« Pratique de l’Archivage du Courrier Électronique

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du Courrier Électronique

1

Mardi de l’ADIJ du 15 janvier 2008 Maison du Barreau Paris

Compte rendu des travaux du groupe PACEL

« Pratique de l’Archivage du Courrier Électronique »

NB : Le présent document restitue l’essentiel des interventions du mardi de l’ADIJ du 15 janvier 2008Pour toute information complémentaire, me contacter : [email protected]

mailto:[email protected]

15 janvier 2008

Groupe de Travail Archivage du Courrier Électronique

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Plan (1/2)

PrologueFrançois Wallon, Expert informaticien près la Cour de Cassation, Membre du CA de l’ADIJ

1ère partieApproche des pré-requis

Objet numérique et objet papier Michel ThomasApproche juridique Philippe BazinLa notion de GED Michel ThomasOutil d’indexation Gérard RibièreLe format des documents Michel Thomas

Questions Pause

15 janvier 2008


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Plan (2/2)

Les offres STS Anita Frieh – Xavier Duthoit Safebox d’Outsafe Gérard RibièreKeyvelop Gérard RibièreIBM DB2 CommonStore Gérard Ribière

Expérience pratiqueLe cas GMF Gaëlle Gissot

SynthèseVue synoptique Jean-François David

Questions Le prochain atelier


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Mardi de l’ADIJ du 15 janvier 2008

0.1 Prologue

François WALLON

15 janvier 2008


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Prologue

Un groupe de travail qui a succédé à celui lancé en 2005 sur la signature électronique et l’archivage en général

Une approche spécifiqueD’abord l’aspect techniquepuis l’aspect juridique

3 catégories de participantsTechniciensArchivistesJuristes


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1ère partie

Approche des pré-requis Les règles de base de toute problématique d’archivage numériques


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Approche des pré-requis

L’objet numérique

0.2 L’objet numérique

Michel THOMAS

15 janvier 2008


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Démonstration

Contenu apparent d’un courriel

Contenu caché


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Les pré-requis

Aspect juridique

0.3 : Le Cadre Juridique de Référence

Philippe Bazin, Avocat

15 janvier 2008


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Textes divers et variés …

Texte légaux et règlementairesDirective européenne du 13 décembre 1999 sur la signature électronique

Loi du 13 mars 2000 sur la preuve et la signature électronique

Décrets du 30 mars 2001 et du 18 avril 2002Arrêté du 31 mai 2002

Loi LCEN du 21 juin 2004

Décrets du 10 août 2005 relatifs aux actes authentiques électroniques

Textes fiscaux relatifs à la facture électronique

Normes NF Z 42.013

15 janvier 2008


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Difficulté sur la définition de l’archivage

NatureSens commun conserverSens papier conserverSens informatique conserver

FinalitéSens commun mémoire et histoireSens papier mémoire et preuveSens informatique mémoire et preuve Sens juridique se souvenir et prouver

15 janvier 2008


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Différence entre le papier et l’écran

Papierpérennedurableconnu

Numériquevolatileobsolèteinconnu

15 janvier 2008


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« Archivage » de l’objet numérique Quelles spécificités ?

Existence fragilité du support

Lisibilitéobsolescence des outils de création et de lecture

Accessibilitérésolution dans le temps des deux premières difficultés

Trois questions qui se posent surtout pour l’objet numérique

15 janvier 2008


14

Le cadre juridique de référence

Code civilCass. Comm. 2 décembre 1997

15 janvier 2008


15

La preuve c’est le message

Art. 1316 du Code CivilLa preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.

15 janvier 2008


16

L’exigence légale d’intégrité de l’écrit électronique

Art. 1316-1 L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

15 janvier 2008


17

L’égalité probatoire

Art. 1316-3L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier.

15 janvier 2008


18

La copie vaut l’original

Cassation 2 décembre 1997« L’acte d’acceptation de la cession ou de nantissement d’une cession de créance professionnelle, peut être établi ou conservé sur tout support, y compris par télécopies, dès lors que son intégrité et l’imputabilité de son contenu à l’auteur désigné …… ont été vérifiéesOU… ne sont pas contestées

15 janvier 2008


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Validité des conventions de preuve

Art. 1316-2 Lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support.

15 janvier 2008


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En résumé

L’exigence de base« la conservation intègre »… dans le temps

Les exigences collatéralesIdentitéTraçabilité et horodatage

FinalitéÉgalité probatoire avec le papier

15 janvier 2008


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Les actes de conservation d’un objet numérique

Actes techniques

SauvegardeEnregistrementStockageHébergementGravure sur disques externesArchivage

Actes juridiques

« Conservation intègre »

15 janvier 2008


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Conséquences

L’absence formelle de procédure « d’archivage légal »

Le seul archivage légal……sous réserve de la notion d’ « archives » définie par le Code du Patrimoine

… c’est la « conservation intègre dans le temps du document numérique »

15 janvier 2008


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Enjeux

Déplacement du débat probatoire / papier

Hiérarchie probatoire dans le monde du papier :

Prouvez-moi que !Écrit, commencement de preuve par écrit, présomptions d’original, copie, etc.

Scepticisme probatoire dans le monde du numérique :

Prouvez-moi que votre preuve en est une !Faites la « preuve de la preuve » !

15 janvier 2008


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Modèle légal ?

Pas de modèle légal du « comment conserver de manière intègre l’objet numérique » ?

ExceptionsOfficiers ministériels (huissiers, notaires, greffiers, état civil)Factures électroniques

15 janvier 2008


25

Principe de liberté d’organisation …

… du système de conservation des documents numériques

Mais des exigences légales fortesGarantie d’intégrité du documentET, le cas échéant,Garantie d’identitéGarantie de parcours : horodatage et traçabilité

15 janvier 2008


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Le nouveau Graal ?

Le papier et la preuve relative

Le numérique et la preuve absolue

L’archivage comme un « risque calculé »

15 janvier 2008


27

L’archivage comme un « risque »

1er risque : la disparition1ère exigence : la conservation

2ème risque : l’altération2ème exigence : la conservation intègre

3ème risque : la contestation3ème exigence : identité, traçabilité et horodatage

15 janvier 2008


28

Les choix à faire

Risque fortMoyens lourds

Risque modéréMoyens légers

Rapport Niveau du risque / Coût du risque

15 janvier 2008


29

Périmètre de l’étude

La « conservation intègre » de quel objet numérique ?Les courriels Les pièces jointes à ces courriels

15 janvier 2008


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Schéma de base et option

Internet

Stockagedu document

Indexationdu document

Front OfficeOutil de créationde classementet de recherche

Back OfficeOutil de « ConservationIntègre »du document

GED

ConsultationRecherche du document

Tiers archiveur Auto archivage

Options

Création

du document

15 janvier 2008


31

Les interventions à venir

Internet

StockageIndex

Front Office

Outil de classementet de recherche

Back Office

Outil de « ConservationIntègre »

GED

ConsultationRecherche du document

Tiers archiveur Auto archivage

Option

Création du

document

Quel format de conservation ?

Les 3 pré requisGED – Indexation - Format


32

Les pré requis

Concepts et outils de base

0.4 La GEDNotions de gestion électronique des documents

Michel Thomas

15 janvier 2008


3333

Le document numérique

Contenuensemble des données représentant les informations utiles.

Structure logiqueorganisation des éléments de contenu en leur assignant un rôle dans la signification ; elle intègre la signature électronique éventuelle.

Attributs de présentationdonnées permettant de restituer une mise en forme rendant le document intelligible pour l’homme ou lisible par une machine.

15 janvier 2008


3434

Métadonnées

Ensemble structuré de données servant à

localiser et à décrire une ressource

informationnelle consignée sur un support

documentaire en vue de faciliter et

d’améliorer son repérage, sa gestion, son

usage ou sa préservation

15 janvier 2008


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Le document électronique : un document immatériel

Aspect virtuel du classement électroniqueImportance des métadonnées

DocumentSpécifique au document

Intitulé, date, auteur

Cycle de vieÉtat, version

Métier

SystèmeDossier, nom, dates, formats, …

Importance du support et du format

35

15 janvier 2008


3636

Le cycle de vie du document

Création Gestion

Diffusion

Conservation

Courantes Intermédiaires Définitives

Archives

GEIDE

15 janvier 2008


3737

Création

Création du documentAutomatiquement par une applicationManuellement sous forme numériqueÀ partir d’une numérisation

EnregistrementFormat et dénomination du fichier

IndexationMétadonnées

Classement

15 janvier 2008


3838

Gestion

Sécurité et droits d’accès

AdministrationAttributionLocalisation

VariationTraçabilitéChangement d’état

ÉvolutionVersionsFidélité

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3939

Diffusion

Mode d’accèsHabilitationsMode « Pull » : le lecteur va le chercherMode « Push » : le lecteur le reçoit

ConditionnementCompressionChiffrementFormat

Transmission

15 janvier 2008


4040

Conservation

PérennitéCopies de sécuritéMigration (sans impact sur le contenu)Reconfiguration (validée par le propriétaire)

Intégrité

Sécurité

Traçabilité

Lisibilité

15 janvier 2008


4141

Le système d’information

Bases de données

Gestion électronique de documents

Archives

COLD

Export

PapiersNumérisation

(OCR, ICR, LAD Indexation

Bureautique

GestionMémoire

active

Import

Consultation

Messagerie

Communications


42

Les pré-requis :

Concepts et outils

0.5 Indexation des documents « Stelae Technologies »

Gérard RIBIÈRE

15 janvier 2008


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Recherche d’information archivée

Problème poséGrande quantité d’information à gérer et consulter

GEDArchivage

Travail d’indexation (métadonnées) souvent manuelLaborieux : risque d’être incompletErreurs

Difficulté de retrouver l’informationMauvaise classificationManque de pertinence

Une solutionProduits de Stelae Technologies

GED - Progiciel EydiaIndexation – Progiciel KHEMEIAhttp://www.stelae-technologies.com

http://www.stelae-technologies.com/

15 janvier 2008


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Principe de KHEMEIA

Extraction de l’information provenant de l’intérieur des documents

Évite d’avoir à effectuer une indexation manuelleConstitution d’un plan de classificationGénération d’une indexation sous forme de structure XML (schéma de représentation des données)

Utilisation de gabarits (« templates ») et recherche de mots-clés pour chaque type de document

Contrats, LitigesArrêts de cour de cassationDocuments, Brevets

15 janvier 2008


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Processus de Khemeia

Internet

ArchivageIndexationXML, PDF

Publication en ligneHTML, PDF, WORD

GabaritXML

GabaritXMLOCR, PDF

RTF, WORD

Khemeia

15 janvier 2008


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Exemples d’utilisation

Incorporation dans les outils de GEDPresse, Édition

Journaux, publications (Éditions Lamy, Hafiba avec Hachette et Bayard)Presse médicale (J.P. Baillière Santé)

Information judiciaireUnited Lex (Inde)

Pas encore d’application pour le courrier électronique


47

Les pré-requis

Concepts et outils de base

0.6Le format PDF : Portable Document Format La fonction d’archivage de courriels d’ADOBE 8

Michel Thomas

15 janvier 2008


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Qu’est-ce que PDF ?

Portable Document Format

Créé par Adobe pour disposer d’un « papier électronique »

http://www.adobe.com

Correspond à une impression sur ce « papier électronique »

Ouvert et standardPDF/A, PDF/X, PDF/E, PDF 1.7 …

48

http://www.adobe.com/

15 janvier 2008


49

Le standard PDF/A

Caractéristiques :Remplace le papierPermet une conservation à long termeIncorpore les métadonnées pour la rechercheConçu pour permettre des migrations simplesDéfini par un comité ISO

Les interdits :Pas de chiffrementPas de multimédiaAucun lien externePas de police propriétairePas d’éléments dynamiques

49

ISO PDF/A 19005-1 – publié en octobre 2005Format basé sur la version PDF 1.4Définit ce qui est autorisé, interdit et obligatoire

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50

Archivage des courriers

50

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51

Paramétrage d’un archivage automatique

51

15 janvier 2008


52

Acrobat 8 au travail

52

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53

Le résultat de l’archivage

53

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54

Bilan Acrobat 8

AtoutsPermet la gestion électronique des messages archivésGarantit l’intégrité du contenu du message

Axes de progrèsNe transforme pas les pièces jointesPerd l’en-tête complet du message

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55

Questions Pause


56

2ème partie

Les solutions étudiéesApproche fonctionnelle


57

Approche fonctionnelle

Les offres et contenus

0.7Outil d’archivage : « STS.net »

Anita FRIEH / Xavier DUTHOIT

15 janvier 2008


58

Présentation générale

STS.net : logiciel d'archivage électronique sécurisé édité par STS Group

http://www.group-sts.com

Module indépendant du système de messagerie

Archivage en 4 phases : versement, traitement, conservation, communication

Logiciel principalement revendu par des intégrateurs et des hébergeurs chargés de l’installation

http://www.group-sts.com/

15 janvier 2008


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Versement des emails

L’utilisateur transfère les messages à archiver vers une ou plusieurs adresses STS dédiées

Internet

Utilisateur Outlook, Lotus, …

emails

Boîte aux Lettres STS

15 janvier 2008


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Versement des emails

STSConvertit éventuellement les pièces jointes au format souhaitéImporte, indexe et intègre les courriers envoyés au format PDF et les pièces jointes au format désiréMaintien du lien entre le message et les pièces jointes (possibilité d’encapsulation)

Tiers de ConfianceHorodatage et signature électroniqueTraçabilité (enveloppe électronique Keyvelop)

Scellement du versement

Contrôle d’intégrité

emails

Stockage sécurisé (avec réplication éventuelle)

Tiers de confiance Horodatage et signature

15 janvier 2008


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Traitement des emails

Indexation manuelle assistée ou automatique en fonction des règles d'archivage prédéfinies (ex. : intégration de bases de données existantes)

Plan de classement à récupérer dans le SAE global ou à déterminer avec le client

Récupération des métadonnées pour créer les index

15 janvier 2008


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Consultation des emails

Consultation des documents via le visualisateursécurisé STS.viewSécurité des accès paramétrable ; différents systèmes sont possibles

Système de sécurité biométrique d’entrepriseIdentificateur / mot de passe (annuaire LDAP d’entreprise)No Identificateur d’entreprise

Utilisateur Consultation STS. View

Sécurité d’accès Stockage sécurisé (avec réplication éventuelle)

Internet

15 janvier 2008


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Consultation : recherches

En fonction des profilsPar dossiers ou par documentsSur les métadonnées ou sur les critères d’indexationPossibilité de recherche « plein texte »

15 janvier 2008


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Formats d’affichage des consultations

1. Grille

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2. Tableau avec des vignettes

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3. Arborescence

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Conservation et stockage

Conservation des données dans un coffre-fort électronique

Réplication sur demande

Stockage sur différents supports en fonction de la durée de conservation (multi magasins)

Migration des données fixée par contrat (contrôles fréquents)

Réversibilité garantie au format natif

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STS.net : schéma de fonctionnement

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Administration du système

Gestion des droits d’accès et des profilsGestion du plan de classement, de la typologie documentaire et de la durée de conservationTraçabilité et statistiques intégrées

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AtoutsSystème transparent et simple d'utilisationContrôle de l'intégrité de la chaîne archivistiqueContrôle des supportsMise à jour du logiciel et veille technologique sur l'évolution des supports

Axes de progrèsLe stockage est physiquement déléguéPas de sécurisation du transfert des emails lors de l’envoi du courrier électronique vers le serveur STSLes paramétrages indispensables doivent être pris en charge soit directement par le client soit par des intégrateurs ou par des hébergeurs

Analyse critique


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Approche fonctionnelle Les offres et contenus

0.8Outil d’archivage de documents « Safebox »

Gérard RIBIÈRE

15 janvier 2008


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Objectifs de Safebox

Fournir un coffre-fort personnel pour l’archivage de tous types de documents électroniques

Assurer la sécurité du coffre

Partager le coffre-fort dans un groupe d’utilisateurs

Faciliter l’utilisation en proposant un service ne nécessitant aucune installation par l’entreprise (navigateur Internet)

15 janvier 2008


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Présentation générale de Safebox

Progiciel de la société OutSafehttp://www.outsafe.fr

Service de plate-forme sécurisée de coffres-forts électroniques

Pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs

Archivage en deux temps1. Dans un espace tampon de Safebox2. Dans un coffre-fort de CDC Arkhineo

Gestion de dossiers dans un même coffreRegroupement de fichiers de même typeTéléchargement possible d’un fichier déposé

http://www.outsafe.fr/

15 janvier 2008


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Safebox : schéma de fonctionnement

Internet

StockageTampon

ServeurOutSafe

ArchivageSécuriséCDC Arkhineo

https

Utilisateur

Internet

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Utilisation de Safebox

Actions Administrateur

Utilisateur propriétaire d’un coffre

Visiteur autorisé

Création d'un coffre pour un utilisateur X

Paramétrage des coffres X

Autoriser l'accès à un coffre X X

Spécification de la fréquence d'archivage X

Consultation des traces d'utilisation des coffres X X

Stockage d'un fichier en vue de son archivage X

Consultation d'un fichier du coffre X X

Téléchargement d'un fichier soit depuis la zone tampon, soit depuis le coffre d'Arkhineo X X

Changement de la structure initiale du coffre X

Suppression d'un fichier du coffre X

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Affichage du contenu d’un coffre

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Stockage et Recherche de fichiers

Stockage ou archivage d’un fichierSaisie de mots clés dans le champ nomNotification du propriétaire du coffre

Recherche d’un fichierSpécification d’un ou plusieurs mots clés

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SafeBox et les Courriels

Il n’y a pas aujourd’hui de fonction d’archivage automatique

Mais cela peut être développé, par exemple en réacheminant dans une boîte aux lettres spécifique les messages que l’on désire archiver

Solution dans l’état actuel du produit Exporter le message sous forme de fichier .emlArchiver le fichier obtenu par le logiciel SafeBox

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La messagerie électronique et Safebox

Client de Messagerie

BAL

Internet Internet


BALÉmetteur

Destinataire

Serveur deMessagerie

Navigateur

Internet

Internet

Safebox

Coffre CDC Arkhineo

ExportationFichiers .eml


15 janvier 2008


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Sécurité de SafeBox

Authentification des utilisateursSoit nom d’utilisateur / mot de passeSoit certificat de clé publique

Confidentialité et intégrité des messagesProtection lors du transfert du PC de l’utilisateur à la plate-forme de stockage : Utilisation du protocole HTTPSSinon, le message doit être chiffré et signépréalablement au stockage

Non contestation – PreuveCe point n’est pas géré par SafeBoxLe fichier à archiver doit avoir été préalablement signé

15 janvier 2008


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Synthèse critique

AtoutsUniquement disponible sous forme de serviceSimplicité de la solution (un navigateur suffit)Haut niveau de sécurité du coffre-fort d’Arkhinéo

Axes de progrèsBesoin d’un plan de classement pour retrouver les fichiersFiabilité de la plate-forme tampon de stockage ?Ergonomie peu attrayante


82

Approche fonctionnelle

Les offres et contenus

0.9Outil d’archivage et d’échange à valeur probante : « Keyvelop »

Gérard RIBIÈRE

15 janvier 2008


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Objectifs de Keyvelop

Permettre l’échange de courriels ou de documents électroniques :

IdentifiésConservés de façon intègreTracésHorodatés

Être indépendant de tout type de messageriePas de problème d’interopérabilité

Fournir un service tiers certificateur

Deux configurations :1. Navigateur seul, sous forme de « Web Mail »2. Logiciel « client lourd » sur poste de travail

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Présentation générale de Keyvelop

Progiciel de la société Keyvelop SASFiliale du groupe STShttp://www.keyvelop.com

Service comprenant Un serveur Internet d’échangeUn serveur d’archivage (STS ou Tiers archiveur)

Échange d’enveloppes contenantFichiers à transmettreSignature et DatesDestinataires et Refus ou Accords

http://www.keyvelop.com/

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Keyvelop : Configuration No 1

Configuration testée par l’atelier PACEL

Utilisation uniquement d’un navigateur Internet

Protocole d’échange sécurisé HTTPSAuthentification par Identificateur / Mot de passe ou certificat client

Le serveur Keyvelop se comporte comme un serveur de messagerie propriétaire

Service de « Web Mail »Boîtes aux lettres sur le serveurPréparation des messages avec pièces attachées sur le poste de travail

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Internet

DestinataireNavigateur seul

ÉmetteurNavigateur seul

Internet

Système d’archivage

ServeurKeyvelop

3. Archivage de l’enveloppe du

message

Internet

2. Envoi du message

4. Notificationdestinataire

6. Chargement du message

1. Authenti- fication


15 janvier 2008


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Synthèse critique configuration No 1

AtoutsUniquement disponible sous forme de serviceSimplicité de la solution (un navigateur suffit)Haut niveau de sécurité du coffre-fortÉchange à valeur probante

Axes de progrèsUtilisation de deux messageries :

Le « Web Mail » de KeyvelopLa messagerie habituelle des utilisateurs (Outlook, Notes, autre)Lourdeur du processus

Volume important à archiver

15 janvier 2008


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Configuration NON testée par l’atelier PACEL

Utilisation d’un logiciel sur le poste de travail

Pour préparer l’enveloppe du message échangé et calculer son empreinteInstallation :

Soit programme à installerSoit Applet chargée automatiquement par un navigateur

Le serveur Keyvelop sert à :Conserver uniquement l’ «empreinte» du messageFournir la preuve de l’échange et de son contenu

15 janvier 2008


89

Keyvelop : Configuration No 2 (1/2)


BAL

Internet

Serveur deMessagerieOutlook, Domino,…

Internet

InternetSystème d’archivage

3. Envoi d’empreinte

ServeurKeyvelop 3. Archivage des

empreintes

4. EnvoiEnveloppe

1. Authentification

2. Construction Enveloppe- Message- Pièces attachées- Destinataires

- Calcul d’empreinte

Destinataire

Logiciel Keyvelop

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Internet


BAL

Destinataire



ServeurKeyvelop 8. Consultation

desempreintes

Internet

5. RéceptionEnveloppe

6. Authentification

7. Calcul empreinte

9. Ouverture enveloppe

8. VérificationEmpreinte

Émetteur

Logiciel Keyvelop

15 janvier 2008


91

Synthèse critique configuration No 2

AtoutsUniquement disponible sous forme de serviceUtilisation de l’outil de messagerie courantHaut niveau de sécurité du coffre-fortÉchange à valeur probanteFaible volume à archiver

Axes de progrèsPas d’archivage du contenu du message

A la charge de l’émetteur et/ou du destinataire

15 janvier 2008


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Sécurité de Keyvelop

Authentification des utilisateursSoit nom d’utilisateur / mot de passeSoit certificat à clé publique

Confidentialité et intégrité des messagesProtection lors du transfert du PC de l’utilisateur à la plate-forme de stockage : Utilisation du protocole HTTPSIntégrité offerte par le système d’archivage

Non contestation – PreuveCourriel archivé, signé et horodaté


93

Approche fonctionnelle :

Les offres et contenu

10 Outil d’archivage de courriers électroniques : « IBM DB2 CommonStore »

Gérard RIBIÈRE

15 janvier 2008


94

Quelques outils d’archivage automatique des courriels

Cryoserverhttp://www.forensics.comTout type de serveur de messagerie

MailWatcherhttp://www.mailwatcher.netIBM Lotus Domino

IBM DB2 CommonStorehttp://www.ibm.comIBM Lotus Domino et Microsoft Exchange Server

GFI MailArchiverhttp://www.gfsfrance.comMicrosoft Exchange Server

Open MailArchivehttp://opensources.octant-fr.comTout type de serveur de messagerie

http://www.forensics.com/

http://www.mailwatcher.net/

http://www.ibm.com/

http://www.gfsfrance.com/

http://opensources.octant-fr.com/

15 janvier 2008


95

Objectifs de DB2 CommonStore

Fournir un système d’archivage automatique du courrier électronique

Être intégré aux serveurs de messagerie les plus courants

Microsoft Exchange ServerIBM Lotus Domino

Faciliter la recherche de courriers archivés

15 janvier 2008


96

Présentation générale de DB2 CommonStore

Progiciel de la société IBMhttp://www.ibm.comhttp://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg246795.html?Open

Progiciels à installer en fonction du serveur de messagerie

IBM DB2 CommonStore for Exchange ServerIBM DB2 CommonStore for Lotus DominoFonctions d’extraction, de restauration et de recherche

Fonction d’archivageDB2 Content ManagerTivoli Storage Manager

http://www.ibm.com/

http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg246795.html?Open

http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg246795.html?Open

15 janvier 2008


97

Principes de DB2 CommonStore

Solution NON testée par l’atelier PACEL

Archivage automatique de courriers en fonction de politiques (globales ou par Boîte aux lettres)

Ancienneté du courrierTaille de la boîte aux lettresSuppression après une durée de conservation à définirClassification automatique (Service, De: ,À: , Objet: )Mode d’archivage à définir

Un seul fichierPlusieurs fichiersSeules les pièces attachées

15 janvier 2008


98

La messagerie électronique et CommonStore


BAL

MS-OutlookLotus Notes

Internet


BAL

ÉmissionRéception

Recherche de messages

Destinataire

Serveur deMessagerieLotus DominoMS-Exchange

Archives


DB2 CommonStore

DB2Content Manager

ExtractionRestitutionMessages

Navigateur

15 janvier 2008


99

Recherche de courrier : DB2 CommonStore

Utilisation d’un navigateur Internet

Soit visualisation immédiate du messageSoit restauration dans le serveur de messagerie

Clés de rechercheDateCréateurDestinatairesObjetCorps du message

15 janvier 2008


100

Synthèse critique DB2 CommonStore

AtoutsAdaptation aux serveurs de messagerie courantsUtilisable pour de grandes entreprisesAutomatisation du processus d’archivage ->Pas d’archivage manuel

Axes de progrèsPas de valeur probante (doit être fait individuellement par signature et horodatage)


101

GMF Gaëlle GISSOT

11L’expérience pratique Voir présentation par fichier séparé, pour respecter la charte graphique de l’entreprise


102

Tableau de synthèse

12Comparaison synoptique des outils expérimentés

Jean-François DAVID

15 janvier 2008


103

Critères examinés

Réponses aux exigences techniquesIntégritéConservationMaîtrise des accèsIdentité de l’auteur

Critères fonctionnelsFaire avec le client ou bien le client doit faire ailleursLa fin de contrat ou la permanenceLes cœurs de cibleCoûts

DirectsIndirects

15 janvier 2008


104

Critères techniques par outil : ADOBE 8

Définition Remarques Appréciation de 1 à 4

Intégrité Preuve de ce que l’objet présenté aujourd’hui est bien celui présenté hier Valeur probante de la conservation

Question du format 1

Conservation / Pérennité

Aptitude du système à lire dans le temps le document intègre

Conservation sur le poste et les sauvegardes de l'utilisateur

3

Maîtrise des accès Étendue de l'Accès technique à la consultation

Image du document Accès immédiat pour l'utilisateur

1

Les métadonnées 1

Contenu informationnel du document 1

Identité Identité de la personne dont il émane 1

Traçabilité Aptitude à retrouver l'historique de : - la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction - l'utilisation (consultation, lecture) - la circulation (localisations successives) du document

Incertitude : l'historique des consultations successives

2

15 janvier 2008


105

Critères techniques par outil : KEYVELOP

KEYVELOP Définition Remarques Appréciation colorée de 1 à 4

Criteres

Intégrité Preuve de ce que l’objet présenté aujourd’hui est bien celui présenté hierValeur probante de la conservation

question du format 1



Conservation sur le poste et les sauvegardes de l'utilisateur

1

- Image du document Accès immédiat pour l'utilisateur

1

- les métadonnées 1

- contenu informationnel du document 1

Identité Identité de la personne dont il émane 1Traçabilité aptitude à retrouver l'hsitorique de:

- la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction- l'utilisation (consultation, lecture)- la circulation (localisations successives) du document

Incertitude : l'historique des consultations successives

1

Maitrise des accès Etendue de l'Accès technique à la consultation

15 janvier 2008


106

Critères techniques par outil : STS

Définition Remarques Appréciation de 1 à 4


Question du format 1



1


Image du document 1

Les métadonnées 1

Contenu informationnel du document Importe les courriers en PDF mais peut restituer au format natif

2

Identité Identité de la personne dont il émane 1

Traçabilité Aptitude à retrouver l'historique de: - la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction - l'utilisation (consultation, lecture) - la circulation (localisations successives) du document

1

15 janvier 2008


107

Critères techniques par outil : SAFE BOX

Définition des critères Remarques Appréciation de 1 à 4


Archivage en 2 temps Utilisation du protocole HTTPS ou chiffrement et signature avant stockage

1



Fiabilité de la plate forme de stockage ?

2


Image du document 1

Métadonnées Par consultation du document 1

Contenu informationnel du document

1

Identité Identité de la personne dont il émane

nom d'utilisateur / mot de passe ou certificat clé publique

1

Traçabilité Aptitude à retrouver l'hsitorique de: - la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction - l'utilisation (consultation, lecture) - la circulation (localisations successives) du document

Consultation de la trace des actions effectuées sur son coffre

1

15 janvier 2008


108

Vision synoptique : Facilité d’usage

Critères Facilité d'usage - ("user friendly")

Ergonomie et convivialité

Possibilité de paramétrage capacité de personnalisation

ADOBE 8 Simple d'utilisation Paramétrage de la fréquence, archivage automatique

KEYVELOP IMATERIALIS

En évolution non essayé En évolution non essayé

SAFEBOX OutSafe

Besoin d'un plan de classement Ergonomie peu attrayante

Pas d'archivage automatique, Mais possibilité d'archivage par le logiciel SAFEBOX

STS.net (édité par STS group)

Simple d'utilisation Module d'archivage adaptable à la messagerie, paramétrages et personnalisation (plan de classement, indexation, durée de conservation) par des professionnels ad hoc

15 janvier 2008


109

Vision synoptique : Mode de réalisation

Critères Faire avec le client ou le client doit faire ailleurs

La fin de contrat

Logiciel de messagerie de l'entreprise existant ou emploi d'un autre outil de messagerie

Capacité à restituer les données à l'issue du contrat

ADOBE 8 Archivage chez le client Sans objet

KEYVELOP IMATERIALIS

Service ASP. Soit messagerie existante, soit messagerie spécifique

Question de la récupération des enveloppes

SAFEBOX OutSafe Uniquement disponible sous forme de service ASP Réversibilité garantie

STS.net (édité par STS group)

Module d'archivage adaptable à toute messagerie. Système de capture sur la base du volontariat avec un processus de transfert automatisé Service ASP

Réversibilité garantie au format natif

15 janvier 2008


110

Vision synoptique : coeur de cible et compléments

Critères Cœur de cible Compléments

Adaptation à la taille d'une organisation <20 entre 20 et 100

et >100

Besoin d'Assistance et support

ADOBE 8 Bien adapté aux petites organisations Vérification de la compatibilité avec les différents programmes installés sur les postes de travail

Keyvelop Imaterialis

Bien adapté aux petites et moyennes organisations

Assistance initiale en fonction des développements demandés

SAFEBOX OutSafe

Large gamme d'entreprises

STS A l'origine éditeur orienté B2B (via des partenaires revendeurs), les prestations sont aussi orientées vers les petits comptes

Pas indispensable (si aucun développement n'est souhaité, ce qui est rare) ; assistance téléphonique garantie (sur le package de base), formation administrateur 3 jours incluse

15 janvier 2008


111

Vision synoptique : Coûts et Charges

Critères Coûts directs Coûts indirectsLicences Formation

Support externeGestion des

Irritants Conduite du changement

Organisation Assistance

externe Support

ADOBE 8 Formation prise en main pour les utilisateurs

Keyvelop Imaterialis

Hotline STS

SAFEBOX OutSafe

Besoin de formation pour l'appropriation et le plan de classement

STS Support externe nécessaire pour toute personnalisation Grands comptes : entre 3 et 5 cents l'objet archivé Petits comptes : entre 25000 et 50000€

Pas proposé par STS mais à voir avec les intégrateurs

Hotline

15 janvier 2008


112

En résumé : 3 points forts

Un marché poussé par les contraintes de volume et de coût de stockage

Des solutionsParamétrablesExternes ou internes (conservation chez soi ou chez un tiers)Pour différentes tailles d’organisations

Moins de 20 personnesDe taille moyenne à grande

Un degré de maturité atteintFace aux exigences des professionnelsFace aux besoins induits par la réglementationDes axes de progrès et des développements toujours en cours


113

La messagerie électronique

13Schémas récapitulatif des configurations des outils d’archivage des courriers électroniques G. Ribière

15 janvier 2008


114

Vue technique de la messagerie électronique


BAL

OutlookNotesThunderbird

Internet


BAL

Émetteurs

Destinataires

ServeurSMTP

BoîtesAux

Lettres

Serveur SMTP

Serveur IMAP ou POP

Stockage Transfert

SMTP Internet

ServeurHTTP

Navigateur

SMTP

Internet

ServeurHTTP

Navigateur

Internet


BAL

HTTP HTTP

15 janvier 2008


115

La messagerie électronique


BAL

Internet


Internet


BAL

Émetteur

Destinataire

Navigateur

Serveurde messagerie

ExchangeLotus domino

Autres…

Serveurde messagerie

ExchangeLotus domino

Autres…

15 janvier 2008


116

La messagerie électronique et Safebox


BAL

Internet


BALÉmetteur

Destinataire


Internet

Internet

Safebox

Coffre CDC Arkhineo

ExportationFichiers .eml


15 janvier 2008


117

La messagerie électronique et STS


BAL


Internet

Émetteur


Internet

Archives


ServeurSTS


BAL

Renvoi desMessagesÀ archiver

15 janvier 2008


118


Internet

DestinataireNavigateur seul

ÉmetteurNavigateur seul

Internet

Système d’archivage

ServeurKeyvelop

3. Archivage dumessage

Internet

2. Envoi du message

4. Notificationdestinataire

6. Chargement du message



15 janvier 2008


119



BAL

Internet


Internet


3. Envoi d’empreinte

ServeurKeyvelop 4. Archivage des

empreintes

2. MessageEnveloppe

1. ConstructionEnveloppe

Calculd’empreinte

Destinataire

Logiciel Keyvelop

15 janvier 2008


120


Internet


BAL

Destinataire



ServeurKeyvelop 7. Consultation

desempreintes

Internet

5. MessageEnveloppe

9. Calcul empreinteOuvertureenveloppe

6. VérificationEmpreinte

Émetteur

Logiciel Keyvelop

15 janvier 2008


121

La messagerie électronique et CommonStore


BAL

MS-OutlookLotus Notes

Internet


BAL

ÉmissionRéception

Recherche de messages

Destinataire

Serveur deMessagerieLotus DominoMS-Exchange

Archives


DB2 CommonStore

DB2Content Manager

ExtractionRestitutionMessages

Navigateur


122

La suite des travaux

Poursuite de l’atelier Pacel« Archivage et signature électronique »

Droit comparé et interopérabilité des systèmes »

Les date de cet atelier et ses modalités seront affichéesultérieurement sur le site de l’ADIJ