07 Prosedur KUM

7/21/2019 07 Prosedur KUM

http://slidepdf.com/reader/full/07-prosedur-kum 1/15

SISTEM MANAJEMEN MUTU

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T

D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )

DJSDA –PKUM-007/REV.01



No. Dokumen DJSDA-PKUM- 007 / Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMENHalaman i / iv

Paraf

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT


LEMBAR PENGESAHAN

JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA

DIPERIKSA OLEHSES.DITJEN. SUMBER DAYA AIRWAKIL MANAJEMEN

DISAHKAN OLEHDIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIRPIMPINAN PUNCAK

STATUS DOKUMEN

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL

TERKENDALI




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMENHalaman ii / iv

Paraf




DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

NOMOR UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

018

019

020

021

022

023

024

025

026

027

028

029

030

031

032

033

034

035

036

037

038

039

040




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMENHalaman iii / iv

Paraf




SEJARAH DOKUMEN

No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

1

2

25-12-02

25-10-12

Revisi 0 :

Terbit perdana sebagai Prosedur Kaji Ulang

Manajemen (DJSDA-PKUM-001)

Revisi ke 1 :

Menjadi Prosedur Kaji Ulang Manajemen (DJSDA-

PKUM-007/Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian

dengan standar dan peraturan perundangan yang

menjadi acuan normatif yaitu :

o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008

o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum

o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang Organi-

sasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMENHalaman iv / iv

Paraf




DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... … … … … … … … … … … … … … … … … …. i

Daftar Distribusi Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … ii

Sejarah Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … iii

Daftar Isi … … … … … … … … … … … … … … … … … … iv

1. RUANG LINGKUP … … … … ……… … … … … … … … … … … …… 1

2. TUJUAN DAN SASARAN ……...… … … … … … … … … … … … … … .….. 1

3. DEFINISI … … … … … … … … … … … … ………………….... 1

4. ACUAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 2

5. KETENTUAN UMUM … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 2

6. PROSEDUR … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 3

7. TANGGUNG JAWAB … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 4

8. KONDISI KHUSUS … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 5

9. REKAMAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 5

10. LAMPIRAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 5



No. Dokumen DJSDA- PKUM- 007 / Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN Halaman 1 / 5

Paraf




PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

1. RUANG LINGKUP

Prosedur Kaji Ulang Manajemen ini berlaku untuk melaksanakan kegiatan rapat Kaji

Ulang Manajemen dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, baik di tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS

serta pada SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota

2. TUJUAN DAN SASARAN

Prosedur Kaji Ulang Manajemen ini bertujuan untuk memberikan panduan dalam

pelaksanaan kegiatan rapat Kaji Ulang Manajemen, dengan sasaran sebagai berikut

:

a. Memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas serta diimplemen-tasikannya

Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air secara benar,

konsisten dan berkelanjutan.

b. Kaji Ulang Manajemen ini mencakup penilaian terhadap peluang untuk peningkatan

dan kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air, termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

3. DEFINISI

3.1. Kaji Ulang Manajemen : adalah kegiatan evaluasi berkala yang sistematis

tentang kesesuaian, kecukupan, efektifitas dan

efisiensi dari Sistem Manajemen Mutu DirektoratJenderal Sumber Daya Air, termasuk Kebijakan

Mutu dan Sasaran Mutu.

3.2 Wakil Manajemen : adalah merupakan pejabat yang ditetapkan oleh

Pimpinan Puncak suatu organisasi / unit kerja yang

bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen

Mutu, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3.3. Pengelola Sistem Manajemen Mutu : bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan

pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu

pada masing-masing unit kerja di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, baik di

tingkat Pusat maupun pada BBWS/BWS serta

pada SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota

4. ACUAN

4.1. ISO 9001 : 2008 butir 5.3 tentang Tinjauan Manajemen

4.2. SNI 19-9001 : 2002 butir 5.3 tentang Tinjauan Manajemen

4.3. Permen PU. No. 04/PRT/M/2009, butir 5.4 tentang Kaji Ulang Manajemen

4.4. Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

5. KETENTUAN UMUM

5.1. Kaji Ulang Manajemen dilakukan secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali

dalam 6 (enam) bulan untuk tingkat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air,

BBWS/BWS serta SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota.

5.2 Kaji Ulang Manajemen dapat diselenggarakan bersamaan dengan rapat koordinasi

lainnya.

5.3. Masukan (input) untuk Kaji Ulang Manajemen paling tidak mencakup :

a. Laporan Tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya

b. Laporan Audit Mutu Internal

c. Masukan / umpan balik pelanggan

d. Laporan Kinerja proses pencapaian hasil pekerjaan

e. Status Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan

f. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu

g. Saran-saran untuk peningkatan Sistem Manajemen Mutu




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5.4. Keluaran (output) paling tidak mencakup setiap keputusan dan tindakan yang

berkaitan dengan :

a. Peningkatan pada efektifitas Sistem Manajemen Mutu

b. Peningkatan pada hasil pekerjaan berkaitan dengan persyaratan dari

pelanggan

c. Analisis sumber daya yang dibutuhkan untuk perbaikan dan peningkatan Sistem

Manajemen Mutu

5.5. Peserta Kaji Ulang Manajemen adalah pejabat-pejabat yang terkait dengan

permasalahan Kaji Ulang Manajemen

5.6. Setiap pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen wajib dibuat risalah(rekaman) , dimana

risalah (rekaman) sebagai bukti kerja pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen tersebut

wajib dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Permen PU No.

04/PRT/M/2009, butir 4.4. tentang Pengendalian Rekaman.

6. PROSEDUR

6.1 Bagan Alir kegiatan Kaji Ulang Manajemen seperti pada Lampiran - 1.

6.2 Wakil Manajemen mengusulkan tanggal dan waktu penyelenggaraan rapat Kaji

Ulang Manajemen kepada Atasan Langsung

6.3 Atasan Langsung memberikan persetujuan dan menetapkan tanggal dan waktu

penyelenggaraan rapat Kaji Ulang Manajemen

6.4 Pengelola Sistem Manajemen Mutu mempersiapkan penyelenggaraan rapat Kaji

Ulang Manajemen, khususnya mengenai peserta, materi, tempat dan fasilitas

pendukung.

6.5 Wakil Manajemen menyusun risalah rapat Kaji Ulang Manajemen

6.6 Pengelola Sistem Manajemen Mutu mengelola dan memelihara rekaman (bukti

kerja) hasil kegiatan rapat Kaji Ulang Manajemen sebagaimana diatur dalam

Permen PU No. 04/PRT/M/2009, butir 4.4. tentang Pengendalian Rekaman.




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




7. TANGGUNG JAWAB

7.1. Atasan Langsung

a. Menyetujui dan kemudian menetapkan Jadwal, agenda, materi dan peserta serta

tanggal / waktu penyelenggaraan rapat Kaji Ulang Manajemen seperti yang

diusulkan oleh Wakil Manajemen

b. Menandatangani Surat Undangan rapat Kaji Ulang Manajemen

c. Memimpin rapat Kaji Ulang Manajemen

d. Menetapkan aksi tindak lanjut dari hasil rapat Kaji Ulang Manajemen tersebut

7.2. Wakil Manajemen

a. Mengusulkan kepada Atasan Langsung tentang jadwal, agenda, materi dan

peserta serta tanggal / waktu penyelenggaraan rapat Kaji Ulang Manajemen

b. Bertanggungjawab atas terselenggaranya rapat Kaji Ulang Manajemen

c. Menyusun risalah rapat Kaji Ulang Manajemen

d. Melakukan monitoring progres pelaksanaan tindak lanjut hasil rapat Kaji Ulang

Manajemen

7.3. Pengelola Sistem Manajemen Mutu

a. Menyiapkan penyelenggaraan rapat Kaji Ulang Manajemen yang antara lain :

o Menyiapkan Undangan rapat Kaji Ulang Manajemen dan menyampaikan

kepada para peserta tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditetapkan

o Menyiapkan tempat penyelenggaraan rapat Kaji Ulang Manajemen beserta

fasilitas pendukung yang diperlukan

o Menyiapkan Daftar Hadir peserta rapat Kaji Ulang Manajemen

o Menyiapkan bahan / materi rapat Kaji Ulang Manajemen

o Menjamin bahwa semua peserta memperoleh informasi paling lambat 2 (dua)

hari sebelum pelaksanaan rapat Kaji Ulang Manajemen

o Membuat catatan risalah rapat Kaji Ulang Manajemen

o Menjamin terbitnya risalah rapat Kaji Ulang Manajemen paling lambat 2 (dua)

hari setelah usai rapat dan mendistribusikannya kepada pihak terkait

o Mengelola dan memelihara rekaman (bukti kerja) hasil kegiatan rapat Kaji

Ulang Manajemen sebagaimana diatur dalam Permen PU No. 04/PRT/M/2009,

buti 4.4. tentang Pengendalian Rekaman




Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Menjamin bahwa perintah aksi tindak lanjut dari rapat Kaji Ulang Manajemen

segera disampaikan kepada yang bersangkutan.

8. KONDISI KHUSUS

Rapat Kaji Ulang Manajemen dapat diselenggarakan secara khusus karena hal-hal

sebagai berikut :

o Persoalan mutu pekerjaan yang dinilai harus segera ditanggapi oleh Pimpinan

o Terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai yang dianggap kritis

o Temuan yang mencolok atas ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu oleh pihak

internal

9. REKAMAN

9.1. Undangan rapat Kaji Ulang Manajemen

9.2. Daftar hadir peserta rapat Kaji Ulang Manajemen

9.3. Risalah rapat Kaji Ulang Manajemen

10. LAMPIRAN

10.1. Lampiran 1 Bagan Alir Prosedur Kaji Ulang Manajemen

10.2. Lampiran 2 Contoh Surat Undangan rapat Kaji Ulang Manajemen

10.3. Lampiran 3 Contoh Daftar Hadir peserta rapat Kaji Ulang Manajemen

10.4. Lampiran 4 Contoh Daftar Materi / bahan rapat Kaji Ulang Manajemen

10.5. Lampiran 5 Contoh Format risalah rapat Kaji Ulang Manajemen



PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN Lampiran - 1

DJSDA-PKUM-007/ Rev.01 Halaman 1 / 1

BAGAN ALIR PROSEDUR

KAJI ULANG MANAJEMEN

No Uraian Atasan langsung Wakil ManajemenPengelola Sistem

Manajemen Mutu

1 Penyiapan usulan tanggal, w aktu pe-

nyelenggaraan rapat Kaji Ulang Mana-

jemen

2 Pengajuan usulan penyelenggaraan ra-

pat Kaji Ulang Manajemen

3 Penetapan tanggal, waktu penyeleng-

garaan rapat Kaji Ulang Manajemen

4 Penyiapan penyelenggaraan rapat Kaji

Ulang Manajemen, yg meliputi :

• Menyiapkan Undangan ra pat KUM

• Menyiapkan tempat penyelenggaraan

termasuk fasilitas pendukungnya

• Menyiapkan Daftar Hadir peserta

• Menyiapkan materi / bahan rapat KUM

5 Pelaksanaan penyelenggaraan rapat

Kaji Ulang Manajemen

6 Penetapan aksi tindak lanjut rapat Kaji

Ulang Manajemen

7 Penyusunan risalah rapat Kaji Ulang

Manajemen

8 Pendistribusian risalah rapat Kaji

Ulang Manajemen

9 Pengelolaan / pemeliharaan risalah /

rekaman rapat Kaji Ulang Manajemen

Mulai

Menyiapkan usulantanggal, waktu peny e-

lenggaraan rapat Kaji

Ulang Manajemen

Mengajukan usulantanggal, waktu

peny elenggaraan rapat


Menetapkan tanggal,waktu peny elenggaraan

rapat Kaji Ulang

Manajemen

Disetujui ?

Tidak

Ya

Mempersiapkanpeny elenggaraan rapat


Pelaksanaanpeny elenggaraan rapat


Menyusun risalahrapat Kaji Ulang

Manajemen

Memimpinrapat Kaji Ulang

Manajemen

Menetapkanaksi tindak lanjutrapat Kaji Ulang

Manajemen

Mendistribusikanrisalah rapat Kaji Ulang

Manajemen

Mengelola / memelihararisalah / rekaman rapatKaji Ulang Manajemen

sesuai denganprosedur Pengendalian

Rekaman

Selesai





MEMO DINAS

Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air, dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara dalam rapat Kaji Ulang

Manajemen yang akan diselenggarakan pada :

Hari / Tanggal : ….. ….. ….. …..

Tempat : ….. ….. ….. …..

Agenda Rapat : (seperti terlampir)

Mengingat pentingnya acara rapat tersebut, diharapkan Saudara hadir tepat waktu.

Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Kepada Yth : (Daftar Undangan terlampir)

Dari : Pengelola Sistem Manajemen Mutu

Perihal : Undangan Rapat Kaji Ulang Manajemen

Tanggal : ….. ….. ….. ….. ….. …..

Pengelola Sistem Manajemen Mutu

Wakil Manajemen

( ………………………. )

Tembusan Kepada Yth :

1. …………………….. 2. …………………….. 3. …………………….. 4. Pertinggal





DAFTAR HADIR

No. N a m a J a b a t a n Tanda tangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

dst

Hari / Tanggal : ….. ….. ….. ….. …..

Waktu : ….. ….. ….. ….. …..

Tempat : ….. ….. ….. ….. …..

Agenda : Rapat Kaji Ulang Manajemen


Petugas Rekaman

( ….. ….. ….. ….. ….. )





DAFTAR MATERI RAPAT KAJI ULANG MANAJEMEN

1. Laporan progres tindak lanjut hasil rapat Kaji Ulang Manajemen yang lalu.

o ..... ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

2. Laporan pelaksanaan dan hasil Audit Internal

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

3. Masukan / Umpan balik (feedback) pelanggan

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

4. Laporan Kinerja proses pencapaian hasil pekerjaan

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

5. Status Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

7. Saran-saran untuk peningkatan Sistem Manajemen Mutu

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

o ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

Hari / Tanggal : ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

Waktu : ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

Tempat : ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..


Wakil Manajemen

( ….. ….. ….. ….. ….. )





RISALAH RAPAT KAJI ULANG MANAJEMEN

No Permasalahan Tindak Lanjut Penanggung jawab

Target WaktuPenyelesaian

Keterangan

Mulai Selesai

1

2

3

4

5

6

dst

Hari / Tanggal : ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

Waktu : ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..

Tempat : ….. ….. ….. ….. …..….. ….. ….. ….. …..


Wakil Manajemen

( ….. ….. ….. ….. ….. )

Documents

07 Prosedur KUM