vokasi.ub.ac.idvokasi.ub.ac.id/.../uploads/2015/11/MANUAL-PROSEDUR.docx · Web viewMengesahkan SK Tenaga Edukatif BAGAN ALIR Pendidikan Vokasi/Program Staff Administrasi Sekretaris

MANUAL PROSEDURKEGIATAN BIDANG ADMINISTRASI AKADEMIK

PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYAMP.GJM – VOKASIUB

Kode Dokumen :Revisi : ITanggal : 1 Juni 2012Diajukan oleh : Sekretaris Ketua Program

Prof.Dr.Ir. Chanif Mahdi, MSDisetujui oleh : Ketua Program Vokasi

Prof.Dr.Ir. Moch. Munir, MS

DAFTAR ISI

Daftar IsiMANUAL PROSEDUR

1. Penyusunan Jadwal Kuliah........................................................ 22. Daftar Ulang Akademik ............................................................. 43. Bimbingan Akademik................................................................. 64. Pelaksanaan Perkuliahan dan Praktikum.................................. 135. Pelaksanaan Ujian Praktikum.................................................... 166. Pelaksanaan Praktikum Matakuliah Komputer.......................... 187. Ujian Tengah Semester / Ujian Akhir Semester......................... 208. Pemasukkan Nilai dan Penerbitan KHS.................................... 259. Evaluasi Proses Belajar Mengajar............................................. 2710.Evaluasi Keberhasilan Mahasiswa............................................ 2911.On The Job Training/ Magang................................................... 3112.Ujian Tugas Akhir....................................................................... 3513.Penerbitan Ijazah....................................................................... 3914.Pendaftaran Wisuda.................................................................. 31

PENDIDIKAN VOKASIUNIVERSITAS BRAWIJAYA

DOKUMEN LEVELManual Prosedur

KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN JADWAL KULIAH

Tanggal dikeluarkan :1 Juni 2012

AREA : GUGUS JAMINAN MUTU No Revisi :-

TUJUANUntuk mengadministrasikan pembuatan jadwal kuliah

REFERENSI1. Buku Pedoman Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya2. Surat Tugas Penyusunan Jadwal

DOKUMEN1. Staffing Jadwal Kuliah2. Jadwal Kuliah3. SK Penunjukan Tenaga Edukatif

UNIT YG TERLIBAT1. Pendidikan Vokasi/Program2. Staf. Administrasi (Akademik)3. Sekretaris Program4. Ketua Program

PROSEDUR1. Pendidikan Vokasi / Program

1. Mengidentifikasi Mata Kuliah yang ditawarkan sesuai kurikulum di Semester yang bersangkutan

2. Membuat susunan Dosen Pengampu Mata Kuliah3. Mengadakan pertemuan/rapat Pendidikan Vokasi4. Mengubah susunan Dosen Pengampu Mata Kuliah5. Menetapkan Dosen Pengampu Mata Kuliah

2. Staf Administrasi Akademik1. Menerima keputusan dari Pendidikan Vokasi/Program mengenai Dosen

Pengampu Mata Kuliah2. Menentukan Jadwal perkuliahan3. Meminta pengesahan kepada Sekretaris Program4. Menggandakan Jadwal Kuliah5. Membuat konsep Surat Keputusan / SK Dosen Pengampu

3. Sekretaris Program1. Menerima Jadwal Kuliah2. Mengesahkan Jadwal Kuliah3. Memaraf konsep SK Dosen Pengampu Mata Kuliah dan memintakan

persetujuan Ketua Program Vokasi4. Ketua Program

Mengesahkan SK Tenaga Edukatif

BAGAN ALIR

Pendidikan Vokasi/Program

Staff Administrasi Sekretaris Program Ketua Program



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR DAFTAR ULANG Tanggal dikeluarkan :1 Juni 2012


TUJUANProses pendataan ulang mahasiswa untuk identifikasi status mahasiswa.

REFERENSIBuku Pedoman Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya

DOKUMENKRS

UNIT YG TERLIBAT1. Dosen Asuh2. Staf. Administrasi (Akademik)3. Mahasiswa

PROSEDUR1. Dosen Asuh

1. Menerima berkas KHS & KRS dari administrasi2. Mengesahkan KHS3. Menyerahkan KHS lembar ke-2 kepada Mahasiswa4. Memberi saran pada Mahasiswa5. Mengesahkan KRS & menyerahkan lenbar ke-2 pada mahasiswa6. Menyerahkan KRS & KHS lembar ke-1 dan ke-3 kapada administrasi

2. Staff Administrasi Akademik1. Menyerahkan KHS & KRS kepada Dosen Asuh2. Menerima KHS & KRS dari Dosen Asuh yang telah disahkan3. Memasukkan KRS ke SIAKAD4. Mengarsipkan KRS

3. Mahasiswa1. Datang ke Dosen Asuh2. Menerima KHS dari Dosen Asuh3. Konsultasi studi ke Dosen Asuh4. Melakukan pengisian KRS yang selanjudnya disahkan Dosen Asuh

BAGAN ALIR

Staff Administrasi Dosen Asuh Mahasiswa



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR BIMBINGAN DOSEN ASUH (DOA)



TUJUANManual Prosedur ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai :

1. Prosedur bimbingan akademik dalam proses belajar mengajar2. Persyaratan yang diperlukan dalam pelaksanaan bimbingan akademik3. Waktu pelaksanaan bimbingan akademik dalam proses belajar mengajar

DEFINISIYang dimaksud dengan bimbingan akademik dalam proses belajar mengajar adalah prosesbimbingan yang dilakukan oleh Dosen Asuh (DOA) terhadap mahasiswa untuk mendapatkan respon dari mahasiswa dan dosen yang bersangkutan tentang penilaian proses belajar mengajar serta analisisnya, sebagai dasar-dasar langkah perbaikan untukpeningkatan kualitas belajar mengajar.

RUANG LINGKUPRuang lingkup dari prosedur bimbingan akademik dalam proses belajar mengajar ini meliputi:

1. Tatacara pelaksanaan bimbingan akademik dalam proses belajar mengajar2. Pihak-pihak yang berwenang dan kewenangannya dalam bimbingan akademik

proses belajar mengajar

REFERENSI1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas2. Peraturan Pemerintah:

Nomor 60 dan 61 Tahun 1999 tentang Pendidikan TinggiNomor 154 Tahun 2000 tentang UB BHMN

3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasonal Nomor 304/U/1999 Nomor 232/U/2000 Pedoman Penyusunan Kurikulum dan Penilaian Hasil Belajar Mengajar

4. Keputusan Rektor Nomor 069/K13/PP/2003 tentang Tata Tertib Penyelenggaraan Pendidikan

PROSEDUR1. Penyiapan form bimbingan akademik dalam proses belajar mengajar

(PBM),meliputi:1. Kartu Hasil Studi (KHS),2. Kartu Rencana Studi (KRS) yang akan diprogram oleh mahasiswa pada

semester yang bersangkutan,3. Rekording perkembangan studi mahasiswa

2. Penetapan Dosen Asuh oleh Pendidikan Vokasi setelah berkoordinasi dengan Sekretaris dan Ketua Program.

3. Penjadwalan bimbingan akademis oleh bagian Akademik setelah menyesuaikan dengan kalender akademik di tingkat Program Vokasi dan Universitas.

4. Pelaksanaan bimbingan oleh Dosen Asuh kepada mahasiswa bimbingan, yang memuat tentang:

1) Hasil KHS mahasiswa2) Pertimbangan oleh Dosen Asuh tentang Rencana Hasil Studi mahasiswa3) Penetapan Rencana Pemrograman KRS dan Rencana keberlanjutan studi

mahasiswa5. Recording tentang kemajuan studi mahasiswa dalam semester yang bersangkutan

dan/atau semester-semester sebelumnya.6. Pelaporan recording kemajuan studi mahasiswa dalam semester yang

bersangkutan dan/atau semester-semester sebelumnya oleh Dosen Asuh kepada Ketua Program.

BAGAN ALIR

Staff Akademik Program Vokasi Dosen Asuh Mahasiswa



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN PERKULIAHAN DAN PRAKTIKUM



TUJUANMP ini bertujuan untuk:

1. Memberikan penjelasan tentang tata cara pelaksanaan perkuliahan dan praktikum di lingkungan UB2. Sebagai pedoman bagi dosen, asisten dan mahasiswa dalam menjalankan aktivitas perkuliahan

RUANG LINGKUPMP ini meliputi:

1. Jenis kegiatan perkuliahan2. Pelaksana perkuliahan3. Kelembagaan perkuliahan4. Tatacara pelaksanaan perkuliahan5. Sarana dan prasarana perkuliahan

DEFINISI1. Kuliah adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen

dan mahasiswa yang dijadwalkan.2. Praktikum adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara

dosen (dapat dibantu asisten) dan mahasiswa, yang menekankan pada aspek psikomotorik (ketrampilan), kognitif (pengetahuan) dan afektif (sikap) dengan menggunakan peralatan di laboratorium (studio, kebun percobaan, RS, bengkel) yang dijadwalkan.

3. Satu kali tatap muka adalah 50 menit x bobot sks teori atau 3 x 60 menit untuk1 sks praktikum

4. Dosen adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian dan kemampuannya diangkat oleh Rektor untuk menjalankan tugas pokok pendidikan. Dosen terdiri dari Dosen Tetap dan Dosen Tidak Tetap.

5. Asisten adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahlian ditugaskan membantu dosen dalam kegiatan praktikum.

6. Teknisi adalah seorang tenaga fungsional yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahliannya bertugas memfasilitasi dosen dan asisten dalam kegiatan praktikum.

7. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah pada program Diploma, Sarjana, Spesialis atau Pascasarjana di UB

CATATANJenis Perkuliahan Perkuliahan di lingkungan UB dilaksanakan dalam bentuk:

1. Perkuliahan reguler : dalam satu tahun akademik, penyelenggaraan perkuliahan reguler dibagi menjadi dua semester (ganjil dan genap).

2. Perkuliahan alih semester: perkuliahan yang dilaksanakan di antara dua semester. Kedua jenis perkuliahan ini diatur dalam kalender akademik, yang ditetapkan oleh Rektor.

Kelembagaan PerkuliahanKegiatan perkuliahan suatu mata kuliah dikelola oleh satu tim dosen yang ditunjuk berdasarkan SK Ketua Program Vokasi. Kelembagaan perkuliahan terdiri dari:

1. Penanggung jawab mata kuliahDosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian dan jabatan akademiknya ditugaskan menjadi penanggung jawab dan mengkoordinasikan penyelenggaraan suatu mata kuliah

2. Dosen mata kuliahAdalah dosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahliannya ditugaskan untuk mengajar suatu mata kuliah

PROSEDURPersiapan

1. GJM bersama Panitia Jadwal menyiapkan Jadwal Perkuliahan dan Praktikum dan disyahkan dengan Keputusan Rektor sebelum jadwal penyusunan rencana studi mahasiswa.

2. Tim pengajar mengadakan pertemuan persiapan perkuliahan yang meliputi pembahasan GBPP, SAP, Kontrak Perkuliahan dan Bahan Ajar sebelum semester dimulai.

3. Tim pengajar menerima daftar peserta kuliah dari GJM melalui Pendidikan Vokasi selambat lambatnya pada hari pertama perkuliahan.

4. Tim pengajar menyusun pembagian kelompok praktikum dan mengumumkannya kepada peserta praktikum pada praktikum pertama.

Pelaksanaan1. Dosen melaksanakan kegiatan perkuliahan sesuai dengan jadwal minimal 14 kali

pertemuan dalam satu semester.2. Pada awal pertemuan dosen menyampaikan Kontrak Perkuliahan termasuk

GBPP/SAP, dan Bahan Ajar.3. Dosen menyampaikan materi kuliah sesuai dengan GBPP dan SAP.4. Mahasiswa menandatangani daftar hadir.5. Setelah memberikan kuliah dosen mengisi Berita Acara Pelaksanaan Perkuliahan dan

melakukan verifikasi daftar hadir.6. Dosen dan satu orang wakil mahasiswa menandatangani Berita Acara Pelaksanaan

Perkuliahan.7. Dosen menyerahkan Berita Acara Pelaksanaan Perkuliahan dan daftar hadir ke Tata

Usaha Pendidikan Vokasi.8. Mahasiswa yang tidak hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan

menyerahkan surat ijin tidak mengikuti perkuliahan dari Pendidikan Vokasi kepada Dosen penanggungjawab mata kuliah selambat-lambatnya satu minggu setelah perkuliahan yang tidak diikutinya (pada hari perkuliahan berikutnya).

9. Dosen yang berhalangan hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan melapor kepada penanggung jawab mata kuliah dan penanggungjawab matakuliah menentukan satu dari dua alternatif solusi :

Dosen lain menggantikan pemberian kuliah pada waktu tersebut Dosen yang berhalangan hadir memberikan kuliah pengganti pada waktu lain yang

disepakati bersama oleh Dosen dan mahasiswa, dan melaporkannya ke GJM melalui Petugas Jadwal Pendidikan Vokasi

10. Dosen berkoordinasi dengan Petugas Jadwal Pendidikan Vokasi/Fakultas dalam melakukan penggantian perkuliahan yang tidak dilaksanakan karena libur nasional dan melaporkannya ke GJM melalui Panitia Jadwal Pendidikan Vokasi.

11. Dalam hal waktu kuliah bersamaan dengan hari libur nasional, Petugas Jadwal Pendidikan Vokasi akan menentukan waktu kuliah pengganti berdasarkan pertimbangan Dosen dan melaporkannya ke GJM.

BAGAN ALIR



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN PRAKTIKUM



TUJUANMeningkatkan pelayanan dan efektivitas pelaksanaan praktikum di laboratorium

DOKUMEN1. Pengumuman pendaftaran2. Formulir pendaftaran3. Daftar presensi4. Daftar nilai praktikum/mata kuliah komputer

UNIT YG TERLIBAT1. Ketua Laboratorium 2. Mahasiswa3. Instruktur4. Bagian akademik

PROSEDUR1. Ketua Laboratorium

1. Mengeluarkan pengumuman pendaftaran praktikum yang terdiri dari waktu pendaftaran, pembagian kelas, penentuan instruktur, dan pengambilan buku praktikum

2. Melayani pengambilan buku praktikum2. Mahasiswa

1. Mahasiswa menerima pengumuman dan mengambil buku praktikum2. Menghubungi instruktur dan melakukan praktikum3. Menyerahkan kertas kerja praktikum

3. Instruktur1. Menerima tembusan pengumuman2. Menentukan jadwal praktikum dan melakukan instruktur3. Menerima dan menilai kertas kerja praktikum serta membuat rekap nilai

praktikum4. Menyerahkan rekap nilai praktikum ke sub bagian akademik

4. Sub Bagian Akademik1. Menerima tembusan pengumuman2. Menerima rekap nilai praktikum dari instruktur

BAGAN ALIR

Ketua Laboratorium Mahasiswa Instruktur Sub Bag Akademik



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR UJIAN TENGAH SEMESTER DAN AKHIR SEMESTER



TUJUANMP ini bertujuan untuk menjelaskan persyaratan dan tata cara UTS dan UAS

RUANG LINGKUPRuang lingkup MP UTS dan UAS meliputi :

1. Jenis Ujian2. Jadual dan waktu ujian3. Ruang ujian4. Peserta ujian5. Pengawas ujian6. Persiapan dan tata cara pelaksanaan ujian7. Pengumumam hasil ujian

DEFINISIUjian Tengah Semester adalah ujian yang diselenggarakan pada pertengahan semester.Ujian Akhir Semester adalah ujian yang diselenggarakan pada akhir semester setelah perkuliahan dan praktikum selesai dilaksanakan.

PROSEDURJenis Ujian

1. UTS dan UAS dapat dilaksanakan dalam bentuk ujian tertulis, take home assignment, dan atau ujian lisan

2. Setiap semester, setiap mata kuliah sekurang-kurangnya menyelenggarakan dua kali ujian, yaitu UTS dan UAS.

Jadual dan waktu ujian1. UTS dan UAS diselenggarakan berdasarkan kalender akademik UB2. UTS dan UAS dijadualkan pada hari dan jam kerja3. Penjadualan UTS dan UAS dilakukan secara terkoordinasi oleh Pendidikan Vokasi

dan GJM4. Penjadualan ujian pada jadual rapat Pendidikan Vokasi agar dihindari.5. UTS/UAS kelas besar diprioritaskan untuk dilaksanakan pada awal masa UTS/UAS.6. Penjadualan diatur sedemikian rupa agar mahasiswa tidak dijadualkan mengikuti

ujian lebih dari 2 m.k dalam satu hari yang sama. Lamanya ujian disesuaikan dengan jumlah dan tingkat kesulitan soal; Untuk ujian tertulis di dalam kelas maksimum 3 jam.

Ruang dan tempat duduk Ujian1. Ruang ujian disesuaikan dengan jumlah peserta ujian2. Jarak antar tempat duduk diatur sekurangnya-kurangnya 60 cm.3. Tempat duduk mahasiswa peserta ujian ditentukan oleh dosen pengawas dengan

pemberian nomor tempat duduk pada saat mahasiswa memasuki ruang ujian.

Peserta Ujian1. Peserta ujian harus membawa KTM2. Peserta ujian adalah mahasiswa yang terdaftar sebagai peserta mata kuliah.3. Peserta mata kuliah yang dapat mengikuti UAS adalah yang jumlah kehadiran dalam

perkuliahan sekurang-kurangnya 80% dari jumlah tatap muka.4. Daftar peserta ujian dikeluarkan oleh Pendidikan Vokasi satu minggu sebelum

pelaksanaan ujian.

Pengawas Ujian1. Dosen Penanggungjawab mata kuliah menentukan pengawas ujian2. Pengawas ujian terdiri dari dosen mata kuliah yang bersangkutan dan dapat

dibantu asisten3. Perbandingan jumlah pengawas dan peserta ujian sekurang-kurangnya 1 : 404. Apabila pengawas ujian berhalangan hadir harus memberitahukan kepada dosen

koordinator dan ditentukan penggantinya.

Persiapan dan pelaksanaan ujianUntuk ujian tertulis,

1. Dosen Penanggungjawab mata kuliah menyiapkan soal ujian dan menyerahkannya ke Pendidikan Vokasi selambat-lambatnya 3 hari sebelum pelaksanaan ujian.

2. Pendidikan Vokasi memperbanyak soal ujian dengan memperhatikan aspek keamanan soal.

3. Jika ada ralat terhadap naskah ujian dosen menyampaikan ralat tersebut sebelum ujian dimulai dan tidak ada ralat pada saat ujian telah berlangsung

4. Mahasiswa peserta ujian berpakaian rapi, bersih, sopan, dan bersepatu5. Mahasiswa peserta ujian membawa KTM (Peserta yang tidak membawa KTM

diharuskan meminta surat keterangan dari Program Studi)6. Peserta ujian dan pengawas mematikan telepon genggam (HP) selama pelaksanaan

ujian7. Mahasiswa peserta ujian menandatangani daftar hadir ujian8. Mahasiswa peserta ujian tidak berbicara dan atau berkomunikasi dengan sesama

peserta ujian selama ujian berlangsung.9. Mahasiswa peserta ujian tidak saling meminjam alat tulis dan kalkulator10. Pengawas menegur dan mengeluarkan mahasiswa dari ruang ujian jika diketahui

mahasiswa tersebut melakukan kecurangan dalam menempuh ujian.11. Pengawas membuat dan menandatangani berita acara ujian sebanyak 2 rangkap,

satu untuk Dosen Penanggungjawab Mata Kuliah dan satu untuk Pendidikan Vokasi setelah selesai ujian.

Ujian susulan dan ujian ulang1. Peserta ujian yang tidak hadir pada saat ujian dengan alasan yang sah meminta

ujian susulan kepada dosen penaggungjawab mata kuliah selambat-lambatnya 1 minggu setelah ujian dengan membawa surat ijin untuk dapat mengikuti ujian dari Pendidikan Vokasi

2. Dosen penanggungjawab mata kuliah menentukan waktu dan menyelenggarakan ujian susulan selambat-lambatnya 1 minggu setelah mahasiswa meminta ujian susulan.

3. Jika diperlukan, Dosen penanggungjawab dapat menyelenggarakan ujian ulang bagi mahasiswa yang memperoleh nilai D dan E pada semester yang baru berjalan selambat-lambatnya satu minggu setelah nilai akhir mata kuliah diumumkan.

Pengumuman hasil ujian1. Dosen penanggungjawab mata kuliah mengumumkan nilai ke mahasiswa peserta

ujian selambat-lambatnya 2 minggu setelah pelaksanaan ujian melalui papan pengumuman di Pendidikan Vokasi.

2. Jika ada keberatan atas nilai ujian oleh mahasiswa peserta ujian menyampaikan keberatan tersebut ke dosen penanggung jawab mata kuliah selambatlambatnya 2 hari setelah pengumuman nilai.

3. Dosen penanggungjawab mata kuliah menyerahkan nilai ke Pendidikan Vokasi selambatlambatnya 3 minggu setelah pelaksanaan ujian.

BAGAN ALIR



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR EVALUASI BELAJAR MENGAJAR



TUJUANMenjamin terselenggaranya kegiatan evaluasi pengajaran oleh dosen untuk menilai kinerjaDosen dalam proses belajar mengajar di Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya

DEFINISI1. Evaluasi pengajaran Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama

melaksanakan proses belajar mengajar (PBM)2. Kuisioner adalah survei dan penilaian oleh mahasiswa kepada dosen dalam

pelaksanaan PBM.3. IKAD adalah Indeks Kinerja Akademik Dosen

RUANG LINGKUPRuang lingkup dari prosedur evaluasi proses belajar mengajar ini meliputi :

1. Tatacara pelaksanaan evaluasi proses belajar mengajar2. PS. MITEK, PS. Kesekretariatan, PS. Usaha Wisata dan PS. Keuangan dan

Perbankan Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya.

REFERENSI1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas2. Peraturan Pemerintah: Nomor 60 dan 61 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi

Nomor 154 Tahun 2000 tentang UB BHMN3. Keputusan Presiden RI Nomor 279 Tahun 1965 tentang Pendirian UB Nomor 10

Tahun 19914. Keputusan Menteri Pendidikan Nasonal

a. Nomor 304/U/1999b. Nomor 232/U/2000 Pedoman Penyusunan Kurikulum dan Penilaian Hasil

Belajar Mengajar5. Keputusan Rektor Nomor 069/K13/PP/2003 tentang Tata Tertib Penyelenggaraan

Pendidikan6. Ketetapan SENAT AKADEMIK Nomor 011/SENAT AKADEMIK-UB/2002

PROSEDUR1. Jurusan melaksanakan evaluasi Pengajran Dosen meliputi beberapa bagian,yaitu:

a. Penilaian Mahasiswa pada PBMb. Kehadiran dosen dalam memberikan kuliahc. Ketepatan dalam penyerahan nilai

2. Penilaian mahasiswa terhadap proses belajar mengajar di dalam kelas, evaluasi dilakukan dengan menyebarkan kuisioner Evaluasi PBM. sekali setiap semester. Penyebaran kuesioner dilakukan oleh bagian Akademik Vokasi pada saat akhir perkuliahan seperti pada waktu ujian akhir semester (UAS) atau kegiatan lainnya.

3. Informasi jumlah kehadiran dosen dalam memberikan kuliah diperoleh dari Bagian Perkuliahan dan Ujian di Bagian Akademik Vokasi. Informasi tersebut dilaporkan

setiap bulan oleh Ka. Sub.Bag.Akademik kepada Ketua Program Studi. Jika dosen tidak hadir 3 (tiga) kali berurutan untuk kelas yang sama tanpa pemberitahuan, dosen yang bersangkutan dapat digantikan oleh dosen lain yang telah disetujui oleh Ketua Program Studi. Laporan mengenai kehadiran dosen ini tertuang dalam Formulir Penilaian Kehadiran Dosen.

4. Data dan informasi ketepatan penyerahan nilai dipantau oleh Bagian Akademik Vokasi setiap hari sejak ujian dimulai sampai maksimal 1 (satu) bulan/35 hari dengan mengikuti Formulir Penilaian Penyerahan Nilai.

5. Evaluasi dosen diolah dan dikeluarkan oleh Bagian Administrasi Akademik dan dilaporkan kepada Sekretaris dan Ketua Vokasi. Pemrosesan IKAD seluruh dosen dan mata kuliah selesai selambat-lambatnya selama 4 (empat) minggu setelah KH dan NS diperoleh.

6. Perhitungan evaluasi dosen, digunakan rumusan yang disebut ndeks Kinerja Akademik Dosen (IKAD). Komponen IKAD meliputi:

1) Kuesioner evaluasi dosen dalam PBM2) Kehadiran dosen dalam memberikan kuliah (KH)3) Ketepatan penyerahan nilai semester (NS)

Rumusan: IKAD = (0,6XPBM) + (0,3XKH) + (0,1 X NS)PBM = Hasil dari kuesioner dengan skala 0 – 10KH = Kehadiran rata-rata dosen dibagi 14 dikalikan 10KH rata-rata x 10KH = 14NS = Ketepatan penyerahan nilai semester dengan ketentuanPenyerahan Nilai (Hari) Nilai

7. Dekan Mendistribusikan hasil IKAD kepada Ketua Program Studi dan Dosen Koordinator mata kuliah masing-masing.

8. Tindak lanjut terhadap evaluasi dosen dilakukan oleh ketua Program Studi. Nilai ikad yang disarankan untuk digunakan sebagai acuan dalam menentukan dosen pada semester mendatang minimal 7 (tujuh) atau tergantung pada kebijakan program studi masing-masing serta perbaikan kinerja pbm dosen yang terkait.



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR EVALUASI KEBERHASILAN MAHASISWA



TUJUANEvaluasi Hasil Keberhasilan Mahasiswa

REFERENSIBuku Pedoman Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya

DOKUMEN1. Surat Panggilan2. Laporan Hasil Evaluasi3. Surat Pengunduran Diri

UNIT YG TERLIBAT1. Sekretaris Program2. Kasubag Akademik3. Mahasiswa & Orang Tua Mahasiswa4. Staf Administrasi (Akademik)

PROSEDUR1. Staf Administrasi Akademik

1. Mengevaluasi hasil studi Mahasiswa2. Memanggil Mahasiswa & Orang Tua Mahasiswa yang tidak memenuhi syarat

evaluasi3. Melaporkan hasil evaluasi ke Kasubag Akademik

2. Kasubbag Akademik1. Menerima laporan evaluasi keberhasilan Mahasiswa2. Menerima Mahasiswa & Orang Tua Mahasiswa yang dipanggil3. Memberi penjelasan kondisistudi Mahasiswa yang bersangkutan4. Memberi saran-saran alternative bagi kelanjutan studi Mahasiswa tersebut

3. Sekretaris Program1. Menerima laporan evaluasi keberhasilan Mahasiswa dari Kasubag Akademik2. Menerima Mahasiswa & Orang Tua Mahasiswa yang dipanggil3. Memberi penjelasan kondisistudi Mahasiswa yang bersangkutan4. Memberi saran-saran alternative bagi kelanjutan studi Mahasiswa tersebut5. Memutuskan status akademik bagi Mahasiswa yang tidak datang setelah

Dipanggil4.Mahasiswa Dan Orang Tua Mahasiswa

1. Menerima panggilan2. Datang ke Kasubag Akademik & Sekretaris Program sesuai panggilan3. Mendengarkan penjelasan dari Kasubag Akademik & Sekretaris Program4. Mengundurkan diri

BAGAN ALIRStaff Administrasi Kasubbag Akademik

Sekretaris ProgramMahasiswa



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR ON THE JOB TRAINING/MAGANG/PKL



TUJUANMemberikan pedoman (acuan) layanan kepada mahasiswa dalam mata kuliah On The Job Training atau Magang.

RUANG LINGKUPLingkup prosedur layanan On The Job Training /Magang dimulai dari pengajuan judul, penentuan dosen pembimbing, penetapan lokasi, pelaksanaan dan penjadwalan ujian.

REFERENSI- Organisasi dan Tata kerja Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya- Buku Pedoman On The Job Training

DEFINISIPraktek kerja lapang adalah salah satu aktivitas akademik di luar kampus dan dengan pengawasan/bimbingan seorang dosen atau instruktur yang kompeten untuk melaksanakan praktek keahliannya pada kantor/perusahaan atau bengkel atau tempat lainnya yang sesuai dengan keahliannya sekaligus bekerja secara aktif, mengamati, menggali, memperoleh informasi dan memperoleh permasalahan yang akan dibahas dan dijadikan bahan Tugas Akhir (TA)On The Job Training (OJT) adalah salah satu aktivitas akademik di luar kampus yang direncanakan dalam suatu proposal yang telah dipesan oleh pihak perusahaan/tempat melakukan OJT dibawah pengawasan/ bimbingan seorang dosen yang kompeten untuk melaksanakan praktek keahliannya pada kantor/perusahaan atau bengkel atau tempat lainnya yang sesuai dengan keahaliannya sekaligus bekerja secara aktif, mengamati, menggali, memproleh informasi dan memperoleh permasalahan yang akan dibahas dan dijadikan bahan Tugas Akhir (TA)

SISTEM PENGENDALIAN INTERNPenanggung Jawab : Sekretaris ProgramPelaksana Teknis : Ketua, Sekretaris, dan Staf Program StudiUnit Organisasi yang Terkait :Jurusan, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi Akademik

DOKUMEN YANG DIGUNAKANBuku Pedoman OJTKHS (Kartu Hasil Studi)Data Pembimbing On The Job Training /MagangForm usulan judul dan tempat On The Job Training /Magang

PROSEDUR1. Mahasiswa mendaftar On The Job Training /Magang secara individu atau kelompok

(sebanyakbanyaknya 5 orang) ke PS dengan membawa KHS, form usulan judul dan proposal KKN/Magang.

2. Program Studi melakukan verifikasi jumlah SKS minimal (74 sks) yang telah ditempuh mahasiswa sebagai persyaratan untuk menempuh OJT/Magang.

3. Program Studi menentukan dosen pembimbing OJT/Magang dan disetujui Ketua/Sekretaris PS.

4. Program Studi menerbitkan Surat Tugas Pembimbing OJT/Magang untuk disampaikan kepada mahasiswa dan Dosen Pembimbing yang bersangkutan.

5. Program Studi mengirim surat ijin ke tempat On The Job Training /Magang.6. Program Studi menerbitkan Surat Tugas On The Job Training /Magang bagi

mahasiswa apabila telah menerima izin dari tempat On The Job Training /Magang.7. Kegiatan On The Job Training /Magang dan Pembimbingan.8. Mahasiswa mendaftar Ujian On The Job Training /Magang dengan menyerahkan:

Buku Pedoman OJT, 2 eksemplar, Laporan On The Job Training /Magang, nilai dari instansi tempat On The Job Training /Magang, Program Studi menjadwalan ujian On The Job Training /Magang.

9. Persetujuan jadwal ujian On The Job Training /Magang oleh Ketua/Sekretaris Program Studi.

10. Penyusunan berita acara ujian On The Job Training /Magang.11. Verifikasi berita acara ujian On The Job Training /Magang.12. Pelaksanaan Ujian On The Job Training /Magang.13. Rekapitulasi nilai On The Job Training /Magang.14. Pengumuman nilai akhir On The Job Training /Magang.15. Penyerahan nilai akhir On The Job Training /Magang dan dimasukkan dalam KHS.

BAGAN ALIR

Di terima

PROSES PERMOHONAN KE INSTANSI

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Tidak di ProseDi Pros

PEMENUHAN SYARAT OJT:1. Lulus yudisium2. Mempunyai

MENGAJUKAN KE INSTANSI DITUJU

MENGAJUKAN KE BAG AKADEMIK

MAHASISWA

Di tolak



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR UJIAN TUGAS AKHIR Tanggal dikeluarkan :1 Juni 2012


TUJUANManual Prosedur ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan persyaratan mahasiswa untuk dapat menempuh ujian komprehensif atau ujian akhir sarjana.

2. Menjelaskan tata cara pelaksanaan ujian komprehensif atau ujian akhir sarjana

RUANG LINGKUPManual Prosedur ini meliputi :

1. Persyaratan Mengikuti ujian komprehensif atau Ujian Akhir Sarjana2. Penguji ujian komprehensif atau Ujian Akhir Sarjana3. Tata Cara Pelaksanaan ujian komprehensif atau Ujian akhir Sarjana

DEFINISITugas Akhir adalah rangkaian kegiatan yang dirancang untuk membantu mahasiswa mensintesakan seluruh pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama masa studi sehingga mahasiswa mampu mewujudkannya dalam suatu proses perencanaan hingga pembuatan suatu produk baik berupa Karya Tulis maupun Karya Nyata sesuai dengan bidang keahliannya.Ujian Tugas Akhir adalah suatu bentuk ujian secara lisan oleh tim penguji dalam suatu majelis yang harus diikuti oleh seluruh mahasiswa pendidikan vokasi sebagai evaluasi akhir untuk penentuan kelayakan kelulusan mahasiswa tersebut dari pendidikan vokasi.Kisi-kisi untuk ujian akhir vokasi adalah pernyataan-pernyataan tentang lingkup materi ujian akhir vokasi untuk menjamin terpenuhinya persyaratan minimal pengetahuan dan keahlian terapan dari seorang terapan sesuai dengan kompetensi yang diharapkan.

PROSEDURPersyaratan untuk Mengikuti Ujian Tugas Akhir:

1. Seluruh mata kuliah wajib sudah diambil dan lulus2. Mata kuliah pilihan yang diambil sesuai ketentuan kurikulum dan lulus3. Jumlah kredit yang telah diperoleh minimal sebanyak total minimal SKS (74 sks)

dikurangi sks Tugas Akhir (4 sks)4. Telah melaksanakan Seminar dan menyelesaikan Tugas Akhir.5. Nilai seluruh mata kuliah yang diambil sudah lengkap dengan IPK ≥2.00 dan tanpa

nilai E6. Melunasi SPP sampai semester berjalan.7. Memperoleh surat persetujuan ujian akhir sarjana dari Dosen Pembimbing.

MAJELIS PENGUJIa. Ketua Majelis Penguji ditunjuk oleh Pimpinan Pendidikan Vokasi yang berasal dari

Dosen Tetap Vokasi atau lainnya yang memenuhi syarat;b. Susunan Majelis Penguji terdiri dari seorang Ketua Majelis Penguji merangkap anggota,

seorang Pembimbing merangkap anggota, dan 1 orang anggota penguji;

c. Majelis Penguji adalah dosen atau instruktur yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:- Dosen Tetap Pendidikan Vokasi dan atau Dosen Luar Biasa yang memenuhi

persyaratan sesuai ketentuan yang berlaku dan ditetapkan oleh Pimpinan Pendidikan Vokasi.

- Penentuan Majelis Penguji di luar persyaratan di atas ditentukan oleh Pimpinan Pendidikan Vokasi.

- Anggota Penguji terdiri dari pembimbing dan/atau bukan pembimbing.- Penguji bukan pembimbing dapat diangkat dari dosen atau instruktur bidang

keahlian lain yang relevan dan atau dari instansi yang bidang ilmunya sesuai dengan tugas akhir mahasiswa.

d. Tugas Majelis Penguji.- Ketua Majelis Penguji bertugas memimpin dan mengatur kelancaran pelaksanaan

ujian, sedangkan sekretaris berfungsi mencatat semua kejadian dalam ujian.- Majelis Penguji bertugas menguji dan memberikan penilaian.

TATA CARA PERMOHONAN UJIAN TUGAS AKHIR1. Mahasiswa mengambil dan mengisi format permohonan ujian tugas akhir (Form 3

dan form 4) yang disediakan di bagian akademik pendidikan vokasi;2. Setelah diisi dengan lengkap, di tanda-tangani Ketua Bidang Keahlian dan

Pembimbing sebagai tanda persetujuan;3. Surat permohonan dari KBK untuk pelaksanaan ujian tugas akhir ditujukan

kepada Pimpinan Pendidikan Vokasi dengan melampirkan:- Laporan/hasil tugas akhir baik karya tulis maupun karya nyata yang telah

disetujui oleh pembimbing dan layak untuk diujikan;- Menyerahkan hasil Tugas Akhir berupa sinopsis kepada petugas pendaftaran

Tugas Akhir;- Form Bimbingan yang telah ditandatangani oleh pembimbing;- Bukti Lunas SPP dan kewajiban keuangan lainnya;- Bukti Bebas Pinjaman Perpustakaan dan Laboratorium terkait;- Fotocopy KHS semester 1 – 5; - Lulus TOEIC dengan nilai minimum ≥ 375;- Lulus Sertifikat IC3 dan atau DAT;Pendidikan Vokasi menetapkan dan memberikan persetujuan dosen penguji luar pembimbing/praktisi terkait dengan tugas akhir;a. Pendidikan Vokasi menerbitkan surat undangan kepada ketua pembimbing,

anggota penguji dan penguji diluar pembimbing/praktisi;b. Ujian tugas akhir dipimpin oleh Ketua Majelis Penguji;c. Majelis penguji menandatangani berita acara pelaksanaan ujian akhir;d. Majelis penguji menetapkan hasil ujian tugas akhir dengan kriteria hasil ujian

sebagai berikut:a) Lulus Tanpa Perbaikan (LTP), apabila majelis penguji sepakat untuk

meluluskan karena jawaban memuaskan dan mahasiswa menguasai materi tugas akhir;

b) Lulus Dengan Perbaikan (LDP), apabila majelis penguji sepakat untuk meluluskan dan hanya sebagian kecil untuk direvisi atau disempurnakan terhadap tugas akhirnya;

c) Tidak Lulus Dapat Diulang (TLD), apabila majelis penguji sepakat untuk memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk belajar lagi agar lebih menguasai substansi tugas akhirnya dan laporan tugas akhir tidak perlu diulang;

d) Tidak Lulus Tidak Diulang (TLT), apabila majelis penguji tidak puas dengan jawaban yang diberikan oleh mahasiswa dan tugas akhir atau

laporan/atau karya tugas akhirnya perlu disempurnakan atau perlu melakukan tugas akhir dengan topik yang berbeda.

WAKTU UJIANWaktu yang disediakan untuk ujian tugas akhir paling lama 45 (empatpuluh lima) menit dengan tempat ujian disesuaikan dengan materi Tugas Akhir. Alokasi waktu pelaksanaan Ujian Tugas Akhir adalah sebagai berikut:a. Pembukaan oleh Ketua Majelis Penguji (2 menit);b. Presentasi mahasiswa (10 menit);c. Tanya-jawab (10-20 menit);d. Sidang tertutup majelis (5-8 menit);e. Penutupan/Hasil ujian 5 menit.

PENILAIAN UJIANa. Yang dinilai dalam ujian tugas akhir Pendidikan Vokasi meliputi:

- Penguasaan terhadap hasil tugas akhir;- Penguasaan konsep;- Pemanfaatan atau penerapan hasil;

b. Penentuan Nilai Akhir;c. Ketua Majelis Penguji memimpin musyawarah untuk menentukan nilai akhir ujian

yang dinyatakan dengan huruf A, B+, B, C+, C, D+, D, atau E;d. Untuk dapat dinyatakan lulus ujian tugas akhir seorang mahasiswa sekurang-

kurangnya harus mencapai nilai C;e. Mahasiswa yang dinyatakan belum lulus ujian tugas akhir harus melaksanakan

keputusan Majelis Penguji dan dapat mengikuti ujian tahap berikutnya.

BAGAN ALIR

UJIAN PERBAIKAN

MENGAJUKAN WISUDA

TIDAK LULUS

LULUS

YUDISIUM

NILAIPELAKSANAAN UJIAN TUGAS AKHIR

DIKETAHUI VOKASIMINTA TANDATANGAN KBK

MENGISI FORM 3 dan 4 TUGAS AKHIRMENGAJUKAN KE AKADEMIK

TELAH MENYELESAIKAN TUGAS AKHIR dan SINOPSISMAHASISWA



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR UJIAN TUGAS AKHIR Tanggal dikeluarkan :1 Juni 2012


TUJUANPenerbitan ijazah

DOKUMEN1. Biodata Sarjana2. Ijazah Terakhir3. Pas Foto

UNIT YG TERLIBAT1. Mahasiswa2. Staf Pendaftaran Ujian3. Staf Bagian Ijazah4. Staf Ketua5. Staf Akademik Universitas

PROSEDUR1. Mahasiswa

1. Mendaftarkan diri ke staf pendaftaran2. Mengantar berkas skripsi ke Program Studi dilampiri bukti pendaftaran3. Menunggu keluarnya Pengumuman Ujian dari Program Studi4. Mengisi Berita Acara di Program Studi5. Pelaksanaan Ujian sekaligus Yudisium6. Tanda Tangan Ijazah

2. Staf Bag. Pendaftaran1. Mendaftar dan Meneliti Syarat2 Pendaftaran2. Menyerahkan Biodata Sarjana, Ijazah Terakhir dan Lembar Foto ke bag. Ijazah

3. Staf Bag. Ijazah1. Menerima Biodata Sarjana, Ijazah Trakhir, Lembar Foto dari Staf Bag.Pendaftaran2. Memasukkan Data Mahasiswa ke Komputer3. Menerima Data Mahasiswa yang lulus dari Jurusan4. Mengurutkan data/penomoran ijazah sesuai ketentuan5. Mencetak Ijazah6. Melayani mahasiswa untuk Tanda Tangan Ijazah7. Mengantar Ijazah untuk ditanda tangani Ketua Vokasi8. Mengantar Ijazah untuk ditanda tangani Rektor

4. Staf Dekan1. Menyanpaikan Cetakan Ijazah untuk ditanda tangani Ketua Vokasi

5. Staf Akademik Universitas1. Menyediakan Balnko Ijazah & Transkrip sesuai permintaan dari Bag. Ijazah2. Menerima Ijazah yang akan ditanda tangani oleh Rektor

BAGAN ALIR



KODE:

JUDUL : MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA



TUJUANTerlaksananya proses wisuda yang tertib, efisien dan efektif

REFERENSIBuku Pedoman Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

DOKUMEN1. Formulir Pendaftaran Wisuda2. Tanda persetujuan skripsi3. Tanda persetujuan revisi4. Transkrip5. Foto6. Sertifikat Toefl

UNIT YG TERLIBAT1. Mahasiswa2. Staf Administrasi Kemahasiswaan3. Staf Administrasi Keuangan4. Staf Administrasi Akademik5. Program Studi6. Laboratorium - Laboratorium

PROSEDUR1. Mahasiswa mengambil formulir wisuda di subbagian kemahasiswaan2. Formulir kemudian diisi dan dilengkapi sesuai dengan persyaratan (lampiran)

1. Tanda persetujuan skripsi2. Tanda persetujuan revisi3. Transkip nilai4. Foto5. Sertifikat Toefl

3. Mahasiswa mengambil kwitansi pembayaran wisuda di sub bagian keuangan4. Mahasiswa kemudian melakukan proses pembayaran di Bank sesuai jumlah pada

kwitansi5. Mahasiswa menyerahkan formulir wisuda yang telah diisi beserta lampirannya dan

kwitansi pembayaran wisuda yg telah divalidasi bank kepada sub bagian kemahasiswaan6. Staf sub bagian kemahasiswaan menerima formulir wisuda beserta lampiran, kemudian

dicatat dalam buku pendaftaran.7. Staf sub bagian kemahasiswaan melakukan proses entry data ke komputer secara online

BAGAN ALIR

Documents

vokasi.ub.ac.idvokasi.ub.ac.id/.../uploads/2015/11/MANUAL-PROSEDUR.docx · Web viewMengesahkan SK Tenaga Edukatif BAGAN ALIR Pendidikan Vokasi/Program Staff Administrasi Sekretaris