PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 1/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

PROFIL PINDAAN

Edisi Pindaan No. BPD Ringkasan Pindaan

Dokumen

Disediakan Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuatkuasa

2 0 - Dokumen Baru PP(P) TPK (HCM) 07.12.2012

2 A 05/2013

Pindaan pada 1.0, 2.1.2,

Tambahan 3.12, 5.0, 6.0, 7.0,

Carta Alir

PP(P) TPK (HCM) 28.02.2013

Dokumen lengkap boleh didapati di dalam Borang Pindaan Dokumen mengikut nombor berkaitan dan tersimpan di Pusat Kawalan Dokumen Pengurusan Kualiti,

Pejabat Pendaftar.

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 2/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

1.0 TUJUAN

Tujuan prosedur ini disediakan adalah untuk menerangkan langkah-langkah untuk menguruskan Urusan Perkhidmatan Personel Staf Pejabat Pendaftar, Bahagian-bahagian di bawah tanggungjawab Pejabat Pendaftar dan Universiti Teknologi Malaysia (mana yang berkenaan).

2.0 SKOP

2.1 Bagi semua kategori jawatan iaitu:- 2.1.1 Staf Akademik 2.1.2 Kumpulan Pengurusan dan Profesional 2.1.3 Kumpulan Sokongan I 2.1.4 Kumpulan Sokongan II

2.2 Meliputi semua urusan personel bermula dari staf melapor diri sehingga tamat perkhidmatan (letak jawatan, bersara atau ditamatkan).

3.0 SUMBER RUJUKAN

3.1 Skim Perkhidmatan

3.2 Pekeliling Perkhidmatan

3.3 Perintah Am

3.4 Pekeliling Pentadbiran (Universiti Teknologi Malaysia)

3.5 Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan

3.6 Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan tempatan 1980 (Akta

239)

3.7 Akta Badan-badan Berkanun 605 Surcaj 2000

3.8 Peraturan 14 PU(A) 134/90

3.9 Polisi dan Prosedur Naik Pangkat Staf Akademik

3.10 Waran Perjawatan daripada Perbendaharaan

3.11 Maklumat Perangkaan Perjawatan Staf Universiti

3.12 P.U.(A)1.2012

^A^

^A^

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 3/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

4.0 DEFINISI

4.1 Staf Akademik Tenaga pengajar Universiti yang meliputi jawatan Profesfor (Gred Khas VK5/VK6/VK7), Profesor Madya (Gred DS53/54), Pensyarah Kanan (Gred DS51/52), Pensyarah (Gred DS45) dan Guru (Gred DG41).

4.2 Kumpulan Pengurusan & Profesional

Staf pentadbiran yang mempunyai kelayakan minimum Ijazah Sarjana Muda.

4.3 Kumpulan Sokongan I

Staf pentadbiran sokongan yang mempunyai kelayakan minimum di peringkat Sijil Pelajaran Malaysia.

4.4 Kumpulan Sokongan II

Staf pentadbiran sokongan yang mempunyai kelayakan minimum di peringkat Penilaian Menengah Rendah dan tamat persekolahan Darjah Enam.

4.5 Anggota Berpencen Seorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai pekerja berpencen di bawah Seksyen 6 Akta 239 atau disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di bawah Seksyen 7 Akta 239.

4.6 Pesara Anggota yang telah bersara atau dibersarakan di bawah undang-undang pencen.

4.7 Akta 239 Akta pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan tempatan 1980.

4.8 Gemulah Seseorang staf yang meninggal dunia dalam perkhidmatan

4.9 Cuti Rehat Cuti bergaji penuh yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan dalam sesuatu tahun, dari bulan Januari hingga bulan Disember.

4.10 Waran Perjawatan Surat kelulusan peruntukan jawatan tetap daripada pihak Perbendaharaan.

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 4/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

4.11 Maklumat Perangkaan Perjawatan Staf Universiti

Taburan dan pengisian jawatan tetap/kontrak di fakulti/bahagian yang dikemaskini setiap bulan oleh Pengurusan Modal Insan Pejabat Pendaftar.

4.12 Skim Perkhidmatan Terma dan syarat-syarat lantikan bagi sesuatu jawatan.

4.13 Perintah Am & Arahan Pentadbiran Peraturan yang diterima pakai oleh jabatan Kerajaan dari masa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan.

4.14 Pekeliling Perkhidmatan Pekeliling yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari masa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan.

4.15 Surat Pekeliling Perkhidmatan Surat pemakluman mengenai maklumat tambahan atau pindaan yang dibuat pada Pekeliling Perkhidmatan dari masa ke semasa.

4.16 Jawatankuasa Pemilih Jawatankuasa yang dilantik oleh Pihak Berkuasa Melantik untuk menjalankan tanggungjawab menguruskan urusan pengambilan dan personel staf dalam perkhidmatan Universiti.

5.0 SINGKATAN

5.1 UTM - Universiti Teknologi Malaysia

5.2 HCM - Human Capital Management

5.3 TPK - Timbalan Pendaftar Kanan

5.4 TP(P) - Timbalan Pendaftar (Perkhidmatan)

5.4 PP(P) - Penolong Pendaftar (Perkhidmatan)

5.5 PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

5.6 LPPT - Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

5.7 ROC - Penyata Perubahan Pendapatan

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 5/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

5.8 BKRP - Buku Kenyataan Rekod Perkhidmatan

5.9 JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam

5.10 KWSP - Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

5.11 LHDN - Lembaga Hasil Dalam Negeri

5.12 GCR - Wang Tunai Gantian Faedah Cuti Rehat

5.13 P.P - Pekeliling Perkhidmatan

5.14 UTMHR - UTM Human Resource

5.15 BPO - Bahagian Pengurusan Organisasi

5.16 SPRM - Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

5.17 BRC - Buku Rekod Cuti

5.18 JPS - Jawatankuasa Pemilih Sokongan

5.19 JPK - Jawatankuasa Pemilih Kursi

5.20 JPPP - Jawatankuasa Pemilih Pengurusan dan Profesional

5.21 JPG - Jawatankuasa Pemilih Guru Selain Kursi

5.22 BITK - Bayaran Insentif Tugas Kewangan

5.23 JPSM - Jawatankuasa Pembangunan Sumber Manusia

5.24 CV - Curriculum Vitae

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 6/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

6.0 KETERANGAN PROSEDUR

Pegawai Bertanggungjawab

Tindakan

PP(P), PT(P/O) 6.1 Urusan Perkhidmatan Personel bagi staf baru melapor diri

6.1.1 Merekodkan Maklumat Dalam UTMHR, BKRP dan fail peribadi

6.1.2 Pengurusan Cuti Staf (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.01 hingga 09.06)

6.1.3 Pembayaran Imbuhan Tahunan / Bayaran Khas Prestasi (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.07)

6.1.4 Urusan Penilaian Prestasi (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.08)

6.1.5 Urusan Pergerakan Gaji (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.09)

6.1.6 Urusan Pengendalian Peperiksaan Perkhidmatan Staf (Anjuran UTM) (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.10)

6.1.7 Pertukaran/Perpindahan Staf Dalam UTM (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.12)

6.1.8 Peletakan Jawatan/ Pelepasan Dengan Izin (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.20)

6.1.9 Tambang Percuma dan Mengunjungi Wilayah Asal (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.13)

6.1.10 Pengesahan Jawatan/ Dilanjutkan Tempoh Percubaan /Ditamatkan Perkhidmatan (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.17)

6.1.11 Pemberian Taraf Berpencen (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.18)

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 7/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

Pegawai Bertanggungjawab

Tindakan

6.1.12 Peperiksaan Anjuran Luar Untuk Staf UTM (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.11)

6.1.13 Pemangkuan /Penanggungan Kerja (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.19)

6.1.14 Permohonan Pinjaman/ Pembiayaan Perumahan (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.21)

6.1.15 Pinjaman Staf Ke Agensi Luar UTM (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.22)

Nota: Pengulangan proses kerja 6.1 (dari 6.1.1 hingga 6.1.9) akan berlaku dari masa ke semasa.

PP(P), PT(P/O) 6.2 Urusan Perkhidmatan Personel Selepas Kenaikan Pangkat

6.2.1 Urusan Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negeri Bagi Pegawai Jawatan Utama A dan Ke Atas, Gred Khas A Serta Yang Setaraf (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.26)

6.2.2 Urusan Persaraan (Wajib/ Terbitan /Pilihan) (Arahan Kerja PP/HCM/PPP/09.14 hingga 09.16)

Nota:

Pengulangan proses kerja 6.1 (dari 6.1.1 hingga 6.1.9) dan 6.2 (dari 6.2.1 dan 6.2.2) akan berlaku dari masa ke semasa.

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 8/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

CARTA ALIR

Standard Carta Alir Tanggungjawab

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

Mula Masukkan maklumat UTMHR dalam

BKRP dan fail peribadi

Cuti

Imbuhan Tahunan/Bayaran Khas Prestasi

Penilaian Prestasi

Pergerakan Gaji

Peperiksaan Perkhidmatan (Dalam)

Pertukaran/perpindahan

Peletakan jawatan/ Pelepasan Dengan Izin

Tambang percuma wilayah asal

6.1.1

6.1.2

6.1.3

6.1.4

6.1.5

6.1.7

6.1.8

A

6.1.6

6.1.9

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 9/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

Standard Carta Alir Tanggungjawab

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

PP(P), PT(P/O)

Pengesahan Jawatan/Dilanjutkan Tempoh Percubaan/Ditamatkan

Perkhidmatan Taraf berpencen

Peperiksaan Luar

Pemangkuan/Penanggungan Kerja

Pinjaman Perumahan

Pinjaman Ke Agensi Luar

Tambang Percuma Gred Khas A

Urusan Persaraan

Selesai

A

6.1.10

6.1.11

6.1.12

6.1.13

6.1.14

6.2.1

6.1.15

6.2.2

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 10/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

7.0 REKOD

7.1 Borang Permohonan Cuti Rehat

7.2 BRC

7.3 Surat Permohonan CTG

7.4 Surat Kelulusan CTG

7.5 Borang C

7.6 BKRP

7.7 MC

7.8 ROC

7.9 Borang Kredit Gaji

7.10 Surat Akujanji

7.11 Akuan Sumpah

7.12 Borang Maklumat Diri Staf Baru dan Tanggungan

7.13 Salinan LPPT

7.14 Fail Sulit

7.15 Fail Peribadi

7.16 Borang Perakuan Lanjutan Tempoh Percubaan Ketua Jabatan

7.17 Laporan Perakuan JPSM

7.18 Laporan Perakuan JPSM Fakulti/Bahagian

7.19 Borang Permohonan Menduduki Peperiksaan

7.20 Jadual Peperiksaan

7.21 Surat Permohonan Menduduki Peperiksaan

7.22 Laporan Peperiksaan

7.23 Soalan Peperiksaan

7.24 Keputusan Peperiksaan

7.25 Inbois Pembayaran Tuntutan (Ahli Panel/Penggubal/Pengawas)

7.26 Sukatan Peperiksaan

7.27 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Perkhidmatan Staf

^A^

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 11/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

7.28 Kenyataan Kehadiran

7.29 Borang Pengisian Markah

7.30 Surat Permohonan Staf Untuk Mendapatan Tambang Percuma Mengunjungi Wilayah Asal

7.31 Surat Kelulusan Untuk Mendapatkan Tambang Percuma Mengunjungi Wilayah Asal

7.32 Butir-butir Perjalanan Mengunjungi Wilayah Asal

7.33 Jadual Perakuan Pengesahan Jawatan

7.34 Borang Perakuan Ketua Jabatan Untuk Pengesahan Jawatan

7.35 Surat Panggilan Panel Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih

7.36 Surat Keputusan Pihak Pengurusan Universiti Untuk Pengesahan Jawatan

7.37 Borang Opsyen Skim Pencen/KWSP

7.38 Jadual Perakuan Yang Telah Disediakan Untuk Lanjutan Tempoh Percubaan

7.39 Borang Perakuan Untuk Pelanjutan Tempoh Percubaan

7.40 Surat keputusan Pihak Pengurusan Untuk Pelanjutan Tempoh Percubaan

7.41 Jadual Perakuan Untuk Penamatan Perkhidmatan Kerana Tidak Disahkan Dalam Jawatan

7.42 Borang Perakuan Ketua Jabatan Untuk Penamatan Perkhidmatan Kerana Tidak Disahkan Dalam Jawatan

7.43 Borang lampiran A dan F

7.44 Senarai Nama Mengikut Markah Tertinggi LPPT Bagi Tiga Tahun Sebelumnya

7.45 Salinan Borang LPPT Calon-calon Yang Diperakukan

7.46 Perangkaan Staf

7.47 Surat Memohon Penyemakan Perangkaan Staf

7.48 Surat Permohonan Pengemaskinian Perangkaan Staf Dari Fakulti/Bahagian

7.49 Borang Permohonan dan CV calon yang berjaya kenaikan pangkat

7.50 Surat Kenaikan Pangkat

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 12/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

7.51 Jadual Perakuan Calon Kenaikan Pangkat

7.52 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kenaikan Pangkat

7.53 Minit Mesyuarat Kenaikan Pangkat Panel Fakulti/Bahagian

7.54 Perakuan Senarai Pendek Calon Dari Fakulti/Bahagian

7.55 Jadual Temuduga dan Maklumat Calon

7.56 Borang Permohonan Calon Yang Berjaya

7.57 Buku Polisi dan Prosedur Kenaikan Pangkat

7.58 Buku Panduan Pemarkahan Untuk Temuduga

7.59 Borang Penilai Luar Untuk Kenaikan Pangkat Staf Akademik

7.60 Surat Permohonan Staf Bagi Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara Bagi Pegawai Jawatan Utama “A” dan Ke Atas dan Gred Khas “A”

7.61 Minit Bebas Perakuan Kelulusan Pendaftar Bagi Permohonan Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara

7.62 Surat Kelulusan Permohonan Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara

7.63 Butir-butir Perjalanan Staf Bagi Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara

7.64 Tiket Kapal Terbang Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara

7.65 Borang JPA.BP.SPT.B01a – Permohonan Faedah Terbitan Bagi Kematian Dalam Perkhidmatan

7.66 Borang JPA.BP.STP.B01e – Maklumat Tanggungan

7.67 Borang JPA.BP.SPT.B03a – Pengesahan Anak Belajar Di Institusi Pengajian Tinggi (IPT) (jika berkenaan)

7.68 Borang JPA.BP.SPT.B06 – Maklumat Akaun Bank Penerima Pencen

7.69 Borang JPA.BP.SPPP.B04 – Notis Pelepasan/Pengasingan Caruman Kerajaan di Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Untuk Tujuan Pengiraan Faedah Persaraan (tidak perlu ditandatangani)

7.70 Borang JPA.BP.UMUM.B01 – Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang

7.71 Borang JPA.BP.UMUM.B02 – Pengiraan Cuti Rehat Yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-peraturan Pencen 1980 (jika berkenaan)

PEJABAT PENDAFTAR PP/HCM/PPP/09 Tarikh kuatkuasa : 28.02.2013 Edisi : 2 Pindaan : A Muka : 13/13

PROSEDUR PERKHIDMATAN PERSONEL

7.72 Borang JPA.BP.UMUM.B03 – Maklumbalas Siasatan Polis Bagi Kes Kemalangan (jika berkenaan) Borang JPA.BP.UMUM.B02 – Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan)

7.73 Borang JPA.BP.SPPP.B01a – Maklumat Pesara

7.74 Borang JPA.BP.SPPP.B03 – Maklumat Tanggungan

7.75 Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti

7.76 Salinan Sijil Kematian

7.77 Surat Akuan Balu/Duda yang sah dan Salinan Sijil Nikah

7.78 Salinan Kad Pengenalan balu/duda/anak. Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat

7.79 Salinan surat pengesahan pengambilan anak angkat (jika berkenaan)

7.80 Salinan Kad pengenalan ibu/bapa/wakil diri di sisi undang-undang (mana yang berkenaan)

7.81 Salinan Sijil Kelahiran pegawai/bukti pengesahan ibu/bapa

7.82 Surat Permohonan Persaraan Pilihan Oleh Staf Daripada Pegawai Anggota (bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Atau Pekerja Pihak Berkuasa Berkanun Atau Tempatan Sahaja)

7.83 Surat Kelulusan Persaraan Pilihan (bagi Pegawai Perkhidmatan Negeri Sahaja)

7.84 Surat Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan

7.85 Surat Pengesahan Daripada Bahagian Pinjaman Perumahan

7.86 Surat Pengesahan Daripada BPR

7.87 Jadual Rekod Cuti Bagi Pengiraan GCR

7.88 Borang Pengiraan GCR

7.89 Borang Pengisytiharan Harta

7.90 Borang Laporan Kesihatan

7.91 Waran Perjawatan