1 / 89

Г Р А Д Н И Ш

СЛУЖБА ЗА ОДРЖАВАЊЕ И ИНФОРМАТИЧКО-КОМУНИКАЦИОНЕ

ТЕХНОЛОГИЈЕ

18000 Ниш, улица Николе Пашића бр. 24

http://www.ni.rs/

КОНКУРСНА

ДОКУМЕНТАЦИЈА

У складу са чланом 32. и 61. Закона о јавним набавкама („Службени гласник

РС“ бр. 124/12, 14/2015 и 68/2015, у даљем тексту: Закон), чланом 2. Правилникa о

обавезним елементима конкурсне документације у поступцима јавних набавки и

начину доказивања испуњености услова („Службени гласник РС" бр. 86/15) и

Одлуком о покретању отвореног поступка, број 16-7731/2016 од 25.11.2016. године,

Комисија за јавну набавку, образована Решењем наручиоца, начелника Службе за

одржавање и информатичко-комуникационе технологије, брoj 16-7732/2016 од

25.11.2016. године, сачинила је конкурсну документацију за отворени поступак

јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и одржавања

софтвера за увођење електронског document management система.

Датум и време

Крајњи рок за подношење понуда 16.01.2017. године до 1200 часова

Јавно отварање понуда 16.01.2017. године у 1300 часова

У Нишу, децембар 2016. године

2 / 89

САДРЖАЈ КОНКУРСНЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ

ОБРАЗАЦ БРОЈ 1

I Општи подаци о јавној набавци и предмету јавне набавке

II Спецификација техничких услова за услуге израде и одржавања софтвера за увођење

eлектронског document management система

III Техничка документација - функционална спецификација (Модел)

IV Критеријуми за доделу уговора

V Услови за учешће у поступку јавне набавке из чл. 75. и чл. 76. Закона о јавним набавкама и

Упутство како се доказује испуњеност тих услова

VI Упутство понуђачима како да сачине понуду

VII Образац изјава понуђача

VIII Образац изјава понуђача и подизвођача

IX Образац изјава групе понуђача

X Образац понуде са спецификацијом услуга и обрасцем структуре цене са упутством како да

се попуни

XI Модел уговора

XII Потврда о референтним набавкама

XIII Листа референтних набавки

XIV Изјава о кључном техничком особљу које ће бити одговорно за извршење уговора и

квалитет пружених услуга

XV Кадровска опремљеност

XVI Образац трошкова припреме понуде

XVII Образац меничног oвлашћења

XVIII Овлашћење представника понуђача

XIX Изјава о чувању поверљивих података

3 / 89

ОБРАЗАЦ БРОЈ 1

ПОДНОСИЛАЦ:

Назив: ______________________________________________________________

Адреса седишта: _____________________________________________________

Контакт особа: ______________________________________________________

Телефон: ___________________________________________________________

телефакс: ___________________________________________________________

e-mail _______________________________________________________________

ПРИМАЛАЦ:

УПРАВА ЗА ФИНАНСИЈЕ, ИЗВОРНЕ ПРИХОДЕ ЛОКАЛНЕ САМОУПРАВЕ

И ЈАВНЕ НАБАВКЕ ГРАДА НИША

ул. Николе Пашића бр. 24, 18000 НИШ

(канцеларија бр. 65)

П О Н У Д А

ЗА

ЗА ОТВОРЕНИ ПОСТУПАК ЈАВНЕ НАБАВКЕ -

услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског document

management система,

брoj 404-2У/11-2016-11

Н Е О Т В А Р А Т И !

4 / 89

I ОПШТИ ПОДАЦИ О ЈАВНОЈ НАБАВЦИ

Наручилац: Град Ниш, Служба за одржавање и информатичко-комуникационе

технологије, Матични број: 17620541/0018; ПИБ: 100232752.

Адреса: ул. Николе Пашића бр. 24. 18000 Ниш

Интернет страница Града Ниша: http://www.ni.rs/

http://www.ni.rs/gradska-uprava/javne-nabavke/

Врста поступка јавне набавке: Предметна јавна набавка се спроводи у отвореном

поступку, у складу са Законом и подзаконским актима којима се уређују јавне

набавке, као и Законима и подзаконским актима којима се уређује материја која је

предмет јавне набавке.

Предмет јавне набавке: Предмет јавне набавке брoj 404-2У/11-2016-11 су услуге

израде и одржавања софтвера за увођење електронског document management

система.

Назив и ознака из општег речника набавке:

72212311-2 Услуге израде софтвера за управљање документима

Циљ поступка: Поступак јавне набавке се спроводи ради закључења уговора о

јавној набавци.

Лица за контакт у времену од 7:30 до 15:30 сати (од понедељка до петка) су: Јелена Цветковић из Службе за одржавање и информатичко – комуникационе

технологије Града Ниша, контакт телефакс: 018/504-612, Дејан Благојевић и Иван

Гичић из Управе за финансије, изворне приходе локалне самоуправе и јавне

набавке, контакт телефакс: 018/504-440, e-mail: Javne.nabavke@gu.ni.rs

5 / 89

II СПЕЦИФИКАЦИЈА ТЕХНИЧКИХ УСЛОВА ЗА УСЛУГЕ ИЗРАДЕ И

ОДРЖАВАЊА СОФТВЕРА ЗА УВОЂЕЊЕ EЛЕКТРОНСКОГ DOCUMENT

MANAGEMENT СИСТЕМА

СПЕЦИФИКАЦИЈА ТЕХНИЧКИХ УСЛОВА

ЗА УСЛУГЕ ИЗРАДЕ И ОДРЖАВАЊА СОФТВЕРА ЗА УВОЂЕЊЕ

ЕЛЕКТРОНСКОГ DOCUMENT MANAGEMENT СИСТЕМА

6 / 89

САДРЖАЈ

I Општи део .......................................................................................................................................... 8

1. Увод ............................................................................................................................................... 8

1.1. Терминологија ...................................................................................................................... 9

1.2. Организација Градске управе..................................................................................... 10

1.3. Постојећи софтвер ........................................................................................................... 10

1.4. Циљеви имплементације ............................................................................................... 10

II Технички део ................................................................................................................................ 20

2. Технички опис ........................................................................................................................ 20

2.1. Архитектура решења ....................................................................................................... 20

2.2. Корисници система .......................................................................................................... 22

2.3. Систем за управљање документима ........................................................................ 22

2.4. Скенирање докумената .................................................................................................. 24

2.5. Систем за управљање пословним процесима - workflow ............................. 24

2.6. Права приступа апликацији и систем безбедности .......................................... 25

2.7. Електронско потписивање докумената .................................................................. 26

2.8. Администрација система ............................................................................................... 26

2.9. Електронска писарница ................................................................................................. 27

3. Надоградња система ........................................................................................................... 28

4. Извештаји ................................................................................................................................. 28

5. Функционална спецификација процедура у градским управама и службама ............................................................................................................................................ 30

5.1. Пријем захтева ................................................................................................................... 30

5.2. Предефинисање процеса .............................................................................................. 31

5.3. Аутоматизоване акције .................................................................................................. 33

5.4. Претрага предмета ........................................................................................................... 33

5.5. Архива .................................................................................................................................... 34

5.6. Интерна доставна књига ............................................................................................... 35

5.7. Роковник ............................................................................................................................... 35

5.8. Скраћени деловодник ..................................................................................................... 35

5.9. Књиге писарнице .............................................................................................................. 35

5.11. Комуникација са клијентима ...................................................................................... 36

5.12. Извештавање и статистика ........................................................................................... 36

7 / 89

5.13. Интеграција са Web порталом и подршка Закону о слободном приступу информација од јавног значаја ............................................................................................... 37

6. Примопредаја система .................................................................................................. 37

7. Обука ........................................................................................................................................ 37

8. Гарантни рок и одржавање ....................................................................................... 37

9. Изворни код апликације ............................................................................................. 38

8 / 89

I Општи део

1. Увод

У Граду као јединици локалне самоуправе, низ органа града – Градско веће, Скупштина града, градске управе и службе и други органи, међусобно сарађују како би испунили

своје дужности и права у домену организације и управљања јавним пословима, а у интересу локалног становништва.

Грађани и правна лица, у настојању да реше своје проблеме и остваре своја права, обраћају се органима локалне самоуправе – града тако што предају поднеске и добијају

одговарајућа решења.

Као резултат рада појединих органа града и интеракције с правним и физичким лицима, настаје велики број докумената који организовани у предмете круже између појединих

учесника у процесу. Традиционално, ти документи се крећу у свом папирном облику, иако добар део њих настаје у електронском облику. Јасно је да је у таквом комплексном

систему, с великим бројем предмета који се налазе у различитим фазама решавања и различитим периодима свог животног века, неопходно праћење и управљање кретањем

предмета. Географска разуђеност система градских управа и других органа, ситуацију само усложњавају.

Циљ овог пројекта јесте да се:

• Повећа ефикасност и економичност рада органа града, смањењем укупног времена обраде предмета, времена које предмет проведе путујући између

појединих служби Града, утошка времена и материјала. • Оствари транспарентност, односно обезбеди да се у сваком тренутку зна где, у

којој фази и због чега се неки предмет налази. • Подигне квалитет услуга које се испоручују грађанима и правним субјектима.

Тренутак у коме живимо и темпо којим живимо намеће обавезу органима управе да на захтеве грађана одоговарју не само брзо и тачно, него и на начин

који корисницима највише одговара, уз употребу модерних технологија. • Подигне квалитет рада запослених, смањујући могућност грешке, ослобађајући

их рутинских послова, али и намећући им дисциплину у раду и поштовање правила по којима се пословне функције реализују.

• Повећа углед градске власти – места где се сучељавају корисници услуга и службеници града, јесу места где грађани стичу први устисак о органима

власти, а ниво услуге, опремљеност, квалитет и брзина услуге додатно утичу

на њихов суд. Отуда већи део популације суди о градској власти највише и пре свега по начину на који је власт у стању да прихвати, третира и одговори на

њихове захтеве.

Да би се ови циљеви остварили неопходно је увести технологију којом ће се омогућити:

Брза и ефикасна комуникација међу учесницима у процесу

9 / 89

Интеракција и сарадња запослених – на једном предмету истовремено или у различитим тренуцима раде различити људи, што увећава потребу за

њиховом синхронизацијом и кооперацијом

Управљање документима – Документи се морају организовано и контролисано смештати у складиште документа, а пратећи подаци у базу

података. Мора се чувати историја свих операција над документима, почев од креирања, измена, нових верзија, измена података који су за документе

везани, све до архивирања или брисања. Различите групе корисника треба да имају различита права за операције над документима. Све то захтева

специјализовани софтвер за управљање документима.

Претраживање информација и докумената и извештавање

Управљање пословним процесима – ефикасност рада захтева унификацију

и аутоматизацију пословних процеса, што опет намеће примену софтвера за управљање пословним процесима, који сходно дефинисаном моделу

контролише ток документа, информација и радних задатака од једног учесника у процесу до следећег

Електронска архива – потребно је обезбедити обухват и конверзију папирне

документације у електронску и њено смештање у (електронска) складишта докумената.

Интеграција апликација – постојеће решења не треба одбацити већ кад је

то целисходно на оптималан начин интегрисати у систем.

Лаку измену и надградњу система – он свакако неће бити статичан, трпеће

измене због промена у пословном окружењу, али и због нових потреба и ширења на друге сегменте локалне самоуправе.

Поштовање закона, прописа и других аката.

Софтвер који је предмет ове јавне набавке намењен је свим управама и службама Града Ниша, а у циљу модернизације пословања, смањивања трошкова и повећања

транспарентности у раду.

Софтвер треба да буде намењен и грађанима којима ће се обезбедити добијање услуге на најбржи могући начин, уз потпуно поштовање њихових права.

1.1. Терминологија

На овом месту описаћемо неколико основних појмова и/или фраза који ће се спомињати у документу. Неопходно је њихово познавање да би се цео документ у потпуности

схватио.

Градска управа Скуп свих управа, служби и других органа Града Ниша

Писарница Физичко (али и логичко) место у организацији градске

управе задужено за пријем и основну обраду захтева

10 / 89

корисника, за њихову даљу дистрибуцију.

Клијент Физичко или правно лице које од градске управе нешто

потражује и/или учествује у неком процесу

Архива Физичко (али и логичко) место у организацији писарнице

намењено крајњем одлагању предмета

Софтвер Термин подразумева софтверско решење које је предмет

овог документа

Предмет Инстанца предефинисаног пословног процеса ког иницира

клијент или градска управа по службеној дужности.

СОИКТ Служба за одржавање и ИКТ

1.2. Организација Градске управе

Градска управа поседује јединствену, централну (највећу) локацију са више мањих

дистрибуираних локација где клијенти добијају информације о пословима градске управе, подносе молбу или жалбу и попуњавају формуларе захтева како би дошли до

уверења, решења или информације. Софтвер треба да подржава овакву физичку организацију градске управе.

1.3. Постојећи софтвер

У управама и службама Града Ниша у овом тренутку ради, или је радило више

апликација које имају исту намену као и софтвер која је предмет овог документа. Софтвер треба да омогући импорт података са постојећих система, како би се очувала

конзистентност постојећих података, неопходна због увида у већ постојеће процесе, као и због несметаног рада на овим процесима који су у току. Структура и облик ових

података неће бити саставни део овог документа, али ће их градска управа достављати на појединачне захтеве а у мери у којој то не нарушава приватност тих података.

1.4. Циљеви имплементације

Основ циља увођења система огледа се у повећању ефикасности рада органа градске управе, као и пружање електронских услуга клијентима града Ниша – правним и

физичким лицима, институцијама и интерно унутар саме градске администрације.

Софтвер треба да обезбеди ефикасно управљање документима, радним токовима и радним процесима („Business & and workflow & process management“), као и:

• подршку за све врсте процеса и типова докумената јавне администрације, укључујући подршку за све њене организационе јединице, имајући у виду

специфичности и сталне промене организационе структуре и надлежности организационих јединица,

• отворене канале за приступ подацима радницима СОИКТ, ради развијања

нових сервиса и анализу.

11 / 89

Општи захтеви

Предмет јавне набавке за услуге израде и одржавања софтвера за увођење

електронског document management система у Градској управи обухвата:

испоруку софтвера који мора да садржи модуле (као део јединственог система или

као више посебних модула) за:

• управљање документима и пословним процесима (испорука потребних

клијентских и серверских лиценци или система) за 600 корисника; • скенирање и индексирање папирних докумената (испорука потребних клијентских

и серверских лиценци или система) за 5 радних места за скенирање и • модул електронске писарнице (испорука потребних клијентских и серверских

лиценци или система) за јединствену електронску писарницау са 8 дистрибуираних пријемних шалтера.

услуге:

• Инсталација и имплементација софтвера из претходног параграфа (модул за

управњање документима и пословним процесима, модул за скенирање папирне документације, модул електронске писарнице).

• Миграција података из постојећег система.

• Дефинисање и имплементација процедура за обраду предмета у градским управама и службама и то на пример:

Управа Организациона Јединица Назив

Служба за послове Градоначелника

Канцеларија за локални економски развој

Помоћ постојећој локалној пословној заједници

Помоћ страним и домаћим инвеститорима

Одсек за послове Градоначелника

Приступ информацијама од јавног значаја

Коришћење просторија и опреме Градске куће/Европског кутка

Пријем код градоначелника

Служба за послове Градског већа

Одсек за грађанске иницијативе

Иницијатива за промену акта које су донели органи Града (градско веће је предлагач општих аката које усваја Скупштина)

Присуство седницама Градског већа

Решавање комуналних проблема

Остали ненаведени захтеви

Финансирање пројеката удружења грађана

Одсек за послове Градског већа

Притужбе на рад органа локалне власти, јавних предузећа, јавних установа, чији је оснивач Град

Служба за послове Скупштине Града

Одсек за послове председника скупштине

Пријем на разговор код Председника скупштине и лица на функцијама у Скупштини града

Одсек за уређивање Службеног листа и медије

Претплата на службени лист

Управа за грађанска Градски услужни центар Издавање радне књижице

12 / 89

стања и опште послове Дупликат радне књижице

Исправке и промене у радним књижицама

Уверењe о животу за кориснике иностране пензије

Изјава о издржавању (о породичном стању)

Овера потписа, рукописа и преписа

Одсек за грађанска стања Упис у књигу умрлих и сачињавање смртовнице

Одсек за грађанска стања

Потврда да је лице уписано у бирачки списак

Упис у бирачки списак

Брисање из бирачког списка

Упис промена података у бирачки списак

Упис у матичне књиге чињеницa из иностранства

Извод из матичне књиге умрлих

Уверење - друге исправе о чињеницама о којима се не води службена евиденција

Уверење - друге исправе о чињеницама о којима се води службена евиденција

Уверење о држављанству

Извод из матичне књиге венчаних

Утврђивање узрока и времена смрти ван здравствене установе

Обнова уписа у матичне књиге

Уверење о бирачком праву

Извод из матичне књиге рођених

Уверење о слободном брачном стању

Склапање брака

Упис промена појединих чињеница у матичним књигама

Поступак признања очинства

Извод из матичних књига намењених иностранству

Упис чињенице рођења у књигу рођених

Одсек за грађанска стања

Исправке и допуне у матичним књигама

Промена личног имена

Накнадни уписи у матичну књигу рођених

Накнадни уписи у матичну књигу умрлих

Одсек за канцеларијске послове

Разгледање и преписивање списа предмета

Одсек за месне канцеларије

Jеднократно коришћењe просторија месних канцеларија

Управа за дечију, социјалну и примарну здравствену заштиту

Одсек за борачко-инвалидску заштиту

Остваривање права на личну инвалиднину ратних војних инвалида

Остваривање права на додатак за негу и помоћ

Остваривање права на накнаду за време незапослености

Остваривање права на бесплатну и повлашћену вожњу

Oстваривање права на путничко моторно возило

Остваривање права на накнаду трошкова сахране умрлог носиоца "Партизанске споменице 1941"

Остваривање права на месечно новчано примање

Остваривање права на породични додатак

Остваривање права на негу и помоћ након смрти носиоца права

Остваривање права на личну инвалиднину мирнодопских инвалида

13 / 89

Остваривање права на месечно новчано примање учесника НОР-а

Остваривање права на месечно новчано примање

Остваривање права на борачки додатак

Остваривање права на месечно новчано примање цивилних инвалида рата и породица цивилних жртава рата

Одсек за борачко-инвалидску заштиту

Остваривање права на личну инвалиднину цивилних инвалида рата

Остваривање права на обичну породичну инвалиднину

Остваривање права на увећану породичну инвалиднину

Остваривање права на породичну инвалиднину по палом борцу

Oстваривање права на помоћ у случају смрти

Остваривање права на ортопедски додатак

Остваривање права на ортопедска и друга помагала

Одсек за дечији додатак Признавање права на дечији додатак

Одсек за породицу

Накнада зараде за време породиљског одсуства и одсуства са рада ради неге детета

Обрачун накнаде зараде корисницима породиљских права

Потпуно регресирање трошкова боравка у предшколској установи „Пчелица“ Ниш

Накнада зараде за време одсуства са рада ради посебне неге детета

Родитељски додатак мајке за прво, друго, треће и четврто дете

Једнократна новчана помоћ за прво дете

Новчана помоћ за близанце, тројке и четворке

Накнада трошкова за вантелесну оплодњу

Категоризацијa деце ометене у развоју

Родитељски додатак за оца

Уверење о чињеницама о којима се води службена евиденција

Одсек за социјалну заштиту

Укидање својства избеглог лица

Накнада трошкова сахране за избегла лица

Легитимација расељеног лица

Сагласност за промену места боравишта за избегла и расељена лица

Уверење о чињеницама о којима се води службена евиденција за избегла и расељена лица

Коришћење обележених паркинг места за возила инвалида

Остваривање права на бесплатан превоз у градском и приградском саобраћају

Остваривање права на субвенцију за запошљавање трудница

Управа за имовину и инспекцијске послове

Одсек за повраћај земљишта и комасацију

Повраћај пољопривредног земљишта

Повраћај утрина и пашњака

Повраћај имовине пољопривредним задругама

Одсек за пословни простор

Закуп пословног простора

Коришћење пословног простора

Коришћење пословног простора за реализацију пројеката са иностраним донаторима

Сагласност за реконструкцију и санацију пословног простора

Признавање уложених средстава у реконструкцију и санацију

14 / 89

пословног простора

Одсек за стамбене послове

Закуп стамбеног простора

Откуп стамбеног простора

Промена динамике отплате стана

Потврда о отплати стамбеног простора

Промена закупца

Одсек за управљање и администрирање грађевиснким земљиштем у својини Града

Закуп или отуђење грађевинског земљишта у јавној својини непосредном погодбом

Давање сагласности за израду пројекта исправке граница суседних парцела

Утврђивање земљишта за редовну употребу објекта и формирање грађевинске парцеле

Конверзија права коришћења грађевинског земљишта у право својине уз накнаду

Тапија

Учествовање у поступку израде пројекта парцелације и препарцелације

Закуп пољопривредног земљишта у државној својини

Одсек имовинско-правних послова експропријације и изузимања земљишта

Поништај решења о изузимању земљишта

Поништај решења о експропријацији земљишта

Уверење о национализацији и градском грађевинском земљишту

Одсек инспекције за заштиту животне средине

Испуњеност услова простора и опреме, у погледу заштите животне средине, за обављање привредне делатности

Одсек инспекције за путеве и саобраћајне инспекције

Испуњеност услова возила за такси превоз путника

Управа за комуналне делатности, енергетику и саобраћај

Одсек за енергетику Лиценца за обављање енергетске делатности

Енергетска дозвола

Одсек за комуналне послове и послове управљања отпадом

Управљања отпадом - сакупљање, транспорт, складиштење, третман и одлагање неопасног отпада

Раскопавање јавних површина

Ексхумација

Обавештење о означавању улица, тргова и делова насељених места

Одређивање типа, врсте и локације посуда за смеће

Одсек за саобраћај Кретање и заустављање теретних возила у централној градској зони (плава зона)

Одсек за саобраћај

Измена режима саобраћаја

Постављање физичких препрека, обележавање хоризонталне и уградња вертикалне сигнализације, сагласност за рекламне паное и саобраћајне прикључке

Додела такси дозвола и светлећих кровних ознака

Овера реда вожње јавног превоза

Резервација паркинг места на јавним паркиралиштима

Управа за образовање, културу, омладину и спорт

Одсек за културу Суфинансирање пројеката у култури

Одсек за омладину

Потврда о просечним примањима по члану домаћинства за републички кредит

Потврда о просечним примањима по члану домаћинства за студентски дом

Потврда о просечним примањима по члану домаћинства за дом ученика средњих школа

Одсек за просветну Утврђивање испуњености услова за почетак рада установе

15 / 89

инспекцију Верификација нових образовних профила

Проширена делатност установе

Одсек за спорт

Додела средстава спортским организацијама

Додела средстава спортским организацијама за рекреативни спорт

Додела средстава спортским организацијама за школски спорт

Додела средстава спортским организацијама за спортске и рекреативне активности особа са инвалидитетом

Управа за планирање и изградњу

Одсек за грађевинске послове

Пријава почетка грађења за предмете за које је поднет захтев или је издато одобрење за изградњу до 11. септембра 2009. године

Пријава почетка извођења радова за изградњу објеката за које се не издаје грађевинска дозвола

Потврђивање усаглашености темеља са главним пројектом

Измена локацијске и грађевинске дозволе

Одсек за грађевинске послове

Употребна дозвола

Одсек за капиталне инвестиције

Информација о локацији

Употребна дозвола (за капиталне инвестиције)

Привремена грађевинска дозвола (капиталне инвестиције)

Грађевинска дозвола за припремне радове (за капиталне инвестиције)

Употребна дозвола за гасне инсталације (за капиталне инвестиције)

Локацијска дозвола (капиталне инвестиције)

Грађевинска дозвола (капиталне инвестиције)

Пријава почетка извођења радова за предмете за које је поднет захтев или је издато Одобрење за изградњу до 11. септембра 2009. године (за капиталне инвестиције)

Пријава почетка извођења радова за објекте за које се не издаје грађевинска дозвола (капиталне инвестиције)

Потврђивање усаглашености темеља са главним пројектом (за капиталне инвестиције)

Измена локацијске и грађевинске дозволе (за капиталне инвестиције)

Одсек за спровођење планова и припрему за грађење

Локацијска дозвола

Грађевинска дозвола

Одсек за урбанистичко планирање

Услови за израду урбанистичког пројекта

Измена урбанистичког плана

Потврђивање пројекта препарцелације односно парцелације

Услови за пројекат исправке граница суседних парцела

Управа за планирање и изградњу

Употребна дозвола за гасне инсталације

Управа за пољопривреду и развој села

Одсек за развој економског и друштвеног потенцијала села

Водопривредни услови за објекте који се граде или се врши реконструкција

Одсек за развој економског и друштвеног потенцијала села

Водопривредна сагласност за објекте који се граде или се врши реконструкција

Водопривредна дозвола за објекте који се граде или се врши реконструкција

Водопривредна дозвола за испуштање отпадних вода у јавну канализацију - обнова

Водопривредни услови за сађење дрвећа и жбунастог биља и њихову сечу у кориту за велику воду и на обали и промену катастарске културе земљишта на ерозивном земљишту

16 / 89

Водоприврена сагласност за сађење дрвећа и жбунастог биља и њихову сечу у кориту за велику воду и на обали и промену катастарскe културе земљишта на ерозивном земљишту

Промена намене обрадивог пољопривредног земљишта и коришћења у непољопривредне сврхе, ради изградње објекта (пословног, стамбеног и др)

Промена намене обрадивог пољопривредног земљишта и коришћења у непољопривредне сврхе, ради подизања шума, вештачких ливада и пашњака

Експлоатација минералних сировина (глине, шљунка, песка, тресета, камена и др.)

Ослобађање од обавезе плаћањa накнаде за промену намене обрадивог пољопривредног земљишта

Уверење пољопривредним произвођачима да се баве пољопривредном делатношћу

Управа за привреду, одрживи развој и заштиту животне средине

Одсек за градске робне резерве

Oдобрењe позајмице робе из робних резерви

Продужење рока повраћаја позајмљене робе из робних резерви

Одсек за заштиту животне средине

Одлучивање о потреби процене утицаја на животну средину

Одређивање обима и садржаја студије процене утицаја на животну средину

Одлучивање о давању сагласности на студију о процени утицаја на животну средину

Одлучивање о потреби процене утицаја затеченог стања на животну средину

Одређивање обима и садржаја студије о процени утицаја затеченог стања на животну средину

Одлучивање о давању сагласности на студију о процени утицаја затеченог стања на животну средину

Давање мишљења на стратешку процену утицаја на животну средину

Одсек за предузетништво Издавање уверења о статусу предузетника (за предузетнике регистроване пре 2006. године)

Одсек за предузетништво

Правни савети у вези пословања предузетника

Информације из области кредитних линија банака, Фонда за развој Републике Србије и других фондова који кредитирају предузетнике

Информације из области пореске политике

Помоћ предузетницима при изради бизнис плана

Одсек за привреду Категоризација куће за одмор, стана за одмор, туристичког апартмана и собе за изнајмљивање туристима

Одсек за статистику Достава статистичких података

Управа за финансије, изворне приходе локалне самоуправе и јавне набавке

Одсек за утврђивање, наплату и контролу изворних прихода

Порез на имовину физичких лица

Порез на имовину правних лица

Локална комунална такса за истицање фирме на пословном простору

Уверење о имовном стању

У табели су наведени подаци о административним процедурама према грађанима које су дефинисане. Дефинисање и имплементација процедура се треба извршити

и за интерне процедуре које нису обухваћене поменутим административним процедурама.

Уколико у току имплементације система дође до промене организационе структуре Града Ниша имплементацијом треба обухватити све измене.

17 / 89

• Интеграцију софтвера и имплементираних процедура са постојећим

информационим системом

• Обуку чланова стручног тима Наручиоца за администрацију система

• Обуку чланова стручног тима Наручиоца за моделовање и дефинисање процедура у систему

• Обуку кључних корисника Наручиоца из свих органа Града за коришћење

апликативног софтвера.

• Техничку подршку у трајању од најмање 12 месеци од дана пуштања у продукцију

система у последњој фази

• Одржавање система у трајању од најмање 12 месеци од дана пуштања у продукцију система у последњој фази

Понуђач је у обавези да састави детаљан опис техничког решења које нуди, а према Спецификацији техничких услова Наручиоца. Сви захтеви наведени у овој

Спецификацији се сматрају обавезним и понуђач мора на њих да одговори.

Детаљан опис техничког решења мора да садржи концепт решења целог система и детаљан план радова по фазама и са роковима који су потребни за реализацију

предмета набавке.

Реализација пројекта ће бити подељена у 5 фаза.

Прва фаза обухвата:

Испоруку и инсталацију софтвера, укључујући испоруку свих софтверских лиценци,

Миграцију података из постојећих апликација, Интеграцију испорученог софтвера са постојећим информационим

системом, Обуку кључних корисника система,

Обуку администратора система Тестирање и

Пуштање у продукцију.

Рок за реализацију прве фазе пројекта је 45 дана од дана потписивања уговора

Друга фаза обухвата:

Анализу и моделовање процедура и имплементација решења у

Управи за грађанска стања и опште послове, Управи за планирање и изградњу и у Управи за финансије, изворне

приходе локалне самоуправе и јавне набавке

18 / 89

Интеграцију постојећих апликација, Инсталацију процедура,

Обуку кључних корисника, Тестирање и

Пуштање у продукцију.

Рок за реализацију друге фазе пројекта је 90 дана од дана потписивања уговора.

Трећа фаза обухвата:

Анализу и моделовање процедура и имплементација решења у

Управи за имовину и инспекцијске послове, у Градском јавном правобранилаштву, у Управи за дечију, социјалну и примарну

здравствену заштиту и Управи за образовање, културу, омладину и спорт,

Интеграцију постојећих апликација, Инсталација процедура,

Обуку кључних корисника, Тестирање и

Пуштање у продукцију.

Рок за реализацију треће фазе пројекта је 135 дана од дана потписивања уговора

Четврта фаза обухвата:

Анализу и моделовање процедура и имплементација решења у

Управи за привреду, одрживи развој и заштиту животне средине, Управи за комуналне делатности, енергетику и

саобраћај, у Служби за послове Градоначелника, Управи за пољопривреду и развој села и Буџетској инспекцији Града

Ниша, Интеграцију постојећих апликација,

Инсталацију процедура, Обуку кључних корисника,

Тестирање и Пуштање у продукцију.

Рок за реализацију четврте фазе пројекта је 180 дана од дана потписивања уговора

Пета фаза обухвата:

Моделовање процедура и имплементација решења у Служби за послове Градског већа, у Служби за послове Скупштине

Града и Служби за одржавање и информатичко-комуникационе технологије,

Интеграцију постојећих апликација, Инсталацију процедура,

Обуку кључних корисника, Тестирање и

Пуштање у продукцију.

19 / 89

Рок за реализацију пете фазе пројекта и окончање пројекта је 210 дана од дана

потписивања уговора

(*) Склапање Уговора је почетни тренутак у односу на који се рачунају сви временски рокови

Понуђено решење мора бити засновано на концепту отвореног и модуларног

решења које се може доимплементирати у зависности од исказаних потреба корисника и мора имати већ уграђене стандардне функционалности система за управљање

документима и система за управљање пословним процесима.

Такође, предметни софтвер треба да подржи и скенирање документације која је у

штампаном (папирном) облику, која не настаје директно у систему, а која треба да постане саставни део система јер ће и она бити коришћена у току обраде предмета.

Софтвер мора бити заснован и развијен на стандардном систему за управљање

документима и пословним процесима (Document Management i Business Process Management систем), али мора бити прилагођен појмовима и процесима који се одвијају

у органима Града, а који су дати кроз захтеве у овој конкурсној документацији, како у смислу функционалности тако и кроз кориснички интерфејс.

Софтвер такође мора да:

• буде сагласан са релевантном законском регулативом Републике Србије (Уредба о канцеларијском пословању, Упутство о канцеларијском пословању,

Закон о управном поступку, Закон о планирању и изградњи и др.) • обезбеди ауторизован преглед и решење акција над предметима

• обезбеди вишекориснички и сигуран приступ бази и за преглед и за измену података

• поседује тзв. „user friendly“ кориснички интерфејс на српском језику и то на ћириличном и латиничном писму уз подршку за приказ података на истом

писму • обезбеди решење тако да градска управа неће морати да за било коју

технологију укључену у решење плаћа било које додатне лиценце било ком произвођачу, већ да користе оне које тренутно поседује

• обезбеди решење које ће омогућити да се додатне функционалне целине (као додатни модули или самосталне апликације) природно интегришу у основно

решење

• обезбеди подршку постојећим стандардима за извештавање и размену података између различитих платформи (XML, JSON)

У наставку техничке спецификације су дати обавезни захтеви које понуђени софтвер

мора да испуни. За сваки од наведених захтева потребно је да Понуђач опише захтевану функционалност у понуђеном решењу.

20 / 89

II Технички део

2. Технички опис

2.1. Архитектура решења

Понуђено решење мора бити засновано на концепту отвореног и модуларног решења које се може надграђивати у зависности од исказаних потреба корисника и мора имати

већ уграђене стандардне функционалности система за управљање документима и система за управљање пословним процесима у складу са међународним стандардима и

препорукама.

Архитектура софтверског решења дата је на следећој слици:

Централно место у траженом систему је document management и business process management (систем за управљање документима и пословним процесима) које је

задужено за смештај и организовање докумената, као и дефинисање, моделовање и аутоматизовано извршавање процедура у органима Града.

Електронска писарница може бити саставни део софтвера или посебна апликација за

пријем, вођење и праћење евиденције предмета у складу са Уредбом о канцеларијском пословању органа државне управе.

Procedure - obrade predmeta u upravama

Aplikacija za skeniranje dokumenata

DMS & BPM

Skladište dokumenata Baza podataka

Elektronskа pisarnica

21 / 89

По питању архитектуре, понуђено решење мора да испуни следеће захтеве:

Софтвер електронске писарнице и систем за управљање документима и пословним

процесима органа Града Ниша треба да буде реализован као вишеслојна клијент/сервер апликација. Клијентски део архитектуре треба да буде реализован тако да се као

клијент користи стандардни wеб browser (читач), уз инсталацију додатних компоненти на страни истих (уколико се за то укаже потреба).

Понудом треба обухватити и апликативни сервер на коме се извршава софтверско

решење. Понуђач треба да обезбеди све неопходне лиценце и техничку подршку за

апликативни сервер који је потребан за несметан истовремени рад минимално 600 корисника система.

Понуђач је обавезан да обезбеди све неопходне лиценце за коришћење сисема за

управљање документима и пословним процесима (document management & BPM) за 600 корисника. Понудом треба обухватити и све неопходне лиценце за администрирање

система за најмање 3 администратора система, као и потребне лиценце за моделовање пословних процеса за најмање 3 извршиоца.

Софтверско решење треба да подржи load balancing (расподела оптерећења између

више паралелних сервера) и fail over (аутоматско преузимање рада апликације на други сервер у случају појаве грешке на главном) сценарио тј. да омогући паралелан рад

софтвера на више сервера.

Софтвер за скенирање папирних докумената може да буде реализован као саставни део

софтвера или посебна стандардна десктоп апликација која мора бити интегрисана са остатком система. Понудом треба обухватити све потребне лиценце за скенирање

папирне документације на 8 радних места за неограничен број докумената.

Извршавање серверског дела софтверског система мора бити подржано на Windows оперативном систему.

Софтверско решење (систем за управљање документима и пословним процесима и

апликативни софтвери) треба да буде имплементирано на тај начин да је независно од базе података коју користи. Промена коришћене базе података треба да се омогући

само променом конфигурације, без измене изворног кода.

Сви метаподаци докумената, подаци о корисницима, привилегијама, процесима, историјату процеса треба да се чувају у бази података.

Документи у систему треба да се чувају на фајл систему (data storage-u). Систем треба да омогући чување докумената и у криптованом облику.

Имплементација корисничког интерфејса (менији и све поруке у систему) за све делове

софтверског решења мора бити на српском језику (ћирилица и латиница), уз могућност избора писма приликом пријављивања на апликацију (ћирилица или латиница).

Систем за управљање документима и пословним процесима мора имати обезбеђен API

који треба да омогући да друге апликације могу да интегришу функционалност

22 / 89

управљања документима и пословним процесима. Апликације које су део софтверског решења треба да интегришу функционалности управљања документима и пословним

процесима користећи тај API.

Систем за управљање документима и пословним процесима мора имати могућност интеградије у друге системе и путем web сервиса или REST API-ја

За имплементацију решења мора се користити комуникациона инфраструктура локалне

рачунарске мреже органа Града Ниша, посебних организација и служби.

2.2. Корисници система

Софтвер треба да има јединствено место чувања и администрирања корисника и група корисника за све делове система, тако да се корисници, групе корисника и њихове

привилегије администрирају кроз једну апликацију за све делове софтверског решења.

Софтвер треба да подржи организацију корисника у складу са хијерархијском организационом структуром градских управа и могућност једноставне измене

организационог модела органа Града без измене кода апликације.

Софтвер треба да омогући организацију корисника по радним местима, у складу са

хијерархијском организацијом. Такође, приликом измене хијерархијске структуре, софтвер треба да омогући аутоматско пребацивање докумената и пословних процеса у

складу са новом хијерархијском организацијом и радним местима.

Софтвер треба да омогући дефинисање привилегија у систему на нивоу група корисника. Систем треба да омогући додељивање радних задатака из workflow процеса

појeдиначним корисницима или групи корисника.

Лозинке које се користе приликом пријављивања на систем морају да се чувају у нечитљивом (криптованом облику). Сваки корисник може променити своју лозинку кроз

интерфејс решења.

Софтер треба да обезбеди и следеће функционалности:

- могућност вођења и снимања интерних белешки (коментара),

- систем интерне нотификације о приспелим задацима за корисника, - могућност дефинисања нове групе корисника са додељеним правима приступа

у оквиру постојеће базе података о запосленима.

2.3. Систем за управљање документима

Систем за управљање документима треба да обезбеди:

Документи се у систему чувају у изворном облику и формату у коме су настали. На

клијентској страни документи се отварају у софтверском програму у којем су документи настали.

Систем треба да обезбеди чување докумената на посебном data storage-u.

23 / 89

Дефинисање типова докумената кроз апликацију. Сваки тип документа, поред основног

сета атрибута који описују документ може да има и додатна обележја која корисник, без учешћа испоручиоца софтвера, може сам да дефинише кроз администрацију апликације.

Могућност креирања више верзија докумената које се чувају централизовано. Корисник

који има привилегије за приступ верзијма докумената може да прегледа све старе верзије докумената.

Могућност дефинисања образаца (template) докумената. Обрасци се чувају у оквиру система и користе приликом формирања нових докумената.

Могућност груписања докумената у логичке структуре - предмете. Предмети могу, поред докумената који им припадају, садржати и друге предмете (пoдпредмете). Предмети

такође могу бити описани додатним атрибутима. Такође је потребно омогућити дефинисање типова предмета који су описани својим специфичним атрибутима.

Опција за архивирање докумената. Под архивирањем документа се подразумева

снимање документа у облику да га је немогуће мењати у систему. Такође је, поред аутоматског архивирања докумената, потребно предвидети и опцију мануелног

архивирања истих у току извршавања процеса. Формат архивираних докумената у систему треба да буде PDF. У систему је потребно омогућити конвертовање Microsoft

Office докумената, као и докумената који су у формату слика у PDF формат.

Систем треба да има преглед историје извршавања акција над документом које су довеле до његовог мењања укључујући тачно време и корисника који је акцију

извршио.

Операције над документима у зависности од дефинисаних привилегија: check-in, check-

out, читање, измена, брисање, копирање, премештање, штампање, електронски потпис.

Могућност претраге докумената по њиховом текстуалном садржају за основне типове докумената (ASCII текст, HTML, XML, Adobe PDF,Microsoft Word, Microsoft Excel и RTF).

Могућност претраживања докумената по атрибутима докумената, типовима, атрибутима

типова докумената и називу документа.

Могућност комбиноване претраге докумената по атрибутима и типовима докумената и текстуалном садржају докумената. Корисник у својој листи резултата може видети само

документе за које има дефинисано право приступа тог документа. Документи за које корисник нема право приступа, не смеју да се приказују у листи резултата након

претраге.

Могућност именовања и чувања упита за претраживање;

Могућност дефинисања образаца докумената. Дефинисање образаца треба да буде

независно од типа документа. Могућност креирања докумената из обрасца. Систем такође треба да подржава могућност аутоматског попуњавања образаца са вредностима

метаподатака из система.

24 / 89

Систем треба да омогући опцију preview документа којом је могуће прегледати текстуални садржај документа у стандардном wеб читачу, без потребе отварања

документа у клијентском програму. Preview опција мора бити подржана за Micrposoft Office, ПДФ и остале текстуалне формате докумената.

Систем треба да омогући приказ релевантних дијаграма (dashboards) у реалном времену

(real-time) на којима се види тренутни статус предмета и појединачних докумената од значаја за тренутно пријављеног корисника.

2.4. Скенирање докумената Софтвер за скенирање докумената треба да обезбеди:

Могућност скенирања папирних докумената и то у опцијама скенирања у црно белој

боји, нијансама сиве и у колору.

Могућност скенирања окумената у различитим величинама и њихову конверзију у стандардне формате за скениране слике PDF и TIFF.

Подршку за брзе скенере, која омогућава масовно скенирање већег броја докумената. Модул за скенирање мора да подржи рад са скенерима свих већих произвођача, који

подржавају TWAIN спецификацију, као што су: Fujitsu, Kodak, Panasonic, Canon, Ricoh, HP…

Модул за скенирање треба да има могућност приказа скенираних слике, могућност

увећања и смањења слика као и ротирања.

Интеграција модула за скенирање са системом за управљање документима треба да буде подржана на тај начин да се кроз модул за скенирање могу аутоматски уносити

документи у систем за управљање документима уз могућност дефинисања типова докумената и вредности њихових атрибута.

Интеграција модула за скенирање са системом за управљање пословним процесима

треба да обезбеди аутоматско стартовање wоркфлоw процеса након скенирања

докумената.

2.5. Систем за управљање пословним процесима - workflow

Под пословним током се сматра скуп активности који се извршавају у одређеном

редоследу, односно дефинисане су по одређеном алгоритму.

Софтвер треба да обезбеди:

Могућност дефинисања пословних процеса као и контролу извршавања истих.

Workflow модул треба да омогући дефинисање рокова извршења за поједине

активности, групе активности као и за цео процес.

25 / 89

Систем треба да подржи и административну акцију додељивања задатка другом кориснику у систему у случају да је тренутни корисник спречен да изврши активност –

reassignment.

Workflow модул треба да обезбеди механизам за извршавања мануалних и аутоматских активности. Мануелне активности се извршавају уз помоћ акција које извршавају

корисници. Аутоматске активности се извршавају без учешћа корисника. Примери аутоматских активности су: уписивање података у екстерне базе података, слање

нотификација, креирање документа и попуњавање његових поља подацима из система итд...

Имплементацију листе задатака (worklist) за сваког корисника система за активности покренутих процеса који треба да се изврше. Под извршавањем задатака подразумева

се креирање или едитовање докумената, доношење одлука, избор следећег учесника у процесу (коме ће бити додељен задатак), обавештавање учесника (е-маил или друга

нотификација). Време прихватања задатка, као и време извршења задатка мора бити евидентирано у систему.

Могућност нотификације слањем е-маил поруке о пристиглим радним задацима за

корисника.

Систем треба да подржава аутоматско креирање докумената из темплејта приликом извршавања активности, аутоматско креирање структура у систему (предмети),

аутоматско попуњавање докумената вредностима из система као и аутоматско смештање докумената у структуре система за управљање документима.

Могућност упозорења (у апликацији или слањем е-маил поруке) одговорнима за предмет о тренутном статусу процеса, евентуалним кашњењима, односно насилним

прекидима тока извршавања предмета. Такође систем треба да подржава интерну нотификацију у погледу креирања нових задатака за поједине кориснике.

Могућност праћења тренутног стања процеса који се извршавају.

Могућност обавештавања у реалном времену тренутно пријављеног корисника о

акцијама других релевантних корисника који учествују у пословном процесу над предметима и појединачним документима из пословног процеса.

2.6. Права приступа апликацији и систем безбедности

Пријављивање корисника на систем треба да буде имплементирано уз коришћење корисничког имена и лозинке.

Права коришћења делова система, права приступа документима и групама докумената

се дефинишу на нивоу радног места корисника односно групе корисника.

Систем безбедности треба да буде заснован на комбинованом систему заштите који се

огледа у примени механизама криптозаштите на:

- апликативном нивоу - кроз примену технологије дигиталног потписа;

26 / 89

- транспортном нивоу - кроз примену SSL или TLS протокола за заштиту података кроз успостављање безбедног комуникационог канала;

2.7. Електронско потписивање докумената

Софтвер за електронско потписивање докумената треба да обезбеди:

Електронско потписивање докумената у ПДФ формату у складу са Законом о електронском документу, квалификованим сертификатима као и верификацију

валидности електронског потписа. Верификација валидности дигитално потписаних докумената треба да буде омогућена

како корисницима ДМС система тако и другим лицима који добију документ потписан у систему квалификованим потписом кроз опште прихваћене и доступне клијентске

апликације као што је Acrobat Reader. Понуђач треба да специфицира у понуди како ће се верификација валидности

дигиталног потписа вршити.

Могућност (вишеструког) електронског потписивања PDF докумената у складу са

Законом о електронском потпису.

Валидацију електронски потписаних докумената.

Могућност да валидацију електронски потписаних ПДФ докумената буде валидирана и од стране клијентcке апликације Аdobe Acrobat.

Интеграција модула за електронски потпис са системом за управљање документима

треба да буде подржана на тај начин да се кроз модул за електронски потпис могу аутоматски потписивати документи из система за управљање документима.

ДМС систем треба да има акцију за потписивање докумената која ће аутоматски покренути клијентску апликацију за потписивање докумената. Потписивање докумената

треба да се обави на клијенту уз помоћ клијентске апликације (или кода који се

извршава на клијентском рачунару), а која ће омогућити дигитално потписивање докумената у складу са осталим захтевима из спецификације техничких услова.

Потребно је обезбедити све неопходне лиценце како би опцију потписивања докумената могли користити сви корисници ДМС система.

2.8. Администрација система

Систем минимално треба да обезбеди могућност администрације:

Корисника и група корисника.

Привилегија у систему на нивоу дефинисаних структура и додељивање привилегија групама корисника.

Дефинисање типова докумената и предмета и њихових атрибута.

Дефинисање складишта докумената и начина приступа.

27 / 89

Сигурносне копије података (backup).

Преглед статуса процеса у систему, као и извршавање административних акција над процесима.

Потребно је обезбедити аутоматску израду сигурносне копије (backup) основних

података и репозиторијума докумената, у одговарајућим временским интервалима, на додатном серверу који обезбеди Наручилац.

2.9. Електронска писарница

Софтвер електронске писарнице треба да обезбеди:

Могућност извршђавања свих функционалности предвиђених релевантном законском регулативом Републике Србије (Уредба о канцеларијском пословању, Упутство о

канцеларијском пословању и др.).

Могућност ауторизованог прегледа свих активности над предметима, пратећим

документима и корелирајућим процесима.

Могућност повезивања система писарнице са другим софтверским системима путем web сервиса или REST API-ја.

Могућност дефинисања формата бројева који би се користио при нумерацији предмета

као у зависности од врсте предмета/документа који се уноси у систем.

За сваку врсту пословног процеса дефинисана је документација која је потребна уз коришћење података из регистра админ процедура.

Основне функционалне целине апликације електронске писарнице су:

- Организација предмета - Пријем и евидентирање предмета

- Архивирање предмета - Извештавање

Апликације електронске писарнице мора да омогући и следеће функционалности у

складу са Уредбом о канцеларијском пословању:

• Пописи аката • Дефинисање рокова за решавање предмета

• Омогући и прати кретање предмета • Бележи историјат промена у преметима

• Омогући креирање и евидентирање жалби по предметима • Претрагу по документима у оквиру предмета

• Презавођење предмета

• Има подршку за масовне операције за велики број функционалности као то су: штампа омота, презавођење и слично

• Обавештавање подносиоца е-маилом

28 / 89

• Потпуну интеграцију са системом за управљање документима.

У току рада на обради предмета, апликација електронске писарнице треба да омогући:

• Повезивање са системом за управљање пословним процесима, тј. Позивање процедура за рад на обради предмета

• Пријем предмета, као и жалби на предмете, слање предмета на обраду и њихово распоређивање

• Решавање предмета и жалби • Здруживање предмета

• Враћање предмета писарници

• Стављање предмета у роковник

Кроз електронску писарницу треба да буде подржано и архивирање предмета које ће омогућити имплементацију:

• Рокова чувања

• Архивске књиге • Рад са реверсима

• Претраге архвирираних предмета • Излучивање предмета којима је истекао рок

Интеграција електронске писарнице са постојећим информационисм системом мора бити

подржана кроз повезивање са шифарником физичких лица, повезивање са адресним шифарником и осталим регистрима који се налазе у базама података Наручиоца.

Електронска писарница мора бити у потпуности интегрисана са системом за управљање документима и пословним процесима и користити заједнички систем за администрацију

корисника и група као и систем за управљање документима. Такође електронска писарница треба да омогући јединствену аутентификацију корисника између ње и

система за управљање документима (single-sign-on механизам).

Из апликације електронске писарнице мора бити омогућено покретање процеса у систему за управљање процесима, као и праћење реализације процеса обраде

предмета.

Елктронска писарница треба да омогући повезивање са остатком инофрмационог система путем web сервиса.

3. Надоградња система Апликација треба да има могућност надоградње и проширења у смислу имплементације

нових пословних процеса без мењања изворног кода апликације.

4. Извештаји

У складу са хијерархијском организацијом градске управе систем треба да обезбеди:

29 / 89

Могућност извештавања о активностима (креирање, измена, читање итд.) везаним за предмете и документе унутар система уз могућност прегледа комплетне историје

извршавања активности над предметом/документом које су довеле до његовог мењања укључујући тачно време и корисника који је активност извршио.

Могућност извештавања о активностима свих пословних процеса унутар система

уклјучујући преглед стања како актуелних процеса који су у извршавању тако и завршених процеса уз преглед тачног времена извршавања сваке активности и

корисника који је активност извршио.

Могућност извештавања предвиђеног одговарајућом важећом законском регулативом уз

могућност проширивања система извештавања развојем посебних „custom made“ извештаја развијених по захтеву градске управе. Број/сложеност таквих извештаја није

могуће прецизирати или ограничити, али имајући у виду да ће у току имплементације бити обрађени готово сви пословни процеси, претпоставка је да нових „custom made“

извештаја неће бити у великом броју.

30 / 89

5. Функционална спецификација процедура у градским управама и службама

5.1. Пријем захтева

Сваки процес започиње пријемом потребних и неопходних документа од стране

клијента. Треба предвидети пријем захтева преко више комуникационих канала, али тако да се сви захтеви сливају у писарницу. На том месту радник писарнице креира

нови предмет кратким увидом у његову садржину.

5.1.1. Одређивање процеса

Због великог броја пословних процеса, разгранате физичке и организационе структуре градске управе, треба предвидети да радник писарнице не познаје у потпуности ову

структуру, већ му треба низом предефинисаних параметара омогућити што бржи и

једноставнији унос. Основ овог уноса треба да буде стабло класификационих знакова, за које треба везати пословне процесе по називу и врсти, организационе јединице које

те процесе обављају, документа која је правно или физичко лице у обавези да достави за ту врсту предмета, предефинисане таксе и накнаде и структуре намењене за

електронски и физички пренос предмета (интерне доставне књиге или скраћене деловоднике).

5.1.2. Унос података о клијенту

Приликом креирања новог предмета, раднику писарнице треба омогућити једноставан

унос података о лицу (било правном или физичком), али треба предвидети и коришћење постојећих регистара које градска управа поседује (регистар лица из бирачких спискова

и регистар улица). Приликом избора, наравно, треба понудити и податке о лицима која се већ налазе у бази података на коју се апликација ослања.

Радницима Службе за одржавање и ИКТ треба омогућити read-only приступ овим подацима, кроз интерфејс који може да буде предмет договора, а у циљу анализе и

ажурирања постојећих регистара.

Подаци о клијенту треба да садрже:

• информацију о врсти клијента (правно или физичко лице) • ЈМБГ или ПИБ (у зависности од претходне тачке)

• Име и презиме /назив правног лица • Адресу/седиште правног лица

• Контакт телефон (фиксни и/или мобилни)

Поред ових обавезних, приликом уноса могу се опционо предвидети и друге информације о клијентима.

5.1.3. Унос података о предмету

У зависности од предефинисане врсте процеса, раднику писарнице треба понудити листу улазних докумената који се јављају у процесу. О начину формирања и изгледу

31 / 89

ових листи биће речи у другом делу овог документа. На њему оставити избор обележавања докумената.

Неопходно је предвидети могућност скенирања улазних докумената, како би се они у

електронској форми, што пре, проследили даље на обраду, да би се тако избегло беспотребно губљење времена настало због физичког кружења докумената. У овом

тренутку мање је битно које се методе користе за скенирање, али треба водити рачуна о степену обучености радника писарнице и квалитету и брзини скенирања докумената.

5.1.4. Број предмета

Због различите организације служби у оквиру градске управе, апликација треба да подржава различите, кориснички креиране, формате броја предмета. Радник писарнице

о форматима и бројачима не треба ништа да зна. То су предефинисане вредности.

5.1.5. Потврда пријема

Клијенту је неопходно у складу са позитивном законском регулативом, уручити тзв. „потврду о пријему“, са подацима о предатим документима, као и оним који нису

предати а обавезни су. Треба предвидети штампање ове потврде, омота списа и др. по Закону о управном поступку.

5.2. Предефинисање процеса

Надлежности и процеси у градској управи нису предефинисани. Свакодневно настају нови и долази до измена у постојећим. Ове измене огледају се у документима које се

генеришу или иницирају процес, али и у органима (обрађивачима) који ове процесе спроводе. Разлози измена леже у променама позитивне законске регулативе, али и

организацији рада управа и служби града. Треба се држати начела о хијарахијијској организацији градске управе, као и учесталим

променама те хијарахије.

5.2.1. Улазни параметри

Дефинисање самог процеса и његових улазних параметара треба да буде ексклузивно право руководиоца организационе јединице задужене за спровођење тог процеса. Ово

право он првенствено лично, а у специјалним случајевима претходно одређен радник СОИКТ, може пренети на друго лице, али руководилац, док год обавља ту функцију не

губи.

Руководиоцу ОЈ треба омогућити да предефинисане документе укључи у нови процес и одреди оне неопходне за започињање самог процеса и оне потребне за даљи рад на

предмету. Процес је потребно повезати са класификационим стаблом. Свака интеграција докумената које креира са неким Office пакетом и коришћење напредних функција тог

пакета (различити AddIns, SmartTags и сл. који би у креиране документе „увлачили“

податке и садржај предмета) је свакако пожељно али не и неопходно.

5.2.2. Број предмета

32 / 89

Поред основног бројача на годишњем нивоу, руководилац ОЈ треба да поседује

могућност дефинисања формата броја предмета у зависности од врсте предмета. Ово је настало из широког опсега делатности које управе и службе градске управе обављају. У

тим пословима оне се помоћу броја предмета „везују“ за неке екстерне органе (судови, министрства и сл.) и треба им омогућити да овакву праксу и наставе, како због великог

броја постојећих предмета, тако и због уходаних процедура у раду и комуникацији.

5.2.3. Подаци о предмету

Приликом рада обрађивача на неком предмету и/или приликом креирања самог

предмета, постоји потреба да се сам предмет окарактерише неким подацима. Ови подаци могу да буду врло прости текстуални (адреса предмета-локација) или сложене

листе података (вредности спорова, рокови, камате и др.). Решење треба да омогући моделирање ових података и њихово придруживање предмету, како би се обрада

предмета учинила једноставнојом и прегледнијом.

5.2.4. Фазе процеса

Сам пословни процес може да садржи више фаза, као и већи број интерних и екстерних органа. Стога, руководиоцу ОЈ треба омогућити избор фаза процеса. За сваку од ових

фаза треба предвидети улазне документе (документе који иницирају фазу), потребне документе у току трајања фазе и документе неопходне да би једна фаза прерасла у

другу. За сваку од ових фаза треба предвидети посебне податке, уколико то њена комплексност захтева.

Служба за одржавање и ИКТ поседује детаљне описе готово свих процеса, али они због

свог обима неће бити саставни део овог документа. Увид у ове документе ће бити доступан на писмени захтев.

5.2.5. Дефинисање права приступа

Приликом креирања новог процеса руководилац ОЈ опционо може да одређене процесе

веже са радним местима подређеним његовом рангу, може се приликом уноса креирати неки queue систем који би нове предмете додељивао предодређеним радницима-

обрађивачима (радним местима), али ово свакако није императив. Основно је понудити руководиоцу ОЈ листу радних места са именима обрађивача, како би он нови предмет

након уноса некоме и доделио на обраду, одузео предмет некоме и доделио га неком другом. Систем треба да води рачуна о тренуцима промене обрађивача над предметом, и

да му у том смислу омогућава приступ самом предмету.

Дефинисање права приступа и транспарентности процеса треба одредити приликом

дефинисања самог процеса, тако да се основна права додељују радницима ОЈ која ради на тој врсти процеса, али одређена права могу се доделити и другим ОЈ, која се по

својој природи посла ослањају на информације и закључке из постојећег процеса. Разрада оваквог одређивања права приступа и њихових нивоа није императив, али би у

неким случајевима значајно могло да смањи хоризонталну комуникацију између органа града.

33 / 89

5.3. Аутоматизоване акције

Постојање система аутоматских акција интегрисаних у апликацију је неопходно, због поштовања законских рокова и повећања ефикасности у раду.

5.3.1. Пријем предмета

Свим радницима управе, који су укључени у неки процес треба обезбедити пријем

информација о промени у том процесу путем email-а, евентуално интегрисаних addin-а у неки mail систем, или преко посебне апликације, налик сервису, која би радника

информисала и усмеравала на дати предмет.

Приликом самог пријема предмета, руководилац ОЈ који је задужен за дати процес, мора добити информацију о самом предмету, како би се рад на том предмету започео.

5.3.2. Промена обрађивача

Свака додела предмета неком од обрађивача мора бити пропраћена информацијом која

се шаље обрађивачу (уколико је предмет претходно одузет неком обрађивачу, и он мора добити информацију), и самим тим он почиње рад на предмету.

5.3.3. Рокови

Алармирање обрађивача на скори (user defined) истек рока је неопходно, како би они могли да одреде приоритете у раду. Ово треба предвидети како за саме предмете, тако и

за време за који су предмети стављени у роковник.

5.4. Претрага предмета

5.4.1. Критријуми претраге

Претрагу предмета треба направити што флексибилнијом, омогућавајући кориснику да сам уврсти или не неке од података заједничким за све предмете, и то:

• датум пријема захтева. За овај податак треба омогућити претрагу како по појединачној вредности, тако и по временском опсегу.

• број предмета, користећи цео број предмета или било кој његов део • подаци о подносиоцу захтева

• врста предмета (бели, црвени и сл.) • по информацији да ли је предмет активан или не (архивиран или не)

• по информацији да ли се налази у неком скраћеном деловоднику или роковнику

• различитим временским интервалима везаним за рок решавања по ЗУП-у.

И приликом креирања претраге и приказа резултата претраге треба имати у виду хијерархију радних места која постоји у градској управи, која тачно одређује које

предмети и информације о предмету су јавно доступне и коме.

У оквиру претраге треба предвидети могућност претраге по подацима везаним за одређене процесе (рокови, локације...), а на основу евентуалног избора организационе

јединице, па на основу тога и одговарајућих процеса.

34 / 89

Организацију механизма претраге треба везати за појединачног корисника и чувати у конфигурационим фајловима, али ово није обавеза.

5.4.2. Претрага по кључним речима

Треба предвидети могућност претраге садржаја електронских докумената који се налазе

у предметима по кључним речима. Може се чак предвидети и креирање неке врсте meta тагова за сваки документ како би ова претрага била што бржа и ефикаснија, али и у

овом случају треба користити опциони приступ приликом претраге, а у смислу коришћења ових тагова.

5.4.3. Резултати претраге

Преглед резултата претраге треба у највећем броју случајева да представља основни

интерфејс свих радника који користе апликацију. Овај приказ треба да поседује могућност персонализације кроз конфигурационе параметре везане за појединачног

корисника. Сваки корисник треба да има могућност да у такав приказ уврсти основне информације

о предмету (на нивоу који су њему доступни). Такође треба предвидети могућност сортирања и груписања резултата претраге по истим доступним информацијама.

Кориснику треба омогућити да добијене резултате претраге одштампа или извезе у неку другу апликацију, како би те резултате надаље анализирао, а у смислу и на начин који

одговара његовој позицији у хијерархијском организационом стаблу градске управе. Такви документи, поред анализе, могли би да буду основ у хоризонталној и вертикалној

комуникацији путем email у оквиру органа града, али и екстерних органа.

5.5. Архива

5.5.1. Физичка организација архиве

Раднику писарнице (или другог органа) треба креирати интерфејс који има могућност самосталног креирања архиве. Архивирани предмети могу да се налазе у физички

одвојеним просторијама, па у оквиру тих просторија у различитим редовома полица, па на различитим полицама итд.

Стога интерфејс треба да подржава овакву хијарархију и да омогући слободно креирање назива места на ком се предмет налази.

Логички, архива треба да подржава једно место на које долазе предмети које су обрађивачи означили као предмете који треба да се архивирају. Са тог места радник

архиве их „шаље“ на неку од локација у хијерархијском стаблу које је сам креирао.

5.5.2. Реверси

Апликација треба да подржи могућност давања предмета на реверс, са евиденцијом о лицима која су преузела предмет и датумом узимања и враћања предмета. Опционо,

треба да поседује алармирање радника задужених за издавање предмета на реверс на

истек рокова везаних за ову тематику.

35 / 89

5.6. Интерна доставна књига

Комуникација између појединих организационих јединица се одвија преко интерних доставних књига, а по Закону о канцеларијском пословању. Изглед ове књиге је такође

дефинисан претходним законом, а апликација треба да подржи периодичну штампу ових књига у датом формату, као и њихов преглед.

5.7. Роковник

Роковник треба организовати у 32 логичке целине, а по Упутству и Уредби о

канцеларијском пословању. Роковник треба предвидети као централизовано место на ком се налазе предмети, али треба предвидети и њихово слободно креирање за

поједине управе и службе.

5.8. Скраћени деловодник

Апликација мора предвидети могућност креирања више скраћених деловодника, а по

Упутству и Уредби о канцеларијском пословању.

5.9. Књиге писарнице

За потребе писарнице и комуникације које овај орган има са интерним и екстерним органима, треба предвидети постојање више књига писарнице, и то:

А) Доставна књига за место, у којој су основни подаци:

Датум уписа слога у књигу Број акта

Прималац Адреса

Датум пријема (датум када је документ предат некој ОЈ)

Б) Књига примљених рачуна, у којој су основни подаци:

Датум уписа слога у књигу Број рачуна

Прималац Место

Датум пријема (датум када је документ предат некој ОЈ) Примедба

Ц) Књига телеграма, у којој су основни подаци: Датум уписа слога у књигу Број акта Прималац

Адреса Датум пријема (датум када је документ предат некој ОЈ)

Д) Књига примљених часописа, у којој су основни подаци:

Датум уписа слога у књигу Број часописа Комада

Назив часописа Лице примаоц

36 / 89

организациона јединица

е) Књига примљене поште на личност, у којој су основни подаци: Датум уписа слога у књигу

Број акта Препорука Пошиљалац

Место Организациона јединица примаоца

Датум пријема (датум када је документ предат некој ОЈ)

Прегледи и штампа књига

За сваку од ових књига предвидети штампу везану за целу или део књиге, и то по временском распону по основу пријема у писарницу, по распону датума отпреме из

писарнице ка ОЈ, уколико овакав податка постоји и по распону редних бројева.

Исто треба предвидети и за претрагу предмета, са могућношћу експорта пронађених резултата у предодређен txt формат.

Бројеви у овим књигама ресетују се на годишњем нивоу.

5.10. Календар активности

На основу претходних тачака, јавља се потреба креирања неке врсте календара везаног за

активности и задатке које обрађивач има над појединачним предметима. Постојање оваквог

календара, са уграђеним алармима, олакшало би његов рад. Препорука је да се изврши

интеграција са MSOutlook-ом.

5.11. Комуникација са клијентима

Радницима градске управе треба омогућити више комуникационих канала, преко којих би могли да размењују информације и документе са клијентима. На овај начин би

клијенти знали у којој фази у оквиру процеса се њихов захтев налази. Овакву комуникацију не треба предвидети у аутоматском смислу, већ да о њој одлучује

понаособ сваки обрађивач. Такође треба водити и евиденцију о овој комуникацији. Основни канал треба да представља email комуникација, уз евентуално додавање SMS

комуникације где је то могуће.

5.12. Извештавање и статистика

Извештавање треба предвидети у складу са позитивном законском регулативом, а у

складу са хијарархијском организацијом градске управе. Треба предвидети „custom made“ извештавање које би омогућило све потребне извештаје неопходне у раду

градске управе.

37 / 89

5.13. Интеграција са Web порталом и подршка Закону о слободном приступу

информација од јавног значаја

Треба предвидети креирање интерфејса интегрисаног у Web портал града, постојање

више „web partova“, који би користили радници градске управе, али и клијенти, који би им давали информације о тренутном стању њихових захтева и стању процеса које су

покренули у неком од органа града.

6. Примопредаја система

Испоручилац и Наручилац пројекта ће заједно дефинисати протокол о примопредаји сваке фазе пројекта, који ће потврдити да је функционалност

система предвиђена сваком фазом пројекта у складу са захтевима конкурсне

документације и понудом Испоручиоца.

7. Обука

Обавеза изабранаг понуђача је да изврши обуку стручних лица које одреди

наручилац да, а све у оквиру рока за реализацију који је наведен у конкурсној документацији, Стручна лица, одређена од стране Наручиоца, треба да буду

оспособљена да изврше моделовање нових процеса, као и измене већ имплементираних.

Испоручилац софтвера је у обавези да обезбеди интензивну обуку и тренинг за

администрацију система (у трајању од минимално 20 часова), као и за имплементацију пословних процеса (у трајању од минимално 20 часова).

Испоручилац софтвера је дужан да изврши обуку корисника система за

коришћење система, на локацији Наручиоца за кључне кориснике система које

ће одредити Наручилац.

Испоручилац је обавезан да у склопу понуде достави детаљан план обуке и тренинга који су предвиђени овом конкурсном документацијом.

Корисничку документацију (за администраторе и кориснике) Испоручилац је

дужан да преда у четири штампана примерка као и у електронској форми на ЦД медију, на српском језику. Поред тога Испоручилац треба да преда техничку

документацију која укључује опис базе података у електронској форми на ЦД медију, на српском језику.

8. Гарантни рок и одржавање

Гарантни рок за софтвер је минимално 12 месеци за све лиценцне софтверске

производе и имплементирано решење, рачунајући од дана примомредаје целог

пројекта.

У том периоду Испоручилац софтвера је у обавези да одржава функционалност истог, као и да отклања евентуалне грешке.

38 / 89

У току периода гарантног рока испоручилац је у обавези да достави нове верзије софтверских производа на коме је засновао своје решење.

Испоручилац је у обавези да за време трајања гарантног рока обезбеди

техничку подршку стручним лицима Наручиоца 24/7 od стране стручних лица која су радила на развоју и имплементацији софтвера.

Испоручилац је дужан да обезбеди неограничену телефонску, е-маил подршку,

као и консултације у просторијама Наручиоца, најмање једанпут месечно.

9. Изворни код апликације

Испоручилац софтвера се обавезује да ће комплетан изворни код софтвера на

ЦД медију предати Наручиоцу. Под изворним кодом се подразумева изворни код апликације електронске писарнице, као и сви скриптови који се користе за

прилагођење лиценцних софтвера, који се користе у оквиру понуђеног решења.

У току периода гарантног рока, уколико софтверско решење истрпи измене,

допуне или се имплементира нова верзија софтверског производа, Испоручилац се обавезује да ће последњу верзију комплетног изворног кода

апликације на ЦД медију предати Наручиоцу.

Понуђач је дужан да за сваки од наведених захтева из Спецификације техничких услова опише захтевану функционалност у понуђеном решењу. Сви

захтеви наведени у овој Спецификацији се сматрају обавезним и понуђач мора

на њих да одговори. Понуђач треба да се референцира на тачку документације где је захтевана функционалност детањно описана (на начин да је

недвосмислено показано да понуђено решење испуњава наведени захтев). Сва документација мора бити на српском језику.

Детаљан опис свих наведених захтева је дат у спецификацији техничких

услова која је саставни део конкурсне документације.

Понуђач је у обавези да састави и концепт решења система и детаљан план радова по фазама и са роковима који су потребни за реализацију предмета

набавке.

Испоручилац је обавезан да у склопу понуде достави детаљан план обуке и тренинга који су предвиђени овом конкурсном документацијом.

39 / 89

III ТЕХНИЧКА ДОКУМЕНТАЦИЈА - ФУНКЦИОНАЛНА

СПЕЦИФИКАЦИЈА (МОДЕЛ)

Функционална спецификација

назив Функционална спецификација техничког дела

1. Концепт решења

1. Концепт

решења

2. Технички опис

2.1. Архитектура

решења

2.2. Корисници

система

2.3. Систем за

управљање

документима

2.4. Скенирање

докумената

2.5. Систем за

управљање

пословним

процесима –

workflow

2.6. Права

приступа

апликацији и

систем

безбедности

2.7. Електронско

потписивање

докумената

2.8.

Администрација

система

2.9. Електронска

писарница

3. Надоградња система

3. Надоградња

система

4. Извештаји

4. Извештаји

5. функционална спецификација процедура у градским управама и

службама

5.1. Пријем

захтева

5.1.1. Одређивање

процеса

5.1.2. Унос

података о клијенту

40 / 89

5.1.3. Унос

података о

предмету

5.1.4. Број

предмета

5.1.5. Потврда

пријема

5.2.

Предефинисање

процеса

5.2.1. Улазни

параметри

5.2.2. Број

предмета

5.2.3. Подаци о

предмету

5.2.4. Фазе процеса

5.2.5. Дефинисање

права приступа

5.3.

Аутоматизоване

акције

5.3.1. Пријем

предмета

5.3.2. промена

обрађивача

5.3.3. Рокови

5.4. Претрага

предмета

5.4.1. Критеријуми

претраге

5.4.2. Претрага по

кључним речима

5.4.3. Резултати

претраге

5.5. Архива

5.5.1. Физичка

организација

архиве

5.5.2. Реверси

5.6. Интерна

доставна књига

5.7. Роковник

5.8. Скраћени

деловодник

5.9. Књиге

писарнице

5.10. Календар

активности

5.11.

Комуникација са

клијентима

5.12.

Извештавање и

статистика

5.13. Интеграција

са Web порталом

и подршка Закону

41 / 89

о слободном

приступу

информацијама

од јавног значаја

6. Примопредаја система

6. Примопредаја

система

7. Обука

7. Обука

8. Гарантни рок и одржавање

8. Гарантни рок и

одржавање

9. Изворни код апликације

9. Изворни код

апликације

Упутство за попуњавање функционалне спецификације:

Понуђач је у обавези да састави концепт решења система и попуни га у

функционалној спецификацији на позицији 1.

Од позиције 2. до позиције 9. су захтеви референцирани на Спецификацију

техничких услова која је саставни део конкурсне документације - део II -

Спецификација техничких услова за услуге израде и одржавања софтвера за

увођење eлектронског document management система.

У првој колони Функционалне спецификације су наведени захтеви из

Спецификације техничких услова за услуге израде и одржавања софтвера за

увођење eлектронског document management система, за које је потребно у другој

колони детаљно описати захтевану функционалност у понуђеном решењу.

Понуђач је дужан да се референцира на тачку документације тако да је

захтевана функционалност детаљно описана (на начин да је недвосмислено показано

да понуђено решење испуњава наведени захтев).

Сви захтеви наведени у овој Спецификацији се сматрају обавезним и понуђач

мора на њих да одговори, односно попуни сва поља.

Детаљан опис свих наведених захтева је дат у делу II конкурсне

документације - Спецификација техничких услова за услуге израде и одржавања

софтвера за увођење eлектронског document management система, која је саставни

део конкурсне документације.

Део III Конкурсне документације - ТЕХНИЧКА ДОКУМЕНТАЦИЈА -

ФУНКЦИОНАЛНА СПЕЦИФИКАЦИЈА је објављен као посебан документ,

односно као Прилог бр. 1 Конкурсне документације у Word формату, како би

понуђачи могли детаљно да опишу захтеване карактеристике. Понуђачи су у

обавези да попуне сва поља, са детаљним описом сваке од наведених позиција и

исти доставе као саставни део своје понуде, у супротном иста ће бити одбијена

као неприхватљива.

42 / 89

IV КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА

1. Врста критеријума за доделу уговора

Критеријум за доделу уговора је економски најповољнија понуда.

ЕЛЕМЕНТИ КРИТЕРИЈУМА

ЗА ИЗБОР ЕКОНОМСКИ НАЈПОВОЉНИЈЕ ПОНУДЕ ЗА ЈАВНУ

НАБАВКУ- УСЛУГЕ ИЗРАДЕ И ОДРЖАВАЊА СОФТВЕРА ЗА УВОЂЕЊЕ

ЕЛЕКТРОНСКОГ DOCUMENT MANAGEMENT СИСТЕМА

У поступку избора најповољније понуде биће примењен критеријум

ЕКОНОМСКИ НАЈПОВОЉНИЈА ПОНУДА.

Оцењивање, рангирање и избор најповољнијег понуђача извршиће Комисија

на основу следећих пондера, чији укупни збир износи 100.

Оцењивање и рангирање понуда вршиће се према следећим критеријумима:

Табела 1 – Критеријуми за оцењивање Понуда

Критеријум Назив критеријума Број пондера

К1 Укупна понуђена цена 80

К2 Додатно подржане техничке карактеристике 20

КО Укупно (К1 + К2) 100

Сваком од елемената из Табеле 1. Наручилац одређује релативан значај (пондер),

тако да збир пондера износи 100. Избор економски најповољније Понуде извршиће се

применом и рангирањем критеријума из Табеле 1. и пондера одређених за те

критеријуме.

Коначна оцена Понуде добија се по формули:

КО = К1 + К2

што укупно износи 100 бодова.

У формули за израчунавање броја пондера користиће се само цене из Понуда које

имају потпуну документацију, односно које су одговарајуће и не садрже битне

недостатке.

К1 - УКУПНА ПОНУЂЕНА ЦЕНА

Максималан број пондера по овом критеријуму (К1) је 80.

43 / 89

Овим критеријумом ће се оцењивати укупна понуђена цена, која ће обухватати укупну

цену набавке софтвера, услуге имплементације и испоруке на адресу Наручиоца.

Број пондера по критеријуму К1 израчунаваће се по следећој формули:

80 пондера * Цн

Цу

где је Цу – укупно понуђена цена, а Цн – најнижа укупно понуђена цена од свих

понуђених цена исправних понуда.

К2 - ДОДАТНO ПОДРЖАНЕ ТЕХНИЧКЕ КАРАКТЕРИСТИКЕ

Максималан број пондера по овом критеријуму (К2) је 20.

Овим критеријумом ће се оцењивати додатно подржане техничке карактеристике

понуђених решења.

Број пондера по критеријуму К2 израчунаваће се по следећој формули:

K2= K21+K22

где су К21 и К22 дефинисане вредности по следећим подкритеријумима

К21 – Интеграција у Microsoft Outlook

Максималан број пондера по овом подкритеријуму (К21) је 10.

Број пондера ће се рачунати на следећи начин:

1) 10 пондера – Понуђач чије понуђено решење има могућност да

синхронизује листу задатака из система за управљање документима и пословним

процесима са листом задатака из Microsoft Outlook-a. Задаци које корисник добија у

систему за управљање процесима у систему понуђача треба да се појављују у листи

задатака која се налази у Microsoft Outlook програму корисника. Понуђач је понудио

решење које има могућност прегледа и синхронизације измена докумената који се

налазе у систему за управљање документима кроз Microsoft Outlook

2) 5 пондера – Понуђач је понудио решење које има могућност прегледа и

синхронизације измена докумената који се налазе у систему за управљање документима

кроз Microsoft Outlook, али не и опцију синхронизције листе задатака

3) 0 пондера - Понуђач није понудио решење које има могућност прегледа и

синхронизације измена докумената који се налазе у систему за управљање документима

кроз Microsoft Outlook као и опцију синхронизције листе задатака.

44 / 89

К22 – Трошковна економичност

Максималан број пондера по овом подкритеријуму (К22) је 10.

Број пондера ће се рачунати на следећи начин:

1) 10 пондера - Понуђач чији систем за управљање документима и пословним

процесима подржава рад са Microsoft SQL Server базом података и чији систем

подржава могућност преузимања корисника и корисничких група из организационе

структуре дефинисане у Active Directory

2) 5 пондера – Понуђач чији систем за управљање документима и пословним

процесима подржава рад са Microsoft SQL Server базом података

3) 0 пондера - Понуђач чији систем за управљање документима и пословним

процесима не подржава рад са Microsoft SQL Serverбазом података и чији систем

подржава могућност преузимања корисника и корисничких група из организационе

структуре дефинисане у Active Directory.

2. Критеријум на основу којих ће наручилац извршити доделу уговора у

ситуацији када постоје две или више понуда са истим бројем пондера.

Уколико две или више понуда имају једнаки број пондера, као најповољнија

биће изабрана понуда оног понуђача који је понудио дужи гарантни рок.

Уколико две или више понуда имају једнаки број пондера и исти гарантни

рок, као најповољнија биће изабрана понуда оног понуђача који је понудио дужи рок

важења понуде.

45 / 89

V УСЛОВИ ЗА УЧЕШЋЕ У ПОСТУПКУ ЈАВНЕ НАБАВКЕ ИЗ ЧЛ. 75. И

ЧЛ. 76. ЗАКОНА О ЈАВНИМ НАБАВКАМА И УПУТСТВО КАКО СЕ

ДОКАЗУЈЕ ИСПУЊЕНОСТ ТИХ УСЛОВА

Право на учешће у поступку предметне јавне набавке има понуђач који

испуњава обавезне и додатне услове за учешће у поступку јавне набавке из чл. 75. и

76. Закона, а исте доказује достављањем следећих доказа, и то:

1. Услов из чл. 75. ст. 1. тач. 1) Закона: да је регистрован код надлежног

органа, односно уписан у одговарајући регистар.

Доказ: Извод из регистра Агенције за привредне регистре, односно извод из

регистра надлежног Привредног суда.

2. Услов из чл. 75. ст. 1. тач. 2) Закона: да он и његов законски заступник није

осуђиван за неко од кривичних дела као члан организоване криминалне групе, да

није осуђиван за кривична дела против привреде, кривична дела против животне

средине, кривично дело примања или давања мита, кривично дело преваре.

Доказ:

Правна лица:

1) Извод из казнене евиденције, односно уверење основног суда на чијем

подручју се налази седиште домаћег правног лица, односно седиште

представништва или огранка страног правног лица, којим се потврђује да правно

лице није осуђивано за кривична дела против привреде, кривична дела против

животне средине, кривично дело примања или давања мита, кривично дело преваре;

2) Извод из казнене евиденције Посебног одељења за организовани криминал

Вишег суда у Београду, којим се потврђује да правно лице није осуђивано за неко од

кривичних дела организованог криминала;

3) Извод из казнене евиденције, односно уверење надлежне полицијске управе

МУП-а, којим се потврђује да законски заступник понуђача није осуђиван за

кривична дела против привреде, кривична дела против животне средине, кривично

дело примања или давања мита, кривично дело преваре и неко од кривичних дела

организованог криминала (захтев се може поднети према месту рођења или према

месту пребивалишта законског заступника). Уколико понуђач има више

законских заступника дужан је да достави доказ за сваког од њих.

Предузетници и физичка лица:

Извод из казнене евиденције, односно уверење надлежне полицијске управе

МУП-а, којим се потврђује да није осуђиван за неко од кривичних дела као члан

организоване криминалне групе, да није осуђиван за кривична дела против

привреде, кривична дела против животне средине, кривично дело примања или

давања мита, кривично дело преваре (захтев се може поднети према месту рођења

или према месту пребивалишта).

Напомена: Доказ не може бити старији од два месеца пре отварања понуда.

46 / 89

3. Услов из чл. 75. ст. 1. тач. 4) Закона: да је измирио доспеле порезе,

доприносе и друге јавне дажбине у складу са прописима Републике Србије или

стране државе када има седиште на њеној територији.

Доказ:

1) Уверење Пореске управе Министарства финансија и привреде да је измирио

доспеле порезе и доприносе и

2) Уверење надлежне управе локалне самоуправе да је измирио обавезе по

основу изворних локалних јавних прихода

или

Потврда Агенције за приватизацију да се понуђач налази у поступку

приватизације.

Напомена: Доказ не може бити старији од два месеца пре отварања понуда.

4. Услов из чл. 75. ст. 2. Закона: да је при састављању понуде поштовао обавезе

које произлазе из важећих прописа о заштити на раду, запошљавању и условима

рада, заштити животне средине, као и да гарантује да је ималац права интелектуалне

својине.

Доказ: Изјава понуђача – попуњена, печатом оверена и потписана, уколико понуђач

самостално подноси понуду,

или

Изјава понуђача и подизвођача - попуњена, печатом оверена и потписана,

уколико понуђач подноси понуду са подизвођачем,

или

Изјава групе понуђача - попуњена, печатом оверена и потписана, у случају

уколико понуду подноси група понуђача;

Напомена: Изјава мора да буде потписана од стране овлашћеног лица

понуђача и оверена печатом.

Уколико понуђач подноси понуду са подизвођачем, попуњена Изјава

понуђача и подизвођача мора бити потписана од стране овлашћеног лица понуђача и

сваког подизвођача и оверена печатом.

Уколико понуду подноси група понуђача, попуњена Изјава понуђача и

подизвођача мора бити потписана од стране овлашћеног лица сваког понуђача из

групе понуђача и оверена печатом.

5. Услов из чл. 76. Закона - финансијски капацитет: да је у претходне 3

(три) обрачунске године (2013, 2014. и 2015.) остварио укупан пословни приход у

износу од најмање 11.000.000,00 динара.

Докази: 1) Извештај о бонитету за јавне набавке Агенције за привредне регистре

(образац БОН-ЈН) са сажетим приказом биланса стања и успеха за 2013, 2014. и

2015. обрачунску годину или Биланс стања и Биланс успеха за 2013, 2014. и 2015.

обрачунску годину или

47 / 89

ИЗУЗЕТНО: Привредни субјект који, у складу са законом којим се регулише

порез на доходак грађана, води пословне књиге по систему простог књиговодства,

доставља биланс успеха, оверен од стране надлежног пореског органа на чијој

територији је регистровао обављање делатности за претходне три године (2013,

2014. и 2015.) или издат од стране Агенције за привредне регистре. Привредни

субјект који није у обавези да утврђује финансијски резултат пословања (паушалац),

доставља копију Решења о паушалном опорезивању надлежног органа и копију

Књиге о оствареном промету паушално опорезивих обвезника за претходне три

обрачунске године (2013, 2014. и 2015.),

6. Услов из чл. 76. Закона - пословни капацитет: а) да поседује ISO сертификације са тачним описом активности за које је

компанија сертификована, а које су у логичкој вези са предметом јавне набавке:

развој софтверских система, програмирање, услуга одржавања софтверских и

хардверских решења, тј. да послује у складу са стандардима:

- SRPS ISO 9001 или одговарајући,

- SRPS ISO 14001 или одговарајући,

- OHSAS 18001 или одговарајући,

- SRPS ISO 20000-1 или одговарајући и

- SRPS ISO 27001 или одговарајући.

Докази: Копије важећих сертификата за стандарде SRPS ISO 9001, SRPS ISO 14001,

OHSAS 18001, SRPS ISO 20000-1 и SRPS ISO 27001 (или одговарајуће).

б) да је извршио најмање 3 (три) успешне имплементације понуђеног

софтверског решења са интеграцијом, са ЕXCHANGE сервером и АД-ом за фирму

(установу, компанију или други организациони облик, без обзира на облик

власништва) са минимум 600 запослених радника у претходних 5 (пет) година до

дана објављивања позива за подношење понуда, по свакој референци. Референце

морају да се односе на систем који понуђач нуди овом понудом.

Докази:

Попуњена, печатом оверена и потписана Потврда о референтним набавкама

Наручиоца о извршеној имплементацији понуђеног софтверског решења са

интеграцијом, са ЕXCHANGE сервером и АД-ом за фирму (установу, компанију или

други организациони облик, без обзира на облик власништва) - део XII конкурсне

документације – Потврда о референтним набавкама.

ц) да има званичну, од произвођача софтвера признату, студију случаја за

EXCHANGE server, минимално верзије 2010 или касније.

Докази:

48 / 89

Изјава понуђача да има званичну, од произвођача софтвера признату, студију

случаја за EXCHANGE server минимално верзије 2010 или касније, са навођењем

интернет странице где је могуће ивршити увид у наведену чињеницу, потписана и

оверена од стране овлашћеног лица понуђача

7. Услов из чл. 76. Закона - кадровски капацитет: да за извршење

предметне јавне набавке има ангажовано на основу Уговора о раду (на одређено или

неодређено време) или Уговора о раду ван радног односа, (који су предвиђени

Законом о раду сходно члану 197. до 202) најмање 10 (десет) радника са завршеним

Електротехничким факултетом или Електронским факултетом или Факултетом

организационих наука или Математичким факултетом, оспособљених за

реализацију предметне јавне набавке од којих најмање 2 (два) радника са завршеним

испитима:

- 70-341 - Core Solutions of Microsoft Exchange Server 2010 или каснији или

- 70-342 - Advanced Solutions of Microsoft Exchange Server 2010, који ће бити

одговорни за квалитет пружања услуга имплементације.

Докази: 1) копије М обрасца осигурања или Уговора о раду, као доказ о радном

односу код понуђача на одређено или неодређено време или копије Уговора о

обављању привремених и повремених послова или копије Уговора о допунском

раду или копије Уговора о делу, уколико је ангажован код понуђача по основу

Уговора о раду ван радног односа који су предвиђени Законом о раду сходно чл.

197. до 202, за најмање 10 (десет) радника оспособљених за реализацију предметне

јавне набавке,

2) Копије диплома о завршеном Електротехничком факултету или

Електронском факултету или Факултету организационих наука или Математичком

факултету, за најмање 10 (десет) радника оспособљених за реализацију предметне

јавне набавке,

3) Копије важећих и одговарајућих сертификата издатих од стране

овлашћеног тренинг центра произвођача софтвера (Microsoft корпорација) за

најмање 2 (два) радника који ће бити одговорни за квалитет пружања услуга

имплементације и то:

- 70-341 - Core Solutions of Microsoft Exchange Server 2010 или каснији или

- 70-342 - Advanced Solutions of Microsoft Exchange Server 2010,

Уколико директор, оснивач, односно члан привредног друштва учествује у

доказивању кадровског капацитета, исти не мора бити запослен у привредном

друштву, али је у обавези да достави копију одговарајућег обрасца М осигурања.

Услови које мора да испуни подизвођач у складу са чланом 80. Закона:

49 / 89

Уколико понуђач подноси понуду са подизвођачем, понуђач је дужан да за

подизвођача достави доказе да испуњава услове из члана 75. став 1. тач. 1), 2) и 4) и

из члана 75. став 2. Закона.

Додатне услове у погледу финансијског и пословног капацитета испуњава

понуђач, док додатне услове у погледу техничког и кадровског капацитета, понуђач

и подизвођач испуњавају заједно.

Уколико понуђач подноси понуду са подизвођачем, понуђач је дужан да достави

попуњену Изјаву понуђача и подизвођача, потписану од стране овлашћеног лица

понуђача и свих подизвођача и оверену печатом.

Уколико Изјаву потписује лице које није уписано у регистар као лице

овлашћено за заступање, потребно је уз понуду доставити овлашћење за

потписивање.

Услови које мора да испуни сваки од понуђача из групе понуђача у складу са

чланом 81. Закона:

Уколико понуду подноси група понуђача, понуђач је дужан да за сваког члана групе

достави наведене доказе да испуњава све услове из члана 75. став 1. тач. 1), 2) и 4) и

из члана 75. став 2. Закона. Додатне услове група понуђача испуњава заједно.

Уколико понуду подноси група понуђача, иста је дужна да достави попуњену

Изјаву групе понуђача, потписану од стране овлашћеног лица сваког понуђача из

групе понуђача и оверену печатом.

Начин достављања доказа:

Наручилац може пре доношења одлуке о додели уговора да тражи од

понуђача, чија је понуда оцењена као најповољнија, да достави на увид оригинал

или оверену копију свих или појединих доказа о испуњености услова.

Ако понуђач у остављеном примереном року, који не може бити краћи од 5

(пет) дана, не достави на увид оригинал или оверену копију тражених доказа,

наручилац ће његову понуду одбити као неприхватљиву.

Понуђач није дужан да доставља доказе који су јавно доступни на

интернет страницама надлежних органа.

Понуђачи који су регистровани у регистру који води Агенција за привредне

регистре не морају да доставе доказ из чл. 75 ст. 1. тач. 1) ЗЈН, Извод из регистра

Агенције за привредне регистре, који је јавно доступан на интернет страници

Агенције за привредне регистре.

Понуђачи који се налазе у Регистру понуђача који води Агенција за привредне

регистре и који је јавно доступан на интернет страници Агенције за привредне

регистре не морају да доставе доказе из чл. 75 ст. 1. тач. 1), 2) и 4), ЗЈН: извод из

регистра агенције за привредне регистре, Потврде надлежног суда, односно МУП-а,

да понуђач односно, његов законски заступник, нису осуђивани за крвична дела која

50 / 89

су наведена у чл. 75 ст. 1 тач. 2) ЗЈН, потврде надлежног суда или надлежног органа

за регистрацију привредних субјеката да понуђачу није изречена мера забране

обављања делатности и потврде надлежног пореског органа и организације за

обавезно социјално осигурање или потврде надлежног органа да се понуђач налази у

поступку приватизације. Уколико понуђач на овај начин доказује испуњеност

наведених услова, дужан је да у својој понуди јасно наведе да се налази у регистру

понуђача. Као доказ о извршеном упису у регистар, пожељно је да понуђач достави

копију решења регистратора о извршеном упису или други одговарајући доказ.

У случају да понуда понуђача не садржи доказ одређен законом или

конкурсном документацијом, понуђач је дужан да у понуди наведе интернет

страницу на којој су исти подаци јавно доступни. Наручилац не може одбити

понуду као неприхватљиву, зато што не садржи доказ одређен овим законом или

конкурсном документацијом, ако је понуђач, навео у понуди интернет страницу на

којој су тражени подаци јавно доступни.

Понуђач је дужан да без одлагања писано обавести наручиоца о било којој

промени у вези са испуњеношћу услова из поступка јавне набавке, која наступи до

доношења одлуке, односно закључења уговора, односно током важења уговора о

јавној набавци и да је документује на прописани начин.

Уколико је доказ о испуњености услова електронски документ, понуђач

доставља копију електронског документа у писаном облику, у складу са законом

којим се уређује електронски документ, осим уколико подноси електронску понуду

када се доказ доставља у изворном електронском облику.

Ако се у држави у којој понуђач има седиште не издају тражени докази,

понуђач може, уместо доказа, приложити своју писану изјаву, дату под кривичном и

материјалном одговорношћу оверену пред судским или управним органом, јавним

бележником или другим надлежним органом те државе.

Ако понуђач има седиште у другој држави, наручилац може да провери да ли

су документи којима понуђач доказује испуњеност тражених услова издати од

стране надлежних органа те државе.

51 / 89

VI УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ

Позив за подношење понуда у отвореном поступку јавне набавкe услуга, брoj

404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење

електронског document management система, објављен је дана 16.12.2016. године

на Порталу јавних набавки Управе за јавне набавке, званичноj интернет страници

Града Ниша http://www.ni.rs/gradska-uprava/javne-nabavke/ и на Порталу службених

гласила Републике Србије и база прописа.

Комплетном понудом сматраће се свака понуда која садржи:

а) Доказе о испуњености обавезних услова из члана 75. и додатних

услова из члана 76. Закона, који су таксативно наведени у делу конкурсне

документације - Услови за учешће у поступку јавне набавке из чл. 75. и 76. Закона о

јавним набавкама и Упутство како се доказује испуњеност тих услова;

б) Образац понуде са спецификацијом услуга и обрасцем структуре

цене са упутством како да се попуни - попуњен, печатом оверен и потписан;

в) Модел уговора - попуњен, печатом оверен и потписан;

г) Средство обезбеђења за озбиљност понуде: 1 (једна) бланко соло

меница (печатом оверена и потписана), захтев за регистрацију менице у Регистру

меница Народне банке Србије са овереним пријемом истог од стране пословне

банке (оригинал или копија), попуњено, печатом оверено и потписано менично

овлашћење и копијa картона депонованих потписа;

Меница мора бити печатом оверена и потписана од стране лица овлашћеног за

заступање, чији се потпис налази у картону потписа депонованих код пословне

банке и иста не сме бити перфорирана. Средство обезбеђења и сву обавезну

пратећу документацију пожељно је ставити у пластичну “U“ фолију и повезати

са осталом траженом документацијом.

д) Потврду о референтним набавкама - попуњену, печатом оверену и

потписану;

ђ) Листу референтних набавки - попуњену, печатом оверену и

потписану;

е) Изјаву о кључном техничком особљу које ће бити одговорно за

извршење уговора и квалитет пружених услуга - попуњену, печатом оверену и

потписану;

ж) Детаљан опис техничког решења које понуђач нуди, а који мора да

садржи концепт решења целог система и детаљан план радова по фазама

52 / 89

(герундијум) и са роковима који су потребни за реализацију предмета набавке

израђен у складу са Спецификацијом техничких услова наручиоца.

Део III Конкурсне документације - ТЕХНИЧКА ДОКУМЕНТАЦИЈА -

ФУНКЦИОНАЛНА СПЕЦИФИКАЦИЈА је објављен као посебан документ,

односно као Прилог бр. 1 Конкурсне документације у Word формату, како би

понуђачи могли детаљно да опишу захтеване карактеристике. Понуђачи су у

обавези да попуне сва поља, са детаљним описом сваке од наведених позиција и

исти доставе као саставни део своје понуде, у супротном иста ће бити одбијена као

неприхватљива.

з) Кадровску опремљеност – списак радника који испуњавају услове и

који ће бити ангажовани за извршење предметне јавне набавке - попуњену, печатом

оверену и потписану;

и) у случају подношења заједничке понуде, доставити Споразум којим се

понуђачи из групе међусобно и према наручиоцу обавезују на извршење предметне

јавне набавке, а који обавезно садржи делове прецизно наведене у тач. 7. овог

Упутства.

ј) понуђач може у оквиру понуде да достави Образац трошкова

припреме понуде - попуњен, печатом оверен и потписан.

к) Изјава о чувању поверљивих података - - попуњену, печатом оверену

и потписану.

Трошкове припреме и подношења понуде сноси искључиво понуђач и не

може тражити од наручиоца накнаду трошкова.

Ако је поступак јавне набавке обустављен из разлога који су на страни

наручиоца, наручилац је дужан да понуђачу надокнади трошкове израде узорка или

модела, ако су израђени у складу са техничким спецификацијама наручиоца и

трошкове прибављања средства обезбеђења, под условом да је понуђач тражио

накнаду тих трошкова у својој понуди.

Напомена: ДОСТАВЉАЊЕ ОБРАСЦА ТРОШКОВА ПРИПРЕМЕ

ПОНУДЕ НИЈЕ ОБАВЕЗНО.

л) Уколико понуђена цена укључује увозну царину и друге дажбине,

понуђач је дужан да тај део одвојено искаже у динарима у Изјави коју ће да изради,

овери печатом, потпише и достави у склопу понуде.

1. Подаци о језику на коме понуда мора да буде састављена

Понуђач подноси понуду, са свим приложеним актима и исправама, на

српском језику на коме је и сачињена ова конкурсна документација и на коме се

води поступак јавне набавке.

53 / 89

2. Начин подношења понуде

Понуда се подноси непосредно или путем поште у затвореној коверти или

кутији, затвореној на начин да се приликом отварања понуда може са сигурношћу

утврдити да се први пут отвара, на коју понуђач лепи попуњен Образац број 1 из

Конкурсне документације или уписује следеће податке: назив, адресу седишта,

контакт особу, телефон, телефакс и e-mail подносиоца понуде - понуђача, назив и

адресу примаоца понуде - Управа за финансије, изворне приходе локалне

самоуправе и јавне набавке Града Ниша, Ул. Николе Пашића бр. 24, 18000 Ниш,

(канцеларија број 65), број и назив јавне набавке за коју подноси понуду, са

назнаком „НЕ ОТВАРАТИ“.

Наручилац не одговара за оштећења коверте или кутије настале у транспорту

и за неадекватно достављење понуде.

У случају да је понуда поднета од стране групе понуђача потребно је

назначити на коверти или на кутији „Заједничка понуда“ и навести назив и адресу

седишта свих понуђача из групе понуђача.

Понуда се сматра благовременом ако је примљена на адресу: Управа за

финансије, изворне приходе локалне самоуправе и јавне набавке Града Ниша, ул.

Николе Пашића бр. 24, канцеларија број 65 (на другом спрату), најкасније до

16.01.2017. године, до 12:00 сати, непосредно или путем поште.

Јавно отварање понуда ће се обавити истог дана, по истеку рока за подношење

понуда, у 13:00 сати, у објекту Града Ниша у Ул. Николе Пашића бр. 24 (сала бр.

29, на првом спрату).

Управа за финансије, изворне приходе локалне самоуправе и јавне набавке

Града Ниша ће, по пријему одређене понуде, на коверти или кутији у којој се понуда

налази, обележити време пријема и евидентирати број понуде и датум пријема

понуде према редоследу приспећа.

Уколико је понуда достављена непосредно, Управа за финансије, изворне

приходе локалне самоуправе и јавне набавке Града Ниша предаће понуђачу потврду

пријема понуде у којој ће навести датум и сат пријема понуде.

Понуда коју Управа за финансије, изворне приходе локалне самоуправе и

јавне набавке Града Ниша није примила у року одређеном за подношење понуда,

односно која је примљена по истеку дана и сата до којег се могу понуде подносити,

сматраће се неблаговременом.

Подаци које су понуђачи у обавези да унесу у обрасце морају бити јасно,

читко откуцани или написани неизбрисивим мастилом, оверени печатом понуђача и

потписом овлашћеног лица, а у свему у складу са обрасцима из конкурсне

документације.

Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, група понуђача може да се

определи да претходно попуњене обрасце дате у конкурсној документацији

потпишу и печатом овере сви понуђачи из групе понуђача или група понуђача може

да одреди једног понуђача из групе који ће попунити, потписивати и печатом

оверавати обрасце дате у конкурсној документацији, изузев Изјаве групе понуђача.

Претходно попуњену Изјаву групе понуђача потписују, печатом оверавају сви

понуђачи из групе понуђача.

54 / 89

У случају да се понуђачи из групе понуђача определе да један понуђач из

групе попуњава, потписује и печатом оверава обрасце дате у конкурсној

документацији, изузев Изјаве групе понуђача, наведено треба дефинисати

споразумом којим се понуђачи из групе међусобно и према наручиоцу обавезују на

извршење јавне набавке, а који чини саставни део заједничке понуде сагласно чл. 81.

Законаи тач. 7. овог Упутства.

У случају да је заједничка понуда поднета од стране групе понуђача потребно је

назначити на коверти или на кутији „Заједничка понуда“ и навести назив, адресу

седишта, контакт особу, телефон, телефакс и e-mail свих понуђача из групе

понуђача.

Пожељно је да понуђач повеже, запечати понуду (воском или на други

одговарајући начин), тако да се појединачни листови не могу накнадно убацивати,

замењивати или одстрањивати и исту у затвореној коверти или кутији благовремено

достави Наручиоцу.

3. Понуда са варијантама

Подношење понуде са варијантама није дозвољено.

4. Начин измене, допуне или опозив понуде

У року одређеном за подношење понуда понуђач може да измени, допуни или

опозиве своју понуду на начин који је одређен за подношење понуде.

Понуђач је дужан да јасно назначи који део понуде мења односно која

документа накнадно доставља.

Измену, допуну или опозив понуде понуђач је дужан да назначи на коверти

или на кутији, са навођењем редног броја и предмета јавне набавке на коју се

односии текста „НЕ ОТВАРАТИ“ и да у року одређеном за подношење понуда

достави на адресу: Управа за финансије, изворне приходе локалне самоуправе и

јавне набавке Града Ниша, ул. Николе Пашића бр. 24, 18000 Ниш (канцеларија бр.

65).

„Измена понуде за отворени поступак јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-

2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског

document management система - „НЕ ОТВАРАТИ“, или

„Допуна понуде за отворени поступак јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-

2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског

document management система - „НЕ ОТВАРАТИ“, или

„Опозив понуде за отворени поступак јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-

2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског

document management система - „НЕ ОТВАРАТИ“, или

„Измена и допуна понуде за отворени поступак јавне набавке услуга, брoj 404-

2У/11-2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског

document management система - „НЕ ОТВАРАТИ“.

55 / 89

На полеђини коверте или кутије навести назив и адресу седишта понуђача. У

случају да понуду подноси група понуђача, на коверти или кутији потребно је

назначити да се ради о групи понуђача и навести називе и адресу седишта свих

учесника у заједничкој понуди.

По истеку рока за подношење понуда понуђач не може да повуче нити да

мења своју понуду.

5. Учествовање у заједничкој понуди или као подизвођач

Понуђач може да поднесе само једну понуду.

Понуђач који је самостално поднео понуду не може истовремено да учествује

у заједничкој понуди или као подизвођач, нити да учествује у више заједничких

понуда.

У делу конкурсне документације Образац понуде са спецификацијом услуга

и обрасцем структуре цене са упутством како да се попуни и Модел уговора

понуђач наводи на који начин подноси понуду, односно да ли подноси понуду

самостално, или подноси понуду са подизвођачем/има или као заједничку понуду.

6. Понуда са подизвођачем

Понуђач који ће извршење набавке делимично поверити подизвођачу/има

дужан је да у делу конкурсне документације Образац понуде са спецификацијом

услуга и обрасцем структуре цене са упутством како да се попуни и Моделу

уговора наведе да понуду подноси са подизвођачем/има, назив и адресу седишта

подизвођача, као и проценат од укупне вредности набавке који ће поверити

подизвођачу, а који не може бити већи од 50% и део предмета набавке који ће

поверити подизвођачу, као и да достави обрасце и доказе тражене конкурсном

документацијом.

Ако је за извршење дела јавне набавке чија вредност не прелази 10% укупне

вредности јавне набавке потребна важећа дозвола надлежног органа за обављање

делатности која је предмет јавне набавке, понуђач може доказати испуњеност тог

услова преко подизвођача којем је поверио извршења тог дела набавке.

Претходно попуњену Изјаву понуђача и подизвођача потписују, печатом

оверавају понуђач и сви подизвођачи.

Уколико уговор о јавној набавци буде закључен између наручиоца и понуђача

који извршење набавке делимично повери подизвођачу, тај подизвођач ће бити

наведен и у уговору о јавној набавци.

Пружалац услуга не може ангажовати као подизвођача лице које није навео у

понуди, у супротном наручилац ће реализовати средство обезбеђења за добро

извршење уговора и раскинути уговор, осим ако би раскидом уговора наручилац

претрпео знатну штету.

Понуђач, oдносно Пружалац услуга, у потпуности одговара наручиоцу за

извршење уговорене набавке, без обзира на број подизвођача.

Понуђач је дужан да наручиоцу, на његов захтев, омогући приступ код

подизвођача, ради утврђивања испуњености тражених услова.

Уколико понуђач подноси понуду са подизвођачем, понуђач је дужан да за

подизвођача достави доказе да испуњава услове из члана 75. став 1. тач. 1) до 4)

56 / 89

Закона, а доказ из члана 75. став 1. тач. 5) Закона, дужан је да достави понуђач за

подизвођача, у случају да вредност дела набавке повереног подизвођачу не прелази

10% укупне вредности јавне набавке.

Претходно попуњену Изјаву понуђача и подизвођача потписују, печатом

оверавају понуђач и сви подизвођачи.

7. Заједничка понуда

Понуду може поднети група понуђача.

Уколико понуду подноси група понуђача, у делу конкурсне документације

Образац понуде са спецификацијом услуга и обрасцем структуре цене са

упутством како да се попуни и Модел уговора мора навести све понуђаче из

заједничке понуде.

Саставни део заједничке понуде, поред осталих образаца и доказа тражених

конкурсном документацијом, је споразум којим се понуђачи из групе међусобно и

према наручиоцу обавезују на извршење предметне јавне набавке и који обавезно

садржи податке о:

1) члану групе који ће бити носилац посла, односно који ће поднети

понуду и који ће заступати групу понуђача пред наручиоцем,

2) опис послова сваког од понуђача из групе понуђача у извршењу

уговора.

У споразуму навести назив и адресу седишта понуђача из групе који ће

попунити, потписати и печатом оверити све потребне обрасце дате у конкурсној

документацији, у случају да се понуђачи из групе понуђача определе да један

понуђач из групе попуни, потпише и печатом овери све обрасце дате у конкурсној

документацији, изузев Изјаве групе понуђача.

Претходно попуњену Изјаву групе понуђача потписују и печатом оверавају

сви понуђачи из групе понуђача.

Сви понуђачи из групе понуђача одговарају неограничено солидарно према

наручиоцу.

Уколико понуду подноси група понуђача, сваки понуђач из групе понуђача,

мора да испуни обавезне услове из члана 75. став 1. тач. 1) до 4) Закона, а додатни

услов испуњавају заједно.

Доказ из члана 75. став 1. тач. 5) Закона, дужан је да достави понуђач из групе

понуђача којем је поверено извршење дела набавке за који је неопходна испуњеност

тог услова.

Задруга може поднети понуду самостално, у своје име, а за рачун задругара

или заједничку понуду у име задругара.

Ако задруга подноси понуду у своје име за обавезе из поступка јавне набавке

и уговора о јавној набавци одговара задруга и задругари у складу са законом. Ако

задруга подноси заједничку понуду у име задругара за обавезе из поступка јавне

набавке и уговора о јавној набавци неограничено солидарно одговарају задругари.

8. Начин, услови и рок плаћања, рок пружања услуга, гарантни рок и

рок важења понуде

8.1. Захтеви у погледу начина, рока и услова плаћања.

57 / 89

Рок за плаћање услуга имплементације је 45 дана након реализације сваке од

фаза, уз потписан записник о примопредаји, пријем исправног рачуна (фактуре) са

тачно наведеним описом пружених услуга и свом неопходном пратећом

документацијом, у складу са Законом о роковима измирења новчаних обавеза у

комерцијалним трансакцијама („Службени гласник РС", број 119/12 и 68/15), уплатом на рачун Пружаоца услуга.

Понуђачу није дозвољено да захтева аванс.

8.2. Захтеви у погледу места и рока пружања услуге

Сви захтеви који се тичу места, рока и начина пружања услуга наведени су у

Спецификацији техничких услова.

Имплементација софтверског производа ће се реализовати у 5 (пет) фаза:

Рок за реализацију прве фазе је 45 дана од дана потписивања Уговора;

Рок за реализацију друге фазе је 90 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за реализацију треће фазе је 135 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за реализацију четврте фазе је 180 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за реализацију пете фазе је 210 дана од дана потписивања Уговора.

8.3. Захтев у погледу рока важења понуде

Рок важења понуде наводи Понуђач и он не може бити краћи од 90 дана од

дана јавног отварања понуда.

У случају истека рока важења понуде, наручилац је дужан да у писаном облику

затражи од понуђача продужење рока важења понуде.

Понуђач који прихвати захтев за продужење рока важења понуде не може

мењати понуду.

8.4. Захтеви у погледу гарантног рока

Гаранцију за софтвер уписује понуђач и она не може бити краћа од 12 месеци

за све лиценцне софтверске производе и имплементирано решење рачунајући од

дана примопредаје целог пројекта (последње фазе).

9. Валута и начин на који је наведена и изражена цена у понуди

Цена мора бити исказана у динарима, са и без ПДВ-а, са урачунатим свим

трошковима које понуђач има у реализацији предметне јавне набавке, с тим да ће се

за оцену понуде узимати у обзир цена без ПДВ-а.

Јединичне цене услуга дате у Обрасцу понуде са спецификацијом радова и

обрасцем структуре цене са упутством за попуњавање су фиксне и не могу се

мењати до коначне реализације посла.

У случају разлике између јединичне и укупне цене меродавна је јединична

цена.

Ако је у понуди исказана неуобичајено ниска цена, наручилац ће поступити у

складу са чл. 92. Закон о јавним набавкама, односно тражиће образложење свих

58 / 89

њених саставних делова које сматра меродавним и исте, по добијању образложења,

проверити.

Уколико понуђена цена укључује увозну царину и друге дажбине, понуђач је

дужан да тај део одвојено искаже у динарима у Изјави коју ће да изради, овери

печатом, потпише и достави у оквиру понуде.

10. Подаци о врсти, садржини, начину подношења, висини и роковима

обезбеђења финансијског испуњења обавеза понуђача

I Понуђач је дужан да у оквиру понуде достави:

- Средство обезбеђења за озбиљност понуде: 1 (једну) бланко соло

меницу (печатом оверену и потписану), захтев за регистрацију менице у Регистру

меница Народне банке Србије са овереним пријемом исте од стране пословне банке

(оригинал или копија), попуњено, печатом оверено и потписано менично овлашћење

и копију картона депонованих потписа.

Меница мора бити печатом оверена и потписана од стране лица овлашћеног за

заступање чији се потпис налази у картону депонованих потписа код пословне банке

и иста не сме бити перфорирана.

Меничним овлашћењем овластити наручиоца да меницу може да попуни на

износ од 10% од укупне вредности понуде без ПДВ-а, као и да меницу може

неопозиво, без протеста и трошкова, вансудским путем у складу са важећим

прописима поднети на наплату. Такође, у њему је предвиђено да је меница важећа и

у случају да дође до промене лица овлашћених за располагање средствима на

текућем рачуну Дужника, статусних промена код Дужника, оснивања нових

правних субјеката и др.

Менично овлашћење мора важити најмање колико и важење понуде.

Меницу за озбиљност понуде наручилац ће наплатити у следећим

случајевима:

- уколико понуђач након истека рока за подношење понуда повуче или мења

своју понуду;

- уколико понуђач коме је додељен уговор благовремено не потпиште

уговор о јавној набавци;

- уколико понуђач коме је додељен уговор до тренутка закључења уговора

не поднесе средство обезбеђења за добро извршење посла, у складу са захтевима из

конкурсне документације.

II Понуђач коме буде додељен уговор биће дужан да до тренутка

закључења уговора достави Наручиоцу:

- Средство обезбеђења за добро извршење посла: 1 (једну) бланко соло

меницу (печатом оверену и потписану), захтев за регистрацију менице у Регистру

меница Народне банке Србије са овереним пријемом исте од стране пословне банке,

попуњено, печатом оверено и потписано менично овлашћење и копију картона

депонованих потписа.

Меница мора бити печатом оверена и потписана од стране лица овлашћеног за

заступање чији се потпис налази у картону депонованих потписа код пословне банке

и иста не сме бити перфорирана.

59 / 89

Уколико Извођач не буде извршавао своје уговорне обавезе у роковима, на

начин и под условима предвиђеним уговором, Наручилац може реализовати меницу

на коју може унети износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-

а.

Меничним овлашћењем овластити наручиоца да меницу може да попуни на

износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-а, као и да меницу

може безусловно, неопозиво, без протеста и трошкова, вансудским путем у складу

са важећим прописима поднети на наплату. Такође, у њему се мора предвидети да је

меница важећа и у случају да дође до промене лица овлашћених за располагање

средствима на текућем рачуну Дужника, статусних промена код Дужника, оснивања

нових правних субјеката и др.

Рок важења меничног овлашћења мора бити 30 (тридесет) дана дужи од дана

истека рока за коначно извршење посла.

Ако се за време трајања уговора промене рокови за коначно извршење посла,

рок важења меничног овлашћења за добро извршење посла мора да се продужи.

III Понуђач коме буде додељен уговор биће дужан да у тренутку

примопредаје радова достави Наручиоцу:

- Средство обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року: 1

(једну) бланко соло меницу (печатом оверену и потписану), захтев за регистрацију

менице у Регистру меница Народне банке Србије са овереним пријемом исте од

стране пословне банке (оригинал или копија), попуњено, печатом оверено и

потписано менично овлашћење и копију картона депонованих потписа.

Меница мора бити печатом оверена и потписана од стране лица овлашћеног за

заступање чији се потпис налази у картону депонованих потписа код пословне банке

и иста не сме бити перфорирана.

Уколико се Извођач не буде придржавао уговорених обавеза у погледу

отклањањa грешака у гарантном року, Наручилац може реализовати меницу на коју

може унети износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-а.

Меничним овлашћењем овластити наручиоца да меницу може да попуни на

износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-а, као и да меницу

може безусловно, неопозиво, без протеста и трошкова, вансудским путем у складу

са важећим прописима поднети на наплату. Такође, у њему се мора предвидети да је

меница важећа и у случају да дође до промене лица овлашћених за располагање

средствима на текућем рачуну Дужника, статусних промена код Дужника, оснивања

нових правних субјеката и др.

Рок важења меничног овлашћења мора бити најмање 5 (пет) дана дужи од

дана истека гарантног рока који почиње да тече од дана примопредаје предметних

радова.

11. Заштита поверљивости података које наручилац ставља понуђачима

на располагање, укључујући и њихове подизвођаче

Предметна набавка садржи поверљиве информације које наручилац ставља на

располагање.

60 / 89

Наручилац може у конкурсној документацији захтевати заштиту података које

понуђачима ставља на располагање, укључујући њихове подизвођаче,

потписивањем Изјаве о чувању поверљивих података.

Изјава о чувању поверљивих података понуђач мора да овери печатом и

потпише.

Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, Изјаву о чувању поверљивих

података морају да потпишу и печатом овере сви понуђачи из групе понуђача.

12. Додатне информације или појашњења у вези са припремањем понуда

Заинтересовано лице може, у писаном облику, тражити од наручиоца додатне

информације или појашњења у вези са припремањем понуде, при чему може да

укаже наручиоцу и на евентуално уочене недостатке и неправилности у конкурсној

документацији, најкасније 5 (пет) дана пре истека рока за подношење понуда.

Наручилац је дужан да у року од 3 (три) дана од дана пријема захтева, одговор

објавити на Порталу јавних набавки и на својој интернет страници.

Захтев за додатним информацијама или појашњењима заинтересовано лице

упутиће на адресу наручиоца или на e-mail: јavne.nabavke@gu.ni.rs са напоменом:

"Захтев за додатним информацијама или појашњењима - ЈН бр. 404-2У/11-2016-11".

Ако наручилац измени или допуни конкурсну документацију 8 (осам) или мање

дана пре истека рока за подношење понуда, наручилац је дужан да продужи рок за

подношење понуда и објави на Порталу јавних набавки и на својој интернет

страници, обавештење о продужењу рока за подношење понуда.

По истеку рока предвиђеног за подношење понуда наручилац не може да мења

нити да допуњује конкурсну документацију.

Тражење додатних информација или појашњења у вези са припремањем понуде

телефоном није дозвољено.

Комуникација у поступку јавне набавке врши се искључиво на начин одређен

чланом 20. Закона.

13. Додатна објашњења од понуђача после отварања понуда и контрола

код понуђача односно његовог подизвођача

После отварања понуда наручилац може приликом стручне оцене понуда да у

писаном облику захтева од понуђача додатна објашњења која ће му помоћи при

прегледу, вредновању и упоређивању понуда, а може да врши контролу (увид) код

понуђача, односно његовог подизвођача (члан 93. Закона).

Уколико наручилац оцени да су потребна додатна објашњења или је потребно

извршити контролу (увид) код понуђача, односно његовог подизвођача, наручилац

ће понуђачу оставити примерени рок да поступи по позиву наручиоца, односно да

омогући наручиоцу контролу (увид) код понуђача, као и код његовог подизвођача.

Наручилац може уз сагласност понуђача да изврши исправке рачунских

грешака уочених приликом разматрања понуде по окончаном поступку отварања.

У случају разлике између јединичне и укупне цене, меродавна је јединична

цена.

61 / 89

Ако се понуђач не сагласи са исправком рачунских грешака, наручилац ће

његову понуду одбити као неприхватљиву.

14. Коришћење патента и одговорност за повреду заштићених права

интелектуалне својине трећих лица

Накнаду за коришћење патената, као и одговорност за повреду заштићених

права интелектуалне својине трећих лица сноси понуђач.

15. Начин и рок за подношење захтева за заштиту права

Захтев за заштиту права може да поднесе понуђач, подносилац пријаве,

кандидат, односно заинтересовано лице, који има интерес за доделу уговора,

односно оквирног споразума у конкретном поступку јавне набавке и који је

претрпео или би могао да претрпи штету због поступања наручиоца противно

одредбама Закона.

Захтев за заштиту права подноси се наручиоцу, а копија се истовремено

доставља Републичкој комисији.

Захтев за заштиту права се доставља непосредно или препорученом

пошиљком са повратницом. Захтев за заштиту права се доставља наручиоцу

непосредно писаним путем или препорученом пошиљком са повратницом или

електронском поштом на e-mail javne.nabavke@gu.ni.rs или факсом на број 018/504-

440.

Захтев за заштиту права којим се оспорава врста поступка, садржина позива за

подношење понуда или конкурсне документације сматраће се благовременим ако је

примљен од стране наручиоца најкасније седам дана пре истека рока за подношење

понуда, а у поступку јавне набавке мале вредности и квалификационом поступку

ако је примљен од стране наручиоца три дана пре истека рока за подношење понуда,

без обзира на начин достављања и уколико је подносилац захтева у складу са

чланом 63. став 2. овог закона указао наручиоцу на евентуалне недостатке и

неправилности, а наручилац исте није отклонио.

Захтев за заштиту права којим се оспоравају радње које наручилац предузме

пре истека рока за подношење понуда, а након истека рока из става 3. овог члана,

сматраће се благовременим уколико је поднет најкасније до истека рока за

подношење понуда.

После доношења одлуке о додели уговора или одлуке о обустави поступка,

рок за подношење захтева за заштиту права је десет дана од дана објављивања

одлуке на Порталу јавних набавки.

Захтевом за заштиту права не могу се оспоравати радње наручиоца предузете

у поступку јавне набавке ако су подносиоцу захтева били или могли бити познати

разлози за његово подношење пре истека рока за подношење захтева из ст. 3. и 4.

овог члана, а подносилац захтева га није поднео пре истека тог рока.

Ако је у истом поступку јавне набавке поново поднет захтев за заштиту права

од стране истог подносиоца захтева, у том захтеву се не могу оспоравати радње

наручиоца за које је подносилац захтева знао или могао знати приликом подношења

претходног захтева.

62 / 89

Захтев за заштиту права не задржава даље активности наручиоца у поступку

јавне набавке у складу са одредбама члана 150. Закона.

У складу са чланом 151. став 1. ЗЈН захтев за заштиту права мора да садржи:

1) назив и адресу подносиоца захтева и лице за контакт;

2) назив и адресу наручиоца;

3) податке о јавној набавци која је предмет захтева, односно о одлуци наручиоца;

4) повреде прописа којима се уређује поступак јавне набавке;

5) чињенице и доказе којима се повреде доказују;

6) потврду о уплати таксе из члана 156. овог ЗЈН;

7) потпис подносиоца.

Наручилац објављује обавештење о поднетом захтеву за заштиту права на

Порталу јавних набавки и на својој интернет страници најкасније у року од два дана

од дана пријема захтева за заштиту права, које садржи податке из Прилога 3Љ

Закона.

Подносилац захтева за заштиту права је дужан да на прописани рачун буџета

Републике Србије уплати таксу од:

1) 120.000 динара ако се захтев за заштиту права подноси пре отварања понуда

и ако процењена вредност није већа од 120.000.000 динара;

2) 120.000 динара ако се захтев за заштиту права подноси након отварања

понуда и ако процењена вредност није већа од 120.000.000 динара;

3) 120.000 динара ако се захтев за заштиту права подноси након отварања

понуда и ако збир процењених вредности свих оспорених партија није већа од

120.000.000 динара, уколико је набавка обликована по партијама;

Свака странка у поступку сноси трошкове које проузрокује својим радњама.

Ако је захтев за заштиту права основан, наручилац мора подносиоцу захтева за

заштиту права на писани захтев надокнадити трошкове настале по основу заштите

права.

Ако захтев за заштиту права није основан, подносилац захтева за заштиту права

мора наручиоцу на писани захтев надокнадити трошкове настале по основу заштите

права.

Ако је захтев за заштиту права делимично усвојен, Републичка комисија

одлучује да ли ће свака странка сносити своје трошкове или ће трошкови бити

подељени сразмерно усвојеном захтеву за заштиту права.

Странке у захтеву морају прецизно да наведу трошкове за које траже накнаду.

Накнаду трошкова могуће је тражити до доношења одлуке наручиоца, односно

Републичке комисије о поднетом захтеву за заштиту права.

О трошковима одлучује Републичка комисија. Одлука Републичке комисије је

извршни наслов.

Као доказ о уплати таксе, у смислу члана 151. став 1. тачка 6) ЗЈН,

прихватиће се:

1. Потврда о извршеној уплати таксе из члана 156. ЗЈН која садржи

следеће елементе:

(1) да буде издата од стране банке и да садржи печат банке;

63 / 89

(2) да представља доказ о извршеној уплати таксе, што значи да потврда

мора да садржи податак да је налог за уплату таксе, односно налог за пренос

средстава реализован, као и датум извршења налога;

(3) износ таксе из члана 156. ЗЈН чија се уплата врши;

(4) број рачуна: 840-30678845-06;

(5) шифру плаћања: 153 или 253;

(6) позив на број: подаци о броју или ознаци јавне набавке поводом које се

подноси захтев за заштиту права;

(7) сврха: такса за ЗЗП; назив наручиоца; број или ознакa јавне набавке

поводом које се подноси захтев за заштиту права;

(8) корисник: буџет Републике Србије;

(9) назив уплатиоца, односно назив подносиоца захтева за заштиту права за

којег је извршена уплата таксе;

(10) потпис овлашћеног лица банке.

2) Налог за уплату, први примерак, оверен потписом овлашћеног лица и

печатом банке или Поште, који садржи и друге напред поменуте елементе

потврде о извршеној уплати републичке административне таксе, као и назив

подносиоца захтева за заштиту права за којег је извршена уплата републичке

административне таксе;

3) Потврда издата од стране Републике Србије, Министарства финансија,

Управе за трезор, која садржи све напред поменуте елементе, за подносиоце

захтева за заштиту права (корисници буџетских средстава, корисници средстава

организација за обавезно социјално осигурање и други корисници јавних средстава)

који имају отворен рачун у оквиру припадајућег консолидованог рачуна трезора, а

који се води у Управи за трезор;

4) Потврда издата од стране Народне банке Србије, која садржи све

напред поменуте елементе, за подносиоце захтева за заштиту права (банке и други

субјекти) који имају отворен рачун код Народне банке Србије у складу са законом и

другим прописом.

Уз захтев доставити доказ о плаћеној такси у складу са чланом 156. став 1.

тачка 1. ЗЈН ("Службени гласник Република Србија" број 124/2012, 14/2015 и

68/2015), у износу од 120.000,00 динара, у складу са Упутством о уплати таксе за

подношење захтева за заштиту права Републичке комисије за заштиту права

понуђача у поступцима јавних набавки: (http://www.kjn.gov.rs/ci/uputstvo-o-uplati-

republicke-administrativne-takse.html).

Поступак заштите права понуђача регулисан је одредбама чл. 138. - 167. Закона.

17. Рок за закључење уговора

Уговор о јавној набавци биће достављен понуђачу коме је додељен уговор, у

року од 8 (осам) дана од дана протека рока за подношење захтева за заштиту права

из чл. 149. Закона о јавним набавкама. Понуђач коме је додељен уговор је у обавези

64 / 89

да исти потпише, овери и достави наручиоцу у року од 8 (осам) дана од дана

пријема.

У случају да је поднета само једна понуда наручилац може закључити уговор

пре истека рока за подношење захтева за заштиту права, у складу са чланом 112.

став 2. тачка 5) Закона.

65 / 89

VII И З Ј А В А П О Н У Ђ А Ч А

Под пуном материјалном и кривичном одговорношћу, као заступник дајем

следећу

И З Ј А В У

У складу са чланом 26. и 75. став 2. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“ бр.

124/2012, 14/15 и 68/15), понуђач __________________________________________

из _____________, у поступку јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 –

Услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског document

management система:

- потврђује да је понуду за предметни поступак јавне набавке поднео

независно, без договора са другим понуђачима или заинтересованим лицима;

- изјављује да је поштовао обавезе које произилазе из важећих прописа о

заштити на раду, запошљавању и условима рада, заштити животне средине, као и да

нема забрану обављања делатности која је на снази у време подношења понуде.

Дана: ____.____.______. године

П О Н У Ђ А Ч

М.П. ______________________ (потпис овлашћеног лица)

66 / 89

VIII ИЗЈАВА ПОНУЂАЧА И ПОДИЗВОЂАЧА

Под пуном материјалном и кривичном одговорношћу, као заступници понуђача

и подизвођача дајемо следећу

И З Ј А В У

У складу са чланом 26. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“ бр. 124/2012,

14/15 и 68/15) понуђач ____________________________________________________

из __________________, у поступку јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 –

Услуге израде и одржавања софтвера за увођење електронског document

management система, потврђује да је понуду за предметни поступак јавне набавке

поднео независно, без договора са другим понуђачима или заинтересованим

лицима.

У складу са чланом 75. став 2. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“

бр. 124/2012, 14/15 и 68/15), понуђач___________________________________ из

_______________ и подизвођач/и

__________________________________________ из ______________________

__________________________________________ из ______________________

у поступку јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и

одржавања софтвера за увођење електронског document management система,

изјављују да су поштовали обавезе које произилазе из важећих прописа о заштити

на раду, запошљавању и условима рада, заштити животне средине, као и да нема

забрану обављања делатности која је на снази у време подношења понуде.

Дана: ____.____._______. године

П О Н У Ђ А Ч

М.П. _______________________ (потпис овлашћеног лица)

ПОДИЗВОЂАЧ

М.П. _______________________ (потпис овлашћеног лица)

ПОДИЗВОЂАЧ

М.П. _______________________ (потпис овлашћеног лица)

НАПОМЕНА: Претходно попуњена Изјава понуђача и подизвођача мора бити потписана од стране овлашћеног лица

понуђача и сваког подизвођача и оверена печатом, само уколико понуђач извршење предметне јавне набавке

делимично поверава подизвођачу/има. У случају подношења понуде понуђача с већим бројем подизвођача од броја

предвиђеног овом Изјавом, потребно је копирати исту, попунити, потписати и печатом оверити на наведен начин.

67 / 89

Под пуном материјалном и кривичном одговорношћу, као заступници

понуђача из групе понуђача дајемо следећу

И З Ј А В У

У складу са чланом 26. и 75. став 2. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник

РС“ бр. 124/2012, 14/15 и 68/15), понуђачи из групе понуђача:

__________________________________________ из ____________________

__________________________________________ из ____________________

у поступку јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и

одржавања софтвера за увођење електронског document management система:

- потврђују да су заједничку понуду за предметни поступак јавне набавке

поднели независно, без договора са другим понуђачима или заинтересованим

лицима;

- изјављују да су поштовали обавезе које произилазе из важећих прописа

о заштити на раду, запошљавању и условима рада, заштити животне средине, као и

да нема забрану обављања делатности која је на снази у време подношења понуде.

Дана: ____.____._______. године

П О Н У Ђ А Ч

М.П. _______________________ (потпис овлашћеног лица)

П О Н У Ђ А Ч

М.П. _______________________ (потпис овлашћеног лица)

Напомена: Претходно попуњена Изјава групе понуђача мора бити потписана од стране овлашћеног лица сваког

понуђача из групе понуђача и оверена печатом.

У случају подношења заједничке понуде с већим бројем понуђача из групе понуђача од броја предвиђеног овом

Изјавом, потребно је копирати исту, попунити, потписати и печатом оверити на претходно наведен начин. Уколико

понуђачи подносе заједничку понуду, група понуђача може да се определи да претходно попуњен Образац

Спецификације предмета набавке потпишу и печатом овере сви понуђачи из групе понуђача или група понуђача може

да одреди једног понуђача из групе који ће попунити, потписати и печатом ове

IX ИЗЈАВА ГРУПЕ ПОНУЂАЧА

68 / 89

X ОБРАЗАЦ ПОНУДЕ СА СПЕЦИФИКАЦИЈОМ УСЛУГА И ОБРАСЦЕМ

СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ СА УПУТСТВОМ КАКО ДА СЕ ПОПУНИ

за јавну набавку услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и одржавања

софтвера за увођење електронског document management система

Број понуде

Назив понуђача/понуђача носиоца посла

Адреса седишта

Особа за контакт

Одговорна особа (потписник уговора)

Телефон и телефакс

e-mail

Текући рачун и назив банке

Матични број и ПИБ

Предмет јавне набавке извршићемо (у зависности од наступа заокружити и

попунити једну од понуђених опција):

а) самостално;

б) са подизвођачима:

Назив подизвођача

Адреса седишта

Матични број и ПИБ

Проценат укупне вредности набавке који

ће понуђач поверити подизвођачу

Део предмета набавке који ће извршити

преко подизвођача

Назив подизвођача

Адреса седишта

Матични број и ПИБ

Проценат укупне вредности набавке који

ће понуђач поверити подизвођачу

Део предмета набавке који ће извршити

преко подизвођача

Назив подизвођача

Адреса седишта

Матични број и ПИБ

Проценат укупне вредности набавке који

ће понуђач поверити подизвођачу

69 / 89

Део предмета набавке који ће извршити

преко подизвођача

в) заједнички, у групи са:

Назив понуђача из групе понуђача-члана

Адреса седишта

Телефон и телефакс

e-mail

Одговорна особа и контакт телефон

Матични број и ПИБ

Назив понуђача из групе понуђача-члана

Адреса седишта

Телефон и телефакс

e-mail

Одговорна особа и контакт телефон

Матични број и ПИБ

Назив понуђача из групе понуђача-члана

Адреса седишта

Телефон и телефакс

e-mail

Одговорна особа и контакт телефон

Матични број и ПИБ

70 / 89

Техничка спецификација са обрасцем структуре цене

Ред.

бр. Предмет набавке

Процењенa

количина

Јединична

цена без ПДВ

Зависни

трошкови*

Укупна

цена без

ПДВ

ПДВ Укупна цена

са ПДВ-ом

1. Набавка софтвера

1.1. Софтверске лиценце

1.1.1

Софтверско решење за

систем за управљање

документима и

пословним процесима за

минимално 600

корисника, електронска

писарница за минимално

8 пријемних места,

скенирање докумената на

минимално 5 радних

места за неограничен

број докумената. (у цену

не рачунавати лиценце

базе података и

оперативног система)

1**

1.2. Имплементација софтверског решења у Градским управама и службама

1.2.1.

Услуге имплементације

предвиђене фазом 1

пројекта

--

1.2.2

Услуге имплементације

предвиђене фазом 2

пројекта

--

1.2.3.

Услуге имплементације

предвиђене фазом 3

пројекта

--

1.2.4.

Услуге имплементације

предвиђене фазом 4

пројекта

--

1.2.5.

Услуге имплементације

предвиђене фазом 5

пројекта

--

Укупно (збир цена из колоне 6)

без ПДВ-а:

__________

динара Укупно (збир цена из колоне 8)

са ПДВ-ом: ______________ динара

Датум: ____ . ____ ._______. год.

ПОНУЂАЧ / НОСИЛАЦ

ГРУПЕ

М.П. ______________________ (потпис овлашћеног лица)

* Сви зависни трошкови који улазе у укупну цену

71 / 89

Зависни трошкови набавке - Обухватају: царине и друге увозне дажбине, порезе,

трошкове испоруке, трошкове осигурања и остали трошкови. У зависне трошкове

набавке спадају и трошкови довођења у стање радне приправности, а то су издаци у

вези са прибављањем дозвола за прикључак струје, воде, гаса и слично.

** Под позицијом 1.1.1. дати цену за један систем који обухвата све наведено за

ту позицију у колони предмет набавке. Лиценце се испоручују у првој фази

реализације уговора.

Упутство за попуњавање понуде:

У обрасцу структуре цене морају бити приказани основни елементи структуре цене

као што су:

1) Јединичне цене – уписати јединичне цене без ПДВ-а у колони 4;

2) Укупна цена без ПДВ-а,– уписати укупне цене без ПДВ-а, за сваку од

позиција, множећи дату процењену количину са јединичном ценом за сваку од

позиција (колона 6) ;

3) Укупна цена са ПДВ-ом - уписати укупне цене са ПДВ-ом, за сваку од

позиција, сабирајући укупну цену без ПДВ-а са износом ПДВ-а (колона 8)

4) Посебно исказани трошкови који чине укупну цену (колона 5), с тим да

уколико исти не постоје или су несразмерно мали, понуђач их не мора исказати у

табели.

5) Укупна цена без ПДВ-а и са ПДВ-ом (збир укупних цена без ПДВ-а за сваку

од позиција из колоне 6, односно збир укупних цена са ПДВ-ом за сваку од позиција

из колоне 8.

К1 - УКУПНА ПОНУЂЕНА ЦЕНА

УКУПНА ЦЕНА СВИХ УСЛУГА ДАТИХ

У ТЕХНИЧКОЈ СПЕЦИФИКАЦИЈИ ЗА СВИХ ПЕТ ФАЗА,

без урачунатог ПДВ-а износи:

_____________________________ динара

ПДВ: _____ %

ПДВ:______________________ динара

УКУПНА ЦЕНА СВИХ УСЛУГА ДАТИХ

У ТЕХНИЧКОЈ СПЕЦИФИКАЦИЈИ ЗА СВИХ ПЕТ ФАЗА,

са урачунатим ПДВ-ом износи:

_____________________________ динара

72 / 89

Рок пружања услуга и рок плаћања:

Имплементација софтверског производа ће се реализовати у 5 (пет) фаза:

Рок за реализацију прве фазе је 45 дана од дана потписивања Уговора;

Рок за реализацију друге фазе је 90 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за реализацију треће фазе је 135 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за реализацију четврте фазе је 180 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за реализацију пете фазе је 210 дана од дана потписивања Уговора.

Рок за плаћање услуга имплементације је 45 дана након реализације сваке од

фаза, уз потписан записник о примопредаји, пријем исправног рачуна (фактуре) са

тачно наведеним описом пружених услуга и свом неопходном пратећом

документацијом, у складу са Законом о роковима измирења новчаних обавеза у

комерцијалним трансакцијама („Службени гласник РС", број 119/12 и 68/15), уплатом на рачун Пружаоца услуга.

К2 - ДОДАТНO ПОДРЖАНЕ ТЕХНИЧКЕ КАРАКТЕРИСТИКЕ

К21 – Интеграција у Microsoft Outlook:

Понуђена опција (обавезно заокружити понуђену опцију):

1) Понуђач чије понуђено решење има могућност да синхронизује листу задатака

из система за управљање документима и пословним процесима са листом задатака из

Microsoft Outlook-a. Задаци које корисник добија у систему за управљање процесима у

систему понуђача треба да се појављују у листи задатака која се налази у Microsoft

Outlook програму корисника. Понуђач је понудио решење које има могућност

прегледа и синхронизације измена докумената који се налазе у систему за управљање

документима кроз Microsoft Outlook.

2) Понуђач је понудио решење које има могућност прегледа и синхронизације

измена докумената који се налазе у систему за управљање документима кроз Microsoft

Outlook, али не и опцију синхронизције листе задатака

3) Понуђач није понудио решење које има могућност прегледа и синхронизације

измена докумената који се налазе у систему за управљање документима кроз Microsoft

Outlook као и опцију синхронизције листе задатака.

К22 – Трошковна економичност:

Понуђена опција (обавезно заокружити понуђену опцију):

73 / 89

1) Понуђач чији систем за управљање документима и пословним

процесима подржава рад са Microsoft SQL Server базом података и чији систем

подржава могућност преузимања корисника и корисничких група из организационе

структуре дефинисане у Active Directory

2) Понуђач чији систем за управљање документима и пословним

процесима подржава рад са MicrosoftSQL Server базом података

3) Понуђач чији систем за управљање документима и пословним процесима не

подржава рад са Microsoft SQL Server базом података и чији систем подржава

могућност преузимања корисника и корисничких група из организационе структуре

дефинисане у Active Directory.

ГАРАНТНИ РОК:

За софтвер је ______ (____________) месеци (најмање 12 месеци) за све лиценцне

софтверске производе и имплементирано решење, рачунајући од дана примопредаје

целог пројекта (последње фазе).

РОК ВАЖЕЊА ПОНУДЕ: _______________ дана (најмање 90 (деведесет) дана,

од дана јавног отварања понуда).

Дана: ____ . ____ .______. године

П О Н У Ђ А Ч

М.П. _______________________ (потпис овлашћеног лица)

НАПОМЕНА: Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, група понуђача може да се определи

да претходно попуњен Образац понуде са обрасцем структуре цене потпишу и печатом овере сви

понуђачи из групе понуђача или група понуђача може да одреди једног понуђача из групе који ће

попунити, потписати и печатом оверити Обаразац понуде са обрасцем структуре цене. У случају

подношења понуде понуђача с већим бројем подизвођача, односно заједничке понуде с већим

бројем понуђача из групе понуђача (члановима), копирати прву страну Обрасца понуде са

обрасцем структуре цене и исту попунити.

74 / 89

XI МОДЕЛ УГОВОРА

На основу чл. 112. Закона о јавним набавкама (“Службени гласник Република

Србија” број 124/2012, 14/2015 и 68/2015), дана ____.____.2016. године,

закључује се

УГОВОРА О ПРУЖАЊУ УСЛУГА ИЗРАДЕ И ОДРЖАВАЊА

СОФТВЕРА ЗА УВОЂЕЊЕ ЕЛЕКТРОНСКОГ DOCUMENT MANAGEMENT

СИСТЕМА

уговорне стране

1. Град Ниш – Служба за одржавање и

информатичко-комуникационе технологије,

матични број: 17620541/18; ПИБ: 100232752, у

Нишу, ул. Николе Пашића бр. 24, коју заступа

начелник Аца Јанковић, (у даљем тексту

Наручилац), и

2. „____________________________________“

из____________,улица ______________, коју

заступа директор_________________________

________________________________, (у даљем

тексту Пружалац услуга).

Овај уговор додељен је Пружаоцу услуга у отвореном поступку јавне набавке

покренутим Одлуком о покретању поступка бр. 16-7731/2016 од 25.11.2016. године,

ЈН бр. 404-2У/11-2016-11, а на основу Одлуке о додели уговора бр. *** од *.*.****.

године, у складу са чл. 108. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“, бр. 124/12,

14/15 и 68/15).

ПРЕДМЕТ УГОВОРА

Члан 1.

Предмет овог уговора су услуге израде и одржавања софтвера за увођење

електронског document management система, (у даљем тексту „софтверски

производ“). Образац понуде са спецификацијом услуга и обрасцем структуре цене

са упутством како да се попуни и Спецификација техничких услова су саставни

75 / 89

делови овог уговора. Сви захтеви наведени у Спецификацији техничких услова су

обавезни.

Софтверски производ се састоји од базе података, за коју лиценце обезбеђује

Наручилац, и апликативног софтвера који омогућава функционалност базе.

Имплементација софтверског производа ће се реализовати у 5 (пет) фаза.

Детаљан опис послова и рокови њихове реализације по фазама дати су у

Спецификацији техничких услова.

Пружалац услуга, услуге које су предмет овог уговора пружиће (заокружити и

попунити):

а) самостално;

б) са подизвођачима:

__________________________________________ из ________________________

у износу од ___% од укупне уговорене вредности радова и део предмета набавке

који ће извршити преко подизвођача ________________________________________

__________________________________________ из ________________________

у износу од ___% од укупне уговорене вредности радова и део предмета набавке

који ће извршити преко подизвођача _____________________________________

в) заједнички, у групи са:

___________________________________________ из ______________________

___________________________________________ из ______________________

___________________________________________ из ______________________

Члан 2.

Укупна вредност услуга из члана 1. овог уговора износи _________________

динара (и словима: _________________________________________________) без

урачунатог пореза на додату вредност, односно ____________________ динара (и

словима: ___________________________________________________) са урачунатим

порезом на додату вредност и представља вредност по понуди бр. ______________

од ___.____._______. године.

Услуга имплементације софтверског производа ће се реализовати у 5 (пет)

фаза.

Цена имплементације у првој фази износи ____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) без

урачунатог пореза на додату вредност, односно _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) са

урачунатим порезом на додату вредност.

Цена имплементације у другој фази износи _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) без

урачунатог пореза на додату вредност, односно _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) са

урачунатим порезом на додату вредност.

76 / 89

Цена имплементације у траћој фази износи _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) без

урачунатог пореза на додату вредност, односно _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) са

урачунатим порезом на додату вредност.

Цена имплементације у четвртој фази износи _____________________ динара

(и словима: __________________________________________________________) без

урачунатог пореза на додату вредност, односно _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) са

урачунатим порезом на додату вредност.

Цена имплементације у петој фази износи _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) без

урачунатог пореза на додату вредност, односно _____________________ динара (и

словима: __________________________________________________________) са

урачунатим порезом на додату вредност.

Рок за плаћање услуга имплементације је 45 дана након реализације сваке од

фаза, уз потписан записник о примопредаји, пријем исправног рачуна (фактуре) са

тачно наведеним описом пружених услуга и свом неопходном пратећом

документацијом, у складу са Законом о роковима измирења новчаних обавеза у

комерцијалним трансакцијама („Службени гласник РС", број 119/12 и 68/15), уплатом на рачун Пружаоца услуга.

НАЧИН ПЛАЋАЊА

Члан 3.

Плаћање услуга наручилац ће вршити, уплатом износа наведених у члану 2.

уговора на текући рачун Пружаоца услуга бр. _______________________ код

__________________________________ банке, на уговорени начин.

РОК ПРУЖАЊА УСЛУГА

Члан 4.

Пружалац услуге је дужан да уговорене услуге пружа по фазама у следећим

роковима:

за реализацију прве фазе у року од 45 календарских дана;

за реализацију друге фазе у року од 90 календарских дана;

за реализацију трећее фазе у року од 135 календарских дана;

за реализацију четврте фазе у року од 180 календарских дана;

за реализацију петее фазе у року од 210 календарских дана,

рачунајући од дана закључења уговора.

ПРАВА НАРУЧИОЦА

Члан 5.

77 / 89

Наручилац има право да у сарадњи са техничким тимом пружаоца услуга,

инсталира базу података и апликацију, и функционални рачунарски програм на

највише 600 радних станица, повезаних са сервером преко локалне рачунарске мреже.

Процес инсталације на свакој појединачној радној станици је омогућен издавањем

лиценцних фајлова везаних за сам рачунар од стране пружаоца услуга.

Над информацијама које унесе у систем, наручилац задржава пуно власништво.

ОБАВЕЗЕ ПРУЖАОЦА УСЛУГА

Члан 6

Пружалац услуге се обавезује да поред пружања услуга које су предмет уговора

током уговореног периода пружа бесплатну техничку подршку наручиоцу, која

обухвата:

- Исправљање грешака које се у току развоја нису испољиле,

- Испоручивање нових верзија система, усклађених са евентуалним

изменама законских решења, напретком технологије (Software Update), као и нових

функционалности у складу са потребама посла наручиоца а по захтеву истог,

- Пружање услуге техничке подршке телефоном и преко Интернета,

- Текуће консултантске услуге везане за конкретна питања јавне набавке,

- Размену идеја за унапређење софтвера, увођење нових могућности

система и искустава у његовој примени са другим корисницима.

Такође, пружалац услуга је у обавези и да да током периода имплементације и

12 месеци након имплементације последње фазе пружа бесплатну техничку подршку

наручиоцу на захтеву и то:

- Испољавање проблема у функционисању самог софтверског производа

или неких функционалности у раду – време одзива до 1 (један) радни дан,

- Потреба наручиоца за новим custom извештајима – време одзива до 3

(три) радна дана;

- Захтев наручиоца за новом функционалношћу софтверског производа –

време одзива зависи од садржине самог захтева и биће предмет договора између

наручиоца и пружаоца услуга,

- Инсталација и добијање лиценцног фајла за новог клијента – време одзива

до 1 (један) радни дан.

Техничка подршка подразумева комуникацију и решавање конкретних

ситуација путем телефона, интернета и на лицу места.

ГАРАНТНИ РОК

Члан 7.

За испоручени софтвер пружалац услуга гарантује квалитет у трајању од ______

(_____________) месеци (најмање 12 месеци) за све лиценцне софтверске производе и

имплементирано решење рачунајући од дана примопредаје комплетног софтверског

производа (последње фазе).

Пружалац услуга је дужан да на позив Наручиоца у гарантном року, отклони

све недостатке софтверског производа у року не дужем од 7 дана.

78 / 89

Пружалац услуга је дужан да на позив Наручиоца у гарантном року, изврши

све поправке и отклони све недостатке у року не дужем од 7 дана. У супротном,

Пружалац услуге има обавезу да испоручена добра замени о сопственом трошку.

СРЕДСТВА ФИНАНСИЈСКОГ ОБЕЗБЕЂЕЊА

Члан 8.

Пружалац услуга је у обавези да на име средстава финансијског обезбеђења

достави:

Понуђач коме буде додељен уговор биће дужан да до тренутка закључења

уговора достави Наручиоцу:

- Средство обезбеђења за добро извршење посла: 1 (једну) бланко соло

меницу (печатом оверену и потписану), захтев за регистрацију менице у Регистру

меница Народне банке Србије са овереним пријемом исте од стране пословне банке,

попуњено, печатом оверено и потписано менично овлашћење и копију картона

депонованих потписа.

Меница мора бити печатом оверена и потписана од стране лица овлашћеног за

заступање чији се потпис налази у картону депонованих потписа код пословне банке

и иста не сме бити перфорирана.

Уколико Извођач не буде извршавао своје уговорне обавезе у роковима, на

начин и под условима предвиђеним уговором, Наручилац може реализовати меницу

на коју може унети износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-

а.

Меничним овлашћењем овластити наручиоца да меницу може да попуни на

износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-а, као и да меницу

може безусловно, неопозиво, без протеста и трошкова, вансудским путем у складу

са важећим прописима поднети на наплату. Такође, у њему се мора предвидети да је

меница важећа и у случају да дође до промене лица овлашћених за располагање

средствима на текућем рачуну Дужника, статусних промена код Дужника, оснивања

нових правних субјеката и др.

Рок важења меничног овлашћења мора бити 30 (тридесет) дана дужи од

дана истека рока за коначно извршење посла.

Ако се за време трајања уговора промене рокови за коначно извршење посла,

рок важења меничног овлашћења за добро извршење посла мора да се продужи.

III Понуђач коме буде додељен уговор биће дужан да у тренутку

примопредаје радова достави Наручиоцу:

- Средство обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року: 1

(једну) бланко соло меницу (печатом оверену и потписану), захтев за регистрацију

менице у Регистру меница Народне банке Србије са овереним пријемом исте од

стране пословне банке (оригинал или копија), попуњено, печатом оверено и

потписано менично овлашћење и копију картона депонованих потписа.

Меница мора бити печатом оверена и потписана од стране лица овлашћеног за

заступање чији се потпис налази у картону депонованих потписа код пословне банке

и иста не сме бити перфорирана.

79 / 89

Уколико се Извођач не буде придржавао уговорених обавеза у погледу

отклањањa грешака у гарантном року, Наручилац може реализовати меницу на коју

може унети износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-а.

Меничним овлашћењем овластити наручиоца да меницу може да попуни на

износ од 10% од укупне вредности уговорених радова без ПДВ-а, као и да меницу

може безусловно, неопозиво, без протеста и трошкова, вансудским путем у складу

са важећим прописима поднети на наплату. Такође, у њему се мора предвидети да је

меница важећа и у случају да дође до промене лица овлашћених за располагање

средствима на текућем рачуну Дужника, статусних промена код Дужника, оснивања

нових правних субјеката и др.

Рок важења меничног овлашћења мора бити најмање 5 (пет) дана дужи од

дана истека гарантног рока који почиње да тече од дана примопредаје предметних

радова.

Банкарске гаранције се односе на пружање услуге имплементације и понуђени

софтверски производ.

САВЕСНОСТ У ИСПУЊАВАЊУ ОБАВЕЗА

Члан 9.

Уговорне стране дужне су да за време испуњења својих обавеза поступају с

пажњом која се захтева у пословима ове врсте, а у извршењу обавеза из своје

професионалне делатности дужни су поступати с повећаном пажњом, према

правилима струке (пажња доброг стручњака).

Уговорне стране дужне су да своје обавезе испуњавају квалитетно,

благовремено у утврђеним роковима.

Пружалац услуга је дужан да на време обавести Наручиоца о чињеницама чије

је наступање од утицаја на испуњење овог уговора, променама, непредвиђеним

околностима и слично. Обавештење из овог става пружалац услуга мора да достави

наручиоцу, без одлагања, у писаном облику.

ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ

Члан 10.

Овај уговор ступа на снагу даном потписивања од стране овлашћених

представника уговорних страна, и важи за период имплементације софтверског

производа као и најмање 12 (дванаест) месеци након имплементације последње фазе.

Члан 11.

Све евентуалне спорове у вези овог Уговора, уговорне стране ће покушати да

реше споразумно, а ако не постигну споразум, сагласне су да буде надлежан

Привредни суд у Нишу.

Члан 12.

Овај уговор је сачињен у 6 (шест) истоветних примерака, од којих 4 (четири)

задржава наручилац и 2 (два) извођач.

80 / 89

Н А Р У Ч И Л А Ц П Р У Ж А Л А Ц У С Л У Г А

Служба за одржавање и информатичко-

комуникационе технологије

Начелник

__________________________ ___________________

Аца Јанковић

НАПОМЕНА: Модел уговора представља садржину уговора који ће Наручилац

закључити са понуђачем коме буде додељен уговор, као и да ће Наручилац, ако

понуђач без оправданих разлога одбије да закључи уговор о јавној набавци, након

што му је уговор додељен, Управи за јавне набавке доставити доказ негативне

рефренце, односно исправу о реализованом средству обезбеђења испуњења обавеза

у поступку јавне набавке.

Понуђач је дужан да Модел уговора попуни, потпише и овери печатом, чиме

потврђује да је сагласан са садржином Модела уговора.

Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, група понуђача може да се

определи да претходно попуњен Модел уговора потпишу и печатом овере сви

понуђачи из групе понуђача или група понуђача може да одреди једног понуђача из

групе који ће попунити, потписати и печатом оверити Модел уговора.

Делове Модела уговора означене * попуњава Наручилац.

81 / 89

XII ПОТВРДА О РЕФЕРЕНТНИМ НАБАВКАМА

Назив референтног купца/наручиоца

Седиште, улица и број

Контакт особа и телефон

Матични број: ПИБ:

У складу са чланом 77. став 2. тачка 2. подтачка (1) Закона о јавним набавкама,

достављамо вам

П О Т В Р Д У

Да је понуђач __________________________________________________________

(назив и седиште понуђача)

__________________________ пружао услуге имплементације

_______________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________.

Потврђујемо да су наведене услуге пружене у уговореном року у периоду од

_____________________________________ године.

Да је квалитет пружених услуга (заокружити)

1. без исправки и дорада;

2. са исправкама и дорадама.

Укупна вредност наведених услуга по уговору бр._____________________, од

____.____._______.године износи____________________динара без обрачунатог ПДВ-а, односно

___________________ динара са обрачунатим ПДВ-ом.

Потврда се издаје на захтев

__________________________________________________________________________

(назив и седиште понуђача)

ради учешћа у поступку јавне набавке пружања услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и

одржавања софтвера за увођење електронског document management система и у друге сврхе се

не може користити.

Заводни бр. ____________ Место:________________, Датум:___.___.201__. год.

Да су подаци тачни својим потписом и печатом потврђује:

М.П. _____________________ (овлашћено лице)

НАПОМЕНА: Уколико је потврда на меморандуму понуђача или инвеститора тј. издаваоца потврде, иста ће

бити прихваћена уколико садржи следеће елементе: податке о издаваоцу потврде, податке о правном лицу коме је

потврда издата, предмет и место пружања услуга, укупну вредност пружених услуга по уговору бр. _________- од

____.____._______.године, време (рок) пружања услуга, време и место издавања потврде и печат издаваоца и потпис

овлашћеног лица издаваоца потврде. За случај да је понуђач и извођач и инвеститор радова такве потврде се неће

узети у обзир као референтне.

82 / 89

XIII ЛИСТА РЕФЕРЕНТНИХ НАБАВКИ

Понуђач _______________________________________________________

_______________________________________________из_______________, односно

Носилац заједничке понуде ________________________________________

___________________________________________________из____________________

са члановима:

1.____________________________________________________из________________

2.____________________________________________________из________________

3.____________________________________________________из________________ извршио најмање 3 (три) успешне имплементације понуђеног софтверског решења са интеграцијом, са

ЕXCHANGE сервером и АД-ом за фирму (установу, компанију или други организациони облик, без

обзира на облик власништва) са минимум 600 запослених радника у претходних 5 (пет) година до дана

објављивања позива за подношење понуда, по свакој референци. Референце морају да се односе на

систем који понуђач нуди овом понудом:

Ред.

бр.

Назив и адреса

наручиоца услуга

Датум закључења

уговора или датум

реализације уговора

Број корисника

система

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Дана: ___ . ___ .______. године

ПОНУЂАЧ/НОСИЛАЦ ГРУПЕ

М.П. ______________________ (потпис овлашћеног лица)

83 / 89

НАПОМЕНЕ:

Понуђач мора да у листу референтних набавки упише најмање 3 (три)

успешне имплементације понуђеног софтверског решења са интеграцијом, са

ЕXCHANGE сервером и АД-ом за фирму (установу, компанију или други

организациони облик, без обзира на облик власништва) са минимум 600 запослених

радника у претходних 5 (пет) година до дана објављивања позива за подношење

понуда, по свакој референци. Референце морају да се односе на систем који понуђач

нуди овом понудом. Референце се доказују потврдама издатим од стране корисника

система на обрасцу потврде корисника о реализованим пројектима.

Доказ: - попуњена, потписана и оверена Листа референтних набавки,

- потписане и оверене Потврде на обрасцу из конкурсне документације

или на меморандуму понуђача или инвеститора тј. издаваоца потврде и иста ће бити

прихваћена уколико садржи следеће елементе: податке о издаваоцу потврде, податке

о лицу коме је потврда издата, предмет (врста) и место пружених услуга, укупан

број корисника система, време (рок) пружања услуга, време издавања потврде и

печат издаваоца и потпис овлашћеног лица издаваоца потврде.

Уколико су купци, субјекти који се у смислу Закона сматрају наручиоцем,

доказ мора бити у облику потврде, издате или потписане од стране надлежног

органа, односно за случај да су купци односно наручиоци остала правна лица,

односно предузетници, потврду издаје или потписује тај купац, односно тај

наручилац.

У случају заједничке понуде приликом утврђивања испуњености услова узеће

се у обзир приложене потврде о пруженим услугама како носиоца групе, тако и

свих чланова групе јединствено. Код самосталног наступа, односно наступа са

подизвођачем у обзир ће се узимати само приложене потврде о пруженим услугама

понуђача.

Овај доказ, односно услов, понуђач треба да испуни у случају да понуду

подноси самостално или са подизвођачем, док у ситуацији заједничког наступа

у групи понуђача услов испуњавају заједнички сви учесници групе понуђача.

84 / 89

XIV И З Ј А В А

О КЉУЧНОМ ТЕХНИЧКОМ ОСОБЉУ КОЈЕ ЋЕ БИТИ ОДГОВОРНО ЗА

ИЗВРШЕЊЕ УГОВОРА И КВАЛИТЕТ ПРУЖЕНИХ УСЛУГА

Изјављујем под пуном моралном, материјалном и кривичном одговорношћу

да ће одговорни за извршење уговора и квалитет пружених услуга бити:

1. одговорно лице за извршење уговора

(потписник уговора)

2.

___________________________

Два одговорна лица за пружање услуга

имплементације која поседују сертификате о

обучености за имплементацију система за

управљање документима и пословним

процесима

Дана, ___.___. ______. год.

П О Н У Ђ А Ч

М.П.______________________ (потпис овлашћеног лица)

НАПОМЕНА: Понуђач мора уз овај образац да достави и доказе предвиђене тачком 7

Услов из чл. 76. Закона - кадровски капацитет - дела V конкурсне документације -

Услови за учешће у поступку јавне набавке из чл. 75. и чл. 76. Закона о јавним

набавкама и упутство како се доказује испуњеност тих услова.

85 / 89

XV КАДРОВСКА ОПРЕМЉЕНОСТ Да понуђач за извршење предметне јавне набавке има ангажовано на основу Уговора о раду (на одређено или

неодређено време) или Уговора о раду ван радног односа, (који су предвиђени Законом о раду сходно члану 197. до

202) најмање 10 (десет) радника са завршеним Електротехничким факултетом или Електронским факултетом или

Факултетом организационих наука или Математичким факултетом, оспособљених за реализацију предметне јавне

набавке од којих најмање 2 (два) радника са завршеним испитима:

- 70-341 - Core Solutions of Microsoft Exchange Server 2010 или каснији или

- 70-342 - Advanced Solutions of Microsoft Exchange Server 2010, који ће бити одговорни за квалитет пружања

услуга имплементације.

Ред.

бр. Презиме и име

Школска

спрема/бр. лиценце Назив радног места

Матични број

радника

НАПОМЕНА: Као доказ кадровске опремљености понуђачи су дужни да достави и доказе предвиђене тачком 7 Услов

из чл. 76. Закона - кадровски капацитет - дела V конкурсне документације - УСЛОВИ ЗА УЧЕШЋЕ У ПОСТУПКУ

ЈАВНЕ НАБАВКЕ ИЗ ЧЛ. 75. И ЧЛ. 76. ЗАКОНА О ЈАВНИМ НАБАВКАМА И УПУТСТВО КАКО СЕ ДОКАЗУЈЕ

ИСПУЊЕНОСТ ТИХ УСЛОВА.

Дана ____ . ____ . ______. год. ПОНУЂАЧ/НОСИЛАЦ ГРУПЕ

М.П. __________________ (потпис овлашћеног лица)

86 / 89

XVI ОБРАЗАЦ ТРОШКОВА ПРИПРЕМЕ ПОНУДЕ

Понуђач _____________________________________ из ___________________,

поступајући у складу са чланом 88. став 1. Закона, доставља укупан износ и

структуру трошкова припремања понуде за отворени поступак јавне набавке услуга,

брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење

електронског document management система, како следи у табели:

ВРСТА ТРОШКА ИЗНОС ТРОШКА У РСД

УКУПАН ИЗНОС ТРОШКОВА

ПРИПРЕМАЊА ПОНУДЕ

Трошкове припреме и подношења понуде сноси искључиво понуђач и не

може тражити од наручиоца накнаду трошкова.

Ако је поступак јавне набавке обустављен из разлога који су на страни

наручиоца, наручилац је дужан да понуђачу надокнади трошкове израде узорка или

модела, ако су израђени у складу са Обрасцем понуде са спецификацијом предмета

набавке и обрасцем структуре цене и трошкове прибављања средства обезбеђења,

под условом да је понуђач тражио накнаду тих трошкова у својој понуди.

Напомена: ДОСТАВЉАЊЕ ОВОГ ОБРАСЦА НИЈЕ ОБАВЕЗНО.

Дана ____.____. ________. године П О Н У Ђ А Ч

М.П. _______________________

(потпис овлашћеног лица)

НАПОМЕНА: Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, група понуђача може да се

определи да претходно попуњен Образац трошкова припреме понуде потпишу и печатом овере

сви понуђачи из групе понуђача или група понуђача може да одреди једног понуђача из групе који

ће попунити, потписати и печатом оверити Образац трошкова припреме понуде.

87 / 89

XVII ОБРАЗАЦ МЕНИЧНОГ ОВЛАШЋЕЊА На основу Закона о меници („Сл. лист ФНРЈ" бр. 104/46, "Сл. лист СФРЈ" бр. 16/65, 54/70 и

57/89 и "Сл. лист СРЈ" бр. 46/96, „Сл.гласник РС“, бр. 32 од 14. јула 2001.), Закона о платном

промету („Сл.гласник РС“ бр.43/04, 62/06, 111/09 и 31/11) и Одлуке о облику, садржини и начину

коришћења јединствених инструмената платног промета („Сл. Гласник РС“ бр. 57/04 и 82/04) и

Одлуке о начину вршења принудне наплате с рачуна клијента („Сл. Гласник РС“ бр. 47/11)

______________________________ из ____________________, __________________________, (назив правног лица) (место) (адреса)

______________________________, __________________________ , _________________________ (матични број) (ПИБ) (текући рачун)

доставља: МЕНИЧНО ПИСМО – ОВЛАШЋЕЊЕ

ЗА КОРИСНИКА БЛАНКО СОЛО МЕНИЦЕ

КОРИСНИК: Град Ниш, Служба за одржавање и информатичко-комуникационе технологије, ул.

Николе Пашића бр. 24, 18000 Ниш, Матични број: 17620541/0013; ПИБ: 100232752

рачун буџета Града Ниша: 840-157640-83, по моделу 97

За отворени поступак јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и

одржавања софтвера за увођење електронског document management система, достављамо

Вам у прилогу 1 (једну) бланко сопствену (соло) меницу, серијски број:

I _________________________________

Овлашћујемо Вас као Повериоца да меницу, дату као средство обезбеђења за озбиљност

понуде, можете попунити на износ од 10 % од укупне вредности понуде без ПДВ, дате у нашој

понуди бр. ______________ од ____.____._____. године и овлашћујемо Вас као Повериоца да

безусловно и неопозиво, без протеста и трошкова, вансудским путем у складу са важећим

прописима извршите наплату својих потраживања са свих наших рачуна као Дужника – издаваоца

менице из новчаних средстава, односно друге имовине.

Меница је важећа и у случају да у року важења понуде дође до: промена лица овлашћених

за располагање средствима на текућем рачуну Дужника - Снабдевача, статусних промена код

Дужника - Снабдевача, оснивања нових правних субјеката и др.

Менично овлашћење важи најмање колико и важење понуде.

Меницу за озбиљност понуде наручилац ће наплатити у следећим случајевима: • уколико понуђач коме је додељен уговор благовремено не потпиште уговор о јавној набавци;

• уколико понуђач коме је додељен уговор у тренутку закључења уговора не поднесе средство

обезбеђења за добро извршење посла, у складу са захтевима из конкурсне документације.

ДУЖНИК – ИЗДАВАЛАЦ МЕНИЦЕ

М.П. ..................................................................

НАПОМЕНА: Заједно са попуњеним, овереним печатом и потписаним Обрасцем меничног овлашћења

доставити бланко соло меницу (печатом оверену и потписану), захтев за регистрацију менице у Регистру меница

Народне банке Србије са овереним пријемом истог од стране пословне банке (оригинал или копија) и копију

картона депонованих потписа.

Понуђачи, чија је пословна политика таква да достављају образац меничног овлашћења на свом

меморандуму, дужни су да доставе Менично овлашћење, које у потпуности садржински одговара Обрасцу

меничног овлашћења датом у овој Конкурсној документацији.

88 / 89

XVIII О В Л А Ш Ћ Е Њ Е ПРЕДСТАВНИКА ПОНУЂАЧА

________________________________________________________________________

(име и презиме лица које представља понуђача)

из _________________ ул. __________________________________________________

бр. _____ бр.л.к. ______________________ПУ _____________ овлашћује се да у име

________________________________________________________________________

(назив понуђача)

из ________________, да учествује у отвореном поступку јавне набавке услуга, брoj

404-2У/11-2016-11 – Услуге израде и одржавања софтвера за увођење

електронског document management система.

Представник понуђача има овлашћења да предузима све радње у поступку

отварања понуда.

Овлашћење важи до окончања поступка јавног отварања понуда за предметну

јавну набавку и у друге сврхе се не може користити.

Дана: ____.____.______. године

П О Н У Ђ А Ч

М.П. ______________________ (потпис овлашћеног лица)

НАПОМЕНА: Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, група понуђача може да се

определи да претходно попуњено Овлашћење представника понуђача потпишу и печатом овере

сви понуђачи из групе понуђача или група понуђача може да одреди једног понуђача из групе који

ће попунити, потписати и печатом оверити Овлашћење представника понуђача.

89 / 89

XIX И З Ј А В А О ЧУВАЊУ ПОВЕРЉИВИХ ПОДАТАКА

Под пуном материјалном и кривичном одговорношћу, као заступник дајем

следећу

И З Ј А В У

о чувању поверљивих података

Понуђач __________________________________________ из _____________, у

отвореном поступку јавне набавке услуга, брoj 404-2У/11-2016-11 – Услуге израде

и одржавања софтвера за увођење електронског document management система:

Изјављујем под пуном материјалном и кривичном одговорношћу, укључујући и

подизвођаче, да ћу све податке који су нам стављени на располагање у поступку

предметне јавне набавке и приликом реализације Уговора, чувати и штитити као

поверљиве и да ћу све информације чувати од неовлашћеног коришћења и

откривања као пословну тајну, које могу бити злоупотребљене у безбедносном

смислу. Лице које је примило податке одређене као поверљиве дужно је да их чува и

штити без обзира на стеен те поверљивости.

(Изјава о чувању поверљивих података биће саставни део уговора)

Дана: ____.____.______. године

П О Н У Ђ А Ч

М.П. ______________________ (потпис овлашћеног лица)

НАПОМЕНА: Изјаву о чувању поверљивих података понуђач мора да овери печатом и потпише,

Уколико понуђачи подносе заједничку понуду, Изјаву о чувању поверљивих података морају да потпишу и печатом

овере сви понуђачи из групе понуђача. Умножити у довољном броју примерака за сваког понуђача из групе понуђача (уколико се ради о заједничкој понуди).