İÇ YÖNETİM SİSTEMİ İYS‘ NİN OLUŞTURULMASI – 10 UNSUR

UTZ 2016

www.utz.org 1

İçindekiler

İç Yönetim Sistemi - Giriş ................................................................................................................................................ 2

İç yönetim sisteminin yapısı ........................................................................................................................................... 4

BÖLÜM 1 : İYS ‘NİN OLUŞTURULMASI – 10 UNSUR ..................................................................... 5

1.İYS için sorumluluk atayın ................................................................................................................................ 5

2.Risk değerlendirmesi yapın .............................................................................................................................. 6

3. Sürekli İyileştirme ................................................................................................................................................ 6

4.İç standardı tanımlayın (Zorunlu Değil) .................................................................................................... 7

5.Personelin eğitimini planlayın ve icra edin .............................................................................................. 7

6.Kayıt, anlaşmanın imzalanması ve haritaların hazırlanması .......................................................... 8

7.Üreticilerin eğitimi ............................................................................................................................................. 10

8.İzlenebilirliğin sağlanması ve ödemelerin ve primlerin yönetiminde şeffaflık .................. 11

9.İç denetimlerin yapılması ............................................................................................................................... 12

10.Öz-değerlendirme yapılması ...................................................................................................................... 13

BÖLÜM 2 - UNSURLAR ÜZERİNE DAHA FAZLA ........................................................................... 15

1. İYS'den sorumlu kişilerin rolleri ve fonksiyonları ........................................................................... 15

2. Risk yönetimi ....................................................................................................................................................... 18

3. Grup yönetim planı Neler Olmalı ............................................................................................................... 19

4. İç standart .............................................................................................................................................................. 21

5. Personel Eğitimi ................................................................................................................................................. 21

6. Kayıt, anlaşmaların imzalanması ve haritalandırma....................................................................... 21

7. Üreticilerin eğitimi ............................................................................................................................................ 24

8. İzlenebilirliğin sağlanması ve ödemelerin ve primlerin yönetiminde şeffaflık ............... 25

9. İç denetim .............................................................................................................................................................. 25

10. Öz-değerlendirme ........................................................................................................................................... 25

EK 1: Grup ve bir grup üyesi arasındaki anlaşmanın örneği ...................................................................... 27

EK2: Çıkar Çatışması Bildirisi .................................................................................................................................... 29

EK 3: Gerekli doküman ve prosedürlere genel bir bakış .............................................................................. 30

www.utz.org 2

İç Yönetim Sistemi - Giriş İYS, bir çiftçi grubunun etkin şekilde organize olmasını sağlamak, bu grubu yönetmek ve UTZ davranış kurallarına uygun olmalarını desteklemek amacıyla belirlenmiş yazılı prosedürler ve bilgi sistemidir. Toplanan bilgiler sertifikasyon için gerekli kanıtları teşkil eder ve yönetime grubun performansını artırmada yardımcı olur. Grup sertifikasyonu almak isteyen üretici grupları için İYS oluşturmak zorunlu bir gereksinimdir. İyi çalışan bir İYS grubun kendi kendisini organize etmesini, elde edilen sonuçların ölçülmesini, süreçlerin yönetilmesini ve çiftçiler için; daha yüksek verim, sürdürülebilir tarım ve daha az sağlık problemleri gibi konularda ilerleme kaydedilmesini sağlar. Aynı zamanda grubun alıcılarla etkileşime geçmesini ve etkili pazarlık yapmasını sağlar ve, tahmini üretim, yatırımlar için girdi ihtiyaçları ve yatırımların sonuçları (örn. eğitim etkisi) gibi ihtiyaç duydukları bilgilerin alıcılara sağlanmasına yardımcı olur.

Bu kılavuzun amacı: İç yönetim sistemi konusunda, içeriği ve yapısı da dahil olmak üzere, okuyuculara net genel bir bakış

sağlamak İYS’ini oluşturmak için gerekli unsurları açıklamak UTZ temel davranış kurallarında İYS ile ilgili gereksinimlerini açıklamak

Bu kılavuz tavsiye niteliğindedir ve zorlayıcı değildir. İYS grubun üretim sistemleri, yerel kültürü ve yönetim tecrübesi gibi faktörlerini yansıtacak şeklide tasarlanabilir. Bununla birlikte tüm İYS' leri UTZ davranış kurallarının gerektirdiği kanıtları sağlamak zorundadır. Bu kılavuz tüm UTZ ürünler için geçerlidir. Bu kılavuz Grup UTZ Temel davranış kurallarının 1.1 sürümlerine atıfta bulunur.

Bu kılavuz kimin için? Bu kılavuz, çiftçi grubu içinde İYS' den sorumlu olan yöneticiler ve çalışanları hedef almaktadır. Bu kılavuz sertifikasyona hazırlanmak, yönetimi geliştirmek ve grubun performansını artırmak amacıyla kullanılabilir. Grup içindeki eğiticiler ve gruba tavsiye verenler (danışmanlar) için de bu doküman faydalı olabilir. Bu kılavuz iki bölümden oluşmaktadır:

Bölüm I İYS’ ini oluşturmak için gerekli unsurlar hakkında bilgi vermektedir. Davranış kuralları gereksinimlerine ve ilgili dokümanlarla ilgili bağlantılar verilmiştir.

Bölüm II kilit unsurlar ve potansiyel sorunlar konusunda daha detaylı bilgi vermektedir. Bu doküman, UTZ üyeleri ile UTZ Davranış kuralları sertifikasyonuna hazırlananları desteklemek üzere hazırlanmış doküman serilerinden birini teşkil etmektedir. Doküman içinde bazen diğer kılavuz dokümanlara da referans verilmekte olup, söz konusu dokümanlar UTZ Certified internet sayfasından indirilebilir. Bu dokümana ilişkin tüm görüşler ve geri bildirimler aşağıdaki adresten erişilebilecek olan UTZ şikayet sistemi üzerinden yapılabilir: www.utzcertified.org

www.utz.org 3

Faydalı Bilgiler İç kontrol sistemi daha önce İYS' ini tanımlamak için kullanılan bir isimdir. Her iki terimde benzer sistemleri ifade etmektedir, ancak iç yönetim sistemi daha katılımcı çalışmaya dayalı bir grup yaklaşımını, amaçlara ulaşmanın önemini ve ilerlemeye yönelik çalışmayı yansıtmaktadır.

Üretici grupları Küçük toprak sahipleri benzer çevrede, benzer çiftlik sistemlerine sahip üreticilerdir. Bu gruplar tiplerine göre aşağıdaki gibi kategorilere ayrılabilir: Çiftçi tabanlı gruplar (bir başka ifadeyle kooperatif veya birlik ), genel müdür, bu müdürün

yönetimindeki bir kadro ve seçilmiş bir kurul tarafından yönetilir. Sertifikanın sahibi gruptur. Tüccar yönetimindeki grup, sertifika sahibi şirkettir ve bu şirket grup üyeleriyle sözleşme imzalayarak

İYS' i yürütür. Çiftçi grubu – şirkete bağlı, kooperatif veya birlik, tüccar bir firma ile yakın ve uzun vadeli bir ilişki

içerisindedir. Bu durumda şirket grubu ve İYS' i aktif şekilde destekler, fakat sertifikanın sahibi gruptur.

Grup sertifikasyonu Üreticilerin benzer bir çevrede, benzer şekilde çiftçilik yaptığı durumlarda gereklidir. Çünkü tüm üreticilerin bireysel olarak bir dış denetçi tarafından denetlenmesi, maliyetin düşürülmesi açısından efektif olmaz. Sürekli gelişimin ve satılan ürünün sadece Standardı sağlayan üyeler tarafından üretildiğinin garanti altına alınması için etkin ve iyi işleyen bir İYS gereklidir.

Çoklu sertifikasyon Grupların çoğu birden fazla standart tarafından belgelendirilmiştir. UTZ tarafından yapılan sertifikasyona ilave olarak, gruplar ayrıca Rainforest Alliance, Fairtrade ve organik gibi standartlar tarafından da belgelendirilmiş olabilir. Bu standartların pek çoğu bir İYS oluşturulmasını gerektirir ve bu standartların tümü grubun uygun şekilde yönetildiğine ilişkin kayıtların ve verilerin bulundurulmasını şart koşar.

www.utz.org 4

İç yönetim sisteminin yapısı

İç yönetim sisteminin oluşturulması - Sürekli İyileştirme

İYS aşağıdaki şekilde yapılandırılmıştır: 1. Başlangıç noktası UTZ Davranış Kurallarıdır (çoklu sertifikasyon olması durumda, UTZ davranış

kuralları diğer standartlarla birleştirilecektir). 2. İYS' inin merkezi kısmını, her ikisi de zorunlu olan, risk yönetimi ve iç denetimi içeren grup yönetim

planı teşkil eder. Üreticiler, grup üyelerinin durumları hakkında bilgi edinilmesi ve grubun UTZ programı içinde gerçekleştirdiği ilerlemenin belirlenmesi için yıllık denetimlere tabi tutulur.

3. Üreticiler ve çiftliklerine ilişkin bilgileri kaydetmek üzere bir veri tabanı teşkil edilir. Veriler kağıt kopyalarda, Excel çalışma sayfalarında veya diğer yazılımlar kullanılarak saklanabilir.

4. Üretici performansına ilişkin veri analizi ve değerlendirme işlemleri icra edilir. Eğitimin etkinliği ve risklerin giderilmesine yönelik olarak yapılan risk değerlendirmesini müteakiben belirlenen tedbirler değerlendirilir.

5. Veri değerlendirmesinin çıktısı, riskin nasıl değerlendirildiğinin ve yönetildiğinin, eğitimin hedefine ulaşıp ulaşmadığının ve grup üyelerinin davranış kurallarına uyum sağlayıp sağlamadıklarının gözden geçirilmesinde kullanılır.

6. Edinilen bilgiler ve öngörüler sisteme geri bildirim olarak yüklenir ve yönetim planı ihtiyaca göre güncellenir.

www.utz.org 5

BÖLÜM 1: İYS‘ NİN OLUŞTURULMASI – 10 UNSUR İç yönetim sistemini oluşturmak için dikkate almanız gereken 10 ana unsur bulunmaktadır. Davranış kuralları gereksinimlerine ve ilgili dokümanlara referanslar içerik kapsamında verilmiştir. Aksi belirtilmediği sürece doküman 1. yıldan itibaren zorunlu olacaktır. Daha karmaşık unsurlara ilişkin detaylı bilgi bu dokümanın 2' nci bölümünde bulunabilir. Unsurların oluşturulma sırası değişebilir. Tüm unsurlara detaylı şekilde özen gösterilmesi tavsiye edilir.

Hazırlık Hazırlık aşamasında, aşağıdaki dokümanları okumalısınız:

- UTZ Protokolü ve Grup Temel Davranış Kuralları Sürüm 1.1 - Davranış Kurallarıyla ilgili Mahsul Modülü - Bu İYS kılavuzu

1. İYS için sorumluluk atayın Grup yönetimi kilit görevler için sorumlulukları atamalıdır. Tüm temel sorumluluklar - Kodun gerektirdiği - kontrol noktası G.A.7 kapsamında açıklanmıştır. Kod bloklarının her biri için yetkin bir kişi veya komite görevlendirilmelidir. Kişi veya komite birden fazla konuda sorumlu olarak atanabilir.

Bir faaliyet için yetkin bir kişi; faaliyetin gerektirdiği, doğru bilgilere , tecrübeye, doğru becerilere ve doğru davranışa sahip kişi

Dokümanlar: Grup içindeki çalışanların sorumluluklarını tanımlayan organizasyon şeması (G.A.6) Çalışanların isimlerini, doğum tarihlerini ve iş

tanımlarını (görevler ve sorumluluklar) gösteren liste (G.A.5, G.A.7) Her bir çalışanın doğum tarihleri ve ödenecek maaş seviyelerini içeren çalışan ve İYS arasındaki

sözleşmeler (G.A.5) İYS kadrosundaki personel tarafından imzalanmış çıkar çatışması bildirisi (G.A.13)

Daha fazlası için bakınız: Bölüm 2, İys’ den sorumlu kişilerin görevleri ve fonksiyonları Çıkar çatışması Denetimi yapan denetçi objektif ve tarafsız olmalıdır. Eğer denetçiden akrabası veya yakını olan birinin çiftliğini denetlemesi istenirse, onun için tarafsız kalmak zor olacaktır - profesyonel çıkarları kişisel çıkarları ile çatışabilir.

Davranış Kuralları ne diyor ? G.A. 7 Aşağıdakiler için atanmış sorumlu kişi(ler) veya bir komite ; Blok A) Yönetim Blok B) Tarım Uygulamaları Blok C) Çalışma Koşulları Blok D) Çevre Çocuk işçiliği irtibatları atanmış ve toplumlarda yerleşiktir. Sorumlu kişi(ler) veya komite , güncel konu(lar) hakkında bilgili, yetkin ve grup üreticileri ve grup işçileri tarafından erişilebilirdir.

www.utz.org 6

Sertifikasyon kuruluşu seçimi ve iletişim kurma Programın başlangıç aşamasında sertifikasyon kuruluşları ile (CB' ler) iletişime geçmenizi ve sizin grubunuz için doğru olanı seçmenizi tavsiye ederiz. Bölgenizdeki aktif CB' ler için UTZ internet sayfasını ziyaret edin. CB' den denetleme ve sertifikasyon süreci hakkında bilgi alın. Bu beklentilerin açıklığa kavuşturulmasını sağlayacak ve yanlış anlamaların önüne geçecektir. Grup yönetimi aynı zamanda UTZ Sertifikasyon Protokolünü okumalı ve anlamalıdır (UTZ internet sayfasından erişilebilir).

2. Risk değerlendirmesi yapın Risk değerlendirmesi, çiftçi grubunun davranış kuralları uygunluğuna zarar verebilecek risklerin tanımlanması için grubun halihazırdaki durumu değerlendirir. Bu, grubun davranış kuralları gerekliliklerini karşılama yeteneğine ve UTZ hedefleri olan daha iyi ürün , daha fazla gelir ve daha iyi bir çevre için olumsuz etkisi olabilecek tüm hususları belirler. Risk değerlendirmesi grubun en önemli hedeflere yönelmesini ve etkin şeklide çalışmasını sağlar. Risk değerlendirmesi yıllık olarak yapılır. Dönem sonunda, riskler izlenir, değerlendirilir ve yönetim planı uygun şeklide düzenlenir. Dokümanlar: Risk değerlendirme dokümanı (G.A.16) (2' nci yıl gereksinimi) Grup yönetim planı (G.A.18)

Daha fazlası için bakınız: Bölüm 2, Risk yönetimi

3. Sürekli İyileştirme için bir grup yönetim planı geliştirin Grup yönetim planı risk değerlendirmesinde öncelikli olarak tanımlanan ve diğer olağan faaliyetlerin yanında uygulanacak olan tüm faaliyetleri bir araya getiren üç yıllık bir plandır. Tüm diğer faaliyetler ile mali ve diğer kaynakların kullanımını etkileyeceği için bu plan İYS' in merkezinde bulunmaktadır. Bu plan her yıl güncellenir. Dokümanlar: Grup yönetim planı (G.A.17)

Daha fazlası için bakınız: Bölüm 2, Grup yönetim planı

Davranış Kuralları ne diyor G.A. 16 Üretim ve işlemede aşağıdakiler ile ilgili olası riskleri tanımlamak için bir risk değerlendirmesi gerçekleştirilmektedir: Blok A) Yönetim Blok B) Tarım Uygulamaları Blok C) Çalışma Koşulları Blok D) Çevre

Davranış Kuralları ne diyor G.A.17 (yıl 3) Üç yıllık bir grup yönetim planı hazırlanmıştır ve risk değerlendirmeden çıkan tüm ilgili hususları irdelemek için faaliyetleri içerir. Faaliyetler uygulanmakta ve dokümante edilmektedir

www.utz.org 7

4. İç standardı tanımlayın (Zorunlu Değil) İç standart; üreticiler ve işlem sürecine dahil olan herkesin Davranış Kuralları kriterlerinde neyi karşılamaları gerektiğini gösteren bir kılavuzdur. Tüm üreticiler iç standarttan ve ne anlama geldiğinden haberdar olmalıdır. Bu yerel dilde olmalı ve okuma yazması olmayanlar için şekiller ve örnek gösterimler içermelidir. Her ne kadar iç standart bir zorunluluk olmasa da, bu standart grubun davranış kurallarına uyum konusunda üyelerinden neler beklediğini açıklayan önemli bir dokümandır.

Daha fazlası için bakınız: Bölüm 2, Kurum içi standardı

5. Personelin eğitimini planlayın ve icra edin Grup ve İYS personelinin her ikisi de düzenli olarak eğitim almalıdır. Davranış kuralları içinde eğitim konularının özetleyen program sunulmuştur (G.A.18). Personel ayrıca risk değerlendirmesi konusunda da eğitilmelidir. Eğitim planı risk değerlendirmede öncelikli olarak belirlenen konulara dayandırılmalı ve yönetim planına dahil edilmelidir. Dokümanlar: Eğitim planlaması (G.A.18) – grup yönetim planının bir parçası olarak Eğitim kayıtları (G.A.18) Personel katılımcı listesi (G.A.18)

Davranış Kuralları ne diyor (G.A.18) Gruba sorumlu oldukları tüm konularda (G.A.8 İçinde listelenmiş) eğitim aşağıdaki alanlarda verilir: Blok A) Yönetim Blok B) Tarım Uygulamaları Blok C) Çalışma Koşulları Blok D) Çevre Personel grubunun eğitimleri yetkin kişi(ler) tarafından verilmelidir. Tüm eğitimler için eğitim kayıtları tutulmalı ve eğitilenlerin konuyu anladığı ve uygulayabildiğine yönelik doğrulama eğitimi müteakip yapılmalıdır.

www.utz.org 8

6. Kayıt, anlaşmanın imzalanması ve haritaların hazırlanması

Üreticilerin motive edilmesi

Programın başlangıç aşamasındaki en önemli unsurlardan biri üyelerin motive edilmesi, sürdürülebilir üretim konusundaki farkındalığın oluşturulması ve sertifikasyonun faydalarının anlaşılmasının sağlanmasıdır. Üyelerin sertifikasyonun ne vaat ettiğini ve onlardan ne beklediğini anlamaları gereklidir. Üreticilerde güvenin tesis edilmesi başarı için kilit faktördür, ancak bunun oluşturulması zaman alır.

Kayıt Sertifikasyonla ilgilenen üreticiler kaydedilir (G.A.8) ve UTZ Tüzüğünün içeriği konusunda eğitime tabi tutulurlar. Bu aşamada kurum için standardı tanıtılabilir ve açıklanabilir. Kayıt sertifika sahibinin, üreticilere ilişkin detayları toplamasını ve muhafaza etmesini, grubu yönetmesini ve riskleri değerlendirmesini mümkün kılar. Grup üyesi kayıt formu UTZ internet sayfasından indirilebilir. Dokümanlar Grup üye kaydı (G.A.8) Hasat verim tahmini (G.A.10)

Anlaşmanın imzalanması Kayıt işlemini müteakiben üreticiler ve grup anlaşmayı imzalar. Anlaşmayı imzalayarak, grup üyesi ve grup yöneticisi veya şirket birlikte UTZ Certified davranış kurallarına uyacaklarını taahhüt ederler. Anlaşma her iki taraf için hakları ve yükümlülükleri belirler. Grup ve bir grup üyesi arasındaki anlaşmanın bir örneğini Ek 1'de bulabilirsiniz. Dokümanlar: Grup üye anlaşması (G.A.9)

Üretim alanlarınınharitalanması Üretim alanları belirlenerek işaretlenmelidir. (G.A.1) Harita koruma altındaki alanlar, sulak araziler veya yerleşim bölgeleri gibi potansiyel riskleri ortaya çıkarmada yardımcı olan; grup yönetimi ve dış denetçi

Tüzük ne diyor G.A.9 Her iki tarafın haklarını ve yükümlülüklerini belirten, grup ve her bir üye arasında imzalanmış bir anlaşma yürürlükte. Grup üyelerinin tümü anlaşmayı anlamış. Anlaşmalar merkezi olarak arşivlenmiş ve her grup üyesine bunun bir kopyası verilmiş. Ortak çiftçilerin resmi toprak sahibi ile ya yazılı ya da sözlü olarak bir şahit önünde vardıkları bir anlaşma mevcut. Bu anlaşma en azından ödeme aralığı gibi karşılıklı haklar ve sorumlukları içermekte.

Davranış Kuralları ne diyor G.A.8 (1'inci yıldan itibaren zorunlu) Grup üreticilerinin kaydı tutulmakta ve güncellenmektedir. Her üretici için, kayıt 1. Yılda aşağıdakileri içerir: - isim, cinsiyet, konum (örn: bölge) , ve cifliği işleten kişinin telefon numarasi (eğer grup üyesinden farklıysa (örn Ortakçı ) - özgün üye tanımlaması, - devlet tarım alanı ruhsatı (ÇKS belgesi) (geçerli ise), - üretim miktarı (önceki yılın hasadı ve bu yılın tahmini), - UTZ Certified durumu ve ilk UTZ sertifikasyon yılı, - iç denetim tarihi, ve - diğer sertifikasyon programlarına katılım, geçerli ise. - Hasatta calisan daimi (sene boyunca) isçi

www.utz.org 9

tarafından kullanılan bir planlama aracıdır. Söz konusu potansiyel riskler daha sonra risk değerlendirmesine ilave edilmelidir. Haritalama ve alanların belirlenmesi hasat tahminlerinin güvenilir olmasını sağlayan doğru bilgilerin toplanmasına yardımcı olur (G.A.2). Dokümanlar:

Güncel kuşbakışı harita (G.A.1) (Yıl 2)

Davranış Kuralları ne diyor G.A. 1 Üretim alan(lar)ının güncel bir genel görünüm haritası mevcuttur. G.A.2Belgelendirilmiş ürünün toplam alanı belirlenmiş. Alan, örneğin aşağıdakilere dayalı, güvenilir yöntem(ler) kullanılarak tespit edilir: - GPS haritalandırması - Arazi tapuları - Ağaç sayısı ve yoğunluğu

www.utz.org 10

7. Üreticilerin eğitimi Üreticilerin sürekli eğitimi İYS' nin hayati bir parçasıdır. İyi bir eğitim planı kritik öneme sahiptir ve spesifik eğitim ihtiyaçlarını ortaya çıkaran risk değerlendirmesi ve eğitim ihtiyacı değerlendirmesi bu planda baz alınmalıdır. Eğitim planı risk izleme sürecinden, iç ve dış denetçilerin geri bildirimlerinden gelen bulgularla her yıl güncellenir. Yılda iki tane olacak şekilde irdelenmesi gereken konuların listesi davranış kurallarında sunulmuştur (G.A. 19, G.A. 20). Aynı zamanda UTZ internet sayfasından indirilebilecek UTZ eğitim kılavuzuna ve diğer dokümanlara bakınız. Çiftlik İyileştirme planı Tüm çiftçiler çiftlik geliştirme planının bir parçası olarak, bireysel olarak aldıkları tavsiyeleri bir deftere kaydetmelidir. Bu defter üreticiye verimliliği artırmasında ve davranış kurallarına uyum konusunda yardımcı olacaktır. Dokümanlar: Grup yönetim planının bir parçası olarak eğitim planı (G.A. 17). Eğitim kayıtları (G.A.19)

Davranış Kuralları ne diyor: G.A. 19 Grup üreticilerine ve ciftlik isletenlere aşağıdaki alanlarda kendileri ile ilgili tüm konularda eğitim sağlanmaktadır: Blok A) Yönetim Blok B) Tarım Uygulamaları Blok C) Çalışma koşulları Blok D) Çevre Eğitimler yetkin kişi(ler) tarafından verilmekte ve eğitim içeriğinin anlaşılmış olmasını tespit için testler veya kontroller içermektedir. Her eğitim için eğitim kayıtları tutulmaktadır

www.utz.org 11

8. İzlenebilirliğin sağlanması ve ödemelerin ve primlerin yönetiminde şeffaflık

Üretim kaynağının doğrulanabilmesi becerisi olan izlenebilirlik , daha iyi fiyat ve prim elde edebilmek ve sertifikalı ürünü satabilmek için üreticiler açısından son derece önemlidir. Sertifikalı ürünün sertifikasız ürünle karıştırılmadığını garanti altına almak için tüm tedarik zinciri (üretim, depolama, nakliye ve satış) boyunca bir izlenebilirlik sistemi oluşturulmalıdır. Üreticiden ilk alıcıya kadar ürün kaynağını garanti edebilmek maksadıyla İYS ürünün izlenebilmesi için bir prosedür hazırlamalı ve dokümante etmelidir. Hasat aşamasından satış aşamasına ve aradaki tüm aşamalarda (nakliye, seçim, derecelendirme ve depolama) uygulanan sertifikalı ürünün ayrımının yapılması işleminden grup sorumludur. Dokümanlar: Ürün akışının tanımı (G.A.22) Sertifikalı ürünlerin alım satımı için prosedür, izlenebilirlik dahil (G.A.22) Sertifikalı ve sertifikasız ürünlerin birbirinden ayrıldığının tespiti için görsel kanıtlar: depolama alanı,

çuvallar, paletler, vb. (G.A.23) Tüm alım satımlara ilişkin kayıtlar ve faturalar (G.A.24) Üreticinin ortalama mahsul tahminleri ve üretim miktarları (üretici listesindeki) (G.A.24) UTZ kar paylarının kullanımı prosedürü ve kullanım kayıtları (G.A.26) Kayıtlı fiyat ve prim bildirimleri (G.A.27) Üreticilere yapılan ödemelere, fiyatlara ve primlereilişkin kayıtlar (G.A.27) (Yıl 2) Geçerli Davranış Kuralları sertifikası (G.A.25) Ağırlık ölçme ekipmanlarının düzenli kalibrasyonuna ilişkin dokümanlar (G.A.29) Daha detaylı bilgi için bkz. İkinci bölüm İzlenebilirlik İzlenebilirliğin sağlanması ve ödemelerin ve primlerin yönetiminde şeffaflık

www.utz.org 12

9. İçdenetimlerin yapılması Bireysel olarak grup üyelerinin Davranış Kurallarına uyduklarını doğrulamak için iç denetimler kullanır. Bu yetkin, objektif ve tarafsız bir kişi tarafından yapılması gereken resmi ve kapsamlı bir doğrulama faaliyetidir. İç denetimler grubun sürdürülebilirlik konusundaki ilerlemesine ışık tutuyor ve çiftçileri geliştirilmesi gereken konuları belirleyip ve ikaz edebiliyor. Tüm çiftçiler yıllık olarak denetlenmelidir. Kurum için denetimlerdeki bulgular bireysel rapor ve özet rapor olarak kayıt altına alınmalıdır. İlgili veriler grup üyelerinin kayıtlarına tercihen tablolar şeklinde ilave edilmelidir. Kurum içi denetimleri sonucunda oluşan bilgiler (iç) yönetimsel amaçlı olarak mevcut olmalıdır.

Dokümanlar: İç denetim prosedürü (G.A.11) İç denetim raporunda (G.A.11) Çıkar çatışması bildirisi (G.A.13) Güncel grup üye kaydı (G.A.8)

İç denetim prosedürü konusunda daha fazla detay için bakınız: Bölüm 2,İç Denetim

Üretici Uygunsuzlukları ve Uygunsuzlukların Giderilmesi Dış denetim yapılmadan önce, grup zorunlu davranış kuralları gereksinimlerine uymayan tüm üreticileri belirlemek zorundadır. İYS yöneticisiyle birlikte çalışarak, onay ve yaptırımlardan sorumlu kişi / komite belgelendirmeye hazır güncel üretici listesini hazırlamalıdır. Dokümanlar: Onay ve yaptırım prosedürü (G.A.14) Yaptırım uygulanmış üretici listesi (G.A.14) İç denetim raporunda belirtilmiş tüm üreticilerin sertifikasyon durumu (veya kurum içi listesi)

(G.A.14) Şikayetlerin gönderilmesi ve incelenmesi için prosedür (G.A.28) (yıl 2)

Daha fazlası için bakınız: Bölüm 2, Üretici uygunluğu ve uygunsuzlukların giderilmesi

Sürdürülebilirlik programınıza grup üyelerini de dahil edin ve gereksinimleri onlara bildirin

Grupla birlikte sürdürülebilir bir ürün üretmek, almak ve ticaretini yapmak tüm grup üyeleri arasındaki iş birliğine ve sorumluluğu üstlenmelerine bağlıdır. Tecrübeler göstermiştir ki başarının anahtar faktörü üreticilerin ilk aşamalardan itibaren sürece dahil edilmesidir.

Davranış Kuralları ne diyor G.A. 11 İlgili Tüzük gereksinimleri tümü konusunda grup üyelerini resmi olarak denetleyen bir kurum içi denetim sistemi tesis edilmiş. Kurum içi denetim sonuçları bir rapor halinde kayıt altına alınmış.

www.utz.org 13

10. Öz-değerlendirme yapılması UTZ dış denetim yapılmadan önce öz-değerlendirme (bir 'hazırlık kontrolü') yapmanızı tavsiye eder. Bu grubunuzun bazı problemleri ve dış denetiminin maliyeti kaynaklı sorunları engellemenize yardımcı olur. Söz konusu öz-değerlendirme risk değerlendirmede belirlenen risklerin izlenmesi göreviyle de birleştirilebilir. Öz-denetimin aşağıdakilere dayandırılır: 1) takip edilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları ile birlikte iç denetim raporu ve 2) daha sonra dış denetimde kontrol edilecek idari ve yönetim dokümanları ve sisteminin gözden geçirilmesi Üretici tesislerine ilave ziyaret planlanmasına genellikle gerek yoktur. UTZ Certified öz-değerlendirme için internet sayfasından indirilebilecek bir kontrol listesi sunmaktadır. Dokümanlar: Öz-değerlendirme raporu (G.A. 12).

İYS döküman yönetimi

İYS bir grup dokümandan oluşmaktadır, kapsayıcı prosedürler, planlama dokümanları, risk değerlendirmeleri, izleme raporları ve daha fazlası. Etkin bir dokümantasyon prosedürlerin sıkı şekilde uygulanmasına ve uyumsuzluk vak'alarından edinilen öğrenilen derslerin paylaşılmasına yardımcı olur.

İYS, dokümanların hem erişilebilir hem de emniyette nasıl tutulacaklarını tanımlamalıdır. Dokümanların muhafazasından ve güncellenmesinden sorumlu kişi belirlenmelidir. İYS aynı zamanda dokümanların nasıl paylaşılacağını, dağıtılacağını da tanımlamalıdır. Bunları geliştiren ve kullanılan tüm ekip tam olarak eğitilmiş olmalıdır.

İYS aşağıdakileri kapsamalıdır:

Farklı dokümanları ve kayıtları onaylamaktan, geliştirmekten ve süreleri dolduğunda kaldırmaktan kim sorumlu

Kayıtları ve dokümanları kim kullanabilir / doldurabilir

Bunları kim nerede ve ne kadar süre saklamalı

Davranış kurallarının değişmesi durumunda veya düzeltici faaliyetler nedeniyle dokümanlar nasıl güncellenmeli.

Ek 3 tüm zorunlu ve tavsiye edilen prosedürler ve kayıtların genel bir özetini sunmaktadır.

Davranış Kuralları ne diyor G.A.12 Grubun ve tüm alt yüklenicilerin Tüzüğe uyumluluklarını değerlendirmek için öz-değerlendirme icra edilmektedir. Öz-değerlendirme bulguları kurum dışı denetmenin erişimine açıktır.

www.utz.org 14

Boşluk analizinin yapılması

İYS geliştirme sürecinin başında iyi işleyen bir İYS' ye sahip olabilmek için yerine getirilmesi gereken hususları belirlemek için bir boşluk analizi yapılması önemlidir. Boşluk analizi başlangıç noktası ile erişilmesi planlanan durum arasındaki boşlukları ortaya çıkarır.

Pratikte bunun anlamı, kılavuzda İYS için gerekli olarak verilen ve G.A.1 – G.A.33 Kontrol Noktalarına dayandırılan yapıların kontrol edilmesi demektir. 33. İYS' nin UTZ Certified davranış kuralları ile uyumluluğunu garanti altına alan bir araç olarak çalışan bir organizasyona sahip olabilmek için yerine getirmeniz gereken ilgili ve gerekli işlemleri planlayabilirsiniz. Yapılar oluşturulduğunda (başka bir ifadeyle yetkin ekip, prosedürler, organizasyon yapısı, vs.), İYS standarda uygunluğu değerlendirebilir ve bunları geliştirebilir.

www.utz.org 15

BÖLÜM 2 - UNSURLAR ÜZERİNE DAHA FAZLA

1. İYS' den sorumlu kişilerin rolleri ve fonksiyonları Belirli kişilere ve komitelere bir seri kilit fonksiyon atanmalıdır, bunlar arasında: İYS yöneticisi, başka bir ifadeyle İYS' yi yürütmekten sorumlu kişi Onay ve yaptırım müdürü veya komitesi, sertifika almış gruba, yeni üyelerin alınması onayını vermekten

ve davranış kurallarının gereklerini karşılayamayanlara yaptırım uygulamaktan sorumlu kişi (G.A.11, G.A.14)

İç denetçisi(leri), grup üyelerini resmi olarak denetleyen kişiler. Bunlar grup veya tüccar tarafından ekibin içine dahil edilmiş çalışanlar olabilir veya kendi arazilerinden uzakta olan çiftçi arkadaşlarını denetleyen lider çiftçiler olabilir (G.A.11).

Davranış kurallarınıngerektirdiği tüm temel sorumluluklar - kontrol noktası G.A.7 kapsamında açıklanmıştır. Atanan komite veya kişi(ler) bu role uygun yetkinlikte olduklarını kanıtlamalıdır. Bu kanıt resmi bir yeterlilik belgesinin sunulmasıyla ve / veya eğitim kurslarına katılım sağlandığına dair sertifikalarla ve/veya konuyla ilgili mesleki tecrübenin gösterilmesi ile sağlanabilir.

Anahtar fonksiyonları yerine getirmek üzere görevlendirilen tüm kişiler UTZ Certified grup Davranış kuralları içinde tanımlanan gereksinimler, sertifikasyon süreci ve güncel gelişmeler hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Tüm yapının başarısı için kilit rol teşkil ettiklerinden, güvenilir ve yetkin olmaları gerektiğinden, İYS'de sorumluluk alacak doğru insanların belirlenmesi dikkatli bir şekilde yapılmalıdır.

Organizasyon şeması Organizasyon yapısına ilişkin bir örnek Şekil 3'de verilmiştir. Her bir fonksiyona atanmış sorumluluklar aşağıdaki şemada şekildeki gibi gösterilmeli ve İYS kılavuzunda açıklanmalıdır. Tek kişi birden fazla fonksiyon üstlenebilir, ancak sorumluluklar birbirinden ayrı olmalıdır. G.A.7 numaralı kontrol noktasında belirtilen tüm sorumluluklar yerine getirilmelidir, fakat sorumlulukların nasıl paylaştırılacağı gruptan gruba farklılık arz edebilir.

Davranış Kuralları ne diyor G.A. 6 Grubun İYS içerisindeki tüm kişileri ve bunların rollerini belirten bir organizasyon şeması var, ve buna kontrol noktası G.A.7'de atanan tüm sorumlu kişiler dahildir. G.A. 7 Aşağıdakiler için atanmış sorumlu kişi(ler) veya bir komite Blok A) Yönetim Blok B) Tarım Uygulamaları Blok C) Çalışma Koşulları Blok D) Çevre Çocuk işçiliği irtibatları atanmış ve toplumlarda yerleşiktir. Sorumlu kişi(ler) veya komite , güncel konu(lar) hakkında bilgili, yetkin ve grup üreticileri ve grup işçileri tarafından erişilebilirdir.

www.utz.org 16

İYS yöneticisi İYS' nin yönetilmesinden sorumludur, bu sorumluluklar arasında aşağıdakiler bulunmaktadır: İç yönetim sisteminin kurulumu ve

uygulanması sürecinin yönetilmesi İç denetimlerin organize edilmesi Personelin koordinasyonu, denetlenmesi ve

eğitimi Onay komitesinin (veya onaydan sorumlu

kişilerin) koordine edilmesi Risk yönetiminin koordine edilmesi ve Grup

Yönetim Planının uygulanması Sertifikasyon kuruluş için iletişimi sağlamak Sahip olması gerekenler: UTZ Certified Standardı hakkında detaylı

bilgi İYS prosedürleri, dokümanları ve

sertifikasyon kuruluşunun gereksinimleri hakkında iyi seviyede bilgi

İyi tarım uygulamaları konusunda iyi derecede bilgi

Bir ekibi yönetme ve diğerlerini eğitme becerisi

İdari görevler konusunda yetkinlik Döküman ve veri yönetimi konusunda

yetkinlik

İç denetçi İç denetçi İYS' nin 'gözü ve kulağı'dır. Bu görev, detayları fark edebilme yeteneğinin yanı sıra teknik beceri ve iyi sosyal ilişki kurabilme becerisi gerektirir. İdealde yarısı teorik ve yarısı pratik olacak şekilde denetçinin sürekli eğitimine öncelik verilmelidir. iç denetimi yapar iç kontrol formlarını doldurur İYS yöneticisi tarafından formların alınmasını sağlar Üreticileri uygunsuzluklar konusunda bilgilendirir Risk yönetim sürecinde görev alır Sahip olması gerekenler: Sertifikasyon kurumunun tercih ettiği lisandaki raporları okuma, yazma ve üretme yeteneği İyi Tarım Uygulamaları ve bölgesel veya yöresel tarım sistemleri hakkında bilgi UTZ Certified prensiplerini ve uygulamaları konusunda teknik kavrama Grup üyeleri için geçerli olacak kontrol noktaları konusunda bilgi İyi bir iletişim yeteneği (özellikle karşılıklı görüşmelerde), sorgulayıcı olmalı Çıkar çatışması bildirim formunu imzalar.

Sorumluluklar: Genel müdür: genel yönetim, çalışma koşulları, çevre İYS Sorumlusu: İYS yönetimi, eğitim, sorgu ve şikayetlerin ele alınması, tarım uygulamaları Alım satım müdürü: izlenebilirlik, ürün tanımlaması ve ayrıştırma vb.

Organizasyon şeması ve görev dağılım Örneği (G.A.7), sorumluluk paylaşımını grubunuza en uygun olacak şekilde yapabilirsiniz.

www.utz.org 17

Teknik danışman / eğitici Teknik danışman / eğitici üreticileri İyi tarım uygulamaları ve diğer UTZ gereksinimleri konusunda eğitir ve onlara tavsiye verir. Üreticilerin geçerli kontrol noktalarını anlamasını sağlar (bakınız husus 7) Üreticilerin devam eden bir eğitim sürecinin içinde kalmasını sağlar Üreticilerin tekniklerini geliştirmesini sağlar Tarımsal girdilerin kullanımını koordine eder Risk yönetim sürecinde görev alır İYS yöneticisini gelişmelerden haberdar eder. Sahip olması gerekenler: İyi Tarım Uygulamaları ve bölgesel veya yöresel tarım sistemleri hakkında bilgi Sürdürülebilir tarımı tanıtmak için güçlü bir motivasyon UTZ Certified prensiplerini ve uygulamaları konusunda teknik kavrama İletişim yeteneği ve grubu yönetme kabiliyeti

Onay müdürü veya komitesi Denetimler ve onaylar farklı kişiler tarafından yapılmalıdır. Grup üyelerinin onaylanmasına veya bunlara yaptırım uygulanmasına yönelik kararlar bir kişi veya bir komite tarafından alınabilir. Bu kişi veya komite UTZ Certified Standardı ve iç standart konusunda bilgili ve tüm çıkar çatışmalarından özgür olmalı ve tüm üreticilerin ve personelin saygısını kazanacak nitelikte olmalıdır. Onay ve yaptırımdan sorumlu kişi 'çıkar çatışması' bildirisini imzalamalıdır.

İzlenebilirlik müdürü İzlenebilirlik müdürü ürünün, hasattan ilk alıcıya kadar olan süreç boyunca izlenebilir olmasını sağlamaktan sorumludur. Ürün süreç boyunca tanımlanabilir ve diğer ürünlerden ayrımı yapılmış olmalıdır. Bu sorumluluk alım satım müdürünün sorumluluğuna da verilebilir. Ürün akışı boyunca ürünün diğer ürünlerden ayrı olmasını sağlar Ürün kalitesini kontrol eder Satın alınan ürünün miktarının bireysel üreticinin tahmin ettiği miktara karşılık geldiğini doğrular Düzgün kayıt tutar ve raporları muhafaza eder.

Çıkar çatışması

İç denetçiler ile onay ve yaptırım sorumluluğu olan kişiler, eğer üreticilerden herhangi biri ile bir ilişkileri varsa 'çıkar çatışması' bildirisi imzalarlar. iç denetçi ile teknik danışman rollerinin birbirinden ayrılması gerektiği de akılda bulundurulmalıdır. Bununla birlikte, bu iki görevin farklı bölgelerde/köylerde, bir bölgede tavsiye verilmesi ve diğerinde denetim yapılması söz konusu (çapraz denetim) olması durumunda tek kişi her iki rolü de üstlenebilir.

Ek 2' de sunulan çıkar çatışması örneğine de bakınız.

www.utz.org 18

2. Risk yönetimi Risk yönetimi devam eden bir döngüdür. Bu döngü, risk değerlendirmesi ve belirlenen risklere karşı koruyucu önlemlerin tasarlanması ve uygulanması ile başlar; koruyucu önlemlerin etkilerinin izlenmesi ile devam eder ve son olarak edinilen bilgileri yeni bir risk değerlendirmesi döngüsünü başlatmakta kullanır. Her yıl bu süreci tekrarlayarak, grup uygulamaları ve sonuçları zamanla geliştirerek UTZ'nin 'daha iyi mahsul (nitelik ve nicelik), daha iyi gelir, daha güzel çevre, daha güzel yaşam' hedefine daha da yaklaşır. Daha fazla bilgi ve internet sayfasından indirilebilecek bir risk değerlendirme aracı için UTZ risk değerlendirme kılavuzuna bakınız. Risk yönetimi 2' nci yıldan itibaren zorunludur, fakat ilk yıl başlanması şiddetle tavsiye edilir, çünkü grubun zamanı ve kaynakları etkin şekilde kullanmasına yardımcı olacaktır. Davranış kurallarında yer alan konulardaki risk değerlendirmesine ilk yıl başlayabilirsiniz.

Uygulama Risk yönetimi devam eden bir döngüyü oluşturan üç aşamayı içerir: 1. Risk değerlendirmesi: Hem çiftlik seviyesinde (sağlık riskleri, çevresel bozulmalar) hem de İYS

seviyesinde (satın alma aşamasındaki riskler, kurum içi kontrollerin kalitesi, izlenebilirlik) gerçekleşebilecek pek çok risk UTZ sertifikasını veya kaliteyi tehlikeye sokabilir. Risk değerlendirmesi risklerin önem derecesine ve ilgi alanına göre derecelendirilmesini içerir. Risk değerlendirmesi yapmak için, dört bloktaki faaliyetten - (G.A.7) kapsamında tanımla alanlar - sorumlu olan, aralarında iç denetçi ve teknik danışmanların da bulunduğu kişiler bir araya gelir. Toplumu iyi bilen kişileri takıma almanızı tavsiye ederiz. Bunlar arasında kilit üreticiler (hem bayan hem erkek) ve grup liderleri olabilir. UTZ davranış kuralları ile ilgili risk değerlendirme konusuna hakim bir dış danışmanın ilave yardımı dokunacaktır. Risk değerlendirme sürecinden İYS yöneticisi sorumludur.

2. Önleyici Tedbirler: bu önlemler olumsuz etkileri azaltmak veya yok etmek için alınırlar ve tasarlanırlar.

Bunlar grup yönetim planında bulunmalıdır ve İYS içindeki yüksek riskli konularda farkındalık uyandırarak faaliyet planı kapsamına dahil edilmelidir

3. Önleyici Tedbirlerinetkilerinin izlenmesi: önlemler başarılı olsunlar veya olmasınlar, yeni dönem faaliyetlerinin planlanmasında bunların sonuçları öne çıkarılmalıdır. Risklerin izlenmesi, analiz ve geri bildirimi en az yılda bir kez yapılır. İYS' nin izleme için gerekli prosedürleri tasarlaması gereklidir.

Risk tabanlı yaklaşım nedir?

Risk tabanlı yaklaşım karar verme ve kaynak tahsisi işlemlerinin tanımlı risklere dayandırılmasıdır. Gerektirdikleri:

Ürünün kalitesini etkileyebilecek daha yüksek risklerin tanımlanması ve ölçülmesi (kalitenin sertifikasyonun ve sürdürülebilirliğin birleşik bir parçası olduğu durumlarda)

Bu risklerin azaltılması veya giderilmesi için stratejiler geliştirilmesi

Yüksek riskli olarak değerlendirilen alanlarda kaynakların yoğunlaştırılması

Stratejilerin sonuçlarının izlenmesi.

www.utz.org 19

3. Grup yönetim planı Gruplar için Temel davranış Kuralları, 1.1 (G.A.17) 3'üncü yılda bir grup yönetim planı yapılmasını gerektirir.

Davranış Kuralları ne diyor:

Üç yıllık grup yönetim planı hazırlanmış ve risk değerlendirmesindeki tüm ilgili hususları adresleyen faaliyetler planın kapsamına dahil edilmiş. Faaliyetler uygulanmış ve kayıt altına alınmış. Grup yönetim planı takip edilir ve yıllık olarak güncellenir.

Grup yönetim planı: İYS' den daha geniş bir kapsama sahiptir ve belirli konular İYS personelinin dışındaki kişiler tarafından ele

alınır Grubun riskleri derecelendirerek ve söncelik vererek nasıl yönettiğini gösterir Tüm grubun faaliyetlerine genel bir bakış sağlar Faaliyet planlamasını, bir başka ifadeyle faaliyetlerin isimlerini, zamanlamasını, bunlar için gerekli

kaynakları, bunların sorumluları ve beklenen sonuçları içerir. Her ne kadar Davranış Kuralları 3' üncü yılda bir grup yönetim planının hazırlanmasını gerektirse de, sertifikasyonun ilk talep edildiği erken dönemlerde planlamanın ve gelişmenin başlatılması tavsiye edilir.

Neler Olmalı Grup yönetim planı aşağıda belirtildiği şekilde, hedefleri tanımlar, faaliyet planlamasını ortaya koyar ve bütçeyi belirler. 1. Hedefler, kısmen risk değerlendirmesine bağlı Grup yönetim planı, yönetim planı tarafından kapsanan üç yıl için hedefleri ortaya koyar. Bu hedefler desteğini üreticilerin UTZ davranış kurallarına uyamadıkları ve gelişmeye engel teşkil eden, yüksek risk içerdiği belirlenen alanlar için yapılan risk değerlendirmesinden alır. Riskler doğru hedefleri belirlemeye yardımcı olmak için derecelendirilir. Grubun amaçları veya beklentileri (kendi başlarına risk teşkil etmeyen) de hedeflere eklenebilir.

UTZ' nin gerektirdikleri:

Risk değerlendirmesinin sonucuna ilişkin genel bir bakış Risk derecelendirmesi Risk seviyesi düşürüldüğünde durumun ne olacağını ortaya koyan, sağlam bir şeklide yapılmış

hedef formülasyonu Riskleri düşürmek için gerçekçi ve pratik önleyici tedbirler

2. Faaliyet planlaması Üst seviye genel faaliyet planlaması üç yıllık bir periyodu kapsar, detaylı planlama yıllık olarak yapılır. Yıllık hedefler grup yönetimi ve İYS yönetimi tarafından risk değerlendirmesine bağlı olarak belirlenir. Faaliyet planlaması davranış kurallarının gerektirdiği tüm faaliyetleri ve riskleri düşürecek önlemleri kapsamalıdır (aşağıdaki örneğe bakınız).

www.utz.org 20

Faaliyet planlaması şunları kapsar:

1. Tarım faaliyetleriyle birlikte mahsul döngüsü 2. Davranış kurallarının gerektirdiği genel faaliyetler (ör. eğitim ve kurum içi denetim) 3. Risk değerlendirmesinden kaynaklanan koruyucu önlemler (eğitim ile önleyici faaliyetler arasında bir

miktar çakışma olabilir) 4. İç denetimlerden, öz-değerlendirmeden veya dış denetimden kaynaklanan düzeltici faaliyetler 5. Faaliyetlerin ve değerlendirmelerin etkilerinin izlenmesi ve sonraki yıl için gelişmelerin planlanması.

Faaliyet planlaması örneği: CP Tüzüğün gerektirdiği faaliyetler Bir yıllık dönem içindeki aylar (takvim yılı

olmak zorunda değildir)

1 2 3 4 5 .. .. 12 Mahsul döngüsü (budama, ilaçlama ve

hastalık kontrolü, hasat, vs.)

Girdi kaynağı A. 16 Risk değerlendirmesi yapın

A. 18 Ekibi eğitin vs. A. 8 & A.9 Kayıtların ve çiftçilerle anlaşmanın yapılması A. 19 Çiftçileri eğitin A. 11 İç denetimi yapın

Risk Değerlendirmesi

Önleyici tedbirler:

1. 2. vs. Düzeltici faaliyetler

İç ve dış denetimlerden kaynaklanan düzeltici faaliyetleri uygulayın

1. 2. vs. Grup ihtiyaçları

Özel grup ihtiyaçları

ör. Genel kurul ör. Yerel festivaller/kutlama günleri

3. Kaynaklar ve finansal yönetim Her faaliyet için giderleri ve kaynakları (personel, malzeme, ekipman, zaman) kapsayan bir bütçe oluşturulmalıdır. Giderlerin takip edilmesi için bir prosedür oluşturulmalıdır. Harcama kararını alacak bir yetkili ve finansal kontrol için bir sorumlu atanmalıdır.

www.utz.org 21

4. İç standart İç standart üreticiler ve ürün işlemeye dahil olanlar için bir kılavuz niteliğindedir. Davranış kurallarının doğrudan üretici uygulamalarına ve çiftlik yönetimine atıfta bulunduğu uyumsuzluk riski bulunan alanlara yoğunlaşan Kontrol Noktalarını yansıtır. Bu muhtemelen Blok B' deki (tarım uygulamaları) kontrol noktalarının çoğunu, Blok C (çalışma koşulları) ve Blok D' deki kontrol noktalarının (çevre) bir kısmını kapsar. İç standardın içeriği ve anlamı tüm üreticilere ve ortakçılara net bir biçimde bildirilmeli ve bu hususlar üretici eğitimlerine dahil edilmelidir. Bu yerel dilde olmalı ve okuma yazması olmayanlar için şekiller ve örnek gösterimler içermelidir. Bu grup üyelerinin anlaşmalarının bir parçası olabilir veya ayrıca halka açık alanlarda poster veya broşür şeklinde dağıtılabilir (bu daha kolay güncellenme avantajını da beraberinde getirir). Kilit üreticilerin katılımının bu süreçte faydası olacaktır. Her ne kadar iç doküman bir zorunluluk olmasa da, grubun davranış kurallarına uyum konusunda üyelerinden neler beklediğini açıklayan açık ve yazılı bir mesaj olması açısından önemlidir.

5. Personel Eğitimi İYS personelinin eğitimi kapsamında aşağıdakiler bulunmalıdır: İç denetim yetenekleri ve prosedürleri Verim tahmini Davranış kurallarına uyumsuzlukların ve düzeltici faaliyetler Grup içi onayı ve yaptırımlar Üreticilerin devamlı denetlenmesi ve düzeltici faaliyetlerin sürekli takibi İzlenebilirliğin denetimi.

Özel bir konuda sorumluluğu olanların bu konu hakkında eğitim almaları gereklidir. Organizasyon ekibin tüm üyelerinin ayrımcılığa maruz kalmadan eşit eğitim erişimine sahip olmalarını sağlamalıdır. Daha fazla bilgi için, UTZ internet sayfasından indirilebilecek eğitim kılavuzuna bakınız.

6. Kayıt, anlaşmaların imzalanması ve haritalandırma Motive etme

Toplantı aşağıdakileri icra etmek için araya getirmelidir: Üreticilere iç standardın (husus 4) sunumu ve üreticilerle içeriğinin tartışılması Sürdürülebilir üretimin ardındaki prensipleri, üreticilerin karşılaşacakları zorlukları ve bunun üreticilere sağlayacağı faydaları ve sertifikasyon sürecinin gereksinimlerinin açıklanması Eğitim ve sertifikasyon konusuna ilgi duyan üreticilerin belirlenmesi Program içinde baskın rol, muhtemel lider çiftçi olarak oynayabilecek motivasyonu yüksek üreticilerin tespit edilmesi Güven oluşturmak için kayıt ve farkındalık oluşturma aşamasının erken safhalarından itibaren köylerdeki liderlerin sürece dahil edilmesini öneririz.

Kayıt Kayıt esnasında grup üyelerinin her birine özgün bir kimlik numarası verilir. Kaydedilen ve anlaşmayı imzalayan üreticiler grup üyelerinin listesine kaydedilir. Kayıt listesindeki bilgiler her yıl güncellenir. G.A.8 numaralı kontrol noktasında çiftçi ve çiftlik hakkında girilmesi gereken minimum bilgiler belirtilmiştir.

www.utz.org 22

Diğer kontrol noktaları veya yüksek riskli bölgelerle ilgili verileri de toplamanızı tavsiye ederiz (bir başka ifadeyle toprağın verimliliği veya çiftçinin eğitim durumuna ilişkin bilgiler). Bu risk değerlendirmesi için güzel bir bilgi kaynağı teşkil edecektir. Çiftçilerin hangi bilgilerin doldurulacağını anlamaları için kayıt formu yerel dilde olmalıdır. Excel veya diğer yazılım formatları kullanılabilir; biz veri analizini destekleyecek ve İYS yöneticisi için yönetime ilişkin bilgileri üretebilecek bir yazılım kullanmanızı tavsiye ederiz.

Anlaşma Anlaşma üreticilerin uygulamaları ve uygunsuzluk riski oluşması (iç standart 7' nci hususa bakınız) hususlarında uygulanabilecek bazı davranış kuralları gereksinimlerini içerebilir (veya bunları bir ekte gösterebilir). Grup üyesi denetlenmeyi, eğitimleri ve verilen tavsiyeleri takip etmeyi taahhüt eder. Grup yönetimi veya şirket belirli hizmetleri sağlamayı ve belgelendirilmiş hasat ürünlerinin tamamını veya üzerinde uzlaşılmış olan bölümünü satın almayı taahhüt eder. Anlaşma üreticilerin kendi yerel dillerinde olmalıdır. Üreticiden anlaşmayı imzalaması istendiğinde, özellikle eğitim seviyesi düşüklüğünün yaygın olduğu durumlarda, yerel toplumun güvenilen bir üyesinin bulunması gereklidir. Örnek bir anlaşma Ek 1' de sunulmuştur.

Haritalama Haritalama koruma altındaki alanlar, sulak araziler veya yerleşim bölgeleri gibi potansiyel riskleri ortaya çıkarmada yardımcı olan, grup yöneticisi ve dış denetçi tarafından kullanılan bir planlama aracıdır. Harita aynı zamanda birden fazla tarlası olan üreticiler, ana veya komşu tarlalara veya UTZ programı dışındaki üretim alanlarına olan mesafeler gibi özellikleri de kapsayabilir. Haritalama olumsuz etkilerin potansiyel sebeplerini ortaya çıkarabilir, ki bu durumda bunlar risk değerlendirmesine eklenmelidir. Üreticiler haritanın hazırlanması (elle çizilmesi) veya bilgilerin mevcut haritaya eklenmesi aşamasına dahil edilmelidir. Her köy veya mecra veya topluluk için kuşbaşı bir haritanın taslak olarak hazırlanmasını tavsiye ederiz. Haritanın tam doğru ve kesin coğrafi bilgileri içermesine gerek yoktur. İYS idaresi tarafından sadece bir GPS koordinatı istenmektedir (G.A.1), fakat grup üyelerinin kimlik numaraları haritanın üzerindeki tarlaların yanlarına yazılmalıdır.

7. Üreticilerin eğitimi Eğitim UTZ programının merkezinde yer alır ve sürdürülebilir tarım için sürekli iyileştirmenin temelidir. Üretici eğtimi daha iyi bir üretim alanı ve iş idaresine, daha güvenli çalışma koşullarına ve doğanın daha iyi korunmasına neden olur. Çiftçiliği daha ekonomik, sosyal ve çevresel olarak sürdürülebilir yapar. Davranış kuralları, gruplardan üyelerini davranış kurallarındaki ilgili konular hakkında eğitmesini gerekli kılar. Grup ayrıca üyeleri ve üyelerinin aileleri arasında iyi çalışma koşulları ile ilgili farkındalığı arttırmak zorundadır. (G.A. 19, G.A. 20) Ölçülebilir eğitim sonuçları, iyileştirilmiş uygulamaların sonucudur. Eğitimin etkisini izleyerek, sonraki eğitim planlamasında rehberlik edecek kurum içi yönetiminin hazırlanmasında kullanılacak veriler üretilir. Eğitim bir maliyet kalemidir ve katma değeri olan bir çıktı (gelişmiş ürün veya sosyal veya çevresel kazanç) ile bunun geri ödenmesi gereklidir. Üreticilerin eğitimi bir çok farklı şekilde yapılabilir. UTZ çeşitli eğitim yöntemlerini teşvik etmektedir: UTZ internet sayfasından indirilebilecek eğitim kılavuzuna bakınız. Çiftlik geliştirme planlaması Geniş çiftçi gruplarının eğitiminden ayrı olarak, UTZ daha çok ferdi yaklaşımları teşvik eder. Çiftlik danışmanları ferdi olarak veya küçük gruplar halindeki (3 - 5 çiftçi) çiftçilere çiftlik gelişimi planı konusunda yardım eder.

www.utz.org 23

Ferdi yaklaşım muhtemelen büyük grupların eğitiminden daha etkili olacaktır. Küçük gruplar içindeki çiftçiler de gelişmiş uygulamalar konusunda denemeler yapabilir ve deneyimlerini paylaşabilirler. Bu planlar ve anlaşmalar en az yıllık olarak takip edilir.

8. İzlenebilirliğin sağlanması ve ödemelerin ve primlerin yönetiminde şeffaflık İzlenebilirlik sistemi en az aşağıdakileri içermelidir: 1) Grup içindeki üretim, satınalma, taşıma ve depolama sistemlerinin tanımlandığı ürün akışı (G.A.22) 2) Sertifikalı ürünlerin depolama ve sevkiyat sırasında fiziksel olarak ayrımı ve görsel olarak

tanımlanmasının yapılması. Tanımlama (tercihen UTZ logosunun kullanılması) kapıların, etiketlerin, çuvalların ve paletlerin üzerinde olabilir.

3) Sertifikalı ve sertifikasız ürünlerin satınalınması ve satışı için dökümente edilmiş prosedürler olmalı, bu prosedürler sertifikalı ürünlerin nasıl tanımlanacağını, üreticiye ait verim tahmini ile üreticiden satın alınan miktar arasındaki bağlantının nasıl yapılacağı ve sertifikalı ve sertifikasız üreticilere ait tahmini verimleri içermelidir.

4) Güvenilir veri edinmek için kalibre edilmesine ihtiyaç duyulan ağırlık ölçü araçları ve diğer kalite kontrol ekipmanları; üreticiler ağırlığı görebiliyor olmalıdır.

5) Kayıtlar ve faturalar. Kayıtlar hem grupta ve çiftçilerde bulundurulmalıdır. Kayıtlar arasında bulunması gerekenler

- grup üyelerinden alınan UTZ belgeli ürünlere ilişkin satın alımlar, - UTZ sertifikalı ürünlerin satışları, - diğer sertifikalı veya onaylı ürünlerin satışları, - geleneksel (sertifikasız veya doğrulanmamış) ürünlerin satışları ve - önceki yıldan kalan UTZ sertifikalı ürünler, diğer sertifikalı veya doğrulanmış veya geleneksel (sertifikasız veya doğrulanmamış) ürünler.

Grup sisteme giren ürün miktarına karşılık gelen ürün çıkışını gösterebilmelidir. Grup (veya tüccar) sertifikalı ürünlerden gelen kazançları ve üreticiye yapılacak ödemeleri kaydetmelidir. Ücret ve kar payı ödemeleri üreticilere şeffaf bir şekilde açıklanmalıdır. Eğer nakliye ve hasat sonrası çalışmalar kurum dışındaki bir taşeron aracılığıyla yaptırılıyorsa, bu taşeronun ürünün izlenebilirliğini ve sertifikalı ürünle sertifikasız ürün ayrımını sağlayabilecek yeterlilikte olduğu detaylı şekilde kontrol edilmelidir. Organizasyon UTZ Certified davranış kurallarına uygunluğun sağlanacağına ilişkin taşeron ile bir sözleşme imzalanmalıdır. İzlenebilirlikten sorumlu kişi UTZ Certified'ı ve bunun Good Inside Portal' ının nasıl çalıştığını bilmesi gereklidir. Satışlar portal üzerinden duyurulur. İYS yöneticisi veya alım / satım müdürü bu rol için iyi bir aday olabilir ve bunun için tam bir eğitimden geçmelidir. Prim ödemesi UTZ primi ilk alıcı tarafından sertifikalı üretici grubuna ödenir. Prim ödemesi mecburidir, fakat miktar alıcı ile üretici grup arasındaki pazarlığa bağlıdır.

Üretici grubu UTZ kar payını aşağıdakilerin ödenmesi için tahsis eder:

grup yönetim giderleri (başka bir ifadeyle denetimler); grup için kullanılan ürünler ve hizmetler (başka bir ifadeyle girdiler ve eğitimler);

sertifikalı grup üyelerine yapılan ayni veya nakit ödemeler (grup kar payı adı verilen).

www.utz.org 24

Sertifikalı grup üyesine yönlendirilen UTZ primi parçasına grup üyesi primi adı verilir. UTZ, UTZ primin yönetim, grup ve grup üyeleri arasından nasıl paylaşılacağını belirtmez. Bununla birlikte davranış kuralları grup üyelerinin UTZ priminin açık biçimde faydalanmalarını gerektirir. Bu UTZ priminin tamamının yönetim tarafından harcanamayacağı anlamına gelir. Grup üyeleri primin yönetim, grup veya grup üyeleri için nasıl kullanıldığı konusunda bilgilendirilmelidir. İYS sürdürülebilir bir şekilde çiftçilik yapmaları konusunda hayati bir teşvik olan kar payını üreticiler almasını sağlamak zorundadır. Grup üyeleri primin yönetim, grup veya grup üyeleri için nasıl kullanıldığı konusunda bilgilendirilmelidir. Daha fazla bilgi için, UTZ internet sayfasından indirilebilecek prim kılavuzuna bakınız.

9. İç denetim İç denetim sırasında , denetçi: kayıt esnasında alınan verileri doğrular/düzenler ve davranış kurallarının ilgili gereksinimlerine uygunluğu kontrol eder. Tavsiye edilen yaklaşım çiftliklerin ve evlerin çiftçiliğin, hasat sonrası çalışmaların, depolamanın ve diğer uygulamaların denetlenmesi için tek tek ziyaret edilmesi; çiftçi, aile üyeleri ve işçiler ile görüşmeler yapılması ve çiftlik seviyesindeki kayıtların kontrol edilmesidir. Dış denetim yapılmadan önce sertifikasyon programındaki grup üyeleri en az yılda bir kere iç denetime tabi tutulmalıdır. Tarım uygulamalarına ilişkin genel bakışın dengeli şekilde yapılması için iç denetimler yılın farklı zamanlarında yapılabilir. iç denetimler, eğitimin etkilerini değerlendirmek ve üreticilerin öğretilenleri uygulayıp uygulamadıklarını görmek için fırsatlar sunmaktadır. Veriler gelişmenin ölçülmesi, risk yönetimi ve bir sonraki yılın eğitim ve yönetim planlarına gerekli geri bildirimlerin sağlanması noktasında kıymetlidir.

İç denetim raporu(G.A.11) Her grup üyesi için özetle beraber bir iç denetim raporu hazırlanır. Denetim raporları daha sonra değerlendirme ve eğer ihtiyaç varsa ilave aksiyonlar için onay müdürüne veya komitesine gönderilir. sertifikasyon kuruluşu için tüm kurum içi denetimlerin özet bir raporu hazırlanır. Sertifikasyon kuruluşu ile hangi bilgilerin gerekli olduğu konusunda karşılıklı görüşme yapılır. İç denetim raporu grup üyelerinin kaydı için gerekli bilgileri sağlar (G.A. 8). Bunlara ilave olarak ayrıca sağlaması gerekenler: Denetim tarihi ve denetçinin ismi Çocuk işçi çalıştırılmıyor olması ve hasadın optimize edilmesi için uygulamaların adapte edilmesi gibi

tarımla ilgili kritik konuların doğrulanması Belirlenen uyumsuzluklar ve alınan düzeltici faaliyetler Risk değerlendirmesinden kaynaklı diğer yüksek riskli alanlara ilişkin bilgiler. Eğer denetim ziyareti esnasında tavsiyede bulunulmuşsa, bunlar denetim formuna kaydedilmelidir. İç denetçileri özellikle denetim amacı ile tutulmuş ve sertifika sahibi tarafından işe alınmış olabilirler veya kendilerininki dışındaki köylerdeki üreticileri denetleyen lider üreticiler olabilirler.

Kayıt ve İç denetim için yazılım

Üreticilerin kaydı ve iç denetim süreçlerinde kullanılmak üzere yazılım programları geliştirilmiştir. Bu programlar idari yükü azaltır ve verilerin yönetimde kullanılmasını kolaylaştırarak grup performansını yükseltirler. UTZ Certified UTZ çiftçi grupları için muhtemelen 2016 yılı içinde hazır olacak bir araç geliştirmektedir.

www.utz.org 25

Denetimin organize edilmesi Denetim süreci İYS koordinatörünün veya yöneticisinin bir iç denetçiyi ataması, bu kişiye tüm çiftçiler için bir kontrol listesi (denetlenmesi gereken her şeyi belirten) ve güncel çiftlik dokümanlarını geçen yılın satın alma özetleriyle birlikte sağlamasıyla başlar. iç denetçi denetime , tüm dokümanları gözden geçirerek hazırlanır ve daha sonra denetimi ayarlar. Küçük gruplar için denetçi denetimi her bir çiftçiyi doğrudan ziyaret ederek ayarlayabilir, fakat çoğu durumda denetçi grup liderleri veya İYS personeli (saha sorumluları) ile birlikte çalışır. Ziyaretlerin herhangi bir zaman yapılabileceği konusunda çiftçilere farkındalık kazandırmak için zaman zaman habersiz denetimler icra edilebilir. Denetimi icra etmek için çiftliğe gittiğinde, denetçi: 1. Çiftçiye denetim sürecini anlatır ve kontrol listesini kendisine gösterir 2. Çiftçinin kimlik kartını ve grup üyesi anlaşmasını kontrol eder 3. İç standarda çiftçinin ne kadar aşina olduğunu belirler 4. İç standarttaki gereksinimlerin karşılandığını kontrol edecek şekilde çiftlik sahasını denetler 5. Eğer varsa, işleme alanlarını ve depoları denetimden geçirir 6. Satış makbuzları ve çiftlik kayıtları gibi çiftliğe ait dokümanları tarar 7. Problemleri ve muhtemel takip işlemlerini belirterek çiftçiye denetim sonuçlarını özetler 8. Kontrol listesini imzalar ve çiftçiden de imzalamasını ister.

Üretici uygunluğu ve uygunsuzlukların çözümü Bir iç denetim uygunsuzlukları ortaya çıkardığında, ilk işlem olumsuz etkinin nasıl giderileceğine veya azaltılacağına karar vermektir. İkinci olarak, tekrar meydana gelmesinin önüne geçmek için bir düzeltici faaliyet (yapısal önlem) uygulamaya konur. Denetçisi, İYS yöneticisi ile birlikte uygunsuzluğun uygun hale getirilmesi için bir termin tarihi belirler. Daha sonra teknik asistan çiftçiye olumuz etkiyi nasıl yok edeceği/azaltacağı ve nasıl düzeltici faaliyetleri uygulayacağını belirterek, hatasını nasıl uygun şekilde düzelteceği konusunda yardımcı olur. Bu iç denetçi tarafından kontrol edilir. Düzeltici faaliyet çiftçilerin çoğunluğu için geçerliyse (bir başka ifadeyle eğitim için daha iyi bir zamanlama), bu tür düzeltici faaliyetler İYS kapsamına dahil edilmeli ve plan bir sonraki dönem için uygun şekilde düzenlenmelidir. İYS' nin üreticileri onaylama ve bunun tersi durumlar için yaptırımların uygulanması dair prosedürleri olmalıdır. Bir şikayet prosedürü de aynı zamanda kurulmalıdır. Uygunsuzluğun çok ciddi olduğu ve düzeltilemediği durumlarda (örneğin; ormanın tahrip edilmesi gibi) olayın ciddiyetine göre bir yaptırım uygulanır.

Üreticiler için onay ve yaptırım İYS' nin standartları karşılayan üreticiler için onaylama ve uyum sağlayamayan üreticiler için yaptırım uygulama konusunda yürürlükte prosedürleri olmalıdır. İç standartta veya farklı bir dokümanda (bir başka ifadeyle bir yaptırım listesi veya kataloğu) yaptırımları tanımlaması tavsiye edilir, ama bu zorunlu değildir. Bununla birlikte doküman oluşturulduğunda, yaptırımlar sertifikasyon programına katılmaya karar verdikleri andan itibaren üreticilere bu açık biçimde formüle edilmeli ve bu kişiler tarafından yaptırımların bilinmesi sağlanmalıdır. Yaptırım sistemi davranış kurallarında belirtilen hükümler ve uygunsuzluğun şiddeti ile uyumlu olmalıdır. Grup seviyesinde uyumluluk tüm grup üyelerinin zorunlu kontrol noktalarını ve her bir blok için tanımlı bir seri ilave kontrol noktasını yerine getirdikleri zaman sağlanır. Bu ilave kontrol noktalarının sayısı 1 ila 4 uyumluluk yılı için Grup davranış kuralları metninde belirtilmiştir.

www.utz.org 26

Yaptırım örnekleri

Uygunsuzluk Yaptırım Üretici zorunlu gereksinimi yerine getirmiyor (uymuyor)

Üreticiye kabul onayı verilmeyebilir Üreticinin ürünü sertifikalı ürün olarak satılmaz Tüm düzeltmeler ilave denetim ziyaretlerinde kontrol edilir

Açık dolandırıcılık Üretici UTZ Certified grubundan tamamen veya belirli bir süre için çıkartılır Bilinçli olarak denetimin engellenmesi

Anlaşmanın uygulanmasını ret etmek, örneğin İç standart gereksinimlerinin uygulamaya koyması ret etmek

Onay sorumluluğunu taşıyan kişi veya komite kurum içi denetim raporlarında yer alan bilgilere dayanarak bir karara varır. Karar: Üreticiye açık biçimde bildirilmelidir Takiben yapılan düzeltici faaliyetlerin uygulanması dahil olmak üzere iç denetim raporuna kaydedilmelidir Yaptırıma tabi tutulan üreticiden ürün almalarına izin verilemeyeceği için, ürünü alma ve satma

konusunda sorumluluğu bulunan kişilere bildirilmelidir. Tüm üreticilere ilişkin sonuçlar üretici kaydında özetlenir.

İYS; yaptırıma uğrayan tüm üreticilerin gerekli düzeltici faaliyetleri uygulamaya koyduğundan emin olmalıdır. İYS; üreticilerin ne zaman iç denetçiler tarafından doğrulanacağını ve üreticinin ne zaman (hangi şartlarla ) tekrar sertifikalı grup içine girebileceğini gösteren prosedürlere sahip olmalıdır. Ayrıca yıl boyunca uygunluğun garanti edildiği bir mekanizmaya da sahip olmalıdır. Kutucuk

Faydalı Bilgiler

UTZ Certified uygunluğu yerine getirme konusunda başarısızlığa uğramış çiftçilerle işbirliği yapmanın onları program dışına çıkarmaktan daha iyi olduğuna inanır. Eğer bir çiftçi bir yıl kabul onayı alamamışsa, İYS tüm grubun gelişmeye yönelik olarak birlikte çalışmasıyla uygunsuzluk tespit edilen alanları düzeltmeye ve bir sonraki yıl bu kişiyi tekrar programa almaya odaklanmalıdır. Bununla birlikte, eğer uygunsuzluk ciddiyse ve devam ediyorsa (ör. çocuk işçi kullanımı veya orman alanlarının tahrip edilmesi) ve kanuna aykırı bir durum teşkil ediyorsa ilave tedbir alınmalıdır.

10. Öz-değerlendirme İlave açıklama yapmaya ihtiyaç yoktur

www.utz.org 27

Ekler: Örnek dokümanlar

1. Grup yönetimi ve grup üyeleri arasındaki anlaşma örneği 2. Çıkar çatışması bildirisi 3. Gerekli doküman ve prosedürlere genel bir bakış 4. Kuşbakışı harita örneği

www.utz.org 28

EK 1 – Grup ve bir grup üyesi arasındaki anlaşmanın örneği

Anlaşmanın tarafları: Organizasyon: …….. Temsil eden:…………….. Üretici: ………………. Tanımlama kodu: ……………….. Adres: ………………. İşbu anlaşmanın imzalanması UTZ standardı gereksinimlerinin koşulları konusunda her iki tarafı da bağlar. Her iki taraf aşağıdaki yükümlülükleri kabul eder: 1. Organizasyonun yükümlülükleri:

Kurum İçi Yönetim Sistemini (İYS) yönetmek ve UTZ gereksinimlerini yerine getirmek ve sağlamak için gerekli operasyonları

yönetmek. Dış uzmanlarla koordine halinde veya bağımsız olarak sürekli bir eğitim programını uygulamak. UTZ programında tanımlandığı şekilde İyi Tarım Uygulamalarının kullanımı , çevresel ve sosyal sorumluluğu teşvik etmek. İzlenebilirlik gereksinimlerini uygulayarak sertifikalı ürünlerin toplanması, satın alınması, kalite kontrol, işlenmesi, nakliyesi ve

satılması işlemlerini yönetmek. Mahremiyete saygı, dürüstlük ve şeffaflık içinde gruba ilişkin bilgileri yönetmek.

Dış denetimleri icra etmek üzere bir Sertifikasyon Kurumu (CB) belirlemek. 2. Üreticilerin yükümlülükleri:

İYS ve grubun kurallarını bilmek ve bunlara saygı göstermek Üretim ve çiftliğin yönetimi ile ilgili standartlara uymak Sürekli eğitim almak ve İYS tarafından verilen tüm teknik tavsiyeleri uygulamak İç ve dış denetçilere doğru bilgi vermek ve bu kişilerin tüm dokümanlara ve üretim birimlerine (tarlalara) girişine izin vermek. İç (İYS) ve dış (kurum dışı denetçi) yaptırımlarını kabul etmek ve düzeltici faaliyetleri uygulamaya koymak. Çiftlikteki üretim durumundaki tüm değişikleri ve değişimleri, gerçekleşmesi durumunda İYS' ye rapor etmek.

3. Anlaşmanın geçerlilik süresi: İşbu anlaşmanın geçerlilik süresi imzalandığı tarihten itibaren bir yıldır. Taraflardan herhangi birince sonlandırılmadığı sürece otomatik olarak yenilenir. Geçerliliğini yitireceği durumlar:

İki taraftan herhangi biri tarafından bu anlaşmanın koşullarına ilişkin herhangi bir uyumsuzluk oluştuğu zaman. Eğer üreticinin İYS' den gönüllü olarak geri çekilme kararı alması durumunda.

Burada atılan imza ile her iki taraf bu anlaşmanın şartlarını kabul eder. Yer: Tarih: _________ ________ __________ Organizasyonun Temsilcisi Üretici Şahit Not: Bu sözleşme bir örnektir. Tarafların talebi doğrultusunda başka maddeler eklenebilir. Örneğin; üreticinin davranış kuralları çerçevesinde hakları, belirli dökumantasyonun diğer taraflarca sağlanması, üreticinin şikayet hakkı vs.

www.utz.org 29

EK2: Çıkar Çatışması Bildirisi: Ben (aşağıda imzası bulunan) tüm çıkar çatışmalarından kaçınacağım ve böyle bir durumun oluşması halinde İYS' den sorumlu kişiyi haberdar edeceğim. Ailemin üyelerinden hiç birini denetlemeyeceğim veya kabulüne ilişkin onay vermeyeceğim. Aşağıdaki köylerle ailesel veya ticari bir ilişkin (ebeveyn, ağabeyler, kız kardeşler, çocuklar, iş ortakları, vb.) olduğunu beyan ederim: İsim Köy

1. ….…………… ……………….. 2. ………………… ……………….. 3. ………………… ……………….. 4. ……………… ……………………..

Ailemin üyelerinin kabul onaylarına ilişkin kararları veya denetimlerine etkide bulunmayacağım. Medeni veya sosyal hayatımda herhangi bir değişiklik olması durumunda İYS sorumlusunu bilgilendireceğim. Çıkar çatışmasının ne olduğunu çok işi biçimde anladım ve yukarıdaki bilgilerin doğru olduğunu beyan ederim. Denetçinin veya kabul onayı komitesinin üyesinin adı: Adı Soyadı: ……………………………………………………………………. İYS içindeki fonksiyonu: ……….. Tarih: ………………………………………….. Yer: ………. İmza: …………………………………….

www.utz.org 30

EK3: Gerekli doküman ve prosedürlere genel bir bakış Aşağıdaki tablo, yürürlüğe konması ve kayıt altına alınması gereken ile yürürlüğe konması ve kayıt altına alınması tavsiye edilen prosedürleri ve denetimlerde ve denetlemelerde kanıt olarak sunulmak üzere tutulması gereken kayıtlara ilişkin genel bir bakış sunulmaktadır. Not: Bu liste davranış kurallarında bahsedilenleri yansıtmaktadır. Bu destekleyici bir listedir ve resmi bir doküman statüsüne sahip değildir. Davranış kurallarında yazılanlar ve sertifikasyon kurumunun yorumları uygunluğu kanıtlamak için gerekli delilleri belirleyecektir.

Tüzükteki CP

Kayıt altına alınacak dokümanlar - zorunlu Uygunluk yılı

A 11 İç denetim prosedürü 1 11/14 Uygunsuzlukların ve düzeltici faaliyetlerin ele alınışına ilişkin prosedür, 1 14 Onay ve yaptırım prosedürü 1 22 Sertifikalı ürünlerin alım satımı için prosedür, izlenebilirlik dahil 1 26 UTZ priminin kullanımına ilişkin prosedür 1 27 Fiyatların ve priminin bildirimine ilişkin prosedür 2 28 Şikayetlerin gönderilmesi ve ele alınması hakkında prosedür 2 B 62 Boş tarım ilacı kutularına uygulanacak işlemler konusunda prosedür 1 64 Kaza/tarım ilacı sızıntısı durumunda uygulanacak acil durum prosedürü 2 75 Üründeki kalıntı seviyelerini belirlemek için bir örnekleme prosedürü, 1)

MRL' ler aşıldığında alınacak işlemler, 2) MRL' ler aşıldığında alıcıya yapılacak bildirimler

3

C 78 Çocuk işçi çalıştırmanın önlenmesi, izlenmesi ve düzeltilmesi

konusundaki işlemler ve dokümantasyon konusunda prosedür 2

79 Zorunlu eğitime katılımın teşviki konusunda prosedür 3 96 Kaza ve acil durum prosedürü 2 D 108 Üretim ve işlemede etkin su kullanımının sağlanması konusunda

prosedür 4

114 Risk Değerlendirmesinde tanımlanan önemli iklim değişikliği etkilerine adaptasyon konusunda grup üyelerine destek prosedürü

4

Tavsiye edilen prosedürler: 8&9 Çiftçilerin kayıt işlemleri ve anlaşmaların imzalanması 1 16 Risk değerlendirme prosedürü 2 genel Çiftçilerle iletişim konusunda prosedür 1 10 Verim tahminine ilişkin prosedür 1 14 Uygunsuzlukların ve düzeltici faaliyetlerin ele alınışına ilişkin prosedür 1 59 Tavsiye edilen hasat bekleme sürelerinin dikkate alınmasının

sağlanması konusunda prosedür 2

117-118 Atık yönetimi prosedürü 3 A Kayıtlar/ dokümanlar – zorunlu 1 Çiftçilerin (çiftlik alanlarının) üretim bölgelerinin yerlerini gösterir

haritalar 2

5 Personel listesi, fonksiyon ve sorumlulukları. 1 6 Organizasyon şeması 1 8 Aşağıdakileri içeren güncel çiftçi kütüğü/çiftçi listesi:

- Kişiye ilişkin detaylar - Çiftliğe ilişkin bilgiler

1

www.utz.org 31

- Sertifikasyon statüsü - Verim tahmini - Üretim miktarları

9 Grup üyeleri ile sertifika sahibi (grup yönetimi veya şirket) arasındaki anlaşmalar

1

11 İç denetim kayıtları 1 11 İç denetim kaydı (İç denetimlerin derlenmesi ve analizi) 1 12 Öz-değerlendirme raporu 1 13 İYS personeli tarafından imzalanmış çıkar çatışması bildirisi 1 14 Yaptırım uygulanmış çiftçi listesi (güncel çiftçi listesinden çıkarılabilir) 1 17 Grup yönetim planı 3 18,19,20 Eğitim planlaması 1 18,19,20 Eğitim kayıtları 1 18,19,20 Eğitim katılımcı listesi 1 18,19 Eğitmenlerin kalifikasyonu 1 22 Ürün akışının tanımı 1 24 Tüm alım satımlara ilişkin kayıtlar ve faturalar 1 25 Geçerli Davranış Kuralları sertifikası 1 26 UTZ priminin kullanım kayıtları 1 26 Maliyet ve primlere ilişkin kayıtlı bildirimler 1 27 Üreticilere yapılan ödemelere, fiyatlara ve primlere ilişkin kayıtlar 2 29 Ağırlık ölçme ekipmanlarının düzenli kalibrasyonuna ilişkin dokümanları 1 B Gerekli kayıt ve dokümanlar (eğer uygulanabilirse ) 37 Kullanılan ekim malzemeleri (çeşit, parti numarası, tedarikçi) 3 38 Genetik modifiye edilmiş ekim malzemelerinin (eğer varsa) kullanımı 1 53 Kullanılabilecek veya depolanabilecek tarım ilaçlarının ve gübrelerin

güncel ve tam listesi 1

54 Tarım ilacı ve gübre uygulaması (tarih, ürün, miktar) 4 30 / 56 Alınan tüm teknik tavsiyeler (kimden, hangi kurumdan, tarih, tavsiye) 2 / 2 60 İşlevsel kontrol, eğer gerekliyse, püskürtme ekipmanı kalibrasyonu 2 66 Sulama suyu kullanımı (zamanlama) 4 71 Kalite kontrol ekipmanlarının (nem ölçer gibi) yıllık kalibrasyon kayıtları 2 74 Paketleme materyalleri konusunda spesifikasyonlar 3 C 79 Eğer çevrede okul yoksa eğitim desteği 3 84 Her bir işçinin kayıtlı çalışma saatleri 1 89 Ücret makbuzu, maaş ve ücret kayıtları 1 90 Çalışan sözleşmeleri 1 94 İlk yardım eğitiminin diplomaları ve sertifikaları 3 100 Ekibin kayıtlı sağlık kontrolleri 2 D 107 Tarım ilacı ve gübre kullananlar için talimatlar 1

İyi bir prosedür nasıl olmalıdır? Bir prosedür sadece eğer hitap ettiği kişiler için anlaşılabilirse ve bölgesel koşullar ile düzgün biçimde örtüşüyorsa işe yarayacaktır. İyi bir prosedür: - Prosedürün gerekçesini açıklar (etkisi hafifletilecek risk, vb.) - Prosedür ile neyin başarılmak istendiği açıklanır - Hangi işlemlerin, nasıl ve ne zaman alınacağını tanımlar (izlenecek adımlar) - Bunu icra ve kontrol etmekten sorumlu kişilerin (fonksiyonların) isimleri.