第 3 章 Office2000 高级应用

电子报表处理软件电子报表处理软件 ExcelExcel

Excel 概述

Office 家族成员之一——电子报表软件

表格标题表格标题数据数据 文字文字 数值数值

自动填充自动填充 公式公式 函数函数

图表图表 图形对象图形对象 数据清单数据清单

排序排序 筛选筛选 分类汇总分类汇总

公式公式自动处理

图表图表直观显示

数据管理数据管理功能

第一节 第一节 ExcelExcel 概述概述

●Excel 的界面●Excel 基本概念

●Excel 的界面

工作簿与工作表

工作簿（ Workbook ）一个 Excle 文件（ *.xls ）就是一个工作簿。一个工作簿可由多张工作表组成，在默认的情况下是由 3 张工作表（ sheet1 、 sheet2 、 sheet3 ）组成的。

工作表（ Worksheet ）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。工作表标签用于显示工作表名称。

工作表图表工作表图表

工作簿（ 255 ）

单元格单元格是 Excel 工作簿的最小组成单位。在 Excel

中单元格是通过位置来进行标识的。通过单元所在的列号和行号可以惟一地确定单元，

将列号与行号排列在一起就构成了单元的地址。• 列号使用字母表示，顺序为 A,B,…Z,AA,AB,….A

Z,………IV 共有 256 列。• 行号使用数字表示， 1,2,3,…,65536 共有 65536 行。这是一个庞大的表格，单元个数共有 256 列 ×65536 行 =16777216

单元地址：列号 + 行号• 左上角单元： A1

• 右下角单元： IV65536

• 第四行第五列单元：？

第二节 第二节 ExcelExcel 概述概述

● 编辑单元格● 工作表数据的录入● 修饰单元格● 编辑工作表

● 编辑单元格1 ．选定单元格 （连续单元格、不连续单元格、行、列）

2 ．插入和删除单元格、行或列

3．复制和移动单元格、行或列 注意：选择性粘贴

4. 调整行高和列宽

● 工作表数据的录入1. 数据输入的一般过程数值型数据（注意：分数的输入）

文本型数据日期型数据（ yy-mm-dd ）

逻辑型数据 (true 和 false)

工作表的编辑

编辑单元格数据

工具栏“合并及居中”功能同一单元格内进行换行（使用“自动换行”，或使用 Alt+Enter 强行在单元格内换

行）

工作表的操作与编辑

确认操作 EnterEnter TabTab

取消操作 EscEsc

技巧 : 文本较长时 , 可以调整列宽 .双击输入文本的单元格列标和右边界 ,列宽会自动调整到文本的宽度 .

单元格内有两类数据：•常量•公式

• 如果要输入当天的日期，请按 Ctrl+;( 分号 )• 如果要输入当前的时间，请按 Ctrl+Shift+: 冒号• 系统默认数值、日期、时间在单元格内靠右对齐；

而文字在单元格内靠左对齐。• 批量输入数据：

– 在多个单元格区域输入相同数据（选定多个单元格，键入相应数据，然后按 Ctrl+Enter 键）

● 工作表数据的录入

2. 输入相同的数据

3．采用自定义序列自动填充数据

4．采用填充序列方式自动填充数据

5．清除单元格数据

有规律数据的快速填充 使用填充柄，将数据按某种规律填充到各单元。 自定义序列：如果你经常用到一种在 EXCEL 系统中本来没有

的序列，你可以将它们定义为“自定义序列”。– 方法：工具—选项—自定义序列

利用“编辑” |“ 填充”命令，填充等差数列、等比数列等

输入两个相邻单元的值，再使用自动填充。

想填充时 Excel 却复制，想复制时它偏偏又填充……烦！

• CTRL 与填充柄的关系：使用 CTRL+ 填充柄将会改变拖曳填充柄时的功能。使其在填充与复制之间相互切换。

• 1 、填充复制• 2 、复制填充

快速的统计计算功能

要计算选定区域内的总计、平均、最大、最小等统计值，可以利用 Excel 中的自动计算功能。选定单元格后， Excel 将在状态栏中显示选定区域的总计值。

问题 1 、如果没有显示状态栏？格式—选项—视图 —复选状态栏。

问题 2 、我要的可不是总计，而是其他？右键单击状态栏。

● 修饰单元格1 ．制作标题可以采用“合并居中”功能来制作标题

● 修饰单元格2 ．单元格数据的格式化方法一：使用“格式”工具栏

方法二：打开“格式”菜单，单击“单元格”命令

Excel 提供大量的数据格式：常规、货币、数值、日期等。系统默认的是“常规”单元格格式

• 设置对齐方式• 添加边框和底纹• 使用自动套用格式• 使用格式刷

● 修饰单元格3 ．边框和底纹

● 修饰单元格4 ．条件格式 条件格式是指当指定条件为真时， Excel自动应用于单元格的格式

● 编辑工作表

包括插入、删除、重命名、复制或移动工作表方法要点：右键单击某个工作表的标签

第三节　公式和函数的应用第三节　公式和函数的应用

● 公式● 单元格地址的引用● 函数概述● 常用函数● 财务和统计函数

公式的运用• Excel 的公式以“ =” 开头 , “=” 后面可以由 5

种元素组成：运算符、单元格引用、数值和文本、函数和括号（ ）。

• 公式就是一个等式• 公式的优点：快速计算、自动更新

– 公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）

● 公式

1 ．运算符算术运算符： +、—、 *、 /、 %、 ^比较运算符： =、 >、 <、 >= 、 <= 、<>

文本运算符： & 引用运算符：：　， 注意：书写的规范性

● 公式

２．公式的输入Excel 的公式以 =开头，公式中所有的符号都是英文半角的符号。

公式输入的操作方法如下：首先选中存放计算结果的单元格；鼠标单击 Excel 编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后，按下 Enter 键即可。

P151 例 4-7

• 公式的复制和移动

公式的复制方法一：使用“复制”和“粘贴”命令 方法二：使用拖动填充柄的方法

通常公式复制时，单元格相对地址发生变化；而移动时，单元格相对地址不发生变化

● 单元格地址的引用

1．绝对引用　绝对引用是指在公式复制时，公式中的单元格地址引用相对于目的单元格不发生改变的地址。

　绝对引用的格式是“ $列标 $行号”，　例如： $A$1， $B$3， $E$2。快捷键： F4

● 单元格地址的引用

2 ．相对引用　相对引用是指在公式复制时，公式中单元格地址引用相对目的单元格发生相对改变的地址。

　相对引用的格式是“列标行号”。　例如： A1 ， B3 ， E2 。

● 单元格地址的引用

相对引用举例：

图 4-17 “ 税率表”工作表

P152 例 4-8

● 单元格地址的引用

绝对引用举例：

P153 例 4-9

● 单元格地址的引用

3 ．混合引用混合引用是指单元格的引用中，一部分是相对引用，一部分是绝对引用。

例如： A$1 ， $B1 ，$E2 。

P154 例 4-10

● 单元格地址的引用

４．三维地址引用 　三维地址引用是在在一个工作表中引用另一个工作表的单元格地址。

引用方法是“工作表标签名 !单元格地址引用”。例如： Sheet1!A1 ，工资表 !$B1 ，税率表 !$E$2 。

不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称 ! ! 单元格引用地址

不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示： [[工作簿名称 ] ] 工作表名称 ! ! 单元格引用地址

=[Sale1.xls] 销售统计 ! $E$4+ [Sale2.xls]销售统计 ! $E$4+ [Sale3.xls] 销售统计 ! $E$4 + [Sale4.xls]销售统计 !$E$4

公式与函数的应用

● 单元格地址的引用

５．名称

　为了更加直观地引用标识单元格或单元格区域，可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。

● 函数概述

1 ．函数的格式　 Excel 函数的基本格式是：

　　函数名 (参数 1,参数 2,…,参数 n) 　例如：求和函数 SUM的格式是 SUM(n1,n2,…)

● 函数概述

２．函数的输入方法　使用“插入函数”对话框输入函数 　　

在编辑栏中输入函数 SUM(n1,n2,…)

● 常用函数

1 ．数学函数2．统计函数3．日期函数4．逻辑函数5．查找和引用函数

● 常用函数函数选讲——数学函数 SUM SUM函数的格式是： SUM(N1,N2,．．． )函数功能是求所有参数之和。例如： =SUM(A1:A3) ＝ SUM(A1:A3,100)

注意： ① 引用运算符：：　，

② 学习使用帮助菜单

P156 例 4-11

• RANK(number, ref, order)

• 功能：返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值

• Number    为需要找到排位的数字。• Ref    为数字列表数组或对数字列表的引用。

Ref 中的非数值型参数将被忽略。• Order    为一数字，指明排位的方式。

– 如果 order 为 0 （零）或省略， Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表。

– 如果 order 不为零， Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。 P158 例 4-12

• COUNT(value1,value2,...)

– 返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。– 函数 COUNT 在计数时，将把数字、日期、或以文本代表的数字计算在

内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。 – 如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数 COUNTA 。

Max 函数Min 函数Average 函数Today 函数——返回当前日期

•逻辑函数 IF 函数：• IF （逻辑判断式，逻辑真时的值，逻辑假时的值）

• 例题：奖金分配方案，根据员工全年的销售总额分为三档：– 未完成基本任务 80 万元者不能得到奖励– 销售总额在 80~120 万元者可以拿到 2 万元的奖励– 销售总额超出 120 万元者奖励 8 万元

P159 例 4-13

条件计数 COUNTIF

• 如果需要统计符合一定条件的数据个数，需要使用条件计数。函数格式为：

• COUNTIF(区域，条件 ) • 其功能是在指定区域内统计取值符合条

件的单元个数。• 例如：求工资表中基本工资在 1200 元以

上的人数。• =COUNTIF(C3:C8,">1200")

P159 例 4-13

函数选讲——查找函数 LOOKUP功能：从单行或单列中查找一个值。函数 LOOKUP 是在单行区域或

单列区域中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值

函数的格式是： LOOKUP(V1,V2,V3)，其中， V1的要查找的值，V2是查找区域， V3是结果区域。

函数的功能是：函数的功能是：在 V2指定的查找区域中查找小于或等于 V1的最大数值，并返回该最大数值对应的（同行或同列）的结果区域V3中的值。

注意：查找区域与结果区域可以同为单行区域（或者同为单列区域），二者的大小要相等。

注意：要求查找区域的数据是升序的。

P160 例 4-14

●● 财务和财务和统计函数

1 ．投资理财使用 FV函数来计算基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来值。

P161 例 4-15

● 财务和统计函数 2 ．还贷金额PMT 函数可以计算为偿还一笔贷款，要求在一定周期内支付完时，每次需要支付的偿还额，即通常所说的“分期付款”。 P162 例 4-16

● 财务和统计函数

3 ．保险收益RATE 函数返回投资的各期利率 ,可以计算某项投资的收益。

P163 例 4-17

● 财务和统计函数

4. 经济预测TREND 函数返回一条线性回归拟合线的值

P164 例 4-18

第四节　图表功能第四节　图表功能

●建立图表● 编辑图表

更直观地显示数据（图表）

图表图表：数值数据的图形化

●建立图表

Excel提供嵌入式图表和图表工作表嵌入式图表是将图表直接绘制在原始数据所在的工作表中

图表工作表是将图表独立绘制在一张新的工作表中

1. 从不同角度审视数据

分析图表数据

本节待续

图表转置

在数据源对话框中通过改变“系列产生在行”或“列”的设置来达到图表转置的目

的

2. 图表类型与数据管理 • 在数据处理过程中不同的图表类型反映不同的管理目标

– 用柱形图可以突出显示数据间差异（多少和大小）的比较情况

– 用折线图表可以分析数据间变化的趋势

– 用饼形图表可以描述数据间比例分配关系的差异。

● 编辑图表

图表的组成

● 编辑图表

1. 图表区的编辑

右键单击图表区的空白区域，可以弹出快捷菜单，可以对图表区进行编辑。

● 编辑图表

2. 图表标题

右键单击图表标题，在弹出的快捷菜单中单击“图表标题格式”命令，可以修改修改标题的背景图案和填充效果、图表的字体、字号和标题的属性。

● 编辑图表

3.坐标轴格式 右键单击分类轴或数值轴，在弹出的快捷菜单中单击“坐标轴格式”命令，可以修改坐标轴的背景图案、字体、字号、字符对齐等。

● 编辑图表

4. 数据系列 右键单击某个数据系列，弹出快捷菜单 ,可以设置数据系列格式 图表类型添加趋势线

修饰图表样例

创建和修饰图表

第五节　数据分析第五节　数据分析

● 数据清单的概念和建立● 排序● 筛选数据● 数据分类汇总● 数据透视表

● 数据清单的概念和建立

1. 基本概念 管理数据的结构称为数据清单数据清单是一个二维表。表中包含多行多列，其中，第一行是标题行，其他行是数据行。一列称为一个字段，一行数据称为一个记录。在数据清单中，行和行之间不能有空行同一列的数据具有相同的类型和含义。

● 数据清单的概念和建立

2. 数据清单的建立 可以使用在工作表中输入数据的方法来建立数据清单。如果在工作表中已经输入标题行和部分数据，可以使用“记录单”的方式来输入数据清单的记录

● 排序

排序是指将数据按照某一特定的方式排列顺

序

分类 : 简单排序和多重条件排序

排序的规则

● 排序

1.简单排序 简单排序是指排序的条件是数据清单的某一列。光标定位在要排序列的某个单元格上，单击工具栏上的升序按钮或降序序按钮，可以对光标所在的列进行排序。

● 排序

2. 多重条件排序 可以指定多个排序条件，即多个排序的关键字。方法 :打开“数据”菜单，单击“排序”命令

● 筛选数据

筛选是指按一定的条件从数据清单中提取满足条件的数据，暂时隐藏不满足条件的数据。在 Excel 中，可以采用自动筛选和高级筛选两种方式筛选数据。

● 筛选数据

1 ．自动筛选(1) 打开“数据”菜单，单击“筛选”中的“自动筛选”命令 (2)筛选清单

(3) 自定义筛选

● 筛选数据

3 ．高级筛选使用高级筛选功能通过“筛选条件”区域进行组合查询以弥补自动筛选功能的不足 “筛选条件”区域第一行输入数据清单的标题行中的列名，其余行上输入条件。同一行列出的条件是“与”的关系，不同行列出的条件是“或”的关系。

● 筛选数据

3 ．撤消筛选打开“数据”菜单，单击“筛选”菜单的“全部显示”命令

● 数据分类汇总

分类汇总是将数据清单的数据按某列（分类字段）排序后分类，再对相同类别的记录的某些列（汇总项）进行汇总统计（求和、求平均、计数、求最大值、求最小值）。

● 数据分类汇总

1 ．插入分类汇总插入分类汇总之前，须对分类字段进行排序（升序或降序）。 打开“数据”菜单，单击“分类汇总”命令

● 数据分类汇总

2 ．查看分类汇总在显示分类汇总数据的时候，分类汇总数据左侧自动显示一些级别按钮。

● 数据分类汇总

3 ．删除分类汇总在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”，可以删除分类汇总，显示数据清单原有的数据。

● 数据透视表

1 ．建立数据透视表打开“数据”菜单，单击“数据透视表和数据透视图”命令

● 数据透视表

2 ．查看数据透视表打开“数据”菜单，单击“数据透视表和数据透视图”命令

3 ．编辑数据透视表

4．生成数据透视图表

0

50

100

150

200

250

300

350

400

北京 南京 天津

产品一产品四产品三产品二

时间 ( )全部

:求和项 销售数量

分公司

产品名称

● 其他功能

1 ．冻结窗格冻结窗格使用户在滚动工作表时始终保持可见的数据。在滚动时可以保持冻结窗格中的行和列的数据始终可见

● 其他功能

２．表格保护为了防止非法用户修改或查看数据，需要对工作表设置密码保护方法：打开“工具”菜单，单击“保护”中的“保护工作表”

.

DATEDIF 函数

简要说明： 返回两个日期之间的年 \ 月 \ 日间隔数 2 、基本语法： =DATEDIF( 开始日期，结束日期，单位代码） 3 、实例 1 ： 目： 计算出生日期为 1973-4-1 人的年龄 公式： =DATEDIF("1973-4-1",TODAY(),"Y")

结果： 34

简要说明 当单位代码为 "Y" 时 , 计算结果是两个日期间隔的年数 .

图表相关名词术语

图例图例数据标记数据标记

数据序列数据序列

类型轴 (X)类型轴 (X)

刻度线刻度线

值轴（ Y ）值轴（ Y ）

图表相关名词术语

3.2.2 分析图表数据

1. 从不同角度审视数据

分析图表数据

本节待续

图表转置

在数据源对话框中通过改变“系列产生在行”或“列”的设置来达到图表转置的目

的

3.2.2 分析图表数据

2. 图表类型与数据管理 • 在数据处理过程中不同的图表类型反映不同的管理目

标

本节待续

– 用直方图可以突出显示数据间差异（多少和大小）的比较情况– 用线形图表可以分析数据间变化的趋势– 用饼形图表可以描述数据间比例分配关系的差异。

3.2.2 分析图表数据

3. 比较两组数据 在同一个图表中利用次坐标轴比较两组数

据（它们可以使用不同图表类型的组合），分两步实现：（ 1 ）向图表中添加数据组 （ 2 ）设置第 2Y轴

下一步下

一步

下一步

后续 3.2.3 节

选择图表类型增加或删除图表元素

图表标题 X轴标题 Y轴标题 图表标记 数据标签 图例 刻度线

创建和修饰图表

当源数据发生变化时，图表是否发生变化？

修饰图表样例

创建和修饰图表

打印工作表

工作表的打印设置设置页面设置页边距设置页眉 /页脚设置工作表的选项：打印区域、打印标题打印预览