Управление архивом на платформе Docsvision

Управление архивом Автоматизация архивного делопроизводства

на платформе DocsVision

Оп

ер

ати

вно

е х

ран

ен

ие

Формирование и ведение НД

Формирование дел

Оформление дел

Формирование сдаточных описей

Выделение документов текущего хранения к уничтожению

Вед

ом

стве

нн

ое

хр

анен

ие

Прием дел СП по описям

Учет использования документов

Экспертиза ценности документов

Информационно-справочная работа

Подготовка дел к передаче в ГАРФ (Сводные описи организации)

Выделение дел к уничтожению (Акт об уничтожении документов)

Госу

дар

стве

нн

ое

хр

ане

ни

е

Организация хранения документов

3

Предпосылки автоматизации

Необходимость применения регламентных подходов к работе с архивными документами

Выполнение требований к хранению и уничтожению документов

Повышение эффективности поиска и выдачи документов из архива

Функциональность решения

Создание автоматизированной системы архивного делопроизводства

Автоматизация процесса

архивного хранения

документов

Создание средств поиска

документов

Повышение эффективности

процесса взаимодействия архива со всеми

подразделениями компании

5

Архитектура

• Используется единое хранилище данных • Взаимодействие с любыми

установленными модулями, в т.ч., установленными позднее

• Гибкость доработки, т.к. используемые

компоненты хранятся на сервере и обновляются на клиентах автоматически

Архивариус Бумажный архив Делопроизводители

• Номенклатура дел • Описи • Акты об уничтожении • Хранение информации о

состоянии документа в архиве • Списание документов в дела • Управление доступом к архиву на

основе ролей

Преимущества

• Прием и размещение дел в архиве

• Передача дел на внешнее хранение

• Контроль сроков возврата

• Своевременное уничтожение устаревших дел

• Оперативное оповещение о состоянии дела (в архиве, уничтожено выдано руки)

• Обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год

• Соблюдение норм и законов РФ в части архивного делопроизводства

• Получение сводной статистики по заведенным делам за отчетный год для принятия решения о расширении хранилища или перевода дел на внешнее хранение

21 сентября 2012 г. 6

Для архивариусов

Преимущества

• Наличие номенклатуры дел на текущий год, определяющий группировку документов по делам

• Возможность в течение года создавать новые, не предусмотренные изначальной номенклатурой дела

• Списание зарегистрированных в СЭД документов в дела

• Освобождение пространства оперативного и временного хранения дел путем:

o уничтожения устаревших дел

o передачи дел в архив


Для делопроизводителей

Классификация документов по срокам хранения

• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно)

• документы долговременного срока хранения (более 10 лет)

• документы постоянного срока хранения

• документы по личному составу (не менее 75 лет)

1999

Ве

ст

ь -

Ме

та

те

хн

ол

ог

ия

8

Схема разделов сводной номенклатуры


Настройка модуля


Номенклатура дел


Печать номенклатуры дел


Информация о хранении документа в архиве


Справочник сроков хранения


Выбор сроков хранения дела


Карточка дела


Карточка описи (режим архивариуса)


Карточка описи (режим делопроизводителя)


Массовое списание


20

Функциональность DocsVision

Накопление: • Поддержка потокового сканирования • Хранение реквизитов и образов • Фоновое распознавание Хранение: • Долговременное хранилище • Разграничение прав доступа • Индексирование Использование: • Атрибутивный, полнотекстовый поиск • Программные интерфейсы внешнего доступа (веб-доступ, интеграция

с ИС) • Организация удаленной работы из филиалов (интеграции с порталом

MS SharePoint) • Удобный интерфейс, настройка индивидуальных рабочих мест

21

Электронный архив на базе DocsVision

АРМ

сканированияАРМ

пользователя

Хранилище

данных

СУБД

MS SQL 2000, 2005

СЕРВЕР БД

СЕРВЕР

ПРИЛОЖЕНИЙ

MS IIS

Сервер DocsVision

П/С ВВОДА П/С СКАНИРОВАНИЯ

П/С ЭКСПОРТА/ИМПОРТА

П/С ВНЕШНИХ

РЕГЛАМЕНТОВ

СЕРВЕРНЫЕ П/С

Удаленные системы

и пользователи

П/С ПОИСКА

АИС

22

Дополнительные преимущества DocsVision

Автоматизация прикладных процессов управления документаций с помощью решений на базе DосsVision:

• СЭД и архивное дело

• Потоковый ввод

• Обработка первичной документации

• Управление проектами

• Управление процессами

• ….

199178, Санкт-Петербург

наб. реки Смоленки, д. 33

тел. +7 (812) 346-58-33

факс +7 (812) 346-58-34

[email protected] www.digdes.ru

115230, Москва

Варшавское шоссе, д. 36

стр. 8, подъезд 5

тел. +7 (499) 788-74-94 тел./факс +7 (499) 788-74-95

Спасибо за внимание!


mailto:[email protected]

Documents

Управление архивом на платформе Docsvision