PENCIPTAAN NASKAH DINAS / ARSIPPelatihan Pemberkasan ArsipSelasa, 27 November 2012

Meminjam presentasi buatan Widyaiswara ANRIBapak Gunawan Ari Wibowo

Dasar HukumDiatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Pemerintah Nomor 22/KEP/M.PAN/12/2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.

Tata Naskah Dinas pembakuan dapat dipertanggungjawabkan kecepatan ketepatankeamanan

PERATURAN PIMPINAN PERUSAHAANTata naskah dinas, dibakukan dengan :

TATA NASKAH DINASPengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasanPERMENPAN NOMOR : 22 TAHUN 2008 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS

Semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yg berwenang di lingkungan Instansi Pemerintah. Pengertian Naskah Dinas

Sifat naskah dinasA. Dilihat dari Tingkat Keaslian surat 1. Asli-> kepada alamat yg dituju. 2. Tembusan->kpd yg terkait, tindasan,cc 3. Petikan->ditulis lg hanya beberapa bagian saja & dilegalisasi ( kutipan ) 4. Salinan->hasil copy yg di legalisasi/ turunan 5. Pertinggal

B. Dilihat Tingkat Keamanan 1. Sangat Rahasia tingkat keamanan isi surat dinas yg tertinggi erat hub dgn keamanan & keselamatan negara. 2. Rahasia tingkat keamanan isi surat dinas yg berhub erat keamanan kedinasan. 3. Terbatas tingkat keamanan surat berhub erat dgn tugas khusus kedinasan. 4. Biasa surat yg tidak memerlukan pengamana khusus.

C. Dilihat dari Kecepatan Penyampaian

1. Amat Segera/kilat surat dinas hrs dikirim pd hari yg sama dgn batas waktu 24 jam. 2. Segera surat dinas hrs dikirim dlm waktu 2x24 jam. 3. Biasa surat dikirim sesuai dgn urutan yg diterima dibagian pengiriman,batas waktu 5 hari.

D. Dilihat Bobot Informasi 1. Sangat Penting isi surat erat hub dgn keamanan & keselamatan negara 2. Penting isi suratdinas yg berhub erat keamanan kedinasan/kebijakan pimpinan 3. Biasa isi surat hanya bersifat informasional/tidak perlu tindak lanjut

tujuanKeseragaman dalam pembuatan naskah dinas,Pengamanan informasi naskah dinasMencegah pemalsuan naskah dinasTUJUAN TATA NASKAH DINAS

20 Mei 2010TIM TND BPPT*

TIM TND BPPT

Naskah Dinas Arahan 20 Mei 2010TIM TND BPPT*Naskah Dinas yg memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yg hrs dipedomani dan dilaksanakan dlm penyelenggaraan tgs dan kegiatan Pemkot Bontang yg berupa produk hukum yg bersifat pengaturan, penetapan & penugasan

NOJENIS SURATPENGERTIANMATRIKS KEWENANGANKa. UIN MalangSetDepEs.2UPTEs.3Es. 4TUP/TU1ND PENGATURANa.PeraturanBersifat mengatur, memuat kebijakan pokok , bersifat umum, berlaku utk seluruh UK dan dpt merupakan dsr bagi penyusunan ND lainnyaX---X--b.PedomanMemuat acuan yang bersifat umum yang perlu dijabarkan kedalam petunjuk operasional X---X--c. Petunjuk PelaksanaMemuat cara pelaksanaan kegiatan termasuk urutan pelaksanaannyaX---X--d. InstruksiMemuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundangan-undangan X---X--e. Prosedur TetapMemuat serangkaian petunjuk tentang tata cara dan urutan kegiatan tertentuXXXXX--f.. Surat EdaranMemuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesakXXXXX--

TIM TND BPPT

Naskah Dinas Arahan*TIM TND BPPT20 Mei 2010

NOJENIS SURATPENGERTIANMATRIKS KEWENANGANKa. UIN MalangSetDepEs.2Ka. UPTEs.3Es. 4TUP/TU2ND PENETAPAN (KEPUTUSAN)Memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan yg digunakan untuk :Menetapkan/mengubah status kepeg/personal/keanggotaan/material /peristiwaMenetapkan/mengubah /membubarkan suatu kepanitiaan/timMenetapkan pelimpahan wewenangXXX-X--3ND PENUGASAN Dibuat oleh atasan atau pejabat berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas yang memuat apa yg hrs dilakukanXXXXX--

TIM TND BPPT

Naskah Dinas Korespondensi20 Mei 2010TIM TND BPPT*

NOJENIS SURATPENGERTIANMATRIKS KEWENANGANKa. UIN MalangSetDepEs.2Ka. UPTEs.3Es. 4TUP/TU1INTERNa.Nota DinasND intm yg dibuat oleh pejabat dlm melaksanakan tgs guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yg besifat rutin, berupa catatan ringkas yg tdk memerlukan penjelasan yg panjang dan dapat dijawab langsung dg disposisi oleh pejabat yg ditujuXXXXXXXb. MemorandumND intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasanXXXXXX-2EKSTERNSurat DinasMenyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampiaan naskah dinas atau barang atau hal kedinasan kepada pihak diluar instansi BPPTXXXXX--3.SURAT UNDANGANMemuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan utk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara dan pertemuanXXXXX-X

TIM TND BPPT

Naskah Dinas Khusus20 Mei 2010TIM TND BPPT*

NOJENIS SURATPENGERTIANMATRIKS KEWENANGANKa. UIN MalangSetDepEs.2Ka,. UPTEs.3Es. 4TUP/TU1SURAT PERJANJIANDiatur tersendiri XXX-X--2.SURAT KUASAPemberian wewenang kepada badang hukum/ kelompok/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya utk melakukan suatu tindakan tertentu dlm rangka kedinasan XXX-X--3.BERITA ACARABerisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksiXXXXX--4SURAT KETERANGANYang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasanXXXXX--5.SURAT PENGANTARDigunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskahXXXXXX-6PENGUMUMANMemuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dlm instansi BPPT atau perseorangan dan golongan didalam atau diluar instansi BPPTXXXXX--

TIM TND BPPT

Laporan & Telaahan Staf20 Mei 2010TIM TND BPPT*TELAAHAN STAFLAPORAN

NOJENIS SURATPENGERTIANKa. UIN MalangSetDepEs.2Ka,. UPTEs.3Es. 4TUP/TU1.LAPORANMemuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatau kegiatan/ kejadianXXXXXXX2TELAAHAN STAFBentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahaan masalahXXXXXXX

TIM TND BPPT

PERSYARATAN NASKAH DINASDapat dikatakan naskah dinas, jika :Ada Kop suratAda Logo SuratAda format surat yg biasa digunakanAda tanda tanganAda stempel/cap dinas (di luar negeri tidakdikenal)Ada nomor surat keluar

SURAT TERBUKA

YANG DAPAT DIBUKA OLEH UNIT KEARSIPAN BAIK YANG BERSIFAT PENTING MAUPUN BIASASURAT TERTUTUP/ RAHASIAADA TANDA KHUSUS, SEPERTI RHS, RAHASIA, LINGKARAN MERAHMENGGUNAKAN AMPLOP LEBIH DARI SATUDITUJUKAN KEPADA NAMA PEJABAT

Membuat surat, perlu memperhatikan :Kertas surat : ukuran, jenis, warna dan keasaman Tinta : segi keamananBentuk surat mengacu standarPenggunaan Bahasa Informasi merupakan fakta/ kegiatan yang akurat

Media Surat 1. Ukuran dan kualitas kertas permanen : bebas asam dan lignin warna putih, 60 80 gram , ph 7 2. Amplop : Kep.Dirjen Pos Telkom No. 43/Dirjen/1987 tentang Penerapan standard kertas sampul surat, ukuran sampul surat dan bentuk sampul surat

Bentuk Surat DinasFull Block StyleSemi Block style

Manokwari , 5 Mei 2012No surat : 828/02/BKD/VI/2012Lampiran: satu lembarHal : Mutasi Pegawai

Kepada Yth Kepala Dinas Pendidikan Pemerintah Kota Manokwari Di Manokwari

Menunjuk Surat Sdr No:tertanggal/ V/2005 tertanggal 02 Mei 2012tentang Usulan mutasi guru atas nama Robert Sulivan ke KPAD Kab. Manokwari , pada prinsipnya tidak berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, saudar dapat mengirimkan DP-3 2 tahun terakhir. Demikian atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Kepala BKD

Bernadus Frans Kolo, SH., M.Si

Manokwari , 5 Mei 2012No surat : 828/02/BKD/VI/2012Lampiran: satu lembarHal : Mutasi Pegawai

Kepada YthKepala Dinas PendidikanPemerintah Kota Manokwaridi Manokwari

Menunjuk Surat Sdr No:tertanggal/ V/2005 tertanggal 02 Mei 2012tentang Usulan mutasi guru atas nama Robert Sulivan ke KPAD Kab. Manokwari , pada prinsipnya tidak berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, saudar dapat mengirimkan DP-3 2 tahun terakhir.Demikian atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Kepala BKD

Bernadus Frans Kolo, SH., M.Si

Format Surat1. Kepala Surat2.Batang tubuh ( pembuka, isi, penutup)3.Kaki Surat ( nama jabatan,ttd Pejabat,nama lengkap, stempel, tembusan )

Kewenangan Penandatanganan a.n Pejabat yg berhak menandatangani surat melimpahkan kpd pejabat dibawahnya.Pelimpahan dalam bentuk tertulis.Tanggung jawab ada pd pejabat yg melimpahkan.

1. Atas nama (a.n.)Pejabat berwenang melimpahkan kepada bawahannyaNB: perintah tertulis, tanggung jawab tetap pd pejabat yg melimpahkanContoh:a.n. WalikotaSekretaris DaerahKewenangan penandatanganan2. Untuk beliau (u.b.) pejabat yg diberi kuasa melimpahkan ke bawahannya lagi NB: maks 2 tingkat, sesuai dengan tanggung jawabnya, atau pejabat lain yang ditunjuk, tanggung jawab terletak pada pejabat yg telah diberi kuasa.Contoh :a.n. Walikota .... Sekretaris Daerah u.b. Karo Pemerintahan

Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani belum ditetapkan bidang kepegawaian

Plt. Kepala Dinas Pendidikan

Nama Lengkap Nip

Pelaksana Harian (Plh.) Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani, tidak berada di tempat, sehingga perlu ada pejabat yang menggantikan sementara Plh. Kadis Pariwisata

Jacobus Marlin

ATURAN PENOMORAN SURAT Nomor : 828/043/BKD/05/2010

828 = kode klasifikasi 02 = Nomor Surat Keluar BKD = kode unit kerja VI = bulan 2012 = tahun

Penggunaan LogoLogo adalah tanda pengenal/identitas yg berupa simbol atau huruf yg digunakan dlm tata naskah dinasDiletakkan sebelah kiri kop suratKampung menggunakan logo Pemerintah Kabupaten

Penggunaan Cap DinasCap dinas adalah tulisan dan atau lambang tingkat jabatn atau instansi, digunakan sbg tanda pengenal yg sah.Cap dinas ada 2 macam : 1. cap jabatan yg memuat nama jabatan penandatanagn naskah dinas 2. cap instansi yg memuat nama instansi

PENOMORAN SURAT KELUARNomor : 474.1/035/Pem/IV/2011Nomor : 145/036/SekdaNomor : 188/037/Kes/2011Nomor : 474.1/038/kesNomor : 270/039/pemNomor : 005/040/um/IV/2011

Buatlah konsep salah satu naskah dinas berikut :

PengumumanSurat UndanganSurat ijin tidak masuk kerjaMemorandum5.Nota Dinas6.Surat Edaran

*************************