengan begitu tujuan sistem adalah target akhir yang harus dicapai oleh

sistem. Sehingga seluruh komponen dalam sistem tersebut harus diintegrasikan

mejadi kesatuan agar tercapainnya tujuan. Oleh karena itu tujuan harus jelas,

konkrit, dan spesifik sehingga meminimalkan penyimpangan yang terjadi.

2. Batas Sistem

Penetapan tujuan tidak memastikan keberhasilan suatu sistem, tetapi adanya

faktor lingkungan yang akan mempengaruhi. Oleh karena itu sistem harus ada

batas yang jelas agar tidak adanya tumpang tindih akan peran dari sistem

tersebut.Batasan itu bersifat abstrak serta tergantung akan persepsi dari pelaku

dalam sistem, maka perlu identifikasi jelas akan batasan sistem seperti

mengintrepretasikan batasnnya ke dalam komponen-komponennya.

3. Sub Sistem

Komponen-komponen atau bagian dalam sistem disebut sub-sistem, baik

berupa fisik maupun non fisik. Penggunaan istilah sub sistem mayoritas

digunakan sebagai gambaran akan komponen dalam sistem. Sub sistem dapat

menjadi sistem dan dengan komponennya jika fokusnya pad asub sistem itu

sendiri.

4. Hubungan Sistem

9

Antara komponen atau sub sistem terdapat hubungan. Hubungan ini

berupa komunikasi yang terjadi diantara sistem dan pelaku atau komponen di

dalamnya. Menurut Prof. Azhar Susanto (2009:22), hubungan dalam sistem terdiri

dari:

Hubungan satu arah

Komunikasi yang terjadi satu arah diantara sistem yang satu dengan yang

lainnya. Sehingga tidak adanya timbal balik satu sama lain tetapi sistem satu

sebagai penghasil input kemudian sistem lainnya yang akan memproses input

tersebut. Dan outputnya tidak akan kembali digunakan oleh sistem

sebelumnya.

Hubungan dua arah bergantian

Komunikasi yang terjadi antara sistem satu dengan sistem yang lainnya

dimana output sistem yang satu akan digunakan dalam sistem selanjutnya dan

bahkan sebaliknya.

Hubungan dua arah bersamaan

Komunikasi yang terjadi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya secara

bersamaan.

5. Hirarki Sistem

Dalam tingkatan manajemen terdapat hirarki, begitupun dalam sistem.

Hirarki disini menunjukkan akan tingkatan atau urutan sistem dari yang terluas

hingga lebih spesifik. Dan ini akan terlihat dari hubungan sistem.

10

Gambar 2.2

Hirarki Sistem

6. Input-Proses-Output

Dalam suatu sistem adanya input-proses-output yang merupakan fungsi

dari sistem, sehingga tidak dapat bekerja sendirian karena sistem itu adalah

proses.

Input

Input adalah masukan atau acuan di luar sistem yang merangsang sistem untuk

melakukan proses transformasi menghasilkan output. Input ini bentuknya

bervariasi sesuai dengan apa yang dibutuhkan, baik itu manusia, data, bahan

baku, dll. Input ini terdiri dari tiga kategori, yaitu:

a) Serial Input

Yaitu input yang berasal dari output sistem sebelumnya.

b) Probable Input

Yaitu potensial input yang dapat digunakan oleh sistem dalam proses,

sehingga akan mengurangi dampak penyimpangan output yang dihasilkan.

11

c) Feedback Input

Yaitu dilihat dari output yang dihasilkan sehingga mengetahui apa tindak

lanjut sebagai tindakan perbaikan, mempertahankan atau peningkatan akan

input. Sedangkan control yaitu apa yang dilakukan oleh manajemen sebagai

pengendali dalam setiap proses yang dilakukan diman amenggunakan

feedback dalam output sebagai sumber informasi.

Proses

Proses yaitu perubahan input menjadi output. Media proses ini dapat berbagai

macam seperti, mesin, komputer, otak atau manusia. Tingkat kerumitan proses ini

ditentukan dari penentuan output yang bermacam-macam.

Output

Output atau hasil dari proses perubahan input. Output ini diklasifikasikan ke

dala tiga kategori yaitu:

a) Output yang langsung diberikan pada konsumen untuk langsung

dikonsumsi atau diproses lebih lanjut.

b) Output suatu sistem yang dikonsumsi oleh sub sistem yang lain dalam

sistem yang sama, sebagai contoh barang setengah jadi.

c) Output yang merupakan bagian dari output secara keseluruhan yang

dapat dikonsumsi oleh sistem lain atau sistem bersangkutan. Tetapi

tidak akan bermanfaat jika dibuang ke lingkungan.

Output ini dapat menjadi sebuah kriteria bahwa proses yang trejadi telah

efektif atau tidak, karena dengan output maka kan mengetahui kinerja akan proses

yang telah sesuai harapan atau tidak. Dengan begitu akan adanya evaluasi dan

tindak lanjut.

7. Lingkungan Sistem

Sistem tidak berdiri sendiri tanpa adanya lingkungan. Lingkung sistem ini

terdir lingkungan internal maupun eksternal. Lingkungan internal yaitu berada

dalam sistem itu sendiri diman cenderung dapat dikendalikan karena dapat

diprediksi. Sedangkan lingkungan eksternal yaitu berada di luar sistem yang tidak

12

dapat dikendalikan dan sulit untuk diprediksi, sehingga sistem pada dasarnya

tidak dapat mempengaruhi tetapi pasti akan dipengaruhi.

Secara garis besar, ciri-ciri sistem dapat dijelaskan dalam Gambar 2.3berikut.

A

DB

C

Lingkungan Internal

Hirarki Sistem

Hubungan Sistem

Sub Sistem

Tujuan Sistem Sistem XSistem X

Batas Sistem

Input

Outp

ut

LingkunganEksternal

Gambar 2.3

Ciri-Ciri Sistem

Sumber: Prof. Azhar Susanto, 2009:19

2.3. Komponen Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling

berhubungan satu sama lain, dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai

satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Adapun sub-sub

sistem merupakan pengelompokan dari beberapa komponen yang lebih kecil.

Oleh karena itu didalam sistem informasi jika salah satu unsur tidak ada maka

sistem informasi itu mungkin tidak akan terwujud terlepas dari bagaimana

pengelompokan tersebut dilakukan. Berikut merupakan komponen – komponen

sistem informasi:

13

1. Hardware

Hardware merupakan peralatan phisik yang dapat digunakan untuk

mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan dan mengeluarkan hasil

pengolahan data dalam bentuk informasi. Adapun hardware sendiri terdiri atas

beberapa kelompok yaitu:

Bagian Input (Input Device)

Peralatan input merupakan alat – alat yang dapat digunakan untuk

memasukkan data kedalam komputer. Contoh: Keyboard, Mouse, Touchpad,

Scanner, Kamera digital, Kamera video, Touch screen, Removable disk,

Hardisk, Digitier.

Bagian Pengolah Utama dan Memori

Bagian Pengolah Utama atau disebut juga dengan Central Processing Unit

(CPU) terdiri atas beberapa komponen pendukung yaitu: Processor, memory,

Motherboard, hardisk, Floppy disk, CD Rom, Expansion Slots, Devices

Controler (Multi I/O, VGA Card, Sound Card), Komponen lainnya (Fan,

Baterai, Konektor), Powersupply.

Adapun Memori merupakan media penyimpanan, yang terbagi atas dua bagian

yaitu:

a. Memori utama/ Primary Storage/ Main Memory

Merupakan memori yang dapat dibaca (access) dengan cepat oleh CPU.

Berikut ini merupakan fungsi dari memori utama:

1) Menyimpan program.

2) Menyimpan data.

3) Menyimpan sistem operasi.

4) Sebagai penyangga (buffer).

5) Menyimpan gambar dilayar.

b. Memori tambahan (Secondary Memory/Secondary Storage.

Bagian output (Output Device)

Merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan

informasi hasil pengolahan data. Berikut beberapa peralatan output yang biasa

14

digunakan yaitu: Printer, Layar monitor, Head Mount Display (HMD), Liquid

Crystal Display Projector, Speaker.

Bagian Komunikasi

Merupakan peralatan – peralatan yang harus digunakan agar komunikasi data

bisa berjalan dengan baik. Da beberapa peralatan yang biasa digunakan,

diantaranya: Network card untuk LAN, dan Wireless LAN, HUB/ Switching dan

Acces point wireless LAN, Fiber Optik, Router dan Range Extender, Modem,

Pemencar dan penerima, Very Small Apertur Satelite (VSAT) dan Satelite.

2. Software

Merupakan kumpulan dari program – program yang digunakan untuk

menjalankan aplikasi tertentu pada komputer. Tanpa adanya software ini

komputer tidak dapat menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya. Adapun

software ini dikelompokkan kedalam dua kelompok yaitu:

Software Sistem

Terdiri atas Sistem Operasi, Kompiler, dan Interpreter. Sistem operasi

berfungsi untuk mengendalikan antara komponen – komponen yang terpasang

dalam suatu sistem komputer,misalnya antara keyboard dengan CPU.

Contohnya: Windows Xp, Windows Vista, Windows 7. Interpreter

merupakan software yang berfungsi sebagai penterjemah bahasa yang

dimengerti manusia kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer.

Contohnya: Oracle, Visual FoxPro, Delphi, SQL Server. Compiler berfungsi

untuk menterjemahkan bahasa yang dipahami manusia kedalam bahasa yang

dipahami komputer secara langsung satu file. Melihat pada fungsinya tersebut

pada saat ini interpreter dan compiler sudah menjadi satu paket.

Software Aplikasi

Terdiri dari software aplikasi sistem informasi manajemen/akuntansi dan

software aplikasi aplikasi lainnya yang membantu sistem informasi

manajemen/ akuntansi suatu organisasi. Contohnya: Quicken (Quick Books

Pro), Account Pro, Peachtree.

15

3. Brainware

Disebut juga sumberdaya manusia (SDM) SI/SIM), merupakan

sumberdaya yang terlibat pembuatan sistem informasi, pengumpulan an

pengolahan data, pendistribusian dan pemanfaatan informasi yang dihasilkan oleh

sistem informasi tersebut. Sesuai kompetensi dan penugasannya, SDM SI/ SIM

tersebut dikelompokkan atas:

1) Manajer Sistem Informasi

Merupakan pemimpin departemen sistem Informasi.

2) Analis sistem

Bertugas untuk menganalisis dan merancang sistem informasi.

3) Administrator jaringan

Bertugas untuk menjamin jaringan dapat berjalan lancar.

4) Administrator database

Bertugas untuk menjamin database yang dipakai sesuai dengan kebutuhan.

5) Programer

Bertugas untuk mebuat program sesuai arahan dari analis sistem.

6) Operator

Bertugas untuk mengoperasikan aplikasi sistem informasi yang ada.

7) Pustakawan

Bertugas untuk menyimpan dan mengamankan dokumen dan backup

software.

Kelompok di atas merupakan pelaksana sistem yang telah dikembangkan.

Adapun pada saat sistem dikembangkan pelaku atau SDM dikelompokkan atas:

a) Pemilik Sistem Informasi

Merupakan sponsor terhadap dikembangkannya sistem informasi. Mereka

bertanggungjawab terhadap waktu dan biaya yang digunakan untuk

pengembangan dan pemeliharaan sistem, juga berperan sebagai pihak penentu

dalam diterima atau tidaknya sistem informasi.

b) Pemakai Sistem Informasi

16

Merupakan orang-orang yang akan menggunaka sistem informasi yang telah

dikembangkan. Perhatian utama dari pemakai sistem informasi adalah

bagaimana agar sistem informasi dapat membantu menyelesaikan pekerjaan.

c) Perancang Sistem Informasi

Bertugas untuk menganalisis sistem berjalan, mengindentfikasi masalah –

masalah yang dihadapi oleh manajemen / pengguna SIM perusahaan dan

selanjutnya merancang SIM berdasarkan keinginan pengguna.Rancangan ini

merupakan blueprint yang digunakan oleh pembuat/tekhnisi seperti

programer/administrator jaringan dalam membuat program dan membangun

sistem informasi manajemen.

d) Pembangun (builder) Sistem Informasi

Merupakan orang yang membangun sistem informasi disuatu organisasi atau

perusahaan.

4. Prosedur

Merupakan rangkaian aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara

berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur ini akan menjadi pedoman bagi

organisasi dalam menentukan aktifitas apa saja harus dilakukan untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu. Adapun aktifitas pada dasarnya melakukan

suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiiki

tentang informasi tersebut. Oleh sebab itu aktifitas merupakan fungsi dari sistem

informasi.

Didalam perusahan terdapat dua aktifitas yaitu:

1) Aktifitas / Proses Bisnis

Merupakan kegiatan yang dilakukan sehari-hari untuk mendukung tujuan

organisasi. Seperti aktifitas untuk fungsi pemasaran, penjualan, penyimpanan,

kepegawaian, akuntansi, produksi dan lain-lain.

2) Aktifitas Sistem Informasi

Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mendukung jalannya bisnis

perusahaan agar bisa berjalan lebih baik. Aktifitas tersebut meliputi:

Memberikan informasi hasil pengolahan data.

17

Memperbaiki aktifitas bisnis baik melalui software atau SDM

5. Database

Merupakan kumpulan data yang tersimpan didalam media penyimpanan

suatu perusahaan (arti luas) atau didalam komputer (arti sempit). Sistem

pengolahan data dalam manajemen data adalah sebagai berikut:

Pengolahan secara batch

Merupakan sistem pengolahan data transaksi dengan cara mengumpulkan

terlebih dahulu data transaksi yang terjadi kemudian pada waktu yang

ditentukan data transaksi tersebut sekaligus diproses, sambil merevisi data

Pengolahan secara on line

Merupakan sistem pengolahan data transaksi dimana setiap data yang masuk

secara langsung satu persatu diolah.

6. Teknologi Jaringan Telekomunikasi

Penggunaan sarana telekomunikasi pada saat ini menjadi sangat dominan

dalam membantu kehidupan sehari-hari maupun dalam dunia bisnis. Adapun

telekomunikasi sendiri merupakan penggunaan media elektronik atau cahaya

untuk memindahkan data atau informasi dari satu lokasi ke satu atau beberapa

lokasi lain yang berbeda. Dapat dilihat dari pengertian tersebut bahwa

telekomunikasi berfungsi sebagai sarana penghubung dalam penyampaian data

atau informasi.

Komponen – komponen dan fungsi dari sistem telekomunikasi

Sistem telekomunikasi merupakan kumpulan hardware dan software yang

sesuai (compatible) yang disusun untuk mengkomunikasikan berbagai macam

informasi dari satu lokasi ke lokasi lain. Istem telekomunikasi saat ini dapat

mengirimkan informasi baik dalam bentuk text, image, maupun dalam bentuk

video. Komponen sistem telekomunikasi, yaitu:

a. Komponen (host) untuk mengolah informasi.

b. Terminal yang memantau peralatan input / output untuk mengirim dan

menerima data.

c. Saluran komunikasi (kabel, telepon, udara).

18

d. Pengolah komunkasi (communication processor: modem, controller,

multiplexer, dan front end processor) yang membantu mengirimkan

dan menerima data.

e. Software komunikasi yang mengontrol aktifitas input, output dan

mengelola fungsi lainnya dalam jaringan komunikasi.

Penggunaan telekomunikasi untuk memenangkan persaingan dalam bentuk

aplikasi:

a. Surat elektronik (elektronik mail).

b. Surat suara (voice mail).

c. Mesin fax (facsimile machine).

d. Layanan informasi digital (digital information service).

e. Teleconferencing, dataconferencing, dan videoconferencing.

f. Perpindahan data secara elektronik (Electronic Data interchange).

g. Perangkat utuk kerja berkelompok (Groupware).

h. E-commerce dan e-bussiness.

2.4. Integrasi Komponen Sistem Informasi Manajemen

Sebelum membahas mengenai integrasi antar komponen dalam sistem

informasi manajemen, berikut ini disajikan tabel 2.1 komponen sistem informasi

manajemen:

Tabel 2.1 Komponen Sistem Informasi Manajemen

NO KOMPONEN SUB KOMPONEN JENIS

1. HARDWARE Bagian input

Bagian pengolah/processor dan memori.

Bagian output.

Bagian komunikasi (dilihat dari phisiknya)

Phisik

2.

SOFTWARE Sistem operasi.

Software aplikasi sistem informasi pemasaran.

Non-

phisik

19

Software aplikasi sistem informasi produksi.

Software aplikasi sistem informasi keuangan.

Software aplikasi sistem informasi DM.

Software apliksai sistem pengendalian /

keamanan.

3. BRAINWARE Manajer sistem informasi.

Analis sistem informasi.

Ahli komunikasi.

Administrator database.

Programer.

Operator.

Phisik

4. PROSEDURE Rangkaian aktifitas dalam:

Manajemen pemasaran.

Manajemen produksi.

Manajemen keuangan.

Manajemen SDM.

Manajemen pengendalian/keamanan.

Non-

phisik

5. DATABASE Eksternal data keuangan.

Konseptual data keuangan.

Internal data keuangan.

Non-

phisik

6. JARINGAN

KOMUNIKASI

Server.

Terminal.

Network card.

Switching hub.

Saluran komunikasi.

Phisik

1. Integrasi Komponen Hardware

Komponen hardware terdari empat bagian (input, prosesor dan memori,

output dan bagian komunikasi) yang kesemuanya harus saling berhubungan dan

berintegrasi secarara harmonis untuk membentuk sistem informasi manajemen.

Hardware yang digunakan tersebut harus sesuai dan harmonis dengan kebutuhan

20

SIM yang diterapkan perusahaan dan kemampuan keuangan peruasahaan tersebut.

Selain itu seorang analis lebih jauh melihat dari sudut padang kualitas hardware

dan merek komputer yang digunakan.

2. Integrasi Komponen Software

Dalam memilih jenis software yang akan digunakan terlebih dahulu dipilih

sistem operasi apa yanga akan digunakan sesuai dengan aplikasi seperti apa yang

akan dioperasikan. Pada saat ini hampir semua aplikasi sistem informasi

manajemen sudah berbasis jaringan maka sebaiknya sistem operasi yang kita

pakai adalah sistem operasi yang dapat digunakan untuk menjalankan jarinangan

(network) komputer. Selain itu, sama dengan memilih komponen hardware, dalam

memilih komponen software yang harus diperhatikan adalah kebutuhan dan

kemampuan perusahaan. Karena seringkali suatu perusahaan tergoda untuk

memakai software terbaru karena menganggap lebih baik dan canggih, sementara

software baru umumnya belum stabil karena sering terjadi error dan juga biaya

untuk mendapat dan penggantiannya relatif mahal.

3. Integrasi Software dengan Hardware

Harus terdapat kesesuaian dan kehamonisan ketika perusahaan

memutuskan software dan brainware yang akan digunakan. Misalnya kita

memutuskan untuk mengunakan sistem operasi windows XP, maka untuk kinerja

optimal sebaiknya kita memilih hardware processor minimum pentium 3 dengan

memori 32 mb. Sebagai panduan kita dapat menggunakan buku manual software

sistem operasi yang mencantumkan kebutuhan minimum processor, memori dan

hardisk yang diperlukan untuk menjalankan sistem operasi tersebut.

4. Integrasi Komponen Brainware

Komponen brainware merupakan sumberdaya manusia yang dimiliki

perusahaan yang mana mereka memiliki kompetetensi (ilmu pengetahuan dan

keterampilan atau keahlian) sesuai dengan jenjangnya didalam sistem informasi.

Dimana setiap jenjang tersebut (apakah manajer sistem informasi, analis sistem,

21

database administrator, ahli jaringan, programer, operator atau pustakawan) harus

dapat bekerjasama secara harmonis dalam mendukung berjalannya sistem

informasi manajemen.

5. Integrasi antara Brainware, Software dan Hardware

Integrasi antara ketiga komponen sistem informasi tersebut (brainware,

software dan hardware) terjadi apabiila hardware dan software yang digunakan

tersebut sesuai dengan kebutuhan brainware atau pengguna SIM tersebut.

Integrasi antara brainware dengan komponen hardware dalam hal ini komputer

relatif lebih mudah. Dimana brainware tinggal memilih spesifikasi hardware yang

dibutuhkan berdasarkan dana dan kebutuhannya, dan komputernya akan tersedia

dan jalan. Karena kalau komputernya tidak jalan maka brainware tinggal

mengembalikan ke penjualnya karena masih dalam masa garansi.

Berbeda dengan software SIM, brainware tidak bisa memastikan apakah software

yang dipilih dapat terus digunakan, karena software pada intinya harus mampu

menghasilkan informasi dan membantu brainware dalam melaksanakan

pekerjaannya. Sementara itu tugas dan pekerjaan brainware sangat dipengaruhi

oleh lingkungan (baik internal maupun eksternal) yang menyebabkan perubahan

informasi yang dibutuhkan oleh brainware tersebut. Yang menjadi kendala disini

adalah apakah software SIM tersebut bisa memenuhi tuntutan perubahan tersebut.

Terdapat beberapa cara untuk mendapatkan software sistem informasi

manajemen yaitu:

Membeli software jadi.

Membuat software sendiri.

Bantuan pihak eksternal (outsourcing).

Ketiga cara pengadaan software sistem informasi manajemen diatas

memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Dimana dari ketiga cara

diatas yang paling besar peluang keberhasilannya adalah dengan meminta batuan

pada pihak eksternal atau dengan dioutsourcing pada konsultan penyedia software

sistem informasi manajemen. Karena sesuai dengan prinsip outsourcing, dimana

suatu pekerjaan diberikan kepada yang ahli dibidang tersebut (karena lebih

22

spesialis) dengan harapan dapat meminimalkan biaya daripada jika dikerjakan

sendiri.

6. Integrasi Komponen Prosedur

Prosedur seringkali digunakan sebagai alat kontrol satu transaksi oleh

transaksi lainnya terjadi dibagian yang sama atau dengan bagian lain dan disebut

sebagai internal check. Dalam sistem informasi manajemen atau pengolahan

transaksi, prosedur mengatur langkah – langkah yang harus dilakukan dalam

siklus pengolahan transaksi. Antara satu prosedur dengan prosedur lainnya harus

terjalin kerjasama yang harmonis atau bersinergi, karena apabila dalam suatu

pekerjaan terjadi kesalahan prosedur atau ada prosedur yang tidak dilaksanakan

berarti itu melanggar sistem atau hukum yang berlaku disuatu perusahaan.

7. Integrasi Prosedur dengan Brainware, Software dan Hardware

Prosedur merupakan rangkaian aktifitas yan dijalankan oleh brainware.

Agar brainware dalam hal ini karyawan perusahaan dapat menjalankan prosedur

yang telah ditetapkan maka perusahaan harus melakukan sosialisasi dan pelatihan

tentang prosedur tersebut. Prosedur yang berkaitan dengan hardware, software,

dan tekhnologi jaringan komunikasi pada dasarnya sama yaitu dimulai dari

prosedur pengadaan hardware dan software tersebut, lalu instalasi dan

pengoperasiannya.

8. Integrasi Komponen Database

Data-data yang ada diperusahaan harus saling berintegrasi satu sama lain,

karena tiap bagian dalam perusahaan akan selalu saling berhubungan. Data-data

yang tersedia, apakan dalam bentuk berkas fisik maupun yang terdapat

dikomputer tersedia pada saat dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan

terhadap data tersebut. Untuk melihat bagaimana data dalam database berintegrasi

ditunjukkan dalam bentuk entity relationship diagram (ERD), hierarki diagram

atau network diagram.

23

9. Integrasi Database dengan Hardware, Software, Brainware dan

Prosedur

Database yang akan dibangun perusahaan harus dihitung berapa kira-kira

volume, sehingga dari perkiraan volume tersebut akan dapat ditentukan berapa

besar kapasitas hardisk yang dibutuhkan, tipe processor yang cocok untuk

menangani data dalam ukuran tersebut. Dari perkiraan volume data tersebut dapat

pula ditentukan database managemen system (DBMS) yang cocok, apakah DBM

untuk kelas kecil atau DBM untuk kelas besar. Database yang telah ditentukan

tersebut harus pula ditunjang oleh prosedur yang cocok. Karena kualitas informasi

yang dihasilkan akan sangat bergantung pada prosedur dalam memasukkan data

tersebut.

10. Integrasi Tekhnologi Jaringan Telekomunikasi

Komponen – komponen yang digunakan dalam jaringan komunikasi data

satu sama lain harus terintegrasi secara harmonis atau bersinergi membentuk

jaringan komunikasi data sistem informasi manajemen. Tekhnologi jaringan

komunikasi data yang harus bersinergi misalnya antar Hub, saluran komunikasi

dan network card (LAN card) yang digunakan. Bila Hub/Switching mendukung

10/100/1000 Mbps maka saluran komunikasi dan LAN card juga harus

mendukung kecepatan tersebut.

11. Integrasi Tekhnologi Jaringan Komunikasi dengan Hardware,

software, Brainware, Prosedur dan Database

Tekhnologi jaringan komunikasi yang digunakan harus sesuai juga dengan

komponen lainnya. Misalnya antara tekhnologi jaringan komunikasi dengan

hardware, jika server suatu perusahaan menggunakan processor AMD Athlon

1800 maka komponen tekhnologi komunikasi yang mendukung misalkan yang

memiliki kecepatan transfer data 100 atau 1000 Mbps. Begitu juga dengan

pemilihan software, jika software sistem operasi yang dibatasi penggunaannya

maka tidak cocok untuk perusahaan yang memerlukan penggunaan tak terbatas.

Selain itu keharmonisan juga harus ada antara tekhnologi jaringan komunikasi

24

dengan braniware, yaitu apabila perusahaan dan brainware yang terdapat

didalamnnya berkinerja tinggi dibutuhkan server yang berkinerja tinggi pula

untuk mengakomodir kebutuhan tersebut. Prosedur didalam perusahaan juga

memiliki keharmonisan dengan tekhnologi jaringan komunikasi. Jangan sampai

terjadi karena prosedur yang digunakan justru menghambat jalannya sistem

diperusahaan. Pada akhirnya, data base juga harus bersinergi dengan tekhnologi

jaringan komunikasi yang dipilih, jika data yang akan dididtribusikan banyak

maka sebaiknya perusahaan memilih tekhnologi jaringan komunikasi yang

berkecepatan tinggi.

25

BAB III

COMPANY PROFILE

3.1. Sekilas Cottage Daarul Jannah

Daarul Jannah Cottage merupakan cottage pertama menerapkan konsep

syariah Di Bandung. Daarul Jannah Cottage merupakan Cottage Islami yang

berkualitas Hotel, bernuansa eksklusif dan alami, berada dilingkungan Pesantren

Daarut Tauhiid. Konsep arsitektur berdesain kayu yang mempunyai ciri

bangunan tradisional sunda, karena bangunannya menyerupai rumah penggung

yang bawahnya berfungsi sebagai siklus udara.

Letak bangunan Cottage antara yang satu dengan yang lainnya saling

berhadapan, dipisahkan oleh hamparan taman menghijau yang memberikan kesan

lapang, sejuk, dan segar. Disamping kiri kanan Cottages pun terhampar

rerumputan dan berbagai jenis tanaman yang meneduhkan. Bangunan terdiri

dari lantai bawah dan lantai atas, seluruhnya 24 kamar tipe standar, lantai

bawah terdapat teras yang dilengkapai tempat duduk, lantai atas lebih luas

dilengkapi dengan satu set sofa.

3.2. Sejarah Singkat Cottage Daarul Jannah

Berawal dari program pelatihan Manajemen Qolbu yang dikuti oleh

beberapa instansi pemerintah dan lembaga bisnis lainnya, pada saat itu

fasilitas pendukung salah satunya akomodasi yang tersedia berupa tenda

pleton. Dengan melihat fenomena tersebut maka tercetus sebuah ide dari KH

Abdullah Gymnastiar, Pimpinan Pondok Pesantren Daarut Tauhiid, untuk

membangun penginapan untuk memfasilitasi pelatihan-pelatihan yang diadakan

oleh Pondok Pesantren Daarut Tauhiid, dengan konsep penginapannya berupa

Cottage. Karena suasana yang diciptakan sebagai rumah taman dan lingkungan

yang nyaman, sangat kondusif untuk tamu yang berakhir pekan atau berlibur.

26

Adapun penamaan Daarul jannah diberikan dari bahasa Arab yang berarti

Tempat Syurga, yang diharapkan para konsumen dapat merasakan kenyamanan

atmosfir yang dikondisikan di lingkungan pesantren dan dimana tujuan awal para

tamu tidak hanya untuk beristirahat tetapi juga dapat mengikuti kegiatan yang

bernuansakan religius yang diadakan di Pesantren Daarut Tauhiid.

Cottage Daarul Jannah berdiri pada tanggal 31 Desember 1998, yang

pertama kal beroperasi dengan tamu pertama adalah peserta Pesantren Ekslusif

Jakarta. Pada tanggal 25 April 1999 diresmikan pengoperasiannya (grand

Opening) dengan ditandai penandatanganan prasasti oleh Bapak Deden Ruchlia

selaku Wakil Gubernur Jawa Barat. Seiring perkembangan jamaah Daarut Tauhiid

yang begitu besar dan ini merupakan suatu peluang untuk membuka dan

memperbesar usaha bidang pelayan makan dan minum maka pada awal tahun

2000.

3.3. Visi dan Misi

V I S I

Cottage dan Cafetaria Daarul Jannah akan merupakan merupakan bisnis

akomodasi Islami dan alami di Pesantren Daarut Tauhiid dengan tujuan

peningkatan kualitas sumber daya manusia. Nilai-nilai dan manfaatnya tidak lepas

dari paradigma khas Pesantren Daarut Tauhiid. Upaya-upaya yang dilakukan

adalah mengedepankan kualitas yang lebih menegaskan keberadaan sehingga

bermanfaat bagi berbagai pihak dalam rangka meningkatkan dan menekankan

ruhiyah umat.

Misi

Memberdayakan segala potensi dari sumber-sumber ummat dalam kerangka

mempertegas citra Islam melalui bisnis hotel yang representatif Islamai di

Indonesia.

27

3.4. Fasilitas

Cottage Daarul Jannah terdiri dari 2 lokasi dengan total kamar yang

dimiliki adalah 36 kamar. Fasilitas yang tersedia di cottage Daarul Jannah yaitu:

Daarul Jannah 1 12 unit standard rooms: Twin Beds, Private Bath Room

with shower, Hot water, TV, Max 2 Extra Bed, Free

breakfast and Free Dinner*, Free Hotspot, Internal phone,

Guest Aminities.

*High season

8 unit other standard rooms: Double Beds,Private Bath

Room with shower, Hot water, TV, Max 2 Extra Bed, Free

breakfast and Free dinner* , Free Hotspot,Internal phone,

Guest Aminities

*High season

Price: Low Season Rp. 275.000,- (Sunday, Monday, Tuesday, Wednesday)

High Season Rp. 305.000,-

4 unit luxury rooms: Double Bed

Private Bath Room with shower, Hot water, Air

Conditioner, Max 2 Extra Bed, Mini Bar, TV, DVD

Player, Free breakfast and Free Dinner*, Free Hotspot,

Internal Phone, Guest Aminities

*High Season

Daarul Jannah 2 11 unit standard rooms: Twin Beds,

Private Bath Room with shower, Hot water, TV, Max 2

Extra Bed, Free breakfast and Guest Amenities

Low Season Rp. 230.000,- (Sunday, Monday, Tuesday, Wednesday)

High Season Rp. 250.000,- (Thursday, Friday, Saturday )

1 unit deluxe room: Double Bed

Private Bath Room with shower, Hot water, Max 4 Extra

Bed, Mini Bar, TV, DVD Player, Free breakfast and Free

Hotspot, Internal Phone, Guest Aminities

Price: Low Seasons Rp. 280.000,- (minggu, Senin, Selasa & Rabu )

High Season Rp. 310.000,- (Kamis, Jum’at & Sabtu )

28

Fasilitas

Pendukung

- Cafetaria Daarul

- Jannah

- Supermarket Daaru

- Tauhiid

- Parking Area

- BMT Daarut Tauhiid

- Hot Spot Area

- Bazzar

- Laundry

- Masjid DaarutTauhii

- Berbagai Kegiatan Pendidikan Islami.

Gambar 3.1

Daarul Jannah 1 (Standard room), Daarul Jannah 2 (Deluxe room)

3.5. Susunan Organisasi Cottage Daarul Jannah

Cottage Daarul Jannah merupakan salah satu unit usaha dari Koperasi

pondok pesantren Darut Tauhiid. Cottage DJ dipimpin oleh seorang GM. Berikut

ini susuna organisasinya:

Gambar 3.2

Struktur Organisasi DJ Cottage

29

BAB IV

SISTEM INFORMASI PENGINAPAN DAARUL JANNAH COTTAGE

4.1. Sistem Informasi Penginapan

Pada era yang serba komputerisasi seperti sekarang ini, hotel atau

penginapan dituntut untuk dapat memberikan layanan informasi yang cepat

dan mudah bagi tamunya. Aplikasi sistem informasi penginapan (SISNAP) bagi

sebuah hotel atau penginapan berfungsi untuk mencatat segala hal yang

berhubungan dengan pemesanan kamar, transaksi penginapan, transaksi pesan

makanan atau minuman, maupun fasilitas yang lainnya. Dengan suatu sistem

informasi berbasis web, maka pemesanan kamar dapat dilakukan sebelumnya.

Selain itu laporan transaksi juga dapat diketahui setiap harinya secara otomatis

sehingga perkembangan hotel dapat terpantau secara terperinci. Dengan demikian

tamu dan pekerjaan karyawan dapat terbantu sehingga mengefektifkan waktu

karena secara automatis laporan akan terlihat ketika semua transaksi sudah dientri

ke dalam sistem.

Sistem informasi penginapan terdiri dari beberapa sub sistem. Karena

sifatnya cukup kompleks, maka biasanya alplikasi sistem informasi penginapan

berbeda-beda untuk setiap usernya. Artinya setiap pengguna sistem informasi

tersebut memililiki otoritas yang berbeda dalam kaitannya mengakses aplikasi

sistem informasi ini. Hal tersebut memang wajar untuk agar setiap user

menjalankan kewajibannya secara benar, tepat dan professional. Pembagian tugas

ini biasanya dibagi kedalam beberapa bagian diantaranya:

Front Office

Front Office adalah pusat semua kegiatan. Tugas utama dilakukan di sini meliputi:

penyediaan informasi, membuat pemesanan kamar dan mengurus check-in dan

check-out, selain tugas yang dilakukan oleh Departemen Personalia. Hampir

semua kegiatan yang ada di front office berhubungan dengan tamu, baik secara

langsung maupun tidak langsung. Front office memiliki peranan penting dalam

30

operasi sebuah hotel. Seperti dikatakan oleh Valen (1985:24), dalam bukunya

Check-in check-out Principles of guest activity “sungguhnya front office adalah

jantung dan pusat dari segala macam kegiatan para tamu”.

Sales & Marketing:

Departemen ini terus berhubungan dengan agen perjalanan dan operator wisata

serta Klien lainnya, Periklanan dan Hubungan Masyarakat juga biasanya ditangani

oleh departemen ini.

Makanan & Minuman (F & B)

Departemen ini adalah pusat industri hotel dan tidak bertanggung jawab atas

semua makanan yang disusun dan disajikan di hotel.

House Keeping

Fungsi utama dari departemen ini adalah bertugas membersihkan kamar, yang

terisi maupun kamar kosong, karena housekeeping harus selalu menjaga keadaaan

kamar selalu siap.

Selain itu Housekeeping dapat melaporkan keadaan kamar yang masih dalam

perbaikan / Maintenance, serta dapat melaporkan perbedaan jumlah orang / Pax

dari data yang dilaporkan oleh Front Office pada saat Registration, perbedaan pax

akan sangat menentukan dapat mempengaruhi harga kamar ataupun jumlah orang

yang mengkonsumsi meal Breakfast di restaurant, pada power pro semua hal

tersebut dapat dilakukan dan diketahui dengan cepat.

Departemen lainnya di Hotel meliputi: Teknik, Keamanan, pemeliharaan,

rekreasi, pemadam kebakaran, dll.

31

4.2. Gambaran Umum Sistem Informasi Penginapan Bagian Pemasaran

Daarul Jannah

Dalam penelitian ini, kami mengambil salah satu subsistem dari sistem

informasi penginapan DJ cottage yaitu subsistem bagian sales dan marketing

(pemasaran) karena untuk sub sistem lainnya bersifat rahasia. Kami melakukan

pengoperasian SISNAP di ruang kerja dan wawancara dengan Bapak Hanafi yang

merupakan sales dan Marketing di DJ cottage. Pengoperasian kami di komputer

tersebut direkam menggunakan software screen recorder Wink 2.0 sehingga setiap

pergerakan mouse dan semua yang tampil di layar komputer dapat dilihat kembali

dan disimpan dalam format flash. Bapak Hanafi menyampaikan bahwa tugas dan

wewenang dalam pengoperasian SISNAP ini meliputi:

1. Mencari calon penghuni hotel dengan cara melakukan promosi di

media off line maupun online. Hal ini dapat iklan di TV, Koran,

majalah, internet (Website, Facebook, twitter, YM), menjadi sponsor

dan lain-lain.

2. Menjalankan fungsi Customer Relationship Management (CRM)

kepada pelanggan. Kegiatan CRM dilakukan dalam rangka menjaga

hubungan baik dengan pelanggan dan calon tamu. Kegiatan ini

misalnya mengirim SMS diskon bagi tamu yang sedang berulang

tahun, mengirim SMS paket promosi.

3. Melakukan fungsi koordinasi dan penyebaran informasi dengan

karyawan perusahaan, misalnya mengundang karyawan untuk rapat.

4. Melakukan reservasi dan pengecekan ketersediaan ruangan.

Keempat kegiatan tersebut dilakukan Bapak Hanafi dengan menggunakan

aplikasi sistem informasi penginapan berbasis Web. Ini artinya untuk

menggunakan aplikasi ini bapak Hanafi menggunakan browser internet dan yang

dipilihnya yaitu Google Chrome. Berikut ini adalah tampilan awal dari sisnap DJ

menggunakan browser Google Chrome:

32

Gambar 3.3

Tampilan Awal Sinap DJ

Untuk menggunakan sisnap tetersebut Pak Hanafi dan pengguna lainnya

harus memasukan username dan password. Setelah log ini maka ada beberapa

menu yang bisa dipilih dan itu merupakan wewenang setiap user. Berikut ini

tampilan dari menu utama (main menu) sisnap bagian pemasaran yang dipegang

oleh bapak Hanafi:

Gambar 3.4

Menu utama sisnap DJ

33

A. Menu Sistem. Dari menu sistem, bagian sales dan marketing dapat

mengakses penggantian password dan username serta melihat notifikasi.

Berikut gambarannya

Gambar 3.5

Menu Sistem

B. Menu Member. Dari menu member, bagian sales dan marketing dapat

melihat database dari member dan non member. Member merupakan tamu

yang pernah menginap di DJ cottage sebanyak 3 kali atau lebih. Sedangkan

non member merupakan database tamu yang baru menginap di DJ cottage 1

kali. Dengan melihat di daftar ini, bagian pemasaran dapat mengetahui

jumlah tamu, nomo telpon, alamat dan dapat mengupdate databasenya.

Gambar 3.6

Menu Member

34

Berikut ini adalah screen shot menu Data Member:

Gambar 3.7

Database member

C. Menu Reservasi. Dari menu reservasi bagian sales dan marketing dapat

melakukan reservasi pelanggan maupun calon pelanggan. Ketika calon

pelanggan yang ingin melakukan reservasi penginapan, maka user menginput

datanya di sub menu reservasi. Namun kalau pelanggan ingin menginap,

maka user tinggal mengecek dan memasukan namanya di sub menu

reservation list.

Gambar 3.8

Menu reservasi

35

Gambar 3.9

Contoh input data calon tamu (reservasi)

D. Menu SMS. Dari menu SMS bagian sales dan marketing dapat melakukan

beberapa kegiatan. Diantaranya adalah melakukan aktivitas CRM untuk

membina hubungan baik dengan pelanggan. Selain itu media SMS ini

digunakan untuk melakukan komunikasi internal (internal communication)

dengan para karyawan. Menu SMS ini sering digunakan untuk melakukan

promosi kepada tamu atau mengucapkan selamat ulang tahun kepada para

tamu. Agar dapat mengirim SMS, SISNAP ini terintergrasi dengan sebuah

Handphone. Berikut ini adalah screen shot menu SMS:

36

E.

Gambar 3.10

Menu SMS

Gambar 3.11

Mengirim SMS dengan Aplikasi SISNAP DJ

E. Menu Laporan. Dari menu Laporan, bagian sales dan marketing dapat

melakukan pelaporan mengenai jumlah kamar yang disewa, omset serta

lainnya. Laporan ini berupa output dari sub sistem pemasaran SISNAP DJ

dan dapat dicetak serta dilaporkan kepada pimpinan penginapan untuk

selanjutnya dilakukan pengambilan keputusan atas data laporan tersebut.

37

Gambar 3.12

Contoh Laporan output Sisnap DJ

4.3. Komponen Sistem Informasi Penginapan di Daarul Jannah

Sistem informasi penginapan pada dasarnya adalah sebuah sistem. Dengan

demikian, sistem informasi penginapan tidak berdiri sendiri, melainkan

merupakan integrasi dari beberapa sub-sistem atau komponen yang berhubungan

satu sama lain dalam sinergi yang harmonis dalam rangka mencapai tujuan yaitu

mengolah data penginapan menjadi informasi penginapan. Sistem informasi

penginapan ini memiliki peranan sebagai pendukung operasi penginapan Daarul

Jannah. Bagan berikut ini merupakan integrasi yang harmonis antar komponen

satu dengan yang lain dapat terjadi. Penjelasan terhadap integrasi komponen

tersebut dapat diuraikan dalam tabel berikut ini:

38

Tabel 4.1 Komponen Sistem Informasi Penginapan DJ

Komponen Spesifikasi/penjelasan

HARDWARE

Merupakan peralatan phisik yang

dapat digunakan untuk

mengumpulkan, memasukan,

memproses, menyimpan dan

mengeluarkan hasil pengolahan

data dalam bentuk informasi.

Komputer Desktop: Processor Intel Dual core 2

GHz. RAM 1 GB. HDD 160 GB. Monitor Zyrex,

LG, Acer 16 inch. Komputer PC terdapat 6 buah.

Printer: Epson Photo Stylus 250.

Fax: Sharp FOB1600.

Integrated Modem SMS sender.

Software. Merupakan

kumpulan dari program-

program yang digunakan untuk

menjalankan aplikasi tertentu

pada komputer. Softwsare

dibagi 2 yaitu software sistem

operasi dan software aplikasi.

Sotware Sistem Operasi yang digunakan di

DJ cottage adalah Microsoft Windows XP

SP2.

Aplikasi sistem informasi yang digunakan di

DJ cottage adalah SISNAP (Sistem Informasi

Penginapan). Software ini dibuat oleh

pengembang CV Kawatama Sinergi

(KAWATAMA) (http://kawatama.com/) dan

dibeli seharaga 10 juta rupiah. Diperlukan

waktu selama 1 bulan untuk menyelesaikan

software ini. Software Sisnap DJ mulai

diterapkan pada bulan Agustus 2011.

Software sistem informasi sebelumnya diganti

karena kurang lengkap.

Brainware. Merupakan

sumber daya yang terlibat

dalam pembuatan, sistem

informasi, pengumpulam dan

pengolahan data,

pendistribusian dan

pemanfaatan informasi.

Owner (Pemilik Sistem Informasi): Cottage DJ

Builer (Pembuat, pengembang dan konsultan):

CV. Kawatama

Users (Pengguna): Marketing, FO, GM

Procedure. Merupakan

rangkaian aktivitas atau

kegiatan yang dilakukan secara

berulang-ulang dengan cara

yang sama.

Prosedur dalam pelaksanaan informasi

manajemen penginapan terdiri dari rangkaian

aktivitas operasi meliputi: reservasi, CRM,

komunikasi internal.

Disamping prosedur aktivitas bisnis, juga terdapat

prosedur aktivitas informasi yaitu:

Prosedur user (login dan password)

Database. Merupakan

kumpulan data-data yang

tersimpan didalam media

penyimpanan disuatu

perusahaan atau di dalam

komputer.

Sistem database dalam sistem informasi ini

disimpan dalam media komputer.

Data ini meliputi: Database member, non

member, data kamar kosong dan terisi, data

omzet per periode, data SMS

terkirim/template.

39

Network. Merupakan jaringan

komunikasi. Jaringan dalam sistem informasi manajemen

perpustakaan ini tergolong sebagai LOCAL

AREA Network (LAN) dengan topologi

jaringan Bus Network dan Wide Area

Network (Internet).

Software Sistem Informasi Penginapan (Sisnap DJ) tidak sebesar dan serumit

sistem informasi di hotel-hotel besar. Hal ini karena ukuran cottage, jumlah

kamar, jumlah karyawan, jumlah tamu dan hal yang lainnya juga tidak sebanyak

hotel berkamar banyak. Aplikasi software Sisnap DJ sangat membantu perusahaan

beroperasi lebih efektif dan efisien.

4.4. Ciri-Ciri Sistem Informasi Penginapan Daarul Jannah Cottage

Suatu sistem memiliki ciri-ciri yang dapat diidentifikasi kedalam 6

karakteristik yaitu :

1. Memiliki Tujuan

2. Memiliki Subsistem

3. Memiliki Batasan Sistem

4. Memiliki Hubungan Sistem

5. Memiliki Input – Proses – Output

6. Memiliki Lingkungan Internal dan Eksternal

Tabel 4.2 Ciri-Ciri Sistem Informasi Penginapan Daarul Jannah Cottage

Ciri Sistem Uraian

Tujuan sistem

Merupakan target atau

sasaran akhir yang ingin

dicapai oleh suatu sistem.

Sistem infomasi manajemen Penginapan DJ

cottage memiliki tujuan mengolah data

operasional kegiatan penginapan menjadi

informasi penginapan.

Batas Sistem

Merupakan garis abstraksi

yang memisahkan antara

sistem dan lingkungannya.

Batas sistem informasi manajemen penginapan

ini adalah: Marketing (CRM, komunikasi

internal, reservasi) dan Front office.

Sub Sistem

Merupakan komponen atau

bagian dari suatu sistem,

Subsistem dari sistem informasi manajamen

penginapan Daarul Jannah adalah subsistem

Marketing dan Front Office

40

sub sistem ini bisa phisik

ataupun abstrak.

Hubungan Sistem

Adalah hubungan yang

terjadi antar subsistem

lainnya yang setingkat atau

antara subsistem dengan

sistem yang lebih besar.

Hubungan yang terjadi antara subsistem dalam

sistem informasi penginapan merupakan

hubungan hirarkis antara sistem dengan sub

sistemnya yang berupa sub sistem informasi

pemasaran dan sub sistem informasi Front

Office.

Input dan Output

Input merupakan segala

sesuatu yang masuk

kedalam suatu sistem.

Proses merupakan

perubahan dari input

menjadi output.

Output merupakan hasil

dari suatu proses yang

merupakan tujuan dari

keberadaan sistem.

Input Sisnap DJ adalah: Data Reservasi tamu,

data member maupun non member,

Proses Sisnap DJ adalah: Pengolahan data

reservasi tamu, pengiriman SMS program CRM

bagian marketing, pengiriman SMS komunikasi

internal kepada para karyawan.

Output: Output dari Sisnap DJ adalah laporan

pembayaran untuk tamu (bill), SMS yang

diterima tamu dan karyawan, laporan rekapitulasi

berkala yang diserahkan kepada manajemen.

Lingkungan internal dan

lingkungan eksternal

Lingkungan internal adalah

lingkungan yang berada

didalam suatu sistem.

Lingkungan eksternal

adalah lingkungan yang

berada diluar sistem.

Lingkungan internal dalam sistem informasi

manajemen penginapan ini adalah kebiasaan,

budaya organisasi, atau kesalahan manusia

seperti lupa mencatat, komputer error terkena

virus dll.

Lingkungan eksternal dalam sistem informasi

penginapan ini adalah pemadaman bergilir, acara

hiburan di sekitar lapangan parkir.

41

BAB V

KESIMPULAN & SARAN

5.1 Kesimpulan

Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan dan

satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu

mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen dalam proses

pengambilan keputusan saat melakukan dan melaksanakan fungsinya.

Sistem informasi penginapan adalah kumpulan subsistem yang saling

berhubungan secara harmonis untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data

penginapan menjadi informasi penginapan. Sistem informasi penginapan bagian

pemasaran sebagai sebuah sistem informasi memberikan dukungan terhadap

pelaksanaan operasi penginapan agar berjalan lebih efektif dan efisien. Sistem

informasi penginapan menggunakan alat pengolah data berupa komputer.

Cottage Daarul Jannah menggunakan sistem informasi penginapan

(Sisnap) sebagai langkah peningkatan kualitas. Pengaplikasian Sisnap ini masih

belum begitu sempurna penerapannya karena baru diterapkan selama 3 bulan.

Misalnya untuk informasi data keuangan masih dilakukan pencatatan oleh

akuntan secara terpisah dari Sisnap. Prosedurnya Sisnap menyerahkan print data

untuk diolah oleh bagian akuntansi. Selain itu sistem informasi untuk Daarul

Jannah cottage 2 belum terintegrasi dengan Daarul Jannah cottage 1. Namun

walapun begitu aktivitas pengolahan data penginapan masih berjalan dengan baik

mengingat skala penginapannya tergolong kecil sehingga pengoperasial manual

(semi integrasi) masih dapat ditolerir.

42

5.2 Saran

Adapun saran kami dari hasil penelitian ini adalah:

1. Agar Daarul Jannah cottage berusaha mengintegrasikan cottage 1 dan

cottage 2 sehingga informasi reservasi dan lainnya dapat tersedia

dengan cepat dan akurat.

2. Agar Daarul Jannah cottage berusaha mengintegrasikan Sisnap

dengan bagian akuntansi keuangan sehingga pencatatan keuangan

bisa atutomatis.

vi

DAFTAR PUSTAKA

Susanto, Azhar. 2009, Sistem Informasi Manajemen. Penerbit Lingga Jaya.

Bandung.

Mc Leod, Raymond dan George Schell. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi

8. Indeks. Jakarta.

Valen (1985:24). Check-in check-out Principles of guest activity.