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2009/07/09 HC2009セミナー (c) 2009, Business Travel Japan Inc. 1

大手企業の成功事例から学ぶ出張管理の秘訣

200９年７月9日

（株）ビジネストラベルジャパン代表取締役社長川倉康嗣


株式会社ビジネストラベルジャパンのご紹介

■事業出張管理システム（ASP）

■設立経緯２０００年 JALが東芝人事部に国内線法人予約JALONLINEを紹介

⇒東芝社内PJ（人事部・インターネット事業部・東芝ツーリスト）

２００１年３月株式会社ビジネストラベルジャパン設立２００２年 ANA@deskと接続２００４年 JR東海エクスプレス予約と接続

■製品チケットレス出張手配システムBTOnline出張手配・管理システムBizTRAD

■資本構成東芝９６％

出張申請・精算システム＋オンライン・セルフ予約


出張管理を成功させる10個の秘訣

■目的１．出張管理の対象を把握する２．出張管理の目的を明確にする３．出張者第一の制度設計

■手段４．サプライヤのサービス・製品をよく知る５．他社事例を知る６．システムを活用し、データ連携する

■ノウハウ７．Adoption rateにこだわる８．抵抗勢力への対応策をしっかり持つ９．できることから手をつけ、順次改善・拡大する１０．出張管理責任者（BTMマネージャ）を置く


出張申請

手配・受取

精算書承認

経理処理

１．出張管理の対象を把握する（１）

国内出張・海外出張

出張精算

ビジネストラベルマネジメント（BTM）


モデルケース：連結売上高１０００億円、経常利益５０億円、社員数２０００人

国内出張海外出張

年間総額１．５億円１．５億円

平均旅費５万円３０万円

件数年間３０００件

（月間２５０件）

年間５００件

（月間４０件）

出張者数５００人(社員の1/4) ５０人(社員の1/40)出張決定３日以内が８割数か月～数日前

変更・取消の頻度

出発前の取消・変更

帰路の時間変更

出発前の予定変更

出張中の経路変更

チケット手配

と精算業務

出張者任せ

個人立替払いが多い

指定旅行会社

精算書が煩雑

危機管理特になし危険地域があるので所在把握が重要

１．出張管理の対象を把握する（２）

御社の出張の規模や特徴をご存知ですか？


情報システム

経営層

出張規定安全管理

出張申請

出張精算システム導入・運用

サプライヤ選択・交渉

コスト削減内部統制

出張者

承認負担軽減

出張の把握

管理者（上司）

経理

総務購買

人事

利便性向上

快適性向上

BTM

２．出張管理の目的を明確にする

安全管理

出張申請

出張精算

安全管理

出張申請

システム導入・運用出張精算

安全管理

出張申請サプライヤ選択・交渉


安全管理

出張申請

出張規定

サプライヤ選択・交渉


安全管理

出張申請


出張の旅程決め・切符手配が短時間化 → ES向上利便性の高い制度設計が重要

出張者が国内航空券手配に関して望むこと評価

確実に乗れること ○

すぐに予約できること ◎（＜１分）

予約したい時に空き状況がすぐにわかること ◎

直前まで変更やキャンセルができること △

安い料金で予約できること ○

料金やサービスの比較ができること △

３．出張者第一の制度設計

使ってもらってなんぼ

東芝社内PJでのアンケート結果


４．サプライヤのサービス・製品をよく知る

航空会社鉄道会社ホテルレンタカー

カード会社宿泊予約GDS

（航空券流通）

旅行会社（出張専門・一般）

システムベンダ

旅行サポート

各社が提供している法人向けプログラムの内容をよく調べて、目的にあった組み合わせを選択することが大切です

便利なサービス・製品がたくさんあります！


起動

予約内容（請求データ）

東芝の出張申請・精算システムの画面 BTOnline出張手配メニュー

５．他社事例を知る BTOnline導入事例（１）

■株式会社東芝様出張申請・精算システムと連携


５．他社事例を知る BTOnline導入事例（２）

■クボタエイトサービス株式会社様ポータルサイトを構築し、グループ各社に出張手配サービスを展開


５．他社事例を知る BTOnline導入事例（３）■化学メーカー A社様既存の出張精算システムに利用実績データを取り込む仕組みを追加

出張精算

期間： ○月○日～○月○日行先： △ △ △

■会社支給

■個人立替

一覧

利用実績

□2/1 東京-新大阪のぞみ1号 13200円□2/2 大阪-羽田 JAL132便 14500円□2/10 羽田-札幌 ANA55便 26000円

取込

✓

データ提供


６．システムを活用し、データ連携する

JALONLINE

人事システム

経理システム

申請画面手配画面精算画面

指定旅行会社への手配依頼

出張手配・管理システム

チケットレス出張手配システム

JR東海エクスプレス予約ANA@desk

手配データを活用すると、目的達成に近づきます！


７．Adoprion rate（利用率）にこだわる■東芝におけるシステム利用率と国内航空券の平均単価

０２年３月

０２年６月

０２年９月

０２年１２月

０３年３月

１００％

８０％

６０％

４０％

２０％

０％

２６千円

２４千円

２２千円

２０千円

１８千円

Adoption rate（左目盛）

平均単価（右目盛）

システム利用率３３％平均単価２３，４５０円

システム利用率９３％平均単価１９，９７０円

▲３，４８０円／片道


以下の方法により利用率９５％を実現しました。

①予約システムを導入し、利用可能運賃を限定する

②利便性やコスト削減効果を示してシステム利用率向上活動をする

③コスト削減額と機会損失額を部門別に示して指導する・・・全件把握

④１００％達成を求めない（ex.システム未使用時は領収書提出を義務化）

利用率を上げるための4つの工夫（４P)

（１）Product: 製品品質向上手配／承認手順の簡素化

（２）Price: コストダウンメリットの強調（３）Pull: 教育（なだめる）（４）Push: 違反者摘発（脅す）

Product,Pull

Push ProductPrice

時間

普及率

７．Adoprion rate（利用率）にこだわる（２）


８．抵抗勢力への対応策をしっかり持つ

抵抗勢力：もっと安いチケットを見つけてくる出張者がいる部門責任者が独自にやると言い張る

考え方を事前に整理しておくべき。

・事業部門がコスト削減を実現するためのツールを提供する

・「集中購買」によるコスト削減 ⇒ 全社・グループ全体での集約が力の源

・トータルコスト＝チケット平均単価＋管理業務コスト

個別事情に応じた最適なチケット調達（部分最適化）

全員が同条件でチケット調達（全体最適化）

管理業務コストチケット平均単価

最適値

トータルコスト


９．できることから手をつけ、順次改善する

中核会社グループ会社

本社地区

遠隔地

地域組織

スタート時

（１）対象組織・地域（２）対象サービス

航空券

鉄道切符

宿泊

レンタカー

国内海外サービス行先

スタート時

最初に成果を出せば、拡大できます。


１０．出張管理責任者（BTMマネージャ）を置く

購買・調達部（購買管理）

経理部（社内精算／支払）

トラベルマネージャ（業者との交渉、規程作成と実施）

出張の把握・指導

サプライヤ（旅行会社／航空会社／ホテル／クレジットカード／ITベンダ）

出張者

経営層（COO/CFO）

交渉・選定

連携連携

レポート


まとめ：出張管理を成功させる10個の秘訣

■目的１．出張管理の対象を把握する２．出張管理の目的を明確にする３．出張者第一の制度設計。使ってもらってなんぼ

■手段４．サプライヤのサービス・製品をよく知る５．他社事例を知る６．システムを活用し、データ連携する

■ノウハウ７．Adoption rateにこだわる８．抵抗勢力への対応策をしっかり持つ９．できることから手をつけ、順次改善・拡大する１０．出張管理責任者（BTMマネージャ）を置く


お問い合わせ

株式会社ビジネストラベルジャパン

〒104-0061東京都中央区銀座6-4-4 銀座第二東芝ビル9FE-mail：[email protected]：03-5537-0516 FAX：03-5537-0699

営業担当：前田、松田、山本

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