УТВЕРЖДАЮ - ПГУ им. Шолом-Алейхемаsmk.pgusa.ru/wp-content/uploads/2015/02/STO-SMK-4.2.01-2012-Up… · Управление документами – деятельность

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема»

Управление документацией и записями СТО-СМК-4.2.01-2012

Должность Фамилия Подпись Дата

Согласовано Уполномоченный по качеству Баженова Н.Г.

Согласовано Начальник юридического отдела - помощник

ректора по юридическим вопросам Норкин А.В.

Согласовано Начальник отдела документоведения и

документационного обеспечения управления Кудалева И.Л.

Согласовано Редактор отдела сертификации и

менеджмента качества Копачевская С.М.

Ответственный

разработчик

Начальник отдела сертификации и

менеджмента качества Антонова М.С.

УТВЕРЖДАЮ

Ректор университета

_________ Л.С. Гринкруг

_______________________

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление документацией и записями

СТО-СМК-4.2.01-2012

Версия 3.0

Биробиджан, 2012





СТО-СМК – 4.2.01-2012

Версия: 3.0 Стр. 2 из 44

Настоящий стандарт разработан рабочей группой в составе:

Антонова М.С., начальник отдела сертификации и менеджмента качества,

ответственный разработчик;

Хильченко Л.Н., заместитель начальника отдела сертификации и менеджмента

качества, член рабочей группы;

Лебедева О.С., инженер отдела сертификации и менеджмента качества, член рабочей

группы.





СТО-СМК – 4.2.01-2012


Содержание документа

1. Назначение и область применения ....................................................................................... 4

2. Нормативные ссылки ............................................................................................................. 4

3. Термины, определения и сокращения .................................................................................. 4

4. Общие положения .................................................................................................................. 6

5. Управление документацией первого уровня ....................................................................... 7

6. Управление документацией второго уровня ....................................................................... 7

7. Управление документацией третьего уровня ...................................................................... 8

8. Управление записями ............................................................................................................. 9

9. Ответственность и контроль ............................................................................................... 10

Приложение к п. 8.1 ................................................................................................................. 11





СТО-СМК – 4.2.01-2012


1. Назначение и область применения

1.1. Настоящий стандарт устанавливает в ФГБОУ ВПО «Приамурский

государственный университет имени Шолом-Алейхема», (далее – ПГУ им. Шолом-

Алейхема, университет) единые требования к процессу «Управление документацией и

записями».

1.2. Стандарт является обязательным для применения во всех структурных

подразделениях университета.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ИСО 10013-95 «Руководящие указания по разработке руководств по качеству»;

ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;

Руководство по качеству ГОУ ВПО «ДВГСГА»;

Миссия ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»;

Политика в области качества ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»;

Стратегия развития ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»;

СТО-СМК-4.2.03-2011 «Требования к содержанию и оформлению положений о

структурных подразделениях»;

СТО-СМК-7.1.01-2012 «Порядок разработки, оформления, введения в действие и

актуализации должностных инструкций работников и шаблонов к ним»;

СТО-СМК-7.3.01-2010 «Управление процессами ГОУ ВПО «ДВГСГА» и изменения к

нему;

СТО-СМК-4.2.05-2010 «Управление стандартами ГОУ ВПО «ДВГСГА»;

СТО-СМК-8.2.01-2011 «Внутренние аудиты» и изменения к нему;

СТО-СМК-5.5.01-2012 «Планирование деятельности в ФГБОУ ВПО «ПГУ

им. Шолом-Алейхема»;

СТО-СМК-4.2.02-2012 «Требования к актуализации документов университета»

СТО-СМК-8.2-02-2011 «Взаимопосещение учебных занятий профессорско-

преподавательским составом»;

Инструкция по делопроизводству в ГОУ ВПО «ДВГСГА».

3. Термины, определения и сокращения

3.1. В настоящем стандарте использованы следующие термины и определения:

Актуализация – поддержание данных в актуальном состоянии, т.е. приведение их в

соответствие с требованиями соответствующих нормативных документов в предметной

области. Актуализация включает в себя операции внесения изменений (добавление,

исключение, редактирование текстов), а также согласование и утверждение документа.

Введение в действие документа – осуществление организационных и технических

мероприятий, обеспечивающих выполнение требований документа на различных стадиях от

утверждения до обучения пользователей работе с документом.

Внутренний документ – документ, созданный и предназначенный для использования

только в ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема».

Документированная процедура – документ, содержащий подробное описание

осуществляемой деятельности (процесса).

Должностная инструкция – документ, устанавливающий обязанности, права,

полномочия и ответственность, а также требования к квалификации должностного лица.





СТО-СМК – 4.2.01-2012


Записи – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства

осуществленной деятельности.

Идентификация документов – свидетельство того, что документы могут быть

распознаны и соотнесены с целями их использования.

Контрольный экземпляр документа – экземпляр документа, оформленный

подлинными подписями и имеющий на титульном листе штамп с надписью «Контрольный

экземпляр».

Миссия – документально оформленное обязательство по качеству и пути его

обеспечения в университете.

Нормативный документ – документ, определяющий порядок выполнения какой-

либо деятельности.

Планирование разработки документов – составление плана работы,

обеспечивающего эффективность процесса разработки с указанием сроков и ответственных

исполнителей.

Политика в области качества – общие намерения и направления деятельности

ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема», сформулированные высшим руководством

университета и утвержденные на заседании ученого совета.

Положение о структурном подразделении – документ, устанавливающий место,

цель и задачи подразделения университета, определяющий его функции, внутреннюю

структуру, права и ответственность, а также взаимодействие с внешними организациями.

Проект документа – вариант редакции документа, подготовленный разработчиком

для согласования/утверждения.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход

обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и

заседаниях коллегиальных органов.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности,

преобразующей входящие элементы в исходящие.

Разработка документа – процесс подготовки проекта документа ответственным

разработчиком в соответствии с установленными требованиями.

Регистрация документа – запись учетных данных документа по установленной

форме и присвоение ему цифрового, буквенного или буквенно-цифрового обозначения.

Руководство по качеству – документ, описывающий систему качества

организации/учреждения/предприятия, в соответствии с установленной политикой и целями

в области качества.

Система менеджмента качества – система для разработки политики и целей в

области качества, а также обеспечения процесса достижения этих целей.

Согласование документа – подтверждение соответствующими специалистами

содержания документа, подготовленного разработчиком и заинтересованными лицами в

соответствии с установленными требованиями.

Стандарт – документ, устанавливающий единый для работников подразделений (или

отдельного направления деятельности) порядок выполнения действий.

Управление документами – деятельность по созданию, хранению, использованию и

уничтожению документов, осуществляемая в нормативно определенном порядке.

Учтенный экземпляр документа – копия контрольного экземпляра документа,

имеющая штамп «Учтена копия», регистрационный номер, наименование подразделения и

предназначенная для использования его сотрудниками.

Хранение документа – обеспечение рационального размещения и сохранности

документа.





СТО-СМК – 4.2.01-2012


3.2. В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

БСП – блок-схема процесса;

ИКП – информационная карта процесса;

ОК – отдел кадров;

Отдел СМК – отдел сертификации и менеджмента качества;

СМК – система менеджмента качества;

СТО – стандарт организации.

4. Общие положения

4.1. Целью разработки настоящего стандарта является формирование единых

требований к документам, разработанным в университете (содержанию, оформлению,

регистрации, хранению и использованию) и записям (внесению, формированию и хранению).

4.2. Иерархия документации СМК университета представлена на рисунке:

Рис. Иерархия документации СМК ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»

4.3. Все документы СМК до их выпуска проходят согласование и, если это

необходимо, утверждаются на заседаниях соответствующих комиссий, ученого совета,

конференциях научно-педагогических работников, представителей других категорий

работников и обучающихся в университете.

4.4. Тиражированию и использованию в структурных подразделениях подлежат

утвержденные документы СМК.

4.5. Проекты документов СМК университета (за исключением Миссии, Политики и

Стратегии) согласуются с начальником отдела СМК и/или уполномоченным по качеству,

подписываются или утверждаются ректором/ученым советом, вводятся в действие и

рассылаются по подразделениям сотрудниками отдела СМК/документоведом ученого совета.

4.6. Документы СМК ПГУ им. Шолом-Алейхема подлежат актуализации в

соответствии с СТО-СМК-4.2.02-2012 «Требования к актуализации документов

университета». Записи не актуализируются.

4.7. Ознакомление работников с документами СМК осуществляется на уровне

структурных подразделений университета.

4.8. Ознакомление студентов и заинтересованных лиц с документами СМК

осуществляется через методический сайт университета.

4.9. Ответственный за качество в подразделении в течение 3-х рабочих дней со дня

получения документа СМК вносит его полное наименование и фамилии всех сотрудников,





СТО-СМК – 4.2.01-2012


работающих в подразделении на период получения документа, в «Журнал регистрации

документации СМК».

4.10. В течение одного месяца (с даты регистрации документа СМК в подразделении)

каждый сотрудник обязан ознакомиться с его содержанием и поставить подпись и дату в

соответствующих графах «Журнала регистрации документации СМК». Если сотрудник

работает в нескольких подразделениях, то запись об ознакомлении вносится в журнал

каждого подразделения. Увеличение срока ознакомления с документами допускается в

случае болезни, отпуска, командировки сотрудника или совмещения им работы в

иногороднем вузе.

4.11. Записи не вводятся в действие. Они формируются, используются, хранятся и/или

уничтожаются, не тиражируются и не распространяются.

5. Управление документацией первого уровня

5.1. Документация первого уровня раскрывает основное предназначение

университета, направления его деятельности и цели в области качества.

5.2. К документации первого уровня относятся:

- Миссия ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»;

- Политика в области качества ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»;

- Стратегия развития ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»;

- Руководство по качеству ГОУ ВПО «ДВГСГА».

5.3. Миссия ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема», Политика в области качества

ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема», Стратегия развития ФГБОУ ВПО «ПГУ им.

Шолом-Алейхема» разрабатываются ректором, печатаются без титульного листа (содержат

наименование документа, гриф утверждения, текст, подпись ректора, заверенную печатью

университета, логотип ПГУ им. Шолом-Алейхема) и утверждаются на заседании ученого

совета. Допускается нестандартное форматирование.

5.4. Миссия ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема» содержит краткую

информацию о целях, намерениях и направлениях деятельности университета.

5.5. Политика в области качества ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема»

включает принципы, на основе которых университет реализует, а также планирует развитие

СМК.

5.6. Руководство по качеству разрабатывается в соответствии в соответствии с

установленной в университете политикой в области качества, стратегическими целями и

требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества.

Требования» и рекомендациями международного стандарта ИСО 10013-95 «Руководящие

указания по разработке руководств по качеству». Организацией его разработки и

актуализацией руководит уполномоченный по качеству.

5.7. Утвержденные документы первого уровня регистрируются, вводятся в действие и

рассылаются в установленном порядке. Контрольные экземпляры хранятся в отделе СМК,

учтенные копии – у руководства ПГУ им. Шолом-Алейхема и в структурных

подразделениях.

5.8. В случае замены устаревших версий новыми, документы этого уровня

аннулируются и уничтожаются в отделе СМК.

6. Управление документацией второго уровня

6.1. Документы второго уровня содержат описание взаимосвязанных процессов,

необходимых для функционирования и совершенствования СМК университета. К ним





СТО-СМК – 4.2.01-2012


относятся документированные процедуры СМК: стандарты, положения о видах

деятельности, блок-схемы и карты процессов.

6.2. Необходимость в разработке документов второго уровня определяется

требованиями стандартов ИСО серии 9000 и потребностями университета.

6.3. СТО устанавливают единые требования к реализации процессов, определенных и

реализуемых в университете. СТО разрабатываются в соответствии с требованиями внешних

и внутренних нормативно-правовых документов.

6.4. Сотрудники отдела СМК разрабатывают проекты основных СТО университета:

- «Управление документацией и записями»;

- «Внутренние аудиты»;

- «Управление несоответствующей продукцией»;

- «Управление корректирующими и предупреждающими действиями»;

- СТО, содержащие требования к процессам жизненного цикла продукции,

реализуемым отделом СМК.

6.5. Проекты СТО, содержащие требования к макропроцессам университета,

разрабатываются ректором, проректорами и ответственными разработчиками (например,

руководителями структурных подразделений) в соответствии с перспективным планом

развития и совершенствования СМК университета, приказами ректора и планами

подразделений. Порядок управления стандартами представлен в СТО-СМК-4.2.05-2010

«Управление стандартами ГОУ ВПО «ДВГСГА».

6.6. Первичное описание процесса может быть представлено блок-схемой или

информационной картой процесса. Требования к их оформлению представлены в СТО-СМК-

7.3.01-2010 «Управление процессами ГОУ ВПО «ДВГСГА» и изменениях в нем.

6.7. Контрольные экземпляры СТО хранятся в отделе СМК, их учтенные копии – в

подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. БСП и ИКП хранятся в подразделении-

разработчике в соответствии с его номенклатурой дел.

6.8. Положения о различных видах деятельности разрабатываются ответственными

исполнителями в соответствии с типовыми положениями.

7. Управление документацией третьего уровня

7.1. К документам третьего уровня относятся:

планы работы;

положения о деятельности структурных подразделений, комиссий, объединений и

др.;

инструкции и др.

7.2. Проекты документов третьего уровня готовят (разрабатывают) руководители

структурных подразделений или ответственные исполнители.

7.3. Составление, согласование и утверждение планов осуществляется в соответствии

с требованиями СТО-СМК-5.5.01-2012 «Планирование деятельности в ФГБОУ ВПО «ПГУ

им. Шолом-Алейхема».

7.4. Положения о структурных подразделениях разрабатываются их руководителями в

соответствии с требованиями СТО-СМК-4.2.03-2011 «Требования к содержанию и

оформлению положений о структурных подразделениях».

7.5. Положения о деятельности комиссий, объединений и др. разрабатываются

ответственными исполнителями в соответствии с типовыми положениями.

7.6. Разработка должностных инструкций возлагается на руководителей структурных

подразделений и ректорат в соответствии с требованиями СТО-СМК-7.1.01-2012 «Порядок





СТО-СМК – 4.2.01-2012


разработки, оформления, введения в действие и актуализации должностных инструкций

работников и шаблонов к ним».

7.7. Изменения в документы вносятся в установленном в университете порядке.

8. Управление записями

8.1. В ректорате записи формируются помощником ректора; в комиссиях и на

советах – секретарями; в структурных подразделениях – руководителями (ответственными за

качество), ответственными исполнителями, а также потребителями услуг (Приложение).

8.2. С помощью записей регистрируются свидетельства выполненных действий и

достигнутых результатов по качеству:

проведенного анализа СМК со стороны руководства;

проведенной проверки внешними и внутренними аудиторами;

проведенного самообследования;

выявленного несоответствия;

разработанных и выполненных корректирующих и предупреждающих действий;

подготовленного отчета и др.

8.3. Записи должны легко идентифицироваться и поддерживаться в рабочем

состоянии. Они вносятся в формы установленного образца, журналы и могут оформляться в

произвольной форме.

8.4. Управление записями нацелено на своевременное и регулярное предоставление

руководству университета и заинтересованным сторонам полной и достоверной информации

о реализации процессов подразделениями.

8.5. Управление записями предусматривает:

установление требований к формированию записей;

сбор информации для ведения записей;

определение лиц, ответственных за выполнение требований, предъявляемых к

формированию записей;

ведение записей;

идентификацию записей;

организацию хранения записей;

обеспечение защиты записей;

использование записей;

восстановление записей;

архивирование записей (при необходимости);

изъятие и уничтожение записей.

8.6. Записи могут содержать:

первичную информацию по качеству (записи в журналах, протоколах и др.);

обработанную информацию по качеству (результаты мониторинговых

исследований и др.);

результаты анализа информации по качеству (отчет о проведении внутреннего

аудита, отчет об анализе СМК и др.).

8.7. Записи используются в подразделениях, в которых они были сформированы. При

необходимости записи могут передаваться другим подразделениям.

8.8. Требования к содержанию и оформлению актов и протоколов представлены в

Инструкции по делопроизводству в ГОУ ВПО «ДВГСГА». Требования к оформлению

записей по внутреннему аудиту изложены в СТО-СМК-8.2.01-2011 «Внутренние аудиты» и

изменениях в нем. Требования к записям взаимопосещений изложены в СТО-СМК-8.2-02-

2011 «Взаимопосещение учебных занятий профессорско-преподавательским составом».





СТО-СМК – 4.2.01-2012


9. Ответственность и контроль

9.1. Ректор несет ответственность за своевременную разработку и актуализацию

документов СМК университета.

9.2. Уполномоченный по качеству несет ответственность за организацию разработки и

актуализацию документов СМК университета.

9.3. Начальник отдела СМК несет ответственность за:

разработку и актуализацию основных стандартов СМК университета и стандартов,

запланированных в соответствии с планом работы университета;

учет, хранение, введение в действие и распределение документов СМК

университета.

9.4. Руководители структурных подразделений несут ответственность за:

разработку проектов документов СМК;

информирование подчиненных о поступлении документов СМК в подразделения;

хранение в подразделениях документов СМК;

актуализацию разработанных ими документов СМК;

формирование, поддержание в рабочем (актуальном) состоянии и хранение записей

подразделений.

9.5. Контроль за разработкой и актуализацией документов СМК в соответствии с

планом работы университета осуществляет уполномоченный по качеству.

9.6. Контроль за формированием и ведением записей в подразделениях возлагается на

вышестоящее должностное лицо (в соответствии с принятой в университете структурой

управления).

9.7. Контроль за разработкой руководителями подразделений должностных

инструкций работников и положений о структурных подразделениях возлагается на

начальника ОК.

9.8. Контроль за хранением документов СМК университета в структурных

подразделениях осуществляет отдел СМК.





СТО-СМК – 4.2.01-2012


Приложение

к п. 8.1

Записи, формируемые в ректорате и подразделениях университета

№

п/п Содержание записи

Номер дела/наименование папки,

журнала, документа,

содержащего запись

Срок хранения

Записи, формируемые в ректорате

1

Информация о регистрации

междугородних и международных

переговоров

Журнал регистрации

междугородних и

международных переговоров

До замены новым

2 Информация о приеме ректором

посетителей по личным вопросам

Журнал приема посетителей по

личным вопросам До замены новым

3

Учет входящей/исходящей

электронной и факсимильной

корреспонденции


входящей/исходящей

электронной и факсимильной



4

Информация о движении личных

дел учащихся, студентов и

работников университета

Журнал регистрации движения

личных дел До замены новым

5


заверенных заявлений на выдачу

загранпаспортов

Журнал регистрации заверенных

заявлений на выдачу

загранпаспортов


Записи, формируемые на кафедре

1

Информация о замечаниях и

предложениях по улучшению

деятельности кафедры

Журнал регистрации замечаний

(несоответствий)

Дело № 12-03-10.3 Документы по

проведению аудитов (планы

проверок, акты, планы

корректирующих мероприятий,

заключения, отчеты)


До минования

надобности

2

Информация о разработанных по

результатам аудита

корректирующих мероприятиях


(несоответствий) До замены новым

3 Информация о регистрации

документации СМК университета


документации СМК До замены новым

4 Информация о результатах

проведения самообследования

Папка «Результаты проведения

самообследования на кафедре» Не менее 5 лет

5

Информация о периодических

проверках содержания

документов, разработанных на

кафедре

Папка «Актуализация

документов»

До прекращения

действия документа

6

Информация о проведении

инструктажа по пожарной

безопасности на рабочем месте





7


инструктажа по охране труда на

рабочем месте









СТО-СМК – 4.2.01-2012


8

Информация о результатах

выполнения кафедрой планов

работы

Дело №12-03-09.1 Годовой план

научно-исследовательской

работы и отчет о его выполнении

Дело № 12-03-09.2 Годовой план

научно-исследовательские

работы кафедры за счет

федерального бюджета

Дело №12-03-08 Годовой план

учебно-методической работы

кафедры и отчет о его

выполнении



Постоянно

Постоянно

9

Информация о разработанных

учебных пособиях и методических

разработках кафедры

Дело №12-03-11 Перечень

учебных пособий и методических

разработок кафедры



10

Информация о выполнении

преподавателями их

индивидуальных планов

Дело №12-03-12

Индивидуальные планы

преподавателей

5 лет

11 Информация о проведении

заседаний кафедры

Дело №12-03.06 Протоколы

заседаний кафедры Постоянно

12 Учет дел, переданных в архив

университета

Дело 12-03.27 Описи дел,

переданных в архив


3 года

13 Информация о регистрации ВКР Журнал регистрации ВКР Постоянно


курсовых работ

Журнал регистрации курсовых

работ Постоянно

15 Информация о взаимопосещениях

занятий ППС

Журнал учета взаимопосещений

учебных занятий До замены новым

16 Информация о видах учебной

работы, проведенных ППС

Кафедральный журнал учета

учебных занятий



17

Информация о повышении

квалификации ППС и др.

достижениях

Папка «Повышение

квалификации и достижения

ППС»

Постоянно

18 Материалы о госбюджетных

исследованиях кафедры

Папка «Госбюджетные

исследования кафедры» Постоянно

19

Информация о научно-

исследовательской деятельности

студентов

Папка «НИРС студентов» Не менее 5 лет

20 Информация о командировках и

стажировках ППС

Папка «Программы стажировок

молодых специалистов и отчеты

по их результатам»

4 года

21 Учет ответов подразделений

университета на запросы кафедры

Реестр ответов подразделений на

запросы кафедры (в электронном

виде)



Записи, формируемые на факультете

1



деятельности факультета



Дело № 10-02-11.3 Документы по











СТО-СМК – 4.2.01-2012



2













самообследования на

факультете»

Не менее 5 лет

5




факультете





6








7








8 Информация об инструктировании

студентов факультета

Журнал регистрации вводного

инструктажа по охране

деятельности студентов



9


выполнения факультетом плана

работы

Дело № 10-02-10 Годовой план

работы факультета и отчет о его


Постоянно


заседаний Совета факультета

Дело № 10-02-09 Протоколы

заседаний Совета факультета Постоянно

11


промежуточной оценки знаний

студентов дневного отделения

Дело № 10-02-17.1

Экзаменационно-зачетные

ведомости дневного отделения

5 лет

12



студентов заочного отделения

Дело № 10-02-17.2

Экзаменационно-зачетные

ведомости заочного отделения

5 лет

13


итоговой оценки знаний студентов

дневного отделения

Дело № 10-02-19.1 Документы о

работе (протоколы заседаний и

др.) государственной

аттестационной комиссии

(дневное отделение)

5 лет

14



заочного отделения

Дело № 10-02-19.1 Документы о




(заочное отделение)

5 лет


экзаменационных сессий

Дело № 10-02-20 Сведения о

результатах экзаменационных

сессий

5 лет

16

Информация о движении

контингента студентов дневного

отделения

Дело № 10-02-21.1 Месячные

отчеты о движении контингента


Постоянно

17


контингента студентов заочного

отделения

Дело № 10-02-21.2 Месячные

отчеты о движении контингента


Постоянно





СТО-СМК – 4.2.01-2012


18 Информация об уничтожении

контрольных работ

Дело № 10-02-22 Акты об

уничтожении контрольных работ 3 года

19 Учет вызовов студентов на сессию Дело №10-02-23 Журнал учета

вызовов на сессию 3 года

20 Учет выданных справок Дело №10-02-24 Журнал учета

выданных справок 3 года

21

Информация об обращениях по

ознакомлению с персональными

данными

Дело №10-02-25 Журнал учета

обращений по ознакомлению с

персональными данными




Дело № 10-02-28 Описи дел,



3 года

23 Информация о персональных

данных студентов

Учебные карточки;

экзаменационно-зачетные

ведомости; экзаменационные

листы, аттестационная

ведомость; справки, дипломы,

зачетные книжки, сводные

зачетные ведомости



24

Информация о производственных

ситуациях, требующих принятия

управленческих решений

Папка «Докладные записки» До минования


25 Информация о выдаче документов Папка «Реестры выдачи




26 Информация о выполненной ППС

учебной нагрузке

Сетевой график распределения

учебных часов



27 Информация о содействии в

трудоустройстве выпускников

Папка «Учета трудоустройства

выпускников факультета»



28 Информация о поселении

студентов в общежития

Списки студентов, проживающих

в общежитиях (в электронном

виде)



29

Учет ответов подразделений

университета на запросы

факультета


запросы факультета (в

электронном виде)



Записи, формируемые на факультете повышения квалификации преподавателей

1



деятельности факультета



Дело № 11-07.3 Документы по








2













самообследования на факультете

повышения квалификации

преподавателей»






СТО-СМК – 4.2.01-2012


5




факультете





6








7








8


выполнения факультетом плана

работы

Дело № 11-08 Годовой план

работы факультета и отчет о его


Постоянно

9 Учет справок, выданных

слушателям курсов

Журнал регистрации выдачи

справок слушателям курсов Постоянно



Дело № 11-15 Описи дел,



3 года


данных слушателей курсов Сведения о слушателях




данных преподавателей

Сведения о преподавателях,

осуществляющих реализацию

программ повышения

квалификации/профессиональной

переподготовки



13

Информация о выдаче документов

(удостоверений, свидетельств,

дипломов о профессиональной

переподготовке, дипломов о

дополнительном (к высшему)

образовании)

Журнал регистрации выданных

удостоверений и свидетельств


дипломов о профессиональной

переподготовке


дипломов о дополнительном (к

высшему) образовании

(журналы хранятся в УМУ)




университета на запросы ФПКП


запросы ФПКП (в электронном

виде)



Записи, формируемые в учебно-методическом управлении

1



деятельности управления















3






4 Информация о результатах Папка «Результаты проведения Не менее 5 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


проведения самообследования самообследования в учебно-

методическом управлении»

5








6








7


выполнения управлением плана

работы

Папка «Годовой план работы

учебно-методического

управления и отчет о его

выполнении»

Постоянно

8



документов, разработанных в

управлении





9

Информация о документах

государственного образца

(дипломах ВПО, СПО, о проф.

переподготовке, удостоверениях,

свидетельствах), выданных

структурным подразделениям

(факультет, колледж, техникум)

Реестр выданных документов

государственного образца

(дипломов ВПО, СПО, о проф.

переподготовке, удостоверений,

свидетельств)



10

Информация о выданных

дипломах высшего

профессионального образования о

присвоении квалификации

Дело № 07-15.1.1 Книга учета

выдачи дипломов высшего

профессионального образования

о присвоении квалификации

75 лет

11


дипломах среднего

профессионального образования о

присвоении квалификации

Дело № 07-15.1.2 Книга учета

выдачи дипломов среднего

профессионального образования

о присвоении квалификации

75 лет

12


дипломах о неполном высшем

образовании

Дело № 07-16 Книга учета

выдачи дипломов о неполном

высшем образовании

75 лет

13 Информация о выданных

академических справках


выдачи академических справок 75 лет

14 Информация о выданных справках Дело № 07-18 Книга учета

выдачи справок вуза 50 лет

15 Информация о выданных зачетных

книжках, студенческих билетах


выдачи зачетных книжек,

студенческих билетов



16 Регистрация зачетных книжек,

студенческих билетов ВПО

Дело № 07-20.1 Книга

регистрации бланков зачетных

книжек, студенческих билетов

ВПО



17 Регистрация зачетных книжек,

студенческих билетов СПО

Дело № 07-20.2 Книга

регистрации бланков зачетных

книжек, студенческих билетов

СПО




дубликатах дипломов СПО

Книга учета выданных

дубликатов дипломов СПО 75 лет

19 Информация о выданных Книга учета выданных 75 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


дубликатах дипломов ВПО дубликатов дипломов ВПО


свидетельствах и удостоверениях

Журнал учета выдачи

свидетельств и удостоверений 75 лет

21 Регистрация приказов о

студенческом составе

Книга регистрации приказов о

студенческом составе 75 лет

22

Регистрации приказов,

касающихся деятельности

управления

Книга регистрации приказов,




Постоянно

23 Регистрации приказов,

касающихся практик студентов

Книга регистрации приказов,

касающихся практик студентов 5 лет

24

Регистрации распоряжений

ректора университета и первого

проректора по учебной работе,




распоряжений ректора

университета и первого

проректора по учебной работе,




3 года

25

Информация о персональных

данных студентов, обучающихся

по программам ВПО

Справочные карточки студентов 5 лет



Дело 07-21 Описи дел,


университета: акты передачи дел

в деканаты университета

3 года

27





запросы учебно-методического

управления (в электронном виде)



Записи, формируемые в управлении научно-исследовательской и инновационной

деятельностью

1














2 Регистрация документации СМК




3









самообследования в управлении

научно-исследовательской и

инновационной деятельностью»


5











инструктажа по охране труда на До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012


рабочем месте рабочем месте

7









8



работы


работы и отчет о его выполнении Постоянно






3 года

10 Информация о передаче

авторефератов на кафедры


авторефератов До замены новым

11

Информация о научных

командировках сотрудников


Журнал учета научных

командировок сотрудников



12 Регистрация входящих и

исходящих писем

Журнал регистрации входящей и

исходящей корреспонденции До замены новым

13

Информация о запланированных и

проведенных в университете

научных мероприятиях

Форма регистрации

планирования и проведения

научных мероприятий (в


Постоянно

14

Информация об объявленных

конкурсах, исполнителях НИР,

итогах конкурсов

Реестр объявлений и заявок,

направленных на конкурсы

грантов (в электронном виде)

Постоянно

15 Учет научных достижений

студентов университета

Реестр научных достижений

студентов университета (в


Постоянно

16

Информация о заключенных с

организациями и отдельными

лицами контрактах и договорах на

выполнение НИР

Реестр контрактов и договоров

на выполнение НИР,

заключенных с организациями и

отдельными лицами (в


Постоянно

17

Регистрации договоров о

предоставлении образовательных

услуг послевузовского

образования

Книга регистрации договоров До замены новым

18 Регистрация удостоверений о

сдаче кандидатских экзаменов


удостоверений о сдаче

кандидатских экзаменов


19 Регистрация справок, выданных

аспирантам

Журнал регистрации справок

аспирантам До замены новым

20 Учет выданных авторских

экземпляров изданий

Журнал учета выдачи авторских

экземпляров изданий авторам



21





запросы УНИИД (в электронном

виде)



Записи, формируемые в управлении внеучебной работы и социальной поддержки студентов

1













СТО-СМК – 4.2.01-2012


проведению аудита (планы

аудиторских проверок, акты,







3









самообследования в УВРиСПС» Не менее 5 лет

5









6








7








8



работы


работы и отчет о его выполнении Постоянно






3 года

10

Информация о выдаче копий

приказов о поселении, выселении

и переселении студентов и

учащихся лицея

Журнал учета выдачи копий

приказов по личному составу

студентов и учащихся лицея,

проживающих в студенческих

общежитиях университета


11

Информация о выдаче

сценического реквизита и

костюмов

Журнал учета выдачи

сценического реквизита и

костюмов


12

Информация о выдаче

информационных писем

управлением руководителям

структурных подразделений


Книга учета выдачи

информационных писем

УВРиСПС руководителям

структурных подразделений



13





запросы УВРиСПС



Записи, формируемые в управлении экономики и имущественных отношений

1














2 Информация о регистрации Журнал регистрации До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012


документации СМК университета документации СМК

3










экономики и имущественных

отношений»


5








6








7



работы

Папка «Годовой план работы и

отчет о его выполнении» Постоянно

8









9

Учет договоров, заключаемых

ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-

Алейхема»

Журнал регистрации договоров,

заключаемых ФГБОУ ВПО

«ПГУ им. Шолом-Алейхема» (в


5 лет






3 года

11





запросы УЭиИО (в электронном

виде)



Записи, формируемые в управлении информатизации

1






















информатизации»


4






5








6 Информация о проведении Журнал регистрации До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012






7



работы


работы управления

информатизации и отчет о его


Постоянно

8 Информация о текущем ремонте

компьютерной техники

Дело № 20-09 Заявки

подразделений на текущий

ремонт компьютерной техники

1 год

9 Информация об обслуживании

программного обеспечения

Дело № 20-10 Заявки

подразделений на обслуживание

программного обеспечения

1 год

10









11

Информация о паролях для

пользователей информационных

систем, обрабатывающих

персональные данные

Дело №20-12 Журнал учета

паролей в информационных

системах персональных данных

5 лет

12

Информация о лицах, допущенных

к обработке персональных данных

в информационных системах

Дело №20-13 Журнал учета лиц,

допущенных к работе с

персональными данными в

информационных системах

персональных данных

5 лет

13

Информация о проведении работ

по настройке и обслуживанию

сетевого оборудования

Заявки отдела сетевых

технологий /Электронный

журнал учета работ отдела

сетевых технологий

1 год







3 года

15





запросы управления

информатизации (в электронном

виде)



Записи, формируемые в хозяйственном управлении

1






Дело № 05-06.3 «Документы по

проведению внутреннего аудита

(планы аудиторских проверок,

акты, заключения, отчеты)»








3

Перечень разработанных по


корректирующих мероприятий



4 Результаты проведения

самообследования


самообследования в Не менее 5 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


хозяйственном управлении

5








6








7









8



работы


хозяйственного управления и

отчет о его выполнении»

Постоянно


аттестации рабочих мест

Дело № 05-04 Протоколы

заседаний комиссии по

аттестации рабочих мест и

приложения к ним

45 лет

10 Информация о расследованиях

несчастных случаев

Дело № 05-09 Документы (акты,

заключения, справки) о

несчастных случаях

75 лет

11


проверок охраны труда на рабочих

местах в подразделениях


Дело № 05-10.1 Документы

(предписания, акты) о

результатах проверок охраны

труда на рабочих местах

5 лет

12


проверок соблюдения техники

безопасности на рабочих местах в

подразделениях университета

Дело № 05-10.2 Документы

(предписания, акты) о

результатах проверок техники

безопасности

5 лет

13

Информация о состоянии зданий и

помещений, занимаемых

университетом

Дело № 05-11 Документы

(доклады, обзоры, акты, справки,

переписка) о состоянии зданий и

помещений, занимаемых

университетом

5 лет

14

Регистрация проведения вводного

инструктажа по охране труда и

пожарной безопасности

Дело № 05-12 Журнал

регистрации вводного

инструктажа по охране труда и

пожарной безопасности

10 лет

15 Регистрация несчастных случаев Дело № 05-13 Журнал

регистрации несчастных случаев Постоянно






3 года

17 Учет товарных накладных Книга складского учета товарных

накладных



18 Учет копий чеков

Журнал складского учета копий

чеков на хозяйственные товары и

материальные ценности



19

Учет документов, переданных в

управление бухгалтерского учета

и финансового контроля

Книга складского учета

документов, переданных в

управление бухгалтерского учета

и финансового контроля







СТО-СМК – 4.2.01-2012


20 Учет требований-накладных Книга складского учета

требований-накладных



21 Учет выдачи материальных

ценностей

Ведомость выдачи материальных

ценностей со склада




22 Учет выдачи и возврата ключей Журнал выдачи и возврата

ключей от помещений корпуса



23 Учет выполнения заявок

электриком

Журнал учета выполнения заявок

электриком



24 Учет выполнения заявок

плотником


плотником



25 Учет выполнения заявок слесарем-

сантехником


слесарем-сантехником



26





запросы хозяйственного

управления (в электронном виде)



Записи, формируемые в управлении бухгалтерского учета и финансового контроля

1


















3










бухгалтерского учета и

финансового контроля»


5









6








7








8 Информация об исполнении

бюджета

Дело № 15-06 Годовые

бухгалтерские отчеты об

исполнении бюджета

Постоянно

9

Информация о перечислении

денежных сумм за год по единому

государственному страхованию,

социальному налогу, социальному

страхованию и пенсионному

Дело № 15-07.1 Годовые отчеты

о перечислении денежных сумм

по единому государственному

страхованию, социальному

налогу, социальному

Постоянно





СТО-СМК – 4.2.01-2012


страхованию страхованию и пенсионному

страхованию

10

Информация о перечислении

денежных сумм в каждом квартале

по единому государственному

страхованию, социальному налогу,

социальному страхованию и

пенсионному страхованию

Дело № 15-07.2 Квартальные

отчеты о перечислении

денежных сумм по единому

государственному страхованию,

социальному налогу,

социальному страхованию и

пенсионному страхованию

5 лет

11

Информация о численности и

заработной плате работников по

видам деятельности за год

Дело № 15-09.1 Годовой

статистический отчет о

численности и заработной плате

работников по видам

деятельности (форма № 1-т, №

П-4)

Постоянно

12

Информация о численности и

заработной плате работников по

видам деятельности (за каждый

месяц)

Дело № 15-09.2 Месячные

статистические отчеты о

численности и заработной плате

работников по видам

деятельности (форма № 1-т, №

П-4)

1 год

13 Информация о бухгалтерской

деятельности (за каждый квартал)

Дело № 15-12 Квартальные

бухгалтерские отчеты 5 лет

14 Аналитический учет по счетам

бухгалтерского учета

Дело № 15-13 Книги и журналы

бухгалтерского учета 5 лет

15 Информация о кассовых и

банковских документах

Дело № 15-14 Бухгалтерские

документы кассового исполнения

со всеми приложениями к ним,

авансовые отчеты

5 лет

16

Информация о приходе, расходе,

остатках по всем счетам

аналитического и синтетического

учета

Дело № 15-17 Оборотные

ведомости 5 лет

17

Информация об инвентаризации

материальных ценностей



(протоколы заседаний,

инвентарные описи, акты) по

инвентаризации материальных

ценностей университета

5 лет

18 Учет основных средств зданий,

сооружений, инвентаря

Дело №15-20 Книги и карточки

по учету основных средств

зданий, сооружений, инвентаря

5 лет

19 Учет приходно-расходных

документов

Дело № 15-21 Журнал учета

приходно-расходных документов 5 лет

20

Системный и внесистемный учет

финансово-хозяйственной

деятельности университета

Дело №15-22 Вспомогательные

книги и карточки системного и

внесистемного учета

5 лет

21

Информация о ревизиях


деятельности и заключения по ним

Дело №15-23 Акты

документальных ревизий


деятельности и заключения по

ним

5 лет

22 Учет денежных средств Дело №15-24 Кассовые книги 5 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


23 Учет покупок, произведенных

университетом Дело № 15-25.1 Книга покупок 5 лет

24 Учет продаж, произведенных

университетом Дело № 15-25.2 Книга продаж 5 лет

25 Информация по инвентаризации

материальных ценностей

Дело № 15-26 Формы и

инструкции по инвентаризации

материальных ценностей в

университете

До замены новыми

26 Учет рабочего времени

работников университета

Дело № 15-27 Табели учета

рабочего времени 5 лет






3 года

28





запросы управления

бухгалтерского учета и

финансового контроля (в




Записи, формируемые в центре содействия трудоустройству и адаптации к рынку труда

выпускников, целевой контрактной и договорной подготовки специалистов

1



деятельности центра



Дело № 22-10.3 «Документы по



акты, заключения, отчеты)»








3









самообследования в ЦТиДПС» Не менее 5 лет

5




Дело № 22 Охрана труда и

противопожарная безопасность





6




Дело №22 Охрана труда и

противопожарная безопасность





7




центре





8

Регистрация договоров на

оказание платных

образовательных услуг (в том

числе дополнительных), договоров

Дело №22-12 «Журнал

регистрации договоров» 5 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


на целевую (контрактную)

подготовку специалистов

9 Регистрация договоров на

оказание безвозмездной помощи

Дело № 22-13 «Журнал

регистрации договоров» 5 лет

10 Информация по содействию в


Таблица учета распределения

выпускников по каналам

занятости (в электронном виде)

Электронный журнал учета

трудоустройства выпускников



11 Учет обращений по ознакомлению

с персональными данными

Журнал учета обращений по


данными


12


выполнения центром планов

работы

Дело №22-08 Годовой план

работы центра и отчет о его


Дело № 22-09 Годовой отчет о



Постоянно

Постоянно






3 года


университета на запросы центра


запросы ЦТиДПС (в электронном

виде)



Записи, формируемые в центре социальной адаптации и поддержки психологического

здоровья

1





















самообследования в центре

социальной адаптации и

поддержки психологического

здоровья»


4






5








6








7 Информация о периодических










СТО-СМК – 4.2.01-2012



центре


выполнения центром плана работы


работы центра и отчет о его


Постоянно

9 Учет индивидуальных и

групповых форм работы центра


индивидуальных и групповых

форм работы центра

Постоянно






3 года

11


(отзывах) проведения

психокоррекционных,

релаксационных и др. занятий

Журнал отзывов и предложений

по работе Центра САиППЗ



12 Информация о производственных

совещаниях сотрудников центра

Папка протоколы совещаний

Центра САиППЗ Постоянно




запросы центра (в электронном

виде)



Записи, формируемые в научно-образовательном центре «Центр исследований и инноваций»

1








аудиторских проверок, акты,












самообследования в НОЦ

«ЦИиИ»


4






5








6









выполнения центром плана работы

Дело № 27-07. Годовой план

работы Центра и отчет о его


Постоянно

8




центре





9


консультаций об исследованиях и

разработках по полученным


консультаций научных

коллективов






СТО-СМК – 4.2.01-2012


грантам






3 года




запросы НОЦ «ЦИиИ» (в




Записи, формируемые в лаборатории социологических исследований

1



деятельности лаборатории



Дело № 18-10 Документы по












3


выполнения лабораторией плана

работы


работы лаборатории и отчет о его


Постоянно




самообследования в

лаборатории»


5






6








7


инструктажа по технике






8




лаборатории










3 года

10



лаборатории


запросы лаборатории (в




Записи, формируемые в отделе формирования контингента и организации довузовской

подготовки

1



деятельности отдела















СТО-СМК – 4.2.01-2012









самообследования в ОФКиОДП» Не менее 5 лет

4






5




отделе





6








7








8


выполнения отделом планов

работы


университета по

профориентационной работе и

отчет о его выполнения


работы отдела и отчет о его


Дело № 09-12.1 Годовой отчет о

работе приемной комиссии


Дело № 09-12.2 Годовые отчеты

председателей предметных

комиссий

Постоянно

9 Информация о результатах оценки

знаний абитуриентов

Дело № 09-16 Экзаменационные

ведомости по приему

абитуриентов

Не менее 1 года

10 Регистрация заявлений



регистрации заявлений,

поступающих в университет


11 Информация о личных данных


Дело № 09-18 Личные дела

абитуриентов, поступавших, но

не принятых в университет


12 Информация о заседаниях

приемной комиссии


заседаний приемной комиссии


Постоянно



Дело 09-21 Описи дел,




Не менее 3-х лет


университета на запросы отдела


запросы ОФКиОДП (в








СТО-СМК – 4.2.01-2012


Записи, формируемые в отделе документоведения и документационного обеспечения


1









акты, заключения, отчеты)








3









самообследования в ОДиДОУ» Не менее 5 лет

5








6








7




отделе





8 Регистрация приказов по основной

деятельности


регистрации приказов по

основной деятельности

Постоянно

9 Регистрация предложений и жалоб

граждан


регистрации предложений и

жалоб граждан

5 лет

10 Регистрация входящей



регистрации входящей


5 лет

11 Регистрация исходящей



регистрации исходящей


5 лет

12 Учет дел, выданных из архива во

временное пользование

Дело № 06-31 Журнал учета дел,

выданных из архива во

временное пользование

3 года

13 Учет работников, направленных в

командировки


работников, направленных в

командировки

5 лет

14 Учет почтовых отправлений Реестр почтовых отправлений До минования



выполнения отделом плана работы


ОДиДОУ и отчет о его







запросы ОДиДОУ (в








СТО-СМК – 4.2.01-2012


Записи, формируемые в отделе кадров

1






№ 14.13.3 Документы по












3









самообследования в отделе

кадров»


5




отделе





6








7











отдела кадров и отчет о его


Постоянно

9

Регистрация трудовых договоров

профессорско-преподавательского

состава и педагогических

работников

Журнал регистрации трудовых

договоров по профессорско-

преподавательскому составу

75 лет

10


трудовых договоров

административно-хозяйственного

состава

Журнал регистрации трудовых

договоров по административно-

хозяйственному составу

75 лет





данными



12

Учет мероприятий по контролю

над соблюдением режима защиты


Журнал учета мероприятий по

контролю над соблюдением

режима защиты персональных

данных



13 Учет съемных носителей


Журнал учета съемных

носителей персональных данных



14 Учет движения трудовых книжек

и вкладышей к ним

Журнал учета движения

трудовых книжек и вкладышей к

ним

75 лет

15 Учет бланков трудовой книжки и

вкладышей в нее

Журнал учета бланков трудовой

книжки и вкладышей в нее 75 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


16 Учет больничных листов Журнал учета больничных

листов 5 лет

17

Информация о приеме, переводе,

увольнении, награждениях и

поощрениях работников

Трудовые книжки

До востребования;

невостребованные

– 5 лет

18

Служебная информация о

работниках профессорско-

преподавательского, учебно-

вспомогательного,

административно-управленческого

и младшего обслуживающего

персонала

Личные карточки работников

(форма Т-2) 75 лет

19

Регистрация положений о

структурных подразделениях


Журнал регистрации положений

о структурных подразделениях


5 лет

20

Учет копий положений о

структурных подразделениях


Журнал регистрации учтенных

копий положений о структурных


5 лет

21 Регистрация должностных

инструкций и изменений в них

Журнал учета должностных

инструкций

Журнал учета изменений в

должностных инструкциях

5 лет

22 Учет копий должностных

инструкций и изменений в них

Журнал регистрации учтенных

копий должностных инструкций

и изменений в них

5 лет

23

Регистрация приказов о приеме,

переводе и увольнении

работников профессорско-

преподавательского состава

Журнал регистрации приказов по

личному составу профессорско-


(прием, перевод и увольнение)

75 лет

24



работников учебно-




персонала


личному составу учебно-


административно-

управленческого и младшего

обслуживающего персонала

(прием, перевод и увольнение)

75 лет

25



работников подразделений

среднего профессионального



личному составу подразделений


образования (прием, перевод и

увольнение)

75 лет

26

Регистрация приказов об отпуске,

надбавках и поощрениях

работников профессорско-



личному составу профессорско-


(отпуск, надбавки и поощрения)

5 лет

27



работников учебно-




персонала


личному составу учебно-


административно-

управленческого и младшего

обслуживающего персонала

(отпуск, надбавки и поощрения)

5 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


28



работников подразделений




личному составу подразделений


образования (отпуск, надбавки и

поощрения)

5 лет



Дело № 14.30 Описи дел,



3 года




запросы отдела кадров (в




Записи, формируемые в юридическом отделе

1






















юридическом отделе»


4






5








6








7




отделе








отдела и отчет о его


Постоянно


исходящих справок и писем

Журнал регистрации справок и

писем, исходящих из

юридического отдела








3 года




запросы юридического отдела (в




Записи, формируемые в отделе сертификации и менеджмента качества

1 Информация о замечаниях и Журнал регистрации замечаний До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012














Журнал регистрации документов

СМК






самообследования в отделе» Не менее 5 лет

4






5








6













Отчет о проведении «Недели

качества» (в электронном виде)

Отчет о проведении

самообследования внедрения и

развития СМК в подразделениях

ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-

Алейхема» (в электронном виде)

Постоянно





8




отделе





9

Информация о проверках

документов СМК в процессе их

разработки подразделениями


Журнал учета проверок проектов

документов СМК,

разрабатываемых

подразделениями университета


10

Информация о проверке

функционирования СМК в


Журнал проверок

функционирования СМК в



11

Информация о подготовке

подразделений университета к

прохождению внешнего аудита

Лист оценки качества подготовки

подразделения к прохождению

внешнего аудита



12

Информация о качестве

проведения самообследования в


Лист проверки качества

проведения самообследования в









3 года




запросы отдела СМК (в








СТО-СМК – 4.2.01-2012


Записи, формируемые в международном отделе

1









акты, заключения, отчеты)








3










международном отделе»


5




отделе





6








7











международного отдела и отчет о

его выполнении»

Постоянно

9


государственного тестирования

иностранных граждан по русскому

языку как иностранному


заседаний комиссии по

проведению государственного

тестирования иностранных

граждан по русскому языку как

иностранному и приложения к

ним

5 лет

10

Информация об успеваемости

иностранных студентов и

слушателей

Дело № 21-09 Учебные карточки

иностранных студентов и

слушателей

5 лет

11

Информация об организации


граждан по русскому языку


(сметы, списки тестируемых,

протоколы) по организации


граждан по русскому языку

5 лет






3 года




запросы международного отдела

(в электронном виде)



Записи, формируемые в отделе общественного питания

1 Информация о замечаниях и Журнал регистрации замечаний До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012









замечания, отчеты)







3




отделе





4






5








6













Постоянно

8


контроля качества реализуемых

блюд

Бракеражный журнал (контроль

качества реализуемых блюд) До замены новым

9 Учет поступивших в кассу

денежных средств

Дело № 26-17 Книга кассира-

операциониста До замены новым

10 Информация о допуске

сотрудников к работе

Дело № 26-23 Журнал допуска к

работе (на гнойничковые

заболевания)


11

Учет вызовов специалистов по

обслуживанию контрольно-

кассовых машин


вызовов специалистов по

обслуживанию контрольно-

кассовых машин







3 года

Записи, формируемые в библиотеке

1



деятельности библиотеки















3 Перечень разработанных по








СТО-СМК – 4.2.01-2012






самообследования в библиотеке» Не менее 5 лет

5








6








7




библиотеке





8


данных студентов в бланковых

формах

Формуляры До минования


9 Регистрация утерянных и

испорченных книг

Дело № 16-11 Книга регистрации

замены утерянных и

испорченных книг

5 лет

10 Информация о списании книг и

журналов

Дело № 16-12 Акты на списание

книг и журналов Постоянно

11 Учет библиотечного фонда

Дело № 16-09 Книга суммарного

учета библиотечного фонда

Дело № 16-08 Инвентарные

книги для учета библиотечного

фонда

Постоянно

12 Учет читателей Дело № 16-10 Дневник учета

читателей



13


выполнения библиотекой плана

работы


библиотеки и отчет о его




14



библиотеки


запросы библиотеки (в




Записи, формируемые в типографии

1



деятельности типографии















3









самообследования в типографии» Не менее 5 лет




инструктажа по пожарной До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012


безопасности на рабочем месте безопасности на рабочем месте

6








7




типографии





8


выполнения типографией плана

работы


работы типографии и отчет о его


Постоянно

9 Информация о передаче печатной

продукции в подразделения

Папка «Требования, накладные о

передаче печатной продукции» Не менее 5 лет

10

Информация о получении

материальных средств со склада


Папка «Требования, накладные о

получении материальных

средств»


11 Информация о списании

материальных средств Папка «Акты о списании» Постоянно

12


технического обслуживания

оборудования

Папка «Акты выполненных

работ» Постоянно

13 Информация о передаче готовых

печатных изданий в издательство

Журнал о передаче готовых

печатных изданий в издательство Постоянно






3 года

15



типографии


запросы типографии (в




Записи, формируемые в институте открытого образования

1



деятельности института


















самообследования в институте

открытого образования»


4




институте





5









инструктажа по технике До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012


безопасности на рабочем месте безопасности на рабочем месте

7









студентов института






9


выполнения институтом плана

работы


ИОО и отчет о его выполнении» Постоянно

10



отделения

Дело № 17-17 Месячные отчеты

о движении контингента


Постоянно



Дело № 17-15 Экзаменационно-

зачетные ведомости института

Дело № 17-16 Сведения о


сессий

Папка «Аттестационные

ведомости», справки, дипломы,

зачетные книжки, учебные

карточки



12






13 Информация о выдачи документов Папка «Реестры выдачи




14 Информация о выполненной

нагрузке ППС





15 Учет поданных абитуриентами

заявлений

Журнал учета поданных

заявлений



16 Учет выданных справок Дело № 17-18 Журнал учёта

выданных справок





Дело № 17-19 Журнал учёта




18 Информация о заседаниях

института

Папка «Протоколы заседаний

ИОО» Постоянно

19 Регистрации ВКР Папка «Акты приёма-передачи

ВКР для хранения в ИОО» Бессрочно

20 Информация по трудоустройству

выпускников ИОО

Папка «Учет трудоустройства

выпускников ИОО»



Записи, формируемые в техникуме информационных и промышленных технологий

1



деятельности техникума



Дело № 31-21 Документы по








2 Информация о разработанных по Журнал регистрации замечаний До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012












самообследования в техникуме

информационных и

промышленных технологий»


5




техникуме





6






безопасности на рабочем месте»


7









студентов техникума






9


выполнения техникумом плана

работы


работы техникума и отчет о его


Постоянно


заседаний техникума и комиссий


заседаний Совета техникума

Дело №31-12 Протоколы

заседаний стипендиальной

комиссии

Постоянно

До окончания

обучения

11




Дело № 31-11.1 Экзаменационно-

зачетные ведомости дневного

отделения

5 лет

12





зачетные ведомости заочного

отделения

5 лет

13




Дело № 31-13.1 Документы о





5 лет

14









5 лет





сессий

5 лет

16



отделения

Дело № 31.24 Месячные отчеты о

движении контингента студентов


Постоянно

17 Информация о движении Дело № 31-25 Месячные отчеты Постоянно





СТО-СМК – 4.2.01-2012



отделения

о движении контингента


18 Информация об уничтожении

контрольных работ

Дело № 31-15 Акты об

уничтожении контрольных работ 3 года

19 Учет вызовов студентов на сессию Дело № 31-16 Журнал учета

вызовов на сессию 3 года

20 Учет выданных справок Дело № 31-17 Журнал учета


21



данными





22


данных студентов в бланковых

формах










23



















выпускников техникума»







виде)








3 года

29



техникума


запросы техникума (в








данными


Записи, формируемые в промышленно-экономическом колледже

1



деятельности колледжа



Дело № 30.21 Документы по








2






3 Информация о регистрации Журнал регистрации До замены новым





СТО-СМК – 4.2.01-2012


документации СМК университета документации СМК





промышленно-экономическом

колледже»


5




колледже





6






безопасности на рабочем месте»


7









студентов колледжа






9


выполнения колледжем плана

работы

Дело № 30.22 Годовой план

работы колледжа и отчет о его


Постоянно


заседаний колледжа и комиссий

Дело № 30.23 Протоколы

заседаний Совета колледжа

Дело №30-12 Протоколы

заседаний стипендиальной

комиссии

Постоянно

До окончания

обучения

11





зачетные ведомости дневного

отделения

5 лет

12





зачетные ведомости заочного

отделения

5 лет

13









5 лет

14









5 лет





сессий

5 лет

16



отделения




Постоянно

17



отделения




Постоянно

18 Информация об уничтожении Дело № 30-15 Акты об 3 года





СТО-СМК – 4.2.01-2012


контрольных работ уничтожении контрольных работ

19 Учет вызовов студентов на сессию 30-16 Журнал учета вызовов на

сессию 3 года

20 Учет выданных справок 30-17 Журнал учета выданных

справок 3 года

21



данными



данными













23



















выпускников колледжа»






в общежитиях (электронном

виде)





Дело № 30.20 Описи дел,



3 года


университета на запросы колледжа


запросы колледжа (в








данными


Записи, формируемые в лицее

1



деятельности лицея











2













самообследования в лицее» Не менее 5 лет





СТО-СМК – 4.2.01-2012


5




лицее





6








7












деятельности учащихся



9


выполнения лицеем планов

работы


работы лицея и отчет о его



воспитательной работы лицея и

отчет о его выполнении

Постоянно

Постоянно

10


заседаний педагогического совета

лицея


заседаний педагогического

совета лицея

Постоянно

11




Дело № 29-15 Классные журналы 75 лет

12 Информация об учете выданных

справок



13


поступающих документов

(медицинских справок, копий

свидетельств и др.)


регистрации поступающих

документов (медицинских

справок, копий свидетельств и

др.)

3 года

14


заявлений, подаваемых при

поступлении


регистрации заявлений,

подаваемых при поступлении


15 Информация об учете дел,

переданных в архив университета




3 года

16











учащихся в общежития

Списки учащихся, проживающих


виде)




университета на запросы лицея


запросы лицея (в электронном

виде)



Documents

УТВЕРЖДАЮ - ПГУ им. Шолом-Алейхемаsmk.pgusa.ru/wp-content/uploads/2015/02/STO-SMK-4.2.01-2012-Up… · Управление документами – деятельность