SIGEM

MANUAL DE USUARIOTRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

2020/10

INTRODUCCIÓN

El presente documento se genera con el objetivo de facilitar a los usuarios tramitadores el uso de laherramienta SIGEM en la que se van a generar y gestionar los expedientes electrónicos y la cual permitefirmar los documentos electrónicamente.

ÍNDICE1. ACCESO A LA APLICACIÓN

2. PANTALLA PRINCIPAL DE INICIO

3. TIPOS DE EXPEDIENTES

3.1. Iniciar un expediente de oficio

4. PANTALLA PRINCIPAL DE UN EXPEDIENTE

4.1. Pestaña EXPEDIENTE

5. ÁRBOL DE AYUDA: información básica de un expediente

electrónico

6. ANEXAR FICHEROS/DOCUMENTOS A UN TRÁMITE

6.1. Iniciar un Nuevo trámite

6.2. Estado de los trámites

6.3. Pantalla principal de un trámite

6.4. Anexar ficheros a un trámite

6.5. Terminar el trámite

6.6. Otras acciones sobre el trámite

7. FIRMAR FICHEROS/DOCUMENTOS

7.1. Firmar ahora

7.2. Iniciar circuito de firma

7.2.1. Firmar

7.2.2. Rechazar Firma

7.3. ¿Qué sucede al firmar un documento?

8. OTRAS ACCIONES SOBRE FICHEROS/DOCUMENTOS

8.1. Editar el documento online

8.2. Borrar un documento

9. AVANZAR FASE

10. FIN DEL EXPEDIENTE

1. ACCESO A LA APLICACIÓN

Acceso: 1) Mediante acceso directo en el escritorio2) A través del Entorno Cerrado de

Comunicaciones, en caso de tenerlo disponible.

Acceder a la aplicación siempre utilizando el navegador Google Chrome.

Más información: Requisitos técnicos

Identificación:

Usuario: primera parte del correo electrónico institucional (sin @unavarra.es)Contraseña: contraseña institucional (la del correo electrónico)

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2. PANTALLA PRINCIPAL DE INICIODividida en dos partes, desde esta pantalla el tramitador podrá:

En la BANDEJA DEL TRAMITADOR:1) Información de sucesos que le afectan:

Consultar los avisos electrónicos, los registros recibidos, los plazos de tramitación vencidos, avisos de documentos para firmar…

2) Expedientes en su lista de trabajo: Acceder a los expedientes de los que es responsable, para continuar su tramitación.

3) Trámites abiertos en sus expedientes: Realizar trámites concretos de un expediente.

4) Trámites cerrados en sus expedientes: Consultar los tramites cerrados.

En el MENÚ DE LA IZQUIERDA:5) Iniciar expediente: Iniciar un expediente de

oficio6) Búsqueda Avanzada: Localizar expedientes

abiertos o finalizados, incluyendo aquellos que, aunque no sean responsabilidad suya, tenga derecho de consulta sobre ellos.

7) Informes: Generar informes Globales.

8) Ir a expediente Nº: Búsqueda rápida de expedientes conociendo su nº.

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3. TIPOS DE EXPEDIENTES

Los expedientes se pueden iniciar: De oficio A instancia de parte

3.1. Iniciar un expediente de oficio

1) En la pantalla principal, menú de la izquierda: pulsar Iniciar expediente

2) Seleccionar el tipo de procedimiento en el cual se quiere basar el expediente. Cada usuario tendrá disponibles unos tipos de procedimiento en función de su puesto de trabajo.

3) Aceptar

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4. PANTALLA PRINCIPAL DE UN EXPEDIENTE

1) Inicio: para volver a la pantalla principal, a la bandeja del tramitador.

2) Nuevo trámite: para iniciar un nuevo trámite en el que incluir documentos.

3) Avanzar fase: para avanzar fase una vez finalizada la fase actual. Si la fase actual es la última en el esquema de tramitación, se cerrará el expediente.

4) Ver trámites: resumen de los trámites realizados.

5) Estado del expediente: esquema del estado actual del expediente.

6) Historial: historial de tramitación con la información sobre el expediente.

7) Árbol de ayuda: Donde poder consultar el esquema de tramitación.

8) Pestaña Expediente: formulario que muestra la información general del expediente.

9) Pestaña Documento: se muestran todos los documentos que forman el expediente.

10) Pestaña Participantes: datos de los participantes del expediente.

11) Pestaña Registro E/S: información de los asientos registrales relacionados con el expediente si los hubiera.

12) Otras pestañas: en función del expediente las pestañas que se muestran pueden variar.

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4.1. Pestaña EXPEDIENTE

La pestaña expediente muestra la información general del expediente:

1) Nº Expediente: número del expediente, lo asigna la aplicación al iniciar el expediente.

2) Fecha de apertura: indica la fecha de apertura del expediente.

3) Asunto: se recomienda añadir información representativa del expediente para facilitar su búsqueda, por ejemplo puede ser una fecha, el tema principal…

4) Nº de registro: aparecerá el número del registro en caso de tratarse de un expediente iniciado desde una solicitud.

5. ÁRBOL DE AYUDA:información básica de un expediente electrónico

El árbol de ayuda muestra la estructura del expediente, es decir, el esquema de tramitación.

1) El TIPO DE PROCEDIMIENTO en el que se basa el expediente: elegido al iniciar el expediente.

Cualquier expediente electrónico se compone de:

2) FASES: es obligatorio realizar todas las fases de las que se compone un expediente para poder finalizarlo.

3) TRAMITES: Englobados en fases. Pueden existir diferentes trámites en cada fase que se realizarán a elección del tramitador. Pueden ser opcionales u obligatorios para finalizar el expediente.

4) TIPOS DE DOCUMENTOS: Englobados en trámites. Cada documento que se incorpore a un expediente tiene que ir dentro un trámite indicando de que tipo de documento se trata al anexar el fichero. El trámite obligatorio requiere como mínimo un documento que evidencie que se ha realizado el trámite.

Importante: cerrar el expediente una vez tramitado.

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6. ANEXAR FICHEROS/DOCUMENTOS A UN TRÁMITE

Para anexar ficheros, es requisito previo disponer de un trámite abierto en el que poder anexarlos.

6.1. Iniciar un Nuevo trámite

Los expedientes se tramitan realizando los trámites definidos en sus respectivas fases.En cada fase se podrán realizar, dependiendo del procedimiento, uno o varios trámites.

No se podrá avanzar de fase en un expediente si alguno de sus trámites estáen estado abierto; será necesario finalizarlo o eliminarlo.

1) Pulsar Nuevo trámite.

2) Seleccionar el trámite que se quiere iniciar (se muestra el listado de trámites posibles para la fase en la que se encuentra el expediente, con información de si el trámite ya ha sido creado para el expediente actual y si es obligatorio realizar dicho trámite o no.) El trámite seleccionado se visualizará en el expediente.

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6.2. Estado de los trámites

1) En el menú de la izquierda se muestran los tramites de la fase actual del expediente con diferentes datos sobre ellos: estado y fecha de creación.

Los trámites en un expediente pueden estar abiertos (pendientes) o realizados (terminados).

Un trámite se crea en estado abierto, y permanecerá en dicho estado hasta que elusuario tramitador no realice la acción específica de Terminar trámite.

No se podrá avanzar de fase en un expediente si alguno de sus trámites estáen estado abierto; será necesario finalizarlo o en su defecto, si se ha creado pero no se necesita, eliminarlo.

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6.3. Pantalla principal de un trámite

Es importante diferenciar la pantalla principal del expediente y la pantalla principal de un trámite, ya que no consta de las mismas pestanas ni opciones.

Ésta es la pantalla principal de un trámite que se muestra al pinchar en cualquier trámite en estado abierto:

1) Inicio: para volver a la pantalla principal de inicio, a la bandeja del tramitador.2) Ver expediente: para volver a la pantalla principal del expediente.3) Diferentes opciones que se muestran en los trámites abiertos (algunas de ellas no se muestran en los trámites cerrados).

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6.4. Anexar ficheros a un trámite

Es requisito previo tener creado en el ordenador el fichero que se quiere anexar.

Ficheros admitidos: formato doc (editable una vez anexado), pdf, jpg o mp3 de un máximo de 40MB. Recomendado: en pdf.

1) Pinchar en Anexar Fichero.

2) Seleccionar el Tipo de Documento

que vamos a anexar.

3) Pinchar en Seleccionar archivo.

4) Seleccionar el fichero de nuestro

ordenador.

5) Pulsar en Aceptar.

6) Se mostrará la pantalla “Fichero

anexado”. Pulsar en Aceptar y ya se

visualizará el fichero anexado en el

trámite.

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6.5. Terminar el trámite

Cuando ya se han anexado todos los documentos necesarios de un trámite y ya están firmados si tienen que estarlo, se debe finalizar el trámite, para ello:

1) En la pantalla principal del trámite que queremos terminar, pulsar en Terminar Trámite.

6.6. Otras acciones sobre el trámite

2) Eliminar trámite: si lo hemos creado y no lo necesitamos o se ha creado por error.3) Delegar trámite: para delegar el trámite a otra unidad gestora diferente de la responsable actual del expediente.

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7. FIRMAR FICHEROS/DOCUMENTOS

Para poder firmar documentos se deben disponer de una serie de requisitos configurados previamente en el ordenador y la aplicación: Más información.

1) Pinchar en uno de los iconos disponibles para firmar, en función de la acción deseada:

I. Icono de Firmar Documento: para firmar un único documento.

II. Firmar selección*: se deben seleccionar previamente los documentos a firmar.

III. Firmar todo*: para firmar todos los documentos de este trámite.

*Para poder firmar varios documentos en una única acción deben coincidir los firmantes.

2) Elegir la opción deseada y seguir los pasos explicados en 7.1 y 7.2:

I. Firmar Ahora: si lo va a firmar el mismo usuario que está tramitando.

II. Iniciar Circuito de Firma: enviar a firmar por varios usuarios u otro usuario diferente al que está tramitando.

3) Una vez firmado, el Estado de Firma cambia a Firmado y el fichero se convierte en Pdf con firma electrónica y CSV.

4) Observación: Cambian los iconos del documento apareciendo el icono de Documento no editable online (Visualizar documento) y Documento firmado

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7.1. Firmar Ahora

Si lo va a firmar el mismo usuario que ha anexado el documento :

1) Pinchar en Firmar ahora

2) Pinchar en Firmar

3) Seleccionar el certificado con el que se

quiere firmar

4) Introducir la contraseña y aceptar

5) La aplicación indicará que se está

realizando el proceso de firma

6) Aparece un cuadro de dialogo donde se

indican los ficheros que han sido firmados.

Cerrar.

7) Una vez firmado, el fichero se convierte a

formato Pdf con firma electrónica y CSV.

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7.2. Iniciar Circuito de Firma

Cuando se quiere enviar a firmar por varios usuarios u otro usuario diferente al que ha anexado el documento:

1) Pinchar en Iniciar circuito de firma.

2) Seleccionar el circuito de firma deseado de

entre los disponibles.

3) La aplicación informa que se ha iniciado el

circuito de firma. Cerrar este cuadro de

dialogo.

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7.2.1. Firmar un documento que nos ha llegado para firmar a través de “Iniciar circuito de firma”

1) Al firmante que le corresponda le llegará un correo electrónico informando de que tiene un documento pendiente para firmar.

2) Este usuario accederá a la aplicación Sigem y verá en su Bandeja del tramitador, en Información de sucesos que le afectan que tiene documentos pendientes de firma. Pinchar en Tiene n documentos para firmar.

3) Se muestra la pantalla de firmas donde se puede acceder al expediente y al documento pendiente de firmar (La información del expediente se abre en una nueva ventana de Google Chrome).

4) Tras decidir firmar, seleccionar el documento o documentos que se quieren firmar.

5) Desplegar el menú Acciones y pinchar en Firmar.

6) Proceder a firmarlo (ver 7.1. 3)) y una firmado volver a la pantalla principal con el botón Inicio.

7) Los documentos se firmarán y en caso de tratarse de un circuito de firma con más firmantes al siguiente firmante le llegará un correo electrónico de aviso y realizará este mismo proceso.

Cuando firme el último firmante del circuito de firma al usuario que ha iniciado el circuito de firma le llegará un aviso informativo de que el documento está firmado.

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7.2.2. Rechazar la firma de un documento que nos ha llegado para firmar a través de “Iniciar circuito de firma”

1) Al firmante que le corresponda le llegará un correo electrónico informando de que tiene un documento pendiente para firmar.

2) Este usuario accederá a la aplicación Sigem y verá en su Bandeja del tramitador, en Información de sucesos que le afectan que tiene documentos pendientes de firma. Pinchar en Tiene n documentos para firmar.

3) Se muestra la pantalla de firmas donde se puede acceder al expediente y al documento pendiente de firmar (La información del expediente se abre en una nueva ventana de Google Chrome).

4) Tras leer el documento y decidir que por el motivo pertinente , seleccionar el documento o documentos que se quieren rechazar.

5) Desplegar el menú Acciones y pinchar en Rechazar Firma.

6) Proceder a rechazarlo explicando el motivo y pinchar en Rechazar Firma.

Al usuario que ha iniciado el circuito de firma le llegará un aviso informativo. Deberá modificar el documento en función del motivo de rechazo.

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7.3. ¿Qué sucede al firmar un documento?

Cuando se firma un documento la aplicación le estampa una banda lateral gris.En esta banda lateral se indica que el documento está firmado electrónicamente y le asigna un Código Seguro de Verificación (CSV).

Con ese Código Seguro de Verificación el documento generado se puede consultar en la sede electrónica de la UPNA y tiene validez si se imprime.

8. OTRAS ACCIONES SOBRE FICHEROS/DOCUMENTOS

8.1. Editar el documento online

Para poder editar documentos se deben disponer de una serie de requisitos configurados previamente en el ordenador: Más información.

1) Pinchar sobre el icono de Editar

documentos online

2) Puede aparecer la siguiente pantalla en la

que pincharemos en Continuar

3) Se abrirá el documento con Libre Office:

proceder a editarlo

4) Guardar los cambios

5) Pinchar Usar formato Microsoft Word

6) Cerrar

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8.2. Borrar un documento

En caso de querer borrar un documento de un expediente:

1) Seleccionar el documento que se quiere borrar.2) Pinchar en Borrar documento3) Aceptar

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9. AVANZAR FASE

Una vez finalizada una fase, para continuar tramitando el expediente hay que avanzar de fase.

Para ello todos los trámites deben estar terminados y con todos sus documentos anexados y firmados (según sea preceptivo en cada tipo de procedimiento):

1) Pinchar en Avanzar Fase

2) Aceptar

3) El expediente habrá avanzado de fase. Se

puede comprobar en:

3.1) Estado del expediente

3.2) Historial

3.3) En la cabecera del expediente

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10. FIN DEL EXPEDIENTE

Cuando el tramitador comprueba que el expediente consta de todos los documentos de los que tiene que constar y están firmados correctamente, se procede a finalizar el expediente. Para ello:

1) Pinchar en Nuevo trámite

2) Seleccionar el trámite Fin del expediente

3) Automáticamente se finalizará el expediente

y se mostrará la pantalla principal de inicio.

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