05 Gestión de Alcance

8/18/2019 05 Gestión de Alcance

1/261Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición

5

Capítulo 4: Gestión de la Integración del Proyecto

Capítulo 5: Gestión del Alcance del Proyecto

Capítulo 6: Gestión del Tiempo del Proyecto

Copyright © Todos los Derechos Reservados - Cibertec Perú SAC.

Gestión del Alcance del Proyecto

Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición

Objetivos Generales

Dar a conocer los procesos, herramientas y técnicas de la Gestión delAlcance.

Dar a conocer los principales entregables para de la Gestión del Alcance.

Brindar al participante nociones sobre el uso de las herramientas y métodosde la Gestión del Alcance.


2/262 Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición

Contenido de Agenda

Planificar la Gestión del Alcance

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT

Validar el Alcance

Controlar el Alcance

Áreas deConocimiento

GRUPOS DE PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y CONTROL CIERRE

5. ALCANCE 5.1 Planificar la Gestión delalcance

5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el alcance5.4 Crear el EDT

5.5 Verificar el alcance5.6 Controlar el alcance

Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas deConocimiento5.1 Planificar la Gestión del Alcance



La Gestión del alcance del proyecto trata la definición de todos losprocesos y el trabajo necesario para que el producto del proyecto seaprovisto con todas las características y funciones requeridas en lasespecificaciones iniciales del proyecto.

A diferencia del alcance del proyecto, el alcance del producto se refiere alas características y funciones del producto o servicio.

Por ejemplo, si se desea producir una computadora portátil que pese menosde medio kilo, con 1000 Gb de disco, 40 Gb de memoria y batería conautonomía para un año.

Introducción

El cumplimiento exitoso del alcance del producto es medido contra los requisitos; el alcancedel proyecto es medido contra el plan de dirección del proyecto.

Introducción



5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Plan de Dirección de Proyectos

Acta de inicio delproyecto

Juicio de expertos Plan de Gestión del Alcance

APO Reuniones Plan de Gestión de requisitos

FAE

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Figure5-2, página 107.


Plan de Dirección de

Proyectos El PDP contiene los planes subsidiarios para definir el plan de Gestión del alcance.


Contiene en alto nivel, la descripción del proyecto y del producto a desarrollar.

APO

Incluye:

Políticas y procedimientos.

Información histórica y base de conocimiento de lecciones aprendidas

FAE

Incluye:

Cultura organizacional e Infraestructura.

Administración del personal y Condiciones del mercado.

Entradas




Juicio de expertos Información recibida por especialistas o interesados con mayor

experiencia.

Reuniones Reuniones especializadas para elaborar el Plan de Gestión de Alcance.

Herramientas y Técnicas


Plan de Gestión delAlcance

Describe cómo el alcance será gestionado, a través de los procesos que

la desarrollan.

Incluye:

Proceso para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto.

Proceso que facilita la creación de la EDT, a través del Enunciado delAlcance.

Proceso que define cómo se obtendrá la aceptación formal de losentregables.

Proceso para definir el control de cambios a la línea base del alcance.

Salidas




Plan de Gestión derequisitos

Describe cómo se realizará la identificación y gestión de losrequisitos.

Incluye:

Cómo se realizará la trazabilidad de los requisitos.

Proceso para realizar priorización de los requisitos.

Atributos que se tomarán en cuenta para realizar la trazabilidad de

requisitos.

Salidas

Consiste en definir y documentar las necesidadesde los interesados, a fin de cumplir con los objetivosdel proyecto.

El desarrollo de los requisitos comienza con unanálisis de la información contenida en el acta deconstitución del proyecto y en el registro deinteresados.

5.2 Recopilar Requisitos



Cliente

Expectativas

El equipo de gestión del proyectotraduce las expectativas dentro derequerimientos.

Requerimientos


Acta deconstitución delproyecto

El acta de constitución del proyecto se usa para proporcionar losrequisitos de alto nivel del proyecto, así como una descripción de altonivel del producto del proyecto, de modo que puedan establecerse losrequisitos detallados del producto.

Registro deInteresados

El registro de interesados se usa para identificar a los interesados quepueden proporcionar información acerca de los requisitos detalladosdel proyecto y del producto.


Entradas



Entrevistas

Se obtiene información de los interesados a través de un diálogodirecto.

Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas, yregistrando las respuestas.

Puede ayudar a identificar y definir las características, así como,funciones de los entregables esperados del proyecto.

Grupos deOpinión (Focales)

Reúne a los interesados y a los SME para conocer sus expectativascon respecto al producto o resultado propuesto.

Un moderador guía al grupo, a través de una discusión interactivadiseñada para ser más conversacional que una entrevista individual.



Sesiones en donde se reúne a los interesados interfuncionales clave, paradefinir los requisitos del producto.

Técnica primordial para definir rápidamente los requisitos de funcionalidadcompartida y conciliar las diferencias entre los interesados.

Puede desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y mejorar lascomunicaciones entre los interesados.

Dependiendo de la industria se denominan:

Software: sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones(JAD).

Manufactura: despliegue de funciones de calidad (QFD).

Cliente: opinión del Cliente (VOC).

Talleres Facilitados





Técnicas Grupales de Creatividad

Tormenta de ideas

Técnicas de grupo nominal

Técnica Delphi

Mapa conceptual/mental Diagrama de afinidad



Técnicas Grupales de Toma de Decisiones

Utilizadas para generar clasificar y dar prioridades a los requisitosdel producto.

Los métodos para llegar a una decisión incluyen:

Unanimidad. Mayoría. Pluralidad. Dictadura.





Cuestionarios y EncuestasLos cuestionarios y las encuestas son un listado depreguntas escritas y diseñadas para acumularinformación, la cual normalmente proviene de unamplio número de encuestados.

ObservacionesProporcionan una manera directa de ver a las

personas en su ambiente, y el modo en que realizan sustrabajos o tareas y ejecutan los procesos. Prototipos

Son un método para obtener una retroalimentaciónrápida respecto de los requisitos.



Estudios Comparativos

Comparan las prácticas reales (procesos yoperaciones) con las de otras organizacionescomparables, esto para poder identificar las mejoresprácticas, obtener ideas de mejora y proporcionar unpunto de referencia para medir el desempeño.

Las organizaciones contra las que se hace lacomparación pueden ser internas o externas.





Diagramas de ContextoDiagrama que muestra visualmente el alcance delproducto al mostrar un sistema de negocio y susinteracciones con personas (actores) y otros sistemas.



Análisis de Documentos

Revisa la documentación existente e identifica lainformación relevante para los requisitos.Ejemplo: planes de negocio, documentación de SW,documentación de procesos de negocio, etc.

Documentación deRequisitos

Describe el modo en que los requisitos individuales cumplen con las necesidades

comerciales del proyecto. Requisitos funcionales Requisitos no funcionales Requisitos de calidad

Salidas




Tabla que vincula los requisitos con su origen y los monitorea, alo largo del ciclo de vida del proyecto.

Requisitos vs. Objetivos del Proyecto y de la Empresa. Requisitos vs. Entregables. Requisitos vs. Diseño del Producto.

Requisitos vs. Desarrollo del Producto.

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

Salidas


5.3 Definir el Alcance

Plan de Gestión del Alcance Juicio de expertos Enunciado del alcance delproyecto.


Talleres facilitados Actualización documentos del

proyecto.

Documentación de requisitos Identificación de alternativas

APO Análisis de producto


Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Gráfico 5-7 Página 120



Consiste en desarrollar una descripcióndetallada del proyecto y del producto.

La preparación de un enunciado detallado delalcance del proyecto es fundamental para suéxito y se elabora a partir de los entregables

principales, los supuestos y las restricciones quese documentan durante el inicio del proyecto.


Acta de constitución delproyecto Descrito en la sección 4.1

Documentación deRequisitos

Descrito en la sección 5.2

Plan de Gestión delAlcance

Descrito en la sección 5.1


Entradas



Juicio de Expertos Juicio o experiencia en cualquier detalle técnico o de gestión

Desglose del producto Análisis de requisitos Análisis del sistema

Identificación dealternativas

Tormenta de ideas Pensamiento lateral Comparación entre pares Talleres Facilitados



Declaración del alcance delproyecto

Supuestos del proyecto.

Entregables del proyecto.

Restricciones del proyecto.

Exclusiones del proyecto.

Proyecto

Descripción del alcance del

producto.

Criterios de aceptación del

producto.

Producto


Salidas



5.4 Crear la EDT

Plan de Gestión del Alcance

Documentación de requisitos Juicio de expertos

Línea base del alcance

Enunciado del alcance delproyecto

Descomposición Actualización de documentos del

proyecto

APO FAE



¿Cómo comerse un Elefante?

5.4 Crear la EDT



Introducción

5.3. Crear la EDT

5.4 Crear la EDT

El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) o WBS (Work BreakdownStructure), consiste en dividir al proyecto en componentes menores para facilitar la

planificación del proyecto.

5.4 Crear la EDT

http://www.youtube.com/watch?v=4u1t1hDSn4E&feature=relatedhttp://www.youtube.com/watch?v=4u1t1hDSn4E&feature=related



Introducción

5.3. Crear la EDT

EDT

La EDT es el “corazón” de la planificación de un proyecto.

A cada componente de la EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se

les asigna un código de cuentas.

Es una representación de la estructura jerárquica del proyecto.

Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en el proyecto. “Lo que no está en la EDT no

se hace”.

Es la base sobre la cual el proyecto es construido.

No muestra secuencia ni dependencias.

Puede ser usado para otros proyectos.

5.4 Crear la EDT

5.4 Crear la EDT

EDT/WBS para fases mayores o unidades de

trabajo

Este ejemplo muestra las fases mayoresrequeridas pero no necesariamente en la

secuencia de tiempo correcta.

Simplemente determina cuales son los

paquetes de trabajo más importantes y

desglosa con mayor detalle cada uno de

ellos.



5.4 Crear la EDT

EDT/WBS por línea de tiempo

En este ejemplo, el EDT se basa en el

orden en que el trabajo debe de ser

desarrollado. Puede ser más fácil

pensar de esta forma cuando se tiene

alguna experiencia respecto a como

disponer la línea de tiempo

5.4 Crear la EDT

EDT/WBS por entregables

Primero hay que determinar todos losentregables que serán producidos por

el proyecto, después descomponerlos

en los paquetes de trabajo

necesarios.

No implica secuenciar las actividades.

Muchas de ellas pueden terminar

ejecutándose en paralelo



Declaración del alcance delproyecto

5.4 Crear la EDT

Entradas

Descomposición

Implica:

Identificar y analizar los entregables, y el trabajo relacionado.

Estructurar y organizar la EDT.

Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior.

Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT. Estos códigos son

denominados cuentas de control.

Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario y suficiente.

5.4 Crear la EDT

Herramientas



Diccionario de la EDTLa información que debería incluir es:

El identificador del código de cuentas.

La descripción del trabajo.

La organización responsable.

Una lista de hitos del cronograma.

Las actividades asociadas del cronograma.

Los recursos necesarios.

Los estimados de costo.

Los requisitos de calidad.

Los criterios de aceptación.

5.4 Crear la EDT

Salidas

5.3 Crear la EDT

5.4 Crear la EDT

Salidas



Salidas

Línea Base del Alcance

EDT Diccionario de la EDT Declaración del alcance del Proyecto

Actualizaciones a los documentos del

ProyectoLos documentos del proyecto que puedenser actualizados incluyen, entre otros, ladocumentación de los requisitos.

5.4 Crear la EDT

Salidas

5.5 Validar el Alcance

Plan de Dirección de Proyectos Información sobre el desempeñodel trabajo

Documentación de requisitos Inspección Entregables aceptados

Matriz de Trazabilidad derequisitos

Entregables validados Técnicas grupales de toma de

decisionesActualizaciones a las Solicitudesde cambio

Datos sobre el desempeño deltrabajo

Actualización de documentos delproyecto





Introducción

La Verificación del alcance consiste en formalizar laaceptación de los entregables del proyecto que se hancompletado.

Verificar el alcance incluye revisar los entregables con elcliente o el patrocinador para asegurarse de que se hancompletado satisfactoriamente y para obtener de ellos, suaceptación formal


Plan de dirección delproyecto

Matriz de Rastreabilidad deRequisitos

Enunciado del alcance del proyecto La EDT El diccionario de la EDT

Entregables Validados

Entradas




Inspección

La inspección incluye las actividades de medir, examinar yverificar para determinar si el trabajo y los entregablescumplen con los requisitos, así como, los criterios de

aceptación del producto.

Herramientas


EntregablesAceptados Producto, servicio o resultado producido para prestar un servicio único yverificable.

Solicitudes decambio

Pueden abarcar: reparación de defectos.

Actualizaciones a los documentos del proyecto.

Salida




5.6 Controlar el Alcance

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Gráfico 5-16 Page 136

Plan de Dirección de Proyectos Información sobre el desempeño

del trabajo

Documentación de requisitos Solicitudes de cambio

Matriz de Trazabilidad derequisitos

Análisis de Variación Plan de Dirección de Proyectos

(actualización)

Datos sobre el desempeño deltrabajo

Documentos del proyecto(actualización)

APO APO (actualización)


El control del alcance del proyecto

asegura que todos los cambiossolicitados, o las acciones preventivas ocorrectivas recomendadas, se procesen através del proceso Realizar el ControlIntegrado de Cambios.


Scope Creep = Corrupción de Alcance: adición de funciones y funcionalidad (Alcancedel Proyecto) sin considerar los efectos sobre el tiempo, los costos y los recursos, o sin la

aprobación del cliente.

http://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyecto



Plan de dirección delproyecto

Línea base del alcance. Plan de la gestión del alcance del proyecto. Plan de gestión de cambios. Plan de gestión de la configuración. Plan de gestión de requisitos.

Información sobre eldesempeño del trabajo

Se refiere a la información sobre el avance del proyecto, tal como losentregables que han sido iniciados, su avance y los entregables que han sidoterminados.


Entradas

Análisis de Variación

Las mediciones del desempeño del proyecto se utilizan para evaluarla magnitud de la variación, respecto de la línea base original delalcance.

Línea base del alcance




26/26

Actualizaciones al plan de dirección delproyecto

Actualizaciones a los documentos delproyecto

Mediciones del desempeño del trabajo

Las mediciones pueden incluir el desempeño técnico planificado con respecto al real uotras mediciones del desempeño del alcance. Esta información se documenta y secomunica a los interesados.


Salidas

Documents

05 Gestión de Alcance